Quản lý dự án xây dựng hệ thống quản lý thực tập sinh của một trung tâm đào tạo xuát khẩu lao động

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
______________________________

BÁO CÁO THỰC NGHIỆM
THUỘC HỌC PHẦN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
Giáo viên hướng dẫn

: TS. Vũ Đình Minh

Nhóm

: 04

Sinh viên thực hiện

:

Lớp

: 20212IT6033003

Khóa: 14

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
THỰC TẬP SINH CỦA MỘT TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUÁT
KHẨU LAO ĐỘNG

Hà Nội - Năm 2022

1
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, nhóm 04 xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Vũ Đình
Minh. Trong quá trình học tập và thực hiện đề tài này, chúng em đã nhận
được sự quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn tận tình, tâm huyết của thầy. Những gì
chúng em nhận được không chỉ dừng lại ở kiến thức môn học mà nhiều hơn
thế đó là những lời khuyên, chia sẻ thực tế từ thầy. Chính nhờ phương pháp
dạy học của thầy mà chúng em có cơ hội khám phá và phát huy khả năng của
bản thân. Những buổi thuyết trình chính là cơ hội tuyệt vời giúp chúng em
rèn luyện sự tự tin, kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, ... Đây cũng chính là
hành trang quan trọng giúp chúng em tự tin bước chân vào môi trường làm
việc thực tế.
Để hồn thành được đề tài này, nhóm chúng em đã cùng nhau nghiên
cứu, thảo luận, áp dụng những kiến thức được học trên lớp cùng với các
nguồn tài liệu trên Internet và cả những trải nghiệm của bản thân. Chúng em
rất mong sẽ nhận được những lời nhận xét, góp ý từ thầy cơ và bạn đọc để đề
tài này có thể hồn thiện hơn nữa.
Một lần nữa, chúng em xin chân thành cảm ơn!
Nhóm sinh viên thực hiện.


2
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN.......................................................................................................
DANH MỤC BẢNG BIỂU...................................................................................
DANH MỤC HÌNH ẢNH.....................................................................................
PHẦN 1. MỞ ĐẦU...............................................................................................
1.1.

Tên đề tài.................................................................................................

1.2.

Lý do chọn đề tài.....................................................................................

1.3.

Mục đích đề tài........................................................................................

1.4.

Mục tiêu đề tài.........................................................................................

1.5.

Bố cục đề tài............................................................................................

1.6.

Phương pháp thực hiện............................................................................

PHẦN 2. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..................................................................10
Chương 1. Xác định dự án................................................................................
2.1.1. Phác thảo dự án.....................................................................10
2.1.2. Danh sách tổ dự án................................................................13
2.1.3. Ma trận trách nhiệm..............................................................13
2.1.4. Công cụ và môi trường phát triển.........................................14
2.1.5. Tổng mức đầu tư...................................................................14
Chương 2. Lập kế hoạch thực hiện dự án.........................................................
2.2.1. Nhân sự dự án.......................................................................15

2.2.2. Bảng công việc và ước lượng thời gian................................16
2.2.3. Phân bố lực lượng và ước tính chi phí..................................20
2.2.4. Lập tiến độ thực hiện............................................................26
2.2.5. Kiểm soát rủi ro....................................................................27


3
Chương 3. Quản lý việc thực hiện dự án..........................................................
2.3.1. Phương pháp thực hiện công việc quản lý............................32
2.3.2. Báo cáo hiện trạng của quản lý dự án...................................32
Chương 4. Kết thúc dự án................................................................................
2.4.1. Kết quả của dự án.................................................................53
2.4.2. Họp kết thúc dự án................................................................60
PHẦN 3. KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM.....................................61
3.1.

Những vấn đề đã đạt được.....................................................................

3.2.

Hướng phát triển....................................................................................

TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................63


4
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Phác thảo dự án........................................................................................12
Bảng 1.2: Danh sách tổ dự án...................................................................................13
Bảng 1.3: Ma trận trách nhiệm.................................................................................14

Bảng 2.1: Bảng công việc và ước lượng thời gian 20
Bảng 2.2: Bảng phân bố lực lượng...........................................................................21
Bảng 2.3: Chi phí nhân cơng....................................................................................21
Bảng 2.5: Ước tính chi phí cho từng cơng việc........................................................25
Bảng 2.6: Tổng chi phí dự tính.................................................................................26
Bảng 2.7: Bảng kiểm sốt rủi ro về kế hoạch...........................................................28
Bảng 2.8: Bảng kiểm soát rủi ro công việc...............................................................31


