BÁO cáo mô HÌNH THU MUA PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG THU MUA của CIRCLE k

a

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
KHOA CƠ KHÍ
LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG

BÁO CÁO MƠ HÌNH THU MUA

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG THU MUA CỦA
CIRCLE K
GVHD: TS. Phan Thị Mai Hà
Sinh viên thực hiện: Lớp L01 - Nhóm 7
1. Đặng Hữu Phước

1813633

2. Đặng Thị Thảo Ngân

1914269

3. Nguyễn Lê Vương Thảo

1915186

4. Trương Thị Kim Chi

1912778

5. Lê Ngọc Hân

1913290

6. Nguyễn Đồn Minh Khơi

1913839

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 4 năm 2021
1


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
KHOA CƠ KHÍ
LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG

BÁO CÁO MƠ HÌNH THU MUA

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG THU MUA CỦA
CIRCLE K
GVHD: TS. Phan Thị Mai Hà
Sinh viên thực hiện: Lớp L01 - Nhóm 7
1. Đặng Hữu Phước

1813633

2. Đặng Thị Thảo Ngân

1914269

3. Nguyễn Lê Vương Thảo

1915186

4. Trương Thị Kim Chi

1912778

5. Lê Ngọc Hân

1913290

6. Nguyễn Đồn Minh Khơi

1913839

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 4 năm 2021
2


LỜI CẢM ƠN
Quản Lý Thu Mua là môn học dành riêng cho sinh viên bộ môn Kỹ Thuật Hệ
Thống Công Nghiệp. Là một mơn học hữu ích và thiết thực, cung cấp cho sinh viên kiến
thức về hoạt động, quy trình thu mua của cơng ty cũng như mối liên hệ giữa phòng thu
mua và các phòng ban khác. Đồng thời bổ sung kỹ năng nhận biết những tác nhân gây
ảnh hưởng đến hoạt động thu mua để cân nhắc và thu mua sao cho hợp lý, mang lại lợi
ích cho tổ chức kinh doanh.
Hồn thành bài báo cáo, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý
thầy cô trong bộ môn Kỹ Thuật Hệ Thống Công Nghiệp. Đặc biệt là cô Phan Thị Mai
Hà – người trực tiếp giảng dạy môn Quản Lý Thu Mua, đã tạo điều kiện để chúng em
có thể tìm hiểu và hoàn thành bài báo cáo một cách trọn vẹn nhất. Ngồi ra, nhóm chúng

em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến tập thể các nhân viên cửa hàng Circle
K Nguyễn Kim đã giúp đỡ nhóm tận tình trong việc hoàn thành bài báo cáo này.
Bước đầu đi vào các khía cạnh thực tế của mơn học chun ngành, kiến thức cịn
hạn chế và bỡ ngỡ. Vì vậy, q trình hồn thành báo cáo khơng thể tránh khỏi những sai
sót nhất định, nhóm em mong sẽ nhận được những ý kiến, đóng góp của thầy cơ và các
bạn cùng lớp. Qua đó mà mỗi thành viên trong nhóm có thể hồn thiện kiến thức của
bản thân trong mơn học này hơn và áp dụng tốt vào công việc thực tế sau này.
Nhóm xin chân thành cảm ơn!
Ngày 27 tháng 04 năm 2021
SINH VIÊN THỰC HIỆN
(Đã ký)
Đặng Hữu Phước
Đặng Thị Thảo Ngân
Nguyễn Lê Vương Thảo
Trương Thị Kim Chi
Lê Ngọc Hân
Nguyễn Đồn Minh Khơi

3


TĨM TẮT
Vấn đề báo cáo mà nhóm lựa chọn là phân tích hoạt động thu mua tại cửa hàng
tiện lợi Circle K Nguyễn Kim. Nội dung báo cáo xoay quanh về vấn đề thu mua của cửa
hàng sau đó đưa ra những vấn đề để đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động thu mua cũng như mang lại tối đa lợi nhuận cho cửa hàng.
Trong từng phần, nhóm làm rõ các vấn đề:
-

Quy trình thu mua: Xác định nhu cầu – MRP của cửa hàng. Phân tích quy trình

lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, đưa ra các tiêu chí, thang đo và yêu cầu với nhà
cung cấp. Phân tích q trình chuyển hàng vào kho và hoạt động nhận chứng từ,
hóa đơn và thanh tốn.

-

Vấn đề: nhóm tiến hành đánh giá hoạt động thu mua dựa trên các yếu tố dự báo
bán hàng, nhà kho, xây dựng hệ thống MRP, kiểm đếm số lượng, BOM, tiêu chí
đánh giá nhà cung cấp, vận chuyển hàng hóa vào kho, nhận chứng từ và hóa đơn,
thanh toán và mối quan hệ với nhà cung cấp.

