Biện pháp nâng cao hoạt động quan hệ công chúng tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh thị trường hiện nay, hàng hóa, dịch vụ đa dạng, phong phú, người
tiêu dùng gặp khó khăn trong việc phân biệt, đánh giá sản phẩm. Mỗi doanh nghiệp
đều cố gắng tạo một phong cách, một hình ảnh, một ấn tượng, một uy tín riêng cho
sản phẩm của mình nhằm đem lại cho sản phẩm hình ảnh riêng, dễ đi vào nhận
thức của khách hàng, nói cách khác, đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng.
“Doanh nghiệp cần tập hợp các hoạt động nhằm tạo cho sản phẩm và thương
hiệu sản phẩm một vị trí xác định trên thị trường” (P. Kotler)
Các doanh nghiệp định vị và quảng cáo thương hiệu bằng nhiều phương pháp:
thông qua quảng cáo, PR, giá cả hoặc bằng chính sản phẩm, với mục tiêu chung là
làm sao đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng. Trong đó, hoạt động PR có tác
động tích cực trong việc quảng bá thương hiệu với các chương trình hành động
được thiết kế và hoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm gặt hái được sự thừa nhận của
công chúng và thông tin đến họ những họat động và mục tiêu của doanh nghiệp.
Thực tế là đa số các DN Việt Nam hiện nay chỉ quan tâm tới sản xuất và tiêu thụ
mà chưa quan tâm đến việc tìm hiểu thị hiếu, điều tra nghiên cứu thị trường, xây
dựng một chiến lược PR quảng bá thương hiệu bài bản nhằm tìm một chỗ đứng cho
thương hiệu của mình trên thị trường. Công ty Gas Petrolimex cũng nằm trong số
đó. Trong khi đó chương trình PR của công ty còn hạn chế chưa có kế hoạch rõ
ràng, ngân sách dành cho PR khá hạn hẹp, thường lồng ghép chứ chưa tách biệt rõ
ràng. Do đó việc đẩy mạnh hoạt động PR để tạo niềm tin ở khách hàng và giành
lấy thị phần là rất cần thiết. Vì những lý do đó nên em đã chọn đề tài “Biện pháp
nâng cao hoạt động quan hệ công chúng tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà
Nẵng”
Phần I: Cơ sở lý luận về Quan hệ công chúng
Phần II: Tình hình sản xuất kinh doanh và thực trạng hoạt động Quan hệ
công chúng tại Công Ty Gas Petrolimex Đà Nẵng.
Phần III: Biện pháp nâng cao hoạt động quan hệ công chúng tại Công Ty Gas
Petrolimex Đà Nẵng.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của các anh, chị tại phòng kinh

doanh, đặc biệt là sự chỉ bảo tận tính của Thầy TS Võ Thanh Hải đã trang bị cho
em những kiến thức và tạo mọi điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này.
Đà Nẵng, Tháng 11 Năm 2009
Sinh viên thực hiện
Bùi Ngọc Văn
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
1

LỜI MỞ ĐẦU 1
PHẦN I: 5
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG 5
I. Các khái niệm 5
1. Khái niệm về quan hệ công chúng 5
II. Phân biệt quan hệ công chúng và các hình thức truyền thông khác 7
1. Phân biệt quan hệ công chúng và quảng cáo 7
2. Phân biệt quan hệ công chúng và khuyến mãi 8
3. Phân biệt quan hệ công chúng và tuyên truyền 8
III. Công chúng 9
1. Định nghĩa 9
2. Các nhóm công chúng cơ bản 9
IV. Mô hình hoạch định quan hệ công chúng 10
1. Đánh giá tình hình 10
2. Tìm hiểu tình hình 11
3. Xác định mục tiêu 12
4. Xác định nhóm công chúng 13
5. Lựa chọn phương tiện truyền thông 13
5.1. Logo ( Trong hoạt động hành chính hàng ngày) 13
5.2. Thông cáo báo chí 13
5.3. Brochure công ty 13
5.4. Web 14

V.Xây dựng ngân sách quan hệ công chúng 17
1.Phương pháp căn cứ vào khả năng ngân sách dành cho quan hệ công chúng
17
2.Phương pháp tính tỉ lệ phần trăm theo doanh thu 17
3.Phương pháp cân bằng cạnh tranh 17
4.Phương pháp căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ 17
PHẦN II: 19
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG
TY 19
A. Tình hình kinh doanh tại công ty gas Petrolimex Đà Nẵng 19
I. Tổng quan về công ty 19
1. Quá trình hình thành và phát triển công ty: 19
2. Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của công ty: 21
2.1 Chức năng: 21
2.2 Quyền hạn: 21
2.3 Nhiệm vụ : 21
3.Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của công ty và các phòng ban 22
3.1. Cơ cấu tổ chức 22
3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 23
II. Nguồn lực kinh doanh công ty 26
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
2

3. Yếu tố nguồn lực tài chính: 33
4. Tình hình thị trường: 36
4.1. Tình hình nhập hàng của công ty : 36
4.2. Tình hình tiêu thụ gas của khách hàng theo mục đích sử dụng sản phẩm:
37
4.3. Tình hình tiêu thụ sản phẩm của khách hàng theo các phương thức bán:39
5.Các chính sách Marketing: 41

