Báo cáo phân tích nhà quản lý dự án tiền hành đánh giá dự án theo chuẩn đại học bách khoa hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
· ···☼···�

BÁO CÁO MÔN HỌC
QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO KỸ SƯ
ĐỀ TÀI:

NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN: TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
(PROJECT MANAGER: CONDUCTING PROJECT REVIEWS)

LỚP L02 --- NHĨM 09 --- HK 222
GVHD: ĐỒN PHƯƠNG NHI

Thành phố Hồ Chí Minh – 2023


Danh sách thành viên:
HỌ

TÊN

Nguyễn Hữu

Thành

Võ Trịnh Xuân

Nguyên

Lâm Gia

Huy

Lê Văn

MÃ SỐ ID

ĐỊA CHỈ EMAIL

2014496



Linh

2013625



Nguyễn Văn

Nam

2114122

nam.nguyen van

Nguyễn Đức

Anh

2012598

anh.nguyen

Nguyễn Thành

Nhã

2114253

nha.nguyen

2


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
Chương 1.
1.1.

1
TỔNG QUAN DỰ ÁN

2

Mục tiêu - Kết quả

2

1.1.1.

Mục tiêu

2

1.1.2.

Kết quả

3

1.2.

Tiêu chuẩn kỹ thuật

3

1.3.

Giới hạn và loại trừ

4

THÔNG TIN DỰ ÁN

6

Xác định công tác – Work breakdown structure (WBS)

6

Chương 2.
2.1.
2.1.1.

Work breakdown structure (WBS)

6

2.1.2.

Áp dụng WBS vào dự án

6

Xây dựng biểu đồ trách nhiệm

7

2.2.
2.2.1.

Biểu đồ trách nhiệm

7

2.2.2.

Chức năng của biểu đồ trách nhiệm

8

2.2.3.

Vai trò của biểu đồ trách nhiệm

9

2.2.4.

Các bước lập biểu đồ trách nhiệm

9

2.2.5.

Áp dụng biểu đồ trách nhiệm trong dự án

2.3.
2.3.1.

Đánh giá rủi ro và khả năng thành cơng của dự án

10
11

Đánh giá những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án
11

2.3.2.
Chương 3.

Ước tính thời gian thực hiện và khả năng thành công của dự án
Lập báo cáo - microsoft project
3

15
20


3.1.

Microsoft Project.

20

3.1.1.

Định nghĩa

20

3.1.2.

Mục đích hoạt động của Microsoft Project

20

3.1.3.

Đối tượng sử dụng

20

3.1.4.

Cơ sở dữ liệu

21

3.1.5.

Quản lý dự án trên Microsoft Project

21

3.2.

Lập báo cáo trên Microsoft project

Kết luận

22
24

4

MỞ ĐẦU
Trong suốt vòng đời của một dự án, việc đánh giá dự án là một hoạt động
chun mơn địi hỏi cần phải được thực hiện để đảm bảo dự án được thực hiện thành
công. Đánh giá dự án ( project evaluation) là việc xem xét một cách có hệ thống để xác
định mức độ hiệu quả, mức độ thành công và những tác động về kinh tế, xã hội, môi
trường ,... của dự án so với mục tiêu đã đề ra.
Ở bất kỳ quy trình quản lý dự án nào đều không thể thiếu đánh giá dự án. Lợi ích
của việc đánh giá dự án bao gồm sử dụng ngân sách và nhân lực được tối ưu hóa và
nâng cao mức độ hài lòng của các bên. Đánh giá dự án ở mọi giai đoạn làm giảm nguy
cơ thay đổi phạm vi dự án và tạo ra chiến lược quan trọng cho tương lai.
Trong bài báo cáo dự án này, nhóm nghiên cứu về “ tiến hành đánh giá dự án” và
xây dựng một video mà giảng viên ( khách hàng) đã giao cho để trình bày về vấn đề
này. Với bài báo cáo, nhóm ứng dụng các cơng cụ đã học để lập kế hoạch và kiểm soát
dự án trong q trình thực hiện, thơng qua đó hiểu rõ hơn về việc quản lý dự án, tiếp
thu nhiều kinh nghiệm để làm việc trong tương lai.

1


CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN DỰ ÁN

1.1.

Mục tiêu - Kết quả
1.1.1. Mục tiêu
Việc đánh giá dự án là công việc cực kỳ quan trọng, khơng thể thiếu trong bất kì
một dự án nào. Dù thực hiện đánh giá bằng bất kỳ hình thức nào, mục tiêu chung của
nó là cung cấp thông tin cho những hành động( ra quyết định, lập kế hoạch chiến lược,
sửa đổi chương trình,...), thơng tin này được phân phối cho những bên liên quan.
Nhóm tìm hiểu rõ về 3 loại đánh giá dự án là: đánh giá trạng thái (status review), đánh

giá thiết kế (design review ) và đánh giá quy trình (process review ). Mỗi loại được
đánh giá trên một khía cạnh riêng và có ưu nhược điểm riêng của nó. Sử dụng phần
mềm để tạo ra một video hấp dẫn về “đánh giá dự án” với nội dung nêu ở trên.