Cuối cùng nhóm đưa ra các giải pháp để loại bỏ các nhược điểm khơng đáng có của
vấn đề nêu trên.
Từ khóa: quy trình thu mua, Circle K, tồn kho, MRP, MRO,...

4


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................3
TÓM TẮT ......................................................................................................................4
MỤC LỤC ......................................................................................................................5
DANH SÁCH HÌNH ẢNH ............................................................................................7
DANH SÁCH BẢNG BIỂU ..........................................................................................8
CHƯƠNG 1 – GIỚI THIỆU.........................................................................................9
1.1

Đặt vấn đề ..........................................................................................................9

1.2

Mục tiêu bài báo cáo ..........................................................................................9

1.3

Cấu trúc bài báo cáo .........................................................................................10

CHƯƠNG 2 – TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY ...........................................................11
2.1

Giới thiệu .........................................................................................................11

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ...................................................................11
2.1.2 Phương châm kinh doanh .............................................................................12
2.1.3 Sản phẩm ......................................................................................................12
2.1.4 Đối thủ cạnh tranh ........................................................................................12
2.2

Tình hình hoạt động kinh doanh ......................................................................13

2.2.1

Circle K nói chung ....................................................................................13

2.2.2 Cửa hàng Circle K Nguyễn Kim ..................................................................14
CHƯƠNG 3 – PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ........................................................16
3.1

Quy trình nghiên cứu .......................................................................................16

3.2

Phương thức tiếp cận .......................................................................................16

3.2.1 Lý Thuyết .....................................................................................................16
3.2.2 Thực tế ..........................................................................................................17
3.3

Phương pháp thu thập dữ liệu ..........................................................................17

CHƯƠNG 4 – PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG THU MUA .........................................18
4.1

Quy trình thu mua ............................................................................................18

4.1.1 Xác định nhu cầu ..........................................................................................18
4.1.2 Nhà cung cấp ................................................................................................21
4.2

Phân tích mối quan hệ với nhà cung cấp .........................................................25

5


CHƯƠNG 5 – VẤN ĐỀ VÀ GIẢI PHÁP ..................................................................26
5.1

Đánh giá hoạt động thu mua ............................................................................26

5.2

Đề xuất giải pháp .............................................................................................27

5.2.1 Vấn đề dự báo bán hàng ...............................................................................27
5.2.2 Vấn đề nhà kho .............................................................................................31
5.2.3 Vấn đề xây dựng hệ thống MRP ..................................................................31
5.2.4 Vấn đề tiêu chí đánh giá nhà cung cấp .........................................................34
5.2.5 Vấn đề vận chuyển hàng hóa vào kho ..........................................................38
5.2.6 Vấn đề nhận chứng từ và hóa đơn ................................................................38
CHƯƠNG 6 – KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ...........................................................39
6.1

Kết luận............................................................................................................39

6.2

Kiến nghị .........................................................................................................39

TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................40

6


DANH SÁCH HÌNH ẢNH
Hình 2.1 Logo chính thức của Circle K ........................................................................11
Hình 2.2 Đối thủ cạnh tranh – GS25 .............................................................................13
Hình 2.3 Phía trước cửa hàng Circle K Nguyễn Kim ...................................................14
Hình 2.4 Cửa hàng thu hút được số lượng lớn khách mua hàng ...................................15
Hình 3.1 Quy trình nghiên cứu ......................................................................................16
Hình 4.1 Quy trình đặt hàng ở Circle K ........................................................................18

Hình 4.2 Hình ảnh thực tế khách hàng tại cửa hàng. ....................................................20
Hình 4.3 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp ....................................................................21
Hình 4.4 Một số nhà cung cấp của Circle K..................................................................25
Hình 5.1 Dữ liệu bán hàng trong tháng 3 ......................................................................28
Hình 5.2 Chọn sản phẩm cần dự báo .............................................................................28
Hình 5.3 Hộp thoại Time Series Modeler: Exponential Smoothing Criteria ................29
Hình 5.4 Dự báo cho bánh bao ......................................................................................30
Hình 5.5 Kết quả dự báo cho các sản phẩm cịn lại ......................................................31
Hình 5.6 Sơ đồ BOM cho các sản phẩm Cafe, Bánh mỳ, Mì trộn. ...............................32
Hình 5.7 Chọn module thiết lập MRP ...........................................................................33
Hình 5.8 Nhập số BOM lines và Period ........................................................................33
Hình 5.9 Nhập dữ liệu vào QM for windows ................................................................34
Hình 5.10 MRP cho sản phẩm Cafe ..............................................................................34
Hình 5.11 Hình ảnh xe đẩy nhỏ dùng để vận chuyển....................................................38

