Quản lý kí túc xá sinh viên tại trường Đại học Kinh tế Quốc Dân

Website: Email : Tel : 0918.775.368
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Ngày nay, ngành công nghệ thông tin đang phát triển vô cùng mạnh
mẽ. Nó đã chứng tỏ được sức mạnh của mình trong mọi lĩnh vực của cuộc
sống.
Nước ta ngành tin học đã và đang khẳng định vai trò, vị trí lớn của
mình trong mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội. Rất nhiều cơ quan công sở, xí nghiệp,
trường học, bệnh viện... đã đưa tin học vào ứng dụng. Trong đó việc quản lý
thông tin là một ứng dụng cần thiết và mang lại nhiều lợi ích. Nó giúp cho các
công ty, xí nghiệp, trường học tiết kiệm được thời gian, tiền bạc, nhân công
và có độ chính xác rất cao.
Tại các trường đại học vấn đề quản lý chỗ ở của sinh viên là một trong
những vấn đề cần thiết và cấp bách. Một sinh viên muốn đạt được thành quả
cao trong hoc tập phải có một môi trường sống và học tập tốt. Thực tế các
trường đại học việc quản lý chỗ ở hầu hết cũng chỉ quản lý trên giấy tờ,sổ sách.
Vì vậy việc áp dụng tin học, đưa máy tính vào trợ giúp quản lý kí túc
xá sinh viên là rất cần thiết, nó giúp cho người quản lý thu hẹp không gian lưu
trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, xử lý nhanh một khối lượng lớn về thông tin,
tra cứu tìm kiếm một cách nhanh chóng với độ chính xác cao, tiết kiệm được
nhiều thời gian và công sức không chỉ đối với người quản lý mà còn đối với
cả người thân, bạn bè hay chính bản thân sinh viên.
Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn áp dụng công nghệ thông
tin vào quản lý, dựa trên những hoạt động thực tiễn em xin mạnh dạn xây
dựng những bước đầu tiên của phần mềm "Quản lý kí túc xá sinh viên tại
trường Đại học Kinh tế Quốc Dân”, với các chức năng lưu trữ, xử lý thông
tin về sinh viên và tình hình trong kí túc.
Em xin trân trọng cảm ơn ThS Trịnh Hoài Sơn, giảng viên khoa Tin
học Kinh tế trường Đại học Kinh tế Quốc Dân người đã tận tình hướng dẫn
em trong quá trình thực hiện để hoàn thành đề án này.
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Website: Email : Tel : 0918.775.368
2. Mục đích
Đề tài được nghiên cứu với 3 mục đính chính:
* Nghiên cứu tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc dân và kí túc
xá sinh viên
* Nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết việc phát triển hệ thống thông tin quản
lý kí túc xá sinh viên
* Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kí túc xá sinh viên
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Quy trình quản lý sinh viên ở kí túc xá mỗi kỳ
- Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý số lượng sinh viên
trong kí túc, tình hình an ninh, tra cứu tìm kiếm sinh viên. Từ đó tiến hành
xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý.
- Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban quản lý kí túc, đáp ứng yêu cầu
quản lý của trung tâm dịch vụ trong thời điểm hiện tại và phát triển trong
tương lai.
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy
Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích để chứng minh từng luận
điểm của đề tài có tính thuyết phục hơn
Phương pháp tin học hóa bằng công cụ lập trình để giải quyết vấn đề đã
được phân tích và xây dựng giải pháp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
CẤU TRÚC CỦA ĐỀ ÁN
Lời nói đầu: Nêu rõ mục đích tại sao chọn đề tài này
Chương I: Tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc dân và bài toán
quản lý kí túc xá sinh viên
− Nhằm giới thiệu tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc dân
và kí túc xá sinh viên, bao gồm: Quy mô, cơ cấu tổ chức, chức

