Khó khăn của Công chứng viên trong việc xác định thông tin về chủ thể tham gia giao dịch dân sự

HỌC VIỆN TƯ PHÁP
CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN
Môn học: “Kỹ năng chung về cơng chứng”
Chun đề: Khó khăn của Cơng chứng viên trong việc xác định thông tin
về chủ thể tham gia giao dịch dân sự - Đề xuất giải pháp hoàn thiện pháp
luật

Họ và tên:
Sinh ngày …… tháng…….năm…….
Số báo danh:
Lớp:

Hồ Chí Minh, ngày ……..tháng………năm………


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU.............................................................................................................2
NỘI DUNG.........................................................................................................4
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VÀ PHÁP LUẬT VỀ CƠNG CHỨNG
GIAO DỊCH DÂN SỰ.......................................................................................4
1.1. Khái niệm cơng chứng giao dịch dân sự................................................4
1.2. Nguyên tắc hành nghề công chứng giao dịch dân sự............................5
1.3. Pháp luật về Pháp luật về xác định thông tin chủ thể tham gia giao dịch
dân sự...............................................................................................................6
CHƯƠNG 2. KHĨ KHĂN CỦA CƠNG CHỨNG VIÊN TRONG VIỆC
XÁC ĐỊNH CHỦ THỂ THAM GIA GIAO DỊCH DÂN SỰ........................9
2.1. Khó khăn khi xác định năng lực hành vi dân sự của chủ thể...............9
2.2. Khó khăn khi kiểm tra hồ sơ về chủ thể tham gia giao dịch dân sự....11

2.3. Ví dụ minh họa.......................................................................................15
CHƯƠNG 3. NGUYÊN NHÂN VÀ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT....................16
3.1. Nguyên nhân dẫn đến bất cập...............................................................16
3.2. Kiến nghị hoàn thiện..............................................................................19
KẾT LUẬN......................................................................................................20
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................21

1


MỞ ĐẦU
1.

Tính cấp thiết của đề tài

Cơng chứng viên là người hành nghề công chứng – một trong những nghề
cung cấp dịch vụ cơng thiết thực, đóng vai trị quan trọng đối với sự phát triển
của nền kinh tế và ổn định trật tự xã hội. Theo đó, hoạt động cơng chứng có vai
trị giúp phịng ngừa rủi ro, hạn chế các vi phạm pháp luật trong các quan hệ
giao dịch dân sự, từ đó góp phần hạn chế tranh chấp phát sinh, hướng tới bảo vệ
tốt hơn các quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch,
có liên quan; qua đó ổn định và phát triển nền kinh tế.
Trong hoạt động công chứng giao dịch dân sự, vấn đề xác định thông tin
chủ thể (bao gồm cả thông tin cá nhân, năng lực hành vi dân sự,…) là một trong
những nội dung quan trọng để đảm bảo tính đúng đắn, chính xác của giao dịch
và điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự. Tuy nhiên, Với thực tiễn xã hội
ngày càng phát triển, hiện đại, các giao dịch dân sự của đời sống cũng trở nên đa
dạng, phức tạp, các thủ đoạn lừa dối cũng tinh vi nhưng nước ta lại chưa có hệ
thống thơng tin đồng nhất, chưa có căn cứ chính xác giúp cơng chứng viên rà
sốt kiểm tra khiến cho việc xác định thông tin chủ thể tham gia giao dịch gặp

nhiều khó khăn. Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, em đã lựa chọn đề tài: “Khó
khăn của Công chứng viên trong việc xác định thông tin về chủ thể tham
gia giao dịch dân sự - Đề xuất giải pháp hoàn thiện pháp luật” để nghiên cứu
về vấn đề này.
2.

Mục đích nghiên cứu

Qua q trình nghiên cứu, học viên nhận thấy các tranh chấp trong giao
dịch dân sự ngày một nhiều, điều đáng nói, các tranh chấp liên quan đến việc
chứng nhận hợp đồng, giao dịch của cơng chứng viên có chiều hướng tăng, đã
có nhiều văn bản cơng chứng bị Tịa án tun vơ hiệu vì lý do chủ thể tham gia
giao dịch không đủ điều kiện theo quy định Bộ luật Dân sự. Do đó, đề tài về chủ
thể tham gia giao dịch dân sự ngày càng được quan tâm ở giới học thuật và được
phân tích ở các khía cạnh khác nhau. Báo cáo tập trung phân tích những khó
khăn khi xác định thơng tin chủ thể tham gia giao dịch trong quá trình hành nghề
cơng chứng viên, từ đó có những đề xuất phù hợp nhằm hoàn thiện pháp luật.
3.

Phương pháp nghiên cứu

Báo cáo được xây dựng trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng,
duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin, sử dụng kết hợp hoặc riêng lẻ nhiều
phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể như phương pháp so sánh, thống kê,
2


tổng hợp và kỹ năng phân tích... qua đó phân tích, chỉ ra những khó khăn mà
cơng chứng viên gặp phải khi xác định tư cách chủ thể tham gia hợp đồng, giao
dịch dân sự.

4.

Kết cấu của báo cáo:

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung
của Báo cáo gồm ba chương:
Chương 1: Lý luận chung và pháp luật về công chứng giao dịch dân sự
Chương 2: Kỹ năng cơng chứng viên cần có để xác định tư cách chủ thể
tham gia hợp đồng, giao dịch dân sự.
Chương 3: Vướng mắc, giải pháp, kiến nghị trong việc xác định tư cách
chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch dân sự.

3


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VÀ PHÁP LUẬT VỀ CƠNG CHỨNG
GIAO DỊCH DÂN SỰ
1.1.

Khái niệm cơng chứng giao dịch dân sự

Trước hết để hiểu về công chứng giao dịch dân sự cần làm rõ hai khái
niệm liên quan là “công chứng” và “giao dịch dân sự”.
Đối với công chứng.
Trong phạm vi thế giới, thuật ngữ “cơng chứng” có nhiều cách hiểu khác
nhau. Mỗi quốc gia lại có một định nghĩa, phạm vi bao hàm của hệ thống pháp
luật về cơng chứng khác nhau. Theo đó, có thể đơn cử một vài cách hiểu sau:
Công chứng trong từ điển Luật học của Hoa Kỳ là “notarius”, được hiểu
là “hoạt động của cơng chứng viên”. Trong luật Anh cổ thì từ “notarius” nói về

