Phương pháp quản lý dự án theo PMI feb 2006

1
QUAÛN LYÙ CHI PHÍ DÖÏ AÙN
(PROJECT COST MANAGEMENT)
2
CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH

Hoạch đònh nguồn lực (Resource planning): Xác
đònh các nguồn lực gì (con người, thiết bò, vật liệu)
và số lượng của mỗi loại nên được dùng để thực
hiện các công việc của dự án.

Ước lượng chi phí (Cost estimating): phát triển một
ước tính xấp xỉ của những chi phí của các nguồn lực
cần để hoàn thành các công việc của dự án

Lập ngân sách dự án (Cost budgeting): phân bổ chi
phí đến từng hạng mục riêng

Kiểm soát chi phí (Cost control): Kiểm soát các
thay đổi mà tác động đến ngân sách dự án
3
CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ (tiếp)

4 quá trình trên của quản lý chi phí tương tác lẫn nhau và tương
tác với các quá trình khác của quản lý dự án.

Ngoài ra trong thực tế, 4 quá trình nói trên có thể chồng lắp
nhau (overlap) và tương tác với nhau theo một cách thức mà
không được chi tiết hóa trong bài giảng này.

Quản lý chi phí dự án nên cân nhắc nhu cầu thông tin của

các đối tác tham gia dự án. Các đối tác khác nhau có thể đo
lường chi phí trong những cách khác nhau và tại những thời
điểm khác nhau.

Quản lý chi phí dự án cũng có thể bao gồm dự báo và phân tích
sự chi tiêu tài chính của sản phẩm dự án. Lúc này quản lý chi
phí dự án cũng bao gồm các kỹ thuật như: ROI (return on
investment), ngân lưu chiết khấu (discounted cash flow), phân
tích hoàn vốn (pay-back analysis), …
4
Inputs
Tools
Outputs
1- WBS
2- Historical
information
3- Scope statement
4- Resource pool
description
5- Organizational
policies
1- Expert
judgment
2- Altinatives
identification
1- Resource
requirements
HOAÏCH ÑÒNH NGUOÀN LÖÏC (RESOURCE
PLANNING)
5

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (RESOURCE
PLANNING)

ĐẦU VÀO (INPUTS):

Work Break-Down Structure (WBS)

Thông tin quá khứ: Thông tin về loại nào của nguồn lực là
được yêu cầu cho những công việc tương tự của những dự án
trước đó nên được dùng nếu có sẳn

Báo cáo quy mô (Scope statement): chứa đựng sự cần thiết
đầu tư và các mục tiêu dự án

Resource pool description: Kiến thức về những tài nguyên
nào là có sẳn thì cần thiết cho hoạch đònh nguồn lực

Các chính sách của tổ chức: Các chính sách của tổ chức
thực hiện dự án về nhân viên, về thuê hoặc mua thiết bò phải
được cân nhắc trong quá trình hoạch đònh nguồn lực.
6
HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (RESOURCE
PLANNING) –tiếp theo

CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and
techniques):

Ý kiến chuyên gia (Expert judgment): Ý kiến chuyên
gia thường được yêu cầu để đánh giá đầu vào cho từng
quá trình. Các chuyên gia như thế có thể được cung cấp

bởi các các phòng ban khác của tổ chức thực hiện dự án,
bởi các công ty tư vấn, bởi các hiệp hội nghề nghiệp, …

Nhận dạng các giải pháp thay thế (Alternatives
identification):
7
HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (RESOURCE
PLANNING) – tiếp theo

ĐẦU RA (Outputs):

Các nhu cầu nguồn lực (Resource
requirements):

Đầu ra của quá trình hoạch đònh nguồn lực là sự miêu tả
của loại nguồn lực nào là cần và với số lượng bao nhiêu
cho mổi phân tử của WBS.

