KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG

KIEM SOAT NOI
BO HOAẽT ẹONG
MUA HAỉNG
GV: Ngụ Ngc Linh
TRNG I HC M TPHCM
Mục tiêu
Sau khi nghiên cứu nội dung này, người học có thể:
 Giải thích được đặc điểm của chu trình mua hàng.
 Nêu các loại sai sót và gian lận thường xảy ra.
 Trình bày các mục tiêu kiểm soát đối với từng
khâu trong hoạt động mua hàng.
 Trình bày các hoạt động kiểm soát thường được
áp dụng trong từng khâu của hoạt động mua
hàng.
 Phân tích một số loại gian lận cụ thể và cách thức
đối phó.

Nội dung
°Khái quát hoạt động mua hàng
°Phương pháp thiết kế KSNB
°KSNB hoạt động đặt hàng
°KSNB hoạt động nhận hàng
°KSNB hoạt động thanh toán
°KSNB hoạt động kho hàng
KHAI QUAT HOAẽT ẹONG
MUA HAỉNG
Phan 1
Hoạt động mua hàng
Là một bộ phận quan trọng trong các hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
Hoạt động mua hàng

Hoạt động sản xuất
Hoạt động bán hàng Hoạt động tài chính
Hoạt động kế toán
MUA
HÀNG
ĐẶT
HÀNG
NHẬN
HÀNG
THANH
TOÁN
Hoạt động mua hàng
KHO
HÀNG
PHÖÔNG PHAÙP THIEÁT KEÁ
KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ
Phaàn 2
Phương pháp thiết kế
Rủi ro
Xác đònh mục tiêu hoạt động
Mục tiêu
Xác đònh các rủi ro liên quan
KSNB
Xác đònh các hoạt động
kiểm soát cần thiết
Chính
sách
Thủ
tục
Biểu

mẫu
Ví dụ
Rủi ro
Sản phẩm được bảo quản tốt
Mục tiêu
Công nhân cẩu thả làm hư
hỏng sản phẩm
KSNB
Quy đònh tỷ lệ hỏng cho phép
Quy đònh thưởng, phạt
Thống kê tỷ lệ hỏng
Báo cáo tỷ lệ hỏng
Chính
sách
Thủ
tục
Biểu
mẫu
Phương pháp thiết kế
• Các loại thủ tục kiểm soát
°Phân chia trách nhiệm
°Ủy quyền và xét duyệt
°Kiểm soát chứng từ
°Kiểm tra độc lập
°Bảo vệ tài sản
°Chỉ số hoạt động
°Quản trò chức năng
KSNB KHAU ẹAậT HAỉNG
Phan 3
Mục tiêu kiểm soát và rủi ro

khâu đặt hàng
• RỦI RO
• Hàng không đúng chủng
loại, quy cách (R1)
• Mua hàng không đủ (R2)
• Mua hàng thừa (R3)
• Hàng kém chất lượng (R4)
• Giá không hợp lý (R5)
• Mất chiết khấu (R6)
• Mua khống (R7)
• MỤC TIÊU KS
• Mua hàng đúng chủng
loại, quy cách
• Số lượng mua tối ưu

• Chất lượng đạt yêu cầu
• Giá hợp lý
• Giá tối ưu
• Thực sự có mua
KSNB khâu đặt hàng
• Phân chia trách nhiệm:
• Có cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với bộ
phận sử dụng ? Tại sao?
Hạn chế việc mua hàng quá nhu cầu (R2)
Có thể mua hàng có chất lượng hơn (R4)
Kiểm soát được tình hình vốn lưu động (R2, R3)
Có thể giảm giá mua (R5, R6)
Hạn chế khả năng mua hàng khống (R7)
KSNB khâu đặt hàng
• Ủy quyền và xét duyệt:

• Ai xét duyệt nghiệp vụ đặt hàng?

°Trên xxx đồng : Bộ phận mua hàng (R1 – R7)
°Trên yyy đồng : Nhà quản lý cấp cao (R1 – R7)

KSNB khâu đặt hàng
• Kiểm soát chứng từ:
• Mục đích Phiếu đề nghò mua hàng? Nêu các nội
dung chứng từ này?