người làm chứng hoặc người có nhiệm vụ trích lục, sao chép các loại tài liệu,
giấy tờ. Mặt khác, theo luật La Mã, công chứng lại được coi là “người ghi chép,
thư ký, tốc ký, người ghi chép các hoạt động trong nghị viện của toà án, hoặc
ghi chép theo lời người khác đọc, người soạn các di chúc và giấy chuyển
nhượng sở hữu”.
Có thể thấy mặc dù có nhiều cách hiểu khác nhau nhưng các quốc gia này
đều đưa ra hai điểm chung cơ bản về công chứng là “làm chứng” và “ghi chép
lại bằng văn bản”.
Tại Việt Nam, nhà làm luật cũng đã đưa khái niệm “công chứng” vào
trong các văn bản pháp luật để thống nhất sử dụng. Theo đó, Luật Cơng chứng
năm 2014 quy định tại khoản 1 Điều 2 như sau:
“1. Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề cơng
chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác
bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp,
không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng
nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch)
mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự
nguyện yêu cầu công chứng.”
Theo khái niệm này, đối tượng của hoạt động cơng chứng có thể là: hợp
đồng, giao dịch dân sự khác hoặc bản dịch giấy tờ. Hay nói cách khác giao dịch
4


dân sự được thể hiện dưới dạng hợp đồng hoặc văn bản chính là một đối tượng
của hoạt động cơng chứng.
Đối với giao dịch dân sự.
Điều 116 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định khá cụ thể về giao dịch dân
sự như sau “Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương
làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”. Khái niệm này
được áp dụng xuyên suốt trong các nghiên cứu và thực tiễn pháp luật tại nước ta.

Xuất phát từ hai khái niệm nêu trên có thể hiểu “cơng chứng giao dịch
dân sự” là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề cơng chứng chứng
nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản.
1.2.

Nguyên tắc hành nghề công chứng giao dịch dân sự

Ngoài những quy định chung của pháp luật, ở mỗi lĩnh vực hoạt động
chuyên ngành đều có những quy định bắt buộc mọi người khi có các yêu cầu
liên quan, bao gồm cá nhân, cơ quan, tổ chức và nhất là đối với cán bộ, viên
chức, người lao động làm việc trong lĩnh vực đó phải tuân theo. Hoạt động cơng
chứng được xác định là một nghề. Vì vậy, các công chứng viên, người làm việc
trong tổ chức hành nghề công chứng đều phải tuân theo các nguyên tắc hành
nghề do pháp luật quy định. Luật công chứng áp dụng các ngun tắc hành nghề
cơng chứng nói chung và đối với việc công chứng giao dịch dân sự nói riêng
như sau:
(i) Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.
Nước ta là nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, do vậy Hiến pháp và
hệ thống pháp luật có vai trị, vị trí quan trọng trong việc điều chỉnh hành vi và
các quan hệ xã hội. Vì vậy, việc đảm bảo các quyền và lợi ích hợp pháp của
cơng dân, tổ chức đã được quy định trong hiến pháp trong đó có các quyền về
nhân thân, tài sản, các quyền phi tài sản. Hoạt động công chứng hàng ngày tiếp
cận các yêu cầu liên quan đến quyền của công dân tổ chức. Do đó, “việc thực
hiện trọn vẹn các quy định để đảm bảo quyền hợp pháp của công dân trong q
trình tác nghiệp của cơng chứng viên, nhân viên nghiệp vụ cơng chứng giao
dịch dân sự chính là thiết thực chấp hành hiến pháp”1.
(ii) Khách quan, trung thực.
Yêu cầu đảm bảo tính khách quan, trung thực đối với cơng chứng viên
trong hành nghề công chứng cũng là một trong những nguyên tắc bắt buộc phải
1

Lê Thị Hoài Ân (2011), “Giáo trình cơng chứng và chứng thực”, Trường đại học Vinh, tr.6;

5


thực hiện. Đối với tính khách quan được thể hiện xun suốt trong quy trình
cơng chứng. Theo đó thơng qua u cầu về tính khách quan khi thực hiện cơng
chứng sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc đem lại hiệu quả đích thực đúng
mong muốn chính đáng của người yêu cầu công chứng, phù hợp quy định của
pháp luật.
Bên cạnh đó, yêu cầu về sự trung thực trong hành nghề công chứng đối
với công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ công chứng được thể hiện trong hầu
hết các hoạt động khi hành nghề, chẳng hạn như: Khi nghiên cứu hồ sơ yêu cầu
công chứng, công chứng viên, người giúp việc phải trung thành với nội dung các
thông tin hiện có; hay Thể hiện chính xác ý chí tự nguyện, những thỏa thuận của
các bên trong hợp đồng, giao dịch trên cơ sở phù hợp pháp luật và đạo đức xã
hội…
(iii) Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
Ngồi những quy định của Luật cơng chứng và các văn bản quy phạm có
liên quan, cơng chứng viên, người yêu cầu công chứng phải tuân theo quy tắc
đạo đức hành nghề công chứng. Quy tắc này là kim chỉ nam cho hành động và
q trình hành nghề của cơng chứng viên trong hoạt động cơng chứng nói chung
và cơng chứng giao dịch dân sự nói riêng.
(iv) Chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về
văn bản công chứng.
Xuất phát từ khái niệm về công chứng đã được phân tích ở trên có thể
thấy rằng, “khơng chỉ xác nhận có giao dịch, hợp đồng được xác lập trên thực
tế, giữa các tổ chức cá nhân giao kết hợp đồng, giao dịch, công chứng viên khi
hành nghề cịn phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng giao dịch

đã cơng chứng đó”2. Cơng chứng viên chịu trách nhiệm với người yêu cầu công
chứng bởi đây là kết quả cung cấp dịch vụ của công chứng viên cho người yêu
cầu công chứng. Đối với nhà nước, do các văn bản, hợp đồng được công chứng
nhằm xác định giá trị pháp lý trước pháp luật do vậy, công chứng viên đồng thời
phải chịu trách nhiệm về các nội dung được công chứng trước pháp luật, đảm
bảo tuân thủ quy định pháp luật.
1.3.