5
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 4.1 Giao diện trang chủ..............................................................................54
Hình 4.2: Giao diện các khóa học.......................................................................54
Hình 4.3: Giao diện đăng ký khóa học................................................................55
Hình 4 4: Giao diện trang liên hệ và hỏi đáp.......................................................55
Hình 4.5: Giao diện trang cài đặt tài khoản.........................................................56
Hình 4.6: Giao diện trang chủ trang quản trị.......................................................57
Hình 4.7: Giao diện trang quản lý xuất khẩu lao động........................................57
Hình 4.8: Giao diện quản lý khóa đào tạo...........................................................58
Hình 4.9: Giao diện trang quản lý học viên........................................................58
Hình 4.10: Giao diện trang hỗ trợ học viên.........................................................59
Hình 4.11: Giao diện trang quản lý đội ngũ giảng viên......................................59
Hình 4.12: Giao diện trang thống kê doanh thu..................................................60


6
PHẦN 1. MỞ ĐẦU
1.1. Tên đề tài
Quản lý dự án xây dựng hệ thống quản lý thực tập sinh của một trung

tâm đào tạo xuất khẩu lao động.
1.2. Lý do chọn đề tài
Sẽ như thế nào nếu khơng có quản lý dự án? Khơng có quản lý dự án
tức là dự án sẽ được thực hiện mà khơng có kế hoạch, lịch trình, khơng có các
báo cáo tiến độ, quản lý ngân sách, các buổi họp, … Điều này rất dễ dẫn đến
sự hỗn loạn khi các thành viên trong dự án và cả khách hàng thiếu sự liên kết
với nhau. Khơng có kế hoạch khiến cho mọi thứ ở thế bị động, các mục tiêu
có thể bị xác định sai, dự án đi sai hướng, nguồn lực không được khai thác
một các hiệu quả, bị trễ tiến độ, vượt quá ngân sách, rủi ro cao, …
Vậy thì tại sao quản lý dự án lại quan trọng? Tại sao mỗi người khơng
thể tự quản lý cơng việc của chính mình? Như vậy chẳng phải sẽ tiết kiệm
được ngân sách hay sao? Tiếc rằng, đây là một sai lầm. Bởi vì các dự án
thường có nhiều bên liên quan, nên cần có một người quản lý dự án để dẫn
dắt và giữ mọi người đi cùng một hướng là rất quan trọng đối với sự thành
công của dự án. Nếu quản lý dự án tốt thì các mục tiêu dự án sẽ được đáp
ứng, chi phí nguồn lực cần cung cấp cho dự án sẽ được giảm thiểu tối đa, giúp
cho dự án đi đúng hướng ban đầu đề ra, dự án sẽ có sức thuyết phục với nhà
tài trợ, tránh được những rủi ro đáng tiếc gây thiệt hại về tiền bạc và sức lao
động. Tuy nhiên, bất chấp sự cơng nhận của tồn cầu và những lợi ích rõ ràng
của quản lý dự án, lĩnh vực này vẫn bị đánh giá thấp. Theo một cuộc khảo sát
của Viện Quản lý Dự án (Project Management Institute - PMI) vào năm 2018,
chỉ 58% tổ chức nhận ra tầm quan trọng thực tế của quản lý dự án và cách nó
cho phép họ giải quyết hiệu quả các vấn đề mà họ phải đối mặt. Tương tự, tỷ


7
lệ các công ty sử dụng các phương pháp quản lý dự án đã được tiêu chuẩn hóa
chỉ là 23%.
Quản lý dự án là vô cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực, ngành nghề
khác nhau. Vậy nên, công nghệ thông tin cũng khơng phải là ngoại lệ. Thực tế

thì việc quản lý dự án công nghệ thông tin không hề đơn giản. Bởi việc phát
triển nhanh chóng của xã hội, kéo theo cơng nghệ cũng ln thay đổi, địi hỏi
dự án ln phải đón đầu xu thế cơng nghệ.
“Quản lý dự án công nghệ thông tin” là một học phần rất hay và thực
tế. Dĩ nhiên, không phải học xong là chúng em có thể trở thành những nhà
quản lý dự án ngay được. Thế nhưng thông qua học phần này, chúng em có
được cái nhìn trực quan hơn về quy trình quản lý một dự án, được học cách sử
dụng những phương pháp, công cụ để lập kế hoạch, thực thi, quản lý dự án
một cách hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý dự án
cũng như mong muốn được “đóng vai” các Project Managers, có thể áp dụng
những kiến thức đã được học vào quản lý một dự án thực tế, nhóm chúng em
đã cùng bắt tay vào thực hiện đề tài “Quản lý dự án xây dựng hệ thống
quản lý thực tập sinh của một trung tâm đào tạo xuất khẩu lao động”.
1.3. Mục đích đề tài
Như đã đề cập ở trên, mục đích chính của Đề tài “Quản lý dự án xây
dựng hệ thống quản lý thực tập sinh của một trung tâm đào tạo xuất khẩu
lao động là áp dụng những kiến thức đã được học trong học phần Quản lý dự
án công nghệ thông tin vào việc quản lý một dự án thực tế.
1.4. Mục tiêu đề tài
 Nắm bắt được quy trình quản lý dự án.
 Xác định được đúng mục đích, mục tiêu của dự án.