1.1.2. Kết quả
Video về “đánh giá dự án” được thực hiện bởi tất cả thành viên trong nhóm trình
bày về kiến thức trong sách tham khảo “James P. Lewis (2008), Mastering Project
Management (2nd Edition), McGraw Hill Inc.” và một tình huống ví dụ minh họa sôi
động ở cuối video.

1.2.

Tiêu chuẩn kỹ thuật
Độ dài video từ 5 đến 8 phút ,định dạng MP4, độ phân giải tối thiểu chuẩn HD

720p.
Âm thanh: có lồng tiếng của tồn bộ thành viên trong nhóm.
Hình ảnh: rõ ràng.
Lời thoại: mạch lạc dễ hiểu, nêu rõ vào vấn đề chính và hướng giải quyết.
Nội dung: ngắn gọn, đầy đủ mà hấp dẫn.

2


1.3.

Giới hạn và loại trừ
Một dự án cần có giới hạn và loại trừ, bởi giới hạn và loại trừ được xem là phạm

vi hoạt động của một dự án bị ràng buộc cụ thể trong những khuôn khổ nhất định, nhờ

việc xác định được những phạm vi đó, dự án sẽ trở nên cụ thể hơn và có thể định
lượng được một cách dễ dàng hơn.
Những giới hạn cụ thể trong dự án:
Độ dài video: từ 5-8 phút, không ngắn quá để nội dung được đầy đủ và không dài
quá dễ gây nhàm chán.
Thời gian thực hiện video: từ tuần 2 đến tuần 9 tính theo thời gian học. Tuần 2
phân công công việc, lên ý tưởng. Tuần 5 hồn thành kịch bản và báo cáo tiến độ cơng
việc. Tuần 9 nộp video
Nội dung: đảm bảo đầy đủ nhưng khơng phân tích chi tiết cụ thể mà chỉ nêu ra
những nội dung chính ngắn gọn.

3


CHƯƠNG 2. THƠNG TIN DỰ ÁN

2.1.

Xác định cơng tác – Work breakdown structure (WBS)
2.1.1. Work breakdown structure (WBS)
Work breakdown structure là cấu trúc phân chia công việc, là khái niệm dùng để
mô tả việc tách và chia nhỏ đối tượng cơng việc. Là phương pháp xác định có hệ thống
các công việc của một dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ dần.
Đơn vị nhỏ nhất của WBS được gọi là gói cơng việc (work package). Ở đó chi
phí, tiến độ & người thực hiện sẽ được xác định và kiểm sốt. Q trình phân chia
cơng việc sẽ kết thúc khi tồn bộ tiến trình thực hiện dự án được hiển thị dưới dạng sơ
đồ hệ thống các nhiệm vụ rõ ràng, khơng cịn sự chồng chéo. WBS thường được biểu
diễn dưới dạng liệt kê hoặc theo sơ đồ khối .
Khi xây dựng WBS cần chú ý là phân tách nội dung công việc và thiết lập thứ tự
ưu tiên công việc đã phân tách. Đầu tiên, xác định công việc là phân tách công việc

nguyên bản cho đến khi biết được thời gian cần thiết cho khối công việc này. Đây là
việc cần phải thảo luận và được sự đồng ý của người phụ trách. Tiếp theo, thiết lập
trình tự cơng việc là cần phải nhận biết được sự phụ thuộc giữa các công việc với nhau
- critical path. Critical path là một chuỗi công việc từ trái sang phải khi tiến hành dự
án. Nếu phát sinh chậm trễ trên các critical path sẽ dẫn đến sự chậm trễ của dự án ngay
lập tức. Cuối cùng là cấu trúc hóa cơng việc. Lọc ra các công việc cùng cấp độ, rồi bên
dưới lọc ra các công việc nhỏ hơn, cùng cấp độ. Bằng cách cấu trúc hóa cơng việc như
thế này, ta sẽ tránh được việc bị bỏ sót cơng việc.

2.1.2. Áp dụng WBS vào dự án
Để thành lập một WBS, ta sẽ áp dụng các bước đã nêu trên. Đầu tiên là xác định
công việc. Dự án bài tập lớn gồm bốn công việc chính là Script, Video, Báo cáo và
Thuyết trình. Trong mỗi cơng việc chính có các cơng việc nhỏ hơn. Script bao gồm lên
kịch bản (biên kịch) và giới thiệu phần mềm chỉnh sửa video. Video gồm diễn viên và
quay phim. Báo cáo gồm bốn phần theo thứ tự Tổng quan dự án, Thông tin dự án, Lập
kế hoạch dự án và Kết luận. Thuyết trình, với hai mốc thời gian khác nhau nhưng cùng
chung cơng việc là Thuyết trình và Phản biện (trả lời câu hỏi). Thứ tự công việc được
4


ưu tiên từ trái sang phải (với mỗi hàng) và từ trên xuống dưới (với mỗi cột). Sơ đồ sau
thể hiện cấu trúc phân việc của dự án theo WBS:

Hình 2.1 Sơ đồ cấu trúc phân việc WBS của dự án

2.2.

