Qui trinh to chuc tham quan du lich

Đại học Tôn Đức Thắng_ Khoa KHXH & NV: Bộ mơn nghiệp vụ hướng dẫn du lịch

QUI TRÌNH TỔ CHỨC THAM QUAN DU LỊCH
A. CHUẨN BỊ VÀ ĐÓN TIẾP KHÁCH:


Chuẩn bị:

Bước 1: nhận tour
 Danh sách đồn, địa điểm đón đồn.
 Bản chương trình du lịch chi tiết, biên bản bàn giao tour.
 Giấy xác nhận thực tế.
 Các loại vé máy bay, tàu hỏa (nếu có).
 Voucher khách sạn, nhà hàng.
 Phiếu góp ý khách hàng.
 Nhận tiền tạm ứng (nếu có), quà tặng cho khách.
 Các phương tiện thiết bị phục vụ cho chuyến đi (loa tay, bộ đàm, thuốc y tế…).
 Các loại giấy giới thiệu để thuận lợi cho tham quan/ được giảm giá (nếu có).
 Tài xế xe: tên tài xế, điện thoại và số xe.
Bước 2: liên hệ với tài xế và trưởng đoàn khách.
Bước 3: chuẩn bị bài thuyết minh tuyến điểm.


Đón khách:
 HDV và xe có mặt tại điểm hẹn đón khách trước giờ hẹn ít nhất là 15 phút.
 HDV cho xe đậu đúng nơi qui định, an toàn cho khách, ch oxe hướng quay ra ngoài
đường.
 Chào xã giao với trưởng đoàn, hỗ trợ khách sắp xếp hành lý. Nhắc nhở khách ưu
tiên trẻ em, phụ nữ, người già lớn tuổi ngồi trước, những vật dụng cần thiết nên
mang theo người.
 Khi khách lên đầy đủ, HDV ổn định chổ ngồi cho khách và điểm danh, hỏi ý kiến

trưởng đoàn và cho xe khởi hành.
 HDV tranh thủ làm giấy xác nhận thực tế và nhờ trưởng đoàn ký vào.

B. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG THAM QUAN


Khởi hành:
 Khi xe ôtô rời chỗ, HDV tìm vị trí thích hợp cho mình (thường là vị trí khách có thể
nhìn và nghe được lời của HDV ).
 HDV tự giới thiệu họ tên va chức danh, nhiệm vụ của mình đồng thời giới thiệu
người điều khiển phương tiện di chuyển.

Người biên soạn: Dương Văn Bình

1


Đại học Tôn Đức Thắng_ Khoa KHXH & NV: Bộ môn nghiệp vụ hướng dẫn du lịch

 Giới thiệu về chương trình tham quan du lịch (ăn, ở, tham quan, vui chơi giải trí,
mua sắm…).
 HDV tặng quà cho khách.
 HDV hát hoặc kể một câu chuyện thu hút khách trước khi đi vào thuyết minh tuyến
điểm ở 2 bên đường.
 Sinh hoạt giao lưu, trò chuyện với khách nhằm tạo bầu khơng khí vui vẻ, gắn kết
giữa các thành viên.
 Có khoảng time cho khách nghỉ ngơi và mỗi 2, 3 tiếng thì HDV cho xe ghé trạm
dừng chân.



Trước khi vào nhà hàng:
 Ít nhất 30 phút, HDV liên lact với nhà hàng và thơng báo thời gian chính xác đồn
khách sẽ đến ăn.
 Ít nhất 15 phút: HDV báo thức cho khách, thông báo thực đơn, thời gian ăn và chúc
quí khách ngon miệng.



Vào nhà hàng:
 HDV dẫn khách đến phòng ăn.
 HDV ký kết với người của cơ sở phục vụ ăn uống xác nhận xem đồ ăn đã được
chuẩn bị đúng như thực đơn.
 Khi ăn HDV cần quan sát về phía khách khi cần hỗ trợ ngay.
 Thanh tốn tiền/ hoặc ký hóa đơn.



Trước khi đến điểm tham quan:
 Ít nhất 15 phút, HDV phải thơng báo cho khách sẵn sàng mang theo nón, máy ảnh,
máy quay phim để chuẩn bị đi tham quan.
 Nhắc khách khơng nên mua hàng rong đề phóng móc túi; giật giỏ; giữ im lặng nơi
tôn nghiêm; chú ý những nơi trơn trợt nguy hiểm, nơi không được chụp ảnh.
 Nêu khái quát về nét độc đáo của điểm tham quan khách không thể bỏ qua.



