Phương pháp quản lý dự án công nghệ thông tin

HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.1
PhầnII
Phương pháp QuảnlýDự án CNTT
Chương 4
Quảnlýdự án CNTT
Bộ môn Công nghệ Phầnmềm
Khoa Công nghệ Thông tin
ĐạihọcBáchKhoaHàNội
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.2
Nội dung trình bày

Tổng quan

Lậpkế hoạch quảnlý

Tổ chứcdự án

Quảnlýrủiro

Phát triểnnhóm

Quảnlýchấtlượng

Lậpkế hoạch làm việcchitiết

Kiểm soát và lậpbáocáodự án


Quảnlývấn đề và kiểmsoátthayđổi

Quảnlýcấuhình

Hoàn tấtdự án
I. Tổng quan
Phương pháp QuảnlýDự án CNTT
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.4
Mụctiêu
Để hiểuvề

Khái niệmvề dự án và quảnlýdự án

Tạisaocácdự án lạithấtbại

Các dự án CNTT có gì đặcbiệt
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.5
Các định nghĩavề quảnlýdự án
Mộtdự án:
♦là riêng biệt, độclập
♦có điểmbắt đầuvàđiểmkết thúc
♦có sảnphẩmcụ thể cuối cùng
♦là duy nhất, hoặcvề sảnphẩmhoặcvề môi
trường củanó
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001

SE-II.6
Tạisaocácdự án lạithấtbại?
hay điềugìkhiếnmộtdự án thành công?
Quảnlýdự án là để đưaramộtsảnphẩmcuối cùng:
• đúng hạn
• trong phạm vi ngân sách hay nguồntàichínhcho
phép
• phù hợptheocácđặctả
• vớimộtmức độ chấtlượng để phụcvụ các nhu cầu
kinh doanh và đáp ứng các tiêu chuẩn chuyên môn
và kỳ vọng củacôngtácquảnlý
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.7
Định nghĩavề dự án bị thấtbại
Mộtdự án mà:

Không đạt đượccácmụctiêucủadự án, và/hoặc

Bị vượt quá ngân sách ít nhất 30%
Không rõ
các mụctiêu: 18%
Không quen thuộcvới
phạmvivàsự phứctạp
củadự án:17%
thiếu thông tin:21%
quảnlýdự án
không tốt:32%
lý do khác:12%
Tại sao dự án thấtbại ?

HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.8
Những nguyên nhân thấtbại
Do nhà cung cấpphầncứng/phầnmềm
kém
Nhân viên kinh doanh cao cấp trong
nhóm làm việc không hiệuquả
Quảnlýdự án tồi
Công nghệ là quá mới đốivớitổ chức
Ướctínhvàlậpkế hoạch tồi
Các mục tiêu củadự án không đượcnêu
ra đầy đủ
0
10 20 30 40 50 60
% đáp ứng
số liệu 1994
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.9
0 102030405060708090
Để tránh thấtbại
Cảitổ việcquảnlý
dự án
Nghiên cứukhả thi
Tăng số thành viên
tham gia
Tăng các phương
sách từ bên ngoài
Không phảinhững lý

do trên
%
Đáp ứng
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.10
Các thuộctínhđặctrưng củadự án IT

Các kếtquả bàn giao có thể là ít hữuhìnhvàítquen
thuộchơnsovới các loạidự án khác

Phạmvicóthể khó kiểmsoát

Độidự án thường có những kỹ năng, kinh nghiệm, thái
độ và kỳ vọng trái ngược nhau

Dự án có thể bị căng thẳng để đạt được các mụctiêu
kinh doanh

Dự án có thểđượckếtnốivớinhững sự thay đổi quan
trọng về tổ chức

Các yêu cầu, phạmvi, và lợinhuận chính xác có thể rất
khó xác định

Sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ có thể làm cho
nềntảng củadự án trở nên lỗithời
HUT, Falt. of IT
â Dept. of SE, 2001
SE-II.11

CutrỳcPhng phỏp QLDA
quản lý ngời thực hiện hợp đồng phụ
quảnlýcánbộdựán
quản lý sự thay đối về tổ chức
quản lý rủi ro
Quản l ý chất lợng
quản lý các vấn đề và kiểm soát sự thay dổi
Quản lý cấu hình
Định nghĩa
dự án
Lập Kế hoạch
dự án
Quản lý và
kiểm soát
dự án
Kết thúc
dự án
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.12
10 quy tắc vàng

Quảnlýdự án thành công chính là vấn đề về con người
♦ nhưng không đượcquênquảntrị

Khám phá các nguồnhỗ trợ và chống đỡ

Sự hiệndiệncóthể là dốitrá- xem xét lịch trình ẩn đằng sau

Phảihiểurằng những con người khác nhau thì có những cách nhìn khác

nhau
♦ hãy đặt mình vào địavị củahọ

Thiếtlậpkế hoạch củabạn sao cho có thể chỉnh sửadễ dàng

Đốimặtvớitừng sự kiệnnhư là nó đãcótừ trước

Sử dụng quảntrịđểhỗ trợ cho các mục đích củadự án

Thờigianmụctiêuđốivớitừng nhiệmvụ không đượcgiống nhưđãnêu
trong kế hoạch

Đọclạiphạmvivàcácmụctiêucủadự án mỗituần 1 lần

Không ngạcnhiên!
II. Lậpkế hoạch quảnlý
Quảnlýdự án CNTT
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.14
Các mụctiêu
Sau khi kết thúc phầnnàybạnsẽ:

Hiểu đượcsự cầnthiếtcủaviệclậpkế hoạch và
các bướccủaviệclậpkế hoạch quảnlý

Có thể lậpramộtkế hoạch quản lý toàn diện ở
mộtmức độ chi tiếthợplýđốivớidự án và đây
chính là bướcmởđầucủadự án


