Giải pháp văn phòng điện tử

Giải pháp
VĂN

PHÒNG

ĐIỆN

TỬ
Phiên

bản

MYOFFICE
Hà

nội

2011
CÔNG TY CỔ PHẦN IBOSS VIỆT NAM
Địa chỉ: 13.05 - CT1 - Mỹ Đình, Sông Đà, Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Tel: (84-4) 3 787 5668 Fax: (84-4) 22 197 666
Website: Email: Page 1
MỤC LỤC
CÔNG TY CỔ PHẦN IBOSS VIỆT NAM
Địa chỉ: 13.05 - CT1 - Mỹ Đình, Sông Đà, Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Tel: (84-4) 3 787 5668 Fax: (84-4) 22 197 666
Website: Email: Page 2
Văn phòng điện tử MyOffice 2011
M y O
f f i c
e

1.
Tổng quan về MyOffice
Giải

pháp

văn

phòng

điện

tử

ứng

dụng

tại

các

cơ

quan
, Doanh nghiệp
nhằm

thống
nhất

hệ

thống thông

tin

và

quy

trình

làm

việc

nội

bộ

giảm

bớt

thời

gian,

chi

phí,

nâng

cao
hiệu

quả

công

việc.
Xây

dựng

hệ

thống

thông

báo

giúp

lãnh

đạo

có

thể

gửi

các

thông

báo

cho

toàn

bộ nhân
viên,

các

phòng

ban

trong

cơ

quan

nhanh

chóng,

kịp

thời.

Chủ

động

đưa

thông

tin

đến

cho
người

sử

dụng,

giúp

họ

không

phải

định

kỳ

kiểm

tra

xem

có

thông

tin

mới

hay

không.
Thay

thế

các

bảng

lịch

công

tác

bằng

giao

diện

lịch

cơ

quan

trên

Web,

hỗ

trợ

người

sử
dụng

có

thể

xem

bất

kỳ

khi

nào.
Thống

nhất

quy

trình

trao

đổi

thông

tin

nội

bộ

giúp

cán

bộ,

chuyên

viên

trong

cơ

quan
có

thể trao

đổi

thông

tin

trực

tiếp

với

nhau

một

cách

nhanh

chóng,

chính

xác.
Thống

nhất

quy

trình

quản

lý,

trình

duyệt,

xử

lý

và

phát

hành

văn

bản.

Xây

dựng

quy
trình

thiết lập

hồ

sơ

công

việc

theo

văn

bản.

Phân

quyền

chi

tiết

đến

từng

bộ

phận

phòng
ban

về

các

quyền được

xem,

quyền

được

cập

nhật

đối

với

từng

văn

bản.
Xây

dựng

hệ

thống

các

kho

văn

bản

điện

tử

tập

trung,

khắc

phục

tình

trạng

tản

mạn,

thất
lạc,

sai lệch

thông

tin,

cung

cấp

thông

tin

về

văn

bản

và

hồ

sơ

công

việc

phục

vụ

yêu

cầu
của

lãnh

đạo, cán

bộ

quản

lý

và

cán

bộ

chuyên

môn

kịp thời,

chính

xác và

đầy

đủ..

Hỗ

trợ
người sử

dụng

tìm

kiếm

một

cách

nhanh

chóng

văn

bản

cần
t
ìm

mà

không

cần

phụ

thuộc
vào

cá

nhân, bộ

phận

nào.
Nâng

cao

trình

độ

ứng

dụng

và

sử

dụng

các

công

cụ

Công nghệ thông tin,

tạo

tác

phong
làm

việc

hiện

đại,

hiệu quả

trong

môi

trường

mạng

và

sử

dụng

thông

tin

điện

tử,

tạo

sự

thay
đổi

tích

cực

trong

các

quy trình

xử

lý

thông

tin,

xử

lý

công

việc

của

lãnh

đạo,

cán

bộ
chuyên

viên

trong

cơ

quan

,

góp

phần thực

hiện

cải

cách

hành

chính.
Tạo

môi

trường

trao

đổi

ý

kiến,

thảo

luận,

chia

sẻ

thông

tin

rộng

rãi

góp

phần

tích

cực
CÔNG TY CỔ PHẦN IBOSS VIỆT NAM
Địa chỉ: 13.05 - CT1 - Mỹ Đình, Sông Đà, Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Tel: (84-4) 3 787 5668 Fax: (84-4) 22 197 666
Website: Email: Page 3
Văn phòng điện tử MyOffice 2011
M y O
f f i c
e
trong