8
 Xây dựng tài liệu phác thảo dự án một cách tường minh, cụ thể.
 Lập được bản kế hoạch quản lý dự án.
 Xây dựng được bảng công việc.
 Biết cách ước lượng thời gian, phân bố lực lượng và ước tính chi phí.
 Biết cách sử dụng các phương pháp, công cụ để lập tiến độ thực hiện
dự án.

 Dự đốn được các rủi ro có thể xảy ra; phân tích, lập kế hoạch phịng
ngừa, kiểm sốt và xử lý được các rủi ro.
 Tổ chức các cuộc họp một cách hiệu quả.
 Kiểm soát được những thay đổi, sẵn sàng ứng phó với những thay đổi
đó.
 Hồn thiện dự án thành công, biết cách kết thúc dự án.
1.5. Bố cục đề tài
Nội dung chính đề tài gồm 4 chương:
Chương 1: Xác định dự án
Phần này giới thiệu, xác định phạm vi, mục đích, mục tiêu của dự án và
trách nhiệm của những người tham dự. Là cơ sở thống nhất ý kiến giữa các
bên tham gia dự án. Xác định được các khoảng thời gian, thống nhất chi phí
và cơng cụ để thực hiện dự án.
Chương 2: Lập kế hoạch thực hiện dự án
Xây dựng bảng công việc nhằm chỉ ra chi tiết các công việc cần làm.
Bên cạnh đó, cần thực hiện các ước lượng về: thời gian, tiến độ, chi phí,
nguồn lực và rủi ro mà dự án có thể đối mặt.
Chương 3: Thực thi dự án


9
Giám sát và kiểm sốt, đánh giá các cơng việc. Lập bảng tiến độ công
việc để kiểm tra, đôn đốc các thành viên thực hiện cơng việc của mình một
cách hiệu quả.
Chương 4: Kết thúc dự án
Bàn giao sản phẩm cho khách hàng, giải thể và kết thúc dự án.
1.6. Phương pháp thực hiện
 Tìm hiểu, phỏng vấn, điều tra…
 Xây dựng độ đo chung cho mức độ hoàn thành công việc.
 Liên tục cải tiến, hiệu chỉnh kế hoạch thực hiện công việc.

 Phân chia công việc.
 Huy động sự tham gia của mọi người.
 Áp dụng phương pháp phân chia công việc theo từng giai đoạn.
 Dàn dựng bảng cơng việc theo phương pháp trình tự.
 Sử dụng phương pháp ước lượng phi khoa học.
 Sử dụng phương pháp sơ đồ thanh GANTT để xây dựng lịch biểu.


10
PHẦN 2. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Chương 1. Xác định dự án
2.1.1. Phác thảo dự án
STT

Tiêu chí

Nội dung
Quản lý dự án xây dựng hệ thống quản lý thực tập

1

Tên dự án

2

Mã dự án

DA04

3

Chủ đầu tư

Trung tâm đào tạo xuất khẩu lao động 

4

Ban lãnh đạo

TS. Vũ Đình Minh

5

Quản lý dự án

Đào Như Quỳnh

sinh của một trung tâm đào tạo xuất khẩu lao động

Thời gian: 60 ngày
6

Thời gian

Bắt đầu:
22/03/2022

Kết thúc: 22/05/2022

Hệ thống quản lý thực tập sinh được xây dựng nhằm

7

Mục đích

đáp ứng việc quản lý thơng tin liên phịng ban một
cách dễ dàng nhanh chóng và đạt hiệu xuất cao hơn
trong cơng việc.

8

Mục tiêu

- Đáp ứng các yêu cầu đặc thù của từng bộ phận
chuyên môn, cho phép kết nối với nhau để
nâng cấp hiệu quả quản lý theo thực tế doanh
nghiệp.
- Quản lý tập trung, kiểm sốt được thơng tin
của thực tập sinh.