5.1 Chính sách sản phẩm: 41
6. Kết quả hoạt động kinh doanh 45
6.1. Phân tích báo cáo thu nhập: 45
6.2.Phân tích thông số của Công ty: 46
B. Thực trạng hoạt động quan hệ công chúng tại công ty. 48
I. Thực trạng quan hệ công chúng tại công ty Gas Petrolimex: 48
1. Hội nghị khách hàng 50
Mục đích 50
Tính toán 50
Thực hiện 51
2. Hoạt động tài trợ và làm công tác từ thiện 51
3.Quan hệ báo chí 52
PHẦN III: 54
BIỆN PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TẠI
CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 54
I.Sự cần thiết phải nâng cao hoạt động quan hệ công chúng tại công ty: 54
II. Các căn cứ để xây dựng chương trình 56
1.Chiến lược Marketing 56
2. Mục tiêu của công tác PR: 56
3. Các yếu tố tác động đến việc đề xuất giải pháp: 56
3.1. Đặc điểm về thị trường Gas Việt Nam 56
3.2. Đặc điểm sản phẩm của công ty: 58
3.3.Nhà cung cấp 59
3.4.Môi trường công nghệ 59
3.5.Đối thủ cạnh tranh 60
3.6. Đặc điểm khách hàng: 61
III. Giải pháp tăng cường quan hệ công chúng tại công ty: 63
1. Xác định công chúng mục tiêu của chương trình 63
1.1. Các nhóm công chúng cơ bản 63
1.2. Các nhóm công chúng mục tiêu 64

2. Phân tích các nhóm công chúng mục tiêu của chương trình 64
2.1. Người tiêu dùng 65
2.2. Giới báo chí 65
2.3 Giới công quyền 66
3. Tăng cường quan hệ công chúng trong hoạt động hàng ngày của công ty. 66
4. Tổ chức sự kiện: 67
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
3

5. Lựa chọn các phương tiện truyền thông 69
5.1. Quan hệ báo chí. 69
5.2. Brochure 71
6. Website 72
7.1. Tài trợ cho chương trình sử dụng Gas an toàn 74
7.2 Tài trợ để thực hiện một chương trình tuyên truyền về PCCC 76
8. Thực hiện chương trình 77
9. Ngân sách 79
10. Hoạch định ngân sách Quan hệ công chúng: 81
KẾT LUẬN 82
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
4

PHẦN I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG
I. Các khái niệm
1. Khái niệm về quan hệ công chúng
Quan hệ công chúng là một chức năng quản trị mà nhận dạng, thiết lập và duy
trì các mối quan hệ có lợi đôi bên giữa một tổ chức và các nhóm công chúng khác
nhau. Thuật ngữ “quan hệ công chúng” được sử dụng theo nhiều cách mà cô đọng
lại theo một định nghĩa riêng biệt có thể không bao giờ làm thỏa mãn tất cả mọi

người. Thuật ngữ quan hệ công chúng xuất hiện ở ít nhất 3 ý nghĩa : các mối quan
hệ với những người mà thiết lập thành một nhóm công chúng của tổ chức, các cách
thức và các trung gian thường được sử dụng để đạt được những mối quan hệ tốt
đẹp, và đặc trưng hay trạng thái của các mối quan hệ.
Một định nghĩa đơn giản hơn mô tả quan hệ công chúng như là một chức năng
quản trị mà sử dụng sự truyền thông để tạo điều kiện thuận lợi cho các mối quan hệ
và sự hiểu biết giữa một tổ chức và các nhóm công chúng của nó. Một tổ chức là
một hệ thống của việc điều hành các mối quan hệ để đạt được mục tiêu, và duy trì
lẫn nhau bởi sự truyền thông.
Các tổ chức cần sự truyền thông trong quan hệ công chúng để xây dựng các mối
quan hệ với công chúng để nâng cao hoặc kìm giữ khả năng của công chúng nhằm
theo đuổi sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức. Quan hệ công chúng giúp tổ chức đạt
được sứ mệnh và mục tiêu của nó bằng sự truyền thông cẩn trọng với các nhóm
công chúng chiến lược này. Quan hệ công chúng không giống với Marketing, chỉ
truyền thông với các thị trường mà sử dụng các sản phẩm hay dịch vụ của tổ chức.
Quan hệ công chúng thông đạt với tất cả các công chúng mà tác động hoặc bị tác
động bởi tổ chức.
Theo định nghĩa của Viện quan hệ công chúng của Anh “ Quan hệ công chúng
là một nỗ lực được lên kế hoạch và kéo dài liên tục để thiết lập và duy trì sự tín
nhiệm và hiểu biết lẫn nhau giữa một tổ chức và công chúng.”
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
5

Định nghĩa về quan hệ công chúng của Frank Jefkins, tác giả cuốn sách Rublic
Relation – Frameworks “ Quan hệ công chúng bao gồm tất cả các hình thức giao
tiếp được lên kế hoạch, cả bên trong và ngoài tổ chức, giữa một tổ chức và công
chúng của nó nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết
lẫn nhau “.
2. Các mô hình quan hệ công chúng
Sự truyền thông có thể được quản lý theo nhiều cách khác nhau, dựa trên nền

