Phân tích môi trường và hệ thống thông tin quản trị

Chương V. PHÂN TÍCH MÔI
TRƯỜNG và HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN TRỊ
1. NHU CẦU THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN TRỊ (MIS)
2. THIẾT LẬP NHỮNG NHU CẦU THÔNG TIN
3. THIẾT LẬP HỆ THỐNG THU THẬP THÔNG TIN
4. DỰ BÁO SỰ THAY ĐỔI CỦA MÔI TRƯỜNG
KINH DOANH
5. PHÂN TÍCH NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC
ĐIỂM, CƠ HỘI VÀ ĐE DỌA

Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là
toàn bộ những qui tắc, những cách
thức mà thông qua đó nhân viên sử
dụng các thiết bị thu thập và phân
tích các dữ kiện tạo ra thông tin cần
thiết cung cấp cho các cấp làm
quyết định.

XÁC ĐỊNH NHU CẦU THÔNG TIN
Xác định các nguồn thông tin tổng quát
Xác định các nguồn thông tin cụ thể
Xây dựng hệ thống thu thập thông tin
Thực hiện hệ thống thu thập thông tin để theo dõi môi trường KD
Dự báo diễn biến môi trường kinh doanh
Lập bảng tổng hợp môi trường kinh doanh
Phân tích mặt mạnh, yếu; cơ hội và nguy cơ
Đề ra phản ứng chiến lược
Theo dõi và cặp nhật hệ thống thông tin quản lý

Các bước chính của mô hình hệ thống thông tin quản trị:

•
Chức năng của chiến lược là phải phát huy được các
ưu điểm của DN nhằm đạt được các mục tiêu mà tổ
chức đã đề ra.
•
Mục tiêu và chiến lược còn nhằm nắm bắt các cơ hội và
giảm thiểu tác động của các nguy cơ trong điều kiện môi
trường.
Việc phân tích gây ảnh hưởng (nếu có thể) và thích nghi với
các điều kiện môi trường hiện tại và môi trường dự kiến
trong tương lai là chìa khoá đảm bảo sự thành công của
DN.
Ngoài việc thích nghi và đối phó với các điều kiện môi
trường các DN còn phải chuẩn bị sẵn sàng để đương đầu
với tương lai.
Xác định nhu cầu thông tin và
hệ thống thông tin quản trị

B1. Xác định nhu cầu thông tin
•
Số lượng
•
Loại thông tin cần thu thập
•
Thời gian
•
Giới hạn kinh phí

Xác định nhu cầu thông tin
√ Để có đủ cơ sở cho việc dự báo những thay
đổi môi trường và tạo lập các bảng thông tin
tóm lược, ít nhất cần thu thập đủ các dữ liệu:
•
Bảng tổng hợp điều kiện môi trường vĩ mô
•
Bảng tổng hợp môi trường tác nghiệp
•
Hoàn cảnh nội tại
•
Bảng tổng hợp thông tin về đối thủ cạnh tranh
•
Bảng tổng hợp thông tin về khách hàng
•
Bảng tổng hợp thông tin về nhà cung cấp

STT Diễn giải Ghi
chú
1 Các nhà quản trị có sử dụng hệ thống thông tin
để ra quyết định hay không?
2 Trong doanh nghiệp có trưởng ban thông tin
hay giám đốc hệ thống thông tin hay không?
3 Các dữ liệu trong hệ thống thông tin có được
cập nhật hoá thường xuyên hay không?
4 Các nhà quản trị từ tất cả các bộ phận chức
năng của doanh nghiệp có đóng góp đầu vào
cho hệ thống thông tin hay không?
Bảng : Phân tích hệ thống thông tin của doanh nghiệp.

STT Diễn giải Ghi chú
5 Các chiến lược giá của doanh nghiệp có quen
thuộc với hệ thống thông tin của các đối thủ
cạnh tranh của nó hay không?
6 Hệ thống thông tin có dễ sử dụng hay không?
7 Tất cả những người sử dụng hệ thống thông tin
có hiểu được lợi thế cạnh tranh mà thông tin có
thể mang lại cho các doanh nghiệp hay không?
8 Những người sử dụng hệ thống thông tin có
được tham gia những chương trình huấn luyện
về máy điện toán hay không?
9 Hệ thống thông tin của doanh nghiệp có được
cải tiến liên tục về nội dung và tính dễ sử dụng
hay không?
Bảng : Phân tích hệ thống thông tin của doanh nghiệp.

B2. XÁC ĐỊNH RÕ CÁC NGUỒN
THÔNG TIN TỔNG QUÁT
•
Có 4 nguồn thông tin tổng quát:
- nguồn thông tin thứ cấp nội bộ
- nguồn thông tin thứ cấp bên ngoài
- nguồn thông tin sơ cấp nội bộ
- nguồn thông tin sơ cấp bên ngoài

B3. XÁC ĐỊNH RÕ CÁC NGUỒN
THÔNG TIN CỤ THỂ
•
Nguồn thông tin thứ cấp nội bộ: các báo cáo kế
toán, báo cáo sản xuất, nhân sự...

•
Nguồn thông tin thứ cấp bên ngoài: báo, tạp chí,
văn bản, tài liệu do các hiệp hội...
•
Nguồn thông tin sơ cấp nội bộ: cần đặt trọng
tâm vào nhân sự của DN: nhân viên bán hàng,
nhân viên cung ứng... Thông qua họ có thể thu
thập được các thông tin có giá trị.
•
Nguồn thông tin sơ cấp bên ngoài: chỉ được sử
dụng đến nếu như 3 nguồn thông tin nói trên
không cung cấp đủ thông tin cần thiết

B4. XÂY DỰNG HỆ THỐNG THU
THẬP THÔNG TIN
•
NỘI DUNG: đề ra trách nhiệm, xây dựng
một cơ chế hữu hiệu cho công tác thu
thập thông tin;
•
thông qua các quyết định để phổ biến
thông tin trong toàn công ty.
•
các DN càng bỏ nhiều công sức cho việc
thu thập thông tin môi trường trên diện
rộng thì càng có khả năng sống còn nhiều
hơn.