TIỂU LUẬN ỨNG DỰNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGKHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5, QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

TÊN ĐỀ TÀI
TÌM HIỂU VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀ TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI
ỨNG DỤNG ISO 9000 Ở VIỆT NAM HIỆN NAY
BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phịng
Mã phách: ……………………

TP. HỒ CHÍ MINH – 2023


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành bài tiểu luận này, tơi đã nhận được nhiều sự hỗ trợ, đóng góp ý kiến
nhiệt tình từ q thầy cơ bộ mơn “Tìm hiểu về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và tình hình
triển khai ứng dụng ISO 9000 ở Việt Nam hiện nay” rất nhiều. Do đó, tơi xin trân
trọng cảm ơn cơ Đinh Thị Hải Yến – người đã giảng dạy và truyền đạt cho tôi
những kiến thức quan trọng cũng như những góp ý của thầy về bài tiểu luận để bài
của tơi được hồn thành một cách hồn chỉnh hơn. Một lần nữa, em xin trân trọng
cảm ơn cô!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận học phần Ứng dụng bộ tiêu
chuẩn ISO 9000 trong cơng tác văn phịng do tơi chính tơi tự nghiên cứu và
hoàn thiện trong thời gian vừa qua với chủ đề: “Tìm hiểu về bộ tiêu chuẩn
ISO 9000 và tình hình triển khai ứng dụng ISO 9000 ở Việt Nam hiện nay.”
Nếu trong bài làm có bất kỳ vấn đề khơng trung thực, tơi xin chịu hồn tồn
trách nhiệm.

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay với thời đại phát triển của công nghệ và thời kỳ hội nhập kinh
tế toàn cầu đã và đang mang lại sức ép cạnh tranh lớn với cơ quan và các
doanh

nghiệp

trong

và

ngoài

nước,

buộc mỗi cơ

quan và doanh

nghiệp cần phải cần nghiên cứu và đưa ra các giải pháp để nâng cao chất
lượng và hiệu quả làm việc của cơ quan, đơn vị của mình. Một trong các giải
pháp nâng cao chất lượng khơng thể thiếu đó là áp dụng những cơng cụ
quản lý mới mà việc áp dụng quy trình quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9000 đã và đang được các cơ quan và tổ chức trong nước và

quốc tế triển khai áp dụng. Ở nước ta, trong quá trình hội nhập kinh tế quốc
tế đa số các cơ quan và tổ chức nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác ứng
dụng ISO và đã triển khai áp dụng trong thực tế của hoạt động sản xuất và
kinh doanh cũng như trong cơng tác quản lý mang lại lợi ích cho cơ quan và
tổ chức của mình.
Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng nghiên cứu về Bộ tiêu
chuẩn ISO 9000 và ứng dụng ở Việt Nam là quan trọng giúp cho ta củng cố
kiến thức về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 chúng ta có những trải nghiệm thực tế
hơn từ đó nâng cao kiến thức, đồng thời có ích trong tác nghiệp chun mơn
cũng như u thích công việc này lâu lên em muốn làm trên thực tế và nghiên
cứu.
Với những lý do trên em đã chọn đề tài “Tìm hiểu về bộ tiêu chuẩn ISO
9000. Đánh giá thực trạng tình hình ứng dụng của bộ tiêu chuẩn này ở Việt
Nam” làm đề tài viết tiểu luận bài tập lớn thi kết thúc học phần môn “Ứng
dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong cơng tác văn phịng”.
2. Nhiệm vụ nghiên cứu

1


Tìm hiểu những cơ sở lý luận chung cơ bản nhất về ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO
9000.
Tìm hiểu các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong cơng tác văn phịng
tại Ủy ban nhân dân Quận 12
- Đánh giá vai trò việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong
cơng tác văn phịng Trường Cao đẳng Cơng nghiệp In và giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Khảo sát thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phịng
tại Ủy ban nhân dân Quận 12.
Phân tích được nội dung ứng dụng trong công tác

