Bài tập tình huống thư ký văn phòng 2

BÀI TẬP LÝ THUYẾT

1. Một Phó Giám đốc Sở X của thành phố đến xin cho con gái vào làm thư ký Giám
đốc. Bạn là thư ký, bạn ứng xử như thế nào?

2. Một giáo viên lâu năm, đóng góp nhiều công trạng cho trường. Ông gặp thư ký thắc
mắc về việc không được đưa vào đoàn đi tham quan học tập ở Canada. Bạn xử lý ra
sao?

3. Một quản trị viên trẻ đựoc bổ nhiệm và em là trợ lý nhưng lại lớn tuổ
i hơn. Trong
trường hợp này người quản trị viên và nữ trợ lý phải làm gì để tạo mối quan hệ tốt đẹp
trong công việc?

4. Một nam trợ lý được giao nhiệm vụ làm trợ lý cho một nữ quản trị viên trẻ. Trường
hợp này nếu em là nam trợ lý hoặc nữ quản trị viên em sẽ làm gì để xây dựng mối
quan hệ tốt đẹp trong công việc?

5. Em có một trợ lý (nam) nhưng anh ta không phải là tr
ợ lý giỏi. Em sẽ giải quyết tình
huống này như thế nào?

6. Em làm việc chăm chỉ và được mọi người làm chung tôn trọng. Cấp trên tin tưởng
và đề bạt em, cho em có một quyền lực nhất định. Em nhận thấy rõ lòng đố kỵ và thù
hằn của những người lớn tuổi hơn em, đã làm việc nhiều năm nhưng vẫn chưa được đề
bạt. Em tự hào mình là người tố
t và trong thâm tâm nghĩ rằng không có lời nói hay
hành động nào làm hại đồng nghiệp. Nhưng gần đây, ban quản lý nhận được một lá
thư nặc danh tố cáo em. Nội dung lá thư thật xấu xa và điều đáng buồn là khoảng 1/4
trong số ban quản lý muốn điều tra em. Em sẽ giải quyết tình huống này như thế nào?

7. Bạn phải làm gì khi nam giới trong văn phòng bạn mong muốn bạn làm các “công
việc mang tính nữ giới” nh
ư mang cà phê, tổ chức các buổi tiệc, chăm sóc khách
hàng… Trong khi bạn là một quản trị viên cao cấp?

8. Bạn sẽ làm gì khi bạn là một cô gái độc thân đi dự buổi tiệc và gặp gỡ toàn những
người lạ mặt?

9. Bạn là một thư ký văn phòng. Khi có một người nào đó bước vào chào và bắt tay
bạn, thì bạn nên tiếp tục ngồi hay đứng dậy? Nếu như anh ấy/ cô ấy là:
- Chỉ là mộ
t người nam bán hàng;
- Một nữ bán hàng;
- Cấp trên ở xa bạn (nam);
- Một người bạn cũ;
- Một thư ký cùng cơ quan.

10. Khi người đàn ông đến vì có hẹn với một nữ quản trị viên thì nên chào hỏi như thế
nào cho đúng? Người quản trị viên có thể vẫn ngồi tại chỗ khi ông ta bước vào căn
phòng của cô ấy hay không?

11. Nếu bạn (một người đàn ông) được giới thiệu với một phụ nữ ngồi trong nhà hàng,
cô ta có nên đứng dật khi bắt tay với bạn không?

12. Bạn là một thư ký và tiếp khách là công việc của bạn. Tuy vậy, bạn thấy việc duy
trì một cuộc đối thoại thật là khó và bạn cũng ghét sự im lặng khi tiếp khách. Bạn vốn
là người nhút nhát. Vậy bạn phải làm gì?

13. Theo bạn, những ch
ủ đề nào là tốt nhất cho một cuộc trò chuyện? Và làm thế nào

để buổi tiệc không bị náo loạn?

14. Làm thế nào để:
- Bắt đầu một câu chuyện?
- Tiếp tục một câu chuyện?
- Kết thúc một câu chuyện và làm gì tiếp theo đó?

15. Bạn có thể làm gì nếu một trong số các vị khách của bạn “nói hớ” trong một buổi
tiệc của công ty? Bạn sẽ làm gì khi cuộc tranh luận trở nên dữ d
ội?

16. Một số người cho rằng, ăn mặc chỉnh tề là điều quan trọng đối với người thuyết
trình. Nếu bạn có ngoại hình dễ nhìn thì điều này sẽ giúp cho những sai sót trong khi
thuyết trình giảm nhẹ. Điều này đúng không?

17. Làm gì để ngưng một cuộc điện thoại quá dài một cách lịch sự?
ĐÁP ÁN

Tình huống 1:
Giải quyết như sau:
- Niềm nở đón tiếp vị Phó Giám đốc Sở.
- Báo với lãnh đạo về việc Phó Giám đốc Sở xin cho con gái vào làm thư ký của công
ty và để Giám đốc toàn quyền quyết định.
Tình huống 2
: Giải quyết như sau:
- Đón tiếp thầy giáo một cách niềm nở.
- Ghi nhận những ý kiến của thầy và hẹn sẽ trả lời cho thầy sau khi đã trình lãnh đạo.
Tình huống 3
: Giải quyết như sau:
- Đối với Quản trị viên trẻ:

+ Lịch sự, nhã nhặn và khôn khéo.
+ Nên thiết lập một mối quan hệ mang tính chất công việc.
+ Khuyến khích trợ lý trở thành một người nhân viên cấp dưới mà bạn cần.
+ Học hỏi kinh nghiệm của trợ lý để giúp bạn vượt qua mọi khủng hoảng.
+ Tin tưởng nữ trợ lý để họ hỗ trợ hết mình.
- Đố
i với nữ trợ lý:
+ Lịch sự, nhã nhặn và khôn khéo.
+ Nên thiết lập một mối quan hệ mang tính chất công việc.
+ Hỗ trợ cấp trên hết mình.
+ Tin tưởng vào khả năng của sếp mình.
Tình huống 4
: Giải quyết như sau:
- Đối với nữ Quản trị viên trẻ:
+ Cư xử chuyên nghiệp nhưng không hình thức.
+ Bạn muốn được xưng hô như thế nào?
+ Anh ta muốn được xưng hô ra sao?
+ Bạn muốn công việc được thực hiện như thế nào?
Hãy xác định tiêu chuẩn ngay từ ngày đầu làm việc.
- Đối với nam trợ lý:
+ Xóa bỏ thành kiến.
+ Tin tưởng vào khả năng của sế
p mình.
+ Xác định tiêu chuẩn ngay từ ngày đầu làm việc.
Tình huống 5
:
Trước hết em phải trả lời các câu hỏi: Em đã gởi anh ta đi đào tạo chưa? Em có
hướng dẫn và huấn luyện anh ta theo các tiêu chuẩn đặt ra chưa? Em có XÁC LẬP
TIÊU CHUẨN chưa?
Nếu đã cố gắng hết sức nhưng anh ta vẫn không thay đổi “thái độ” hãy thực hiện

công việc sau:
- Kiểm tra bộ phận nhân sự về thủ tục khiển trách, cảnh cáo và thậm chí bố trí lại
công việc.
- Nếu có hợp đồng lao động, hãy kiểm tra các thủ tục và điều khoản của hợp
đồng lao động.
- Hãy gặp gỡ riêng trợ lý của em và thảo luận về những chỗ anh ta thực hiện
không đạt tiêu chuẩn mà em đề ra và hỏi xem anh ta cảm thấy thế nào về công việc của
anh ta.
- Chỉ dẫn chính xác cho anh ta về những gì bạn mong đợi. Bạn muốn sự việc
được thực hi
ện như thế nào và tại sao bạn lại muốn như thế và hỏi ý kiến anh ta về
những yêu cầu của bạn.
- Tổ chức những công việc tiếp theo – 2 hoặc 3 tuần sau đó để củng cố những gì
đã làm.
Nếu thấy tiến bộ, hãy khen thưởng nếu không hãy cảnh báo rằng anh ta chỉ còn 2
tuần nữa để chứng tỏ khả năng hoặc sẽ phải thôi việc. Sau thời gian gia hạn, hãy chứng
tỏ bạn thật hào hiệp.
Tình huống 6
: Giải quyết như sau:
Kịch liệt phản đối việc điều tra. Ban quản lý của bạn đã cư xử không đúng
nguyên tắc chuyên nghiệp. Chúng ta hãy khách quan xem xét vai trò của ban quản lý
trong việc thăng tiến của bạn.
Các ưu điểm của bạn:
- Bạn làm việc chăm chỉ.
- Là một người lịch sự, có thể được hiểu là “người chính trực ở nơi công sở”.
- Có kỹ năng, đối xử tốt với mọi người.
Trong trường hợp này bạn không làm gì cả trừ khi ban quản lý có quyết định
hành động. Nếu họ không làm gì cả, điều đó có nghĩa họ tin bạn. Nếu họ chất vấn, hãy
tự thanh minh cho mình. Hẹn với “người ra quyết định” trong cơ quan. Nếu có thể hãy
photo lá thư hoặc ít nhất cũng nắm được ý tưởng về những gì b

ị vu khống để có thể
giải thích đầy đủ.
Tình huống 7
: Giải quyết như sau:
Trước tiên hãy thực hiện việc đó, sau mỉm cười ngọt ngào và kiên quyết nói với
đồng nghiệp, “hôm nay là phiên tôi, ngày mai sẽ đến phiên bạn”. Là một người làm
việc chuyên môn không cho phép bạn làm những công việc mang tính phụ nữ truyền
thống. Không được giả vờ hợp tác và nam giới sẽ bất đắc dĩ thừa nhận rằng tốt hơn là
để bạn làm những công việc đó. Nếu b
ạn bị ép buộc phải làm những công việc này,
tranh thủ sự giúp đỡ của các đồng nghiệp nữ và phân công các việc vặt.
Tình huống 8
: Giải quyết như sau:
Hãy kết bạn, một căn phòng đầy người xa lạ nhưng họ là những con người như
bạn chứ không phải người ngoài hành tinh. Người chủ trì sẽ đem đến cho bạn sự thoải
mái. Nếu người chủ trì là một người mà bạn biết rất rõ, hãy tìm đến anh ta/cô ta và nói
với người đó rằng bạn là người mới trong nhóm. Người chủ trì chắc chắn sẽ d
ẫn bạn đi
giới thiệu với một ai đó trong nhóm.
Nếu như người chủ trì bận rộn thì bạn hãy thử làm theo các cách sau:
- Quan sát khắp phòng;
- Nhìn mọi người và mỉm cười với một người khi đó nhìn bạn;
- Khi bạn thấy một ai đó nhìn bạn với ánh mắt thân thiện, hãy bước lại gần người
đó và tự giới thiệu về mình;
- Bạn cũng nên để ý đến nhữ
ng người đang đứng một mình, những người đó
cũng giống như bạn họ bị mất phương hướng, vì thế họ sẽ rất vui khi bạn chào hỏi.
Tình huống 9
: Giải quyết như sau:
* Nếu bạn là nữ thì nên đứng lên trong các trường hợp sau:

- Một người đàn ông là cấp trên của bạn;
- Một khách hàng;
- Một người khách;
- Một người mà bạn gặp lần đầu tiên ở trong và ngoài công ty.
Bạn không cần đứng lên đối với một nam nhân viên hay nam thư ký hoặc một trợ lý.
Chắc chắn, bạn sẽ nhảy lên để chào một người bạn cũ khi cô ta ghé th
ăm bạn.
* Nếu bạn là nam nhân viên trẻ tuổi thì, bạn có thể đứng lên chào một nam nhân viên
và một nữ nhân viên có địa vị cao hơn bạn;
- Một khách hàng nam/nữ;
- Một nữ đồng nghiệp nếu cô ta không tự ngồi xuống.
Bạn không cần đứng lên chào thư ký hoặc trợ lý của bạn dù họ là nam hay nữ.
Tình huống 10
: Giải quyết như sau:
Không được, phép lịch sự đòi hỏi những nữ quản trị viên phải đứng lên, bước ra
ngoài từ phâ sau bàn tiến về phía người khách, sau đó đưa tay để bắt tay. Rồi cô ta chỉ
cho người khách chỗ ngồi và cô ngồi xuống sau khi khách đã ngồi. Trong thế giới
công việc, giới tính là một điều không quan trọng. Điều quan trọng bạn là một quản trị
viên chứ
không phải là nam hay nữ. Tất cả quản trị viên nên thực hiện phong cách lịch
sự này đối với khách đến thăm. Sau cuộc hẹn, quản trị viên nên đi cùng khách hàng
hay tiễn khách ra đến cửa, thang máy hay khu vực tiếp khách.
Tình huống 11
: Giải quyết như sau:
Không, nếu điều này là việc bình thường. Có, nếu như đó là một buổi chiêu đãi vì
công việc.
Thông thường người phụ nữ được phép ngồi bắt tay nhưng chú ý trong trường
hợp này.
Trong giới kinh doanh ngày nay, phép xã giao đòi hỏi cả hai giới bày tỏ như
nhau. Dù là trường hợp nào, đứng dậy bắt tay cũng chứng tỏ sự tôn trọng.

Tình huống 12
: Giải quyết như sau:
Không nhút nhát nữa. Tự tin rằng mình có thể đối thoại với bất cứ ai và với tất cả
mọi người. Hãy xác định vấn đề khó khăn của bạn. Đó có phải là một điểm bất lợi
mang tính xã hội hay không? Có bao giờ bạn nghĩ rằng người nổi tiếng đều có những
điều khó khăn như vậy nhưng họ vẫn giao tiế
p tốt? Hãy bắt đầu bằng “một buổi
chuyện trò ngắn”. Nó chưa phải là cuộc đàm thoại nhưng nó làm cho bạn có mặt trong
câu chuyện đó. Chuẩn bị kiến thức tốt và đọc to để một khi có cuộc đàm thoại diễn ra,
bạn có thể dễ dàng góp ý kiến cho đề tài của buổi đàm thoại.
Tình huống 13
: Giải quyết như sau:
Món ăn, con cái, sở tích, thể thao, các sự kiện trên thế giới, du lịch… và những
đề tài tương tự. Những chủ đề này an toàn và bạn sẽ không bao giờ nói sai. Điều quan
trọng nên nhớ trong các cuộc đàm thoại là “không bao giờ được làm ra vẻ như biết tất
cả mọi thứ”
Khi bạn đặt câu hỏi thì nhớ lắng nghe câu trả lời. Nghe, nghe, nghe và đáp lại.
VD: Cuộc trò chuyệ
n giữa ông Been và Sharifah.
- Này, Sharifah, nói cho tôi biết anh lập gia đình chưa?
- Chưa.
- Thế anh có con chưa?
- Tôi hy vọng là không.
Kết thúc một câu chuyện, kết thúc một mối quan hệ.
Tình huống 14
: Giải quyết như sau:
Khi tham gia một buổi lễ, tiệc, nên ăn mặc thích hợp để không phải lo lắng về vẻ
bề ngoài của mình.
+ Bạn sẽ là người được giới thiệu hoặc tự giới thiệu mình.
- Tự giới thiệu: bước vào, nhìn hướng về một người trông có vẻ vui khi gặp bạn.

