bài 5 quản lý httt trong doanh nghiệp (phần 3)

Bài 5
Quản lý HTTT trong doanh nghiệp
(phần 3)
Nội dung bài học
1. Họp và hội nghị
2. Internet và email
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
2
2. Internet và email
3. Hội thảo và các sự kiện đào tạo
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
3
Một cuộc họp là một nhóm người gặp nhau để
cùng giải quyết một số vấn đề hoặc ra các quyết
định
Các hình thức:
Họp chính thức
Họp định kỳ hoặc đột xuất
Thảo luận (hội đủ điều kiện trở thành cuộc họp)
Khái niệm
Một cuộc họp là một nhóm người gặp nhau để
cùng giải quyết một số vấn đề hoặc ra các quyết
định
Các hình thức:
Họp chính thức
Họp định kỳ hoặc đột xuất
Thảo luận (hội đủ điều kiện trở thành cuộc họp)
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
4
Bao gồm:
Cuộc họp hội đồng quản trị

Họp ủy ban
Hội thảo làm việc nhóm
Các cuộc họp công khai
Cuộc họp thường niên năm (AGM) và cuộc họp bất
thường (EGM)
Cuộc họp nhóm
Họp thẩm định
Phỏng vấn
Trao đổi tự do
Họp chính thức
Bao gồm:
Cuộc họp hội đồng quản trị
Họp ủy ban
Hội thảo làm việc nhóm
Các cuộc họp công khai
Cuộc họp thường niên năm (AGM) và cuộc họp bất
thường (EGM)
Cuộc họp nhóm
Họp thẩm định
Phỏng vấn
Trao đổi tự do
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
5
Hình thức chung
Họp chính thức
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
6
Kết quả thu được bao gồm:
Thông báo
Chương trình làm việc

Biên bản
Họp chính thức
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
7
Cuộc họp báo cáo tình trạng dự án:
Các thành viên tham dự:
Quản trị dự án
Các thành viên đội dự án
Đại diện của khách hàng/chủ đầu tư
Gồm các nội dung:
Các mục tiêu đã đạt được kể từ cuộc họp trước
Hiện trạng dự án
Tiến độ kỳ vọng của dự án trong tương lai
Chi phí hiện tại/tình trạng sử dụng nguồn lực so với dự báo
Phân công nhiệm vụ và thời điểm hoàn thành
Họp dự án
Cuộc họp báo cáo tình trạng dự án:
Các thành viên tham dự:
Quản trị dự án
Các thành viên đội dự án
Đại diện của khách hàng/chủ đầu tư
Gồm các nội dung:
Các mục tiêu đã đạt được kể từ cuộc họp trước
Hiện trạng dự án
Tiến độ kỳ vọng của dự án trong tương lai
Chi phí hiện tại/tình trạng sử dụng nguồn lực so với dự báo
Phân công nhiệm vụ và thời điểm hoàn thành
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
8
Cuộc họp giải quyết vấn đề:

Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển
khai dự án
Cần nhận thức rõ:
Cấp thẩm quyền của nhóm giải quyết vấn đối với việc ra
quyết định
Ai là người chịu trách nhiệm đảm bảo các biện pháp khắc
phục
Họp dự án
Cuộc họp giải quyết vấn đề:
Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển
khai dự án
Cần nhận thức rõ:
Cấp thẩm quyền của nhóm giải quyết vấn đối với việc ra
quyết định
Ai là người chịu trách nhiệm đảm bảo các biện pháp khắc
phục
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
9
Cuộc họp đánh giá dự án:
Xảy ra cuối dự án
Chương trình làm việc:
Mục tiêu tổng thể đã đạt được hay chưa?
Tình trạng sử dụng nguồn lực so với ngân sách
Thời gian thực hiện dự án so với tiến độ yêu cầu
Mức độ hiệu quả của kế hoạch và quản trị dự án
Xác định và giải quyết vấn đề
Mối quan hệ trong đội dự án và bố trí công việc
Liên lạc, truyền thông với khách hàng và sự hài lòng của
khách hàng
Kết quả của cuộc họp phải được đưa vào báo cáo

