Tình hình kinh doanh của công ty cổ phần máy tính Sài Gòn

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 1



Luận văn
Đề tài: Tình hình kinh doanh
của công ty cổ phần máy tính
Sài Gòn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 2
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH SÀI GÒN

1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Sơ lược về công ty
Tên công ty viết bằng tiếng việt : CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH SÀI GÒN
Tên công ty viết bằng tiếng anh: SAIGON COMPUTER CORPORATION
Tên công ty viết tắt : SACOM CORP
Địa chỉ : 74/15 Trương Quốc Dung, P.10, Q. Phú Nhuận, TP.HCM
Điện thoại : (08)38445272 Fax : (08)38445271
Mã số thuế : 0302657088 do UBND Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư TPHCM cấp
ngày 09/07/2002
Số đăng ký kinh doanh : 4103001096
E-mail:
Vốn điều lệ : 10.000.000.000 đ (Mười tỷ đồng)
Quyết định thành lập
Công Ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký
kinh doanh công ty cổ phần số ĐKKD 4103001096 ngày 09/07/2002 và có thay đổi ngày

21/08/2010 do ông NGUYỄN NHẬT MINH làm giám đốc.Các cổ đông chỉ cùng chia lợi
nhuận trên số cổ phần chứ không tham gia điều hành hoạt động công ty.
Ngành nghề kinh doanh
Ngành nghề kinh doanh theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bao gồm:
- Mua bán thiết bị tin học, sản phẩm điện – điện tử, thiết bị văn phòng, thiết bị viễn
thông , thiết bị chống trộm,thiết bị báo cháy,camera quan sát…
-Lắp đặt, bảo trì, tư vấn mạng viễn thông mạng máy tính,tích hợp mạng cục bộ
(Lan,Wan),thiết bị web,tư vấn chuyển giao công nghệ.




Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh của công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn
Mua các mặt hàng
công ty kinh
doanh

Nhập kho công
ty

Bán
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 3
Giám đ
ốc

Phòng
kinh
doanh

Phòng kế
toán tài
chính
Phòng kỹ
thuật
Phòng
kế toán
Phòng
hành
chính
nh
ân

s
ự

Phòng
mua bán
hàng
Phòng
thầu
Phòng
kỹ thuật
Phòng
tư vấn
giải
ph
áp

Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng xuyên suốt trong quá trình hoạt động và phát triển hơn 10 năm qua của
công ty là cung cấp các sản phẩm máy vi tính và một số sản phẩm chuyên dụng khác. Sau
khi thành lập,Công ty đã tạo được uy tín trên thị trường.Công ty càng ngày càng nhận
được nhiều HĐKT.Với lợi thế về quan hệ giao tiếp,với địa điểm văn phòng công ty nằm
trong thành phố,có chỗ rộng rãi để bốc dỡ hàng,giao thông thuận lợi nên tạo điều kiện tốt
cho việc vận chuyển, kết hợp với sự hợp tác bền chặt của các khách hàng và nhà cung
cấp.Trong suốt thời gian hoạt động công ty đã có một bước pháttriển nhanhchóng.
Những thuận lơi và khó khăn
a. Thuận lơi :
Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế đặc biệt là việc bùng nổ của ngành
công nghệ thông tin,máy móc thay thế dần hoạt động tay chân của con người.
Nhờ có sự năng động và nhạy bén của giám đốc cũng như các phòng ban, đặc biệt
một đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm và nhiệt tình đã đưa công ty ngày một lớn mạnh.
b. Khó khăn :
Bên cạnh những thuận lợi trên còn có các nhân tố tác động gây ảnh hưởng đến sản
xuất kinh doanhnhư : mặt hang đa dạng nên cũng rất khó khăn trong việc chọn lựa về mặt
kỹ thuật,vận chuyển khó khăn, sự cạnh tranh của các công ty… đòi hỏi giám đốc cần phải
có một định hướng đúng đắn để công ty ngày càng phát triển hơn nữa .
1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty









