HƯỚNG dẫn sử DỤNG PHẦN mềm APP PORTER

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM
YOUR PORTER APP


LỜI GIỚI THIỆU
Chào mừng các bạn đến với Ebook “Hướng dẫn sử dụng phần
mềm Your Porter”. Được biên soạn bởi kinhdoanhairbnb.com
Tại đây, mình sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết nhất cách sử dụng
Your Porter App cho công việc kinh doanh căn hộ của các bạn trên
Airbnb, Booking.com,...
Vậy trước hết, Your Porter là gì? Có thể hiểu Your Porter App là
một phần mềm thông minh hỗ trợ các bạn kinh doanh ngành
vacation rental ở cả 2 lĩnh vực: CMS (Channel Manager System) và
PMS (Property Management System). Tuy nhiên, Your Porter
không dành cho các bạn kinh doanh homestay, hostel, hotel (hay
còn gọi là những đơn vị sử dụng bàn check-in).
Mục đích sử dụng Your Porter là sử dụng phần mềm này tự động
gửi tin nhắn đến khách hàng và nội bộ theo như những cài đặt của
bạn. Cũng như đồng bộ lịch giữa các kênh kinh doanh căn hộ. App
Porter hiện giờ đang hỗ trợ các kênh như: Airbnb, Booking.com,
Homeaway, Tripadvisor,... để dễ dàng quản lý listing của mình
trong 1 ứng dụng duy nhất, từ đó sẽ khơng xảy ra tình trạng
overbook.
Mức phí để sự dụng Your Porter là 6$/tháng/listing.


CÁC BƯỚC SỬ DỤNG
YOUR PORTER APP
Để sử dụng Your Proter App, các bạn để đi qua 5 bước. Đầu tiên,
sau khi đã login vào Your Porter App và tìm hiểu về giao diện

chính. Các bạn sẽ đến với
+
+
+
+
+
+
+
+
-

-

Bước 1: Add listing. Đây là bước tiền đề để có thể cài đặt cho
các bước sau
Bước 2: Gửi tin nhắn tự động cho khách.
Tạo ra các tin nhắn mẫu
Gửi đi các tin nhắn mẫu
Tự động trả lời các tin nhắn yêu cầu thông tin của khách hàng
Auto review
Airbnb Inbox
Bước 3: Gửi tin nhắn công việc.
Tạo ra teammate của riêng bạn
Gửi tin nhắn bàn giao công việc đến các thành viên trong
team
Tạo ra các công việc mới
Bước 4: Theo dõi lịch. Tại bước này, bạn sẽ thấy tình trạng
booking của tồn bộ các căn hộ của bạn trên tất cả các trên
booking mà bạn đồng bộ với Your Porter App.
Bước 5: Các tiện nghi khác của Your Porter App. Không chỉ

dừng lại ở các kênh booking. Your Porter App còn nhiều hơn
thế!


Login và giao diện chính
Các bạn vào đường link chọn Login

Sau khi đã login vào Your Porter, các bạn sẽ thấy một giao diện như
hình phía trên. Đây là Timeline thời gian check-in và check-out từ căn
hộ cho thuê của các bạn.
Tại thanh công cụ, các bạn nhấn vào “More” để chuyển sang Bước 1.


Bước 1: Add listings

Tại “More”, các bạn thấy dòng chữ “Your listings”. Các bạn nhấn vào
mũi tên.

Sau khi nhấn vào “Your listings” đây là giao diện các bạn sẽ nhìn
thấy. Các bạn nhấn vào dòng chữ “Add New Listing” để thêm vào căn
hộ/phòng mà các bạn cần quản lý trên Your Porter.


Tại phần Add New Listing, Your Porter App có hướng dẫn cho bạn
cách để thêm vào căn hộ/phòng. Các bạn chỉ việc nhấn vào dịng chữ
“What is this?”. Mình đã chụp lại toàn bộ hướng dẫn cho các bạn dưới
đây.

Sau khi đã copy link, các bạn dán vào phần link vào ô “Your Airbnb
Calendar Link”. Dưới đây là giao diện các bạn sẽ nhìn thấy.

Các bạn đặt tên cho Listing tại “Listing’s Nickname” và chọn nhóm
cho Listing của bạn tại “Select Group”. Sau đó các bạn nhấn vào “Add
Listing” và bấm “Ok”.

Đây là giao diện các bạn sẽ thấy khi đã hoàn thành xong bước Add
Listings


Bước 2: Gửi tin nhắn tự động cho khách

Tại phần Messaging, các bạn chọn “Message Templates” để tạo tin
nhắn mẫu.

Tại bước này, các bạn sẽ thấy 2 tin nhắn/email mẫu mà Your Porter
App đã soạn sẵn. 2 mẫu này dùng để gửi ở 2 trường hợp khác nhau:
đầu tiên là mẫu dùng cho trường hợp một tuần trước khi khách checkin và thứ hai là sau khi khách đã xác nhận đặt phịng. Các bạn có thể
thêm nhiều mẫu tin khác và chỉnh sửa theo ý thích. Bạn chỉ cần nhấn
vào mũi tên tại mẫu tin muốn chỉnh sửa mà thôi.


Đây là mẫu tin/email và form điền thông tin mà khách sẽ nhận được
khi bạn chọn gửi đi tin nhắn/mail tại phần Messaging > Send Single
Message. Kèm theo đó là thông báo về thời tiết/nhiệt độ tại nơi căn
hộ mà khách sẽ thuê.