Pháp luật về Pháp luật về xác định thông tin chủ thể tham gia giao dịch
dân sự
*. Đối với chủ thể là cá nhân:

Ngân hàng pháp luật (2019), “Cơng chứng viên có phải chịu trách nhiệm tính hợp pháp của hợp đồng cơng
chứng?”, < truy cập ngày 13/01/2023;
2

6


Thứ nhất về năng lực pháp luật dân sự của cá nhân liên quan đến hoạt
động công chứng.
Điều 16 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về năng lực pháp luật dân sự của
cá nhân:
“1. Năng lực pháp luật dân sự của cá nhân là khả năng của cá nhân có
quyền dân sự và nghĩa vụ dân sự.
2. Mọi cá nhân đều có năng lực pháp luật dân sự như nhau.
3. Năng lực pháp luật dân sự của cá nhân có từ khi người đó sinh ra và
chấm dứt khi người đó chết”.
Theo đó, năng lực pháp luật dân sự của cá nhân có từ khi sinh ra, khơng
thay đổi với bất kỳ lý do gì, nó gắn liền với sự tồn tại của cá nhân đó và cũng

khơng tự mất đi, trừ trường hợp cá nhân đó chết hoặc bị Tòa án tuyên bố chết.
Tuy nhiên, việc trong trường hợp Tịa án tun bố chết thì vẫn có thể khôi phục
lại khi người bị tuyên bố trở về và có u cầu Tịa án hủy quyết định tun bố
chết.
Theo Điều 18 Bộ luật Dân sự 2015: “Năng lực pháp luật dân sự của cá
nhân không bị hạn chế, trừ trường hợp Bộ luật này, luật khác có liên quan quy
định khác”, có nghĩa là “Năng lực pháp luật dân sự được quy định chung cho
tất cả các chủ thể là cá nhân thì cá nhân đó tự có và tự chịu trách nhiệm, không
thể chuyển giao, không bị hạn chế, cũng như các chủ thể không thể tự thỏa
thuận với nhau về việc hạn chế về quyền nhân thân của nhau”3.
Thứ hai, năng lực hành vi dân sự của cá nhân nhân liên quan đến hoạt
động công chứng.
Điều 19 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: “Năng lực hành vi dân sự của cá
nhân là khả năng của cá nhân bằng hành vi của mình xác lập, thực hiện quyền,
nghĩa vụ dân sự”. Đối với cá nhân thì khi sinh ra, mọi cá nhân có năng lực pháp
luật như nhau, tuy nhiên, khả năng của cá nhân bằng hành vi của mình để xác
lập giao dịch cịn tùy thuộc vào vấn đề độ tuổi, khả năng nhận thức, làm chủ
hành vi của mình. Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 chia năng lực hành vi
dân sự của cá nhân thành các loại năng lực hành vi dân sự đầy đủ, năng lực hành
vi dân sự chưa đầy đủ, và người bị mất/ hạn chế năng lực hành vi dân sự.
Điều 19 Bộ luật Dân sự 2015 quy định, “Năng lực hành vi dân sự của cá
nhân là khả năng của cá nhân bằng hành vi của mình xác lập, thực hiện quyền,
/>3

7


nghĩa vụ dân sự”. Theo đó, tùy thuộc vào độ tuổi mà pháp luật quy định về năng
lực hành vi dân sự khác nhau, cụ thể:
- Người thành niên từ đủ 18 tuổi trở lên “có năng lực hành vi dân sự đầy

đủ”4, trừ trường hợp mất năng lực hành vi, người có khó khăn trong nhận thức,
làm chủ hành vi, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.
- Người từ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi có năng lực hành vi dân sự chưa đầy
đủ, “tự mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự, trừ giao dịch dân sự liên quan
đến bất động sản, động sản phải đăng ký và giao dịch dân sự khác theo quy
định của luật phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý”5
- Người từ 06 tuổi đến dưới 15 tuổi “khi xác lập, thực hiện giao dịch dân
sự phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý, trừ giao dịch dân sự phục
vụ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày phù hợp với lứa tuổi”6;
- Các cá nhân chưa đủ 06 tuổi thì chưa có năng lực hành vi dân sự do
khơng thể tự mình xác lập quyền, nghĩa vụ dân sự mà phải thông qua người đại
diện theo pháp luật (như cha mẹ, người giám hộ…).
- Ngoài ra, Bộ luật Dân sự còn quy định về người mất năng lực hành vi
dân sự người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự trong một số trường hợp và dựa
theo phán quyết của Toà án.
Đới từng mức độ, quyền được tham gia vào giao dịch dân sự của cá nhân
lại được pháp luật quy định khác nhau. Cần lưu ý một người chỉ được xem là
mất, hạn chế năng lực hành vi dân sự theo tuyên bố của Toà án. Đối với người
mất hay hạn chế năng lực hành vi dân sự, công chứng viên không nên dựa vào
việc quan sát, tiếp xúc với họ, hỏi người yêu cầu công chứng hoặc dựa vào kết
luận giám định y khoa mà đưa ra kết luận người này mất, hay hạn chế năng lực
hành vi dân sự mà phải xem xét dựa trên quyết định của Toà án.
*. Đối với tổ chức:
Khi tiếp nhận u cầu cơng chứng có chủ thể là tổ chức, vấn đề công
chứng viên cần quan tâm là việc xác định tổ chức đó có quyền tham gia xác lập
giao dịch hay khơng, trong đó có một số nội dung mà công chứng viên cần quan
tâm là: tư cách pháp nhân của tổ chức; năng lực pháp luật và cơ cấu tổ chức, đại
diện của pháp nhân đó.

Khoản 2 Điều 20 Bộ luật Dân sự 2015;

Khoản 4 Điều 21 Bộ luật Dân sự 2015;
6
Khoản 3 Điều 21 Bộ luật Dân sự 2015;
4
5

8


Theo quy định Điều 74 của Bộ luật Dân sự năm 2015, một tổ chức được
xem là pháp nhân khi đủ các điều kiện:
“a) Được thành lập theo quy định của Bộ luật này, luật khác có liên
quan;
b) Có cơ cấu tổ chức theo quy định tại Điều 83 của Bộ luật này;
c) Có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách
nhiệm bằng tài sản của mình;
d) Nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập”
Thông thường để nhận biết một tổ chức có phải là pháp nhân hay khơng,
trong thực tiễn công chứng viên xem nội dung trên các văn bản của cơ quan nhà
nước có thẩm quyền về việc thành lập hoặc cho phép thành lập, đăng ký thành
lập hoặc các quy định pháp luật liên quan đến loại pháp nhân đó.
Nếu đã xác được tổ chức tham gia giao dịch là một pháp nhân thì cần xem
xét tiếp là tổ chức đó có năng lực pháp luật dân sự để tham gia giao dịch được
yêu cầu công chứng không. Khác với cá nhân, năng lực pháp luật dân sự của
pháp nhân bị hạn chế bởi mục tiêu hoạt động của pháp nhân, mục đích hoạt
động này thường được quy định trong quyết định thành lập, đăng ký hoạt động,
điều lệ của pháp nhân. Mỗi loại pháp nhân (pháp nhân thương mại và phi
thương mại) có mục đích hoạt động đặc thù, các pháp nhân phải quản lý, sử
dụng, định đoạt tài sản vì mục đích chung của loại pháp nhân đó.
CHƯƠNG 2. KHĨ KHĂN CỦA CƠNG CHỨNG VIÊN TRONG VIỆC

XÁC ĐỊNH CHỦ THỂ THAM GIA GIAO DỊCH DÂN SỰ
2.1.

