KHẢO SÁT VÀ TÌM HIỂU HỆ THỐNG FLECTRA_Hệ thống ERP
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.19 MB, 52 trang )
ĐẠI HỌC UEH
TRƯỜNG CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT KẾ
KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN KINH DOANH
Đồ án kết thúc mơn học
Giới thiệu hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Đề tài:
KHẢO SÁT VÀ TÌM HIỂU HỆ THỐNG FLECTRA
Giảng viên hướng dẫn: NCS.TS Võ Hà Quang Định
Mã học phần: 21C1INF50901702
Danh sách sinh viên thực hiện:
Huỳnh Thị Bé Huyền
: 31191025761
Nguyễn Thị Hồng Thúy
: 31191026675
Nguyễn Ngọc Bảo Trân
: 31191025797
Lê Cao Tuệ
: 31191026027
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 10 năm 2021
MỤC LỤC
I. TỔNG QUAN HỆ THỐNG: ......................................................................................... 3
1. Giới thiệu khái qt: .................................................................................................... 3
2. Mơ hình triển khai:....................................................................................................... 3
a. Đặc điểm: ................................................................................................................. 3
b. Chi phí:..................................................................................................................... 3
c. Ưu và nhược: ............................................................................................................ 4
3. Phân tích SWOT: ......................................................................................................... 5
4. Hệ thống chức năng: .................................................................................................... 6
II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CHỨC NĂNG CỦA FLECTRA: .................................. 8
1. Phân tích hệ thống chức năng Sales (Bán hàng):......................................................... 8
a. Mục tiêu: .................................................................................................................. 8
b. Phân tích mơ hình chức năng: .................................................................................. 8
2. Phân tích chức năng Purchase (Mua hàng): ................................................................. 9
a. Mục tiêu: .................................................................................................................. 9
b. Phân tích mơ hình chức năng: ................................................................................ 10
3. Phân tích chức năng Inventory (Kho vận): ................................................................ 11
a. Mục tiêu: ................................................................................................................ 11
b. Phân tích mơ hình chức năng: ................................................................................ 11
4. Phân tích hệ thống chức năng Accounting (Kế toán) ................................................ 12
a. Mục tiêu: ................................................................................................................ 12
b. Phân tích mơ hình chức năng: ................................................................................ 14
III. MƠ TẢ QUY TRÌNH: .............................................................................................. 17
1. Quy trình Sales ( Bán hàng): ...................................................................................... 17
a. Sơ đồ quy trình: ...................................................................................................... 17
b. Mơ tả quy trình: ..................................................................................................... 17
1
2. Quy trình Purchase (Mua hàng): ................................................................................ 26
a. Sơ đồ quy trình: ...................................................................................................... 26
b. Mơ tả quy trình: ..................................................................................................... 26
3. Quy trình Inventory (kho vận): .................................................................................. 29
a. Sơ đồ quy trình: ...................................................................................................... 29
b. Mơ tả quy trình: ..................................................................................................... 29
4. Quy trình Accounting (kế tốn): ................................................................................ 33
a. Sơ đồ quy trình: ...................................................................................................... 33
b. Mơ tả quy trình: ..................................................................................................... 34
IV. KẾT LUẬN: ............................................................................................................... 45
1. Thị trường ERP ở Việt Nam: ..................................................................................... 45
2. Hệ thống Flectra giải quyết được các vấn đề gì và hướng đến khách hàng là gì? .... 46
3. Khả năng triển khai tại Việt Nam: ............................................................................. 47
a. Thuận lợi: ............................................................................................................... 47
b. Khó khăn và thách thức: ........................................................................................ 48
4. So sánh Flectra và Microsoft Dynamic: .................................................................... 49
Tài liệu tham khảo: .......................................................................................................... 51
2
I. TỔNG QUAN HỆ THỐNG:
1. Giới thiệu khái quát:
Với hơn 100.000 người dùng, Flectra là phần mềm ERP và CRM nguồn mở đang phát triển
nhanh nhất. Hệ thống ERP mã nguồn mở linh hoạt, giàu tính năng và tiết kiệm chi phí với
thiết kế module mạnh mẽ bao gồm tất cả các khía cạnh thiết yếu như CRM, Mua hàng,
CMS, Quản lý dự án, Bán hàng, Hàng tồn kho, Điểm bán hàng, Bộ phận hỗ trợ, Kế toán,
Nguồn nhân lực, Sản xuất và Tiếp thị tự động hóa.
Hỗ trợ khách hàng đẳng cấp thế giới cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mơ: Flectra giúp
đơn giản hóa quy trình hỗ trợ của doanh nghiệp. Quản lý các vấn đề của khách hàng, theo
dõi năng suất và thêm các tác nhân không giới hạn vào hệ thống đa năng dựa trên điện toán
đám mây. Flectra cung cấp tất cả các chức năng mà một phần mềm ERP cần. Các chức
năng đặc biệt có thể dễ dàng được trang bị thêm nhờ các ứng dụng có sẵn và một khn
khổ rất tốt cho các nhà phát triển. Flectra cung cấp một CMS trực quan và một giải pháp
cửa hàng trực tuyến hoàn chỉnh.
