Quản lí kí túc xá Vision

Quản Lý Kí Túc Xá
Quản Lý Kí Túc Xá
Vision
Version <1.0>
Quản Lý Kí Túc Xá
Version: <2.0>
Vision Date: 9/4/2011
Nhóm I Môn Xây Dựng Phần Mềm
Revision History
Date Version Description Author
5/3/2011 1.0 Mục 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Trần Thiên Tính
12/3/2011 1.0 Bổ sung Nguyễn Quốc Bảo
13/3/2011 1.0 Bồ sung Võ Hoàng Bảo Châu
24/03/2011 1.1 Bổ sung mục 3 Nguyễn Quốc Bảo
25/3/2011 2.0 Bổ sung chỉnh sửa mục 1,2,3,4.5,6,7. Nguyễn Quốc Bảo
8/4/2011 2.0 Hoàn thiện vision lần 1 Đặng Ngọc Bình
Confidential
I Group, 2013
Page 2
Quản Lý Kí Túc Xá
Version: <2.0>
Vision Date: 9/4/2011
Nhóm I Môn Xây Dựng Phần Mềm
Danh mục
Vision
1. Giới thiệu
1.1 Mục đích
Tài liệu này mô tả chiến lược tầm nhìn của dự án phần mềm quản lý kí túc xá. Phát biểu vấn đề
cần phải giải quyết của dự án, lý do giải quyết vấn đề đó. Liệt kê ra những giải pháp đã có, những
tính năng sẽ làm trong dự án và những tính năng nào sẽ không làm. Tài liệu còn mô tả về khách
hàng, người sử dụng và các bên liên quan.

1.2 Các thuật ngữ sử dụng
• Kí túc xá: nơi ăn ở tập thể của sinh viên. Ở đây sinh viên có thể học tập, sinh hoạt và nghĩ
ngơi ở kí túc xá. Ký túc xá do nhà trường và đội ngủ quản lý của ký túc xá điều hành và
quản lý.
1.3 Cấu trúc tài liệu
Được mô tả trên để mục của tài liệu
2. Tầm nhìn
2.1 Phát biểu vấn đề
Hiện nay các ký túc xá ở các trường đại học ở TP HCM hoặc là ở các tỉnh quản lý làm
bằng tay và những file excel rời rạc chứ không có 1 phần mềm nào hổ trợ để thực hiện việc
quản lý trong ký túc xá. Điều đó dẫn đến làm mất thời gian trong các nghiệp vụ quản lý, khó
khăn trong điều hành. Đặc biệt là với số lượng sinh viên lớn đôi khi không thể quản lý hết
được.
Cứ mỗi đợt tiếp nhận sinh viên vào là một lần khó khăn cho người quản lý về việc phân
chia bố trí và sắp xếp sinh viên vào các phòng, thông thường thì việc sắp sếp này được làm
bằng tay rất mất thời gian và đối lúc không được chính xác và linh hoạt.
Quản lý rời rạc không đồng bộ làm khó khăn hơn trong công tác quản lý, người quản lý
phải mất thời gian.
2.2 Lý do cần phải giải quyết vấn đề
Việc chúng ta làm được một phần mềm quản lý ký túc xá có khả năng sử dụng được trong
các ký túc xá thì các trường tổ chức việc quản lý ký túc xá một cách dễ dàng hơn, nhanh
chóng hiệu quả.
Quản lý được tập trung hơn, thao tác dễ dàng, nhanh và thuận tiện khi thực hiện trên máy
tính được nối mạng có thể truy cập bất cứ nơi đâu trong kí túc xá.
Đồng thời người quản lý ký túc xá sẽ không còn phải đâu đầu trong việc sắp xếp các sinh
viên vào phòng trong các đợt tiếp nhận sinh viên, hệ thống sẽ tự động phân tích và đưa ra
lựa chọn thỏa đáng kết hợp nhiều điều kiện và ràng buộc khách quan của kí túc xá.
Confidential
I Group, 2013
Page 3

Quản Lý Kí Túc Xá
Version: <2.0>
Vision Date: 9/4/2011
Nhóm I Môn Xây Dựng Phần Mềm
2.3 Giải pháp đã có
Thông thường các nhà quản lý sử dụng các bảng tính excel hoặc access để lưu thông tin
danh sách các sinh viên. Việc quản lý này không tập trung, không phân hoạch được các
công việc, chỉ đơn thuần là thông tin sinh viên. Dễ bị mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu.
2.4 Vị trí sản phẩm
Mục đích
Thực hiện việc quản lý trong ký túc xá (Quản lý sinh viên, quản lý
phòng ở, quản lý chỉ sổ điện nước,quản lý cơ sở vật chất, quản lý tà
chính….)
Tên sản phẩm
Phần mềm quản lý ký túc xá sinh viên
Cho ai
Tất cả những người tham gia vào việc quản lý ktx.
Mô tả
Phục vụ nhu cầu quản lý trong ký túc xá sinh viên. Các đơn vị quản
lý trong ktx bao gồm quản lý(sinh viên, phòng ở, chỉ số điện nước,
tài chính, cơ sở vật chất trong phòng)
Quản lý ở đây là người sử dụng là phải đăng nhập vào hệ thống
quản lý và thực hiện những chức năng quản lý có sẳn trong đó.
Phục vụ nhu cầu tự động hóa của bên quản lý ký túc xá.
2.5 Mục tiêu kinh doanh và tiêu chí
Mục tiêu là xây dựng một Phần mềm có chất lượng tốt trong việc hổ trợ những người quản
lý ký túc xá. Phương thức quản lý hiệu quả, nhanh chóng, được thực hiện tin học hóa hoàn
toàn. Chức năng chính của phần mềm là chức năng xếp phòng của người quản lý.
2.6 Khách hàng và thị trường
Khách hang của Phần mềm là những người quản lý ký túc xá, (giám đốc và nhân viên) và