năng của từng bộ phận
− Mô tả hoạt động diễn ra trong kí túc xá
− Đưa ra bài toán cần tin học hóa.
Chương II: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý kí túc xá sinh viên
− Đưa ra đặc tả yêu cầu của phần mềm
− Thiết kế kiến trúc, thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện, thiết
kế logic xử lý
− Cơ sở lý luận để có được những thiết kế đó
Kết luận và phương hướng phát triển:
− Tổng kết những gì đề án đã làm được và chưa làm được
− Đưa ra hướng mở của đề án
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
QUỐC DÂN VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ
1.1 Giới thiệu tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc Dân và
kí túc xá sinh viên
Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân
Địa chỉ: 207 Đường Giải phóng - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội;
Ngày thành lập: ngày 25 tháng 1 năm 1956;
Website: http:// www.neu.edu.vn;
Chức năng nhiệm vụ:
Đào tạo cán bộ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh bậc đại học và
sau đại học. Tư vấn về chính sách vĩ mô cho Đảng và Nhà nước. Tư vấn và
trung tâm chuyển giao công nghệ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh.
Hàng năm số lượng tuyển sinh đại học và sau đại học chính quy của
trường vào khoảng hơn 5000 sinh viên trong đó phần lớn là sinh viên ngoại
tỉnh nên nhu cầu về nhà ở là rất lớn. Như vậy, mỗi năm các cán bộ ký túc phải
quản lý hàng nghìn sinh viên. Phương pháp quản lý những sinh viên này được
thực hiện theo phương pháp thủ công. Việc quản lý rất phức tạp và khó khăn

nên cần được tin học hoá.
Hiện tại, trường Đại học Kinh tế Quốc Dân có năm dãy nhà kí túc: Nhà
1, 2, 3, 4, 11 với 330 phòng ở. Các nhà được sử dụng cho sinh viên học hệ
chính quy riêng nhà 2 từ tầng 3 dành cho sinh viên TQ.
Với phòng bình thường thì 10người/1phòng và giá là
80.000VNĐ/người/tháng. Với phòng tum thì có từ 2 đến 3 người ở: 2 người
thì giá là 180.000 VNĐ/người/tháng, 3 người thì giá là 150.000
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
VNĐ/người/tháng. Nhà 11: 8 người/phòng, giá là 100.000 VNĐ/người/tháng.
Riêng phòng dành cho sinh viên Trung Quốc thì không tính giá phòng.
Mỗi phòng đều có công tơ điện và công tơ nước riêng. Điện được miễn
phí 10 số/người/tháng, nước miễn phí 40m³/tháng. Nếu dùng quá thì trả thêm.
Trong mỗi toà nhà đều có chi hội trưởng sinh viên do hội sinh viên cử
ra. Họ có trách nhiệm đôn đốc nhắc nhở các bạn thực hiện nội quy của ký túc.
1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý kí túc xá
Sơ đồ phân nhánh các phòng ban:
Chức năng quản lý của từng bộ phận
• Ban giám đốc: Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động quản lý kí túc xá
• Nhà ăn, tổ dịch vụ, tổ xe: phục vụ các mặt đời sống sinh viên về ăn uống,
vui chơi, giải trí và nơi trông coi xe của sinh viên trong kí túc
• Tổ sửa chữa: bảo trì và sửa chữa các tài sản cố định trong kí túc xá như
máy bơm nước và các hỏng hóc xảy ra tại các phòng trong kí túc
• Tổ kế toán: Ghi chép tình hình thu chi và báo cáo tổng kết của trung tâm
dịch vụ. Chức năng của bảo vệ KTX nhằm đảm bảo trật tự an ninh trong kí
túc
• Nhóm vệ sinh: Đảm bảo vệ sinh và mỹ quan trong kí túc
• Giảng đường: Quản lý phòng học và bố trí sắp xếp lịch cho các lớp học
ở phòng học trong kí túc
• Quản lý các nhà 1, 2, 3, 4, 11

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Quản lý sinh viên ở ký túc xá, cập nhật phòng trống
- Thu tiền điện nước của các phòng
- Đôn đốc nhân công vệ sinh môi trường
- Đôn đốc nộp tiền phòng
- Theo dõi và bảo quản tài sản trong nhà quản lý
- Kiểm tra duy trì khách vào ra
- Quản lý, đôn đốc sinh viên thực hiện nội quy
• Quản lý nhà khách
- Quản lý khách ở ngắn ngày trong kí túc là các đối tượng người
thân của sinh viên hay sinh viên hệ tại chức,…
1.3 Chức năng nghiệp vụ quản lý kí túc xá sinh viên
• Quản lý sinh viên
• Quản lý cơ sở vật chất
• Quản lý nhân viên làm việc tại các nhà
• Quản lý đơn xin vào ký túc
• Quản lý dãy nhà
• Quản lý phòng
• Quản lý tiền phòng và tiền điện, nước
1.4 Bài toán tin học hoá quản lý ký túc xá sinh viên tại trường
Kinh tế Quốc Dân
Mô tả hoạt động
- Khi sinh viên có nhu cầu vào ký túc thì phải thực hiện quy trình sau:
+ Sinh viên gửi đơn vào ký túc lên phòng giám đốc quản lý ký túc.
+ Giám đốc xét duyệt và ký đơn, xét nhà cho sinh viên.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Nếu sinh viên được vào trong ở trong kí túc tuỳ vào đối tượng đến
nộp tiền tại phòng tài vụ hoặc phòng kế toán và nhận giấy biên lai