Sơ đồ 1.2:Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 4
Chức năng các phòng ban:
Giám đốc : Là người quản lý công ty và chịu trách nhiệm của công ty trước Nhà
nước về kết quả sản xuất kinh doanh cũng như mọi hoạt động của công ty. Đựơc quyền
tuyển dụng và sử dụng lao động theo nhu cầu sản xuất , quyết định nâng bậc đối với công
nhân, có quyến khen thưởng và thi hành kỷ luật dựa theo nội quy lao động của công ty và
luật lao động.
Phòng Kỹ Thuật :Kỹ thuật chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc giúp giám đốc
xây dựng kế hoạch triển khai các dự án,công trình,máy móc thiết bị dựa trên các hợp đồng
kinh tế từng tháng ,quý , năm, giúp giám đốc theo dõi đônđốc và thực hiện kế hoạch hàng
ngày về mặt kỹ thuật, quản lý các loại vật tư, máy móc.
Phòng kỹ thuật :Chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng phòng kỹ thuật, và có trách
nhiệm lắp đặt,thi công các đơn đặt hàng chuyển vềtừ phòng mua bán hàng ,chịu trách
nhiệm về kích cỡ số lượng,bảo hành máy móc.
Phòng tư vấn giải pháp: Chịu trách nhiệm tư vấn thiết kế về công nghệ thông
tin,chọn lựa các sản phẩm phù hợp cho mỗi công trình sau đó báo với phòng mua
hàng.Đồng thời hỗ trợ kỹ thuật cho phòng kỹ thuật.
Phòng kế toán tàichính : Phụ trách việc hoạch toán các nghiệp vụ, hoạch toán
kinh tế , giám sát việc chấp hành nghiêm chỉnh kỹ luật tài chính,theo dõi công nợvà đề
xuất các biện pháp sử dụng vốn hợp lý.Giám sát việc kiểm tra và chấp hành chế độ quản
lý bảo vệ tài sản cho doanhnghiệp. Kiểm tra các hợp đồng kinh tế và mua bán vật tư
thànhphẩm , phế phẩm. Có trách nhiệm kiểm soátthu chi trong doanh nghiệp.
Phòng hành chính nhân sự :Phụ trách việc tính lương, đề nghị tạm ứng ,thanh
toán tạm ứng cho nhân viên trong công ty,kiểm tra việc thực hiện các nội quy công ty của
các nhân viên,quan tâm đến chế độ chính sách hỗ trợ cho nhân viên.
Phòng kinh doanh: Phụ giúp giám đốc quản lý về tình hình kinh doanh,các
HĐKT,đi ngoại giao với khách hàng nhà cung cấp.
Phòng thầu: Chịu sự quản lý của trường phòng kinh doanh.Kiểm soát về các hồ sơ
thầu,đấu thầu và liên hệ với các khách hàng mà công ty tham gia đấu thầu.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 5
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán công nợ Kế toánthu chi
Thủ quỹ
Phòng mua bán hàng: là phòng ban phụ trách về việc tìm nguồn hàng cung cấp
cho mỗi HĐKT.Liên hệ với khách hàng nhà cung cấp về mỗi đơn hàng. Phòng mua bán
kiêm chức năng bộ phận kho, quản lý và theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hóa.
1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kếtoán của Công ty









Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cơ cấu phòng kế toán tài chính

Nhiệm vụ :
- Kế toán trưởng :
Tổ chức,quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng kế toán
Kiểm soát và ký duyệt các chứng từ ,sổ sách ,báo cáo trong phạm vi quyền hạn mà
Nhà nước quy định .Lập báo cáo tài chính,báo cáo quyết toán thuế theo quy định.
Kế toán trưởng là chị Hà Thị Thu Hương thâm niên 9 năm làm kế toán trưởng,tham
gia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 5 năm.
- Kế toán tổng hợp :