văn hóa của một tổ chức và cách mà tổ chức nhìn ra thế giới. Có 4 mô hình của
quan hệ công chúng đã được thực thi trong lịch sử quan hệ công chúng và hiện nó
vẫn còn được áp dụng. Ba trong số bốn mô hình này không xây dựng mối quan hệ
có hiệu quả như là cách thứ tư
Mô hình “người phụ trách quảng cáo” mô tả các chương trình quan hệ công
chúng với mục đích duy nhất của nó là chiếm được cảm tình của công chúng dành
cho tổ chức trên các phương tiện truyền thông đại chúng.
Mô hình “thông tin công chúng” cũng tương tự như cách thứ nhất, bởi vì nó
cũng là mô hình một chiều vì nó xem rằng quan hệ công chúng chỉ như là sự phổ
biến thông tin. Với mô hình này, một tổ chức sẽ sử dụng “những nhà báo địa
phương “ những người hành nghề quan hệ công chúng, những người hành động cứ
như là họ là những nhà báo để gieo rắc các thông tin khách quan vừa phải bởi các
phương tiện truyền thông đại chúng và các phương tiện truyền thông được kiểm
soát chẳng hạn như báo chí, Brochure và email trực tiếp
Cả hai mô hình trên đều là mô hình một chiều của quan hệ công chúng, chúng mô
tả chương trình truyền thông không dựa trên sự nghiên cứu và hoạch định chiến lược.
Chúng cũng là mô hình không đối xứng hay không cân bằng, chúng cố gắng thay đổi
cách đối xử của công chúng nhưng không phải với tổ chức. Nó cố gắng tạo ra cái nhìn
tốt về tổ chức thông qua việc tuyên truyền hoặc gieo rắc các thông tin có ích.
Những người đang thực hành việc quan hệ công chúng mang một cách tiếp cận
chuyên nghiệp dựa vào các chương trình truyền thông của họ trong những mô hình
phức tạp và có hiệu quả hơn. Mô hình “bất đối xứng hai chiều” sử dụng việc
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
6

nghiên cứu để trình bày các thông điệp mà chúng có vẻ phù hợp để thuyết phục
công chúng mục tiêu để họ hành xử như mong muốn của tổ chức.Quan hệ công
chúng bất đối xứng hai chiều là sự tin tưởng có tính khoa học mà sử dụng các dịch
vụ của các hãng nghiên cứu để hoạch định thông điệp. Bởi vì nó bao gồm việc
nghiên cứu dựa trên thái độ của công chúng và nó hiệu quả hơn hai cách trên

Quan hệ công chúng bất đối xứng hai chiều thực hiện tốt một cách hợp lý khi
một tổ chức có khủng hoảng nhỏ với công chúng và khi công chúng tạo ra lợi ích từ
sự thay đổi trong hành động của chính họ. Nghiên cứu những giả thuyết trên những
mô hình này có thể thấy rằng quan hệ công chúng “bất đối xứng hai chiều” cũng
giống như mô hình bất đối xứng của hai mô hình thứ nhất và thứ hai – đó là ít hiệu
quả hơn một mô hình “đối xứng” của quan hệ công chúng. Nó đặc biệt kém hiệu
quả khi một tổ chức trải qua một sự xung đột lớn với công chúng.
Kiểu thứ tư, “đối xứng hai chiều”, mô tả một hình thức quan hệ công chúng
mà dựa trên nền tảng của sự nghiên cứu và nó sử dụng truyền thông để quản lý
xung đột và gia tăng sự hiểu biết với công chúng mục tiêu. Bởi vì mô hình đối xứng
hai chiều dựa vào quan hệ công chúng trong sự thương lượng và thỏa hiệp. Thông
thường nó phù hợp với đạo lý hơn những mô hình khác. Nó không bắt ép tổ chức
tạo ra sự lựa chọn nó hay không, nó thích hợp trong các vấn đề riêng biệt. Hơn nữa
quan hệ công chúng đối xứng hai chiều cho phép những câu hỏi về điều gì là đúng
được giải quyết bằng sự thương lượng.
II. Phân biệt quan hệ công chúng và các hình thức truyền thông khác
1. Phân biệt quan hệ công chúng và quảng cáo
Nét khác biệt kinh điển giúp PR tạo nên sư tin tưởng hơn quảng cáo ở chỗ “PR
là người khác nói về mình, trong khi quảng cáo là mình nói về mình”.
Viện những người hoạt động trong ngành quảng cáo của Anh đưa ra định nghĩa
như sau : Quảng cáo trình bày thông điệp bán thuyết phục và hợp lý nhất cho những
khách hàng tương lai để có thể bán sản phẩm hay dịch vụ với mức giá thấp nhất có thể
Theo định nghĩa này “Quảng cáo trình bày thông điệp bán thuyết phục và hợp lý
nhất” thông qua những kỹ năng sáng tạo trong việc viết lời quảng cáo, minh họa,
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
7

bố trí, trình bày bản in, viết bản thảo và làm video dựa trên một chủ đề hay trong
việc chọn một phương tiện truyền thông để thực hiện. Trọng tâm được đặt lên việc
bán, khác biệt với vai trò của quan hệ công chúng là “cung cấp thông tin, giáo