Xây dựng biểu đồ trách nhiệm
Hiện nay, có 3 cơng cụ chính hỗ trợ tổ chức dự án: biểu đồ trách nhiệm, biểu đồ

tổ chức, sơ đồ dịng thơng tin (biểu đồ báo cáo). Trong phần này, nhóm chọn sử dụng
biểu đồ trách nhiệm để phân công dự án

2.2.1. Biểu đồ trách nhiệm
Biểu đồ trách nhiệm là biểu đồ phân cơng nhiệm vụ và phân cơng vai trị, mức độ
chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. Biểu đồ trách nhiệm là một kỹ thuật nhằm làm rõ
công việc, trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân hoặc đơn vị. Nhìn chung, mỗi
nhiệm vụ gồm có thành viên thực hiện chính, thành viên tham gia giám sát và thực
hiện cùng. Có 6 mức độ quyền hạn tương ứng với 6 chỉ số:
●

1 - Trách nhiệm thực hiện chính.

5


●

2 - Giám sát chung. Thành viên tham gia giám sát vào cơng việc với người thực

hiện chính. Đây thường là thành viên có đóng góp vào phần nhiệm vụ nhưng khơng
phải là người thực hiện chính
●

3 - Phải được tham khảo. Thành viên cần sử dụng tài nguyên/ kết quả của

nhiệm vụ/gói cơng việc tham khảo để phục vụ cho phần cơng việc của mình
●

4 - Có thể được tham khảo. Thành viên có thể sử dụng tài nguyên/ kết quả của

nhiệm vụ/gói cơng việc tham khảo để phục vụ cho phần cơng việc của mình
●

5 - Phải được thông báo.

●

6 - Thông qua cuối cùng.
Nhận xét: Biểu đồ dạng đánh số phân định nhiều loại trách nhiệm/ quyền hạn so

với biểu đồ RACI, phù hợp với dự án BTL của nhóm. Vì vậy, nhóm quyết định chọn
biểu đồ trách nhiệm dạng đánh số để tổ chức dự án

2.2.2. Chức năng của biểu đồ trách nhiệm
Thông qua việc sử dụng biểu đồ trách nhiệm và xác định rõ trách nhiệm và quyền
hạn của từng đơn vị và cá nhân tham gia dự án, ví dụ và chịu trách nhiệm thực hiện,
trách nhiệm giám sát, tham vấn, được cung cấp thông tin - mối quan hệ giữa các đơn
vị khác nhau. Đối với các dự án lớn, biểu đồ trách nhiệm có thể áp dụng linh hoạt dưới
nhiều cấp độ chi tiết khác nhau:
Ở cấp độ tổng hợp, ma tr trách nhiệm xác định nhóm dự án hoặc bộ phận nào
chịu trách nhiệm cụ thể cho từng hạng mục công việc của dự án.
Ở cấp độ nội bộ nhóm dự án thì vai trị, nhiệm vụ, quyền hạn cho tùng hoạt động
được xác định cụ thể.
Hiện nay với loại hình này ta thấy biểu đồ trách nhiệm có thể áp dụng cho dự án
nhỏ và một hình thức đơn giản của biểu đồ trách nhiệm bao gồm các hàng liệt kê các
hoạt động và các cột liệt kê các cá nhân chịu trách nhiệm cho từng hoạt động và theo
đó thì biểu đồ trách nhiệm cho biết tất cả các hoạt động gắn với một cá nhân và tất cả
các cá nhân gắn với một hoạt động và biểu đồ trách nhiệm yêu cầu rằng chỉ có một cá
nhân chịu trách nhiệm chính về một hoạt động một nhiệm vụ để tránh chồng chéo.