11
- Các bộ phận của từng phòng ban trong trung
tâm có thể dễ dàng nắm bắt được tình trạng
của thực tập sinh
- Nâng cao khả năng kết nối và làm việc giữa
các phòng ban với nhau.
- Tối ưu việc sử dụng hạ tầng và quản trị công
nghệ đảm bảo các vấn đề bảo mật thông tin và
xác thực của trung tâm.
 Ranh giới của dự án: Sản phẩm được thực hiện

theo những yêu cầu của khách hàng.
 Sản phẩm chính: Hệ thống quản lý thực tập sinh
9

Phạm vi dự án

của một trung tâm đào tạo xuất khẩu lao động.
 Những yếu tố được đưa vào dự án: Thông tin sản
phẩm, dịch vụ từ nhà cung cấp.
 Những yếu tố đưa ra ngoài dự án: Loại bỏ các
yếu tố ảnh hưởng đến cơng ty và khách hàng.

10

Kinh phí

50.000.000 VNĐ
Bảng 1.1: Phác thảo dự án


12

2.1.2. Danh sách tổ dự án
Gồm 5 thành viên:

Họ tên

Chức vụ

Đào Như Quỳnh

Quản lý dự án 

Đặng Huyền Trang

Nhóm trưởng

Nguyễn Thành Trung

Nhân viên

Nguyễn Văn Tài

Nhân viên

Nguyễn Hữu Thông

Nhân viên

Bảng 1.2: Danh sách tổ dự án
2.1.3. Ma trận trách nhiệm

Người thực
hiện công
việc
Nguyễn
Thành Trung
Nguyễn Văn
Tài

Khảo Phân
sát

tích

Thiết

Thiết

kế cơ

kế

sở dữ

giao

liệu

diện

Lập
trình và

Kiểm

tích

thử và

hợp hệ

sửa lỗi

thống

Kết
thúc
dự
án

A

A

A

A

P

A

P

P

R

R

C

I

P

I


13
Đặng Huyền
Trang
Nguyễn Hữu
Thơng

P

I

C

P

R

R

I

C

P

P

I

I

I

I

Bảng 1.3: Ma trận trách nhiệm
Chú thích:
Các kiểu trách nhiệm khác nhau trên công việc:


A (Approving): Xét duyệt



P (Performing): Thực hiện



R (Reviewing): Thẩm định



C (Contributing): Tham gia đóng góp



I (Informing): Báo cho biết

2.1.4. Cơng cụ và mơi trường phát triển
 Công cụ làm việc của các thành viên trong nhóm: Máy tính cấu hình
cao, phần mềm hỗ trợ đầy đủ.
 Hệ điều hành: Windows 10 Pro.
 Các phần mềm công cụ:
 Visual Studio Code
 Microsoft Office
 Microsoft Project 2018
 SQL server 2018
 Windows Server
2.1.5. Tổng mức đầu tư
Viết bằng số: 50.000.000 VNĐ
Viết bằng chữ: Năm mươi triệu Việt Nam đồng.


14
Chương 2. Lập kế hoạch thực hiện dự án
2.2.1. Nhân sự dự án
STT
1

Nhân sự

Thông tin

Đào Như

- Ngày sinh: 04/12/2001

Quỳnh

- Địa chỉ: Khoái Châu, Hưng Yên
- Email:
- Điện thoại: 0353600532
- Bằng cấp: Kỹ sư Kỹ thuật phần mềm
- Ngoại ngữ: Tiếng anh


Kinh nghiệm chuyên môn: 1 năm Quản lý dự án
cho Công ty Cổ phần Công nghệ và Dịch vụ Lạc
Long Quân

2

Đặng

- Ngày sinh: 14/09/2001

Huyền

- Địa chỉ: Văn Giang, Hưng Yên

Trang

- Email:
- Điện thoại: 0914724186
- Bằng cấp: Kỹ sư Kỹ thuật phần mềm
- Ngoại ngữ: Tiếng anh


Kinh nghiệm chuyên môn: 1 năm Quản lý dự án
cho Công ty Cổ phần Công nghệ và Dịch vụ Lạc
Long Quân

3

Nguyễn
Thành
Trung

- Ngày sinh: 03/01/2001
- Địa chỉ: Nguyễn Xá, Minh Khai, Bắc Từ Liêm,
Hà Nội
- Điện thoại: 0961162725


15
STT

Nhân sự

Thông tin
- Email:

- Bằng cấp: Kỹ sư Kỹ thuật phần mềm


Kinh nghiệm chuyên môn: 1 năm quản lý dự án cho
Công ty Cổ phần Giải pháp công nghệ TTC