3. Đối tượng và phạm vị nghiên cứu
- Đối tượng:
+ Tìm hiểu cơ sở lý luận về công tác tổ chức hội họp như khái niệm, vai trị,
các loại hội họp và quy trình hội họp.
+ Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của UBND Phường 5, quận Gị Vấp,
Thành phố Hồ Chí Minh.
+ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp tại UBND Phường
5, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Phạm vi:
+Tại Ủy ban nhân dân Phường 5, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu:
+ Làm sáng tỏ cơ sở lý luận về công tác tổ chức hội họp
+ Khảo sát và đánh giá thực trạng cơng tác hội họp tại UBND Phường 5,
quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
+ Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hội họp cho
UBND Phường 5, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Nghiên cứu lý luận chung về công tác tổ chức hội họp

2


+ Nghiên cứu thực tiễn về công tác tổ chức hội họp tại UBND Phường 5,
quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
+ Đưa ra một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng tổ chức hội họp tại
UBND Phường 5, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
5. Phương pháp nghiên cứu
Những phương pháp được sử dụng trong đề tài bao gồm:
- Phương pháp thu thập, nghiên cứu, phân tích thơng tin: tơi sử dụng phương

pháp này để thu thập tài liệu và nghiên cứu về công tác tổ chức hội họp từ nhiều
nguồn khác nhau như sách báo, giáo trình, các bài nghiên cứu, và các tài liệu trên
mạng internet nhằm trang bị đầy đủ lý luận thực tiễn phục vụ cho việc phân tích
thực trạng áp dụng tại UBND Phường 5, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Phương pháp khảo sát thực tiễn: Tơi sử dụng phương pháp này bằng cách
tham gia thực tế, quan sát thu nhập các thông tin để đưa vào nội dung bài.
- Phương pháp tổng hợp và đánh giá: qua q trình tìm hiểu và phân tích và
tổng hợp, đánh giá công tác tổ chức hội họp UBND Phường 5, quận Gị Vấp, Thành
phố Hồ Chí Minh.
- Phương pháp điều tra: bằng cách phiếu điều tra khảo sát các Cán bộ đang
làm việc tại UBND Phường 5, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh để nghiên
cứu thực trạng công tác tổ chức hội họp tại cơ quan này.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Nếu đề tài về công tác tổ chức hội họp này nghiên cứu một cách hồn chỉnh
và chính xác, đầy đủ thì đây là cơ sở giúp cho các cơ quan, tổ chức có thể tham
khảo nhằm nâng cao chất lượng hội họp của cơ quan, đơn vị của mình.
Đây cũng là một cơ sở cho sinh viên thế hệ sau tìm hiểu, đọc và tham khảo
đề tài khi nghiên cứu đến hội họp của các cơ quan, tổ chức khác.
7. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài
còn có ba chương như sau:
Chương 1. Cơ sở lý luận chung về tổ chức hội họp

3


Chương 2. Thực trạng công tác tổ chức hội họp tại UBND Phường 5, quận
Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
Chương 3. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại
UBND Phường 5, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.

4


CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HỘI HỌP
1.1. Một số khái niệm
1.1.1 Hội họp
Hội họp là một trong những hoạt động có ý nghĩa vơ cùng quan trọng trong
hoạt động của tất cả mọi cơ quan, tổ chức.
Theo giáo trình Lý luận về quản trị văn phịng của PGS.TS Vũ Thị Phụng có
nêu ra một số khái niệm như sau:
“Hội họp (gồm các cuộc họp, hội nghị, hội thảo) là hình thức hoạt động
thường xuyên, phổ biến trong các cơ quan, tổ chức.”;
“Họp hay hội nghị là hình thức tập hợp các đối tượng liên quan (lãnh đạo
hoặc cán bộ tồn cơ quan) để thơng báo tình hình hoạt động, phổ biến các chủ
trương, chính sách, triển khai công việc hoặc bàn bạc, trao đổi để thống nhất về
các chủ trương, giải pháp liên quan sự phát triển của cơ quan, tổ chức.”
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 quyết định số 45/2018/QĐ -TTg ngày 09
tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động
quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước đã đưa ra định
nghĩa về hội nghị, các cuộc họp như sau: “Họp, hội nghị là một hình thức của hoạt
động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết cơng việc, thơng qua đó thủ
trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan
mình theo quy định của pháp luật”
1.1.2. Tổ chức
Trong tiếng Việt “tổ chức” có thể là danh từ, động từ. Khi là danh từ thì coi
tổ chức như là một thực thể xã hội Khi tổ chức là động từ thì nó có nghĩa là chỉ một
tập hợp những hoạt động nào đó đã được chuẩn bị và thực hiện trong một thời gian
nhất định nhằm hồn thiện một mục tiêu nào đó.