6


2.2.3. Vai trò của biểu đồ trách nhiệm
Biểu đồ trách nhiệm (RACI chart) có vai trị quan trọng trong quản lý dự án. Các
vai trị chính của biểu đồ trách nhiệm bao gồm:
1. Phân chia trách nhiệm: Biểu đồ trách nhiệm giúp phân chia trách nhiệm một
cách rõ ràng cho từng thành viên trong dự án, đảm bảo mỗi người đảm nhận
cơng việc và trách nhiệm của mình một cách chính xác.
2. Xác định rõ vai trị: Biểu đồ trách nhiệm giúp xác định rõ từng vai trò trong dự
án, bao gồm người chịu trách nhiệm (Responsible), người thực hiện
(Accountable), người được tham khảo (Consulted) và người được thông báo
(Informed).
3. Điều phối công việc: Biểu đồ trách nhiệm giúp quản lý dự án điều phối các
công việc và trách nhiệm của từng thành viên, đảm bảo mọi người đang hướng
tới cùng một mục tiêu và thực hiện công việc của mình đúng thời gian và đúng
chất lượng.
4. Phân bổ tài nguyên: Biểu đồ trách nhiệm giúp phân bổ tài nguyên cho từng
thành viên trong dự án, giúp quản lý dự án đảm bảo sử dụng tài nguyên một
cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
5. Giảm thiểu rủi ro: Biểu đồ trách nhiệm giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình
thực hiện dự án bằng cách đảm bảo rằng mỗi cơng việc đều được đảm nhận bởi
một người có trách nhiệm cụ thể.
Tóm lại, biểu đồ trách nhiệm là cơng cụ quan trọng trong quản lý dự án, giúp
đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, giúp quản lý dự
án phân chia và điều phối công việc một cách hiệu quả, và giảm thiểu rủi ro trong quá
trình thực hiện dự án.

2.2.4. Các bước lập biểu đồ trách nhiệm

Bước 1. Xác định thành phần nhân sự. Với dự án được yêu cầu trong bài tập lớn,
thành phần nhân sự chính là các thành viên trong nhóm. Chọn thành viên làm trưởng
nhóm (quản lý chung) và thành viên quản lý từng nội dung lớn
Bước 2. Xác định các phần công việc cần làm. Đối với BTL, các cơng việc chính
bao gồm: viết script, quay video, powerpoint, và báo cáo từng đề mục
7


Bước 3. Lập bảng. Hàng: danh sách nhiệm vụ. Cột: danh sách thành viên
Bước 4. Phân công công việc/ trách nhiệm/ quyền lực. Dựa vào vai trò của từng
thành viên để phân quyền hạn và trách nhiệm và đánh số tương ứng với trách nhiệm
(từ 1 đến 6, quyền hạn các số được nêu rõ trong phần 2.2.1)
Bước 5. Rà sốt và thống nhất. Đảm bảo một cơng việc/hoạt động bất kỳ ln có
duy nhất 1 người thơng qua cuối cùng (số 6), và ln có ít nhất 1 người chịu trách
nhiệm thực thi (số 1). Thống nhất với nhóm trưởng và các thành viên trong cấu trúc
ma trận để có được sự đồng thuận chung nhằm giúp cơng việc/hoạt động có thể được
triển khai đúng tiến độ, chất lượng và đạt mục tiêu.

8


2.2.5. Áp dụng biểu đồ trách nhiệm trong dự án
1 - Trách nhiệm thực hiện chính.

2 - Giám sát chung.

3 - Phải được tham khảo.

4 - Có thể được tham khảo.

5 - Phải được thông báo.

6 - Thông qua cuối cùng.

STT

Công
việc /hoạt
động

Thành
Nhã

Đức
Anh

Hữu
Thành

Gia
Huy

Văn
Nam

Xuân
Nguyên

Văn
Linh

1

Biên kịch

3

1

1

1

1

1

6

2

PowerPoin
t

1

2

2

2

2

2

6

3

Quay video

1

1

1

1

1

1

4

Chỉnh sửa
video

2

2

2

2

2

2

5

Báo cáo
phần 1

6

Báo cáo
phần 2.1
2.2

1

2

7

Báo cáo
phần 2.3

2

1

8

Báo cáo
phần 3.1
3.2

9

Báo cáo
phần 4
(Kết luận)

10

Tổng hợp
Word

1
6
1
6
2

3

1

6

1

3

5

3

5

1

3
5
1
6

5

5

5

5

9

5

5

1


2.3.

Đánh giá rủi ro và khả năng thành công của dự án
2.3.1. Đánh giá những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án
1.
Rủi ro liên quan đến sức khỏe của các thành viên: điều này có thể gây chậm tiến
độ thực hiện của cơng việc được giao cho thành viên khi mắc bệnh, hoặc các vấn đề về
sức khỏe.
2.
Rủi ro về thời gian thực hiện công việc: phân bổ thời gian giữa các nhiệm vụ
không phù hợp, thiếu cẩn thận đánh giá các tác động ở trong và ngoài dự án làm thời
gian thực hiện dự án khác với mục tiêu đề ra.
3.
Rủi ro về dữ liệu: các file, dữ liệu lưu trữ trong quá trình trao đổi thơng tin qua
lại giữa các thành viên, trong bộ nhớ máy tính có thể bị thất thốt, mất dữ liệu làm ảnh
hưởng đến các kết quả thực hiện của dự án; có thể thực hiện lại từ đầu nếu dữ liệu
quan trọng của toàn dự án bị mất đi mà khơng có sao lưu.
4.
Rủi ro về số lượng thành viên: khác với rủi ro về sức khỏe, rủi ro này đề cập
đến việc thành viên rời bỏ dự án (bỏ học, rút mơn,…) gây ra tình trạng thiếu hụt nhân
lực, nhiệm vụ phân chia phải cân nhắc và đánh giá lại.
5.

