Phần mềm quản lý tri thức đem đến những ưu thế đặc thù nào cho các tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu .DOC

Website: Email : Tel (:
0918.775.368
Quản lý công nghệ thông tin
Bài tập: "Phần mềm quản lý tri thức đem đến những u thế đặc thù nào cho
các tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu ".
Bài làm
Hiện nay, việc quản lý công nghệ thông tin trở thành một điều kiện thiết
yếu trong mọi hoạt động của toàn cầu; tại nơi làm vịêc thì qản lý công nghệ
thông tin đã trở thành một yếu tố tạo ra lợi thế cạnh tranh.
Các công nghệ hiện có và các phơng pháp đợc sử dụng để thúc đẩy
thông tin gọi là quản lý tri thức. Còn thông tin lại đợc hiểu là những tri thức
mới làm giàu kho tàng nhận thức cho ngời nhận tin. Nó đợc thụ cảm và đánh
giá là có ích cho ngời ra quyết định trong quản trị kinh doanh.
Vậy thông tin là những tri thức mới, còn quản lý công nghệ thông tin là
quản lý tri thức.
Trong nội tại của bất kỳ một công ty nào, công nghệ thông tin đều có thể
đợc sử dụng để tối đa hoá lợi nhuận. Nhiệm vụ nh: th tín điện tử (e-mail) cho
phép thông tin nhanh hơn; các cơ sở dữ liệu. đợc chia sẻ cho phép mọi ngời có
thể tiếp cận tức thời và bình đẳng những thông tin đợc chuẩn hoá vào bất kỳ
thời gian nào. Mạng nội bộ (intranet) cho phép trao đổi đồng bọ và trò chuyện
trực tiếp tổ chức mọi cong việc đó nhằm làm cho công ty có hiệu quả hơn và
có khả năng cạnh tranh cao hơn là công việc của nhà quản lý công nghệ thông
tin.
Muốn biết đợc phần mềm quản lý tri thức đem đến những u thế đặc thù
nào cho các tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu thì trớc hết chúng ta hải
hiểu; tri thức là gì, quản lý tri thức là thế nào và tại sao tri thức lại có giá trị.
Tri thức: đó là sự hiểu biết có đợc qua chiêm nghiệm hay sự ngắn bó với
vấn đề này. Tri thức còn đợc mô tả nh một tập hợp nhiều mô hình mô tả nhiều
đặc tính và hành vi trong mọi lĩnh vực. Tri thức chính là một kho báu không
trọng lọng mà con ngời ta có thể luôn mang trong đầu mình. Đồng thời tri thức
1

Website: Email : Tel (:
0918.775.368
có thể đợc lu giữ theo nhiều quy trình có tổ chức, hay bằng các sản phẩm, ph-
ơng tiện. hệ thống hoặc các tài liệu.
Trên thực tế có rất nhiều cách định nghĩa về tri thứ. Nhng để phục bài viết
này ta có thể định nghĩa định nghĩa nh sau: tri thức là những ý tởng và những
hiểu biết mà những quy trình trong một tổ chức đợc sử dụng để hành động có
hiệu quả nhằm thực hiện mục đích của tôt chức đó. Loại tri thức này rất cụ thể
đối với tỏ chức đã tạo ra chúng.
Tri thức có giá trị gì không? nó giúp nhà quản trị kinh doanh những gì?
Chúng ta hãy phân tích ; nền kinh tế- xã hội toàn cầu hiện nay đang phát triển
với một tốc độ chóng mặt; những cơ sở tri thứccủa các tổ chức đang nhanh
chóng trở thành thế mạnh cạnh tranh bền vững của các ổ chức đó. chính vì thế
mà nguồn tài nghuyên tri thức này cần đợc bảo vệ, nuôi dỡng và chia sẻ cho các
thành viên trong tổ chức để tiêu dùng nó tạo nên một sức mạnh cộng hởng thật
lớn, đa tổ chức đạt đợc những mục tiêu đã định một cách mỹ mãn. Gần đây,
các công ty có thể thành công trên cơ sở tri thức cá nhân của một nhóm những
cá nhân đợc đặt đúng chỗ về chiến lợc. Tuy vậy, khí đối thủ cạnh tranh hứa hẹn
nhiều dịch vụ có hàm lợng tri thức hơn thì sự cạnh tranh sẽ mất đi. Tại sao nh
vậy? Bởi vì, tri thức của một tổ chức không hề thay thế tri thức cá nhân, mà nó
lại bổ sung cho tri thức cá nhân, làm cho tri thức cá nhân rộng hơn và mạnh mẽ
hơn. Do vậy việc sử dụng cơ sở tri thức của tổ chức cùng với những tiềm năng
về các kỹ năng, năng lực, sự suy nghĩ, óc sáng tạo và ý tởng của các cá nhân sẽ
cho phép công ty cạnh tranh hiệu quả hơn trong tơng lai. Vậy giá trị của tri thức
thể hiện ở đó.
Tri thức có giá trị, còn quản lý những giá trị đó hay quản lý tri thức đó là
thế nào? Chúng ta có thể hiểu: Quản lý tri thức là một tiến trình có tính hệ
thống để tìm tòi, chọn lựa, tổ chức, chắt lọc và trình bày những thông tin theo
cách có thể phát triển đợc sự hiểu biết của nhân viên trong công ty trong một
lĩnh vực cụ thể đợc quan tâm. Quản lý tri thức giúp cho tổ chức thu đợc sự hiểu