Khó khăn khi xác định năng lực hành vi dân sự của chủ thể
a. Đối với cá nhân

Một trong các nhiệm vụ của công chứng viên khi công chứng giao dịch
dân sự đó là “chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hồn tồn tự
nguyện, có năng lực hành vi dân sự”7. Theo đó, vào thời điểm giao kết giao dịch
dân sự đó, chủ thể tham gia giao dịch dân sự đó phải được xác định là có năng
lực hành vi dân sự. Công chứng viên cần kiểm tra về độ tuổi và khả năng nhận
thức, minh mẫn, tỉnh táo của chủ thể tham gia giao dịch dân sự đó để bước đầu
xác định về năng lực hành vi dân sự.
Thông thường, giấy tờ tùy thân của các chủ thể (mà căn cước công dân
được sử dụng phổ biến) sẽ thể hiện cơ bản các nội dung công chứng viên cần
7

Điều 46 Luật Công chứng 2014;

9


xác minh. Tuy nhiên, về độ tuổi, ngoài căn cước cơng dân thì có thể dựa vào các
loại giấy tờ nào để xác định thông tin của chủ thể hay không? Giấy khai sinh
được hiểu là “giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân”8, mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân
có nội dung về thơng tin họ tên, ngày/tháng/năm sinh, quê quán... đều phải phù
hợp với Giấy khai sinh của cá nhân đó. Đối với những cơng dân là qn nhân, sĩ
quan hay cơng an cịn có các Giấy chứng minh sĩ quan nhân dân, công an nhân
dân được cung cấp khi gia nhập ngành sĩ quan, công an. Mặc dù có thể sử dụng
để chứng minh về độ tuổi nhưng thực tế ít khi các bên cung cấp loại giấy tờ này

khi đi công chứng giao dịch dân sự đó. Đồng thời, pháp luật cũng chưa quy định
cụ thể giấy tờ tùy thân mà cá nhân cần cung cấp khi u cầu cơng chứng giao
dịch dân sự đó là gì (cụ thể được phân tích ở Mục 2.1 Báo cáo này).
Ngoài vấn đề về độ tuổi, năng lực hành vi dân sự còn thể hiện qua khả
năng nhận thức, thực hiện hành vi, của cá nhân đó khi tham gia vào giao dịch
dân sự đó. Một trong những điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự đó đó là:
“Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện”9. Để một bên thứ ba,
cụ thể là công chứng xác định rằng chủ thể không bị cưỡng ép lừa dối hay đe
dọa khi tham gia giao dịch dân sự đó hay khơng phải người bị hạn chế năng lực
hành vi dân sự là rất khó khăn và mang tính cảm tính. Điều này thường được
kiểm chứng thông qua phản ứng, biểu cảm của các chủ thể cũng như sự nhạy
bén của cơng chứng viên. Nói cách khác, khả năng thực hiện giao dịch dân sự
đó của chủ thể vào thời điểm giao kết hoàn toàn phụ thuộc vào đánh giá chủ
quan của công chứng viên. Công chứng viên chưa có một cơ sở dữ liệu để đánh
giá khách quan về nhận thức, tính tự do tự nguyện của các bên, nhất là trong
những trường hợp không có năng lực hành vi dân sự đầy đủ nếu không được các
bên chủ động cung cấp tài liệu, thông tin thì bằng mắt thường cơng chứng viên
có thể sẽ không nhận ra.
Trong một số trường hợp đặc biệt, việc xác định chủ thể có đầy đủ năng
lực hành vi dân sự có quy định riêng. Cụ thể, trong giao dịch liên quan đến bất
động sản, tài sản là nguồn thu nhập chủ yếu của gia đình thì yêu cầu “phải có sự
thỏa thuận của tất cả các thành viên gia đình là người thành niên có năng lực
hành vi dân sự đầy đủ, trừ trường hợp luật có quy định khác”10. Nói cách khác,
những thành viên từ đủ 18 tuổi trở lên đều phải đồng thuận thì giao dịch dân sự
mới được thực hiện và có hiệu lực. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật đất đai
lại quy định: “Người có tên trên Giấy chứng nhận hoặc người được ủy quyền
Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP;
Khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015;
10
Khoản 2 Điêu 212 Bộ luật Dân sự 2015;

8
9

10


theo quy định của pháp luật về dân sự quy định tại khoản 1 Điều 64 Nghị định
số 43/2014/NĐ-CP chỉ được thực hiện việc ký hợp đồng, văn bản giao dịch về
quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất khi đã được các thành
viên trong hộ gia đình sử dụng đất đồng ý bằng văn bản và văn bản đó đã được
cơng chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật”11. Như vậy, ở đây có
sự mâu thuẫn giữa Bộ luật Dân sự và đất đai về xác định chủ thể tham gia giao
dịch dân sự. Nếu Bộ luật Dân sự không yêu cầu tất cả các thành viên trong gia
đình phải đồng ý giao kết giao dịch dân sự mà chỉ “người thành niên” mới cần
tham gia. Nếu theo quy định tại Thông tư 02/2015/TT-BTNMT thì lại yêu cầu
cần sự chấp thuận của tất cả thành viên, kể cả những người dưới 18 tuổi chưa có
năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Bộ luật Dân sự mặc dù cũng có ngoại lệ khi luật
khác có quy định nhưng do luật quy định chứ không phải là nghị định hoặc
thông tư. Điều này khiến cho cơng chứng gặp khó khăn khi xác định chủ thể đối
với những giao dịch về bất động sản hoặc tài sản là nguồn thu nhập chủ yếu của
gia đình.
b. Đối với pháp nhân
Về mặt lý luận, pháp nhân được công nhận năng lực pháp luật dân sự kể
từ khi có quyết định thành lập. Pháp nhân tham gia giao dịch dân sự thông qua
người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền. Do đó, công
chứng viên kiểm tra tư cách chủ thể là pháp nhân thì khơng chỉ dừng lại ở thơng
tin của tổ chức đó mà cịn thơng tin, tài liệu liên quan đến người đại diện. Hiện
pháp luật cơng chứng cịn quy định sơ sài trong việc xác định tư cách của pháp
nhân, cũng không phân chia cụ thể trường hợp chủ thể giao dịch dân sự là cá
nhân hay pháp nhân thì phải kiểm tra những giấy tờ gì.

2.2.

Khó khăn khi kiểm tra hồ sơ về chủ thể tham gia giao dịch dân sự

Để thực hiện công chứng giao dịch dân sự nói chung, người u cầu cơng
chứng phải cung cấp hồ sơ theo quy định pháp luật, trong đó bao gồm các tài
liệu ghi nhận thông tin về chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoặc mối quan hệ
giữa người yêu cầu công chứng với các bên trong giao dịch dân sự. Tuy nhiên,
Luật Công chứng 2014 đang bộc lộ những bất cập về vấn đề này như sau:
a.

