Bai 4 - Nghe thuat uy quyen.doc

NGHE THUAT LANH DAO CFVG
B UỔI 4 :
NGHỆ THUẬT ỦY QUYỀN
Phần 1
ỦY QUYỀN LÀ GÌ ?
“Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua
nỗ lực của người khác. Điều này thể hiện lòng tin của
bạn vào người khác để giao phó công việc mà, nếu
không, chính bạn phải làm”
Dickinson
Chú ý !
- Ủy quyền không không phải là giao việc.
- Ủy quyền không phải là chỗ để bạn “tống khứ”
(dumping) những công việc mà bạn không thích làm.
- Ủy quyền không phải là từ bỏ trách nhiệm.
- Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng : trách
nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối cùng.
Lợi ích của ủy quyền
 Ủy quyền là giải phóng thời gian của bạn.
 Ủy quyền là phương tiện để phát triển nhân viên.
 Ủy quyền biểu hiện lòng tin của bạn vào nhân viên.
 Ủy quyền giúp gia tăng chất lượng các quyết đònh.
 Ủy quyền giúp nâng cao quyết tâm, tinh thần hăng
hái và là nguồn động viên cho nhân viên.
Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ?
o Một số giả đònh của bạn :
- Họ không đáng được như vậy
- Họ không thích có thêm việc …
o Sự sợ hãi :
- Tôi không muốn họ biết nhiều quá !
1

NGHE THUAT LANH DAO CFVG
- Nếu họ làm sai, tôi sẽ bò khiển trách !
o Niềm tin cá nhân :
- Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều
- Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều
- Tôi thích lúc nào cũng bận rộn.
Bạn ủy quyền những gì ?
- Những việc mà bạn thích làm và cũng đồng thời giúp
người khác phạt triển.
- Các công việc thường nhật.
- Các công việc cần thiết.
- Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn huấn
luyện cho người khác.
- Công việc hấp dẫn, đòi hỏ sự sáng tạo và giúp cho
nhân viên phát triển.
Những công việc bạn không nên ủy quyền
- Đánh giá thành tích công tác
- Đònh hướng hoạt động của đơn vò
- Động viên nhân viên
- Giao tiếp với nhân viên
- Xây dựng ê kíp
Một trình tự ủy quyền hiệu quả
2
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
1. CHUẨN BỊ :
Bạn hãy tự hỏi
- Những mục tiêu và kết quả mong đợi của công việc
là gì ?
- Kết quả công việc được đo lường như thế nào ?
- Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện công việc ?

- Cần những nguồn lực và hổ trợ gì để hoàn thành
công việc ?
- Cần thẩm quyền đến mức độ nào ?
- Tôi đã làm bản yếu lược công tác chưa ?
- Tôi có sẵn sàng tỏ ra linh hoạt khi gặp người được ủy
quyền hay không ?
2. LỰA CHỌN :
Bạn hãy tự hỏi.
- Ai có thể làm công việc này ?
- Ai có thể phát triển thông qua công việc này ?
- Ai cần phải được giao trách nhiệm nhiều hơn ?
- Hiện tại ai có thể làm công việc này ?
- Ai cần được phát triển kỹ năng trong một lónh vực
đặc thù ?
1. Chuẩn bò
2. Lựa chọn
3. Gặp gỡ
4. Hợp đồng
5. Theo dõi
6. Kiểm điểm
3
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
- Công việc có khẩn cấp hay không ?
- Còn những điều gì cần phải cân nhắc hay không ?
3. GẶP GỢ :
Bạn hãy tự hỏi.
- Bạn đã thảo luận về những mục tiêu và kết quả
mong đợi chưa ?
- Bạn đã thảo luận về tiêu chuẩn hoàn thành công việc
và hạn đònh thời gian chưa ?