- Bắt đầu bằng “một câu chuyện ngắn”. Nói chuyện với những ngườ
i ngồi gần
bạn.
- Người nào đó, hoặc cũng có thể là bạn sẽ bắt đầu câu chuyện.
+ Một khi chủ đề đã được khởi đầu, bước kế tiếp là bạn tỏ vẻ thích thú chủ đề
này, đặt vài câu hỏi nếu như bạn không biết bất cứ điều gì về chủ đề này, đóng góp ý
kiến nếu bạn có điều gì đó hay hay để nói. Nếu bạn không có gì để nói, cũng không có
câu hỏi, thì nên giữ im lặng. Nếu im lặng bạn phải sử dụng ngôn ngữ cơ thể, nghĩa là
những cử chỉ không dùng lời nói, bạn phải thể hiện bạn rất thích câu chuyện được tiếp
tục. Hơi cúi đầu về phía trước, hai tay không khoanh lại, gật đầu, mắt nhìn người nói
sẽ th
ể hiện bạn là “một người biết lắng nghe tuyệt vời”. Đây là một điều đáng quí thật
sự trong bất kỳ một cuộc đàm thoại nào.
+ Đợi khi cầu chuyện tạm dừng. Bạn biết là mọi người đang nghỉ lấy hơi. Sau đó
hãy nói lời xin lỗi và kiên quyết thoát khỏi câu chuyện. Nếu câu chuyện chỉ có bạn và
một người thì hãy đợi câu chuyệ
n tạm dừng một cách tự nhiên, sau đó hãy đề nghị anh
ta đi gặp một người nào đó. Nếu không có ai để gặp, hãy nói bạn phải đi gặp một
người bạn hoặc một ai đó rất gấp.
Tình huống 15
: Giải quyết như sau:
Trong cả hai tình huống này, người chủ phải láp liếm và dàn xếp vụ việc. Nếu
câu nói hớ quá rõ ràng và bạn không thể làm gì để “phục hồi”, thì cố gắng làm nhẹ câu
nói hay giả vờ không để ý đến câu nói này và tiếp tục câu chuyện hoặc thay đổi đề tài.
Nếu hai vị khách của bạn tranh luận dữ dội thì chủ nhà phải can thiệp vào trước
khi tình hình trở nên nghiêm trọng. Bạn nên thay đổi chủ
đề hoặc đưa một trong hai vị
khách đó đến gặp người nào khác.
Tình huống 16
: Giải quyết như sau:

Ăn mặc chỉnh tề không thể bù đắp cho các sai sót của người nói. Bí mật của sự
thành công khi nói trước công chúng xuất phát từ bên trong – thái độ, năng khiếu và sự
vận dụng của bạn. Nhưng cách ăn mặc hoàn toàn làm tăng tính cách của bạn, làm cho
khán giả bị phân tâm bởi sự xuất hiện của bạn trên sân khấu. Cách ăn mặc của bạn
chính là ấn tượng đầu tiên và khi khán giả
“bị cuốn” vào bài thuyết trình, thì quần áo
của bạn không còn đóng vai trò quan trọng nữa và họ sẽ nhìn người nói. Dù bạn mặc
gì, thì quần áo của bạn phải sạch sẽ, tươm tất và ngay ngắn.
Tình huống 17
: Giải quyết như sau:
Nếu chỉ có một mình bạn làm việc trong văn phòng, thì nói với người gọi rằng
bạn vừa là tiếp tân vừa kiêm luôn nhân viên văn phòng nên luôn bận nhiều việc. Hãy
nói một cách nhã nhặn rằng: “Làm ơn giữ máy để tôi nghe đường dây bên kia”.
Nếu người gọi, là khách hàng, cứ kéo dài liên tục cuộc nói chuyện và bạn phải
mất nhiều thời gian để trả lời thì hãy thử cách này: Chờ cuộc nói chuyện tạ
m dừng và
ngưng nó. Nói rằng bạn rất thích nói chuyện nhưng bạn còn một cuộc hẹn/ một buổi
họp/ một cuộc gọi khác - hết sức xin lỗi vì phải ngưng cuộc nói chuyện, những bạn
phải nói là hẹn sẽ nói chuyện nhiều hơn vào dịp khác.
BÀI TẬP THỰC HÀNH

Chương III: NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN CHO
HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ LÃNH ĐẠO
1. Từng nhóm 2-3 học sinh, làn lượt phân công nhau đóng vai khách gọi và thư ký,
thực tập theo các trường hợp sau (bao gồm từ nhấc máy, đối thoại, cho dến khi kết
thúc và cúp máy)
- Khi người lãnh đạo bận.
- Khi người thư ký bận.
- Trả lời các trường hợp cần thiết về đồng nghiệp vắng mặt.

2. Mỗi nhóm 5 họ
c sinh phân công nhau tiến hành thu thập thông tin theo những chủ
đề sau:
- Hội nghị APEC (diễn ra từ ngày 4-17/9/06 tại Đà Nẵng).
- Tình hình xuất khẩu các mặt hàng: may mặc, giày da, gạo của Việt Nam trong quí I
năm 2006.
- Tình hình nhập khẩu các mặt hàng: xe máy, xe ôtô, điện tử của Việt Nam trong quí II
năm 2006.
- Diễn biến của dịch cúm gia cầm ở khu vực Miền Trung trong 6 tháng đầu năm 2006.
- Tình hình tuyển sinh ở các trường trong cấp tư thục trên địa bàn thành phố
Đà Nẵng.
- Tiến trình gia nhập WTO của Việt Nam.
- Về những danh lam, thắng cảnh của Việt Nam được UNESCO công nhận.