dục và tạo sự hiểu biết thông qua kiến thức”
Quảng cáo có khuynh hướng tập trung vào khách hàng còn quan hệ công chúng tập
trung vào mọi đối tượng công chúng có thể quan trọng cho sự thành công của tổ chức.
2. Phân biệt quan hệ công chúng và khuyến mãi
Khuyến mãi bao gồm các chiến lược ngắn hạn, thường ngay tại thời điểm bán và
cả trong Marketing trực tiếp, để giới thiệu hay làm mới lại sản phẩm, hoặc tăng khối
lượng hàng bán ra.
Quan hệ công chúng đôi khi bị nhầm lẫn với khuyến mãi. Điều này cũng có thể do
khuyến mãi cũng giúp nguời sản xuất và khách hàng gần nhau hơn. Nó là một hình thức
tiếp thị mang tính cá nhân nhiều hơn cách quảng cáo truyền thống trên phương tiện
truyền thông nhưng đồng thời nó cũng có những khía cạnh quan hệ công chúng
3. Phân biệt quan hệ công chúng và tuyên truyền
Tuyên truyền là một cách vận động để đạt được sự ủng hộ cho một ý kiến, hành
vi hay niềm tin.Tính chất của tuyên truyền là tập trung vào những vấn đề tình cảm
và lý trí. Đó là những đề tài mang tính lý trí, tri thức hay tình cảm như vấn đề chính
trị hay tôn giáo, những đề tài thường gây tranh cãi.
Chiến dịch tuyên truyền có thể được sử dụng với nhiều lý do khác nhau. Như
vậy, tuyên truyền giống như quảng cáo, có khuynh hướng thiên lệch theo từng đề
tài trong khi đó để thực hiện quan hệ công chúng tốt thì nên trình bày sự thật, không
thiên lệch hay không có sự tán dương. Nếu không, một bài báo sẽ bị nhà biên tập
bác bỏ vì nó là “một lời tâng bốc” được ngụy trang, có chủ đích quảng cáo hay
tuyên truyền. Đôi khi các nhà buôn bán sĩ và lẽ gọi quảng cáo là “tuyên truyền
thương mại”, nhưng đây là cách dùng từ sai lệch
Tuyên truyền cũng là một hình thức giao tiếp mà người ta thường lầm lẫn với
quan hệ công chúng, nhưng cả hai rất khác biệt bởi vì để thành công trong quan hệ
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
8

công chúng phải đáng tin cậy, trong khi tuyên truyền có thể gây ra sự nghi ngờ hay
ít nhất là sự bất đồng.

III. Công chúng
1. Định nghĩa
Công chúng là bất kỳ một nhóm nào mà các thành viên có cùng chung lợi ích và
giá trị trong một tình huống cụ thể. Công chúng là các nhóm người, kể cả nội bộ và
bên ngoài mà một tổ chức có liên hệ. Hoạt động quan hệ công chúng không hướng
đến “công chúng nói chung”, hoạt động công chúng nhắm đến những nhóm người
được xác định rõ ràng, là những phân nhóm trong công chúng nói chung. Điều này có
nghĩa là hoạt động quan hệ công chúng nhắm đến các nhóm công chúng theo nhiều
hướng khác nhau, không phát những thông điệp hướng đến một thị trường rộng lớn
thông qua phương tiện truyền thông như quảng cáo. Quan hệ công chúng có sự sàng
lọc nhiều hơn và điều đó cũng có nghĩa là bớt hoang phí cũng như gia tăng khả năng
thành công trong việc truyền tải một thông điệp nào đó.
2. Các nhóm công chúng cơ bản
 Cộng đồng
 Nhân viên tiềm năng
 Nhân viên
 Nhà cung cấp dịch vụ và
nguyên liệu
 Nhà đầu tư – thị trường tiền tệ
 Nhà phân phối
 Người tiêu dùng hay sử dụng
 Các giới ảnh hưởng tới dư luận
 Các đoàn thể hiệp hội thương
mại
 Giới truyền thông
Lý do phải xác định các nhóm công chúng
 Để xác định các nhóm người liên quan đến một chương trình quan hệ công chúng
 Để thiết lập mức độ ưu tiên trong giới hạn ngân sách và nguồn lực
 Để lựa chọn phương tiện truyền thông và phương pháp
 Để chuẩn bị thông điệp với hình thức và nội dung phù hợp nhất

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
9

 Bên cạnh đó nếu không xác định nhóm công chúng có thể gây ra những hậu quả sau
 Công sức và ngân sách sẽ bị phân bổ không hợp lý khi cố gắng vươn
tới quá nhiều nhóm công chúng
 Gởi cùng một thông điệp đến những nhóm người khác nhau mà
không xét đến tình chất phù hợp với từng nhóm
 Công việc sẽ không được tính toán phân chia hợp lý để có thể sử dụng
thời gian, nguyên liệu và thiết bị một cách hiệu quả và kinh tế nhất
 Không đạt được những mục tiêu đề ra
 Ban lãnh đạo hay khách hàng sử dụng dịch vụ quan hệ công chúng sẽ
thất vọng nếu kết quả không tốt và sẽ cho rằng quan hệ công chúng
không có kết quả cụ thể.
IV. Mô hình hoạch định quan hệ công chúng
Dưới đây là mô hình kế hoạch quan hệ công chúng được đông đảo các chuyên
gia PR chấp nhận.
1. Đánh giá tình hình
Đây là kế hoạch dựa trên những mục tiêu, nhưng mức độ thành công của nó phụ
thuộc vào kỹ năng và hiệu suất được áp dụng. Điều quan trọng là phải nắm bắt tình
hình, chẳng hạn bằng cách đặt câu hỏi: Chúng ta đang ở đâu? Công chúng hiểu
không chính xác những vấn đề nào? Trước khi một chương trình PR được đặt ra,
cần phải làm rõ điểm khởi đầu của nó. Công chúng nhìn nhận như thế nào về
chương trình của chúng ta? Nếu chỉ dự đoán hay giả định hoặc hành động theo cảm
tính và bản năng thì chúng ta có thể mắc sai lầm và chương trình PR sẽ trở nên vô
dụng.
Tiến trình chuyển đổi những tình huống cơ bản nhờ hoạt động PR
 Tình huống tiêu cực → Tình huống tích cực
 Đối nghịch → Thông cảm
 Thành kiến → Chấp nhận