7


DANH SÁCH BẢNG BIỂU
Bảng 4.1 Danh sách nhà cung cấp các mặt hàng tiêu dùng nhanh ................................23
Bảng 4.2 Danh sách nhà cung cấp thực phẩm ...............................................................24
Bảng 5.1. Bảng đánh giá hoạt động thu mua của Circle K ...........................................26
Bảng 5.2 Thang đo từng tiêu chí ...................................................................................35

8


CHƯƠNG 1 – GIỚI THIỆU
1.1 Đặt vấn đề
Quản lý thu mua là một hoạt động không thể thiếu của một doanh nghiệp. Nó

được ví như “đơi chân” của doanh nghiệp. Nếu khơng có hoạt động quản lý thu mua thì
doanh nghiệp không thể vận hành tốt được. Thu mua là hoạt động tìm nguồn cung ứng
hàng hóa, dịch vụ , thanh toán và phân phối mà một doanh nghiệp cần trong hoạt động
sản xuất và quản lý kinh doanh của minh để tạo ra lợi nhuận. Quy trình thu mua thường
là một phần của chiến lược công ty dựa vào khả năng kinh doanh và sản xuất của riêng
công ty mà đưa ra những quyết định thu mua để đảm bảo hoạt động trơn tru đến khâu
cuối cùng. Vì vậy, khâu thu mua nguyên vật liệu là nền tảng cho các hoạt động kế tiếp
khác. Việc thu mua cần phải được tính tốn kỹ sao cho phù hợp với chu trình hoạt động
để tránh sự chênh lệch cả về khối lượng cho sản xuất cũng như giá cả của thành phẩm
để giảm các chi phí, giúp tăng doanh thu và giúp các công ty, doanh nghiệp thể hiện
được sứ mệnh, tồn tại và phát triển trên thị trường. Hiện nay, việc lên kế hoạch thu mua
của bộ phận thu mua ở các công ty thường dựa trên kinh nghiệm làm việc chứ chưa có
cơng cụ hay giải pháp hiệu quả.
Trong một chuỗi cửa hàng tiện lợi, việc lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu là
việc rất quan trọng, từ khâu tìm kiếm nguyên vật liệu , đánh giá nhà cung cấp, lên kế
hoạch thu mua,… cho tới thanh toán nợ cho nhà cung cấp theo các hóa đơn nhập hàng.
Việc chọn được nhà cung cấp đáp ứng được về số lượng, chất lượng và thời gian là một
điều không dễ dàng,… Nhiệm vụ quan trọng của hệ thống cửa hàng tiện lợi là cố gắng
đạt tối đa lợi nhuận bằng cách tối thiểu chi phí thu mua. Báo cáo này nhằm hướng đến
áp dụng các công cụ, giải pháp hiệu quả vào quy trình thu mua của chuỗi cửa hàng tiện
lợi Circle K nhằm phân tích, đánh giá và đề xuất các phương án liên quan đến hoạt động
thu mua tại chuỗi cửa hàng này.

1.2 Mục tiêu bài báo cáo
Vận dụng các kiến thức cơ bản của môn Quản Lý Thu Mua để tiến hành phân
tích hoạt động thu mua của một cửa hàng tiện lợi Circle K, thấy được những vấn đề mà
cửa hàng đang gặp phải và đề xuất ra những phương án nhằm cải tiến quy trình thu mua
của cửa hàng giúp nâng cao lợi nhuận, giảm bớt các chi phí thu mua…

9

1.3 Cấu trúc bài báo cáo
Bài báo cáo gồm có 6 chương chính, cụ thể:
- Chương 1: Giới thiệu
- Chương 2: Tổng quan về công ty
- Chương 3: Phương pháp thực hiện
- Chương 4: Phân tích hoạt động thu mua
- Chương 5: Vấn đề và giải pháp
- Chương 6: Kết luận và kiến nghị

10


CHƯƠNG 2 – TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
2.1 Giới thiệu
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Bắt đầu từ năm 1951 tại bang Texas, Mỹ, tới nay, Circle K đã trở thành một trong
những thương hiệu cửa hàng tiện lợi uy tín rộng khắp, nổi tiếng trên tồn thế giới vì chất
lượng sản phẩm và dịch vụ chăm sóc khách hàng tuyệt vời với hơn 16.000 cửa hàng,
bao gồm:
- Hơn 14.800 cửa hàng do công ty điều hành hoạt động tại Mỹ, Canada, Đan Mạch, Na
Uy & Đông Âu.
- Hơn 2.380 cửa hàng Circle K nhượng quyền hoạt động tại nhiều nước khác nhau trên
thế giới, gồm: Campuchia, Trung Quốc, Hy Lạp, đảo Guam, Honduras, Hồng Kông,
Indonesia, Jamaica, Macau, Mexico, Mông Cổ, New Zealand, Ả Rập Saudi, Các Tiểu
Vương Quốc Ả Rập Thống Nhất, và Việt Nam.