thu tiền tại phòng đó.
+ Gửi biên lai thu tiền cùng đơn đã ký cho nhân viên quản lý nhà được xét.
+ Nhân viên quản lý nhà xếp phòng cho sinh viên
- Hoạt động trong kỳ:
+ Nếu có sinh viên xin ra thì trả tiền còn lại cho sinh viên và xoá tên
trong danh sách( trong kỳ ai đã ra không được vào lại ký túc)
+ Thứ hai mỗi tuần họp giao ban, báo cáo cuối tuần về số sinh viên
hiện đang ở trong ký túc, số sinh viên vào, ra trong tuần, số chỗ
còn trống, những sinh viên vi phạm kỷ luật.
+ Xét đơn xin vào KT nếu KTX còn chỗ trống.
+ Thu tiền điện nước hàng tháng
+ Quản lý an ninh vào ra trong KT:(Quản lý 24/24) bạn bè, người
thân đến chơi phải xuất trình thẻ hoặc CMT, nhà 1, 2, 3, 4 sinh
viên học ngoại ngữ phải xuất trình thẻ.
+ Kiểm tra các phòng về vệ sinh và tình hình nhân sự
+ Vệ sinh các nhà hằng ngày.
+ Nhận đơn để báo sửa chữa
- Cuối kỳ
+ Nhận xét lưu trú cho từng sinh viên trong kỳ.
Đánh giá hiện trạng
a. Những khó khăn chính
Sau khi khảo sát và tìm hiểu ta thấy hệ thống quản lý kí túc xá sinh viên
còn rất nhiều bất cập. Trên thực tế hiện nay, kể từ khi sinh viên nhập trường và
vào ở ký túc xá cho đến lúc ra trường hoặc xin ra khỏi ký túc xá, mọi quy trình,
thủ tục đều được thực hiện trên giấy tờ và sổ sách thủ công. Với cách quản lý đó
dẫn đến :
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
− Khối lượng giấy tờ sử dụng và lưu trữ nhiều.
− Thông tin về tình trạng nhà hiện tại của kí túc hay thay đổi thường

xuyên, thực hiện thủ công gây lãng phí giấy tờ
− Thông tin quản lý không đa dạng, khả năng bảo mật thấp
− Việc tra cứu tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian
− Tốn nhiều thời gian cho việc tổng hợp các báo cáo định kỳ
− Đòi hỏi tốn nhiều nhân lực mà hiệu quả quản lý không cao
Tuy nhiên với cách quản lý đó yêu cầu, đòi hỏi trình độ không cao, cách
quản lý đơn giản.
b. Mục tiêu
Để khắc phục những nhược điểm trên thì việc ứng dụng tin học vào lĩnh
vực quản lý nơi ở của sinh viên tại ký túc xá của trường sẽ cần thiết nhằm
mục tiêu:
− Rút ngắn thời gian làm việc bàn giấy và giảm bớt công việc bàn giấy
− Phân phối thông tin về số lượng phòng và thông tin sinh viên
nhanh chóng và chính xác
− Cho phép kiểm soát quản lý cao hơn dựa trên việc cung cấp thông
tin chính xác và kịp thời cho báo cáo quản lý, tránh được việc
phòng thừa người ở phòng thì thiếu...
Yêu cầu của bài toán
− Cập nhật và lưu trữ được số lượng lớn sinh viên ở trong kí túc
− Phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm sinh viên nhanh chóng
− Lên được những báo cáo phục vụ quản lý (Báo cáo về tình hình
vào ra của sinh viên trong kí túc, Bản nhận xét lưu trú,...)
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM
KÍ TÚC XÁ SINH VIÊN
2.1 Xác định yêu cầu của phần mềm quản lý kí túc xá sinh viên
2.1.1 Yêu cầu của người sử dụng
Ban Quản lý KTX cần một phần mềm quản lý sinh viên và một số các
thông tin liên quan :