Flectra được sử dụng phổ biến với khách hàng hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Ngồi
ra các cơng ty sản xuất nhỏ hơn cũng có thể sử dụng Flectra rất tốt.
2. Mơ hình triển khai:
Flectra được tạo ra dựa trên ngơn ngữ lập trình được sử dụng là Python và Postgresql
framework. Hệ thống phần mềm đa nền tảng sử dụng được trên Cloud, Windows, Mac,
Linux, iPhone, iPad và Android.
a. Đặc điểm:
- Thiết kế module mạnh mẽ bao gồm tất cả các khía cạnh thiết yếu của một doanh nghiệp.
- Hệ thống ERP và CRM nguồn mở cho doanh nghiệp.
- Hệ thống thông tin kinh doanh thế hệ tiếp theo giúp phát triển doanh nghiệp.
- Dùng thử miễn phí, khơng cần thẻ tín dụng.
- Bộ ứng dụng kinh doanh cơ bản.
b. Chi phí:
Flectra cung cấp đăng ký dùng thử/ trả phí với các gói trả phí bắt đầu từ $ 4,00/tháng.
Flectra khơng cung cấp bất kỳ gói miễn phí nào, nhưng một bản dùng thử cho phép khách
hàng thử các giải pháp trước khi chọn đăng ký trả phí. Khơng cần thẻ để thử Flectra. Và
mức các gói định giá Flectra dựa trên các đặc điểm sau:
3
- Giới hạn và không giới hạn ứng dụng.
- Hỗ trợ email và vé.
- Hỗ trợ ưu tiên.
- Bộ nhớ từ 50 GB đến 200 GB.
c. Ưu và nhược:
• Ưu điểm:
- Ưu điểm lớn nhất của Flectra là cấu trúc phần mềm tối ưu cũng như khả năng dễ dàng
mở rộng hoặc điều chỉnh phần mềm. Kiểm soát và chuyển đổi doanh nghiệp với sự trợ
giúp của Flectra Business.
- Dữ liệu kinh doanh an toàn: Bảo vệ dữ liệu kinh doanh quan trọng khỏi bị truy cập và sử
dụng trái phép. Dữ liệu doanh nghiệp được an toàn, bảo mật và riêng tư.
- Thực tế, hỗ trợ con người: Flectra ln sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp khi có khó khăn.
- Sẵn sàng cho tương lai: Ln đón đầu xu thế để kịp thay đổi các tính năng để phù hợp
với nhu cầu của khách hàng, của doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt: kho ứng dụng trên Flectra đa dạng, Flectra sẽ phù hợp với mọi loại hình
doanh nghiệp ( đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ).
- Dễ dàng tích hợp: Flectra là ERP mã nguồn mở, cho phép doanh nghiệp tích hợp với bất
cứ phần mềm nào mà khơng giới hạn. Từ đó doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản
lý phần mềm để phục vụ quy trình riêng của mỗi doanh nghiệp.
- Gía thành hợp lý: Flectra phù hợp với bất kỳ doanh nghiệp nào từ lớn đến nhỏ. Vì nếu
một doanh nghiệp nhỏ sử dụng ít module thì chi phí chi trả cho chức năng đó sẽ thấp. Tùy
vào loại chức năng, doanh nghiệp có thể nâng cấp lên các gói khác cao hơn. Việc này giúp
doanh nghiệp linh hoạt hơn với nhu cầu của minh. Ngoài ra Flectra cũng hỗ trợ sử dụng
dùng thử trước khi trả phí đăng ký.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: với một người mới bắt đầu sử dụng Flectra, khơng cần
tốn q nhiều thời gian để”có thể sử dụng thành thạo ứng dụng này. Các chức năng đều
được sắp xếp hợp lý và dễ nhìn, dễ hiểu và dễ sử dụng.”
• Nhược điểm:
- Khó khăn trong việc thiết lập: việc thiết lập Flectra không hề dễ dàng. Người cài đặt địi
hỏi kĩ năng lập trình mới có thể cài đặt được Flectra này. Điều này có thể gây cản trở
4
doanh nghiệp vừa mất thời gian, vừa mất công sức và đặc biệt là thiếu nhân sự trong lĩnh
vực này.
- Thiếu sự hỗ trợ từ Flectra: đây là một phần mềm ở nước ngoai được các doanh nghiệp
sử dụng trên toàn thế giới, việc nhận sự hỗ trợ trực tiếp từ Flectra thật sự khó khăn và hiếm
có. Điều nãy sẽ gặp vấn đề là các khó khăn sẽ khơng được xử lý trọn vẹn hoặc chi tiết.