Thứ nhất, về xác minh giấy tờ tuỳ thân.
*. Đối với cá nhân

khoản 5 Điều 14 Thông tư số 02/2015/TT-BTNMT ngày 27/01/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi
trường quy định chi tiết một số điều của Nghị định số 43/2014/NĐ-CP và Nghị định số 44/2014/NĐ-CP
11

11


Theo điểm c Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định một trong
những hồ sơ yêu cầu công chứng giao dịch dân sự đã soạn sẵn bao gồm: “Bản
sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng”. “Giấy tờ tuỳ thân” là thuật
ngữ phổ biến trong đời sống nhưng lại chưa có quy phạm pháp luật nào giải
thích về từ ngữ này bao gồm những giấy tờ gì, và có giá trị pháp lý như thế nào.
Thay vào đó, Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều
và biện pháp thi hành pháp luật hộ tịch lại liệt kê các loại giấy tờ chứng minh về
nhân thân gồm có: “hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân
hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thơng tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền

cấp, cịn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân)”. Nói một cách gián
tiếp, pháp luật hộ tịch đã quy định về các loại “giấy tờ tuỳ thân để chứng minh
về nhân thân” sử dụng trong thủ tục hành chính. Mặc dù khơng quy định liên kết
giữa thuật ngữ giấy tờ tuỳ thân tại pháp luật công chứng với pháp luật hộ tịch
nhưng thực tiễn hành nghề, các công chứng viên vẫn dựa vào quy định tại Nghị
định 123/2015/NĐ-CP để thực hiện kiểm tra thông tin về giấy tờ tuỳ thân của
chủ thể tham gia giao dịch. Thiếu sót trong quy định pháp luật này có thể khơng
q ảnh hưởng đến hoạt động cơng chứng nhưng cũng cần được hồn thiện để
đảm bảo tính chặt chẽ.
Hoạt động kiểm tra của cơng chứng viên sẽ trở nên bất tiện hơn nếu giao
dịch dân sự ghi nhận chủ thể tham gia theo thông tin trên căn cước cơng dân
nhưng khi u cầu cơng chứng thì họ lại cung cấp Hộ chiếu, chứng minh nhân
dân hay bất kỳ giấy tờ nào khác đáp ứng đủ yêu cầu chứng minh nhân thân theo
pháp luật hộ tịch. Đặc biệt, như đã nêu, đối với sĩ quan, quân đội hay cơng an
nhân dân cịn có một loại giấy tờ pháp lý khác là Giấy chứng minh họ nằm trong
ngành qn đội/cơng an. Khi ấy, cơng chứng viên có thể chấp nhận hồ sơ mà
chủ thể đó xuất trình khơng hay buộc phải cung cấp bản sao giấy tờ tuỳ thân có
thơng tin chính xác như trên giao dịch dân sự ghi nhận. Thậm chí, nếu khách
hàng giải thích rằng thông tin trên giao dịch dân sự là giấy tờ cũ hay đã bị mất,
hỏng, nát thì liệu cơng chứng viên có chấp nhận thơng tin của các loại giấy tờ
khác khơng hay cần phải có thêm xác nhận của các bên trong giao dịch dân sự.
Đây là một vấn đề cịn gây bối rối cho các cơng chứng viên trong quá trình hành
nghề và sẽ phụ thuộc vào sự nhạy bén, kinh nghiệm xử lý của mỗi công chứng
viên cũng như yêu cầu hoạt động tại mỗi văn phòng cơng chứng mà có những
cách xử lý khác nhau. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng quy định về giấy tờ
tuỳ thân cịn thiếu sót và chưa có hướng dẫn cụ thể, làm kéo dài thời gian xác
minh của công chứng viên hay gây bức xúc cho các chủ thể có liên quan. Do đó,
việc pháp luật khơng quy định cụ thể “Giấy tờ tuỳ thân” gồm những loại giấy tờ
12

gì và giấy tờ khác có giá trị tương đương được sử dụng trong những trường hợp
nào vơ hình trung đã gây cản trở cho hoạt động công chứng viên khi khi kiểm tra
thông tin về chủ thể tham gia giao dịch dân sự.
*. Đối với pháp nhân:
Xét nguyên tắc pháp luật doanh nghiệp, việc xác minh thông tin này có
thể dựa trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, văn bản phê duyệt việc
tham gia giao dịch dân sự, ủy quyền ký kết giao dịch dân sự (nếu có). Tuy nhiên,
với mỗi giao dịch dân sự, cơ quan có thẩm quyền phê duyệt giao dịch dân sự đó
có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định pháp luật, Điều lệ công ty, quy chế nội
bộ và giá trị các giao dịch dân sự. Điều này chỉ có thể xác định khi công chứng
viên được tiếp cận hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp mà thực tế là điều này rất ít
khi được thực hiện vì liên quan đến tính bảo mật thơng tin của tổ chức đó theo
quy định Luật Doanh nghiệp. Cơng chứng viên khó có thể kiểm tra một cách
chính xác, đầy đủ rằng cá nhân đại diện cho pháp nhân ký kết giao dịch dân sự
này có phù hợp với quyết định của tổ chức đó hay không mà chỉ dừng lại ở việc
kiểm tra giấy tờ tùy thân của cá nhân đó. Đây là một vướng mắc lớn cho các
cơng chứng viên trong q trình hành nghề.
b.

Thứ hai, xác định chủ thể trong giao dịch dân sự liên quan đến tài sản sở
hữu chung.

“Sở hữu chung là sở hữu của nhiều chủ thể đối với tài sản”12, theo quy
định pháp luật, có các loại tài sản sở hữu chung cơ bản gồm: sở hữu chung của
cộng đồng; sở hữu chung của hộ gia đình, sở hữu chung của vợ chồng. Với mỗi
hình thức sở hữu chung, pháp luật quy định nguyên tắc xác lập sở hữu chung
hoặc theo thoả thuận của các bên. Giao dịch dân sự giao kết có đối tượng liên
quan đến tài sản thuộc sở hữu chung thì tất cả các thành viên hoặc cá nhân được
tất cả thành viên đồng ý uỷ quyền sẽ tham gia giao dịch. Thông thường, người

đại diện theo uỷ quyền sẽ thay mặt các đồng sở hữu tham gia giao dịch dân sự.
Vấn đề phát sinh khi công chứng viên phải kiểm tra thông tin chủ thể trên
giấy uỷ quyền cũng như phải có cơ sở xác minh các đồng sở hữu tự nguyện uỷ
quyền và đồng ý để người đại diện tham gia vào một giao dịch dân sự nhất định.
Trong trường hợp các đồng sở hữu đều là cá nhân thì việc kiểm tra không
phải dễ dàng, số lượng thành viên đồng sở hữu có thể nhiều, nội dung uỷ quyền
thường được viết tay, và người được uỷ quyền chỉ cung cấp văn bản uỷ quyền để
đối chiếu thông tin. Theo quy định, giấy uỷ quyền không phải thực hiện công
12