Chương IV: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC, SẮP XẾP HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN
VÀ NGƯỜI LÃNH ĐẠO
I/ Xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc cho cơ quan và lãnh đạo:

* Lập kế hoạch theo những chủ đề sau:
- Kế hoạch tổ chức hội nghị với chuyên đề “Chống ngủ gật trong học đường”
- Lập kế hoạch tổ chức kỉ niệm 75 năm thành lập Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
26/3/1931 – 26/3/2006.
- Lập kế hoạch tổ chức buổi toạ đàm bàn về Chuyên đề “Phương pháp học tốt đối
với học sinh THCN”.
- Lập k
ế hoạch tổ chức cuộc thi “Người thư ký hoàn hảo” trong khối Hành chính
– Văn thư.
- Lập kế hoạch tổ chức hội trại truyền thống 19/5 của trường THCN CKN Đông
Á.
- Lập kế hoạch tổ chức cuộc thi Văn nghệ chào mừng ngày 20/11 trong toàn

trường.
- Lập ké hoạch tổ chức cho HSSV khối Hành chính – Văn thư đi tham quan di
tích lịch sử - phố cor Hội An.
- Lập kế
hoạch phát động phong trào “Hiến máu nhân đạo” trong toàn trường.
- Lập kế hoạch phát động phong trào “Gây quỹ học sinh nghèo vượt khó” trong
toàn trường.
- Lập kế hoạch tổ chức buổi giao lưu gặp mặt HSSv và bộ đội nhân ngày 22/12.
* Xây dựng chương trình theo những yêu cầu sau:
- Xây dựng chương trình đêm diễn văn nghệ chào mừng ngày Nhà giáo Việt
Nam.
- Lập chương trình học năm thứ nhất của trươìng THCN CKN Đông Á cho giáo
vụ.
- Lập chương trình đêm giao lưu HSSV với các bà mẹ Việt Nam anh hùng.
- Lập chươngt rình đại hội chi đoàn lớp.
- Lập chươngt rình buổi hội nghị với chuyên đề “Chống ngủ gật trong học
đường”.
- Lập chương trình cuộc thi “Người thư ký hoàn hảo” trong khối hành chính –
Văn thư.
- Lập chương trình đ
i tham quan di tích lịch sử - Phố cổ Hội An được tổ chức cho
khối Hành chính – văn thư.
- Lập chương trình đêm giao lưu HSSV với các nhà doanh nghiệp.
- Lập chương trình buổi lễ tổng kết và phát bằng tốt nghiệp cho HSSV ra trường.
- Xây dựng chương trình hội trại truyền thống 19/5.
* Xây dựng lịch làm việc theo các yêu cầu sau:
- Lập lịch công tác tuần của Hiệu trưởng trường THCN CKN Đông Á.
- Lập lị
ch công tác tuần của UBND phường.
- Lập lịch công tác ngày của Chủ tịch UBND Quận.

- Lập lịch công tác cho lãnh đạo trong chuyến công tác 10 ngày đến thành phố Hồ
Chí Minh để dự hội thảo đầu tư và tham quan, khảo sát một số doanh nghiệp.
- Lập lịch công tác tháng của phòng Hành chính tổng hợp UBND phường.

II/ Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và lễ hội:

1. Phân vai tiến hành cuộc họp Báo cáo tổng kết cuối năm của UBND phường. Các
thành viên khác trong lớp có vai trò như những người tham dự và quan sát để nhận xét
về các đoạn tiến hành cuộc họp?
Chủ toạ:
- Bắt đầu cuộc họp có đúng giờ không?
- Mỗi mục chương trình nghị sự có đủ thời gian không?
- Có kiểm tra được những ai bị lạc đề không?
- Có chú ý những người muốn phát bi
ểu không?
- Có điềm tỉnh và chủ động không?
- Đưa ra các quyết định có rõ ràng không?
- Kết thúc cuộc họp có đúng giờ không?
Thư ký:
- Có phân phát tài liệu đủ cho mọi người không?
- Có nắm vững trình tự thủ tục cuộc họp không?
- Có hỏi chủ toạ về tính rõ ràng của các nghị quyết không?
- Có tham gia vào thảo luận không?
Các thành viên:
- Có tham gia thảo luận tích cực và xây dựng không?
- Có ngắt lời người khác không?
- Có hiểu được nhữ
ng luận cứ đưa ra không?
- Có đạt được sự thảo thuận chung hay phải thông qua quyết định theo đa số?
- Có quan tâm đến chương trình nghị sự hay có thái độ thờ ơ?

- Có tham dự hội họp đến cùng không?

2. Tổ chức Hội nghị trao đổi kinh nghiệm học tập của ngành Hành chính – Văn thư.
- Chủ toạ: Lớp trưởng
- Thư ký: Lớp phó học tập
- Chuẩn bị báo cáo chính: 2 tổ trưởng chuẩn bị
- Sáu báo cáo của sinh viên có kết quả cao trong học tập.
Tổ chức hội nghị tại lớp.

3. Hội nghị chun đề “Chống ngủ gật của học sinh các trường THCN”
- Thành phần:……
- Cách tiến hành:……
Kết luận của hội nghị có được áp dụng khơng còn phụ thuậc vào những vấn đề
cụ thể.

4.Tổ chức buổi lễ hội hố trang cho HSSV trường THCN CKN Đơng Á.
- Thành phần tham dự: khách mời trong và ngồi trường.
- Lên kế hoạch tổ chức, viết giấy mời, ra thơng báo…
- Chọn người dẫn chương trình
Buổi lễ hội là sân chơi bổ ích cho học sinh của trường.