biết sâu sắc từ kinh nghiệm của chính bản thân tổ chức đó. Các hoạt động quản
2
Website: Email : Tel (:
0918.775.368
lý tri thức cụ thể sẽ giúp cho tổ chức tập trung vào việc thu đợc, lu trữ và sử
dụng tri thức để thực hiện các hoạt động nh giải quyết vấn đề, lập kế hoạch
chiến lợc, và ra quyết định. Điều này cũng bảo vệ tài sản tri thức của tổ chức
khỏi bị mai một, tăng cờng sự hiểu biết và tin tức cho công ty và làm cho công
ty ngày một năng động, linh hoạt hơn.
Thật khó có thể nói một cách rõ ràng về nguồn tài sản tri thức của chúng
ta gồm có những gì, cụ thể ra sao, và cách thức sử dụng nó nh thế nào để đảm
bảo thu đợc lợi nhuận cao nhất từ nguồn đó. Mà ta phải dựa vào điều kiện cụ thể
của công ty chúng ta; dựa vào chức năng, nhiệm vụ, dựa vào mục tiêu chiến lợc
của công ty; dựa vào loại hình tổ chức, văn hoá nhu cầu của công ty đó. Mà ta
phải dựa vào điều kiện cụ thể của công ty chúng ta; dựa vào chức năng, nhiệm
vụ, dựa vào mục tiêu chiến lợc của công ty; dựa vào loại hình tổ chức, văn hoá
và nhu cầu của công ty đó.
Tuy nhiên quản lý tri thức rất có hiệu quả khi tập trung vào các giải pháp
bao trùm toàn bộ hệ thống nh: Tổ chức, con ngời và công nghệ đợc sử dụng. ở
đây, máy tính vào các hệ thống thông tin là những công cụ rất hữu ích cho việc
tiếp nhận, chuyển đổi và phân phối tri thức đã đợc tổ chức ở mức độ cao và thay
đổi nhanh chóng. Một số công ty đã sử dụng những hệ thống phân tích, xây
dựng kế hoạch và hệ thống máy tính hỗ trợ công việc để cải thiện cơ bản tiến
trình ra quyết định, đầu t nguồn lực, các hệ thống quản lý tiếp cận và xây dựng
quy trình phát triển công nghệ và khả năng thực hiện chung các chức năn. Đó là
một cách để phát triển năng lực chiến lợc cơ bản cuả công ty.
Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải sử dụng quản lý tri thức một cách
có hiệu quả để xây dựng và cải tiến khả năng kiểm soát hiệu quả hoạt động. Ví
dụ nh: Hãng Hew lett Packard đã phát triển hệ thống đợc biết đến với tên gọi là:
" các chuỗi kết nối tri thức" đợc sử dụng để mã hoá, xác định và lu trữ những tri