Đến điểm tham quan:
 HDV mua vé tham quan và dẫn khách vào cổng.
 Hẹn khách tại 1 điểm cố định, thông báo time tham quan, giới thiệu lộ trình nơi đâu

là điểm đầu, điểm cuối, quầy lưu niệm, rest room..
 Cách thuyết minh thường là đi từ ngoài vào trong.
 Hướng dẫn khách đi theo vịng trịn khép kín (tránh đi lịng vịng) sao cho HDV
quan sát bao quát hết đoàn khách.

Người biên soạn: Dương Văn Bình

2


Đại học Tôn Đức Thắng_ Khoa KHXH & NV: Bộ môn nghiệp vụ hướng dẫn du lịch

 Khi đến hiện vật thuyết minh thì mời khách đứng hình vịng cung sao cho thấy hết
hiện vật và HDV, tránh gây cản trở lối đi.
 Đối với hiện vật không quá nổi tiếng thì thuyết minh từ trái  phải theo chiều lịch
sử xưa  nay. Trong trường hợp hiện vật quá nổi tiếng sẽ thuyết minh từ trong 
ngoài. Nội dung phải xúc tích, dí dỏm và dành time cho khách chụp hình và đối
đáp.
 Khi gần tới giờ hẹn, HDV phải có mặt trước điểm hẹn ít nhất 15 phút.



Trước khi đến khách sạn:
 HDV xem lại danh sách đoàn khách, loại phòng, số phòng, số thành viên mỗi phòng
và thơng báo, hỏi xem khách có thắc mắc, u cầu gì thêm khơng.
 Thơng tin các dịch vụ trong phịng, trong khách sạn cho khách.
 Thông báo với khách đồ đạc tư trang cá nhân quí khách tự giữ lấy, không nên để
thất lạc các đồ dùng trong khách sạn: dép, móc quần áo, khăn tắm, ly tách.
 Thơng tin cho khách biết khoảng cách từ khách sạn đến trung tâm bao xa, nơi nào là
trung tâm mua sắm, ăn uống, quầy bar…

 Thông tin cho khách nội dung, địa điểm, và time tập trung để tham quan vào ngà
hôm sau.



Đến khách sạn:
 Mời khách vào sảnh ngồi ở ghế, HDV vào quầy tiếp tân làm thủ tục nhận phòng.
 HDV thu giấy tờ tùy thân, thay mặt khách làm thủ tục nhận phịng.
 Nhận chìa khóa phịng, phiếu ăn sáng và đưa cho đoàn khách.
 Hướng dẫn đường lên phòng.
 HDV về phòng nghỉ ngơi và chuẩn bị tham quan ngày hơm sau.



Trả phịng:
 Chiều ngày hơm trước khi trả phịng, HDV thơng báo giờ trả phịng, giờ ăn sáng
cho ngày hơm sau.
 HDV thanh tốn hoặc ký hóa đơn tiền ăn, ở của đồn khách.
 HDV có mặt ở quầy tiếp tân trước 15 phút, hỗ trợ khách trong việc nhận chìa khóa
phịng, thanh tốn các dịch vụ, giải đáp thắc mắc (nếu có), trả lại giấy tờ tùy thân
cho khách.
 HDV mời khách ra xe, điểm danh và rời bến.

C. TIỄN KHÁCH:


Lượt về và tiễn khách:

Người biên soạn: Dương Văn Bình

3


Đại học Tôn Đức Thắng_ Khoa KHXH & NV: Bộ môn nghiệp vụ hướng dẫn du lịch

 Dẫn khách đi shopping (nếu có).

 Nếu lập lại con đường cũ, HDV thuyết minh chuyên đề, hoạt náo, quảng cáo về các
chương trình du lịch của cty, cho khách nghỉ ngơi. Nếu là con đường mới, HDV
thuyết minh như ngày hôm trước.
 Gần tới điểm trả khách, HDV nói lời tạm biệt.


Báo cáo quyết tốn đồn:
 Gửi thư góp ý của khách, đưa nhận xét về các dịch vụ của nhà cung ứng cho phịng
điều hành tour.
 Quyết tốn đồn: gửi các hóa đơn, chứng từ cho phịng kế tốn, hạch tốn thù lao
HDV.

Người biên soạn: Dương Văn Bình

4