một số lượng sinh viên lớn. Có thể nói là nhu cầu cần một phần mềm như thế này hiện nay
đối với những người quản lý và những sinh viên của các trường hiện này là rất lớn. Cho nên
việc chúng ta triển khai tốt ở một ktx nào đó thì việc triển khai phần mềm của chúng ta ở các
trường khác nhau là rất có thể. Ví dụ như các trường Đại Học ở TPHCM hoặc các trường
khác ở lân cận. Đặc biệt có thể thấy ở KTX DHQG TPHCM nếu chúng ta triển khai được ở
đây thì xem như phần mềm của chúng ta có 1 tầm nhìn xa hơn.
2.7 Các rủi ro
Rủi ro cao nhất đối với phần mềm này là do số lượng sinh viên lớn và ký túc xá cũng rộng
nên đòi hỏi phải có cách thức tổ chức phần mềm hợp lý, thuật toán không chính xác 100%.
Một rủi ro nữa cửa phần mềm chính là sợ những chức năng tin học hóa của chúng ta không
được khác hàng sử dụng thành thạo(tại vì xưa giờ người quản lý làm bằng tay và không
quen làm bằng phần mềm nên đôi khi làm phần mềm sẽ gây ra khó khăn cho họ).
Trong chức năng phân chia phòng cho sinh viên thì đôi khi chúng ta cũng có 1 vài trường
Confidential
I Group, 2013
Page 4
Quản Lý Kí Túc Xá
Version: <2.0>
Vision Date: 9/4/2011
Nhóm I Môn Xây Dựng Phần Mềm
hợp rủi ro đó là chia phòng không hợp lý. Tại vì đôi khi trong ktx còn có những phòng ở quá
số lượng quy định.
Một khó khăn nữa là : giai đoạn nhập số liệu thông tin hiện ký túc xá đang thực hiện vào
phần mềm. Và giai đoạn sử dụng phần mềm, người sử dụng sẽ bắt đầu sử dụng phần mềm
đó để quản lý ký túc xá một cách hiệu quả.
3. Mô tả người dùng và các bên liên quan
3.1 Bảng tóm tắc các bên liên quan
Tên bên liên
quan
Mô tả Trách nhiệm

Chủ phần mềm
Người muốn có và sở
hữu trang phần mềm
Quản lý phần mềm
Thiết kế viên
Người thiết kế giao diện
và Ứng dụng phần mềm
theo yêu cầu của chủ
phần mềm
Thực hiện được hoặc làm tốt hơn mong
đợi của chủ phần mềm,bảo trì và nâng
cấp phần mềm theo yêu cầu
Kiểm chứng viên
Người kiểm chứng sản
phẩm phần mềm khi đã
hoàn thành
Xác định pha thiết kế đã được làm
đúng như yêu cầu của chủ phần mềm
chưa,cố gắng tìm ra các lỗi ngoài ý
muốn
Quản trị viên
Theo dõi quy trình làm
phần mềm
Nhận và bàn giao sản phẩm phần
mềm,phân công các pha thực
hiên,kiểm soát toàn bộ quy trình làm
phần mềm
3.2 Bảng tóm tắc người dùng
Tên người dùng Mô tả Trách nhiệm Bên liên quan
Nhân viên quản lý

ký túc xá
Người trực tiếp nhập
liệu thực thi các công
việc quản lý trong ktx
Sử dụng các tính năng
của trang phần mềm để
thực hiện việc quản lý.
Giám đốc ký túc xá
(người quản lý cao
nhất của KTX)
Sẽ có tầm nhìn chung
về phần mềm quản lý
ktx. Thay đổi quy định
ở trong ktx.
Sử dụng các chức năng
phân quyền trong phần
mềm. Và trực tiếp thay
đổi quy định trong ktx
Sinh viên Sẽ có nhiệm vụ xem
các thông báo về cá
nhân và tập thể của
mình khi sinh hoạt
trong ktx
Phải thực hiện theo
đúng những thông báo
mà ktx thông báo về
cho sinh viên.
Thường xuyên cập nhật
thông tin từ phần mềm
ktx

Confidential
I Group, 2013
Page 5