- Khó khăn trong việc duy trì hệ thống:” có nhiều chức năng khơng đáp ứng được tồn bộ
nhu cầu của doanh nghiệp và cần liên kết một số phần mềm bên thứ ba. Và doanh nghiệp
phải linh hoạt trong việc tích hợp các tính năng này. Mặc dù cộng đồng sử dụng ERP rất
nhiều nhưng việc duy trì hệ thống ERP Flectra địi hỏi kiến thức lập trình phần mềm để”xử
lí. Hơn nữa, đội ngũ nhân viên phải thật sự có chuyên mơn nhất định mới có thể xử lý được.
3. Phân tích SWOT:
Strength
Week
Giả cả phải chăng, có 2 gói cơ bản và nâng Khơng hỗ trợ loại hình doanh nghiệp
cao để lựa chọn, ngoài ra Flectra cũng hỗ agency.
trợ tùy chỉnh riêng theo nhu cầu của doanh Không hỗ trợ vé hỗ trợ khách hàng.
nghiệp
Tích hợp được với hơn 50 hệ thống của các
đơn vị khác.
Hỗ trợ trên Android, IOS và hầu như tất cả
các nền tảng máy tính phổ biến hiện nay.
Hỗ trợ nâng cấp phiên bản mới miễn phí.
Opportunity
Threat
Phù hợp với các doanh nghiệp SMEs - dự Sự nghi ngờ, phản đối đến từ bộ phận quản
đoán là một trong những xu hướng doanh lý và thậm chí cả nhân viên doanh nghiệp.
nghiệp đang và sẽ phát triển mạnh mẽ trong Rủi ro về bảo mật dữ liệu doanh nghiệp.
tương lai.
Ngày càng nhiều doanh nghiệp cung cấp
giải pháp ERP ra đời, đặc biệt nhắm vào
doanh nghiệp SMEs, là một thị trường
tương đối mới.
5
4. Hệ thống chức năng:
Flectra là một ERP nền tảng phần mềm dựa trên mã nguồn mở mà được sử dụng cho các
mục đích của q trình kinh doanh của một cơng ty. Doanh nghiệp có thể dễ dàng sửa đổi
hoặc định cấu hình các module chức năng được cung cấp sẵn trên nền tảng Flectra sao cho
phù hợp với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp bạn với chi thấp hơn nhiều so với khi bạn
triển khai các hệ thống ERP mã nguồn đóng.
Ngồi ra vì Flectra là một phần mềm mã nguồn mở nên nó sẽ mang đến lợi ích về trách
nhiệm giải trình. Flectra được quan sát liên tục để đảm bảo rằng tất cả những thay đổi được
thực hiện đối với cốt lõi của nó thực sự có lợi cho người dùng. Điều này sẽ mang đến sự
yên tâm rất lớn cho các doanh nghiệp khi sử dụng Flectra.
Hệ thống Flectra có chức năng tồn diện bao gồm:
- CRM (Customer Relationship Management - Quản lý quan hệ khách hàng): Giải pháp
CRM thông minh cho các doanh nghiệp. Xem tổng quan 360 độ về khách hàng của doanh
nghiệp. Biết danh bạ, lịch sử và hành vi của họ để dự đoán nhu cầu của họ và đưa ra các
giải pháp đáp ứng nhu cầu đó.
- Sales (Bán hàng): Mở khóa các cơ hội bán hàng lớn với phần mềm tự động hóa lực lượng
bán hàng mạnh mẽ. Flectra Sales CRM trang bị cho doanh nghiệp bộ công cụ phù hợp để
dễ dàng chuyển đổi khách hàng tối đa, bán thêm và quản lý các mối quan hệ sau bán hàng.
- Accounting (Kế toán): Phần mềm kế toán dựa trên đám mây mạnh mẽ, hiệu quả và thanh
lịch. Flectra là Hệ thống Kế toán Nguồn Mở dễ sử dụng để theo dõi các hoạt động quản lý
tiền bạc của bạn và có được cái nhìn tồn cảnh về chi phí, doanh thu, ngân sách, hóa đơn,
v.v. của doanh nghiệp.
- Purchase (Mua): Đơn giản hóa quy trình mua hàng để thanh toán và cải thiện khả năng
hiển thị chi tiêu của doanh nghiệp. Mua nguyên liệu thô, quản lý nhà cung cấp, tự động
hóa các giao dịch chính và hiểu chi tiêu từ mọi nơi với giải pháp dựa trên đám mây. Phần
mềm Quản lý Mua hàng Flectra dễ cài đặt, truy cập thuận tiện và được thiết kế thơng minh
để giảm thời gian và sai sót trong q trình mua sắm.
- Inventory (Kiểm kê): Phần mềm quản lý kho mạnh mẽ để theo dõi hàng tồn kho và kiểm
sốt kho hàng. Kiểm sốt hồn tồn việc xử lý đơn đặt hàng, dự trữ lại, mã vạch, kiểm
toán, báo cáo và quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực trên toàn bộ chuỗi cung ứng với
Hệ thống quản lý hàng tồn kho Flectra.