Theo Khoản 1 Điều 207 Bộ luật Dân sự 2015;

13


chứng, chứng thực, nhưng nếu chỉ cung cấp văn bản uỷ quyền thì cơng chứng
viên có thể chưa đủ căn cứ để xác minh về năng lực pháp luật, năng lực hành vi
dân sự của người uỷ quyền, tính tự do tự nguyện khi giao kết hợp đồng. Khi ấy,
công chứng viên sẽ cần thêm thời gian để xác minh thông tin của các đồng sở
hữu trước khi người được uỷ quyền tham gia vào giao dịch dân sự khác được
yêu cầu công chứng. Với mỗi loại tài sản chung sẽ có cách thức, giấy tờ pháp lý
kiểm tra khác nhau. Ví dụ: nếu là tài sản chung của vợ chồng, cơng chứng viên
có thể u cầu cung cấp thêm giấy chứng nhận đăng ký kết hôn hoặc văn bản
phân chia tài sản trong thời kỳ hơn nhân (nếu có). Tuy nhiên, việc xác minh này
hoàn toàn phụ thuộc vào kinh nghiệm xử lý cơng việc cũng như quy trình tại
mỗi văn phịng cơng chứng mà chưa có hướng dẫn cụ thể tại pháp luật, dẫn tới
rủi ro bị bỏ sót trường hợp và nội dung cần xác minh.
Trong trường hợp đồng sở hữu là tổ chức, pháp nhân thì thông tin chủ thể
tham gia giao dịch thường là người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện
theo uỷ quyền. Theo đó, mức độ kiểm tra của cơng chứng viên là khác nhau, có

thể chỉ dừng lại ở việc xác nhận đúng người đó là người đại diện theo pháp luật
hoặc uỷ quyền tham gia giao dịch dân sự nhưng cũng có thể phải kiểm tra phạm
vi uỷ quyền của những cá nhân này đã phù hợp với ý chí của tổ chức hay chưa.
Tương tự như khi kiểm tra thông tin cá nhân, việc kiểm tra thông tin của tổ chức
cũng khơng có sự thống nhất.
c.

Thứ ba, tình trạng giả mạo giấy tờ.

Đến nay, đã có khơng ít vụ án xét xử về tội “Lừa đảo chiếm đoạt tài sản”
gắn liền với hành vi làm giả giấy tờ, trong đó bao gồm cả giấy tờ, con dấu ghi
nhận thông tin về chủ thể tham gia giao dịch dân sự như Giấy chứng nhận đăng
ký kinh doanh, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Chứng minh nhân dân. Có
thể kể đến ví dụ về hành vi làm giả giấy tờ như sau: “Thời gian qua, tại TP Cần
Thơ và các tỉnh lân cận xuất hiện nhóm đối tượng lừa đảo chiếm đoạt tài sản
với thủ đoạn tìm số điện thoại những người đang cần bán đất, bán nhà bằng
nhiều nguồn khác nhau để xin sổ đỏ photocopy rồi mang đi làm giả. Sau đó,
đồng bọn lấy tên giả, sử dụng số điện thoại khuyến mãi liên hệ gặp chủ đất để
xem vị trí đất, nhà và sổ đỏ bản chính để đặt cọc. Lợi dụng chủ đất mất cảnh
giác, các đối tượng tráo lấy sổ đỏ thật. Sau đó, chúng thuê người đóng giả chủ
đất để ủy quyền, chuyển nhượng cho người khác với giá rẻ hơn thị trường. Thực
hiện xong giao dịch các đối tượng tắt điện thoại di động. Do sổ đỏ là thật nên
Văn phịng cơng chứng, Phịng Tài ngun và Mơi trường khơng phát hiện ra.
Khi chủ đất phát hiện thì hợp đồng chuyển nhượng, cầm cố, thế chấp tài sản đã
14


qua nhiều người khác nhau”13. Theo đó, chỉ cần lơ là hoặc bỏ qua bước kiểm tra
thông tin chủ thể giao dịch dân sự, những đối tượng lừa đảo có thể dễ dàng qua
mặt cơng chứng viên và có xác nhận từ văn phịng cơng chứng – yếu tố có tính

tin cậy cao và người dân thường phụ thuộc vào xác nhận của nhà nước mà
khơng có cảnh giác với đối tượng tham gia giao dịch với mình.
Các hành vi giả mạo khi thực hiện công chứng giao dịch dân sự ngày một
tinh vi, khó phát hiện bằng mắt thường. Bà Nguyễn Thị Phương Ngọc (Chủ tịch
Hội Công chứng viên tỉnh Bình Dương) đã nhận định: “để nhận biết chính xác
giấy tờ thật - giả cần phải có chuyên gia trong lĩnh vực và phải dùng đến trang
thiết bị hỗ trợ nhận biết giấy tờ giả mới phát hiện được”14. Đây là một tình trạng
nhức nhối trong xã hội, gây thiệt hại vô cùng to lớn với số người bị hại trong
mỗi vụ lừa đảo có thể lên đến hàng trăm, hàng nghìn người. Thực tế, lừa đảo
đang ngày càng có tính tổ chức tinh vi khiến cho cơng chứng viên dù đã thực
hiện nghiệp vụ trong khả năng cho phép nhưng vẫn không nhận diện đúng thông
tin chủ thể tham gia giao dịch dân sự.
Vậy trong trường hợp này, cơng chứng viên có trách nhiệm như thế nào
đối với những giao dịch dân sự mà có cá nhân giả mạo người yêu cầu công
chứng, giả mạo người tham gia giao dịch dân sự cũng như giấy tờ thể hiện thông
tin về chủ thể, hiện Luật Công chứng 2014 mới có quy định chung xác định như
sau:
“1. Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại cho người
yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức khác do lỗi mà công chứng viên, nhân
viên hoặc người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình gây ra trong q
trình cơng chứng.
2. Cơng chứng viên, nhân viên hoặc người phiên dịch là cộng tác viên
gây thiệt hại phải hoàn trả lại một khoản tiền cho tổ chức hành nghề công
chứng đã chi trả khoản tiền bồi thường cho người bị thiệt hại theo quy định của
pháp luật; trường hợp khơng hồn trả thì tổ chức hành nghề cơng chứng có
quyền u cầu Tịa án giải quyết.”
2.3.