Theo nhà tâm lý quản lý Chester I. Barnard thì: “Tổ chức là một hệ thống
những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một
cách có ý thức”.

5


Theo Tài liệu học tập quản trị hành chính văn phịng của Trường Đại học
kinh tế kỹ thuật cơng nghiệp năm 2019: “Tổ chức là quá trình nghiên cứu thiết lập
một cơ cấu hợp lí các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thơng
qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức”
Tóm lại có thể hiểu tổ chức là việc phân cơng, bố trí, sắp xếp các công việc
cố sự kết hợp của nhiều người nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp.”
1.1.3. Tổ chức hội họp
Từ khái niệm tổ chức và hội họp đã trình bày như trên có thể định nghĩa về
tổ chức hội họp như sau: “Tổ chức hội họp là việc sắp xếp, phân công, bố trí các
cuộc họp của nhiều người, tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một cơ quan nhằm
quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến, thơng qua đó
Thủ trưởng cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động các công việc
thuộc chức năng, thẩm quyền của mình theo quy định của pháp luật.”
1.2. Vai trò của hội họp
1.2.1. Vai trò tổng kết, đánh giá công việc
Đây là một trong những vai trò quan trọng nhất trong tổ chức hội họp, thông
qua các cuộc họp như họp sơ kết, họp tổng kết cuối năm… của cơ quan, lãnh đạo có
thể đưa ra đánh giá tổng kết những mặt đã đạt được và chưa đạt được của cơ quan
mình. Qua đó đưa ra nhận xét, đóng góp ý kiến rút kinh nghiệm và đề ra các giải
pháp để nâng cao chất lượng công việc hiệu quả hơn. Hơn thế nữa, tổ chức hội họp
giúp cho cá nhân, đơn vị có thể trao đổi, giải quyết cơng việc một cách nhanh chóng
và trực tiếp. Thơng qua hội họp, các thành viên có thể cùng nhau bàn bạc, thảo luận

và đề ra phương án giải quyết vấn đề, thống nhất cách thực hiện.
Tổ chức hội họp cũng giúp thực hiện việc truyền đạt thông tin từ cấp trên
xuống cấp dưới và cấp dưới lên cấp trên. Thông qua các cuộc họp họp, các nhà lãnh
đạo có thể nắm bắt kịp thời, nhanh chóng, đầu đủ và chính xác các thơng tin phản
hồi, ý kiến đóng góp của các đơn vị, bộ phận, nhằm nhanh chóng điều hành cơng
việc, giải quyết, đảm bảo hoạt động của cơ quan.