6
- Human Resource (Nguồn nhân lực): Phần mềm trực quan và mạnh mẽ để Quản lý nguồn
nhân lực thông minh hơn. Giúp quản lý tốt và đơn giản hóa mọi hoạt động quản trị nhân
sự. Các cài đặt có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của quy trình cơng việc thậm chí
phức tạp của tổ chức.
- CMS (Content Management System - Hệ quản trị nội dung): Xuất bản, quản lý và quảng
bá nội dung của tổ chức với hệ quản trị nội dung vô cùng tốt, chất lượng. Flectra CMS là
ngôi nhà của doanh nghiệp trên internet. Sử dụng các công cụ quản lý nội dung nâng cao
để tạo, chỉnh sửa, xuất bản và quản lý nội dung của bạn. Flectra CMS là một trang web,
blog, trang thương mại điện tử và trang dành cho thiết bị di động, tất cả được nén thành
một công cụ hiệu suất cao cho các nhà lãnh đạo hiện tại và tương lai của internet.
- POS (Point of Sale - Điểm bán hàng): Phần mềm POS thế hệ tiếp theo giúp doanh nghiệp
phát triển. Một hệ thống điểm bán hàng mang tính cách mạng được thiết kế riêng cho nhu
cầu kinh doanh của bạn. Chấp nhận các khoản thanh toán từ khách hàng của doanh nghiệp
khi đang di chuyển chỉ trong vài giây và thiết lập doanh nghiệp để thành công.
- Manufacturing (Sản xuất): Một giải pháp ERP được tải nhiều tính năng để quản lý sản
xuất và bảo trì. Dựa trên đám mây dành cho các nhà sản xuất hợp lý hóa, tự động hóa và
cải thiện hoạt động của họ từ mua sắm đến quản lý hàng tồn kho, quản lý kho hàng, tài
chính tồn cầu và quản lý đơn đặt hàng.
- Project Management (Quản lý dự án): Cộng tác, điều phối và chuyển đổi mọi dự án thành
một. Tổ chức tất cả các dự án của doanh nghiệp hiệu quả. Chuẩn bị cho thành công bằng
cách thiết lập các cơng việc rõ ràng, thời hạn có thể đạt được và môi trường hợp tác cho
nhân viên của doanh nghiệp.
- HelpDesk (Bộ phận hỗ trợ): Đơn giản hóa quy trình hỗ trợ của doanh nghiệp. Quản lý
các vấn đề của khách hàng, theo dõi năng suất và thêm các tác nhân không giới hạn vào hệ
thống đa năng dựa trên đám mây.
- Marketing Automation (Tự động hóa Marketing): Tự động hóa tạo khách hàng tiềm năng,
thu hút khách hàng, chuyển đổi và bán hàng cao cấp. Làm phong phú thêm các chiến dịch
tiếp thị của doanh nghiệp với Công cụ tự động hóa Marketing Flectra tồn diện, kết hợp
tiếp thị qua email, CRM và phân tích để nâng cao khả năng tiếp cận và nhân rộng số lượt
chuyển đổi của doanh nghiệp.
7
II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CHỨC NĂNG CỦA FLECTRA:
1. Phân tích hệ thống chức năng Sales (Bán hàng):
a. Mục tiêu:
Bán hàng là một module cung cấp các chức năng xung quanh bán hàng như: dễ dàng
chuyển đổi khách hàng tối đa, bán thêm và quản lý các mối quan hệ sau bán hàng. Cụ thể:
- Đề xuất nhanh, hợp đồng và tạo báo giá.
- Lập hóa đơn, thuế, thu thập và báo cáo tích hợp.
- Nhóm bán hàng nhanh hơn, thông minh hơn và được trao quyền: giao tiếp nhanh hơn và
phản hồi nhanh hơn; quản lý tất cả các đơn đặt hàng và khách hàng; hệ thống tích hợp với
CRM, kế tốn và các cơng cụ khác; Quản lý Sản phẩm, biến thể và giá cả.
- Theo dõi mọi thứ và cải thiện các yếu tố góp phần tạo ra doanh thu: theo dõi nhận xét để
quản lý lịch sử đề xuất; phân tích và báo cáo khách hàng; ghi nhận doanh thu.