- Người được ủy quyền có biết về những nguồn lực có
sẵn và phạm vi quyền hạn của anh / chò ta không ?
- Bạn đã gặp trực diện người được ủy quyền để giải
thích rõ mọi vấn đề chưa ?
- Bạn có nói với người được ủy quyền là tại sao bạn
chọn anh / chò ta hay không ?
- Bạn có để cho người được ủy quyền được tự do quyết
đònh phải làm công việc như thế nào không ?
4. HP ĐỒNG :
Những điểm chính mà bạn phải thỏa thuận
- Bản chất và phạm vi công việc
- Kết quả mong đợi
- Người cộng sự sẽ được đánh giá như thế nào ?
- Hạn thời gian hoàn thành công việc.
- Phạm vi thẩm quyền cần thiết.
-
5. THEO DÕI :
Bạn cần phải làm gì ?
- Chỉ kiểm tra vào những thời điểm đã thỏa thuận.
- Luôn luôn sẵn sàng.
- Hổ trợ và giúp đỡ khi cần thiết
4
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
- Cung cấp đủ nguồn lực để hoàn thành công việc.
- Luôn động viên cổ vũ.
6. KIỂM ĐIỂM :
Bạn hãy tự hỏi.
- Công việc có được hoàn thành như những mục tiêu
đặt ra ban đầu hay không ?
- Người được ủy quyền có phát triển thông qua công

việc hay không ?
- Bạn có cảm thấy hài lòng với kết quả công việc khi
giữ vai trò người ủy quyền hay không ?
- Bạn sẽ làm gì lần sau để nâng cao chất lượng ủy
quyền ?
5
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
Phần 2
Ủy quyền là một phần quan trọng trong tiến trình quản lý : hoàn thành công việc thông qua người
khác. Thật không may là kỹ năng này lại thường được thực hiện một cách vụng về và hầu hết các
nhà quản lý đều không cảm thấy tự tin khi thực hiện việc ủy quyền. Kết quả là nhiều người trong
họ phải gánh chòu những hậu quả nghiêm trọng do cố gắng tự làm mọi việc một mình.
Ủy quyền là cách duy nhất để thực hiện đầy đủ các công việc thông qua người khác và phát huy
hết tiềm năng của cơ quan, tổ chức. Hơn lữa, chúng ta đã tự lừa dối khi cho rằng một người có thể
làm hết mọi chuyện. Bạn hãy thử nghó đến hàng loạt các công việc quản lý bò bỏ qua mà đáng lẽ
chúng phải được quan tâm thích đáng.
Ủy quyền là trao cho nhân viên thẩm quyền và các nguồn lực để thực hiện một công tác. Nó còn
mang ý nghóa động viên họ. Tuy nhiên nhà quản lý vẫn là người chòu trách nhiệm về kết quả cuối
cùng, và vì vậy, thật là vô lý khi tin rằng giữa việc phân phối công việc rồi quên bẳng nó đi và ủy
quyền có điểm tương đồng đâu đấy. Thật không may là nhiều người không nhìn thấy được sự khác
biệt này.
Ủy quyền là gì ?
Ủy quyền là cho một người biết yêu cầu về kết quả công việc và trao cho anh ta thẩm quyền, tức là
“Hãy làm theo cách của anh và yêu cầu được hổ trợ nếu anh thấy cần”.
Ủy quyền có thể đònh nghóa đơn giản là việc một nhà quản lý giao cho một người cộng sự thẩm
quyền để hành động và ra quyết đònh thay cho nhà quản lý đó. Như vậy nó hàm ý rộng hơn là “thực
hiện công việc thông qua người khác” mặc dù đây cũng là một phần của nó. Như trong hai đònh
nghóa trên đây đã đề cập, ủy quyền là giao cho nhân viên thẩm quyền để tiến hành một công tác và
quyền chuyên quyết công tác đó được hoàn thành như thế nào. Đồng thời bạn phải chòu trách nhiệm
về kết quả cuối cùng của công tác đó, vì dầu sao chính bạn là nhà quản lý. Ủy quyền có thể ở nhiều

