bài 4 hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu

Bài 4:
Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
Nhắc lại bài trước
Tìm hiểu và sử dụng hệ thống quản lý quan hệ
khách hàng (CRM)
Tìm hiểu và sử dụng các hệ thống nghiệp vụ
khác của doanh nghiệp vừa và nhỏ:
Kế toán (Accounting)
Chăm sóc khách hàng (Help Desk)
Quản trị nhân sự (HR)
Quản lý kho (Inventory)
ERP
Tìm hiểu và sử dụng hệ thống quản lý quan hệ
khách hàng (CRM)
Tìm hiểu và sử dụng các hệ thống nghiệp vụ
khác của doanh nghiệp vừa và nhỏ:
Kế toán (Accounting)
Chăm sóc khách hàng (Help Desk)
Quản trị nhân sự (HR)
Quản lý kho (Inventory)
ERP
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
2
Giới thiệu Hệ thống lịch biểu
Giới thiệu Hệ thống quản lý tài liệu
Mục tiêu bài học
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
3
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
4
Hệ thống quản lý lịch biểu giúp quản thời khóa biểu; lý

lịch làm việc của cá nhân, nhóm hay tổ chức.
Chức năng chính:
Đặt lịch
Nhắc lịch
Chia sẻ lịch với nhiều người
Đồng bộ lịch trên nhiều thiết bị
Tích hợp lịch với ứng dụng khác
Một số hệ thống phổ biến:
Thương mại: MS Outlook
Mã nguồn mở: WebCalendar
Dịch vụ: Google Calendar, Zoho Calendar
Giới thiệu
Hệ thống quản lý lịch biểu giúp quản thời khóa biểu; lý
lịch làm việc của cá nhân, nhóm hay tổ chức.
Chức năng chính:
Đặt lịch
Nhắc lịch
Chia sẻ lịch với nhiều người
Đồng bộ lịch trên nhiều thiết bị
Tích hợp lịch với ứng dụng khác
Một số hệ thống phổ biến:
Thương mại: MS Outlook
Mã nguồn mở: WebCalendar
Dịch vụ: Google Calendar, Zoho Calendar
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
5
Web Calendar
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
6
Google Calendar

Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
7
Zoho Calendar
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
8
Đa số các hệ thống calendar đều hỗ trợ đồng bộ
lịch với các thiết bị khác như di động hay máy
để bàn.
Đồng bộ với thiết bị khác
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
9
Demo Google Calendar
1. Tạo một calendar mới cho nhóm làm project
2. Đặt một số lịch hẹn trên calendar mới
3. Import một lịch có sẵn
4. Mời các thành viên nhóm tham gia
5. Đồng bộ lịch với thiết bị di động (iOS, Android)
1. Tạo một calendar mới cho nhóm làm project
2. Đặt một số lịch hẹn trên calendar mới
3. Import một lịch có sẵn
4. Mời các thành viên nhóm tham gia
5. Đồng bộ lịch với thiết bị di động (iOS, Android)
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
10
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
11
Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp cơ chế để lưu trữ,
phân loại, cộng tác làm việc trên các tài liệu số hóa.
Các chức năng chính:
Lưu trữ tài liệu số hóa

Xem được nhiều định dạng tài liệu
Chia sẻ tài liệu
Quản lý các phiên bản, thay đổi của tài liệu
Cung cấp khả năng cộng tác làm việc trên tài liệu
Truy cập được từ nhiều thiết bị
Tích hợp được vào các ứng dụng khác
Khả năng scan và nhận dạng tài liệu dạng scan
Tích hợp trình diệt virus
Mã hóa, bảo mật cho tài liệu
Đánh chỉ mục và tìm kiếm nhanh
Hệ thống quản lý tài liệu là gì?
Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp cơ chế để lưu trữ,
phân loại, cộng tác làm việc trên các tài liệu số hóa.
Các chức năng chính:
Lưu trữ tài liệu số hóa
Xem được nhiều định dạng tài liệu
Chia sẻ tài liệu
Quản lý các phiên bản, thay đổi của tài liệu
Cung cấp khả năng cộng tác làm việc trên tài liệu
Truy cập được từ nhiều thiết bị
Tích hợp được vào các ứng dụng khác
Khả năng scan và nhận dạng tài liệu dạng scan
Tích hợp trình diệt virus
Mã hóa, bảo mật cho tài liệu
Đánh chỉ mục và tìm kiếm nhanh
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
12
Tình huống thực tiễn
Tiến – một nhân viên kinh doanh thuộc quyền quản lý của bạn –
phác thảo hợp đồng cho một khách hàng mới và gửi qua email cho