Giúp kế toán trưởng về việc tổ chức và điều hành mọi hoạt động chuyên môn kế
toán .Hướng dẫn kiểm tra kiểm soát các công việc của kế toán chi tiết .Thực hiện các
công việc kế toán tổng hợp và kiêm nhiệm các công việc kế toán chi tiết khác như kế
toán chi tiết khác như,kế toán TSCĐ, khấu hao TSCĐ,kế toán công nợ,…
Kế toán tổng hợp là chị Lã Thị Hằng thâm niên 3 năm làm kế toán tổng hợp,tham
gia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 2 năm.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 6
- Kế toán thu chi:
Thực hiện các công việc của một kế toán chi tiết như thực hiện thu chi và lập sổ quỹ
trên Excel ,kiểm soát chứng từ,kế toán ngân hàng,theo dõi bảo lãnh,việc ký quỹ
Kế toán thu chi là chị Phùng Thị Cẩm Tú tham gia công tác ở công ty Cổ Phần Máy
Tính Sài Gòn đã được 2 năm.
- Thủ Qũy :
Quản lý tiền mặt,thực hiện rút séc,phát lương,lập sổ quỹ bằng tay và có trách nhiệm
kiềm tra quỹ tiền mặt hàng ngày.
Thủ quỹ là chị Bùi Thị Oanh thâm niên 8 năm làm thủ quỹ,tham gia công tác ở công
ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 6 năm
1.4Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
-Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC,ngày
14/08/2006 của Bộ Tài chính.
-Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức kế toán “Nhật Ký Chung”
được thực hiện trên máy vi tính bằng “phần mềm kế toán ACCOS” do công ty TNHH
MTV Phần mềm Cát Nam cung cấp.
 Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01/xxxx đến 31/12/xxxx
 Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam
 Phương pháp nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
 Phương pháp kế toán TSCĐ:
Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản: Hạch toán theo giá mua.

o Phương pháp khấu hao áp dụng: phương pháp đường thẳng.
o Tỷ lệ khấu hao: Áp dụng theo thông tư 203/2009/TT-BTC.
 Phương pháp kế toán hàng tồn kho.
o Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho:: theo phương pháp thực tế đích danh
o Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
 Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập dự phòng: dựa vào
tình hình thực tế, giá cả thị trường có thể tiêu thụ được để lập dự phòng.
 Phương pháp tính giá thành: Do sự thỏa thuận giá giữa hai bên mua và bán.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 7













Ghi chú

Sơ đồ 1.4:Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung:
(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Nhật ký đặc
bi
ệt

Sổ nhật ký chung
Sổ thẻ kế toán chi
ti
ết

Sổ cái
Bảng tổng hợp
chi ti
ết

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối
chiếu kiểm
tra
Ghi hàng ngày
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 8
sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có
mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát
sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật
ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp
vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng,
tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi
vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ
được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số
phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng
hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài
chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số
phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung
(hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các
sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng tại công ty
TK Tên tài khoản TK Tên tài khoản
111 Tiền mặt
3388 Phải trả, phải nộp khác
1111 Tiền mặt Việt Nam 3389 Bảo hiểm thất nghiệp
112 Tiền gửi Ngân hàng 341 Vay dài hạn

1121 Tiền Việt Nam 3411 Vay dài hạn
1122 Ngoại tệ 3414
Nhận ký quý, ký cược dài
hạn
131 Phải thu khách hàng 352 Dự phòng phải trả
1311 Phải thu ngắn hạn
411 Nguồn vốn kinh doanh
133
Thuế GTGT được khấu
trừ
4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu
1331
Thuế GTGT được khấu trừ
của hàng hóa dịch vụ
421 Lợi nhuận chưa phân phối
138 Phải thu khác
4211
Lợi nhuận chưa phân phối
năm trước
1388 Phải thu khác 4212
Lợi nhuận chưa phân phối
năm nay
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 9
142 Chi phí trả trước 511
Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ
144
Cầm cố, ký quỹ, ký cược

ngắn hạn
5111 Doanh thu bán hàng hóa
156 Hàng hóa
5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ
1561 Giá mua hàng hóa
515
Doanh thu hoạt động tài
chính
211 Tài sản cố định hữu hình 632 Giá vốn hàng bán
2111 Nhà cửa, vật kiến trúc
635 Chi phí tài chính
2112 Máy móc, thiết bị
641 Chi phí bán hàng
331 Phải trả cho người bán
6411 Chi phí nhân viên
3311 Phải trả ngắn hạn 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ
333
Thuế và các khoản phải
nộp Nhà nước
6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài
3331 Thuế GTGT phải nộp 6418 Chi phí bằng tiền khác
33311 Thuế GTGT đầu ra
642
Chi phí quản lý doanh
nghiệp
33312
Thuế GTGT hàng nhập
khẩu
6421 Chi phí nhân viên quản lý
3333 Thuế xuất, nhập khẩu 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng

3334
Thuế thu nhập doanh
nghiệp
6424 Chi phí khấu hao TSCĐ
3335 Thuế thu nhập cá nhân 6425 Thuế, phí và lệ phí
334 Phải trả người lao động
6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài
3341 Phải trả công nhân viên 6428 Chi phí bằng tiền khác
338 Phải trả, phải nộp khác 811 Chi phí khác
3383 Bảo hiểm xã hội
911
Xác định kết quả kinh
doanh
3384 Bảo hiểm y tế

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 10
1.5 Giới thiệu phần mềm kế toán sử dụng tại công ty cổ phần máy tính Sài Gòn
Công ty cổ phần máy tính Sài Gòn sử dụng phần mềm kế toán Accos của công ty
TNHH phần mềm Cát Nam.
Phần mềm Accos là phần mềm tiện dụng với nhiều phân hệ và có thể cho các doanh
nghiệp lựa chọn một trong năm hình thức kế toán,và có thể lựa chọn các báo cáo tuỳ vào
đơn vị mình.
Phân hệ tổng hợp bao gồm các sổ sách và báo cáo thông dụng dành cho các công
ty.Tùy vào loại hình và hoạt động của công ty mà sử dụng các báo cáo phù hợp.Dưới đây
là các sổ sách và báo cáo trong phân hệ kế toán tổng hợp.
Sổ sách
Sổ nhật ký chung
Sổ cái chi tiết tài khoản

Sổ cái tổng hợp
Nhật ký chứng từ
Chứng từ ghi sổ
Bảng kê thuế Giá trị gia tăng đầu vào
Bảng kê thuế Giá trị gia tăng đầu ra
Sổ chi tiết các khoản chi phí
Báo cáo
Báo cáo chi tiết tài khoản
Bảng cân đối tài khoản
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Thuyết minh báo cáo tài chính
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Báo cáo doanh thu
Báo cáo chi phí
Báo cáo dự án, công trình, khu đầu tư
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 11
Báo cáo chi phí quản lý
Báo cáo chi phí sản xuất
Tờ khai thuế giá trị gia tăng
Tờ khai thuế Thu nhập Doanh nghiệp
Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Tờ khai thuế Thu nhập Doanh nghiệp
Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập doanh nghiệp
Báo cáo tài khoản ngoài bảng
Báo cáo Tài chính bổ sung theo do người sử dụng định nghĩa.
GIAO DIỆN CỦA HỆ KẾ TOÁN TỔNG HỢP TRÊN PHẦN MỀM

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 12
 Hình thức kế toán máy: Công ty áp dụng hình thức kế toán máy, phần mềm kế
toán Accos. Hình thức này có sơ đồ như sau:








Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.5:Quy trình ghi sổ kế toántheo hình thức kế toán máy

Giải thích:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm
căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi
tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần
mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán
chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ
(cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết

được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,trung thực theo thông tin đã nhập
trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo
tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo đúng
quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,
đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định và sổ kế toán ghi bằng
tay.
Chứng từ kế
toán

Bảng tổng hợp
chứng từ cùng
loại
Phần mềm kế toán
Sổ kế toán:
-
Sổ cái
- Sổ chi tiết
-Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán
quản trị

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 13
Toàn bộ công tác kế toán của công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn được tiến hành
trên máy vi tính thông qua phần mềm Accos, chính vì vậy mà công tác kế toán được tiến
hành khá nhanh chóng. Mỗi kế toán viên chỉ được phép truy cập vào một phần hành trách
nhiệm nhất định của mình và được quản lý bởi mật khẩu riêng của mỗi người. Hình thức
kế toán áp dụng là kế toán máy vi tính dựa theo hình thức nhật ký chung nên các loại sổ
sách kế toán in ra đều dựa theo hình thức nhật ký chung.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 14
CHƯƠNG 2
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH SÀI GÒN