Hình 2.1 Logo chính thức của Circle K
Cửa hàng Circle K đầu tiên ở Việt Nam được khai trương vào ngày 20 tháng 12

năm 2008 ở TP HCM. Circle K Việt Nam hiện đã có gần 400 cửa hàng tại các thành
phố lớn như Hà Nội, Hạ Long, Hồ Chí Minh, Vũng Tàu, Cần Thơ và sẽ còn tiếp tục phát
triển để đáp ứng nhu cầu của khách hàng ở khắp mọi nơi.
Mơ hình của Circle K giống như một cửa hàng tiện lợi nhằm đáp ứng nhu cầu
tiêu dùng nhanh chóng và tiện lợi cửa phần lớn người dân. Mang đến một không gian
mua sắm thú vị, thân thiện và đáng tin cậy cho khách hàng với những mặt hàng, dịch
vụ, món ăn phong phú, đa dạng.

11


2.1.2 Phương châm kinh doanh
Luôn mang đến cho khách hàng dịch vụ gói gọn trong 4 chữ F (4Fs: Tươi, Thân,
Thiện, Nhanh và Đầy đủ)
2.1.3 Sản phẩm
Hệ thống chuỗi cửa hàng Circle K bán đa dạng các mặt hàng với rất nhiều mẫu
mã.
Ở đây, chúng ta có rất nhiều lựa chọn như các loại nước uống đóng chai, bia,
rượu hoặc nước uống pha sẵn như cà phê, trà chanh..; và nhiều mẫu bánh kẹo, snack đến
cả các loại thức ăn nhanh như bánh bao, bánh mì, cơm,… cũng được phục vụ đầy đủ tại
đây. Khơng chỉ có vậy, các mặt hàng văn phòng phẩm cũng được bày bán để phục vụ
người tiêu dùng tối đa nhất có thể.
Ngồi cung cấp những mặt hàng nhu yếu phẩm hàng ngày, Circle K còn rất quan
tâm và hỗ trợ khách hàng bằng cách cung cấp nhiều dịch vụ tiện ích khác như wifi miễn
phí, nạp tiền điện thoại, rút tiền, thanh tốn tiền điện, nước, gas…
2.1.4 Đối thủ cạnh tranh
Hiện nay, để tìm được một cửa hàng tiện lợi - một siêu thị mini là điều vô cùng
dễ dàng tại các thành phố lớn như Hà Nội hay Thành phố Hồ Chí Minh khi cứ hơn “chục
mét” là lại có 1 cửa hàng. Các cửa hàng của các thương hiệu khác nhau cạnh tranh nhau
trên từng địa bàn, thậm chí cửa hàng của doanh nghiệp này còn nằm ngay cạnh cửa hàng

của doanh nghiệp kia. Theo như báo cáo của Nielsen, số lượng cửa hàng tiện lợi đang
tăng trưởng rất mạnh tại Việt Nam trong 3 năm qua. Tốc độ mở cửa hàng tiện lợi và siêu
thị mini tại Việt Nam đã tăng tới 200% một năm. Thời điểm năm 2012 cả nước có 1.000
cửa hàng loại này nhưng tới cuối năm 2015, con số này đã lên đến 2.000.
Các thương hiệu bán lẻ lớn tại Việt Nam như:
- Các thương hiệu Việt Nam: Coop Mart, Hapro; VinMart; FiviMart,...
- Các thương hiệu nước ngoài: 7-Eleven, GS25, Ministop, Family Mart, Big C, AEON,
Metro, LotteMart, Parkson,...