− Những sinh viên hiện ở trong KTX
− Những sinh viên vào, ra khỏi ký túc trong kỳ
− Những sinh viên được khen thưởng, bị kỷ luật
− Sinh viên đã nộp tiền nhà hay chưa.
− Lưu trữ dữ liệu về sinh viên nội trú trong 10 năm.
− Thông tin về nhân viên quản lý tất cả các nhà
2.1.2 Yêu cầu của hệ thống
Với mục đích hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kiểm soát được số lượng sinh
viên, thông tin sinh viên ở trong phòng của ký túc xá, cho nên hệ thống phải
đảm bảo những yêu cầu sau :
− Hệ thống phải dễ sử dụng, khả năng truy nhập dữ liệu nhanh
chóng và chính xác, các thao tác cần đơn giản.
− Giao diện người và máy được thiết kế một cách khoa học, thân
thiện người sử dụng, có tính thống nhất về phương pháp làm việc,
cách trình bày.
− Hệ thống giúp có thể cập nhật được toà nhà và số phòng đã sử
dụng hết hay chưa sử dụng.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
− Hệ thống có thể đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm đa dạng. Cho biết
thông tin về 1 sinh viên bất kỳ, đưa ra được các báo cáo thống kê
nhanh chóng, dễ dàng và chính xác.
− Cung cấp kịp thời các thông tin tổng hợp, báo cáo kết quả chính xác theo
yêu cầu.
− Tự động hóa các công việc như tổng hợp, báo cáo, tra cứu, tìm kiếm
các thông tin.
− Cho phép in báo cáo
− Báo cáo
2.2 Phân tích HTTT quản lý kí túc xá
2.2.1 Phân tích sơ đồ chức năng của hệ thống

Biểu đồ phân cấp chức năng
Mô tả các chức năng:
♦ Cập nhật thông tin
Cập nhật tòa nhà: cho phép nhập thông tin tòa nhà nào đó
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Cập nhật phòng ở trong các tòa nhà: cho phép nhập thông tin phòng bất
kỳ tại tòa nhà nào đó
Cập nhật nhân viên: cho phép nhập thông tin của nhân viên quản lý tại
tòa nhà nào đó
Cập nhật khoa: cho phép nhập thông tin khoa bất kỳ
Cập nhật lớp: cho phép nhập thông tin về lớp bất kỳ
Cập nhật khen thưởng kỷ luật: Cho phép nhập mã SV, tên khen thưởng,
hình thức
♦Tra cứu, tìm kiếm thông tin :
Tìm kiếm hồ sơ đã đăng kí nhưng chưa được vào kí túc
Tìm kiếm sinh viên theo nhiều phương thức
Tìm kiếm thông tin về chỗ ở trống
Tìm kiếm nhân viên làm việc tại các dãy nhà
♦Báo cáo:
Báo cáo tình hình vào ra ký túc của sinh viên
In ra thông tin về một sinh viên bất kì
Báo cáo về tình hình an ninh trật tự trong kỳ
Đưa ra được bản nhận xét lưu trú về một sinh viên bất kỳ
♦Quản lý đơn vào kí túc:
Cho phép nhập thông tin về hồ sơ, tình trạng nộp tiền của sinh viên, sự
thay đổi về tình trạng ở của sinh viên trong kí túc
2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) làm một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn
tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu :

− Sự diễn tả ở mức lôgic nghĩa là nhằm trả lời cho câu hỏi làm gì ?
mà bỏ qua câu hỏi làm như thế nào?
− Chỉ rỏ các các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình
xử lý cần mô tả.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
− Chỉ rõ thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó
phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng.
Biểu đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và
để làm gì.
Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu(DFD)
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể
Tiến trình, kho dữ liệu và dòng thông tin
Nguồn hoặc đích
Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý
Tệp dữ liệu Kho dữ liệu
Một số quy tắc và quy ước liên quan tới DFD
Mỗi luồng dữ liệu phải có 1 tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu.
Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng. nhau
thi có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất.
Xử lý luôn phải được đánh mã số.
Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau
Tên cho xử lý phải là một động từ
Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu, luồng vào phải khác
luồng ra từ một xử lý
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Tên nguồn
Tên tiến
trình xử

lý
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Đối với việc phân rã DFD
Nên chỉ để tối đa 7 xử lý trên 1 trang DFD
Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã
Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con
mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích
của một DFD mức lớn hơn nào đó.
Xử lý không phản rã tiếp thêm gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý
nguyên thủy phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống.
Sơ đồ mức ngữ cảnh
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (mức 0)
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (mức 1)
2.2.3 Phân tích hệ thống về dữ liệu
Chuẩn hóa dữ liệu
Để xây dựng CSDL cần phải thực hiện chuẩn hóa cơ sở dữ liệu.
Thông qua bước chuẩn hóa, dữ liệu dư thừa sẽ dần được loại bỏ. Thông
Website: Email : Tel : 0918.775.368