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
10

 Thờ ơ → Quan tâm
 Thiếu hiểu biết → Kiến thức
Đây là những tình huống cơ bản mà các chuyên viên PR thường phải đối mặt. Và
như vậy mục đích sau cùng của PR là cụng cấp kiến thức để giúp mọi người hiểu biết.
Đôi khi điều này áp dụng ngay cả với những điều mà đối tượng tiếp nhận không thích
hay không đồng ý. Một trong những mục tiêu lý tưởng của PR là sự chấp nhận của
công chúng, bởi vì khó có thể chấp nhận điều gì nếu không được hiểu đúng.
Đối nghịch : Chúng ta cần đưa ra các câu hỏi: Mức độ của sự đối nghịch đến
đâu? Sự đối nghịch ấy thể hiện dưới hình thức nào? Tại sao nó tồn tại? Có thể giải
quyết được không? Và giải quyết bằng cách nào
Thành kiến : Nguyên nhân của thành kiến có thể do ảnh hưởng từ gia đình, giáo
dục, tôn giáo, xã hội, môi trường hay chỉ đơn giản là sự hiểu lầm. Lúc đầu người ta
có những thái độ bảo thủ đối với những tư tưởng mới và kháng cự sự thay đổi,
nhưng khi chuyển sang chấp nhận một tư tưởng mới thì họ sẽ trở thành người ủng
hộ nhiệt tình cho các tư tưởng đó và bác bỏ những tư tưởng cũ.
Thờ ơ : Đây là kẻ thù tệ hại nhất của sự hiểu biết. Nó có thể là sản phẩm của sự
ích kỷ, lười biếng, thiếu trí tưởng tượng hay là kết quả của buổi thuyết trình không
thú vị và kém thuyêt phục về một đề tài.
Thiếu hiểu biết : Đây là một thất bại thường thấy – công chúng thiếu hiểu biết
về tổ chức. Trong thế giới bận rộn ngày nay không ai có thể biết và hiểu tất cả mọi
thứ. Vì vậy chúng ta phải chấp nhận cạnh tranh để giành lấy một vị trí trong tâm trí
của mọi người.
Việc cho rằng người khác cũng quen thuộc với một vấn đề như chúng ta không
có gì là khó, nhưng sự giả định như thế thường nguy hiểm và dẫn đến sai lầm. Khi
đó sự không hiểu biết sẽ ngày càng lan rộng và ảnh hưởng sâu sắc đến hình ảnh của
tổ chức với công chúng
2. Tìm hiểu tình hình

SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
11

Để có thể đánh giá tình hình chính xác và hiệu quả cần phải tìm hiểu cẩn thận. Việc
tìm hiểu có thể được thực hiện bằng một cuộc nghiên cứu những thông tin hay số liệu
thống kê sẵn có, hoặc phải thực hiện một cuộc nghiên cứu hoàn tòan mới. Một phương
pháp thường được sử dụng cho mục đích quan hệ công chúng là thăm dò dư luận. Sau
khi đã đánh giá tình hình, chúng ta có thể nhận biết vấn đề và đưa ra giải pháp.
Các phương pháp giúp đánh giá tình hình
o Thăm dò ý kiến thái độ
o Xem xét các bài báo viết về tổ chức, hay những phóng sư truyền hình
o Các báo cáo doanh số và dự báo khuynh hướng doanh số trong tương lai
o Tình hình cạnh tranh và hiệu quả của việc nhập khẩu
o Giá cổ phiếu, đánh giá về thị trường chứng khoán, cổ tức và bảng cân đối
o Mối quan hệ lao động-những cuộc đình công và thỏa thuận về lương bổng
o Tình hình thời tiết và ảnh hưởng của nó
o Sự than phiền của khách hàng, tình hình sản phẩm, hay báo cáo về việc
thử nghiệm
o Thảo luận với đội ngũ phân phối và bán hàng
o Giá cả và ảnh hưởng của việc thay đổi giá
o Những yếu tố ảnh hưởng của thị trường : kinh tế, xã hội, chính trị.
o Thái độ của những người có ý kiến ảnh hưởng đến dư luận
3. Xác định mục tiêu
Ở giai đoạn lập kế hoạch, việc nêu ra các mục tiêu rõ ràng là rất cần thiết. Nó
gần giống như việc chúng ta xem xét tất cả các nơi nghỉ mát trước khi đi, bởi vì
chúng ta không thể đi tất cả các nơi và tiền bạc cũng như thời gian chỉ có hạn. Hoạt
động PR cũng cần sự cân nhắc như thế. Số lượng mục tiêu mà chúng ta có thể thực
hiện phụ thuộc vào ngân sách dành cho PR.
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
12