12


2.2 Tình hình hoạt động kinh doanh
2.2.1

Circle K nói chung

Sự gia tăng về thu nhập đã làm mở rộng các nhu cầu của con người, vì vậy mà
nhu cầu của người dân Việt Nam về chất lượng sản phẩm cũng như sự tiện ích trong
mua sắm ngày càng được nâng cao. Thực tế này chính là tiền đề cho sự ra đời và phát
triển của hệ thống các chuỗi siêu thị và cửa hàng tiện lợi tại Việt Nam, trong đó có Circle
K.
Mặc dù thời gian Circle K gia nhập vào thị trường Việt Nam không phải là muộn,
nhưng với tốc độ mở rộng nhanh chóng của lĩnh vực này thì Circle K đang dần phải đối
mặt với nhiều thách thức và sự cạnh tranh đến từ các thương hiệu khác như GS25, 7 –
Eleven hay Co.op, … Và để giữ vững được thị phần của mình thì địi hỏi Circle K phải
có được một chiến lược kinh doanh khác biệt.

Hình 2.2 Đối thủ cạnh tranh – GS25
Bên cạnh việc cung cấp được đa dạng và phong phú các sản phẩm từ đồ ăn, đồ

dùng cá nhân cho đến văn phịng phẩm thì Circle K cịn có bán các sản phẩm của Mỹ,
đó có thể được coi là một trong những ưu thế kinh doanh của Circle K.
Ngồi ra, hình thức thanh toán cũng là một lợi thế cạnh tranh giá trị của Circle
K. Khách hàng là có thể thanh tốn bằng theo nhiều hình thức khác nhau, từ tiền mặt
cho đến thanh tốn khơng dùng tiền mặt như qt thẻ, quét mã QR hay dùng ví điện tử.
Và được áp dụng tại các tất cả các cửa hàng thuộc hệ thống Circle K một cách tiện lợi
và nhanh chóng.
Đặc biệt, chiến lược kinh doanh cốt lõi của Circle K đó là kinh doanh 24/7, tức
là mở cửa hoạt động trên 24 giờ tất cả các ngày trong tuần. Có thể nói, đây là chiến lược
kinh doanh mang tính khác biệt và đem lại thành công lớn cho Circle K. Bởi, thông
thường từ các cửa hàng nhỏ cho đến các siêu thị lớn thì thời gian mở cửa là khơng quá

13


23h. Vì vậy, khi xuất hiện hệ thống cửa hàng tiện lợi 24/7 như Circle K sẽ tạo ra một
hình ảnh và sự lựa chọn mới. Việc Circle K bán hàng 24h trong tất cả các ngày sẽ giúp
khách hàng được đáp ứng tốt nhất các nhu cầu mua sắm tại mọi thời điểm trong ngày.
Và đó cũng chính là một cách thức để Circle K thu hút khách hàng.
Điểm đặc trưng riêng còn nằm ở hệ thống chuỗi các cửa hàng của Circle K với
mật độ phủ sóng dày đặc tại các khu dân cư đông đúc hoặc tại các trục đường trung tâm,
để người tiêu dùng thuận tiện mua sắm.
2.2.2 Cửa hàng Circle K Nguyễn Kim
Cửa hàng Circle K nhóm 7 chọn để phân tích là cửa hàng Circle K nằm ở số 9
Nguyễn Kim, Phường 12, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh.

Hình 2.3 Phía trước cửa hàng Circle K Nguyễn Kim
Cửa hàng Circle K Nguyễn Kim nằm tại khu vực trung tâm quận 5, xung quanh
có nhiều trường học, cụ thể là chỉ trong bán kính 100m có 2 trường học ( THPT Hùng
Vương, Đại học Y Dược); ngồi ra cịn có trung tâm thương mại ( Hùng Vương

Parkson), bệnh viện ( bệnh viện Hùng Vương, bệnh viện đại học Y Dược); các cơ quan,
văn phòng làm việc,...

14


Vì vậy, Circle K quận 5 thu hút một lượng khách rất lớn đến từ các học sinh, sinh
viên, nhân viên văn phịng,..Khó khăn lớn nhất của cửa hàng Circle K Nguyễn Kim là
đáp ứng được lượng nhu cầu lớn như vậy. Để giải quyết được khó khăn đó thì Circle K
cần có một quy trình thu mua tốt.

Hình 2.4 Cửa hàng thu hút được số lượng lớn khách mua hàng

15


CHƯƠNG 3 – PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN
3.1 Quy trình nghiên cứu