b. Phân tích mơ hình chức năng:
STT
1
Function
Input
Mẫu báo - Thông tin bắt buộc:
giá
Output
Mẫu báo giá
+ Dữ liệu khách hàng
+ Dữ liệu sản phẩm, danh sách giá
+ Danh sách giá
+ Hạn ngày xác nhận báo giá
+ Điều khoản thanh tốn, chính sách giao
hàng
+
Mẫu báo giá có sẵn
- Các dịng sản phẩm tùy chọn: sản phẩm, mơ
tả, Số lượng, Đơn giá, Thuế, Tổng phụ
- Thông tin khác
2
Đơn hàng - Thông tin bắt buộc:
bán
Đơn hàng bán
+ Dữ liệu khách hàng
+ Dữ liệu sản phẩm, danh sách giá
- Điều khoản thanh tốn và chính xác giao hàng
8
3
Nhóm bán Phân tích bán hàng
Báo cáo các chỉ số
hàng
liên quan thơng
qua số liệu và biểu
đồ tại các nhóm
bán hàng
4
Customer
- Thông tin bắt buộc:
Dữ
+ Tên
liệu
khách
hàng
+ Địa chỉ
+ Mã số thuế
+ Số điện thoại
+ Website Link
+ Ngôn ngữ
- Mua & Bán:
+ Bán hàng: Nhân viên bán hàng; Điều
khoản thanh toán; Khách hàng
+ Mua hàng: Điều khoản thanh toán;
Phương thức thanh toán; Là một nhà
cung cấp
+ Điểm bán hàng: mã vạch
+ Thơng tin tài khóa: Vị trí tài khóa
+ Tham chiếu
- Lập hóa đơn: tài khoản ngân hàng
2. Phân tích chức năng Purchase (Mua hàng):
a. Mục tiêu:
Phần mềm Quản lý Mua hàng Flectra dễ cài đặt, truy cập thuận tiện và được thiết kế thông
minh để giảm thời gian và sai sót trong q trình mua sắm. Đơn giản hóa quy trình mua
hàng để thanh tốn của doanh nghiệp và cải thiện khả năng hiển thị chi tiêu của doanh
nghiệp. Flectra giúp doanh nghiệp:
- Mua hàng tự động: Tự động gửi RFQ và PO đến các nhà cung cấp khi mức tồn kho đạt
đến mức còn hàng. Thực hiện các khoản thanh tốn chính tự động.
- Quản lý quy tắc kinh doanh: Đặt các quy tắc tùy chỉnh để phê duyệt quy trình cơng việc,
ngân sách và giới hạn mua hàng cũng như ngày giao hàng. Quản lý quyền của người dùng,
9
trao quyền cho người quản lý bộ phận đặt hàng với đầy đủ tính minh bạch và định cấu hình
nó theo nhu cầu của doanh nghiệp.
- Quản lý hàng tồn kho thơng minh: Dự báo chính xác về lượng hàng tồn kho từ các đơn
mua hàng, đơn bán hàng và quy trình sản xuất đã được xác nhận để tối ưu hóa lượng hàng
tồn kho và giảm thiểu chi phí tồn kho.
b. Phân tích mơ hình chức năng:
STT
1
Modules
Input
Output
u
cầu - Các thông tin bắt buộc sau: - Bản báo giá (RFQ)
báo
giá + Nhà cung cấp
- PO chưa được xác nhận
+ Tiền tệ
(RFQ)
- Báo cáo thống kê dữ liệu báo giá
+ Ngày đặt hàng
+ Tham chiếu cho Đối tác
+ Các dòng Đơn mua
+ Sản phẩm
+ Mô tả
+ Ngày nhận;
+ Số lượng
+ Đơn vị tính
+ Đơn giá, Thuế
+ Các điều khoản mua hàng và
điều khoản thanh toán.
2
Đơn mua
- Bảng báo giá (RFQ)
Đơn mua, Dữ liệu nợ nhà cung cấp
- Thông tin nhà cung cấp
trong sổ kế tốn, Báo cáo thống kê
mua hàng
3
Tích
hợp - Đơn hàng
với Kho
4
- Phiếu nhận hàng
- Thông tin sản phẩm
- Thơng tin hàng hóa cần nhập kho
- Thơng tin kho
- Thông tin nhận hàng
Báo cáo & - Các đơn đặt hàng
Phân tích
- Báo cáo kiểu đồ thị: Đồ thị
- Thơng tin nhà cung cấp
đường, Đồ thị cột, Đồ thị hình
- Thông tin sản phẩm
bánh
10
- Dữ liệu yêu cầu báo giá
- Phân tích bằng giao diện Pivot:
- Thơng tin kho
Phân tích theo các tiêu chí đa
chiều, Theo Kho Nhận hàng, Theo
Nhà cung cấp, Theo Sản phẩm,...
- Phân tích theo nhiều thước đo
(KPI khác nhau): Số lượng mua,
Giá bình qn, Giá tổng,...
3. Phân tích chức năng Inventory (Kho vận):
a. Mục tiêu:
- Phân hệ Inventory cung cấp cho doanh nghiệp khả năng quản lý các sản phẩm theo từng
phạm vi cụ thể như sản phẩm nhận, sản phẩm giao cho khách hàng, sản phẩm sản xuất, sản
phẩm giao cho điểm bán hàng.