Rủi ro về công cụ thực hiện: các ứng dụng thực hiện dự án có thể bị lỗi, hỏng
hóc khi sử dụng, làm chậm tiến độ thực hiện dự án vì tiêu tốn thời gian vào việc sửa
chữa, thay thế công cụ thực hiện khác.
6.
Rủi ro về nội dung thực hiện giữa các phần nhiệm vụ liên quan: các nội dung có
liên quan đến nhau trong quá trình thực hiện giữa nhiều người cùng thực hiện có thể
sai lệch về nội dung, gây ra tình trạng nội dung không liền mạch, mạch lạc làm tiêu tốn
thời gian để chỉnh sửa, đồng nhất nội dung với nhau.
Đánh giá các rủi ro qua ma trận đánh giá rủi ro
Điểm đánh giá được nhóm định nghĩa:
1 - Rất ít / Rất dễ;
2 - Ít / Dễ;
3 - Trung bình;
4 - Nhiều / Khó
5 - Rất nhiều / Rất khó
Bảng 2.2 Ma trận đánh giá rủi ro

M

5

ức
độ
th

4
3

ườ

10


2

ng

1

2

3

4

5

xu
yê
n
Mức độ nghiêm trọng
Đánh giá các rủi ro theo ma trận đánh giá, được thể hiện trong bảng 2.3
Bảng 2.3 Bảng đánh giá các rủi ro có thể gặp phải

Mức độ thường
Mức độ nghiêm Độ khó
Rủi ro xuyên xảy ra
trọng (I)
hiện (D)
(P)

1

2 - Các vấn đề
về sức khỏe tùy
thuộc vào mỗi
người, nhưng ở
các tháng đầu
xuân thường xảy
ra nhiều bệnh.

phát

Thời điểm

3 - Khi thành
viên mắc bệnh,
thường họ sẽ
thơng báo cho
nhóm để giúp đỡ
hoặc thay thế
thực hiện nhiệm
vụ, do đó nó có
ảnh
hưởng
nhưng
khơng
q cao.

2 - Mắc bệnh có Cả q trình

thể tự phát hiện thực hiện dự án
từ bản thân,
thơng qua nhóm
mà phát hiện và
xử lý kịp thời.

4 - Nhưng nếu
thời gian thực
hiện sai lệch
giữa các nhiệm
vụ chồng lên
nhau có thể dẫn
đến tiến độ dự án
sai lệch lớn với
mục tiêu đề ra.

2 - Trong quá Từng tuần, đặc
trình thực hiện, biệt trước hạn
đánh giá mỗi nộp.
tuần và dự đoán
ở các tuần tiếp
theo mới nhìn
nhận được vấn
đề.

Chỉ số rủi ro 1 = 12

2

2 - Vì thuộc dự

án nhỏ, ít nhiệm
vụ nên thời gian
thực hiện dù có
sai lệch nhưng
cũng khơng q
đáng kể.

Chỉ số rủi ro 2 = 16
11


1 - Khả năng xảy
ra rất ít nhưng
vẫn có thể xảy ra
như lưu file
khơng đúng vị
trí, virus…
3

5 - Đánh giá
mức tác động
cao nhất vì dữ
liệu trong quá
trình thực hiện
dự án là thứ
quan trọng nhất
để đánh giá và
hoàn thành dự
án, một khi mất
đi thì phải làm

lại, thất thốt dữ
liệu quan trọng
có thể phải thực
hiện lại toàn bộ
dự án (video,
báo cáo…)

3 - Khả năng
nhận biết và
phịng
ngừa
khơng q phức
tạp nhưng cũng
khơng dễ dàng.
Có thể xử lý qua
sao
lưu
lên
driver, onedrive
nhưng
khơng
quản lý triệt để
vì cịn các file
riêng của mỗi
thành viên đang
thực hiện trước
khi nộp lên
nhóm.

Cả quá trình

thực hiện dự án,
đặc biệt ở thời
điểm nộp lên
nhóm để tổng
hợp, chỉnh sửa.

5 - Vì khi một
thành viên rời dự
án, nghĩa là
nguồn nhân lực
mất đi một, làm
ảnh hưởng đến
tổng thể của cả
nhóm (thời gian
thực hiện, khối
lượng cơng việc,
…)

4 - Khả năng Cả quá trình
đánh giá và phát thực hiện dự án
hiện rủi ro hầu
như rất khó để
dự trù phương án
dự phịng do các
thành viên khi
nghỉ, bỏ mơn
học thường sẽ
khơng thơng báo
lại với nhóm,
phải đợi đến hạn

nộp hoặc trao đổi
hàng tuần mới có
thể nhận.

