Phần mềm quản lý tri thức đem đến những ưu thế đặc thù nào cho các tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
QUẢN LÝ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Bài tập: "Phần mềm quản lý tri thức đem đến những ưu thế đặc thù nào
cho các tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu"
Bài làm
Hiện nay, việc quản lý công nghệ thông tin trở thành một điều kiện thiết
yếu trong mọi hoạt động của toàn cầu; tại nơi làm vịêc thì qản lý công nghệ
thông tin đã trở thành một yếu tố tạo ra lợi thế cạnh tranh.
Các công nghệ hiện có và các phương pháp được sử dụng để thúc đẩy
thông tin gọi là quản lý tri thức. Còn thông tin lại được hiểu là những tri thức
mới làm giàu kho tàng nhận thức cho người nhận tin. Nó được thụ cảm và đánh
giá là có ích cho người ra quyết định trong quản trị kinh doanh.
Vậy thông tin là những tri thức mới, còn quản lý công nghệ thông tin là
quản lý tri thức.
Trong nội tại của bất kỳ một công ty nào, công nghệ thông tin đều có thể
được sử dụng để tối đa hoá lợi nhuận. Nhiệm vụ như: thư tín điện tử (e-mail)
cho phép thông tin nhanh hơn; các cơ sở dữ liệu. được chia sẻ cho phép mọi
người có thể tiếp cận tức thời và bình đẳng những thông tin được chuẩn hoá vào
bất kỳ thời gian nào. Mạng nội bộ (intranet) cho phép trao đổi đồng bọ và trò
chuyện trực tiếp … tổ chức mọi cong việc đó nhằm làm cho công ty có hiệu quả
hơn và có khả năng cạnh tranh cao hơn là công việc của nhà quản lý công nghệ
thông tin.
Muốn biết được phần mềm quản lý tri thức đem đến những ưu thế đặc thù
nào cho các tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu thì trước hết chúng ta hải
hiểu; tri thức là gì, quản lý tri thức là thế nào và tại sao tri thức lại có giá trị.
Tri thức: đó là sự hiểu biết có được qua chiêm nghiệm hay sự ngắn bó với
vấn đề này. Tri thức còn được mô tả như một tập hợp nhiều mô hình mô tả
nhiều đặc tính và hành vi trong mọi lĩnh vực. Tri thức chính là một kho báu
không trọng lưọng mà con người ta có thể luôn mang trong đầu mình. Đồng
1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

thời tri thức có thể được lưu giữ theo nhiều quy trình có tổ chức, hay bằng các
sản phẩm, phương tiện. hệ thống hoặc các tài liệu.
Trên thực tế có rất nhiều cách định nghĩa về tri thứ. Nhưng để phục bài
viết này ta có thể định nghĩa định nghĩa như sau: tri thức là những ý tưởng và
những hiểu biết mà những quy trình trong một tổ chức được sử dụng để hành
động có hiệu quả nhằm thực hiện mục đích của tôt chức đó. Loại tri thức này rất
cụ thể đối với tỏ chức đã tạo ra chúng.
Tri thức có giá trị gì không? nó giúp nhà quản trị kinh doanh những gì?
Chúng ta hãy phân tích ; nền kinh tế- xã hội toàn cầu hiện nay đang phát triển
với một tốc độ chóng mặt; những cơ sở tri thứccủa các tổ chức đang nhanh
chóng trở thành thế mạnh cạnh tranh bền vững của các ổ chức đó. chính vì thế
mà nguồn tài nghuyên tri thức này cần được bảo vệ, nuôi dưỡng và chia sẻ cho
các thành viên trong tổ chức để tiêu dùng nó tạo nên một sức mạnh cộng hưởng
thật lớn, đưa tổ chức đạt được những mục tiêu đã định một cách mỹ mãn. Gần
đây, các công ty có thể thành công trên cơ sở tri thức cá nhân của một nhóm
những cá nhân được đặt đúng chỗ về chiến lược. Tuy vậy, khí đối thủ cạnh tranh
hứa hẹn nhiều dịch vụ có hàm lượng tri thức hơn thì sự cạnh tranh sẽ mất đi. Tại
sao như vậy? Bởi vì, tri thức của một tổ chức không hề thay thế tri thức cá nhân,
mà nó lại bổ sung cho tri thức cá nhân, làm cho tri thức cá nhân rộng hơn và
mạnh mẽ hơn. Do vậy việc sử dụng cơ sở tri thức của tổ chức cùng với những
tiềm năng về các kỹ năng, năng lực, sự suy nghĩ, óc sáng tạo và ý tưởng của các
cá nhân sẽ cho phép công ty cạnh tranh hiệu quả hơn trong tương lai. Vậy giá trị
của tri thức thể hiện ở đó.
Tri thức có giá trị, còn quản lý những giá trị đó hay quản lý tri thức đó là
thế nào? Chúng ta có thể hiểu: Quản lý tri thức là một tiến trình có tính hệ thống
để tìm tòi, chọn lựa, tổ chức, chắt lọc và trình bày những thông tin theo cách có
thể phát triển được sự hiểu biết của nhân viên trong công ty trong một lĩnh vực
cụ thể được quan tâm. Quản lý tri thức giúp cho tổ chức thu được sự hiểu biết
sâu sắc từ kinh nghiệm của chính bản thân tổ chức đó. Các hoạt động quản lý tri
2