- Hệ thống tìm kiếm và lọc các sản phẩm trong quản lý kho thực sự đa dạng, phù hợp với
hầu hết doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
- Với Flectra, nhân viên có thể lấy được báo cáo liên quan đến việc quản lý kho vận chỉ
với 1 vài thao tác cơ bản. Bên cạnh đó, Flectra cịn có khả năng đưa ra dự báo dựa vào xu
hướng thay đổi của dữ liệu.
- Flectra hỗ trợ người dùng quản lý ở mức độ sâu hơn bằng cách đưa ra các cảnh báo dựa
vào thuật toán AI về sự chậm trễ hoặc các ghi nhận bất thường và đáng ngờ.
- Song song đó, Flectra cũng đưa ra phân tích dựa vào dữ liệu ghi nhận được, giúp người
dùng có cái nhìn tổng quan trong việc quản lý kho vận.
b. Phân tích mơ hình chức năng:
STT
Modules
Input
Output
1
Quản lý
-
Người gửi
-
Biên nhận mới
biên
-
Ngày ghi nhận
-
Phân tích phụ thuộc
nhận
-
Tài liệu nguồn
-
Chi tiết sản phẩm
-
Số lượng
-
Nhân viên chịu trách nhiệm
-
Ghi chú
nhà cung cấp
11
2
3
4
5
Quản lý
-
Địa chỉ người nhận
-
Hóa đơn giao hàng
đơn giao
-
Thơng tin liên hệ
-
Tình trạng giao hàng
hàng
-
Chi tiết sản phẩm
-
Số lượng
-
Nhân viên chịu trách nhiệm
-
Chính sách giao hàng
-
Ghi chú
Quản lý
-
Chi tiết sản phẩm
hàng hóa
-
Số lượng
sản xuất
-
Hóa đơn vật liệu thơ
-
Tình trạng sản xuất
-
Ngày ghi nhận
-
Cảnh báo tiến độ
-
Nhân viên chịu trách nhiệm
-
Ghi chú
Quản lý
-
Địa chỉ điểm bán yêu cầu
-
Hóa đơn giao hàng
yêu cầu
-
Chi tiết sản phẩm
-
Phân tích tình trạng
hàng hóa
-
Số lượng
nhập hàng của điểm
ở điểm
-
Ngày ghi nhận
bán
bán
-
Chính sách giao hàng
-
Nhân viên chịu trách nhiệm
-
Ghi chú
-
Thông tin của các module
Báo cáo
của đơn cụ thể
-
Cảnh báo giao hàng trễ
-
Quá trình sản xuất
được ghi nhận
-
Báo cáo theo yêu cầu
quản lý
tình
trạng
-
Dạng báo cáo
kho
-
Phạm vi báo cáo
4. Phân tích hệ thống chức năng Accounting (Kế tốn)
a. Mục tiêu:
Flectra Accounting là một ứng dụng kế tốn hồn chỉnh và mạnh mẽ. Tự động hóa các quy
trình là cốt lõi của sự phát triển của nó với sự tích hợp hồn hảo của nó với tất cả các ứng
dụng Flectra và với các tính năng như kế tốn, ngân hàng, đối chiếu và mơ hình đối chiếu.
- Kế tốn kép (Double-entry bookkeeping): tự động tạo tất cả các mục nhật ký cho mỗi
giao dịch kế toán của doanh nghiệp như hóa đơn khách hàng, đơn đặt hàng tại điểm bán
hàng, chi phí, di chuyển, hàng tồn kho,… tất cả các bút toán ghi sổ được cân đối tự động
(tổng ghi nợ = tổng ghi có).
12
- Phương pháp Cơ sở Tích lũy và Tiền mặt (Accrual and Cash Basis Methods): hỗ trợ cả
báo cáo kế tốn dồn tích và kế tốn tiền mặt. “Cho phép doanh nghiệp báo cáo thu nhập,
chi phí tại thời điểm các giao dịch xảy ra (cơ sở dồn tích), hoặc khi thanh toán được thực
hiện hoặc nhận “(cơ sở tiền mặt).
- Đa tiền tệ (Multi-currencies): Giao dịch được ghi lại bằng đơn vị tiền tệ mặc định của
công ty. Đối với các giao dịch xảy ra bằng đơn vị tiền tệ khác, Flectra lưu trữ cả giá trị
bằng đơn vị tiền tệ của công ty và giá trị bằng đơn vị tiền tệ của giao dịch. Flectra có thể
tạo ra lãi và lỗ tiền tệ sau khi đối chiếu các khoản mục trong sổ nhật ký.
- Tiêu chuẩn quốc tế (International Standards): Kế toán cốt lõi của Flectra thực hiện các
chuẩn mực kế toán chung cho tất cả các quốc gia.
- Các khoản phải thu và phải trả (Accounts Receivable and Payable): “Flectra sử dụng một
tài khoản duy nhất cho tất cả các mục phải thu của tài khoản và một tài khoản cho tất cả
các mục phải trả của tài khoản. Khi các giao dịch được liên kết với khách hàng hoặc nhà
cung cấp, doanh nghiệp sẽ nhận được các báo cáo để thực hiện phân tích.”