2.1 Kế toán tiền mặt.
2.1.1 Chứng từ sử dụng
 Chứng từ gốc:
-Hóa đơn GTGT
-Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tạm ứng
- Bảng thanh toán tiền lương
 Chứng từ dùng để ghi sổ:
-Phiếu thu
- Phiếu chi
2.1.2 Tài khoản sử dụng
-TK cấp 1: 111_”Tiền mặt”
-TK cấp 2: 1111_”Tiền mặt Việt Nam”
2.1.3 Sổ kế toán sử dụng
-Sổ nhật ký chung
-Sổ quỹ tiền mặt
-Sổ cái tài khoản 111
- Sổ chứng từ kế toán
2.1.4 Quy trình ghi sổ kế toán :
2.1.4.1 Quy trình chi tiền:

Bộ phận có nhu cầu thanh toán chi tiền lập Giấy đề nghị. Kế toán thu chi sẽ kiểm tra
tính hợp lệ của chứng từ và Giấy đề nghị rồi lập phiếu chi gồm 2 liên và chuyển cho kế
toán trưởng ký duyệt. Khi phiếu chi đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ
tiến hành chi tiền và ký xác nhận, sau đó đưa phiếu chi cho khách hàng ký 2 liên. Sau đó
thủ quỹ sẽ lưu liên 2 của phiếu chi, liên 1 được chuyển về kế toán thu chi và lưu tại đây.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 15




















Lưu đồ 2.1: Quy trình chi tiền mặt

2.1.4.2 Quy trình thu tiền:
Dựa vào chứng từ thu tiền (hóa đơn, phiếu kế toán). Kế toán thu chi sẽ kiểm tra tính
hợp lệ của chứng từ lập phiếu thu gồm 2 liên và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Khi
phiếu thu đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành thu tiền và ký xác
nhận, , sau đó đưa phiếu thu cho khách hàng ký 2 liên Sau đó thủ quỹ sẽ lưu liên 2 của
phiếu thu, liên 1 được chuyển về kế toán thu chi và lưu tại đây.





Phiếu Chi

Chi tiền,
Ký

Phiếu Chi
(đã ký)

Thủ quỹ
Phiếu Chi
(đã ký)



Phiếu Chi

KT Trưởng

Phiếu Chi

Đề nghi
Chi tiền
Kiểm
tra

Chứng từ
Chi tiền
Lập
Phiếu
Chi
Khách hàng KT Thu-Chi
Bắt đầu
Kết thúc
S

Đ

Ký
duyệt
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 16

Lưu đồ 2.2: Quy trìnhthu tiền mặt

Hằng ngày, kế toán thu chi có trách nhiệm lập phiếu thu,chi và mở sổ quỹ tiền mặt
trên Excel, ghi chép, theo dõi hoạt động xuất nhập quỹ theo trình tự phát sinh phiếu thu,
phiếu chi từ đó tính ra số tồn quỹ. Sau khi hội đủ chữ ký và đã thu chi xong kế toán thu
chi lấy các chứng từ gốc kèm theo mỗi từ thu chi ra tổng hợp vào sổ chứng từ và giao cho
kế toán tổng hợp.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý xuất nhập tiền . Hằng ngày kiểm kê số tồn quỹ tại
công ty kết hợp cùng với kế toán thu chi để quản lý dòng tiền tại công ty chặt chẽ hơn.

Phiếu Thu
(đã ký)

Thủ quỹ

Thu tiền,
Ký

Phiếu Thu
(đã ký)

Trả tiền
Hóa đơn
Khách hàng
Bắt đầu


Phiếu Thu


Phiếu Thu

KT Thu-Chi KT Trưởng
Ký
duyệt
Phiếu Thu
(đã ký)

Lập
phiếu
thu

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 17

Cuối mỗi tháng kế toán thu chi lại tập hợp lại các phiếu thu chi đối chiếu với thủ quỹ.
Sau cùng sẽ tạo một file chứng từ thu chi của từng tháng.
Kế toán tổng hợp khi nhận các chứng từ gốc sẽ nhập liệu vào phần mềm ACCOS thực
hành trong phân hệ kế toán tổng hợp.Vì phần mềm thực hiện các bút toán tự động nên các
dữ liệu tự kết chuyển vào nhật ký chung, sổ cái 111 và các tài khoản đối ứng,cuối cùng là
báo cáo.
Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm ACCOS