6


1.2.2. Vai trị kiểm sốt cơng việc
Các cuộc họp là rất quan trọng trong việc giúp lãnh đạo cơ quan kiểm sốt
được cơng việc. Thơng qua cuộc họp sẽ xác định những hoạt động cần thiết để đạt
được các mục tiêu, xác định được những nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt
động đó, đồng thời đặt ra các chỉ tiêu cho tất cả các cơng việc có liên quan. Bên
cạnh đó họp giúp lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan có thể giám sát cơng việc, lường
trước được những tình huống phát sinh và đưa ra kịp thời các phương án để giải
quyết nhằm hướng tới đạt được mục tiêu đề ra một cách hoàn chỉnh nhất.
Tổ chức hội họp cũng giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hồn
thành nhiệm vụ của mỗi cá nhân đơn vị trong cơ quan của mình từ đó có những
chính sách khen thưởng, động viên cho cán bộ, nhân viên động hồn thành xuất sắc
nhiệm vụ. Qua đó cũng đề ra biện pháp, xử lý kỷ luật đối với các trường hợp khơng
hồn thành cơng việc được giao.
1.3. Các loại hội họp
Hội họp là một cách thức để cơ quan tổ chức ngồi lại bàn bạc thảo luận nhằm
giải quyết một vấn đề. Trong thực tế có rất nhiều loại hộp họp khác nhau chẳng hạn
như xét theo quy mô tổ chức và tính chất có Đại hội, Hội nghị, Hội Thảo; xét theo
cách thức triệu tập có họp định kỳ và họp đột xuất; căn cứ vào hình thức tổ chức hội
họp có họp chính thức và khơng chính thức. tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm
vi hoạt động mà cơ quan sẽ có những các cuộc họp khác nhau.

Tuy nhiên theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTG ngày 09/11/2018 của Thủ
tướng Chính phủ quy định về chế độ các cuộc họp trong hoạt động quản lý, điều
hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, tổ chức hội họp tại các cơ
quan nhà nước sẽ có các loại cụ thể như sau:
+ Họp tham mưu, tư vấn: là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà
nước nghe, trao đổi các ý kiến, đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan,
đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, thêm các
cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền

7


+ Họp giải quyết công việc: là cuộc họp của thủ trưởng cơ quan thuộc hệ
thống hành chính cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc với cán bộ,
công chức của cơ quan để giải quyết công việc thường xuyên hoặc bàn giải quyết
những vướng mắc trong hoạt động quản lý, điều hành; thống nhất ý kiến chỉ đạo
giải quyết những cơng việc có tính chất quan trọng, phức tạp, liên quan đến nhiệm
vụ của nhiều cấp, nhiều ngành; xử lý những nội dung cịn có ý kiến khác nhau trước
khi ban hành quyết định, những nội dung vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc
để đánh giá tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.
+ Họp chuyên môn: cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về
chun mơn kỹ thuật, nghiệp vụ, chương trình, kế hoạch, báo cáo.
+ Họp giao ban: là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, tổ chức hành chính nhà
nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ cơng tác; trao đổi ý kiến và
thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.
+ Họp điều phối xử lý công việc: là cuộc họp do người được thủ trưởng cơ
quan hành chính nhà nước ủy nhiệm chủ trì họp với các cơ quan liên quan để trao
đổi những vấn đề cịn có ý kiến khác nhau, thống nhất ý kiến trình cơ quan có thẩm
quyền xem xét, quyết định công việc.
+ Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai): là cuộc họp để

quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ
trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước trong cơ quan, đơn vị
hoặc trong từng ngành, địa phương.
+ Họp sơ kết, tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết): là cuộc họp để kiểm điểm,
đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác sáu tháng, hàng năm
hoặc một giai đoạn và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho sáu tháng, năm tới
hoặc một giai đoạn của cơ quan, đơn vị, của ngành, địa phương.
+ Họp chuyên đề: là cuộc họp để bàn, triển khai hoặc sơ kết, tổng kết việc
thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng trên phạm vi toàn quốc, một số địa
phương hoặc một số ngành, lĩnh vực nhất định.

8


+ Họp trực tiếp: “Họp trực tiếp là hình thức họp mà người chủ trì và người
tham dự có mặt tại cùng một địa điểm, một phòng họp để tổ chức các cuộc họp”.
+ Họp trực tuyến: Là hình thức họp được thực hiện qua việc ứng dụng các
phần mềm, website hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua mạng truyền số liệu
chuyên dùng, mạng nội bộ (mạng WAN) hoặc mạng internet để những người ở vị
trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia các cuộc họptừ xa, mà ở đó họ có thể
nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ở chung một phịng họp.
1.4. Quy trình tổ chức hội họp
Quy trình tổ chức hội họp được thực hiện thông qua 3 giai đoạn sau đây:
1.4.1. Giai đoạn chuẩn bị
Bước 1. Xác định mục tiêu
- Xác định mục tiêu cuộc họp
Mục tiêu của cuộc họp được xác định dựa trên các nguyên tắc sau: Hội họp
thảo luận về vấn đề gì, Những yếu tố nào có thể giúp hội họp thành cơng, Những
khó khăn gì có thể xảy ra, Có thể có những phương án giải quyết nào, Nếu gặp khó
khăn cần giải quyết phần nào của vấn đề từ đó xác định rõ các yếu tố cơ bản của