2 - Vì dự án nhỏ,
các cơng cụ thực
hiện
không
nhiều,
được
chuẩn bị trước
khi thực hiện,
trường hợp đặc
biệt khi công cụ

1 - Vì là các vật
cụ thể, nên dễ
dàng nhận biết
tình trạng của
công cụ.

Chỉ số rủi ro 3 = 15

4

1 - Khả năng xảy
ra rất ít, thường
rút mơn, bỏ mơn
xảy ra ở đầu kỳ
nên khi đến gần

cuối kỳ, việc này
là tương đối
hiếm gặp ở các
thành
viên.
Ngoại trừ một
vài trường hợp
đặc biệt.

Chỉ số rủi ro 4 = 20
5

2 - Rủi ro ít xảy
ra, các cơng cụ
thực hiện sẽ phải
chuẩn bị trước
đó. Nhưng vì
tính đến các
trường hợp như
hỏng hóc máy

12

Quay video, cài
đặt ứng dụng,
soạn
thảo
word…

tính, ứng dụng,
phần mềm bị lỗi
nên nó được
đánh giá 2.

nào đó của thành
viên bị hỏng hóc,
sẽ có sự thay thế
của thành viên
khác, hoặc thời
gian bỏ ra để
thay thế ảnh
hưởng
không
quá lớn đến dự
án.

Chỉ số rủi ro 5 = 4

6

3 - Nội dung
giữa các phần
liên quan thường
sẽ có các điểm
khác nhau nhưng
khơng quá lớn,
được giảm thiểu
khả năng xảy ra
nhờ quá trình

thực hiện và bàn
luận chung giữa
các thành viên.
Nhưng
không
tránh khỏi sự
khác nhau.

3 - Ảnh hưởng
kha khá thời gian
để thảo luận và
thống nhất nội
dung, người tổng
hợp văn bản cần
phải liên hệ giữa
cả hai bên để
thống nhất nội
dung chung mà
không bị sai
lệch.

2 - Tương đối dễ Trong q trình
phát hiện vì có thực hiện dự án.
thảo luận nhóm,
kiểm tra và hỏi ý
kiến giữa các
thành viên đảm
nhiệm công việc
liên quan nhau.

Chỉ số rủi ro 6 = 18
Nhận xét: Rủi ro có chỉ số lớn nhất là rủi ro 4, việc mất đi một thành viên trong
nhóm dự án sẽ làm tăng gánh nặng cho các thành viên khác, vì vậy thường các nhóm
dự án lớn hơn hoặc các cơng ty sẽ có các quy định cụ thể như thơng báo nghỉ việc
trước đó vài tuần khi muốn xin nghỉ để nhóm dự án có thể xử lý ổn thỏa trước khi rời
nhóm dự án. Ngồi ra, các rủi ro khác đều có thể phịng tránh cũng như giảm thiểu tác
động của nó ở nhiều cách khác nhau.
Ví dụ với rủi ro 1, nhóm dự án cũng phải có các hoạt động thể dục, thể thao để
vừa tăng cường sức khỏe, vừa đoàn kết lại với nhau, mỗi cá nhân cũng tự ý thức giữ
gìn sức khỏe thật tốt để lợi cho mình cũng như cho nhóm dự án. Với rủi ro 3 về dữ
liệu, các phương án lưu trữ chung trên các ứng dụng như driver, onedrive hoặc các
13


phần mềm khác rất có ích cho việc bảo quản dữ liệu khơng bị thất thốt mà cịn hồn
tồn miễn phí và an tồn, mỗi cá nhân cũng phải có ý thức tạo tên file, đường dẫn lưu
file rõ ràng, dễ hiểu và thống nhất để tìm file hiệu quả và thuận tiện.

2.3.2. Ước tính thời gian thực hiện và khả năng thành cơng của dự án
Nhóm phân dự án thành 2 giai đoạn liền kề nhau. Việc thực hiện và hoàn thành
video là giai đoạn 1, giai đoạn liền kề khi giai đoạn 1 hoàn thành là việc viết báo cáo.
Do đó nhóm phân tích và ước tính thời gian thực hiện của dự án với giai đoạn 1
bắt đầu từ ngày 06/02 (tuần 6), kết thúc vào ngày 05/03 (tuần 9) và giai đoạn 2 bắt đầu
từ ngày 06/03 (tuần 10), kết thúc ngày 09/04 (tuần 14).
●

Ước tính thời gian thực hiện dự án:

Bảng 2.4 Danh sách các cơng tác và thời gian ước tính thực hiện video

Cơn
g tác

Mơ tả

Cơng
tác
trước

Thời gian ước
tính (a, m, b)
(ngày)