5.Tổ chức vòng chung kết cuộc thi “Người thư ký hồn hảo” trong khối Hành chính –
Văn thư.
- Lên kế hoạch tổ chức, viết giấ
y mời, ra thơng báo…
- Thành phần tham dự, Ban giám khảo.
- Nội dung và thể lệ cuộc thi….
Cuộc thi được tổ chức tại lớp, các thành viên phân cơng nhau đóng vai theo u
cầu đặt ra.

6. Soạn một giấy mời gửi đại biểu cấp trên (Cơng đồn Quận, Quận đồn) về dự hội
nghị tổng kết phong trào thi đua của Đồn trường nhân dịp kỷ niệm 75 năm ngày
thành lập Đồn 26/3/1931 – 26/3/2006.

7. L
ập danh sách đại biểu và viết giấy mời Ban giám hiệu dự Hội nghị chi đồn của
lớp.

III/ Tổ chức các chuyến đi cơng tác cho cơ quan và lãnh đạo:

1. Sàõp xãúp lải thỉï tỉû cạc cäng âoản cho ph håüp, âiãưn thäng tin thêch håüp vo khong
träúng v loải b nhỉỵng thäng tin khäng cáưn thiãút

TÄØ CHỈÏC CHO GIẠM ÂÄÚC ÂI CÄNG TẠC

Chuún âi cäng tạc Bàõc Kinh 5 ngy tỉì 26 thạng 01 ( giåì bay: 9h10’) âãún hãút ngy
30 thạng 01 nàm 2002 (vãư tåïi H Näüi lục 8h00 giåì H Näüi)
1. Thäng bạo cho lại xe chøn bë ä-tä vo lục tải nh Giạm âäúc.
2.Lm giáúy âi âỉåìng cho Giạm âäúc v thỉ k.
3.Chøn bë danh mủc cạc ti liãûu v giáúy tåì cạ nhán.
4.Chủp bn photocopy Häü chiãúu v Giáúy chỉïng nháûn ca cå quan y tãú âãø
trao cho v


5.Vo lục cho ätä ra âọn Giạm âäúc tải sán bay v Thỉ k cáưn mảng
theo

6.Nháûn tỉì giạm âäúc nhỉỵng chè thë cáưn thiãút, nhỉỵng nhiãûm vủ cáưn phi thỉûc hiãûn.
7.Tçm hiãøu mủc âêch chuún âi cäng tạc, cạc váún âãư cáưn gii quút, cạc cüc gàûp
v âëa âiãøm.

8.Vo cng Giạm âäúc v thanh tra ti chênh, âải diãûn
phng täø chỉïc kiãøm tra lải ton bäü cạc ti liãûu, giáúy tåì cáưn mang theo trong chuún âi
cäng tạc.
9.Âêch thán tiãùn giạm âäúc ra sán bay v sau khi mạy bay cáút cạnh thç thäng bạäch
Bäü trỉåíng Bäü Ngoải giao Trung Qúc, Ngi Âải sỉí âàû
c mãûnh ton quưn Viãût Nam tải
Bàõc Kinh, âải diãûn cå quan âån vë måìi giạm âäúc sang cäng tạc v biãút giåì
bay, säú hiãûu chuún bay, hng hng khäng, säú ghãú, thåìi gian âãún theo giåì H Näüi, tãn,
tøi, trang phủc, täøng säú kiãûn hnh l ca Giạm âäúc.
10. Chøn bë VISA
11.Ngy 29/01 gi âiãûn cho thỉ k ca âäúi tạc åí Trung Qúc để ………………
12. Âàût dỉû phng mäüt bưng nghè tải
13.Chøn bë chỉång trçnh lm viãûc ca Giạm âäúc trong thåìi gian âi cäng tạc tải
Bàõc Kinh v trçnh Giạm âäúc duût láưn cúi vo ngy
14.Hon táút c cạc cüc hẻn ca Giạm âäúc trong thåìi gian âi cäng tạc våïi l

do
15.Thäúng nháút chỉång trçnh lm viãûc våïi bãn måìi sang cäng tạc, thåìi gian lỉu
trụ, gii quút nhỉỵng váún âãư ny sinh, xạc âënh thnh pháưn tham gia âm phạn, duût
cạc dỉû ạn s k kãút sau âọ trçnh Giạm âäúc.
16. Âàût vẹ mạy bay khỉï häưi tỉì ngy 26/1 âãún 30/1
17. Cng Giạm âäúc chøn bë v xem xẹt mäüt säú ti liãûu cọ thãø cáưn thiãút trong quạ
trçnh lm viãûc tải nỉåïc ngoi v sau âọ sao chủp lải thnh nhiãưu bn, trong âọ cọ mäüt
bn âãø
18. Chøn bë cạc máùu vàn bn tràõng; Danh thiãúp ca Giạm âäúc, våü ( chäưng)
Giạm âäúc, phọ
Giạm âäúc, thỉ k, trỉåíng phng ti vủ; säø tay, bụt räưi âọng gọi v gỉíi
mạy bay chuøn sang trỉåïc êt nháút 2 ngy.
19. Chøn bë mua qu tàûng v lãn danh sạch nhỉỵng ngỉåìi cáưn tàûng.
20. Mua sàơn âäư àn, nỉåïc úng, thúc lạ, sạch bạo, tảp chê âãø Giạm âäúc sỉí dủng