Ví dụ minh họa

Đức Sơn (2022), “Giấy tờ giả 'lọt cửa' văn phòng công chứng: Hệ lụy khôn lường”,
< />14
Lê Na (2022), “Nhiều thủ đoạn hịng qua mặt cơng chứng: Từ làm giấy tờ giả đến đóng giả người cần giao
dịch”, < />13

15


Để làm rõ hơn về những khó khăn của cơng chứng viên trong quá trình
hành nghề khi thực hiện xác minh thông tin chủ thể tham gia giao dịch dân sự,
học viên đưa ra một số ví dụ sau:
Ví dụ 1: Công chứng văn bản uỷ quyền mà người uỷ quyền hiện đang ở
nước ngồi.
Bà Lan và Ơng Phương là hai vợ chồng đã kết hôn vào năm 1997. Trong
thời kỳ hơn nhân, hai vợ chồng đã cùng góp vốn thành lập cơng ty cổ phần X,
trong đó Bà Lan sở hữu cổ phần chiếm 40% vốn điều lệ công ty. Trong quá trình
kinh doanh, do cần vay vốn để thực hiện đầu tư sản xuất, Ơng Phương có nhu
cầu cầm cố cổ phần phổ thông của Công ty làm biện pháp bảo đảm. Tuy nhiên,
lúc này Bà Lan đã định cư ở Úc một thời gian và chưa có kế hoạch bay về Việt
Nam. Do đó, Bà Lan đã ra Đại sứ quán Việt Nam ở Úc để thực hiện xác lập
Giấy uỷ quyền và công chứng giao dịch dân sự, ký bên người uỷ quyền (khơng
có chữ ký của Ông Phương) và gửi về Việt Nam. Ông Phương dùng Giấy uỷ
quyền này đi ký kết Hợp đồng cầm cố tài sản với bên cho vay và thực hiện cơng
chứng hợp đồng cầm cố tại văn phịng cơng chứng theo yêu cầu của bên cho
vay.
Để kiểm tra thông tin chủ thể tham gia giao dịch dân sự, công chứng viên
cần xác định về: (i) thông tin về giấy tờ tuỳ thân của Bên cho vay và Ơng
Phương; (ii) thơng tin về người uỷ quyền cho Ông Phương – Bà Lan tình trạng
quan hệ hơn nhân của Bà Lan và Ơng Phương. Thơng thường, cơng chứng viên
có thể u cầu Ông Phương cung cấp thêm bản sao hộ chiếu của Bà Lan, giấy

chứng nhận đăng ký kế hôn để đối chiếu thông tin. Mặc dù vậy, trong trường
hợp này sẽ gặp vướng mắc ở việc công chứng viên không xác minh được Bà
Lan đang ở trong trạng thái nào khi thực hiện văn bản uỷ quyền này, liệu Bà có
bị đe doạ hay cưỡng bức phải đi làm nội dung uỷ quyền hay khơng. Ngồi ra,
với tình trạng làm giả hồ sơ và thông tin như hiện nay, công chứng viên có thể
xác minh thơng tin bằng cách nào vẫn là vấn đề khơng có tính chắc chắn, cũng
như khơng thể loại trừ hồn tồn rủi ro trong q trình hành nghề.
Ví dụ 2: Cơng chứng giao dịch bán tài sản là bất động sản.
Theo yêu cầu của bên bán và bên mua, Văn phịng cơng chứng thực hiện
soạn thảo hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
là nhà ở nơi Văn phòng cơng chứng đặt trụ sở. Do có sẵn thơng tin của các bên,
Công chứng viên chỉ yêu cầu hai bên có mặt đồng thời ở văn phịng cơng chứng
để điểm chỉ tay và ký tên vào trong hợp đồng mà không đối chiếu lại thực tế
giấy tờ pháp lý trước lúc ký và ghi lời chứng.
16


Có thể thấy, hành vi thiếu sót của cơng chứng viên đã không phù hợp với
nguyên tắc hành nghề công chứng, gián tiếp tạo điều kiện thực hiện hành vi giả
mạo, gian dối khi tham gia giao kết hợp đồng. Nhưng xét về quy định pháp luật
thì cơng chứng viên có đang tách trắc trong q trình xác minh thơng tin chủ thể
tham gia giao dịch dân sự hay không cịn phải xem xét trên nhiều yếu tố khác
như tính mẫn cán trong quá trình hành nghề hay sự cố ý qua loa.
CHƯƠNG 3. NGUYÊN NHÂN VÀ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT
3.1.

Nguyên nhân dẫn đến bất cập

Việc xác minh thông tin chủ thể tham gia giao dịch dân sự tưởng chừng
như khơng phức tạp nhưng lại có thể để lại nhiều hậu quả nghiêm trọng. Nguyên

nhân dẫn đến những khó khăn của cơng chứng viên khi hành nghề có thể kể đến
như sau:
a. Một là, thiếu ứng dụng công nghệ trong q trình hành nghề cơng
chứng.
Với sự phát triển của khoa học công nghệ và ứng dụng công nghệ trong
thủ tục hành chính, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong mọi hoạt động là
điều tất yếu và chính sách đầu tiên trong hoạt động cơng chứng sử dụng cơng
nghệ đó là xây dựng các cơ sở dữ liệu chung, gồm cơ sở dữ liệu quốc gia về dân
cư và cơ sở dữ liệu công chứng.
Theo Khoản 4 Điều 3 Luật Căn cước công dân 2014: “Cơ sở dữ liệu quốc
gia về dân cư là tập hợp thông tin cơ bản của tất cả cơng dân Việt Nam được
chuẩn hóa, số hóa, lưu trữ, quản lý bằng cơ sở hạ tầng thông tin để phục vụ
quản lý nhà nước và giao dịch của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Dựa trên thông
tin tại cơ sở dữ liệu, công dân được quản lý thông qua mã số định danh cá nhân
với tổng hợp đầy đủ các thông tin như giấy phép lái xe, giấy khai sinh, địa chỉ
thường trú… Đây vừa một cơ sở vừa là phương tiện hỗ trợ quan trọng để công
chứng viên kiểm tra xác minh thông tin về chủ thể tham gia giao dịch dân sự.
Dù đã có chủ trương từ sớm nhưng thực tế là đến năm 2020 vẫn ghi nhận
tình trạng quản lý cơ sở dữ liệu cơng dân riêng lẻ, chưa có hệ thống. Mãi cho
đến khi triển khai thực hiện cấp căn cước công dân gắn chip, cơ sở dữ liệu mới
dần hình thành, và đến nay “Theo thống kê mới nhất của Cục Quản lý hành
chính về trật tự xã hội (C06, Bộ Cơng an), tính đến ngày 28/11/2022, 12 bộ,
ngành, 1 doanh nghiệp nhà nước, 3 doanh nghiệp viễn thông và 16 địa phương
đã kết nối chính thức với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. […] Trung tướng Tô
Ân Xơ, Chánh văn phịng kiêm người phát ngơn Bộ Cơng an, cho biết Bộ Công
17