A1

Xác định nội dung cần trình bày trong video

-

(3, 5, 9)

B1

Xác định ý tưởng thực hiện video

-

(2, 3, 4)

C1

Xác định công cụ thực hiện video

B1

(2, 3, 4)

D1

Viết nội dung, lời thoại cho các phần trong
video

A1, C1

(5, 7, 9)

E1

Quay video trình bày nội dung

D1

(3, 6, 8)

F1

Hoàn thiện chỉnh sửa video

E1

(4, 6, 10)

14


Bảng 2.5 Danh sách các công tác và thời gian ước tính thực hiện viết báo cáo

Cơn
g tác

Mơ tả

Cơng
tác
trước

Thời gian ước
tính (a, m, b)
(ngày)

-

(2, 3, 6)

A2

Xác định nội dung cơng việc trong báo cáo

B2

Xây dựng biểu đồ trách nhiệm

A2

(2, 3, 6)

C2

Đánh giá khả năng hoàn thành của dự án

B2

(3, 6, 12)

D2

Lập báo cáo bằng Microsoft Project

C2

(4, 6, 12)

E2

Hoàn thiện chỉnh sửa bài báo cáo

D2

(5, 9, 12)

Trong đó:
a - thời gian lạc quan: thời gian hồn thành cơng tác trong điều kiện tốt nhất.
m - thời gian thực hiện: thời gian hồn thành cơng tác trong điều kiện bình
thường.
b - thời gian bi quan: thời gian hồn thành cơng tác trong điều kiện xấu nhất.
●

Thời gian kỳ vọng và phương sai của mỗi công tác được xác định:
- Thời gian kỳ vọng:

- Phương sai của các công tác găng:

- Tổng phương sai của dự án:

Bảng 2.6 Thời gian kỳ vọng thực hiện và phương sai của các công tác

Công
tác

Công
tác
15


A1

5.3

1

A2

3.3

0.444

B1

3

-

B2

3.3

0.444

C1

3

-

C2

6.5

2.25

D1

7

0.444

D2

6.6

1.778

E1

5.8

0.694

E2

8.8

1.361

F1

6.3

1

-

-

-

Tổng phương sai

3.138

Tổng phương sai

6.277

Sơ đồ mạng AON giai đoạn thực hiện video:

Hình 2.7 Sơ đồ mạng AON thực hiện các công tác giai đoạn thực hiện video

Nhận xét:
Nhận xét:
- Đường Găng: B1 - C1 - D1 - E1 - F1
- Tổng thời gian dự kiến hoàn thành dự án là 25.2 ngày.
- Thời gian dự trữ công tác của A là 0.7 ngày
- Bắt đầu thực hiện từ tuần 6 và đến tuần thứ 9 tổng cộng có 4 tuần tương ứng với
28 ngày để thực hiện và hoàn thành dự án giai đoạn 1.
Vậy ứng với thời gian mong muốn hoàn thành dự án giai đoạn 1 là 28 ngày, ta đi
xác định khả năng thành công của giai đoạn 1.
●

Khả năng hoàn thành dự án trong 28 ngày (4 tuần):

Trong đó:
S
- Thời gian tối thiểu để thực hiện dự án trong điều kiện trung bình.
16


D

- Thời gian hoàn thành dự án mong muốn.
- Tổng phương sai của các công tác Găng.

Tra bảng phân phối xác suất chuẩn ứng với ta được xác suất thành công của dự
án ở giai đoạn 1 là: 94,29%
Sơ đồ mạng AON giai đoạn thực hiện viết báo cáo:

Hình 2.8 Sơ đồ mạng AON thực hiện các công tác giai đoạn thực hiện báo cáo

Nhận xét:
- Đường Găng: A2 - B2 - C2 - D2 - E2
- Tổng thời gian dự kiến hoàn thành dự án là 28.5 ngày.
- Bắt đầu thực hiện từ tuần 10 và đến tuần thứ 14 tổng cộng có 5 tuần tương ứng
với 35 ngày để thực hiện và hoàn thành dự án giai đoạn 2.
Vậy ứng với thời gian mong muốn hoàn thành dự án là 35 ngày, ta đi xác định
khả năng thành cơng của dự án tại giai đoạn 2:
●

Khả năng hồn thành dự án trong 35 ngày (5 tuần):

Trong đó:

S
- Thời gian tối thiểu để thực hiện dự án trong điều kiện trung bình.
D

- Thời gian hồn thành dự án mong muốn.
- Tổng phương sai của các công tác Găng.

Tra bảng phân phối xác suất chuẩn ứng với ta được xác suất thành cơng của dự
án là: 99,52%
Vì dự án được chia thành 2 giai đoạn, xác suất hoàn thành của dự án là tích xác
suất của 2 giai đoạn đó. Vậy xác suất thành công của dự án là : 93,84%

17


CHƯƠNG 3. LẬP BÁO CÁO - MICROSOFT
PROJECT

3.1.