Có 2 cách để xác định mục tiêu
 Cách thứ nhất dựa trên kết quả nghiên cứu, xác định các vấn đề cần đến giải
pháp PR, ví dụ như sự thiếu nhiệt tình của một số người bán lẻ, hay nhân
viên không cập nhật được thông tin công ty vừa có hệ thống máy móc mới.
 Cách thứ hai là tham vấn với các trưởng phòng để phát hiện các nhu cầu giao
tiếp hay những khó khăn họ gặp phải trong quá trình làm việc
4. Xác định nhóm công chúng
Danh sách các nhóm công chúng của các tổ chức khác nhau. Ở bước này, điều
quan trọng là xem xét các yếu tố cản trở để quyết định một cách chính xác các
nhóm công chúng có thể hướng đến và hướng đến một cách hiệu quả, trong giới hạn
về ngân sách và sự lựa chọn phương tiện truyền thông thích hợp. Nếu nhóm công
chúng quá đa dạng thì có thể bỏ qua một số nhóm.
5. Lựa chọn phương tiện truyền thông
Có thể sử dụng những phương tiện truyền thông sau cho mục đích PR
5.1. Logo ( Trong hoạt động hành chính hàng ngày)
Phải mất vài giây để một người nào đó hình thành suy nghĩ về doanh nghiệp và
thông thường logo của doanh nghiệp sẽ góp phần giúp họ tạo nên suy nghĩ đó.
Người ta luôn khuyên rằng trước khi bắt đầu sự nghiệp kinh doanh, nên thuê
một nhà thiết kế chuyên nghiệp tạo logo cho công ty. Tiếp theo là sử dụng logo như
thế nào để xây dựng thương hiệu và duy trì 1 hình ảnh thống nhất.
5.2. Thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí là phương tiện chính mà qua đó phổ biến được thông tin về công ty.
Những thay đổi, những dự án mới và những giải thưởng công ty giành được đều là những
đề tài mang tính tư liệu tốt cho các thông cáo báo chí
5.3. Brochure công ty
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
13

Rất nhiều doanh nghiệp thành công có Brochure hoặc những tập thư mô tả về

công ty, những thành công và sứ mạng của họ. Đây có thể được xem là một công cụ
sống còn trong toàn bộ hồ sơ mà các công ty cần gửi tới khách hàng.
Brochure không cần phải phức tạp. Một vài điểm đơn giản, trình bày rõ ràng và
minh hoạ thể hiện một cách nghệ thuật sẽ là một cách để bạn đi xa trên con đường
đưa thông điệp mà bạn muốn đến với công chúng. Ngắn gọn chính là bí quyết. Một
bức ảnh đẹp về một dự án thành công hoặc những bức ảnh về những nhân vật then
chốt có thể truyền thông điệp của bạn một cách nhanh chóng mà mạnh mẽ hơn rất
nhiều so với một bài viết dài.
5.4. Web
Trong kỷ nguyên thương mại điện tử, sự sinh tồn của Công ty phụ thuộc rất lớn
vào việc trang web mà bạn thiết lập ra có hiệu quả và thu hút được nhiều khách
hàng hay không.
5.5. Tài trợ
Tài trợ là hỗ trợ tài chính cho những đề tài đáng giá, các sự kiện hay mục tiêu
quan trọng và cá nhân tiêu biểu. Ngày nay có 3 hình thức tài trợ cho 3 mục đích
khác nhau là quảng cáo, tiếp thị và PR. Hình thức thứ nhất là một dạng quảng cáo,
trong đó công ty tài trợ cho một chương trình nào đó trên truyền hình hay đài phát
thanh sẽ có thông điệp quảng cáo của mình phát kèm, hình thức tài trợ thứ hai là
một dạng tài trợ độc quyền trong đó nhà tài trợ có uy tín sẽ tài trợ cho toàn bộ
chương trình. Việc đóng góp tài chính của công ty sẽ được nêu trong phần ghi nhận
công lao của các tổ chức hay cá nhân ở phần giới thiệu chú ý hay kết thúc chương
trình. Và như vậy thu hút được sự chú ý và tin tưởng của công chúng. Hình thức tài
trợ thứ ba mang tính thương mại hiện đại. Một chương trình thể thao, triển lãm nghệ
thuận, học bổng hay một cá nhân tiêu biểu… đều có thể được hỗ trợ về tài chính.
Những giá trị PR chính trong tài trợ là gia tăng sự nhận biết về một công ty hay
sản phẩm của nó, một tiến trình làm cho quen thuộc qua những bài đưa tin lặp lại
trên các phương tiện truyền thông, thể hiện trách nhiệm xã hội của công ty và như
vậy tạo sự thừa nhận cũng như sự tín nhiệm từ phía khách hàng, định vị sản phẩm
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
14