cuộc họp: tên cuộc họp, nội dung cuộc họp, thành phần tham dự họp, thời gian, địa
điểm họp, cơ sở vật chất và nguồn kinh phí đảm bảo, những người tham gia tổ chức
cuộc họp, kế hoạch tổ chức cuộc họp, thủ tục báo cáo trình duyệt kế hoạch họp...
Bước hai, Xây dựng chương trình, kế hoạch hội họp
* Xây dựng và triển khai kế hoạch thông qua chương trình Nghị sự
- Kế hoạch tổ chức cơ bản bao gồm những nội dung sau:
+ Mục đích, ý nghĩa;
+ Tên các cuộc họp;
+ Nội dung các cuộc họp, sự kiện;
+ Thời gian, địa điểm tổ chức các cuộc họp, sự kiện;
+ Thành phần tham gia, danh sách khách mời;
+ Kinh phí dự kiến;
+ Bảng phân cơng nhiệm vụ.

9


* Xác định thành phần dự họp
- Bao gồm có khách mời (đại biểu cấp trên, đại diện đơn vị, chính quyền địa
phương…) và thành phần đại biểu triệu tập họp, những người có trách nhiệm, nghĩa
vụ phải dự họp.
* Xác định thời gian hội họp
- Ấn định thời gian cụ thể: ngày, giờ, độ dài thời gian của cuộc họp. Thông
thường, các cuộc họp trang trọng theo nghi thức được ấn định trước vài tháng hoặc
cả năm nhằm đảm bảo các cuộc họp được tổ chức tại các trung tâm thương mại
hoặc các phòng họp của khách sạn theo đúng lịch trình
Bước 3. Xây dựng chương trình nghị sự
- Chương trình nghị sự là trình tự các vấn đề đem ra trình bày, thảo luận, bàn
bạc trong cuộc họp. Chương trình nghị sự cuộc họp cần đảm bảo các nội dung
chính:

+Thứ tự tiến hành các nội dung cơng việc;
+ Tên và nội dung công việc;
+ Người chịu trách nhiệm về từng công việc;
+ Dự kiến thời gian tiến hành và hồn thành cơng việc.
Bước 4. Chuẩn bị cho hội họp
* Chuẩn bị địa điểm họp, trang thiết bị:
Phân công người, bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp từng phần việc (trang trí
phịng họp, chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ như máy ghi âm, điện
thoại… cần phải kiểm tra kỹ lưỡng trang thiết bị trước khi bắt đầu vào cuộc họp.
* Chuẩn bị và gửi văn bản mời:
Thư mời hoặc mời phải đảm bảo các thơng tin: Ai triệu tập cuộc họp, mục
đích để làm gì, tổ chức khi nào, tổ chức tại đâu. Thư mời đơi khi phải gửi kèm
chương trình nghị sự, sơ đồ của nơi diễn ra cuộc họp và các tài liệu có liên quan để
người tham dự chuẩn bị trước cho các bài tham luận.
* Chuẩn bị các tài liệu cho hội họp:

10


Chuẩn bị sắp xếp tài liệu văn kiện, tài liệu, bìa hồ sơ để đựng hồ sơ giao
dịch, các bản tường trình, các hợp đồng, cơng văn, giấy mời, danh sách và các tài
liệu khác liên quan đến cuộc họp.
* Chuẩn bị công tác hậu cần:
Gồm nước uống chung cho cuộc họp, nước uống cho đại biểu, cho diễn giả;
chuẩn bị ăn nhẹ khi giải lao giữa giờ, (nếu có) và các phương tiện phục vụ đi lại, tổ
chức trực y tế nếu cần. Ban tổ chức cần bố trí chỗ gửi xe các loại cho đại biểu, đảm
bảo thông thống, khơng ách tắc giao thơng trong khu vực.
* Chuẩn bị kinh phí:
Chi phí cho mỗi cuộc họp phải tuân thủ các quy định của Nhà nước về chế
độ hội họp. Yêu cầu của bản dự toán phải chi tiết, đầy đủ, đúng chế độ. Dự toán

càng đầy đủ, càng sát với thực tế thì càng đảm bảo cho cuộc họp được tiến hành
thuận lợi.
1.4.2. Giai đoạn tiến hành
* Đón tiếp đại biểu
Ban tổ chức cuộc họp phải bố trí người đón hoặc có bảng hướng dẫn đại biểu
từ cổng cơ quan đến phòng họp tránh nhầm lẫn và mất thời gian tìm kiếm nơi họp;
hướng dẫn nơi để xe ôtô, xe đạp, xe máy. Nơi đón tiếp, đăng ký đại biểu đặt tại nơi
thuận tiện, rộng rãi, bố trí đủ lực lượng đón tiếp tránh ùn tắc trong giờ cao điểm.
* Điều hành cuộc họp
Tiến hành khai mạc cuộc họp thực hiện các công việc sau: tiến hành các
nghi thức nhà nước (nếu cần), giới thiệu chủ đề cuộc họp, giới thiệu thành phần,
diễn văn ngắn của chủ tọa, trình bày các báo cáo và tham luận, tiến hành thảo luận
những vấn đề cần giải quyết. Việc phát biểu và tham luận cần tiến hành ngắn gọn,
có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15 phút.
Ghi biên bản: Biên bản phải được ghi đầy đủ, trung thực, ngắn gọn, súc tích,
khơng bỏ sót ý kiến. Biên bản có thể phải trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc
chủ toạ nêu ý kiến tổng kết, kết luận và giao thư ký cuộc họp thể hiện vào biên bản.

11


* Kết thúc hội họp
Cùng với các kết quả đạt được từng phần trong quá trình điều hành cuộc họp,
khi kết luận và kết thúc cuộc họp, người điều hành cuộc họp cần khẳng định các nội
dung:
+ Các vấn đề đã được nhất trí, nhấn mạnh các nội dung và cả các biện pháp,
phân cơng thực hiện (nếu có) của các nội dung đã thống nhất. Các vấn đề chưa được
nhất trí, nếu chưa được nhất trí thì các lý do chính là gì, gồm các nội dung cụ thể gì,
phương án giải quyết tiếp theo.
+ Thơng qua biên bản cuộc họp.

+ Thông qua Nghị quyết hoặc các văn bản khác (nếu có).
+ Đánh giá và kết thúc cuộc họp.
1.4.3. Sau cuộc hội họp
- Dọn dẹp lại hội trường, sắp xếp lại bàn ghế….
- Hoàn thiện văn bản về các vấn đề được quyết định trong cuộc họp: Nghị
quyết cuộc họp; biên bản; các loại tài liệu khác.
- Ban hành các văn bản cần thiết trên cơ sở quyết định của cuộc họp: Các văn
bản chính thức; Thơng báo về cuộc họp sau khi cuộc họp kết thúc, chậm nhất là 5
ngày làm việc, đơn vị cá nhân được giao phải thực hiện thơng báo cuộc họp chính
xác, kịp thời.
-Thanh, quyết tốn chi phí: thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan đến chi
phí của cuộc họp. Thanh quyết tốn tồn bộ chi phí từ khi bắt đầu đến khi kết thúc
cuộc họp và phải đảm bảo cụ thể, chính xác
-Lập hồ sơ cuộc họp: Đối với các cuộc họp nhỏ thì hồ sơ chỉ cần lưu giữ biên
bản; riêng đối với các cuộc họp lớn, quan trọng cần thu thập hồ sơ tài liệu liên quan
để lập hồ sơ cuộc họp
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết, rút kinh nghiệm…