việc

phát

triển

văn

hóa

làm

việc

trong
cơ quan,
doanh nghiệp. Lãnh đạo và nhân
viên có thể trao đổi với nhau được dễ dàng hơn.
Công

cụ

hỗ

trợ

người

sử

dụng

có

thể

truy

cập

từ

bất

cứ

đâu

có

Internet.

Lãnh

đạo

đi

công

tác

xa vẫn

có

thể

chỉ

đạo,

kiểm

tra,

giám

sát

công

việc

về

cho

các

cá

nhân,

bộ

phận

trong

cơ
quan.
Các chức năng Quản lý dự án, nhân sự, khách hàng, sản phẩm kết hợp với việc chuẩn hoá.
Chỉ cần đăng nhập vào hệ thống người quản lý sẽ nắm bắt được toàn bộ hoạt động của công ty
chỉ sau vài lần Click chuột và nhân viên cũng sẽ biết được công việc của mình sẽ phải thực hiện.
Với ứng dụng MyOffice, sẽ mang tới cho bạn một văn phòng không giấy tờ, một môi trường
làm việc năng động, hiện đại, chuyên nghiệp, kết nối mọi lục, mọi nơi. Với một máy tính, thao
tác đơn giản, bạn có thể trao đổi thông tin, giao việc, theo dõi tiến độ công việc hay tiến trình
thực hiện dự án, mà không bị giới hạn bởi thời gian và không gian địa lý.
CÔNG TY CỔ PHẦN IBOSS VIỆT NAM
Địa chỉ: 13.05 - CT1 - Mỹ Đình, Sông Đà, Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Tel: (84-4) 3 787 5668 Fax: (84-4) 22 197 666
Website: Email: Page 4
Văn phòng điện tử MyOffice 2011
M y O
f f i c
e
2.
Lợi ích mà MyOffice đem lại
2.1. Đối với công tác Văn thư

• Quản lý và theo dõi các văn bản đi và văn bản đến qua hệ thống phần mềm
• Số hóa thông tin văn bản đến, văn bản phát hành vào máy tính qua hệ
thống phần mềm giúp lưu trữ văn bản một cách khoa học, thuận tiện cho việc tra
cứu, tìm kiếm.
• Chia, luân chuyển văn bản giữa các Phòng ban/Bộ phận thực hiện qua phần mềm,
giúp giảm thiểu công sức và tăng hiệu quả công việc của bộ phận Văn thư.
• Lưu vết quá trình luân chuyển, xử lý văn bản đồng thời biết được nơi đang lưu trữ
văn bản gốc.
• Tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng và kịp thời tất cả các văn bản khi có yêu cầu.
• Tổng hợp, thống kê các văn bản đi đến theo nhiều tiêu chí. Các mẫu báo cáo thống
kê được thiết kế phù hợp với yêu cầu của tổ chức, doanh nghiệp.
2.2. Hỗ trợ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo
• Thực hiện chỉ đạo xử lý văn bản và giao việc trực tiếp qua hệ thống phần mềm
• Theo dõi được một cách toàn diện tình hình xử lý công việc, hỗ trợ quá trình ra
quyết định, chỉ đạo của Lãnh đạo.
• Tự động nhắc việc các đơn vị cấp dưới giải quyết công việc theo đúng thời hạn yêu
cầu.
• Lãnh đạo của tổ chức có thể thực hiện việc chỉ đạo, điều hành trực tuyến.
• Hỗ trợ các lãnh đạo cơ quan, tổ chức cũng như các lãnh đạo các đơn vị
cấp dưới trong việc đưa ra các thống kê về quá trình giải quyết công việc của các
nhân viên. Các mẫu báo cáo thống kê được thiết kế phù hợp với yêu cầu
của tổ chức, doanh nghiệp.
2.3. Đối với Thư ký, Tổng hợp, Phòng ban
• Thuận tiện trong việc truyền đạt lại ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo xuống các đơn vị
cấp dưới.
CÔNG TY CỔ PHẦN IBOSS VIỆT NAM
Địa chỉ: 13.05 - CT1 - Mỹ Đình, Sông Đà, Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Tel: (84-4) 3 787 5668 Fax: (84-4) 22 197 666
Website: Email: Page 5
Văn phòng điện tử MyOffice 2011