với những nhóm công chúng thích hợp, đồng thời cung cấp một phương tiện để thể
hiện sự hiếu khách và nhiệt tình đối với các doanh nghiệp khác và khách hàng.
5.6. Các phương tiện truyền thông khác
 Đài phát thanh, đài truyền hình.
 Triển lãm: Các cuộc triển lãm quan hệ công chúng đặc biệt, các cuộc triển
lãm thương mại hay buổi giới thiệu cho công chúng
 Tài liệu in ấn : Giáo dục thông tin.
 Sách được tài trợ : Có thể về chủ đề có liên quan đến tổ chức như cẩm nang
của các công ty sản xuất dụng cụ điện, sách dạy nấu ăn của những nhà sản
xuất thực phẩm, bản đồ hay sách hướng dẫn du lịch của các công ty xăng dầu
hay những nhà cung cấp vật liệu cho xe ô tô.
6. Hoạch định ngân sách
o Người thực hiện PR cần lập kế hoạch về ngân sách để thực hiện các chiến
dịch PR
o Để biết được chi phí thực hiện một chương trình PR
o Để xác định sẽ tiến hành loại chương trình nào với nguồn ngân sách được cấp
o Để lập kế hoạch chi tiết về số lượng công việc cần thực hiện nếu đã đồng ý
tiến hành một chương trình nào đó cùng với chi phí dự tính để thực hiện nó
o Để thiết lập mức chi tiêu và khống chế việc chi tiêu quá mức
o Sau khi hoàn thành chiến dịch, sẽ căn cứ vào bản dự thảo ngân sách để đo
lường kết quả, xem xét ngân sách đã được sử dụng đúng mức và phân bổ
hợp lý cho từng hoạt động hay chưa
4 yếu tố trong nguồn ngân sách dành cho quan hệ công chúng
o Lao động : Bao gồm lương của nhân viên PR và cả đội ngũ nhân viên hỗ trợ
như thư ký, kế toán, tiếp tân và những người khác trong phòng PR hay
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
15

phòng tư vấn. Vì hoạt động PR cần nhiều nhân công nên đây là yếu tố chiếm

nhiều trong nguồn ngân sách
o Tổng chi phí văn phòng : Phần lớn là khoản chi phí tương đối cố định như
tiền thuê văn phòng, thuế, bảo hiểm, điện nước và cả những chi phí khả
biến như điện thoại và chi phí giao dịch khách hàng
o Nguyên vật liệu : Gồm tất cả những thứ như văn phòng phẩm, in ấn, phương
tiện hỗ trợ hình ảnh, các thiết bị dùng trong triển lãm, hình ảnh, băng …
o Công tác phí : gồm những chi phí bằng tiền mặt như vé tàu xe, khách sạn, chi
phí tiếp khách hay những phí tổn đặc biệt để tổ chức các sự kiện PR như tiệc
chiêu đãi, thuê hệ thống âm thanh, đầu máy, TV, bảng thông báo, xe cộ, ghế,
mặt bằng, dù…
Nguồn ngân sách sẽ được chia nhỏ thành nhiều phần, và chỉ có tổng số của nó
thể hiện trong ngân sách của chương trình. Tuy nhiên các chi phí về lễ khai trương,
bản báo cáo hàng năm hay tạp chí nội bộ cần có bản kê khai chi tiết riêng rẻ.
Dựa vào những chi phí cụ thể, ban lãnh đạo có thể thấy rằng hoạt động PR có
được thực hiện một cách có tổ chức hay không, chi phí PR có thể đối chiếu với giá
trị công việc, thành tích và việc thêm bớt hay điều chỉnh ngân sách có thể được thực
hiện trước khi bắt đầu công việc. Hơn nữa việc dự thảo ngân sách như thế sẽ cho
thấy với nguồn tài nguyên và nhân lực thực có, việc gì có thể thực hiện và việc gì
không thể. Khía cạnh giờ làm việc cũng rất quan trọng đối với cả dịch vụ tư vấn và
phòng PR nội bộ của công ty. Lý luận trên có thể bị mâu thuẫn nếu ban lãnh đạo có
tư tưởng là thuê một người quản lý PR thì người đó phải làm được bất kì việc gì bất
kể đến khối lượng công việc ra sao. Điều này sẽ dẫn đến việc người quản lý PR
cùng một lúc phải làm quá nhiều công việc khác nhau và không thể hoàn thành tốt
công việc nào cả. Khi dự thảo ngân sách chúng ta sẽ sắp xếp mức độ ưu tiên cho
từng công việc và xem xét những giới hạn để có thể đạt hiệu quả và thu lợi. Khi đó
sẽ hoàn tòan khả thi để đánh giá một cách công bằng kết quả đạt được với mục tiêu
và ngân sách đã đề ra cho phép phát hiện những điểm có thể mà trên đó cần phải
thông tin giao tiếp.
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
16

V.Xây dựng ngân sách quan hệ công chúng.
1.Phương pháp căn cứ vào khả năng ngân sách dành cho quan hệ công
chúng
Phương pháp xác định ngân sách theo kiểu này hoàn toàn bỏ qua vai trò của
quan hệ công chúng như một khoản đầu tư và ảnh hưởng tức thời của quảng cáo
đến khối lượng tiêu thụ. Nó dẫn đến ngân sách quan hệ công chúng hàng năm
không xác định, gây khó khăn cho lập kế hoạch quảng cáo dài hạn.
2.Phương pháp tính tỉ lệ phần trăm theo doanh thu.
Nhiều doanh nghiệp xác định chi phí hoạt động quan hệ công chúng của mình
bằng tỷ lệ phần trăm trên doanh thu (trong năm hay dự kiến) hay của giá bán.
Phương pháp này có một nhược điểm. Nó dẫn đến chỗ xác định ngân sách căn
cứ vào ngân quỹ hiện có chứ không phải theo những cơ hội thị trường. Nó không
khuyến khích việc tiến hành quan hệ công chúng không theo chu kỳ hay chi phí tiến
công. Sự phụ thuộc ngân sách quảng cáo vào việc biến động của mức tiêu thụ hằng
năm sẽ gây trở ngại cho việc lập kế hoạch dài hạn. Phương pháp này không tạo ra
căn cứ logic để lựa chọn một tỷ lệ phần trăm cụ thể, ngoại trừ những gì đã làm được
trong quá khứ hay những gì mà đối thủ cạnh tranh đang làm. Cuối cùng nó không
khuyến khích xây dựng ngân sách quan hệ công chúng trên cơ sở xác định xem mỗi
sản phẩm và thị trường xứng đáng chi bao nhiêu.
3.Phương pháp cân bằng cạnh tranh.
Một số doanh nghiệp xác định ngân sách quan hệ công chúng của mình theo
nguyên tắc đảm bảo ngang bằng với chi phí của đối thủ cạnh tranh. Họ tin chắc rằng
bằng cách chi một tỷ lệ phần trăm doanh thu bán hàng cho quảng cáo ngang bằng
với các đối thủ cạnh tranh họ sẽ duy trì được thị phần của mình.
4.Phương pháp căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ.
Phương pháp này đòi hỏi những người làm marketing phải xây dựng ngân sách
quan hệ công chúng của mình trên cơ sở xác định mục tiêu cụ thể và những nhiệm
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
17