12


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5, QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ
CHÍ MINH
2.1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND Phường 5, quận Gò
Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
2.1.1. Lịch sử hình thành
UBND Phường 5 được thành lập vào khoảng 7/1976. Về địa giới hành
chính, phường 5 phía đơng giáp phường 11 và phường 13 quận Bình Thạnh, phía
Tây giáp phường 7 và một phần của phường 4, quận Gị Vấp, phía nam giáp

Phường 1, quận Gị Vấp, phía Bắc giáp Phường 6, quận Gị Vấp và phường An Phú
Đơng Quận 12.
Bên cạnh đó trên địa bàn có nhiều loại cơng trình cơng cộng như Trường Đại
học, giáp ranh chợ Gò Vấp, khu vực tuyến đường ray xe lửa Bắc - Nam, Bến phà
An Phú Đông, Sông Vàm thuật và có 5 tuyến kênh rạch trên địa bàn. Phường 5 có
diện tích tự nhiên là 158,66 ha, là địa bàn có tốc độ phát triển đơ thị hóa rất nhanh,
dân cư đơng, phần lớn là người dân lao động.
Dân số trên 56.103 người được chia thành 14 khu phố với 115 tổ dân phố.
Tồn phường hiện có 711 Doanh nghiệp, 1.243 Hộ kinh doanh cá thể đang hoạt
động, cơ cấu kinh tế Phường tiếp tục dịch chuyển theo hướng tích cực, đúng định
hướng “Dịch vụ - Thương mại – Cơng nghiệp”; Tỷ lệ hộ dân có nhu cầu được cấp
nước sạch đạt 100%, phủ mạng cấp nước sạch trong địa bàn dân cư, tỷ lệ hẻm được
bê tơng hố đạt 100%.
2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
* Vị trí, chức năng
- Căn cứ vào Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, UBND
Phường 5, quận Gò Vấp do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành
của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành
chính nhà nước cấp trên.

13


- UBND Phường 5 chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm
bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,
an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- Ủy ban nhân dân phường 5, quận Gò Vấp là cơ quan quản lý hành chính
nhà nước ở địa phương, chịu sự chỉ đạo toàn diện của Đảng ủy, UBND quận trong

việc thực hiện Nghị quyết của Đảng và phát luật Nhà nước.
- Tổ chức và hướng dẫn cho nhân dân, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị
– xã hội, tổ chức xã hội trên địa bàn thực hiện tốt các chính sách của Đảng và pháp
luật của nhà nước. Tạo điều kiện cho nhân dân làm ăn và phát triển kinh tế địa
phương, nắm bắt rõ các tâm tư, nguyện vọng của người dân để nhanh chóng giải
quyết hoặc phản ánh lên cấp trên.
- Kiểm tra và giám sát việc thực hiện các chủ trương, chính sách của đảng và
nhà nước tại các cơ quan, tổ chức ở Địa phương
- Tổ chức thực hiện tốt các kế hoạch về kinh tế xã hội và kế hoạch ngân sách
phường được UBND quận giao hàng năm. Xây dựng dự toán ngân sách năm sau
trình HĐND cung cấp phê duyệt sau khi được quận phân bổ ngân sách.
- UBND Phường 5 có trụ sở 394 Nguyễn Thái Sơn, Phường 5, Quận Gị
Vấp, TP Hồ Chí Minh, có tư cách pháp nhân, có con dấu và có tài khoản riêng
* Nhiệm vụ, quyền hạn
Căn cứ vào điều 9, Nghị quyết 131/2020/QH14 về việc tổ chức chính quyền
đơ thị tại thành phố Hồ Chí Minh, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND phường được
quy định như sau:
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị dự toán ngân sách trực thuộc
UBND quận hoặc UBND thành phố thuộc Thành phố theo quy định của Luật Ngân
sách nhà nước.
- Đề xuất chủ trương đầu tư chương trình, dự án đầu tư cơng sử dụng vốn
ngân sách nhà nước với UBND quận hoặc UBND thành phố thuộc Thành phố để
trình cấp có thẩm quyền quyết định chủ trương đầu tư theo quy định của Luật Đầu