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
thức cụ thể sẽ giúp cho tổ chức tập trung vào việc thu được, lưu trữ và sử dụng
tri thức để thực hiện các hoạt động như giải quyết vấn đề, lập kế hoạch chiến
lược, và ra quyết định. Điều này cũng bảo vệ tài sản tri thức của tổ chức khỏi bị
mai một, tăng cường sự hiểu biết và tin tức cho công ty và làm cho công ty ngày
một năng động, linh hoạt hơn.
Thật khó có thể nói một cách rõ ràng về nguồn tài sản tri thức của chúng
ta gồm có những gì, cụ thể ra sao, và cách thức sử dụng nó như thế nào để đảm
bảo thu được lợi nhuận cao nhất từ nguồn đó. Mà ta phải dựa vào điều kiện cụ
thể của công ty chúng ta; dựa vào chức năng, nhiệm vụ, dựa vào mục tiêu chiến
lược của công ty; dựa vào loại hình tổ chức, văn hoá nhu cầu của công ty đó. Mà
ta phải dựa vào điều kiện cụ thể của công ty chúng ta; dựa vào chức năng, nhiệm
vụ, dựa vào mục tiêu chiến lược của công ty; dựa vào loại hình tổ chức, văn hoá
và nhu cầu của công ty đó.
Tuy nhiên quản lý tri thức rất có hiệu quả khi tập trung vào các giải pháp
bao trùm toàn bộ hệ thống như: Tổ chức, con người và công nghệ được sử dụng.
Ở đây, máy tính vào các hệ thống thông tin là những công cụ rất hữu ích cho
việc tiếp nhận, chuyển đổi và phân phối tri thức đã được tổ chức ở mức độ cao
và thay đổi nhanh chóng. Một số công ty đã sử dụng những hệ thống phân tích,
xây dựng kế hoạch và hệ thống máy tính hỗ trợ công việc để cải thiện cơ bản
tiến trình ra quyết định, đầu tư nguồn lực, các hệ thống quản lý tiếp cận và xây
dựng quy trình phát triển công nghệ và khả năng thực hiện chung các chức năn.
Đó là một cách để phát triển năng lực chiến lược cơ bản cuả công ty.
Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải sử dụng quản lý tri thức một cách
có hiệu quả để xây dựng và cải tiến khả năng kiểm soát hiệu quả hoạt động. Ví
dụ như: Hãng Hew lett Packard đã phát triển hệ thống được biết đến với tên gọi
là: " các chuỗi kết nối tri thức" được sử dụng để mã hoá, xác định và lưu trữ
những tri thức quan trọng của công ty. Những thông tin đó có thể được mọi nhân
viên trong Công ty tiếp cận một cách nhanh chóng và đầy đủ tại nơi làm việc.
3