kiểm toán
Họp dự án
Cuộc họp đánh giá dự án:
Xảy ra cuối dự án
Chương trình làm việc:
Mục tiêu tổng thể đã đạt được hay chưa?
Tình trạng sử dụng nguồn lực so với ngân sách
Thời gian thực hiện dự án so với tiến độ yêu cầu
Mức độ hiệu quả của kế hoạch và quản trị dự án
Xác định và giải quyết vấn đề
Mối quan hệ trong đội dự án và bố trí công việc
Liên lạc, truyền thông với khách hàng và sự hài lòng của
khách hàng
Kết quả của cuộc họp phải được đưa vào báo cáo
kiểm toán
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
10
Hội nghị:
Là phương pháp truyền thông đặc biệt
Phục vụ một số mục đích khác nhau
Bao gồm các kỹ thuật:
Truyền thông trực quan
Truyền thông bằng văn bản
Truyền thông bằng lời
Hội nghị
Hội nghị:
Là phương pháp truyền thông đặc biệt
Phục vụ một số mục đích khác nhau
Bao gồm các kỹ thuật:
Truyền thông trực quan

Truyền thông bằng văn bản
Truyền thông bằng lời
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
11
Hội nghị công khai:
Khán giả đến từ nhiều công ty và lĩnh vực khác nhau
Thường là hoạt động truyền thông một chiều
Mục đích chính là để thông báo
Hội nghị nội bộ:
Đa phương
Ngành dọc
Hội nghị bán hàng
Hội nghị
Hội nghị công khai:
Khán giả đến từ nhiều công ty và lĩnh vực khác nhau
Thường là hoạt động truyền thông một chiều
Mục đích chính là để thông báo
Hội nghị nội bộ:
Đa phương
Ngành dọc
Hội nghị bán hàng
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
12
Hội nghị qua truyền thông (giọng nói):
Sử dụng công nghệ mạng truyền thông để kết nối
giọng nói của các thành viên tham dự
Có thể tổ chức qua:
Phần mềm Skype
Hệ thống gọi điện qua Internet
Điện thoại

Máy phát thanh hai chiều
Hội nghị
Hội nghị qua truyền thông (giọng nói):
Sử dụng công nghệ mạng truyền thông để kết nối
giọng nói của các thành viên tham dự
Có thể tổ chức qua:
Phần mềm Skype
Hệ thống gọi điện qua Internet
Điện thoại
Máy phát thanh hai chiều
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
13
Hội nghị qua truyền hình (hình ảnh + giọng
nói):
Sử dụng máy tính và hệ thống video
Hai kiểu hội nghị truyền hình chính:
Sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình chuyên dụng
Sử dụng phần mềm desktop trên máy tính PC
Hội nghị
Hội nghị qua truyền hình (hình ảnh + giọng
nói):
Sử dụng máy tính và hệ thống video
Hai kiểu hội nghị truyền hình chính:
Sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình chuyên dụng
Sử dụng phần mềm desktop trên máy tính PC
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
14
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
15
Quảng cáo

Marketing trực tiếp
Quảng cáo có hồi đáp
Xúc tiến bán hàng
Các chương khách hàng trung thành
Quan hệ truyền thông/báo chí
Quan hệ công chúng
Tiếp thị mối quan hệ
Internet - kênh truyền thông
xúc tiến thương mại
Quảng cáo
Marketing trực tiếp
Quảng cáo có hồi đáp
Xúc tiến bán hàng
Các chương khách hàng trung thành
Quan hệ truyền thông/báo chí
Quan hệ công chúng
Tiếp thị mối quan hệ
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
16
Tiếp thị bình dân
Phân phối trực tiếp
Phát triển quan hệ đối tác
Dịch vụ khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật
Nghiên cứu thị trường/khách hàng
Bản sắc doanh nghiệp
Internet - kênh truyền thông
xúc tiến thương mại
Tiếp thị bình dân
Phân phối trực tiếp
Phát triển quan hệ đối tác

Dịch vụ khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật
Nghiên cứu thị trường/khách hàng
Bản sắc doanh nghiệp
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
17
Internet là phương tiện tiềm năng hỗ trợ bán
hàng và phân phối sản phẩm tới khách hàng
Xu hướng mua sắm trực tuyến đang tăng với tốc
độ ổn định
Các hình thức khác:
Gian hàng trực tuyến
Các trang đấu giá
Mua sắm trực tuyến
Internet là phương tiện tiềm năng hỗ trợ bán
hàng và phân phối sản phẩm tới khách hàng
Xu hướng mua sắm trực tuyến đang tăng với tốc
độ ổn định
Các hình thức khác:
Gian hàng trực tuyến
Các trang đấu giá
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
18
Đang dần thay thế cho thư tay, bản ghi nhớ,
bản fax, các tài liệu, các cuộc gọi điện thoại
Kết hợp khả năng của các phương tiện truyền
thông cùng với những lợi thế về tốc độ, chi phí
và sự tiện dụng
Email
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
19