M y O
f f i c
e
• Hỗ trợ nhắc việc các đơn vị cấp dưới (việc mới được giao, việc sắp đến hạn hoàn
thành, việc quá hạn).
• Theo dõi được tình hình xử lý công việc từ đó kịp thời đôn đốc các đơn vị liên
quan giải quyết công việc theo yêu cầu.
• Nhanh chóng tổng hợp, báo cáo thống kê tình hình xử lý công việc theo yêu cầu
của Lãnh đạo.
2.4. Đối với các đơn vị tham gia xử lý công việc được giao
• Nhận việc, xem ý kiến chỉ đạo và nội dung công việc trực tiếp trên phần mềm.
• Theo dõi được toàn diện các công việc được giao để có phương án và thực hiện xử
lý kịp thời tất cả các công việc.
• Phần mềm tự động nhắc nhở khi có công việc mới, công việc sắp đến hạn hay công
việc đã quá hạn hoàn thành.
• Cho phép báo cáo tình hình xử lý công việc với Lãnh đạo một cách nhanh chóng,
thuận tiện và kịp thời.
• Tổng hợp tình hình xử lý công việc liên quan đến đơn vị mình một cách nhanh
chóng, chính xác.
• Tra cứu văn bản, đọc văn bản trực tiếp trên máy tính.
2.5. Hỗ trợ Công tác lưu trữ
Giải pháp giúp cho đơn vị xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản, giấy tờ …
• Lưu trữ tất cả các loại giấy tờ như công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ, hồ
sơ công việc, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế …
• Tạo kho dữ liệu, phân loại theo các tiêu chí phù hợp.
• Tìm kiếm nhanh các loại hồ sơ, giấy tờ trên hệ thống phần mềm.
2.6. Giao diện sử dụng dễ dàng, thuận tiện
• Sử dụng phần mềm qua trình duyệt Internet (Internet Explorer, Mozilla
Firefox, Google Chrome, Safari,...) chỉ cần cài đặt phần mềm tại máy chủ mà không cần
phải cài đặt tại từng máy người sử dụng.

CÔNG TY CỔ PHẦN IBOSS VIỆT NAM
Địa chỉ: 13.05 - CT1 - Mỹ Đình, Sông Đà, Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Tel: (84-4) 3 787 5668 Fax: (84-4) 22 197 666
Website: Email: Page 6
Văn phòng điện tử MyOffice 2011
M y O
f f i c
e
• Tất cả các đơn vị, chuyên viên đều có thể sử dụng phần mềm khi được phân quyền.
• Giao diện sử dụng thân thiện với các tác nghiệp của người sử dụng:
o Các mẫu nhập công văn đi/đến được thiết kế theo lần lượt các thông tin của
công văn thật
o Chương trình hỗ trợ chức năng cấp số tự động cho công văn đến (có thể
chia thành các bộ số).
o Hỗ trợ chức năng nhập dữ liệu theo tên viết tắt cho các thông tin cần
chuẩn hóa (tên cơ quan ban hành, loại văn bản…). Chức năng này giúp
cho việc nhập liệu nhanh, không mất công lựa chọn loại văn bản trong danh
mục.
o Chức năng kiểm trùng văn bản theo các tiêu chí như nơi gửi, số ký hiệu,
ngày ký…
o Hỗ trợ chức năng gắn toàn văn. Văn thư tiến hành scan công văn, văn bản
gửi đến/đi và lưu vào hệ thống, phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm
o Chức năng nhắc việc tự động hiển thị trên màn hình máy tính của người sử
dụng
3.
Mục