mức độ khác nhau.
Ủy quyền không phải chỉ là “phân phối công việc”, hoặc là “ra mệnh lệnh và chỉ thò”.
Khi nói về ủy quyền chúng tôi muốn nói đến ủy quyền một cách hiệu quả. Nhiều nhà quản lý ngỡ
rằng mình đang ủy quyền nhưng thật ra họ chỉ thoái thác công việc hoặc đơn giản chỉ là ra lệnh cho
nhân viên phải làm gì mà thôi. Chúng tôi cho rằng ủy quyền không hiệu quả cũng giống như không
ủy quyền gì cả mà thôi. Thoái thác trách nhiệm hoặc chỉ thuần túy ra lệnh đều có hại cho uy tín của
bạn và hiệu quả của cơ quan, tổ chức. Nếu bạn không ủy quyền một cách hiệu quả bạn có thể gặp
những hậu quả sau đây :
 Nhân viên phân tán vì không biết rõ hướng đi của cơ quan…
 Nhân viên lơ là trong công việc.
 Nhân viên không gắn bó với những gì đang xảy ra.
 Tốn nhiều thời gian để phối hợp và giám sát.
 Lãng phí nguồn lực cơ quan
 Các quyết đònh có chất lượng thấp.
Phân phối công việc
6
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
Nếu bạn phân phối công việc kèm theo chỉ thò nghiêm ngặt hoặc ra lệnh, bạn đang điều hành chứ
không phải ủy quyền. Nói cách khác, bạn giao công tác và bảo một người phải làm chính xác như
thế nào và thường xuyên kiểm tra anh ta để đảm bảo rằng anh ta nhất nhất làm theo lời bạn.
Thoái thác công việc
Khi bạn thoái thác công việc, bạn làm ngược lại điều trên đây. Bạn rũ bỏ tất cả trách nhiệm đối với
công việc. Bạn thảy công tác cho nhân viên, bảo họ làm và đừng quấy rầy bạn : “Trả lại cho tôi khi
nào anh làm xong và đừng làm thặng xò lên”.
Chúng ta hãy xem các ví dụ sau đây để hiểu thế nào là ủy quyền một công việc :
1. Ông Đạo báo cho một nhân viên biết là anh ta phải cho tất cả các điểm bán hàng biết là sắp
có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông ta gửi một mẫu tin : “Anh hãy lo việc này và
báo cho tôi biết khi lào làm xong”.
2. Ông Đạo bảo một nhân viên rằng anh ta cần phải thông báo cho tất cả các nhà phân phối là
sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông Đạo gửi một thông báo nội bộ và một số tài

liệu cho nhân viên nêu rõ : “Sao chụp các tài liệu sản xuất và bán hàng (đảm bảo chúng
phải rõ nét) và gửi 2 bản cho mỗi điểm bán hàng trước thứ năm tuần tới”.
3. Ông Đạo giải thích cho một nhân viên cần phải làm gì (thông báo cho tất cả các điểm bán
hàng về một mặt hàng văn phòng phẩm mới) và yêu cầu anh ta lên kế hoạch thực hiện sao
cho tốt nhất và trở lại báo cáo cho ông ta sau một tuần lễ. Khi anh nhân viên đã thảo xong
kế hoạch, anh ta sẽ thảo luận với ông Đạo.
Trong ví dụ đầu tiên, ông Đạo để cho nhân viên hoàn toàn tự lo liệu. Nhân viên có “bơi” hay là
“chìm” cũng mặc kệ. Thậm chí ông ta cũng không cho hạn đònh về thời gian. Nếu như nhân viên có
làm gì sai, ông Đạo cũng không biết cho đến khi mọi chuyện vỡ lở ra.
Trong ví dụ 2, ông Đạo coi nhân viên như những cái máy vô tri vô giác. Ông ta hoàn toàn không để
cho để cho nhân viên có cơ hội phát triển hoặc phát huy sáng kiến. Công việc sẽ hoàn tất, nhưng
nhân viên không được lợi gì và cơ quan cũng vậy về lâu về dài.
Trong ví dụ sau cùng, ông Đạo ít nhất là tạo cơ hội cho người cộng sự được tham gia vào công việc
một cách sáng tạo. Nhân viên có thể làm y hệt như ông Đạo muốn, nhưng bầu không khí tin tưởng
và tôn trọng phát sinh trong quá trình công tác đó là một kết quả tưởng thưởng. Vậy bạrl hãy nghó
lại xem mình đã từng “ủy quyền” một công việc tương tự như thế nào.
Có nhiều mức độ ủy quyền khác nhau mà bạn có thể sử dụng tùy theo công tác và trình độ năng lực
của nhân viên. Chúng ta có thể phân thành lăm mức độ như sau :
1. Ủy quyền hoàn toàn
Mức độ này được áp dụng đối với nhân viên rất lành nghề mà bạn biết rõ về họ. Nó cũng có thể áp
dụng cho các công tác nhỏ nhặt hoặc các công việc sự vụ hành chánh. Bạn cho nhân viên biết công
tác mà bạn cần hoàn thành và thời hạn yêu cầu. Việc làm như thế nào là do nhân viên quyết đònh.
Bạn luôn sẵn sàng để nhân viên tham khảo ý kiến nếu cần.
2. Ủy quyền chủ yếu
Ở mức độ ủy quyền này, bạn giải thích công tác cho nhân viên và ra hạn chót để hoàn thành công
việc. Bạn cũng xác đònh rõ thời gian gặp gở để thảo luận về mức độ tiến bộ của người được ủy
7
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
quyền trong quá trình hoàn thành công việc. Nhân viên vẫn được tự do quyết đònh phương án tiến
hành công tác nhưrlg đònh kỳ thông báo cho bạn về tiến độ. Bạn không nên phủ quyết các phương