Hình 3.1 Quy trình nghiên cứu

3.2 Phương thức tiếp cận
3.2.1 Lý Thuyết
Các hoạt động thu mua thường được chia thành hai loại riêng biệt, thu mua trực
tiếp và gián tiếp. Thu mua trực tiếp đề cập đến việc mua hàng liên quan đến sản xuất
bao gồm tất cả các mặt hàng là một phần của thành phẩm, chẳng hạn như nguyên liệu
thô, các thành phần và các bộ phận. Thu mua trực tiếp, là trọng tâm trong quản lý chuỗi
cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất của các công ty. Ngược lại, thu
mua gián tiếp lại liên quan đến việc mua hàng nhưng không liên quan đến sản xuất. Hoạt
động của bộ phận thu mua liên quan đến nhiều bộ phận khác nên đòi hỏi phải có những

quyết định chính xác. Do đó bộ phận thu mua nên sử dụng mơ hình kinh doanh trong
các cơng việc của mình như tìm nguồn cung ứng phù hợp, xác định lượng mua hàng cần
thiết, xác định lượng tồn kho và kiểm sốt tồn kho,… với từng tình huống cụ thể. Việc
sử dụng mơ hình thu mua giúp cho các hoạt động được thực hiện theo một trình tự khoa
học, dễ kiểm sốt tiến trình và điều chỉnh khi cần thiết.

16


3.2.2 Thực tế
Là một chuỗi cửa hàng tiện lợi nên đối với Circle K , thu mua có thể được xem
là khâu quan trọng nhất. Chính vì vậy, chi phí mua hàng là loại chi phí ảnh hưởng trực
tiếp đến lợi nhuận của cửa hàng.
Nhóm đã tiến hành tìm hiểu vấn đề trực tiếp tại cửa hàng Circle K Nguyễn Kim (9
Nguyễn Kim, phường 12, quận 5, thành phố Hồ Chí Minh) . Vấn đề đặt ra là cắt giảm
các chi phí liên quan đến việc thu mua nhằm tăng lợi nhuận cho cửa hàng. Nhóm tiến
hành thu thập các dữ liệu liên quan. Sau đó phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp cho
hoạt động thu mua tại cửa hàng này.

3.3 Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp quan sát: thơng qua q trình làm việc tại trực tiếp tại Circle K Nguyễn
Kim (9 Nguyễn Kim, phường 12, quận 5, thành phố Hồ Chí Minh) và quan sát các
hoạt động hằng ngày của cửa hàng để thu thập được những số liệu về kích thước kho,
số lượng hàng bán được, của một số mặt hàng chính của cửa hàng kinh doanh cũng
như thời gian giao hàng của chúng.
- Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn các nhân viên tại Circle K Nguyễn Kim (9
Nguyễn Kim, phường 12, quận 5, thành phố Hồ Chí Minh) và trưởng cửa hàng để thu
thập những số liệu về tồn kho an toàn, lợi nhuận, số lượt khách đến cửa hàng, cách
thức thanh tốn và kiểm kê hàng hóa trước khi vào kho.

17


CHƯƠNG 4 – PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG THU MUA
4.1 Quy trình thu mua

Hình 4.1 Quy trình đặt hàng ở Circle K
4.1.1 Xác định nhu cầu
Đây là hình thức mua hàng mà mỗi lần mua chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra trong
một thời gian nhất định. Để có được quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lần, Circle
K phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng
thực tế.

18


- Ưu điểm:
+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được xác định
xuất phát từ kế hoạch bán ra, lượng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch
dự trữ cho kì bán tiếp theo.
+ Lượng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cửa hàng thu
hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lượng hàng hố dự trữ
ít. Do vậy sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm được chi phí bảo quản,
giữ gìn hàng hố và các chi phí khác. Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển
của vốn.
+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho cửa hàng tránh
được những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảm
thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt… ) gây ra.
- Nhược điểm:
+ Vì lượng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc nhập

hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thường thì cửa hàng có nguy cơ
thiếu hàng.
+ Chi phí mua hàng thường cao, cửa hàng khơng được hưởng các ưu đãi mà nhà
cung cấp dành cho. Cửa hàng bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trường khi trên
thị trường có cơn sốt về hàng hố mà cửa hàng đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu
lợi nhuận của cửa hàng sẽ không đạt được, cửa hàng sẽ không thể thu được lợi
nhuận “siêu ngạch ”.
Căn cứ vào ưu, nhược điểm nêu trên, cửa hàng Circle K lựa chọn mua hàng theo
nhu cầu thông qua dự báo bán hàng, lưu kho và MRO.
4.1.1.1 Dự báo bán hàng
Circle K quận 5 là cửa hàng nằm trong khu vực trung tâm thành phố, xung quanh
có nhiều trường học, văn phịng, bệnh viện,… Do đó, cửa hàng thu hút lượng khách rất
lớn đến từ học sinh, sinh viên, nhân viên văn phịng. Nằm trong top những cửa hàng
Circle K đơng khách hàng nhất Việt Nam.