Các nguồn lực này sẽ đạt được thông qua biểu đồ nhân
lực (staff accquisition) và quá trình cung ứng
(procurement)
8
Inputs Tools Outputs
1- WBS (Input cuỷa
hoaùch ủũnh n.lửùc)
2- Resource
requirements
(Output cuỷa hoaùch ủũnh
n.lửùc)
3- Resource rates

4- Activity duration
estimates
1- Analoguos est.
2- Parametric
modeling
3- Bottom-up est.
4- Computerized
tools
1- Cost estimates
2- Suporting detail
3- Cost management
plan
ệễC LệễẽNG CHI PH (COST ESTIMATING)
9
ƯỚC LƯNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)

ĐẦU VÀO (INPUTS):
–
Work Break-Down Structure (WBS)
–
Các nhu cầu nguồn lực (Resource requirements) = Đầu ra của quá
trình hoạch đònh nguồn lực
–
Đơn giá nguồn lực (Resource rates): Các nhân viên đảm nhận ước tính
chi phí dự án phải biết đơn giá (unit rate) cho từng loại nguồn lực để tính
toán các chi phí dự án. Nếu không có dự liệu về đơn giá thì họ phải tự
ước tính.
–
Ước lượng thời gian hoàn thành công tác (Activity duration
estimates) = đầu ra của quản lý tiến độ dự án (Project time

mamangement)
–
Thông tin quá khứ (historical information)
–
Chart of accounts: Sơ đồ của các khoản mục tài chánh miêu tả cấu trúc
mã hóa được dùng trong tổ chức thực hiện dự án để ghi chép các thông
tin tài chánh vào trong sổ cái kế toán (ledger)
10
ƯỚC LƯNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)

CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and
techniques):
–
Ước tính tương tự (Analogous Estimating):

Còn được gọi là top-down estimating, tức là sử dụng
các chi phí thực của những dự án tương tự trùc đó
như là cơ sở cho việc ước tính chi phí cho dự án hiện
hành

Nó thường được dùng khi chúng ta có rất ít thông tin
về dự án

Ít tốn chi phí hơn nhưng cũng ít chính xác hơn
11
ƯỚC LƯNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)

CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and
techniques) – tiếp theo:
–

Mô hình tham số (Parametric modeling):

Sử dụng các đặc tính (parameters) dự án trong một
mô hình toán học để dự đoán chi phí dự án.

Các mô hình này có thể đơn giản (xây dựng chung cư
thường được tính dựa trên giá thành 1m2 sàn xây
dựng) hoặc phức tạp (mô hình ước lượng chi phí phân
mềm sử dụng 13 nhân tố hiệu chỉnh riêng biệt)
12
ƯỚC LƯNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)

CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and
techniques) – tiếp theo:
–
Ước lượng Bottom-up (Bottom-up estimating):

Kỹ thuật này liên quan đến ước lựơng chi phí của các
công việc riêng, sau đó sẽ cộng dồn lên mức cao hơn
để có được tổng chi phí dự án

Khi công việc được chia càng nhỏ thì độ chính xác
của ước tính sẽ gia tăng
–
Các công cụ vi tính (Computerized tools): MS
Project, Primavera, WinEstimate, …
13
ƯỚC LƯNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)

ĐẦU RA (Outputs):


Ước lựơng chi phí (Cost estimates):

Là đánh giá đònh lượng của các chi phí khả dó của
các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án.

các chi phí phải được ước tính cho tất cả các nguồn
lực mà dự án gánh chòu, bao gồm: nhân lực, vật liệu,
cung cấp, và các loại đặc biệt như trợ cấp do lạm
phát, dự phòng phí.

Ước lượng chi phí một cách tổng quát thường được
tình bày dưới dạng tiền tệ nhưng đôi khi cũng có thể
được phát biểu dưới dạng tổng giờ công của nhân
viên cần dùng cho dự án
14
ƯỚC LƯNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)

ĐẦU RA (Outputs) – tiếp theo:

Các chi tiết phụ (Supporting detail):bao gồm:

Mô tả quy mô công việc ước lượng = Tham khảo đến WBS

Các tài liệu dùng làm cơ sở cho ước lượng (tức là làm thế nào
mà tổng chi phí đã được ước lượng)

Tài liệu của các giả đònh

Dung sai của ước lượng


Kế hoạch quản lý chi phí (Cost plan Management):
miêu tả làm thế nào các sai biệt về chi phí sẽ được quản
lý. Mức độ chi tiết dựa trên nhu cầu của các bên tham
gia dự án. Nó là một phần của kế hoạch tổng thể dự án
(the overall project plan)
15
Inputs
Tools
Outputs
1- Cost estimates
(Output của ước lượng
chi phí)
2- WBS (Input của
hoạch đònh nguồn lực)
3- Project schedule
1- Cost estimating
tools and
techniques
1- Cost baseline
LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST BUDGETING)
16
LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST
BUDGETING)

ĐẦU VÀO (Inputs):

Ước lượng chi phí (cost estimates)