án và quyết đònh của nhân viên trừ phi điều đó thật sự cần thiết.
3. Ủy quyền giới hạn
Bạn giải thích công tác cho nhân viên và yêu cầu anh ta hãy suy nghó về phương án mà anh ta sẽ
tiến hành nó. Nhân viên được ủy quyền sau đó trình bày kiến nghò của anh ta cho bạn. Bạn có thể
chấp nhận, hiệu chỉnh hoặc bác bỏ đề nghò của anh ta và xác đònh thời hạn hoàn thành cũng như
thảo luận tiến triển của công tác.
Hai mức độ cuối cùng là : 4) Ủy quyền tối thiểu và 5) Không ủy quyền gì cả. Ở hai mức độ này, về
căn bản, nhà quản lý chỉ ra lệnh cho rthârl viên phải làm gì và làm thư thế nào, hoặc là không ủy
quyền chút gì cả.
Bây giờ chúng ta hãy xem xét những tác dụng tích cực của ủy quyền hiệu quả.
Ủy quyền mang lại lợi ích gì cho nhà quản lý ?
Mặc dù có vô số các lời biện hộ cho ủy quyền không hiệu quả, trên thực tế, bạn biết rằng dù thế
nào bạn cũng phải ủy quyền. Trong phần này, chúng tôi nhắc lại những lợi ích chủ yếu của ủy
quyền.
1. Ủy quyền giải phóng thời gian của bạn
Ủy quyền cho phép bạn rảnh tay tập trung vào những công việc đặc biệt quan trọng, có mức đóng
góp ở tầm những mục tiêu hàng đầu của cơ quan. Kết quả là bạn có thể gia tăng hiệu quả và hiệu
lực công tác, đảm bảo hoàn thành công việc mà sử dụng sức lực bản thân ít nhất.
2. Ủy quyền có thể phát triển nhân viên
Ủy quyền là phương tiện tốt nhất để phát triển nhân viên của bạn. Thông qua ủy quyền, bạn đã
giúp các nhân viên học tập nâng cao trình độ và từ đó tiềm lực của cơ quan cũng tăng lên.
3. Ủy quyền biểu hiện sự tin cậy và tin tưởng
Bằng việc ủy quyền có hiệu quả, bạn đã cho nhân viên thấy là bạn tin cậy họ và tin tưởng vào năng
lực của họ. “Ủy quyền, việc trao thẩm quyền cho một người nào đó hành động như là người đại
diện của bạn, là một biểu hiện quan trọng của sự tin cậy và là một phương tiện để hình thành trách
nhiệm”.
4. Ủy quyền nâng cao chất lượng các quyết đònh
Cuối cùng bạn có được những quyết đònh tốt hơn bởi vì các cá nhân tham gia vào việc ra quyết đònh
(nhân viên) thông qua ủy quyền thường sâu sát với vấn đề “thực tế hàng ngày” của họ hơn là bạn.
5. Ủy quyền tạo ra sự quyết tâm gắn bó, nguồn động viên và tinh thần hăng hái