14


tư công; tham gia ý kiến về chủ trương đầu tư dự án thuộc thẩm quyền quyết định
của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền mà Luật Đầu tư cơng quy định phải có sự tham
gia ý kiến của Hội đồng nhân dân cấp xã; tổ chức thực hiện chương trình, dự án đầu

tư cơng theo phân cấp quản lý.
- Đề xuất, phối hợp với cơ quan có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ về quốc
phòng, an ninh, biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống
tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác trên địa bàn theo phân cấp quản lý.
- Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cùng cấp thành lập Tổ
bầu cử đại biểu Quốc hội, Tổ bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền.
- Thực hiện nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp
luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên tại địa bàn phường.
- UBND phường khơng có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp
luật.

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật mà không

trái với quy định của Nghị quyết này.
2.1.3. Nội quy, quy chế, quy trình làm việc
Căn cứ Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 12 tháng 4 năm 2006 của Thủ
tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân xã, phường,
thị trấn thì UBND phường 5 là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước ở cấp địa
phương. UBND phường chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND quận Gò Vấp, sự lãnh
đạo toàn diện của Đảng ủy phường. UBND phường 5 được tổ chức và hoạt động
theo nguyên tắc: "Tập trung dân chủ". Chủ tịch là người đứng đầu lãnh đạo và điều
hành hoạt động của UBND phường.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của UBND Phường 5 được thực hiện theo đúng các văn bản
quy định của nhà nước. Cụ thể: Lãnh đạo UBND Phường 5 gồm có: 1 Chủ tịch, 2
Phó Chủ tịch và các cơng chức khác của UBND phường:
- Chủ tịch UBND phường là Vương Hoài Nam:

15


+ Chủ tịch phường là người đứng đầu Ủy ban nhân dân phường, chịu trách
nhiệm trước pháp luật và Chủ tịch quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố thuộc
Thành phố Hồ Chí Minh về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân
dân phường.
+ Chủ tịch phường trực tiếp sử dụng và quản lý công chức của phường theo
quy định của Nghị định số 33/2001/NĐ-CP ngày 29 tháng 3 năm 2021 của chính
phủ và theo phân cấp, ủy quyền của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch quận, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân thành phố thuộc Thành phố Hồ Chí Minh.
+ Chủ tịch phường chịu trách nhiệm quản lý toàn diện mọi hoạt động của Ủy
ban nhân dân phường. Ký các văn bản của Ủy ban nhân dân phường với chức danh
Chủ tịch, người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước ở phường và chịu trách
nhiệm về các văn bản của Ủy ban nhân dân phường.
+ Thực hiện nghĩa vụ của công chức và chấp hành quy định về những việc
công chức không được làm quy định tại Luật Cán bộ, công chức và các quy định
khác của pháp luật có liên quan.
- Hai Phó Chủ tịch là Lương Nguyễn Ngọc Trinh, phụ trách (Văn hóa – xã
hội), Nguyễn Kiên Trung, phụ trách (Kinh tế - đơ thị):
+ Phó chủ tịch có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban
nhân dân phường trong phạm vi lĩnh vực được Chủ tịch phường phân công.
+ Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch phường, trước pháp luật khi thực hiện
nhiệm vụ, công vụ trong phạm vi lĩnh vực được phân công.
+ Ký thay Chủ tịch phường các văn bản của Ủy ban nhân dân phường khi
được Chủ tịch phường phân công, ủy quyền.
+ Thực hiện nghĩa vụ của công chức và chấp hành quy định về những việc
công chức không được làm quy định tại Luật Cán bộ, công chức và các quy định
khác của pháp luật có liên quan.
UBND cấp phường khơng tổ chức ra các phịng chun mơn mà có các cơng

chức giữ chức danh chun mơn như sau:
+ Địa chính xây dựng

16