Có thểđưa ra cho khách hàng về sự cầnthiếtcủa
việclậpkế hoạch quảnlý
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.15
Lậpkế hoạch quảnlý

Xác định ranh giớicủadự án
♦ độilậpkế hoạch, vănbản/thông tin hiệncó

Xây dựng các lựachọntiếpcậndự án
♦ chiếnlượcthựchiệnvàcácphương pháp luậntổ chức
dự án

Xây dựng các ướctínhbanđầu

Xây dựng cơ sở hạ tầng nguồn
♦ môi trường làm việc

Xây dựng cơ sở hạ tầng củadự án
♦ quảnlýcấuhình, chấtlượng, rủiro, sự kiện, sự thay
đổi, kiểmsoátdự án, lậpbáocáo, và lậpkế hoạch

Lậpthànhvănbảnvề kế hoạch quảnlý
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.16
Các vai trò và trách nhiệmcủadự án
Ban điềuhành Chiếnlược kinh doanh Không Không
Ban chỉđạo điềuhànhdự án phê chuẩntừ lúc bắt đầudự án

Nhà tài trợ d/a luôn sẵnsàng đầuvàovề phạmvi, từ lúc bắt đầud/a
hỗ trợ dự án mụctiêu, lợiích
Giám đốcdự án quảnlýchiếnxemxétvàtừ lúc bắt đầud/a
dự án phê chuẩn
Quảnlýdự án quảnlýhoạt động chịutráchnhiệm Trong th
ờigian
dự án về kếtquả thựchiệndự án
Nhóm trưởng dự án chịutráchnhiệmhỗ trợ ngườitrongsuốtthờigian
về nhiệmvụ dự án quảnlýdự án lập
kế hoạch quảnlý
Cán bộ dự án hoàn thành nhiệmvụ None trong suốtthờigian
hoạt động dự án
Vai trò Trách nhiệm
Vai trò trong
viẹclậpkế
hoạch quảnlý
thờigianthựchiện
HUT, Falt. of IT
â Dept. of SE, 2001
SE-II.17
Xõy dng & Thụng qua k hoch qunlý
Cỏc liớchkhilpk hoch qunlý
Khi usailch
Không đáp ứng đợc sự mong đợi của
nhà tài trợ và/hoặc các mục tiêu
B nhmln
Thụng tin nghốo nn
Đáp ứng các mục tiêu của
nhà tài trợ
Gây dựng lòng tin của đối tác

Thiết lập hớng làm việc chung
Bao quát đợc các thách thức
Mở ra các kênh thông tin liên lạc
Bắt đầu dự án với một phơng thức
có hệ thống
nhng rirogpphi khi khụng
lpk hoch qunlý
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.18
C¸c môc tiªu
§éi dù ¸n
Giá trị của các mụctiêurõràng

Thiếtlậpsự mong đợicủa nhà tài trợ dự
án và các nhà đầutư

Đưarađiểmmục tiêu để hướng dẫn đội
dự án

Cho phép bạnxácđịnh thời điểmdự án
kết thúc!
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.19
Các bước xác định phạmvidự án
¾ Xem xét lạicácvănbảnhiệncó
¾ Lậpdanhsáchcácvănbản/ thông tin chưa đầy đủ hay
còn thiếu
¾ Tiếnhànhphỏng vấnvà/hoặchộithảo để thu thập các

thông tin còn thiếu
¾ Phân loại các thông tin cụ thể liên quan đến
các cam kết, lịch trình và các kếtquả bàn giao
¾ Tiếptụckếthợpchặtchẽ các chi tiếtvàokế
hoạch quảnlý
¾ Đạt đượcthoả thuận
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.20
¾
“Báo cáo phạmvidự án” được xây dựng
¾ Các lợiíchcủadự án đượclậpthànhvăn
bảnrõràng
¾ Xác định đượccáckếtquả chính và các tiêu
thức để hoàn thành dự án
¾ Xác định rõ các hạnchế, giả thuyết, điểm
bên trong và bên ngoài
ích lợicủaviệcxácđịnh phạmvi
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.21
Các tiêu thứccủaXácđịnh tốt
Rõ ràng
¾ không có ngôn từ nhậpnhằng
¾ không có ngôn ngữ marketing và bán hàng
¾ không có từ viếttắt
Ngắngọn
¾ 25 từ hoặcíthơn
¾ nêu “là gì” chứ không phải“như thế nào”
Đầy đủ

¾ Trình bày phạmvi, lịch trình, nguồn
¾ Sử dụng các động từ hành động
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.22
PM
độichủ chốt
độimở rộng
vănphòngdự án
Nhà tài trợ
dự án
ban điềuhànhdự án
độiquảnlý
Tổ chứcdự án
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.23
¾ Kếtquả bàn giao đáp ứng tiêu chuẩn
¾ Tốithiểu hoá các rủirodự án
¾ Kế hoạch làm việc đượcxâydựng phù hợpvới
mẫu
¾ Tiếntrìnhđược đolường, ghi chép và báo cáo
¾ Các trở ngại đượcxácđịnh và chỉ ra
Đảmbảo quy trình kiểm soát dự án...
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.24
¾ Theo dõi & xem xét các dữ liệumụctiêu
¾ Rà xét các kếtquả bàn giao
¾ Báo cáo và phân tích tiếntrình

¾ Tái định hướng dự án khi cầnthiết
¾ Lựachọnphầnmềmquảnlýdự án
Quy trình báo cáo và kiểm soát dự án
HUT, Falt. of IT
© Dept. of SE, 2001
SE-II.25
¾
Các chính sách
¾ Các thủ tục hành chính
¾ Các tiêu chuẩn
Sổ tay quảntrị