thức quan trọng của công ty. Những thông tin đó có thể đợc mọi nhân viên
trong Công ty tiếp cận một cách nhanh chóng và đầy đủ tại nơi làm việc.
3
Website: Email : Tel (:
0918.775.368
Phần mềm quản lý tri thức đem đến những u thế đặc thù nào cho các tổ
chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu. Đây chính là câu trả lời của câu hỏi: Tại
sao phải quản lý tri thức?. Tại vì: Bất kỳ công ty nào khi có thể xác định đợc
cách thức cung cấp thông tin có tổ chứccho những ngời cần tin vào thời khắc họ
cần, đều có thể xác định đợc vị thế của mình để cạnh tranh có hiệu quả hơn và
thành công hơn. Đã có rất nhiều công ty có trong tay những thông tin thiết yếu,
song vì ngời nắm giữ nó chỉ có một hoặc một vài ngời, đồng thời ngời đó lại
không hay ít nỗ lực truyền đạt thông tin đó đến nhiều ngời khác. hay có thể là
do sự tiết kiệm chi phí cho công ty mà không sử dụng thông tin tri thức một
cách rộng rãi toàn diện. Do đó mà việc sử dụng hệ thống quản lý tri thức là thật
cần thiết, nếu công ty nào khai thác tốt vốn tri thức của mình sẽ có thể sử dụng
thành công tài sản đó tạo ra ca cs thách thức và cơ hội làm ăn cho công ty mình.
Phần mềm quản lý tri thức cần phải đợc chia sẻ. Có vậy những công ty
hoạt động trên phạm vi toan cầu sẽ thu đợc nhiều lợi ích.
VD: Tổng giám đốc Robert buckman của hãng Buckman Labartories đã
chia sẻ tri thức bằng cách: gửi một th điện tử e - mail tới mọi ngời trên toàn cầu
kêu gọi giúp đỡ để giải quyết một đề nghị khá phức tạp của một khách hàng.
Chỉ sau vài giờ các câu trả lời đã tới tấp đến văn phòng ông, rồi nhiều ý biến đ-
ợc gửi đến từ Cânda, Thuỵ Điển, Nui Di Lân, Tây Ban Nha, Men Phig, Mexico,
Nam Phi Kết quả đạt đ ợc là ông đã bán đợc một lúc 6 triệu UDS. Rõ ràng:
Phần mềm quản lý tri thức đã đem lại hiệu quả rất cao, dễ nhận đợc sự trợ giúp
nhanh chóng cảu rất nhiều đồng nghiệp từ mọi nơi trên trái đất. Câu chuyện nay
là một minh chứng cụ thể coh sự hợp tác có tổ chức của "những con ngời mạch
mẽ nhất, là những ngời trở thành một nguồn tri thức thông qua việc chia sẻ
những đièu họ hiểu biết đợc".

Chia sẻ tri thức là cơ sở của mọi hệ thống quản lý tri thức, bởi vì, nếu
không có một phần mềm và một cơ chế để tạo điều kiện cho lực lợng lao động
trên toàn cầu chuyển giao những điều họ biết qua lại cho nhau thì việc quản lý
tri thức trở lên vô ích.
4
Website: Email : Tel (:
0918.775.368
Tạo ra một phần mềm và sử dụng cơ chế quản lý phần mềm tri thức đó
đòi hỏi một sự sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm của nhà quản trị kinh
doanh.
Để đạt đợc mục tiêu đó, các công ty hoạt động trên phạm vi toàn cầu cần
phải vận động mọi ngời trên trái đất hãy tham gia chia sẻ tri thức, hợp tác, giao
lu, đoàn kết, nh vậy phần thởng cho sự chia sẻ là thành công của các bạn đấy.
Tuy nhiên, để có đợc viễn cảnh trên không phải dễ dàng, điều này đòi hỏi
các côn ty cần phải có sự tính toán, sắp xếp kế hoạch của mình cầnr thận với
các mục tiêu, với một loại kỹ thuật tơng tác quen thuộc với mọi ngời với thái độ
và khả năng chia sẻ thông tin, tri thức từ lãnh đạo cao cấp đến mọi ngời. Đồng
thời phải có một sự đầu t lớn về trang thiết bị, đầu t lớn coh những con ngời biết
sử dụng phần mềm của quản lý thông tin tri thức. Có nh vậy thì các công ty
không phải lo gì về vấn đề năng suất, cải tiến từ các điểm mấu chốt cho đến
những giá trị nội tại của mình.
Chúng ta hãy xem việc công ty dịch vụ chuyên nghiệp Deloitte Touche
Tohmatsu đã xây dựng một ma trận dịch vụ khách hàng trong việc xử lý thuế
của công ty - Theo lời của một cộng sự tên là Jerry Leamon: "Chúng tôi tập hợp
ý tởng từ khắp thế giới và gửi chúng cho các nhà chuyên môn của chúng tôi
hàng tháng, và do vậy họ đợc trang bị các ý tởng để làm việc với khách hàng,
cũng nh tài liệu kỹ thuật và một đội ngũ nhân viên chuyên hỗ trợ cho mỗi ý t-
ởng đó. Nếu một ý tởng nào đó, phù hợp với những quan tâm đặc biệt của khách
hàng thì họ sẽ có đợc nó nh một thứ sẵn có. Đơng nhiên, chúng cũng cần đợc
thay đổi đôi chút vì không có gì có thể phù hợp chính xác ngay đợc. Điều này

củng cố thêm lòng tin vào việc chia sẻ tài sản trí tuệ và hỗ trợ cho họ thành
công hơn trong việc phục vụ khách hàng"
Càng ngày càng có thêm nhiều công ty hoạt động trên phạm vi toàn cầu
tham gia vào việc đánh giá và chia sẻ vốn trí tuệ, bởi thực tế đã chứng minh
rằng: chia sẻ cũngcó nghĩa là nhận nhiều hơn. Điều này thật có ý nghĩa. Để đạt
đợc ý nghĩa chính đóng của vấn đề này thì phảilàm thế nào cho thông tin đến
5