chương 6 nghệ thuật ủy quyền và ra quyết định

Khái niệm ủy quyền
Trình tự ủy quyền
Mức độ ủy quyền
ỦY QUYỀN TRONG QUAÛN TRÒ
NỘI DUNGNỘI DUNG
Quyền hạn
THỰC HÀNH
 “Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc
thông qua nỗ lực của người khác. Điều này thể
hiện lòng tin của bạn vào người khác để giao phó
công việc mà, nếu không, chính bạn phải làm”
Dickinson
Dành vài phút để suy nghĩ…
Vậy theo bạn ủy quyền là gì ?
ỦY QUYỀN
 Ủy quyền có thể định nghĩa đơn giản là việc một
nhà quản lý giao cho một người cộng sự thẩm
quyền để hành động và ra quyết định thay cho nhà
quản lý đó. Như vậy nó hàm ý rộng hơn là “thực
hiện công việc thông qua người qua người khác”
mặc dù đây cũng là một phần của nó.
 Ủy quyền là cho một người biết yêu cầu về kết quả
công việc và trao cho anh ta thẩm quyền, tức là
“Hãy làm theo cách của anh và yêu cầu được hổ
trợ nếu anh thấy cần”.
Chú ý !
 Ủy quyền không không phải là giao việc.
 Ủy quyền không phải là chỗ để bạn “tống khứ”
(dumping) những công việc mà bạn không thích
làm.

 Ủy quyền không phải là từ bỏ trách nhiệm.
 Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng : trách
nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối cùng.
Lợi ích của ủy quyền
 Ủy quyền là giải phóng thời gian của bạn.
 Ủy quyền là phương tiện để phát triển nhân viên.
 Ủy quyền biểu hiện lòng tin của bạn vào nhân viên.
 Ủy quyền giúp gia tăng chất lượng các quyết định.
 Ủy quyền giúp nâng cao quyết tâm, tinh thần hăng
hái và là nguồn động viên cho nhân viên.
Bạn ủy quyền những gì
 Những việc mà bạn thích làm và cũng đồng thời
giúp người khác phát triển.
 Các công việc thường nhật.
 Các công việc cần thiết.
 Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn
huấn luyện cho người khác.
 Công việc hấp dẫn, đòi hỏi sự sáng tạo và giúp cho
nhân viên phát triển.
Những công việc bạn không nên ủy quyền
 Đánh giá thành tích công tác
 Định hướng hoạt động của đơn vị
 Động viên nhân viên
 Giao tiếp với nhân viên
 Xây dựng ê kíp
 Quyền hạn là quyền lực của ai đó mà chúng ta chấp nhận. Quyền
hạn là chính đáng vì nó được thừa nhận một cách hợp pháp.
Quyền hạn luôn đi đôi với trách nhiệm. Chịu trách nhiệm tức là
buộc phải giải trình về công việc của mình.
 Lịch sử đã cho thấy rằng, những lãnh đạo đóng góp nhiều nhất cho

xã hội là những người biết sử dụng quyền lực của mình một cách
khôn ngoan.
 Mặc dù quyền lực là điều hiển nhiên đối với các nhà lãnh đạo
nhưng nó lại rất khó định nghĩa.
 Chúng ta chỉ có thể có những từ tương tự để miêu tả nó như ảnh
hưởng, tôn ti trật tự, cấp bậc, tối cao, sự tôn trọng, làm chủ và khả
năng thuyết phục.
QUYỀN HẠN
QUYỀN HẠN
Ủy quyền hoàn toàn
Ủy quyền chủ yếu.
Ủy quyền giới hạn
Ủy quyền tối thiểu
Không ủy quyền gì cả.
CÁC MỨC ĐỘ ỦY QUYỀN
Chuẩn bị
Lựa chọn.
Gặp gỡ
Hợp đồng
Theo dõi.
Kiểm điểm
TRÌNH TỰ ỦY QUYỀN
 Những mục tiêu và kết quả mong đợi của công việc là gì ?
 Kết quả công việc được đo lường như thế nào ?
 Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện công việc ?
 Cần những nguồn lực và hổ trợ gì để hoàn thành công việc ?
 Cần thẩm quyền đến mức độ nào ?
 Tôi đã làm bản yếu lược công tác chưa ?
 Tôi có sẵn sàng tỏ ra linh hoạt khi gặp người được ủy quyền hay
không ?

CHUẨN BỊ
 Ai có thể làm công việc này ?
 Ai có thể phát triển thông qua công việc này ?
 Ai cần phải được giao trách nhiệm nhiều hơn ?
 Hiện tại ai có thể làm công việc này ?
 Ai cần được phát triển kỹ năng trong một lĩnh vực đặc thù ?
 Công việc có khẩn cấp hay không ?
 Còn những điều gì cần phải cân nhắc hay không ?
LỰA CHỌN
 Bạn đã thảo luận về những mục tiêu và kết quả mong đợi chưa ?
 Bạn đã thảo luận về tiêu chuẩn hoàn thành công việc và hạn định
thời gian chưa ?
 Người được ủy quyền có biết về những nguồn lực có sẵn và phạm
vi quyền hạn của anh / chị ta không ?
 Bạn đã gặp trực diện người được ủy quyền để giải thích rõ mọi vấn
đề chưa ?
 Bạn có nói với người được ủy quyền là tại sao bạn chọn anh / chị
ta hay không ?
 Bạn có để cho người được ủy quyền được tự do quyết định phải
làm công việc như thế nào không ? Còn những điều gì cần phải
cân nhắc hay không ?
GẶP GỠ
 Bản chất và phạm vi công việc
 Kết quả mong đợi
 Người cộng sự sẽ được đánh giá như thế nào ?
 Hạn thời gian hoàn thành công việc.
 Phạm vi thẩm quyền cần thiết.
HỢP ĐỒNG
 Chỉ kiểm tra vào những thời điểm đã thỏa thuận.
 Luôn luôn sẵn sàng.