bạn và Hoa – cán bộ phụ trách về vấn đề pháp lý của hợp đồng.
Cả bạn và Hoa cùng rà soát và có điều chỉnh trên hợp đồng này vào
trưa cùng ngày. Như vậy hiện giờ có 3 phiên bản khác nhau của
tài liệu.
Bạn có việc khách phải làm nên đã ủy quyền việc hợp nhất những
thay đổi cho Thủy – một nhân viên tập sự. Tuy nhiên khi Thủy đã
tiến hành hợp nhất, cô ấy lại nghĩ rằng bản tài liệu của bạn là bản
gốc dẫn đến kết quả cô ấy tạo ra tài liệu dựa trên bản của Linda và
thiếu sót một số điểm chính của bạn.
Tiến lại mới gửi lại bản phác thảo hợp đồng với một số điều khoản
khách hàng đòi hỏi thay đổi. Hoa cũng điều chỉnh lại bản hợp đồng
do sót mất một số điểm tính chi phí.
Kết quả trong hòm thư của bạn có đến 6 phiên bản tài liệu cho cùng
một hợp đồng -> đây là lúc cần có hệ thống quản lý tài liệu
Tiến – một nhân viên kinh doanh thuộc quyền quản lý của bạn –
phác thảo hợp đồng cho một khách hàng mới và gửi qua email cho
bạn và Hoa – cán bộ phụ trách về vấn đề pháp lý của hợp đồng.
Cả bạn và Hoa cùng rà soát và có điều chỉnh trên hợp đồng này vào
trưa cùng ngày. Như vậy hiện giờ có 3 phiên bản khác nhau của
tài liệu.
Bạn có việc khách phải làm nên đã ủy quyền việc hợp nhất những
thay đổi cho Thủy – một nhân viên tập sự. Tuy nhiên khi Thủy đã
tiến hành hợp nhất, cô ấy lại nghĩ rằng bản tài liệu của bạn là bản
gốc dẫn đến kết quả cô ấy tạo ra tài liệu dựa trên bản của Linda và
thiếu sót một số điểm chính của bạn.
Tiến lại mới gửi lại bản phác thảo hợp đồng với một số điều khoản
khách hàng đòi hỏi thay đổi. Hoa cũng điều chỉnh lại bản hợp đồng
do sót mất một số điểm tính chi phí.
Kết quả trong hòm thư của bạn có đến 6 phiên bản tài liệu cho cùng
một hợp đồng -> đây là lúc cần có hệ thống quản lý tài liệu

Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
13
Giải pháp mã nguồn mở
Có khả nhiều giải pháp mã nguồn mở cho hệ
thống quản lý tài liệu, ví dụ:
Subversion (SVN)
OpenKM
Alfresco
…
Có khả nhiều giải pháp mã nguồn mở cho hệ
thống quản lý tài liệu, ví dụ:
Subversion (SVN)
OpenKM
Alfresco
…
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
14
Có thể lên mạng tìm kiếm thêm với từ khóa:
“top open source document management”
Là hệ thống quản lý phiên bản tài liệu mã nguồn mở
Tính năng:
Ghi nhận thay đổi của thư mục, file
Có thể khôi phục, trộn giữa các phiên bản
Khóa file
Giải quyết xung đột do nhiều người cùng điều chỉnh trên tài liệu
So sánh các phiên bản tài liệu
Hay dùng kết hợp với
Phần mềm client: Tortoise SVN
Hệ thống trên web: Redmine
Đặc biệt phù hợp với những hoạt động có sự thay đổi

nhiều và liên tục trên tài liệu, cộng tác nhiều người
(chẳng hạn như nhóm phần mềm làm việc trên cùng
source code)
Là hệ thống quản lý phiên bản tài liệu mã nguồn mở
Tính năng:
Ghi nhận thay đổi của thư mục, file
Có thể khôi phục, trộn giữa các phiên bản
Khóa file
Giải quyết xung đột do nhiều người cùng điều chỉnh trên tài liệu
So sánh các phiên bản tài liệu
Hay dùng kết hợp với
Phần mềm client: Tortoise SVN
Hệ thống trên web: Redmine
Đặc biệt phù hợp với những hoạt động có sự thay đổi
nhiều và liên tục trên tài liệu, cộng tác nhiều người
(chẳng hạn như nhóm phần mềm làm việc trên cùng
source code)
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
15
OpenKM là hệ thống quản lý tài liệu số mã nguồn
mở.
Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, hỗ trợ tốt
cho việc quản lý tài liệu và tri thức.
OpenKM cung cấp nhiều hình thức sử dụng:
Dịch vụ trên Cloud
Bản nguồn mở dành cho cộng đồng
Bản chuyên nghiệp có hỗ trợ kỹ thuật cho doanh nghiệp
OpenKM là hệ thống quản lý tài liệu số mã nguồn
mở.
Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, hỗ trợ tốt