- Nhiều loại báo cáo tài chính (Wide range of financial reports): Tạo báo cáo tài chính
trong thời gian thực. Các báo cáo của Flectra đa dạng từ báo cáo kế toán cơ bản đến các
báo cáo quản lý nâng cao. Cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh báo cáo của riêng mình dựa
trên các công thức của riêng doanh nghiệp.
- Nhập nguồn cấp dữ liệu ngân hàng tự động (Import bank feeds automatically): Flectra
giúp việc điều chỉnh ngân hàng trở nên dễ dàng bằng cách thường xuyên nhập các dòng
sao kê ngân hàng từ trực tiếp vào tài khoản Flectra của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể
xem hàng ngày về dịng tiền của mình mà khơng cần phải đăng nhập vào ngân hàng trực
tuyến hoặc chờ sao kê ngân hàng giấy của doanh nghiệp.
- Tính thuế doanh nghiệp nợ cơ quan thuế (Calculate the tax you owe your tax authority):
“tính tổng tất cả các giao dịch kế tốn cho kỳ tính thuế của bạn và sử dụng các tổng số này
để tính nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Sau đó, doanh nghiệp có thể kiểm tra thuế bán
hàng của mình bằng cách chạy Báo cáo Thuế của Flectra.”
- Định giá hàng tồn kho (Inventory Valuation): hỗ trợ cả định giá hàng tồn kho định kỳ và
vĩnh viễn. Các phương pháp có sẵn là giá tiêu chuẩn, giá trung bình, LIFO và FIFO.
- Tính toán Lợi nhuận giữ lại một cách dễ dàng (Easy retained earnings): Flectra tự động
tính tốn thu nhập năm hiện tại của doanh nghiệp theo thời gian thực bằng cách tự động
báo cáo số dư lãi lỗ vào báo cáo bảng cân đối kế tốn nên khơng cần ghi nhật ký cuối năm
hoặc chuyển khoản.
13
b. Phân tích mơ hình chức năng:
STT
1
Modules
Sơ
đồ
Inputs
tài - Các giao dịch tài chính
Outputs
- Sơ đồ tài khoản
khoản (Chart - Hóa đơn
of Accounts)
- Chứng từ kế toán
- Sổ nhật ký
- Tên tài khoản
- Loại tài khoản
- Số tài khoản
- Các dữ liệu khác
2
Hóa đơn bán - Đơn đặt hàng, Giấy xuất kho, - Danh sách các hoá đơn khách
hàng
(Sales báo giá
Invoice)
hàng
- Thơng tin bắt buộc: Báo giá - Tình trạng các hoá đơn khách
hàng loạt, hồ sơ bán hàng, hàng
khách hàng, ngày lập hóa đơn, - Tình trạng thanh tốn của
ngày đáo hạn,..
khách hàng
- Kích thước tính tốn
- Chi tiết về đơn đặt hàng của
khách hàng
- Thông tin sản phẩm
- Chiết khấu tiền mặt
- Các điều khoản thanh tốn và
trả góp
- Tiền tệ và bảng giá
- Thuế và các chi phí;
- Các điều khoản và điều kiện
- Điều khoản thanh toán
- Các thông tin khác
14
3
Khách hàng - Dữ liệu về ngân hàng, tài - Dữ liệu thanh tốn từ khách
tốn khoản
thanh
hàng
(Customer
- Thơng tin khách hàng
- Thơng tin thanh tốn
Payments)
- Thơng tin hố đơn
- Theo dõi hóa đơn
- Thơng tin bắt buộc về khoản
thanh tốn: ngày phương thức
thanh toán và số tiền thanh
toán, khoản thanh tốn, mục
nhật ký
- Các thơng tin khác
4
Quản lý hóa - Đơn hàng mua
- Danh sách các hóa đơn mua
đơn của nhà - Yêu cầu báo giá (RFQ)
hàng
cung
- Theo dõi đơn hàng
cấp - Đơn đặt hàng (PO)
(Manage
- Chi tiết hóa đơn nhà cung cấp - Các khoản phải trả
vendor Bills)
- Điều khoản thanh tốn
- Thơng tin bắt buộc: Nhà cung
cấp, tham chiếu hóa đơn, tham
chiếu thanh tốn, ngày thanh
tốn, ngày kế tốn, ngày đáo
hạn, nhật ký,...
5
Thanh
tốn - Thơng tin hóa đơn
cho nhà cung - Thông tin nhà cung cấp
- Danh sách các khoản thanh
toán
cấp (Vendor - Dữ liệu về ngân hàng, tài - Thơng tin thanh tốn
Payments)
khoản
- Dự báo các hóa đơn phải trả
- Thông tin bắt buộc: Phương trong tương lai
thức Thanh tốn, Ngày và Số
tiền,...