trong chuún bay.
21. Lãn danh sạch cạc säú âiãûn thi cáưn thiãút ( c cå quan, ngỉåìi quen tải Viãût
Nam v c åí nåi âãún räưi sao lm 3 bn cho Giạm âäúc, thỉ k v 1 bn chuøn sang
Bàõc Kinh cho âån vë måìi Giạm âäúc sang cäng tạc)
22. Mua cho Giạm âäúc mäüt cúc sạch vãư phong tủc táûp quạn ca ngỉåìi Trung
Qúc, bn âäư Bàõc Kinh, cún sạch hpäü
i thoải Viãût - Trung hồûc Trung - Viãût âãø tiãûn
tra cỉïu khi Giạm âäúc mún tỉû mçnh trao âäøi våïi ngỉåìi Trung Qúc.
23. Chøn bë täút tinh tháưn âãø cọ thãø âiãưu hnh, kiãøm tra, xỉí l cạc vủ viãûc vi
phảm, khen thỉåíng këp thåìi ngỉåìi cọ cäng trong cäng viãûc cå quan sau khi Giạm âäúc
lãn mạy bay âi cäng tạc.
24. Lãn danh sạch táút c cạc nhán viãn ca cå quan v såí thêch ca tỉìng ngỉåìi
trong säú h âãø Giạm âäúc cọ thãø mua qu håüp våïi thêch ca mi ngỉåìi trong cå quan.
25. Lm viãûc våïi phng ti vủ cå quan âãø âm bo ti chênh cho Giạm âäúc lỉu
trụ tải nåi cäng tạc dỉåïi 1 thạng.
26. Lm cạc th tủc tảm ỉïng tiãưn âi cäng tạc, cäng tạc phê, chi phê dỉû phng
trong trỉåìng håüp cáưn thiãút.

2.Lập kế hoạch tổ chứ
c một chuyến đi cơng tác tại Pháp để dự hội nghị Tài trợ tin học
ở Việt Nam. Nơi đến là trường Cao đẳng Thư ký Lyon Pháp, từ ngày 15/9/2006 đến
15/10/2006, bao gồm Hiệu trưởng trường Trung hcọ Kỹ thuật bán cơng Tin học
ESTIH và các đơn vị trưởng của trường, một số chun gia tin học thành phố Hà Nội,
tranh thủ nguồn tài trợ của Pháp cho q trình đào tạo tin học của Việt Nam, có chuẩn
bị 1 báo cáo v
ề…

3. Soạn một kế hoạch cơng tác cho thủ trưởng đi phổ biến nghị quyết đối với cơ quan
cấp dưới (học sinh tự chọn cơ quan).

4. Giám đốc cơng ty nhà nước X tại thành phố Hồ Chí Minh có chuyến đi cơng tác tại
Okland, Hoa Kỳ 6 ngày, từ ngày 20/10/2006 đến ngày 25/10/2006 (giờ bay:9h30, về
đến sân bay Tân Sơn Nhất lúc 20h Việt Nam). Hãy thực hiện những cơng việc cụ thể
theo thứ tự để tổ
chức cho Giám đốc chuyến cơng tác đó?

5. Lập kế hoạch tổ chức một chuyến đi cơng tác cho cán bộ trong cơ quan để tham gia
lớp tập huấn nghiệp vụ văn phòng trong thời gian từ ngày 15/10/2006 đến ngày
25/10/2006. Nơi đến là trường Đại học Lưu Trữ Hà Nội.tahnhf phần tham dự gồm
nhân viên các phòng ban (mỗi phòng 2 người).

6. Đội ngũ quản lý của cơng ty THHH TM&DV Nhân Lộc được cử đi cơng tác ở
Singapo để học tập cách thức quản lý của cơng ty Leivy trong thời gian từ ngày
10/10/2006 đến 17/10/2006. Số người được cử đi là 30 người (quản lý ở khắp 3 miền
Bắc – Trung – Nam). Hãy thực hiện những cơng việc cụ thể theo thứ tự để tổ chức cho
đồn cán bộ đi chuyến cơng tác đó?

7. Hãy thực hiện những cơng việc cụ thể để cử cán bộ đi học tập Ngh
ị quyết Đại hội X
của Đảng diễn ra tại thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 15/6/2006 – 22/6/2006. Thành
phần tham dự là tất cả giáo viên giảng dạy mơn Chính trị của các trường ĐH, CĐ,
Trung cấp trên địa bàn thành phố Đà Nẵng (Số lượng khoảng 70 người).

8. Hãy thực hiện những cơng việc cụ thể để lãnh đạo đi khảo sát tại thành phố Nha
Trang để mở chi nhánh cơng ty. Thời gian từ ngày 20/10/2006 – 27/10/2006. Biế
t rằng
cơng ty mẹ đóng tại thành phố Đà Nẵng và kinh doanh trong lĩnh vực du lịch (Cơng tu
DV&DL Nam Phát).

9. Hóy thc hin nhng cụng vic c th lónh o i kho sỏt v lm vic vi cụng

ty LA ti Thỏi Lan v vn t quan h lm n gia 2 cụng ty trong vic xut khu
hi sn ca cụng ty An Phỏt sang cụng ty LA. Thi gian kho sỏt v lm vic t ngy
2/11/2006 7/11/2006.