Qua ủy quyền, nhân viên có được một số quyền tự chủ trên công việc. Ủy quyền thành công thường
để cho nhân viên tự do quyết đònh phải làm công việc như thế nào, từ đó nhân viên sẽ quyết tâm
hơn để đạt được thành tích. Khi họ hoàn thành tốt công việc, họ cảm thấy hài lòng và hãnh diện.
Chúng ta khó mà tìm ra lý luận nào bênh vực cho ủy quyền mạnh hơn là các luận điểm trên đây.
8
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
Ủy quyền có hiệu quả còn có khả năng nâng cao triển vọng nghề nghiệp của bạn. Thật vậy, người
ta đánh giá bạn dựa trên mức độ đóng góp của đơn vò mà bạn quản lý đối với mục tiêu chung của
cơ quan, dựa trên mức độ quan hệ của bạn đối với nhân viên tốt hay xấu và hiệu quả công tác của
các thành viên trong đơn vò. Bạn chắc chắn không được khen ngợi nếu như tự mình làm mọi thứ.
Ủy quyền cũng làm tăng vò thế và quyền hành của bạn với tư cách là nhà quản lý. Nếu bạn tin cậy
nhân viên của mình thì họ ngược lại sẽ gắn bó với bạn. Điều này thường được phản ánh qua việc
gia tăng hiệu suất làm việc.
Như vậy ủy quyền mang lại lợi ích cho chính bạn, cho nhân viên của bạn, cho đơn vò và cả cơ quan
của bạn.
“Điều gì ngăn trở bạn ủy quyền !”
Hầu hết các nhà quản lý đều cảm thấy khó khăn khi ủy quyền. Họ có nhiều lý do khác nhau. Một
số nhà quản lý e ngại ủy quyền ; họ sợ rằng nhân viên sẽ không thích họ nữa. Nếu bạn có ý nghó đó
thì nên suy nghó lại. Giả sử như điều nầy có đúng, thì những nguy hại do không ủy quyền hiệu quả
còn nghiêm trọng hơn nhiều.
Có ba yếu tố ngăn cản ủy quyền hiệu quả. Yếu tố thứ nhất xuất phát từ giả đònh của bạn về nhân
viên. Yếu tố thứ hai liên quan đến những nỗi sợ hãi của con người (tất cả chúng ta đều có). Yếu tố
thứ ba là do nhận thức bản thân đối với vai trò của bạn.
Một số giả đònh của bạn
Chúng ta hãy xem xét một số nguyên cớ giả đònh mà các nhà quản lý đưa ra để biện hộ cho việc
không ủy quyền hiệu quả cho các cộng sự.
“Họ không đáng được ủy quyền”
“Họ không muốn có thêm việc”
“Họ sung sướng với những gì đang làm”
“Họ được trả lương hậu để làm công việc của họ”

“Họ có thể làm việc đó chừng nào họ trở thành nhà quản lý”