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phần mềm quản lý tri thức đem đến những ưu thế đặc thù nào cho các tổ
chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu. Đây chính là câu trả lời của câu hỏi: Tại
sao phải quản lý tri thức?. Tại vì: Bất kỳ công ty nào khi có thể xác định được
cách thức cung cấp thông tin có tổ chứccho những người cần tin vào thời khắc
họ cần, đều có thể xác định được vị thế của mình để cạnh tranh có hiệu quả hơn
và thành công hơn. Đã có rất nhiều công ty có trong tay những thông tin thiết
yếu, song vì người nắm giữ nó chỉ có một hoặc một vài người, đồng thời người
đó lại không hay ít nỗ lực truyền đạt thông tin đó đến nhiều người khác. Hay có
thể là do sự tiết kiệm chi phí cho công ty mà không sử dụng thông tin tri thức
một cách rộng rãi toàn diện. Do đó mà việc sử dụng hệ thống quản lý tri thức là
thật cần thiết, nếu công ty nào khai thác tốt vốn tri thức của mình sẽ có thể sử
dụng thành công tài sản đó tạo ra ca cs thách thức và cơ hội làm ăn cho công ty
mình.
Phần mềm quản lý tri thức cần phải được chia sẻ. Có vậy những công ty
hoạt động trên phạm vi toan cầu sẽ thu được nhiều lợi ích.
VD: Tổng giám đốc Robert buckman của hãng Buckman Labartories đã
chia sẻ tri thức bằng cách: gửi một thư điện tử e - mail tới mọi người trên toàn
cầu kêu gọi giúp đỡ để giải quyết một đề nghị khá phức tạp của một khách hàng.
Chỉ sau vài giờ các câu trả lời đã tới tấp đến văn phòng ông, rồi nhiều ý biến
được gửi đến từ Cânda, Thuỵ Điển, Nui Di Lân, Tây Ban Nha, Men Phig,
Mexico, Nam Phi… Kết quả đạt được là ông đã bán được một lúc 6 triệu UDS.
Rõ ràng: Phần mềm quản lý tri thức đã đem lại hiệu quả rất cao, dễ nhận được
sự trợ giúp nhanh chóng cảu rất nhiều đồng nghiệp từ mọi nơi trên trái đất. Câu
chuyện nay là một minh chứng cụ thể coh sự hợp tác có tổ chức của "những con
người mạch mẽ nhất, là những người trở thành một nguồn tri thức thông qua
việc chia sẻ những đièu họ hiểu biết được".
Chia sẻ tri thức là cơ sở của mọi hệ thống quản lý tri thức, bởi vì, nếu
không có một phần mềm và một cơ chế để tạo điều kiện cho lực lượng lao động
4

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
trên toàn cầu chuyển giao những điều họ biết qua lại cho nhau thì việc quản lý
tri thức trở lên vô ích.
Tạo ra một phần mềm và sử dụng cơ chế quản lý phần mềm tri thức đó
đòi hỏi một sự sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm của nhà quản trị kinh doanh.
Để đạt được mục tiêu đó, các công ty hoạt động trên phạm vi toàn cầu cần
phải vận động mọi người trên trái đất hãy tham gia chia sẻ tri thức, hợp tác, giao
lưu, đoàn kết, như vậy phần thưởng cho sự chia sẻ là thành công của các bạn
đấy.
Tuy nhiên, để có được viễn cảnh trên không phải dễ dàng, điều này đòi
hỏi các côn ty cần phải có sự tính toán, sắp xếp kế hoạch của mình cầnr thận với
các mục tiêu, với một loại kỹ thuật tương tác quen thuộc với mọi người với thái
độ và khả năng chia sẻ thông tin, tri thức từ lãnh đạo cao cấp đến mọi người.
Đồng thời phải có một sự đầu tư lớn về trang thiết bị, đầu tư lớn coh những con
người biết sử dụng phần mềm của quản lý thông tin tri thức. Có như vậy thì các
công ty không phải lo gì về vấn đề năng suất, cải tiến từ các điểm mấu chốt cho
đến những giá trị nội tại của mình.
Chúng ta hãy xem việc công ty dịch vụ chuyên nghiệp Deloitte Touche
Tohmatsu đã xây dựng một ma trận dịch vụ khách hàng trong việc xử lý thuế
của công ty - Theo lời của một cộng sự tên là Jerry Leamon: "Chúng tôi tập hợp
ý tưởng từ khắp thế giới và gửi chúng cho các nhà chuyên môn của chúng tôi
hàng tháng, và do vậy họ được trang bị các ý tưởng để làm việc với khách hàng,
cũng như tài liệu kỹ thuật và một đội ngũ nhân viên chuyên hỗ trợ cho mỗi ý
tưởng đó. Nếu một ý tưởng nào đó, phù hợp với những quan tâm đặc biệt của
khách hàng thì họ sẽ có được nó như một thứ sẵn có. Đương nhiên, chúng cũng
cần được thay đổi đôi chút vì không có gì có thể phù hợp chính xác ngay được.
Điều này củng cố thêm lòng tin vào việc chia sẻ tài sản trí tuệ và hỗ trợ cho họ
thành công hơn trong việc phục vụ khách hàng"
Càng ngày càng có thêm nhiều công ty hoạt động trên phạm vi toàn cầu
tham gia vào việc đánh giá và chia sẻ vốn trí tuệ, bởi thực tế đã chứng minh

5