IV/ T chc phũng lm vic v b trớ cỏc thit b, mỏy múc trong vn phũng:

1. B trớ phũng lm vic cho lónh o vi cỏc dựng v trang thit b sau:
(01) Bn lm vic; (02) Bn nh mỏy ch; (03) Gh quay; (04) T gii khỏt; (05)
T h s; (06) T vn bn; (07) t hay mc ỏo; (08) bn tr; (09) Gh m; (10) Bn
con; (11) in thoi.

2. Em hóy b trớ phũng lm vic cho th ký v lónh o ỏp ng nhng yờu cu sau:
- Din tớch phũng lónh o l 20m vuụng, phũng th ký l 15 m vuụng;
- Phũng lónh o cú ca s hng bc, phũng th ký ca s h
ng nam v ca;
- Vn phũng t khu vc cú khớ hu nhit i, gn xng sn xut tụn thộp.
Hóy b trớ cỏc mỏy múc, thit b v chn mu sc phự hp vi phũng lm vic, s
lng ốn b trớ, cỏc tin m bo cho hiu qu cụng vic nh: tin nghi v sinh,
kinh t, thm m, m bo cho vic tip khỏch hiu qu

Chng V: NGHIP V GIAO TI
P HNH CHNH
1. Tổỡng nhoùm 2-3 baỷn, lỏửn lổồỹt phỏn cọng nhau õoùng vai khaùch õóỳn cồ quan vaỡ thổ kyù,
thổỷc tỏỷp theo caùc trổồỡng hồỹp khaùc nhau, mọựi trổồỡng hồỹp õóửu bao gọửm tổỡ vióỷc bọỳ trờ nồi
õoùn khaùch, chaỡo hoới, tỗm hióứu, giaới quyóỳt caùc yóu cỏửu cuớa khaùch, xổớ lyù caùc tỗnh huọỳng
õỷc bióỷt khi tióỳp khaùch õóỳn vióỷc tióỳp nổồùc cho khaùch.
2. Tổỡng nhoùm 2-3 baỷn, lỏửn lổồỹt phỏn cọng nhau õoùng vai khaùch goỹi õióỷn thoaỷi vaỡ thổ
kyù, thổỷc tỏỷp theo caùc trqổồỡng hồỹp khaùc nhau, mọựi trổồỡng hồỹp bao gọửm tổỡ nhỏỳc maùy,
õọỳi thoaỷi, cho õóỳn khi kóỳt thuùc vaỡ cuùp maùy.
3. Mọỹt tỗnh huọỳng õóứ thaớo luỏỷn:

Sau mọ
ỹt thồỡi gian xa caùch, coù hai ngổồỡi baỷn cuợ gỷp nhau, mọỹt ngổồỡi laỡ giaùm õọỳc
doanh nghióỷp, ngổồỡi kia õang giổợ mọỹt vở trờ quan troỹng trong cồ quan nhaỡ nổồùc ( Giaùm
õọỳc sồớ). Giaùm õọỳc doanh nghióỷp õóử nghở baỷn mỗnh ( Giaùm õọỳc sồớ) õóỳn mọỹt nhaỡ haỡng
vaỡ ồớ õoù anh õóử nghở baỷn giuùp õồợ trong vióỷc mồớ rọỹng thở trổồỡng kinh doanh trón õởa baỡn
do baỷn mỗnh quaớn lyù:
Anh noùi: Tọi õang tỗm kióỳm thở trổồỡngcho doanh nghióỷp cuớa tọi hoaỷt õọỹng, thỏỷt may
mừn bióỳt õởa baỡn cuớa baỷn quaớn lyù rỏỳt thờch hồỹp cho hoaỷt õọỹng kinh doanh mồớ rọỹng maỡ
tọi dổỷ õởnh. Anh khọng tổỡ chọỳi giuùp õồợ chổù?
Ngổồỡi kia noùi: Vióỷc õoù mồỡi anh vóử cồ quan tọi, ồớ õoù chuùng ta seợ coù õióửu kióỷ
n baỡn cuỷ
thóứ. Tọi khọng muọỳn cuọỹc gỷp naỡy mỏỳt vui.
- Khọng sao õỏu, vóử cồ quan coù leợ seợ khoù baỡn hồn. Coù gỗ õỏu maỡ mỏỳt vui? Theo tọi,
baỡn baỷc ồớ õỏy rỏỳt tọỳt. Chuùng tọi vỏựn quen nhổ thóỳ, maỡ laỷi rỏỳt õổồỹc vióỷc.
- Khọng õổồỹc õỏu, bỏy giồỡ chố nón noùi chuyóỷn vui thọi. Vióỷc khaùc haợy õóứ vóử cồ quan
rọửi tờnh sau!
- Chuùng ta cổù nón tranh thuớ thồỡi gian. Kinh doanh quan troỹng laỡ thồỡi gian, thồỡi giồỡ laỡ
vaỡng baỷc maỡ!
- Thọi uọỳng õi dzọ
Trón cồ sồớ vỏỷn duỷng lyù luỏỷn vóử giao tióỳp, baỷn coù nhỏỷn xeùt gỗ vóử cuọỹc noùi chuyóỷn trón
õỏy? Haợy õỷt mỗnh vaỡo vở trờ cuớa tổỡng ngổồỡi õóứ traớ lồỡi õóử nghở cuớa ngổồỡi kia vaỡ thổớ
õoaùn xem kóỳt quaớ maỡ hai ngổồỡi seợ õaỷt õổồỹc laỡ gỗ? Baỷn uớng họỹ quan õióứm cuớa ngổồỡi
naỡo? Vỗ sao?