“Họ không đáng được ủy quyền !”
“Hầu hết các nhân viên thật sự không có năng lực. Tốt nhất là không nên tin cậy để giao phó công
việc cho họ”. Tuy nhiên, những nhà quản lý hiệu quả đều biết rằng muốn thành công họ phải sẵn
sàng mạo hiểm. Họ cũng hiểu được rằng ngay cả một nhân viên hiện tại chưa có được những kỹ
năng cần thiết, thì họ cũng có thể được huấn luyện, thông qua ủy quyền, để hoàng thành một công
tác. Điều này, trong tầm dài hạn, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất, mức độ
động viên đối với nhân viên, cũng như bạn sẽ quan tâm hơn đến nhu cầu phát triển của nhân viên.
“Họ không muốn có thêm việc !”
“Họ chỉ là những nhân viên còn trẻ và không thích gánh thêm nhiều trách nhiệm. Đối với họ, đó là
những chuyện lặt vặt. Họ sẽ phàn nàn tại sao lại giao việc cho họ, rằng chính tôi mới là người được
trả lương để làm công việc đó cơ mà”. Nếu bạn sử dụng lời biện hộ này bạn cần phải xem lại
9
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
những giả thuyết quản lý về tại sao ngươi ta làm việc. Dó nhiên có một số nhân viên có thể phù hợp
với mô tả trên, nhưng nói chung hầu hết các nhân viên đều muốn và cần những công việc thử
thách, có nhiều trách nhiệm để phát triển. Hầu hết mọi người đều muốn được học tập và tiến bộ
trong lónh vực nghề nghiệp mà họ lựa chọn và sẵn sàng làm việc để gặt hái thêm kinh nghiệm.
“Họ đã bằng lòng với những gì đang làm !”
“Họ không quan tâm đến sự phát triển cũng như không có tham vọng, vì vậy cũng không cần kinh
nghiệm về thẩm quyền ủy quyền cũng như việc nhận lãnh trách nhiệm”. Các nhà quản lý có kinh
nghiệm đều nhận thức rằng hầu hết các nhân viên quan tâm đến việc phát triển. Thông thường họ
có vẻ không quan tâm đến nó là vì họ chẳng bao giờ được tạo cơ hội để nâng cao trình độ và phát
triển. Nếu nhân viên không được tạo những cơ hội như vậy, họ có thể trở lên lãnh đạm và mất đi sự
động viên cũng như những hoài bảo, khát vọng.
“Họ đã được trả lương hậu để làm công việc của họ !”
“Tại sao tôi lại phải mất thì giờ để huấn luyện và phát triển họ. Chẳng phải là chúng ta đã có một
phòng chuyên lo về chuyện đó rồi sao ? Hơn nữa, họ được thuê mướn để làm một công việc và
phải làm được việc đó mà không cần sự trợ giúp của tôi”. Lời biện hộ này có thể ngăn trở việc ủy

quyền hiệu quả.
Những nhà quản lý suy nghó như vậy có thể coi như đã chọn lầm nghề. Một trong những nhiệm vụ
chủ yếu của thà quản lý là hoàn thành mục tiêu của tổ chức thông qua quá trình làm việc cùng với
nhân viên của mình và phát triển họ. Những nhà quản lý nào không phát triển nhân viên của mình
thông qua ủy quyền chắng bao lâu sẽ phải đối diện với sự việc, trong trường hợp tốt nhất, là họ
phải lãnh đạo những nhân viên ù lì, không hiệu quả, hoặc giả tệ hơn, là chính nhà quản lý sẽ mất
việc.
“Họ có thể làm việc đó chừng nào họ trở thành nhà quản lý. Không phải bây giờ !”
Những nhà quản lý có ý nghó như thế này nên suy nghó lại về quá trình họ đạt được vò trí như ngày
hôm nay. Trong hầu hết các trường hợp có thể đều là do cấp trên của họ tin cậy đầy đủ và ủy
quyền cho họ những công tác có ý nghóa. Dó nhiên có những công tác mà bạn không thể ủy quyền.
Nhiệm vụ của bạn là xác đònh công tác nào có thể và không thể ủy quyền.
Nỗi sợ hãi
“Nếu họ làm sai, tôi sẽ bò khiển trách”
“Nếu họ làm tốt hơn tôi, tôi có thể không còn cần thiết nữa”
“Tôi có thể mất tiếng tăm mà hiện tôi đang có”
"Nếu họ làm sai, tôi sẽ bò khiển trách”
“Tôi để cho Ngọc làm một công việc cách đây 2 năm và anh ta làm hỏng nó. Tôi có thể gặp rắc rối
to”. Những mối lo sợ thư thế này có thể khiến cho bạn trở nên cuồng tín hơn trong việc kiểm tra và
quan tâm đến hình ảnh, đòa vò của mình hơn là nhân viên của bạn. Xu hướng nghiên về việc tự bảo
vệ mình biểu hiện dưới hình thức chối bỏ trách nhiệm khi phạm sai lầm, hạ thấp các cộng sự phạm
khuyết điểm hoặc là từ chối ủy quyền trừ những công việc lặt vặt tầm thường.
"Tôi không muốn họ có những ý tưởng !”
10