Sơ đồ 2.1 Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt trên máy bằng phần mềm
2.1.5 . Ví dụ minh họa:
Các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt:
a)Nhập quỹ tiền mặt từ việc rút séc của ngân hàng Nam Á chi nhánh Hoà Hưng căn cứ
theo chứng từ phiếu thu số 10/12 ngày 08/12/2012:
Định khoản:
N 111 (1111) - 20.000.000
C 112 (1121NA) – 20.000.000
-Chứng từ : Phiếu thu tiền mặt số 10/12 (Phụ lục 01)
-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 25,26)
Sổ cái TK 111,112(Phụ lục 03)
Sổ kế toán chi tiết(còn gọi là sổ phụ ngân hàng lấy vào ngày cuối của hàng
tháng) (Phụ lục 03)
b)Thu tiền mặt từ việc thu hồi công nợ của CN công ty CP tích hợp hệ thống quốc gia
ADG nhập quỹ tiền mặt theo phiếu thu số 17/12 ngày 27/12/2012 và hóa đơn GTGT số
195940:
Phân hệ
kế toán
tổng hợp
Nghiệp
vụ
kinh t

ế

Chứng từ
gốc
Nhập
liệu
Nhật ký
chung
Báo
cáo
Truy xuất ra sổ
cái TK 111
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 18
Định khoản:
N 111 (1111) : 1.053.360
C 131 (1311) : 1.053.360
-Chứng từ : Phiếu thu tiền mặt số 17/12 (Phụ lục 01)
Hoá đơn GTGT số 195940 ngày 27/12/2012 (Phụ lục 01)
-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 7,8)
Sổ cái TK 1111,1311(Phụ lục 03)
Các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt:
a)Chi tiền mua hàng hóa của công ty cổ phần phân phối Tân Niềm Tin theo phiếu chi
số 31/12 ngày 22/12/2012,và hóa đơn GTGT số 191874 ngày 15/12/2012:
Định khoản:
N 156 (1561) :20.176.000
N 1331 : 2.017.000
C 111 (1111) – 22.193.000
-Chứng từ : Phiếu chi tiền mặt 31/12 (Phụ lục 01)

Hoá đơn GTGT số 191874 và biên bản giao nhận hàng hoá (Phụ lục 01)
-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 02,dòng 13,14,15,16)
Sổ cái TK 111,1331,156 (Phụ lục 03)
b) Chi tiền cho nhân viên Nguyễn Đỗ Hoàng Lân đổ xăng xe đi công tác Vũng Tàu
căn cứ theo phiếu chi số 43/12 ngày 25/12/2012 và hóa đơn xăng dầu số 4086 ngày
25/12/2012.
Định khoản:
N 642 (6428) : 914.472
N 1331 : 85.528
C 111 (1111)- 1.000.000
-Chứng từ : Phiếu chi tiền mặt 43/12 (Phụ lục 01)
Hoá đơn GTGT số 4086 (Phụ lục 01)
Giấy đề nghị tạm ứng (Phụ lục 01)
-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 02,dòng 31,32,33,34)
Sổ cái TK 111,1331,6428 (Phụ lục 03)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 19

2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng
2.2.1 Chứng từ sử dụng
 Chứng từ gốc:
-Ủy nhiệm thu
- Ủy nhiệm chi
-Séc
- Lệnh chuyển tiền
 Chứng từ dùng để ghi sổ:
-Giấy báo nợ
- Giấy báo có
2.2.2 Tài khoản sử dụng

-TK cấp 1: 112_”Tiền gửi ngân hàng”
-TK cấp 2: 1121_”Tiền Việt Nam-NH Vietcombank”
1121_”Tiền Việt Nam - NHCông Thương VN”
1121_”Tiền Việt Nam –NH Nam Á”
1121_”Tiền Việt Nam – NH Sacombank”
1121_”Tiền Việt Nam- NH TMCP Sài Gòn”
1121_”Tiền Việt Nam- NH HSBC”
1121_”Tiền Việt Nam- NH Sài Gòn – Hà Nội”
2.2.3 Sổ kế toán sử dụng
-Sổ nhật ký chung
-Sổ kế toán chi tiết
-Sổ cái tài khoản 112
2.2.4. Quy trình kế toán tiền gửi Ngân hàng:
Căn cứ vào Phiếu Nhập Kho, giấy đề nghị thanh toán, Biên Bản nghiệm thu, Biên Bản
thanh lý hợp đồng đã có đầy đủ chữ ký của cấp trên, kế toán thu chi sẽ lập Ủy Nhiệm Chi
gồm 2 liên chuyển lên cho Kế toán trưởng duyệt. Sau đó kế toán thu chi sẽ gửi Ủy Nhiệm
Chi này cho Ngân hàng để Ngân hàng thanh toán tiền cho người bán, sau đó Ngân hàng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 20
sẽ gửi Giấy Báo Nợ về cho công ty. Căn cứ vào Giấy Báo Nợ, kế toán sẽ hạch toán vào sổ
chi tiết TK 112.