Ưu điểm:
Gửi/nhận tin nhắn nhanh chóng
Chi phí thấp
Có thể đính kèm tài liệu văn bản
Gửi đi khắp nơi trên thế giới tại thời điểm bất kỳ
Phần mềm quản lý thư điện tử tiện lợi
Email
Ưu điểm:
Gửi/nhận tin nhắn nhanh chóng
Chi phí thấp
Có thể đính kèm tài liệu văn bản
Gửi đi khắp nơi trên thế giới tại thời điểm bất kỳ
Phần mềm quản lý thư điện tử tiện lợi
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
20
So sánh:
Mạng nội bộ (intranet)
Mạng diện rộng (extranet)
Mạng Internet
Mạng nội bộ và mạng diện rộng
So sánh:
Mạng nội bộ (intranet)
Mạng diện rộng (extranet)
Mạng Internet
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
21
Các nội dung của mạng nội bộ:
Dữ liệu hoạt động
Thông tin tuyển dụng
Hỗ trợ/cung cấp thông tin cho nhân viên

Bảng thông báo để phổ biến hoặc đăng tải thông tin
tới nhân viên
Trang chủ của các phòng ban
Nội san hoặc bản tin nội bộ
Các phương tiện thư điện tử
Truyền thông từ cấp dưới lên cấp trên
Hồ sơ nhân sự cá nhân
Mạng nội bộ và mạng diện rộng
Các nội dung của mạng nội bộ:
Dữ liệu hoạt động
Thông tin tuyển dụng
Hỗ trợ/cung cấp thông tin cho nhân viên
Bảng thông báo để phổ biến hoặc đăng tải thông tin
tới nhân viên
Trang chủ của các phòng ban
Nội san hoặc bản tin nội bộ
Các phương tiện thư điện tử
Truyền thông từ cấp dưới lên cấp trên
Hồ sơ nhân sự cá nhân
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
22
Những lợi ích của mạng nội bộ:
Tiết kiệm chi phí
Sử dụng thường xuyên hơn các tài liệu trực tuyến
Truy cập rộng rãi thông tin doanh nghiệp
Mạng nội bộ và mạng diện rộng
Những lợi ích của mạng nội bộ:
Tiết kiệm chi phí
Sử dụng thường xuyên hơn các tài liệu trực tuyến
Truy cập rộng rãi thông tin doanh nghiệp

Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
23
Mạng diện rộng:
Là công cụ hữu dụng cho các đối tác kinh doanh
Có thể được sử dụng để:
Cung cấp một dịch vụ “tập trung”
Trao đổi tin tức
Chia sẻ các nguồn lực đào tạo hoặc phát triển
Quảng cáo thông tin
Trao đổi hiệu quả một số lượng lớn các dữ liệu giao dịch
Cung cấp các bài thuyết trình trực tuyến
Mạng nội bộ và mạng diện rộng
Mạng diện rộng:
Là công cụ hữu dụng cho các đối tác kinh doanh
Có thể được sử dụng để:
Cung cấp một dịch vụ “tập trung”
Trao đổi tin tức
Chia sẻ các nguồn lực đào tạo hoặc phát triển
Quảng cáo thông tin
Trao đổi hiệu quả một số lượng lớn các dữ liệu giao dịch
Cung cấp các bài thuyết trình trực tuyến
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
24
Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI – Electronic data
transfer): là trao đổi các dữ liệu giao dịch giữa
các tổ chức thông qua phương tiện điện tử
Tầm quan trọng của EDI trong lĩnh vực kinh
doanh bán lẻ đang ngày càng gia tăng
Trong lĩnh vực ngân hàng và tài chính: EDI và
các ứng dụng liên quan đến công nghệ thông tin

đang cách mạng hóa toàn bộ hệ thống
Trao đổi dữ liệu điện tử
Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI – Electronic data
transfer): là trao đổi các dữ liệu giao dịch giữa
các tổ chức thông qua phương tiện điện tử
Tầm quan trọng của EDI trong lĩnh vực kinh
doanh bán lẻ đang ngày càng gia tăng
Trong lĩnh vực ngân hàng và tài chính: EDI và
các ứng dụng liên quan đến công nghệ thông tin
đang cách mạng hóa toàn bộ hệ thống
Bài 5: Quản lý HTTT trong doanh nghiệp (phần 3)
25