Microsoft Project.
3.1.1. Định nghĩa
Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án được phát hành bởi Microsoft.
Đây là phần mềm giúp quản lý mọi thành phần của một dự án như lập kế hoạch, phân
bổ nguồn lực, quản lý ngân sách, theo dõi hiệu suất, giám sát tiến độ, phân tích khối
lượng cơng việc và đánh giá kết quả hồn thành.
Bên cạnh đó Microsoft Project còn giúp quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ
q trình hoạt động và số lượng cơng việc, xác định các công việc cụ thể, sắp xếp
thứ tự các cơng việc, ước tính nguồn lực cho hoạt động, ước tính thời lượng hoạt động.

3.1.2. Mục đích hoạt động của Microsoft Project
●

Lập kế hoạch và tổ chức quản lý dự án

●

Lên lịch công tác

●

Theo dõi lịch công tác

●

Hoạch định tài nguyên và chi phí trong dự án

●

Thay đổi để phù hợp với thực tế

●

Lên kế hoạch cho phương án dự phịng

●

Nhìn nhận khách quan dự án, chuẩn bị cho mọi tình huống

●

Đánh giá khả năng tài chính của dự án

●

Quản lý cơng việc theo đội, nhóm

●

Phát hiện những sai sót và rút kinh nghiệm trong dự án

3.1.3. Đối tượng sử dụng
●

Những doanh nghiệp đang triển khai dự án

●

Những người quản lý dự án, các thành viên trong đội dự án

●

Văn phịng quản lý dự án của cơng ty

●

Nhà hoạch định dự án chuyên nghiệp

●

Nhân sự lên tiến độ dự án

18


3.1.4. Cơ sở dữ liệu
Microsoft Project chứa tất cả các thông tin về dự án trong cơ sở dữ liệu của
chương trình, và dùng các thơng tin này để lập kế hoạch, tính tốn, lên lịch biểu thực
hiện, chi phí và các yếu tố khác trong khi lập dự án. Càng nhiều thơng tin chi tiết, kế
hoạch lập càng chính xác.
Microsoft Project sẽ tính tốn và thể hiện ngay tức khắc các kết quả dựa trên các
thông tin quyết định của các cơng việc, như thời gian phải hồn thành cơng việc hay
thời gian dự kiến hồn thành dự án. Các thơng tin và kết quả tính tốn được chứa trong
cơ sở dữ liệu dưới dạng các trường (field) thể hiện các dạng thông tin khác nhau như
tên công việc, thời gian công việc

3.1.5. Quản lý dự án trên Microsoft Project
Để quản lý dự án trên Microsoft Project cần 7 bước sau:
1.

Chuẩn bị thơng tin: Bạn cần có đầy đủ những thông tin cần thiết của dự án

như tên, mục tiêu, người thực hiện, tên công ty.
2.

Thiết lập thông tin: Từ những thông tin trên, bạn lập ra thời gian, lịch, kế

hoạch làm việc.
3.

Khai báo tài nguyên: Bạn sẽ khai báo tất cả những nguồn lực bạn sẽ sử dụng

cho dự án này.
4.

Lập dự án: Ở bước này, bạn sẽ tiến hành lập số liệu, theo dõi quá trình thực

hiện của từng hạng mục, cập nhập và sửa đổi thông qua các bảng (table). Mỗi bảng sẽ
thường có 2 vùng: vùng nhập số liệu và cùng còn lại cho bạn biết tiến độ cũng như
mối quan hệ giữa các hạng mục.
5.

Cập nhập tiến độ: Đây là bước cực kỳ quan trọng giúp tổ chức có thể hoạt

động trơn tru và đúng tiến độ. Bạn sẽ phải cập nhập các thông tin như khối lượng cơng
việc đã hồn thành, thời gian thực tế hoàn thành và thời điểm bắt đầu và kết thúc thực
tế.
6.

Xác lập đường găng (critical path): là đường cho bạn biết tiến độ từ đầu đến

cuối của dự án một cách trực quan.

19


7.

In biểu đồ và lập báo cáo: MS Project cung cấp rất nhiều mẫu báo cáo khác

nhau, tuy nhiên lại khá hạn chế về khả năng chỉnh sửa trên mẫu có sẵn. Việc tổng kết,
in báo cáo thường sẽ được thực hiện tự động.

3.2.

Lập báo cáo trên Microsoft project

Hình 1: Lập báo cáo bằng phần mềm Microsoft project

20


Như hình vẽ cho ta thấy được đường Gantt là đường màu xanh (khơng có
đường kẻ trắng) có tổng thời gian dài nhất, bất kì chậm trễ nào trên đường gantt sẽ làm
dự án chậm trễ.
Đường Gantt là: 1 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14

21