6
Mục
nhập - Các hóa đơn, chứng từ kế - Danh sách mục nhập nhật ký
Nhật ký
tốn, mục thanh tốn
(Journal
- Các thơng tin bắt buộc: Loại
Entry)
mục nhập, Cơng ty, Ngày đăng,
loại tài khoản, tín dụng
- Mục Kế toán
- Số tham khảo
- Ngày tham khảo
15
7
Báo
(Report)
cáo - Dữ liệu hóa đơn mua hàng, - Bảng cân đối kế toán
- Lợi nhuận và thua lỗ
bán hàng
- Dữ liệu thanh toán, dữ liệu ghi - Biểu đồ của tài khoản
nợ, ghi có
- Tóm tắt điều hành
- Mục nhập nhật ký
- Sổ cái
- Mục nhập thanh toán
- Nợ phải trả, Khoản phải thu
- Thông tin nhà cung cấp, - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
khách hàng, sản phẩm
- Báo cáo thuế
- Đối chiếu ngân hàng
- Báo cáo tùy chỉnh
16
III. MƠ TẢ QUY TRÌNH:
1. Quy trình Sales ( Bán hàng):
a. Sơ đồ quy trình:
Hình 1. Sơ đồ quy trình bán hàng
b. Mơ tả quy trình:
Trên Flectra Sales, quy trình bán hàng cơ bản sẽ là tạo báo giá, gửi cho khách hàng của
bạn, chờ xác nhận, xác nhận đơn đặt hàng, giao hàng và tạo hóa đơn. Cụ thể các bước như
sau:
Bước 1: Tạo và gửi mẫu báo giá cho khách hàng:
17
- Trước tiên, cần phải kích hoạt mẫu báo giá bằng cách chọn Sales ‣ Configuration ‣
Settings và chọn active Quotation Templates.
- Có thể tự tạo mẫu giá bằng cách tự tạo mẫu mới
18
- Hoặc sửa mẫu báo giá hiện đang có:
- Khi tạo mẫu báo giá xong, bạn có thể sử dụng mẫu báo giá trong các mẫu đã được tạo.
- Thêm các sản phẩm tùy chọn: với bán hàng trên Flectra có thể thêm và sửa các sản
phẩm tùy chọn ở mục “ Optional Products” như hình bên trên. Khi khách hàng tự chọn các
sản phẩm được gợi ý, các mục bổ sung sẽ tự động điền vào mẫu báo giá do nhân viên quản
lý.
19
- Nhận chữ ký hoặc thanh toán trực tuyến để xác nhận Báo giá: Có thể kích hoạt cả 2 tùy
chọn này trong mẫu báo giá:
- Để nhắc nhở khách hàng, Flectra cịn có tính năng sử dụng thời hạn báo giá để kích
hoạt đơn hàng. Và có thể tạo cho một mẫu báo giá hoặc tạo hàng loạt cho các mẫu báo
giá.
20
Sau khi đã tạo mẫu báo giá, gửi mẫu báo giá cho khách hàng và chờ xác nhận từ khách
hàng. Lúc này trạng thái của báo giá: báo giá đã gửi.
Bước 2: Lập đơn hàng (Sale Order):
Sau khi nhận được xác nhận từ khách hàng như ở bước 1, ta sẽ xác nhận mẫu báo giá để
chuyển sang trạng thái đơn hàng bán (Sale Order) với thông tin lấy từ mẫu báo giá đã được
khách hàng xác nhận. Và lúc này trạng thái sẽ là chờ hóa đơn.
21
Lúc này đồng thời sẽ có một phiếu giao hàng được tạo ở trạng thái đang chờ. Lúc này nếu
trong kho có đủ hàng hóa thì phiếu giao hàng sẽ sẵn sàng cịn nếu khơng đủ hàng thì sẽ ở
trạng thái đang chờ. Bên bộ phận giao hàng xong, thì phiếu giao hàng sẽ chuyển sang trạng
thái xong.
Bước 3: Tạo hóa đơn cho đơn hàng:
Đầu tiên, kích hoạt tính năng này. Chọn lập hóa đơn theo đơn đặt hàng hay theo số lượng
được giao:
22
- Chọn chính sách lập hóa đơn trên biểu mẫu sản phẩm: trong Tab Sales ta sẽ tìm thấy
chính sách lập hóa đơn và ta có thể điều chỉnh thủ cơng chính sách này.
- u cầu thanh tốn trước: Lúc này Flectra sẽ cung cấp 3 tùy chọn:
+ Hóa đơn thơng thường
+ Trả trước (Phần trăm)
+ Thanh tốn trước (Số tiền cố định)
23
- Lúc này, hóa đơn sẽ được tạo như sau:
- Khi khách hàng đã thanh toán, ta vào xác nhận đơn hàng đã thanh toán. Lúc này trạng
thái đơn hàng sẽ chuyển sang đã thanh toán như sau:
24