cho việc quản lý tài liệu và tri thức.
OpenKM cung cấp nhiều hình thức sử dụng:
Dịch vụ trên Cloud
Bản nguồn mở dành cho cộng đồng
Bản chuyên nghiệp có hỗ trợ kỹ thuật cho doanh nghiệp
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
16
Giải pháp dịch vụ Freemium
Có nhiều giải pháp quản lý tài liệu trên đám
mây, điển hình như:
Google Drive & Google Docs
Zoho Docs
Dropbox
Có nhiều giải pháp quản lý tài liệu trên đám
mây, điển hình như:
Google Drive & Google Docs
Zoho Docs
Dropbox
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
17
Là giải pháp dịch vụ dạng
freemium
Là dịch vụ cho phép mang tài
liệu như hình ảnh, văn bản,
video đến bất cứ đâu. Điều
này có nghĩa rằng, bất cứu
file nào lưu trên Dropbox, nó
sẽ được tự động lưu lại và
truy cập được trên tất cả các
máy tính, điện thoại của bạn

và thậm chí cả website của
dropbox.
Miễn phí 2GB ban đầu
Là giải pháp dịch vụ dạng
freemium
Là dịch vụ cho phép mang tài
liệu như hình ảnh, văn bản,
video đến bất cứ đâu. Điều
này có nghĩa rằng, bất cứu
file nào lưu trên Dropbox, nó
sẽ được tự động lưu lại và
truy cập được trên tất cả các
máy tính, điện thoại của bạn
và thậm chí cả website của
dropbox.
Miễn phí 2GB ban đầu
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
18
Xem video giới thiệu:
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
19
Các tính năng chính:
Lưu trữ từ bất cứ nơi nào, bất cứ lúc nào
Chia sẻ đơn giản
Luôn luôn an toàn
Tự động đồng bộ giữa nhiều thiết bị
Quản lý được phiên bản file
Cộng tác làm việc, giải quyết xung đột
Các tính năng
Các tính năng chính:

Lưu trữ từ bất cứ nơi nào, bất cứ lúc nào
Chia sẻ đơn giản
Luôn luôn an toàn
Tự động đồng bộ giữa nhiều thiết bị
Quản lý được phiên bản file
Cộng tác làm việc, giải quyết xung đột
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
20
Lúc ngồi máy tính hay lúc đi chơi bạn có thể dễ
dàng lưu file hay hình chụp lên dropbox từ máy tính
hay từ điện thoại.
Lưu trữ đơn giản như việc lưu file vào thư mục
Lưu trữ từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
21
Mời người khác nhận tài liệu cùng
Hoặc có thể đơn giản gửi link trên mạng
Chia sẻ đơn giản
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
22
Không bao giờ lo mất tài liệu cho máy hỏng
Tài liệu được lưu trên máy chủ của Dropbox nên dù
mất trên máy cá nhân vẫn phục hồi lại được
Luôn luôn an toàn
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
23
Tài liệu luôn sẵn sàng trên bất cứ thiết bị nào của
bạn cài dropbox, hoặc thậm chí bạn có thể truy cập
tài liệu từ bất cứ đâu qua trình duyệt.
Dropbox hỗ trợ việc cộng tác làm việc nhóm rất tốt.

Mọi người luôn được cập nhật tài liệu chung mới
nhất. Nhiều người có thể làm việc chung trên 1 tài
liệu
Dropbox còn hỗ trợ lưu trữ các phiên bản tài liệu,
nhờ đó khi xảy ra xung đột có thể lấy lại được các
tài liệu cũ.
Tính năng khác
Tài liệu luôn sẵn sàng trên bất cứ thiết bị nào của
bạn cài dropbox, hoặc thậm chí bạn có thể truy cập
tài liệu từ bất cứ đâu qua trình duyệt.
Dropbox hỗ trợ việc cộng tác làm việc nhóm rất tốt.
Mọi người luôn được cập nhật tài liệu chung mới
nhất. Nhiều người có thể làm việc chung trên 1 tài
liệu
Dropbox còn hỗ trợ lưu trữ các phiên bản tài liệu,
nhờ đó khi xảy ra xung đột có thể lấy lại được các
tài liệu cũ.
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
24
1. Cài đặt dropbox lên máy tính và điện thoại
2. Lưu tài liệu vào dropbox
3. Chia sẻ thư mục
4. Truy cập tài liệu từ trình duyệt
5. Xử lý xung đột tài liệu
6. Khôi phục phiên bản cũ
7. Tắt đồng bộ một số thư mục không cần thiết
8. Xóa hẳn thư mục
9. Mời người khác dùng dropbox để tăng dung lượng
Demo Dropbox
1. Cài đặt dropbox lên máy tính và điện thoại

2. Lưu tài liệu vào dropbox
3. Chia sẻ thư mục
4. Truy cập tài liệu từ trình duyệt
5. Xử lý xung đột tài liệu
6. Khôi phục phiên bản cũ
7. Tắt đồng bộ một số thư mục không cần thiết
8. Xóa hẳn thư mục
9. Mời người khác dùng dropbox để tăng dung lượng
Bài 4 - Hệ thống quản lý lịch biểu và tài liệu
25