19


Hình 4.2 Hình ảnh thực tế khách hàng tại cửa hàng.
Với lượng khách hàng lớn như trên đòi hỏi cửa hàng phải đưa ra được dự báo
bán hàng thật chính xác. Dựa trên số liệu hàng đã bán, kinh nghiệm của cửa hàng trưởng,
thời tiết nắng nóng hay mưa lạnh để dự báo sản phẩm nào bán chạy, dựa vào lịch học
của học sinh, sinh viên, lịch làm việc của nhân viên văn phịng để đưa ra dự báo ngày
đó vắng khách hay đơng khách, từ đó làm cơ sở cho việc xây dựng nhu cầu.
4.1.1.2 Lưu kho
Cửa hàng chỉ có 1 kho nhỏ, diện tích rộng 17m2. Vì thế, Circle K rất hạn chế
lượng sản phẩm tồn kho. Đây chính là thách thức của cửa hàng trong việc xác định nhu
cầu hợp lý để tránh hàng tồn kho, đồng thời đáp ứng được yêu cầu giao hàng 3 lần/tuần
từ nhà cung cấp.
4.1.1.3 Maintainance Repair Operation (MRO)

Trong quá trình vận hành cửa hàng không thể tránh khỏi những sự cố dẫn đến
việc máy móc bị hư hỏng, điển hình những sự cố thường xuyên xảy ra như cửa tủ lạnh
bị gãy lò xo, vòi nước bị rò rỉ, hư máy quét mã vạch,… Trong trường hợp trên, cửa hàng
Circle K cần phải liên hệ với bộ phận sửa chữa của tổng công ty để kiểm tra sửa chữa,
xác định nguyên vật liệu, sau đó bộ phận thu mua tìm kiếm nhà cung cấp để mua vật

20


liệu thay thế. Do đó, việc xác định MRO là một phần quan trọng không thể thiếu trong
việc xác định nhu cầu.
4.1.1.4 Xác định nhu cầu
Dựa vào dự báo bán hàng, lưu kho, số hàng đã nhập, số hàng bán ra, số hàng đã
hủy, mục tiêu bán hàng sắp tới và MRO cần thiết, cửa hàng trưởng tiến hành xác định
nhu cầu đặt hàng, tổng hợp và gửi cho bộ phận thu mua ở tổng công ty. Bộ phận thu
mua sẽ gửi lại lịch đặt hàng, thời gian nhận cho cửa hàng.
4.1.2 Nhà cung cấp
4.1.2.1 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp

Hình 4.3 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp
Quy trình lựa chọn nhà cung cấp của Circle K gồm 4 giai đoạn chính:
Giai đoạn thu thập thơng tin:
Đầu tiên, Ban giám đốc yêu cầu về việc đánh giá chất lượng và độ uy tín của nhà
cung cấp. Yêu cầu này sau đó được gửi xuống bộ phận thu mua bằng văn bản yêu cầu.
Bộ phận thu mua thu thập thơng tin bằng nhiều cách: các báo cáo về tình hình mua và
phân tích nguồn cung ứng trong doanh nghiệp, thơng tin trong các thơng tin truyền thơng
(báo, tạp chí, mạng xã hội,…) thông qua những thông tin xúc tiến của nhà cung ứng. Tất
nhiên các thơng tin có thể đã cũ hoặc chưa chính xác. Và do đó cần phải có những dữ
liệu thơng qua điều tra khảo sát trực tiếp tại các nhà cung ứng. Tùy thuộc vào những tiêu
chuẩn cần để đánh giá các nhà cung ứng mà tiến hành thu thập dữ liệu cần thiết.