Tại phần Messaging >
Auto Review của Your
Porter App các bạn chỉ
việc login account tài
khoản Airbnb để Your
Porter có thể truy cập tài
khoản Airbnb của bạn và
tự động review về khách
hàng của bạn theo cài
đặt. Bạn ln có thể
thay đổi truy cập của
Your Porter App trong
phần More > Profile.


Tiếp theo đến phần Message Automation

Tại bước này, các bạn chọn “Create New Rule” để tạo một quy định
cho việc gửi tin nhắn/email/airbnb message.


Mình sẽ làm ví dụ đối
với email. Tại bước
“Schedule” mình sẽ tạo
một quy định khi gửi tin
nhắn cho khách. Ví dụ
như trong hình mình
muốn gửi tin nhắn cho
khách trước 1 ngày khi

khách check-in và tin
nhắn sẽ gửi vào lúc
16:00 - 17:00 theo giờ
địa phương. Mình sẽ
việc chọn theo yêu cầu
bản thân, sau đó nhấn
vào Continue.


Tiếp theo các bạn sẽ
chọn mẫu tin mà mình
đã tạo tại bước đầu
của Bước 2.
Sau đó các bạn nhấn
Confirm để xác nhận.
Các bước này cũng sẽ
được lập lại tương tự
với việc gửi tin nhắn
hay gửi bằng Airbnb
Message.


Tại 2 phần “Airbnb Inbox” và “Auto Inquiry Response”, các bạn sẽ
phải đăng nhập tài khoản host của các bạn để Your Porter App có thể
tự động trả lời các tin nhắn hỏi về thông tin của khách.


Bước 3: Gửi tin nhắn công việc
Một trong những lợi ích khác của Your Porter App đó là khơng chỉ gửi
tin nhắn tự động cho khách hàng, Your Porter App cịn có chức năng

gửi tin nhắn cơng việc đến từng người trong nhóm của bạn

Trên thanh cơng cụ, các bạn chọn Tasks > Teammates

Sau khi đã nhấn vào Teammates, các bạn chọn Add New Teammate
để thêm vào thành viên của nhóm bạn. Lúc này sẽ có một thơng báo
xuất hiện, các bạn nhập Họ, Tên, Email và Số điện thoại sau đó nhấn
Save.


Sau khi đã thêm vào thành viên nhóm, các bạn chọn Task
Automation > Create New Automation Rule để Your Porter sẽ gửi các
tin nhắn/email đến với nhóm của bạn. Bên dưới là ví dụ của mình

Sau khi đã chọn “Create New Automation Rule”. Ví dụ các bạn muốn
gửi một tin nhắn đến anh/chị dọn dẹp phòng/căn hộ trong team các
bạn, các bạn nhấn vào dòng chữ cleaning.


Ví dụ trong hình, mình muốn
gửi tin nhắn u cầu dọn
phòng/căn hộ trước khi
khách check-in 1 ngày và tin
nhắn này sẽ được gửi vào
lúc 8:00 - 9:00
Sau khi đã chọn xong các
yêu cầu, các bạn nhấn
Continue.

Tiếp theo, các bạn chọn

listing sẽ nhận được tin
nhắn bàn giao cơng việc.
Sau đó nhấn Continue.


Tiếp theo, các bạn chọn gửi tin bàn giao công việc theo phương thức
SMS hay Email. Xong đó các bạn chọn OK
“Content of Daily Task
Form” sẽ là những
thông tin mà teammate
bạn gửi tin nhắn cơng
việc có thể nhận được.
Ví dụ với cleaning, thì
chỉ cần biết giờ khách
check-in và check-out
để dọn dẹp. Các bạn chỉ
cần chọn những thông
tin cần thiết thôi.
Tiếp đó các bạn nhấn
Continue.


Sau cùng, Your Porter App
sẽ mô tả lại một cách
ngắn gọn nhất về quy định
bàn giao công việc của
teammate mà bạn đã
chọn. Nếu đã đúng với
những yêu cầu của bạn,
bạn chọn “Confirm”, sau

đó chọn “Done” để hồn
thành.

Tại phần Tasks > Create
Manual Tasks, các bạn sẽ
tạo thêm nhiều công việc
mà hệ thống Your Porter
App khơng tạo sẵn, trình
tự cũng tương tự như
Cleaning.


Bước 4: Calendar

Tại giao diện của Calendar, các bạn sẽ được nhìn tổng quát lịch
booking của khách tại tất cả các listings mà bạn đang có, cũng như
tại tất cả các kênh kinh doanh mà bạn đã đồng bộ lịch. Việc này giúp
cho bạn dễ dàng nắm bắt được tình trạng phịng/căn hộ của mình.
Cũng như hạn chế việc overbook do khơng thể kiểm sốt được lịch
booking của khách


Bước 5: Tiện nghi khác
Trừ việc quản lý các booking
tại các kênh khác nhau, Your
Porter App cịn có thể thêm
các booking của khách vãng
lai thông qua More > Add
New Reservation

Sau khi đã chọn Add New
Reservation. Your Porter
App yêu cầu các bạn nhập
các thông tin như: căn hộ
được book, ngày và giờ
check-in, ngày và giờ checkout cùng Họ tên, số điện
thoại và Email khách. Sau
khi đã nhập xong, các bạn
nhấn vào Submit.
Việc book phòng/căn hộ
của khách vãng lai cũng sẽ
được
đồng
bộ
vào
Canlendar của các bạn

Cảm ơn đã theo dõi, chúc các bạn thành công