Lưu đồ 2.3: Quy trình chi tiền gửi ngân hàng

Nếu khách hàng thanh toán tiền nợ cho công ty, Ngân hàng sẽ gửi Giấy Báo Có, kế
toán sẽ hạch toán ghi vào sổ chi tiết TK 112.


KT Thu-chi Ngân hàng
B
ắt đầu

Gi
ấy báo có


Ủy nhiệm
chi (đã ký)

Giấy báo Nợ

Nhập liệu
Lập
Giấy báo
Nợ
Thanh
toán cho
KH

Giám đốc KT TGNH KT Trưởng Ngân hàng
Bộ chứng
t
ừ

Ký
Duyệt

Duyệt,
Ký

Ủy nhiệm
chi (đã ký)

Lập ủy
nhiệm
chi

Ủy nhiệm
chi

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 21

Lưu đồ 2.4: Kế toán thu tiền gửi ngân hàng
Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng, kế toán thu chi phải kiểm tra đối chiếu với
các chứng từ gốc kèm theo, sau đó chuyển sang cho kế toán tổng hợp theo dõi nhập liệu
vào phần mềm. Trường hợp có chênh lệch với sổ sách kế toán của công ty, giữa số liệu
trên chứng từ gốc với chứng từ của ngân hàng thì kế toán phải thông báo cho Ngân hàng
để cùng đối chiếu và giải quyết kịp thời.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 22
Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm ACCOS

Sơ đồ 2.2 Quy trình ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng trên máy bằng phần mềm
2.2.5 . Ví dụ minh họa:
Các nghiệp vụ làm tăng tiền gửi ngân hàng:
a) Công ty CP EMC thanh toán công nợ cho công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn để-
thanh toán dịch vụ tư vấn căn cứ HĐ 195923 ngày 2/12/2012 và giấy báo có ngày
07/12/2012
Định khoản:
N 112 (1121NA) : 19.558.000
C 131 (1311) : 19.558.000
-Chứng từ : Giấy báo có (phụ lục 01)
Hoá đơn GTGT số 195923 (phụ lục 01)
-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 3,4)
Sổ cái TK 112,1311 (Phụ lục 03)
Sổ kế toán chi tiết(còn gọi là sổ phụ ngân hàng lấy vào ngày cuối
của hàng tháng) (Phụ lục 03)
b) Kế toán trưởng Hà Thị Thu Hương nộp tiền mặt vào tài khoản của công ty tại ngân
hàng Nam Á chi nhánh Quang Trung căn cứ theo phiếu chi số 24/12 và giấy báo có ngày
13/12/2012 :
Định khoản:

N 112 (1121NA) : 530.000.000
C 111 (1111) : 530.000.000
-Chứng từ : Giấy báo có (phụ lục 01)
Phân hệ
kế toán
tổng hợp
Nghiệp
vụ kinh tế
Chứng từ
gốc
Nhập
li
ệu