4

Nguyễn

- Ngày sinh: 08/07/2000

Văn Tài

- Địa chỉ: Lai Xá, Kim Chung, Hoài Đức, Hà Nội
- Điện thoại: 0367350087
- Email:
- Bằng cấp: Kỹ sư Kỹ thuật phần mềm


Kinh nghiệm chuyên môn: 3 năm quản lý dự án cho
Công ty Phần mềm Nhật Bản

5

Nguyễn

- Ngày sinh: 07/12/1999

Hữu

- Địa chỉ: Phủ Lý, Hà Nam

Thông

- Email:
- Điện thoại: 0927005792
- Bằng cấp: Kỹ sư Công nghệ thông tin
- Ngoại ngữ: Tiếng hàn


Kinh nghiệm chuyên môn: 5 năm Quản lý dự án
cho Công ty Phần mềm Nhật Bản

2.2.2. Bảng công việc và ước lượng thời gian
Dàn dựng bảng cơng việc theo phương pháp trình tự.
Sử dụng phương pháp ước lượng phi khoa học.


16
STT

Tên công việc

Thời gian


17
Dự án

60 days

1

Khởi động dự án

1 day

2

Khảo sát hệ thống 

6 days

3

        Quan sát 

8 hrs

        Phỏng vấn 

6 hrs

        Điều tra, thăm dò 

16 hrs

        Nghiên cứu tài liệu 

16 hrs

Phân tích chức năng 

11 days

         Phân tích từng chức năng 

24 hrs

        Sơ đồ phân cấp chức năng 

8 hrs

        Mô tả chi tiết chức năng mức lá 

16 hrs

        Mơ hình luồng dữ liệu mức khung
cảnh 

4

16 hrs

        Mơ hình luồng dữ liệu mức đỉnh 

16 hrs

        Mô hình dữ liệu mức dưới đỉnh 

8 hrs

Thiết kế cơ sở dữ liệu 
Xây dựng mơ hình thực thể liên kết 
Xác định các thực thể, định dạng tương
ứng 

8 days
5 hrs
4 days

              Xác định liên kết giữa các thực thể 

8 hrs

              Mơ hình liên kết thực thể 

16 hrs

              Chuyển mơ hình thành bản ghi
logic 
Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 

4 hrs
3 days


18

5

        Lập từ điển dữ liệu 

16 hrs

        Mơ hình dữ liệu vật lý 

8 hrs

Thiết kế giao diện 
Thiết kế giao diện Dashboard
Thiết kế giao diện cho dashboard và
module của từng phòng ban
Thiết kế giao diện cho dashboard và
module Phòng Quản lý
Thiết kế giao diện cho dashboard và
module Phịng Kiểm sốt
Thiết kế giao diện cho dashboard và
module Phòng Trợ lý
Thiết kế giao diện cho dashboard và
module Phịng Nhân sự

6

Lập trình và tích hợp hệ thống 
Viết code xử lý phần user
Xử lý chức năng Đăng nhập 
Xử lý phân quyền cho từng bộ phận phòng
ban

Viết code xử lý phần chức năng cho các
phòng ban
Dashboard
Xử lý chức năng Quản lý thông tin học
viên
Xử lý chức năng Quản lý các chương trình
đào tạo

5 days
8 hrs
4 days
6 hrs
6 hrs
6 hrs
6 hrs
14 days
2 days
8 hrs
8 hrs
12 days
6 hrs
8 hrs
8 hrs


19
Xử lý chức năng Xác nhận thu tiền ăn, tiền
học
Xử lý chức năng Cập nhật lỗi vi phạm của
học viên

Xử lý chức năng Quản lý điểm kiểm tra của
học viên

8 hrs
8 hrs
8 hrs

Xử lý chức năng Cập nhật thông tin đào tạo
của học viên như ý thức học, số ngày đi
học, số ngày nghỉ, tiến độ học, giáo viên

8 hrs

chủ nhiệm
Báo cáo kết quả kiểm tra hàng tháng của
học viên
Xử lý chức năng ra quyết định xử phạt
Xử lý chức năng Quản lý và cung cấp
thông tin quy định mức phạt
Báo cáo theo tình trạng vi phạm, hoặc theo
lỗi vi phạm
Xử lý chức năng Quản lý hồ sơ Nhân sự
7

Kiểm thử và sửa lỗi 
Kiểm tra chức năng phía người
dùng(User)

8 hrs
8 hrs

8 hrs
8 hrs
8 hrs
6 days
2 days

            Đăng nhập theo quyền

4 hrs

            Kiểm tra phân quyền

4 hrs

Kiểm tra chức năng và sự giao tiếp giữa
các module của các phòng ban
Giảm cấu trúc dư thừa

4 hrs
3 days