WBS: giúp nhận dạng những phần tử mà chi phí sẽ được

phân bổ

Tiến độ dự án (project schedule): giúp chỉ ra ngày bắt
đầu và ngày hoàn thành dự án cho các thành phần dự án
mà chi phí sẽ được phân bổ. Thông tin này là cần thiết
để phân công chi phí đến các thời đoạn thích hợp mà dự
án phải gành chòu chi phí đó.
17
LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST
BUDGETING)

CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and
techniques):

Các công cụ và kỹ thuật ước lượng chi phí (Cost
estimate tools and techniques):

Giống như các công cụ và kỹ thuật đã dùng trong ước lượng chi
phí ( cost estimates)

ĐẦU RA (Outputs):

Cost Baseline: là ngân sách ứng với một giai đoạn mà
sẽ được dùng để đo lường và theo dõi sự thực hiện của
chi phí. Nó thường được công dồn theo thời gian thành
các đồ thò cong chữ S. Nhiều dự án (đặc biệt là dự án
lớn) có thể có cost baseline bội (multiple cost baseline),
chẳng hạn như: kế hoạch chi tiêu hoặc dự báo ngân lưu
là cost baseline cho đo lường chi tiêu
18

Inputs
Tools
Outputs
1- Cost baseline
(Output của lập ngân
sách dự án)
2- Performance
reports
3- Change requests
4- Cost
management plan
1- Cost change
control system
2- Performance
measurement
3- Additional
planning
4- Computerized
tools
1- Revised cost
estimates
2- Budget updates
3- corrective
action
4- Estmates at
completion
5- Lesson learned
KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL)
19
KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL)


ĐẦU VÀO (inputs):

Cost baseline

Báo cáo tiến trình (performance report): cung cấp
thông tin về tiến trình xảy ra của chi phí trong thực tế.
Nó cảnh báo cho nhóm quản lý dự án những vấn đề tiềm
năng trong tương lai

Các yêu cầu thay đổi (Change request): có thể xuất
hiện trong nhiều dạng thức. Các thay đổi có thể làm cho
gia tăng ngân sách nhưng cũng có thể làm giảm nó.

Kế hoạch quản lý chi phí (Cost plan management)
20
KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL)

CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and
techniques):

Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí (cost change
system control): xác đònh các quy trình bởi những gì
mà cost baseline có thể được thay đổi. Nó bao gồm:
paperwork, tracking system, và phân cấp quyền giải
quyết thay đổi.

Đo lường tiến trình (measurement performance):
giúp đánh giá độ lớn của các sai biệt về chi phí.
Earned value analysis là hữu ích để kiềm soát các

thay đổi này
21
KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL)

CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and
techniques) – tiếp theo:

Kế hoạch bổ sung (Additional plan): Xem xét lại
chi phí đã ước lượng hoặc phân tích các giải pháp
thay thế có thể được yêu cầu

Các công cụ máy tính (Computerized tools): Các
phần mềm QLDA có thể dùng để theo dõi biến
động chi phí đã hoạch đònh, chi phí thực chi, dự báo
chi phí cho phần công việc còn lại
22
KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST
CONTROL)

ĐẦU RA (Outputs):

Duyệt lại ước lượng chi phí (Revised cost
estimates): Các bên có liên quancần phải được
thông báo về sự phê duyệt lại này. Nó có thể dẫn
đến thay đổi kế hoạch tổng thể dự án.

Cập nhật ngân sách (Budget updates): là các thay
đổi trong revised cost estimate. Nó được cập nhật
để tương thích với các thay đổi về quy mô (nếu có)


Hành động hiệu chỉnh (Corrective action): là
những công việc cần phải làm để đưa kết quả cuối
cùng của dự án về gần với kế hoạch đã dự trù.
23
KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST
CONTROL)

ĐẦU RA (Outputs):

Ước lượng lúc hoàn thành (Estimate at
completion=EAC): là dự báo về tổng chi phí dự án
lúc hoàn thành mà dựa vào kết quả đã thực thực
hiện của dự án. Có 3 cách thông dụng để ước lượng
EAC (se được thảo luận để phân tích Earned Value)

Bài học kinh nghiệm (Lesson learned): Nguyên
nhân các thay đổi, lý do đằng sau sự lựa chọn các
corrective action, và các bài học khác nên được tài
liệu hóa để trở thành các dữ liệu lòch sử cho các dự
án tương tự mà chủ dự án sẽ thực hiện trong tương
lai.
CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG
24