Nhật ký
chung
Báo
cáo
Truy xuất ra sổ
cái TK 112
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 23
Phiếu chi 24/12 (phụ lục 01)
-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 33,34)
Sổ cái TK 112,1111 (Phụ lục 03)
Sổ kế toán chi tiết(còn gọi là sổ phụ ngân hàng lấy vào ngày cuối
của hàng tháng) (Phụ lục 03)
Các nghiệp vụ làm giảm tiền gửi ngân hàng:
a)Công ty chi tạm ứng 50% giá trị hợp đồng số 15112012/TM-MTSG/HDMB-2012

của công ty TNHH Thiên Minh Kỹ Thuật qua tài khoản tại ngân hàng Nam Á ngày
02/12/2012:
Định khoản:
N 331 (3311) : 61.162.475
N 6427 : 11.000 (Phí NH 10.000 và thuế 1.000)
C 112 (1121NA) – 61.173.475
-Chứng từ : Giấy báo nợ ngày 02/12/2012 (phụ lục 01)
Uỷ nhiệm chi ngày 02/12/2012 (phụ lục 01)
-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 9,10,11,12)
Sổ cái TK 112,1111 (Phụ lục 03)
Sổ kế toán chi tiết(còn gọi là sổ phụ ngân hàng lấy vào ngày cuối
của hàng tháng) (Phụ lục 03)
b) Công ty mua séc trả bằng tài khoản tiền gửi tại ngân hàng Nam Á ngày 02/12/2012
căn cứ theo giấy báo nợ của ngân hàng:
Định khoản:
N 635 : 34.000
C 112 (1121NA) – 34.000
-Chứng từ : Cuốn séc (phụ lục 01)
Giấy báo nợ (phụ lục 01)
-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 7,8)
Sổ cái TK 112,635 (Phụ lục 03)
Sổ kế toán chi tiết(còn gọi là sổ phụ ngân hàng lấy vào ngày cuối
của hàng tháng) (Phụ lục 03)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 24
2.3 Kế toán các khoản ứng trước:
2.3.1. Chứng từ sử dụng:
 Chứng từ gốc:
- Hóa đơn mua hàng

- Biên lai thu tiền
- Vé cầu đường
 Chứng từ dùng để ghi sổ:
- Giấy đề nghị Tạm Ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng
- Phiếu Thu, Phiếu Chi
2.3.2. Chứng từ sử dụng
-TK 141_”Tạm ứng”
2.3.3. Sổ kế toán sử dụng
-Sổ chứng từ
-Sổ quỹ tiền mặt
2.3.4. Quy trình kế toán tạm ứng:
Khi cán bộ hay công nhân viên của bộ phận nào đó có nhu cầu xin tạm ứng sẽ lập một
Tờ giấy đề nghị tạm ứng rồi đưa phòng hành chính nhân sự. Phòng hành chính nhân sự
kiểm tra tính hợp lệ, rồi chuyển qua kế toán thu chi. Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng đã
duyệt kế toán thu chi lập Phiếu Chi, phiếu chi được lập thành 2 liên và chuyển cho kế toán
trưởng ký duyệt. Khi phiếu chi đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến
hành chi tiền và ký xác nhận. Sau đó thủ quỹ sẽ lưu lien 2 của phiếu chi, liên 1 được
chuyển về kế toán thu chi và lưu tại đây.
Khi kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải trình những chi phí khi đi
công tác như Hóa đơn, hoá đơn bán lẻ, Biên lai thu tiền, cho kế toán thu chi. Nếu số tiền
thực chi lớn hơn số tạm ứng, công ty sẽ làm Phiếu chi xuất quỹ để hoàn trả cho người tạm
ứng. Trường hợp khoản tạm ứng sử dụng không hết sẽ làm phiếu thu để nộp tiền lại quỹ
hoặc sẽ tính trừ lương của người nhận tạm ứng.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

GVHD: TS. Trần Văn Tùng Trang 25

Lưu đồ 2.5: Quy trình tạm ứng
KT Trưởng Thủ quỹ BP có nhu cầu
P. HC-NS

KT Thu-Chi

Đ

Đ

S
K
ết thúc

KT, ký
ưu


GĐN
Tạm ứng


Kiểm tra
Lập
Phiếu
Chi


Phiếu chi

Ký duyệt

Phiếu chi
(đã ký)


Chi tiền,
Ký

Phiếu chi
(đã ký)

Lập GĐN
Tạm
ứng

GĐN
Tạm ứng

Kết thúc công việc
Lập bảng
thanh toán
Bảng thanh toán
tạm ứng
B
ắt đầu

Thực chi>tạm ứng
Tạm ứng> Thực chi
Phiếu chi
(bổ sung)
K
ết thúc


Đối chiếu
Thu lại
hập quỹ
(trừ
lương)

S