an đã chuẩn bị xong CSDL và đảm bảo sạch để cho phép kết nối. Tuy nhiên, các
đơn vị khác chưa làm sạch dữ liệu, chưa có CSDL riêng để có thể kết nối. Một

số địa phương, sở ngành kết nối rất tốt, như ngành thuế, BHYT… ông Xô cho
biết sang năm 2023 khi bỏ hoàn toàn SHK giấy sẽ có nhiều lợi ích, tuy nhiên
mới đầu cũng khơng thể tránh được phiền phức cho người dân, nhưng chỉ là cá
biệt.”15.
Ngoài Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Nhà nước cịn có chính sách xây
dựng Cơ sở dữ liệu công chứng để khai thác thông tin công chứng về giao dịch
dân sự trên cả nước, cụ thể: “Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin
về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện
pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao
dịch đã được công chứng.”16. Theo Báo cáo tổng kết năm năm thực hiện Luật
Công chứng 2014, Bộ Tư pháp ghi nhận mới chỉ có: “47 điạ phương đã hồn
thành việc xây dựng cơ sở dữ liệu cơng chứng, cịn 16 địa phương chưa hồn
thành nhiệm vụ này. Mặc dù thống kê cho thấy tỷ lệ địa phương hồn thành việc
xây dựng cơ sở dữ liệu cơng chứng đạt cao (74,6%) nhưng cơ sở dữ liệu vẫn
còn những hạn chế, chưa phát huy đầy đủ hiệu quả trong hoạt động cơng
chứng”17.
Dù đã có nhiều chủ trương ứng dụng công nghệ trong hoạt động công
chứng nhưng kết quả đạt được vẫn chưa đáp ứng kỳ vọng cũng như xu thế của
thời đại và cần thiết phải sớm hoàn thành các mục tiêu đề ra trong đồng bộ hóa
dữ liệu về công dân, giao dịch dân sự thực hiện công chứng.
b. Hai là, quy định pháp luật còn chưa rõ ràng và thiếu chặt chẽ.
Như đã phân tích, có khơng ít những vướng mắc liên quan đến quy định
pháp luật hiện hành, bao gồm việc quy định về kiểm tra giấy tờ tùy thân, xác
định chủ thể tham gia giao dịch dân sự liên quan đến bất động sản… Do đó, để
cơng chứng viên có cơ sở pháp lý đầy đủ trong quá trình kiểm tra, xác định chủ
thể tham gia giao dịch dân sự thì cần thiết phải hồn thiện quy định pháp luật có
liên quan đến các giao dịch dân sự
Hơn thế nữa, hoạt động công chứng hiện nay còn phụ thuộc nhiều vào
kinh nghiệm cũng như quy tắc tại từng văn phịng cơng chứng mà chưa có
hướng dẫn thống nhất định hướng từ cơ quan nhà nước khi kiểm tra tính hợp

Sỹ Đơng (2022), “Đã chuẩn bị xong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư”, />16
Điều 62 Luật Công chứng 2014;
17
Cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, < />chi-dao-dieu-hanh.aspx?ItemID=3389>
15

18


pháp của các thông tin trong giao dịch dân sự. Những văn bản về nghiệp vụ
công chứng hiện nay chủ yếu được nêu chi tiết tại các loại sách tham khảo khó
tiếp cận và tốn kém chi phí. Điều này khiến cho những người mới hành nghề có
thể cảm thấy không chắc chắn và thiếu định hướng khi thực hiện công việc.
c. Ba là, năng lực hành nghề của công chứng viên chưa đáp ứng nhu cầu.
Theo số liệu thống kê từ năm 2015 đến năm 2021, “Bộ Tư pháp tổ chức
được 5 khóa đào tạo, bồi dưỡng nghề cơng chứng cho 5.272 người; bổ nhiệm
3.235 công chứng viên (CCV). Đến nay, cả nước đã thành lập 1.202 tổ chức
hành nghề cơng chứng, trong đó có 118 Phịng cơng chứng và 1.084 Văn phịng
cơng chứng (VPCC), tăng hơn 10 lần so với thời điểm trước khi thực hiện xã hội
hóa cơng chứng.”18. Với sự gia tăng về số lượng, tính cạnh tranh trong hành
nghề công chứng viên cũng tăng lên đáng kể, vơ tình có tác dụng ngược khiến
cơng chứng viên áp dụng “chiêu trò” khác nhau để thu hút khách hàng. Theo đó,
việc cơng chứng giao dịch dân sự có thể dễ dàng hơn, yêu cầu đơn giản hơn khi
xác minh chủ thể giao dịch dân sự, thậm chí có thể khơng kiểm tra giấy tờ tùy
thân mà chỉ chuẩn bị cho đủ hồ sơ công chứng. Năng lực cơng chứng viên vì thế
mà cũng giảm sút và khơng hiệu quả, không thực hiện đúng nguyên tắc hành
nghề. Trong khi đó, quy định xử phạt đối với cơng chứng viên còn chưa đủ sức
răn đe trên thực tế. Khi có sự tiếp tay của cơng chứng viên, hậu quả sẽ hết sức
nghiêm trọng và tình trạng giao dịch dân sự giả mạo khơng thể ngăn chặn, kiểm
sốt được.

3.2.

Kiến nghị hoàn thiện

Thứ nhất, hoàn thiện các cơ sở dữ liệu đối với hoạt động công chứng. Vấn
nạn về làm giả hồ sơ đã gây hậu quả nghiêm trọng với xã hội nhưng cơ quan nhà
nước lại khơng có cơng cụ phù hợp để kiểm tra xác minh mà chủ yếu dùng bắt
mắt thường. Hơn thế nữa, các công chứng viên chưa có hệ thống thơng tin, dữ
liệu chung đầy đủ để đối chiếu, kiểm tra thông tin công dân, thông tin về các
giao dịch dân sự mà chủ thể tham gia giao dịch dân sự đang thực hiện. Nhằm
đối phó với hành vi gian dối của người yêu cầu công chứng, công chứng viên
cần sự hỗ trợ và tận dụng lợi thế của ứng dụng cơng nghệ trong q trình hành
nghề. Việc này cần thực hiện nhanh nhất có thể để khơng chỉ phục vụ cho cơng
chứng mà cịn trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung.
Thứ hai, hồn thiện quy định pháp luật. Với những bất cập trong hệ thống
pháp luật hiện hành về công chứng, giao dịch dân sự, Nhà nước ta cần sớm có
Lê Sơn (2021), Những gam màu ‘sáng tối’ trong hoạt động công chứng, < />18

19