21


Bộ phận thu mua lập danh sách các nhà cung cấp để tiến hành đánh giá ở giai đoạn
sau.
Giai đoạn đánh giá:
Tiếp theo, cần đánh giá bằng cách cho điểm các nhà cung ứng theo các tiêu chí đã
được đề ra, đặc điểm của các nhà cung cấp theo các cách phân loại, về cơ bản bao gồm
những tiêu chuẩn về
- Chất lượng, giá cả
- Tiềm lực tài chính – năng lực vốn kinh doanh, qui mô,…
- Khả năng Logistics – Độ tin cậy trong việc giao hàng, cung cấp dịch vụ,…
-> Chọn ra nhà cung cấp có điểm cao nhất.
Giai đoạn tiếp xúc, đề nghị:
Là giai đoạn mà trong đó doanh nghiệp cử cán bộ mua thăm nguồn hàng để đưa ra
những đề nghị. Những đề nghị này có tính nguyên tắc thiết lập mối quan hệ mua, bán
giữa doanh nghiệp và nguồn cung ứng về sản phẩm mua, giá cả, cách thức đặt hàng, thủ
tục và hình thức thanh tốn,…
Trên cơ sở những thơng tin sau khi tiếp xúc với các nhà cung ứng, kết hợp với
những thông tin qua giai đoạn đánh giá, tiến hành xếp loại nguồn cung ứng theo thứ tự
ưu tiên để tiến hành mối quan hệ mua bán.
Giai đoạn thử nghiệm:
Sau giai đoạn tiếp xúc, đề nghị chỉ mới xếp loại được các nhà cung ứng có nhiều
tiềm năng nhất, chứ chưa phải là những nhà cung ứng chính thức quan hệ lâu dài có tính
chiến lược, và do đó phải trải qua giai đoạn thử nghiệm.
Giai đoạn thử nghiệm nhằm kiểm tra trong một thời gian nhất định các nhà cung
ứng có đảm bảo đạt được những tiêu chuẩn thông qua các thương vụ mua bán hay không.
Nếu các nhà cung ứng đạt được những tiêu chuẩn và đảm bảo độ tin cậy cao, có thể xếp
các nhà cung ứng vào quan hệ đối tác lâu dài. Nếu các nhà cung ứng qua thời gian thử

nghiệm không đạt được những tiêu chuẩn đặt ra, cần chọn và tiến hành thử nghiệm đối
với nhà cung ứng tiếp theo trong danh sách những nhà cung ứng tiềm năng.

22


4.1.2.2 Một số nhà cung cấp của Circle K
Bảng 4.1 Danh sách nhà cung cấp các mặt hàng tiêu dùng nhanh
Một số mặt hàng tiêu

Nhà cung cấp đại diện

Sản phẩm

dùng nhanh
Cơng ty TNHH MTV Thương mại và

Bút bi
Văn phịng phẩm

Dịch vụ Thiên Long
Cơng ty TNHH MTV Thương mại và

Bút chì

Dịch vụ Thiên Long
Cơng ty Cổ phần Vĩnh Tiến

Vở
Bàn chải đánh

răng
Hóa mỹ phẩm

Tập đồn Unilever

Kem đánh răng

Tập đồn Unilever

Nước súc miệng

Cơng ty TNHH Johnson & Johnson

Dao cạo râu

Tập đồn P&G

Khăn giấy

Cơng ty TNHH New Toyo Pulppy
Công ty Cổ phần Thương mại và

Khăn ướt

Dịch vụ quốc tế Việt Úc
Hàng tổng hợp

Công ty TNHH Green Cross Việt

Nước rửa tay

Nam
Tập đoàn Dệt May Việt Nam

Khẩu trang

(Vinatex)

23


Bảng 4.2 Danh sách nhà cung cấp thực phẩm
Một số mặt hàng
Tên sản phẩm

Nhà cung cấp đại diện

Bánh mỳ lạt

Công ty Cổ phần Kinh Đô

Bánh mỳ ngọt

Công ty Cổ phần Kinh Đô

Bánh chuối

Công ty Cổ phần ABC Việt Nam

Bánh su kem

Công ty Cổ phần ABC Việt Nam

thực phẩm

Bánh

Công ty TNHH MTV Chế biến thực

Bánh bao

phẩm Thọ Phát
Công ty TNHH MTV Chế biến thực

Bánh giò

phẩm Thọ Phát

Cà phê đen lon

Highlands Coffee

Cà phê sữa lon

Highlands Coffee

Lavie

Nestlé Water

Aquafina

Suntory PepsiCo Việt Nam

Cơm nắm Onigiri

Công ty TNHH Japan Best Food

Cơm thịt bị xào

Cơng ty TNHH Japan Best Food

Nước

Cơm

Mỳ

Mỳ trộn

24


Hình 4.4 Một số nhà cung cấp của Circle K

4.2 Phân tích mối quan hệ với nhà cung cấp
Trong phong cách mua hàng của Circle K, nếu như nhà cung cấp 1 chậm trễ trong
việc giao hàng hay thậm chí là hủy đơn hàng, điều đó làm ảnh hưởng đến việc phục vụ
nhu cầu khách hàng và doanh số của cửa hàng, buộc Circle K phải đi tìm nhà cung cấp
2 và không nhận hàng được giao từ nhà cung cấp 1 nữa. Do đó, tất cả các mặt hàng ở

Circle K đều cần phải được cung cấp liên tục, đúng thời điểm và mang chất lượng tốt
nhất. Vì vậy quan hệ của Circle K với các nhà cung cấp là quan hệ đối tác chiến lược –
Collaborative relationship.

25