tiêu

của

MyOffice
Xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn,
thất lạc, sai lệch thông tin.
Xây dựng hệ thống quản lý, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả năng
phân luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị.
Xây dựng một văn phòng không giấy tờ, giúp lãnh đạo có thể trao đổi với nhân viên,
phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời.
Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận,
lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin. Mang đến cho người dùng các tiện ích của
mạng máy, sử dụng công nghệ thông tin phục vụ tối đa lợi ứng của doanh nghiệp.
4.
Mô

hình

hoạt

động
CÔNG TY CỔ PHẦN IBOSS VIỆT NAM
Địa chỉ: 13.05 - CT1 - Mỹ Đình, Sông Đà, Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Tel: (84-4) 3 787 5668 Fax: (84-4) 22 197 666
Website: Email: Page 7
Văn phòng điện tử MyOffice 2011
M y O
f f i c
e
Hệ

thống

được

xây

dựng

trên

giao

diện

Web,

đơn

giản

sử

dụng.

Các

thành

viên
truy

cập

vào

hệ thống

đơn

giản

như

truy

cập

vào

địa

chỉ

một

trang

Web.

Đăng

nhập

v
ào

hệ

thống

với

tài

khoản của

mình.

Hệ

thống

được

tổ

chức

làm

3

phần

chính.

Phần

thông

tin

chung

Đây

là

phần

thông

tin

mà

bất

kỳ

thành

viên

nào

khi

đăng

nhập

vào

hệ thống

đều
có

thể

nhìn

thấy.

Thông

thường

phần

thông

tin

này

được

giao

cho

nguời

quản

trị

hệ
thống

quản

lý

việc

cập

nhật

thông

tin

như:

Lịch

công

tác

chung

của

công

ty,

tin

tức,
thông

báo mới,

hình

ảnh,

văn

bản,

tài

liệu,

thư

viện…

Phần

thông

tin

cá

nhân

Đây

là

vùng

dành

riêng

cho

từng

cá

nhân.

Mỗi

cá

nhân

khi

đăng

nhập vào

hệ

thống
đều

có

m

àn

hình

dành

riêng

cho

mình.

V

ới

màn

hình

này,

m

ỗi

cá

nhân

có

thể

tự

tổ
chức,

lưu

trữ

thông

tin

của

mình

theo

ý

muốn

mà

người

khác

không

thể

xem

được
nếu

không chia

sẽ.

Phần

thông

tin

này

bao

gồm:

Lịch

cá

nhân,

Tủ cá nhân,

tài

liệu,
Liên hệ,

Tin

nhắn

nội

bộ.

Phần

thông

tin

được

phân

quyền

Đây

là

phần

dành

cho

những

người

có

vai

trò

quản

lý

trong nội

bộ

cơ

quan.

Khi
đăng

nhập

vào

hệ

thống,

người

có

chức

năng

quản

lý

nhân

sự

sẽ

nhìn

thấy phần

quản
lý

nhân

sự,

cho

phép

ng

ười

này

có

quyền

cập

nhật

thông

tin

dữ

liệu

về

nhân

sự

trong
cơ

quan.

Người

quản

lý

dự

án

có

chức

năng

phụ

trách

phần

quản

lý

dự

án.

người
quản lý

khách hàng

sẽ

phụ

trách

chuyên

mục

khách

hàng

trong

hệ

thống.

Tất

cả

các
chức

năng

này

chỉ

những người

nào
được
phân

quyền

thì

hệ

thống

mới

hiển

thị

và
cho

phép

người

đó

cập

nhật

thông

tin liên

quan.

Với

hệ

thống

phân

quyền,

có

thể

thiết
lập

các

dạng

thông

tin

mà

chỉ

cho

phép

một

số thành

viên

có

vai

trò

trong

n

ội

bộ
cơ

quan

xem,

còn

các

thành

viên

bình

thường

không

xem được.
CÔNG TY CỔ PHẦN IBOSS VIỆT NAM
Địa chỉ: 13.05 - CT1 - Mỹ Đình, Sông Đà, Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Tel: (84-4) 3 787 5668 Fax: (84-4) 22 197 666
Website: Email: Page 8
Văn phòng điện tử MyOffice 2011
M y O
f f i c

e