 Hỗ trợ và giúp đỡ khi cần thiết
 Cung cấp đủ nguồn lực để hoàn thành công việc.
 Luôn động viên cổ vũ.
THEO DÕI
 Công việc có được hoàn thành như những mục tiêu đặt ra ban đầu
hay không ?
 Người được ủy quyền có phát triển thông qua công việc hay không
?
 Bạn có cảm thấy hài lòng với kết quả công việc khi giữ vai trò
người ủy quyền hay không ?
 Bạn sẽ làm gì lần sau để nâng cao chất lượng ủy quyền ?
KIỂM ĐIỂM
KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
VÀ RA QUYẾT ĐỊNH CỦA
LÃNH ĐẠO
 Vấn đề là một tình huống nan giải có liên quan đến cuộc
sống của mình hoặc diễn ra xung quanh mà mình cần
giải quyết.
 Và ẩn chứa trong chữ vấn đề (PROBLEMS) là những
đáp án thú vị:
 P – Prompt: chúng ta cần giải quyết vấn đề một cách nhanh
chóng, kịp thời.
 R – Ready: luôn luôn sẵn sàng
 O – Organized: lên kế hoạch, sắp xếp, tổ chức công việc
 B – Brainstorming: vận động trí não, tìm cách giải quyết vấn đề
 L – Listening: lắng nghe, lấy ý kiến mọi người
 E – Energetic: đầy quyết tâm, nghị lực
 M – Motivated: thúc đẩy mọi người cùng chung sức để tìm
hướng giải quyết vấn đề
 S – Solution: đưa ra giải pháp cuối cùng

KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
1. Nhận ra vấn đề
2. Phân tích vấn đề
3. Hiểu vấn đề
4. Tìm giải pháp
5. Thực thi giải pháp
6. Đánh giá:
KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO
Tìm kiếm
Sự hỗn độn
Tìm kiếm
Sự kiện,
Sự thật
Tìm kiếm
Vấn đề
Tìm kiếm
Ý tưởng
Tìm kiếm
Giải pháp
Tìm kiếm
Sự chấp
nhận
 Sơ đồ dưới đây làm rõ liên hệ của các bước của quá trình
 Kết cục của mỗi bước là cơ sở cho bước tiếp theo
 Trong mỗi bước, sự đa dạng để thu thập thật nhiều các khả năng có
thể và sự hội tụ trên các thông tin được tạo ra để chọn lựa một kết cục
khả thi hoặc sản phẩm của từng bước
Báo cáo
Vấn đề

Tìm kiếm
sự hỗn độn
Tìm kiếm
Sự kiện,
Sự thật
Tìm kiếm
Vấn đề
Tìm kiếm
tưởng
Tìm kiếm
Giải pháp
Tìm kiếm
Sự chấp
nhận
Hành động
Mô tả
ngắn gọn
Những sự
kiện
quan trọng
nhất
(các nối
kết, liên
hệ)
Các giải pháp
đầy hứa hẹn
Giải pháp
được minh chứng
Kế hoạch hành động
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO

RA QUYẾT ĐỊNH
Nhà quản trị luôn luôn ra quyết định, và ra quyết
định là một trong những kỹ năng chủ yếu của nhà
quản trị. Bạn luôn luôn được mời ra quyết định và
thực hiện quyết định. Chất lượng và kết quả của
quyết định của bạn có khả năng ảnh hưởng tích
cực hoặc tiêu cực đến nhân viên và tổ chức của
bạn. Điều chủ yếu là bạn phải biết tối đa hóa khả
năng ra quyết định của bạn nếu bạn muốn trở thành
một nhà quản trị thực sự có hiệu quả.
RA QUYẾT ĐỊNH (tt)
Quyết định quản trị là hành vi
sáng tạo cuả nhà quản trị nhằm
định ra những đường lối và tính
chất hoạt động cuả một đối
tượng (tổ chức) nhằm giải
quyết những vấn đề nảy sinh và
đã chín muồi, trên cơ sở phân
tích các qui luật khách quan
đang vận động, chi phối đối
tượng và trên khả năng thực
hiện cuả đối tượng (tổ chức)
RA QUYẾT ĐỊNH
 Các yêu cầu cơ bản cuả quyết định quản trị
 Căn cứ khoa học
 Tính thống nhất
 Tính thẩm quyền
 Phải có đối tượng cụ thể
 Tính thời gian
 Tính hình thức