°Mua hàng đúng chủng loại (R1), số lượng (R2,
R3), Hạn chế khả năng mua hàng khống (R7)
°Tên hàng, quy cách, số lượng, nhà cung cấp
đề nghò, xét duyệt của người phụ trách bộ
phận

KSNB khâu đặt hàng
• Kiểm soát chứng từ
• Khi nào không cần Phiếu đề nghò mua hàng?
 Giá trò hàng mua nhỏ dưới xxx đồng
 Đối với các mặt hàng lưu chuyển (hàng hóa,
nguyên vật liệu) đã có đònh mức tồn tối thiểu.
Lúc này cần thực hiện thủ tục thích hợp để rà
soát tình trạng tồn kho hàng ngày.

KSNB khâu đặt hàng
• Kiểm soát chứng từ:
• Mục đích Đơn đặt hàng? Nêu các nội dung chứng
từ này?
°Mua hàng đúng chủng loại (R1), số lượng

(R2,R3), chất lượng đạt yêu cầu (R4), giá cả
hợp lý (R5, R6).
°Số hiệu, ngày tháng, tên nhà cung cấp, tên
hàng, quy cách, mã số (catalog), số lượng,
đơn giá, phương thức giao hàng, phương thức
thanh toán
KSNB khâu đặt hàng
Các thủ tục đặc biệt:
Làm sao để mua hàng đúng giá?
°Tất cả các nghiệp vụ mua hàng từ xxx đồng
trở lên phải do người có thẩm quyền phê
duyệt.(R4)
°Phải có ít nhất x bản chào giá cho lần mua
hàng đầu tiên hoặc khi giá tăng quá n % (R4)
°Sử dụng phương pháp đấu thầu.(R4)
KSNB khâu đặt hàng
• Các thủ tục đặc biệt:
• Làm sao để số lượng đặt hàng và dự trữ là tối ưu?
°Sử dụng mô hình EOQ để xác đònh số lần
đặt hàng tối ưu (R2, R3)
°Sử dụng mô hình ROP để xác đònh số lượng
dự trữ tối thiểu.(R2, R3)
°Sử dụng hệ thống JIT (R2, R3)
KSNB khâu đặt hàng
• Các thủ tục đặc biệt
• Chính sách lựa chọn nhà cung cấp
 Xây dựng tiêu chuẩn
 Lập hồ sơ nhà cung cấp
 Xây dựng và duy trì danh sách nhà cung cấp
 Đánh giá thường xuyên nhà cung cấp

 Ký kết các cam kết dài hạn
KSNB khâu đặt hàng
• Chỉ số hoạt động/Quản trò chức năng:
• Có thể đối chiếu chỉ tiêu nào? Phân tích tỷ số
nào?
°So sánh thực tế - dự toán, kỳ này - kỳ trước.
°Tỷ lệ lãi gộp
°Giá thành sản phẩm
°Số vòng quay hàng tồn kho
KSNB khâu đặt hàng
Thông tin và truyền thông
 Các chính sách và thủ tục rõ ràng
 Thông tin với nhà cung cấp
o Đơn đặt hàng
o Chấp nhận ĐĐH
o Các thay đổi trong quá trình giao dòch
 Hồ sơ theo dõi ĐĐH chưa thực hiện
 Hồ sơ theo dõi ĐĐH đã thực hiện

KSNB khâu đặt hàng
• Tất cả các giải pháp trên hình như chưa đủ
để đạt được các mục tiêu. Có thể đề xuất
các thủ tục bổ sung nào?
°Kiểm tra nội bộ đònh kỳ
°Trình độ đội ngũ nhân viên mua hàng
°Bầu không khí trung thực
°Các chính sách nhân sự
R1

R2 R3

R4

R5

R6

R7

Bộ
phận mua hàng độc lập X X X X X X X
Ủy
quyền và xét duyệt X X X X X X X
Phiếu
đề nghị mua hàng X X X X
Đơn
đặt hàng X X X X X X
Bản
chào giá/đấu thầu X
EOQ/ROP/JIT
X X
Chính
sách nhà cung cấp X X X
Chỉ
số hoạt động X X X X X X X
MA TRẬN THỦ TỤC KIỂM SOÁT – RỦI RO
KSNB KHAÂU NHAÄN HAØNG
Phaàn 4