vụ cần phải hoàn thành để đạt được mục tiêu rồi ước tính chi phí để thực hiện
nhiệm vụ đó. Tổng các chi phí này là ngân sách dự toán cho quan hệ công chúng.
• Xác định chỉ tiêu thị phần.
• Xác định số phần trăm thị trường mà việc quan hệ công
chúng cần đạt tới.
• Xác định phần trăm khách hàng tiềm năng biết đến cần
thuyết phục dùng thử nhãn hiệu.
• Xác định ấn tượng công chúng tính trên phần trăm số
người dùng thử.
• Xác định số điểm chỉ số tổng hợp cần đạt được. Một điểm
chỉ số tổng hợp là một lần tiếp xúc trên % công chúng mục tiêu.
• Xác định ngân sách quan hệ công chúng cần thiết căn cứ vào chi phí bình quân
cho một điểm chỉ số tổng hợp.
Phương pháp này có ưu điểm là đòi hỏi ban lãnh đạo phải trình bày rõ ràng những
giả thiết với quan hệ giữa tổng chi phí, mức độ tiếp xúc, tỷ lệ dùng thử và mức sử
dụng thường xuyên.
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
18

PHẦN II:
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
A. Tình hình kinh doanh tại công ty gas Petrolimex Đà Nẵng.
I. Tổng quan về công ty.
1. Quá trình hình thành và phát triển công ty:
Ngày 25/03/1998 Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam ra quyết định số 134/QĐ-
XD thành lập xí nghiệp Gas Đà Nẵng trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực V tại
Miền Trung.
Qua quá trình phát triển ngày 11/01/1999 Hội đồng quản trị Tổng Công ty xăng
dầu Việt Nam ra quyết định số 01/QĐ-HĐQT thành lập Chi nhánh Gas Đà Nẵng

trực thuộc công ty Gas tại Hà Nội trên cơ sở đổi tên và bàn giao nguyên trạng Xí
nghiệp gas Đà Nẵng ( trước đây thuộc công ty xăng dầu khu vực V).
Ngày 11/05/1999, Công ty Gas tại Hà Nội có công văn số 0216/Gas-QĐ dự thảo
về qui chế phân cấp và quản lý Chi nhánh Gas Đà Nẵng. Chi nhánh Gas Đà Nẵng là
đơn vị trực thuộc Công ty Gas Hà Nội có nhiệm vụ cung cấp Gas cho khu vực Miền
trung và Tây Nguyên, có tư cách pháp nhân, hạch toán phụ thuộc, có tài khoản riêng
tại ngân hàng và có con dấu riêng để giao dịch theo quy định của Nhà nước.
Nhằm tăng tính chủ động, độc lập hơn trong kinh doanh ngày 1 tháng 5 năm
2005 quyết định của hội đồng quản trị công ty cổ phần Gas Petrolimex số 19/PGC –
QĐ – HĐQT thành Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng.
Tên gọi: Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng.
Tên giao dịch đối ngoại: Đà nẵng Petrolimex Gas Lmt. Co
Trụ sở: Số 1 Lê Quý Đôn.
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
19

Điện thoại: 0511.3827833
Số Fax: 0511.3871310
Email:
Số tài khoản: 431101017005. Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn
chi nhánh tại Đà Nẵng.
Từ khi ra đời cho đến nay công ty tiến hành kinh doanh thương mại trên ba lĩnh
vực chủ yếu:
- Kinh doanh gas khí đốt hoá lỏng
- Vận tải và phụ kiện liên quan đến gas
- Tư vấn xây dựng các hệ thống sử dụng gas.
Từ khi thành lập đến nay hoạt động của công ty tương đối ổn định và hiệu quả.
Sản phẩm của công ty đã có chổ đứng trên thị trường Đà Nẵng cũng như khu vực
miền trung và tây nguyên.
Công ty gas Petrolimex Đà Nẵng trong thời gian hoạt động bằng những nổ lực

của mình, từ khi thành lập cho đến nay, công ty đã đi vào hoạt động một cách hiệu
quả. Doanh thu và lợi nhuận đều tăng qua các năm. Công ty ngày càng phát triển
vững mạnh. Và được thể hiện qua các năm 2005, 2006, 2007 và 2008 ở bảng sau:
Đơn vị
Năm
2005
Năm
2006
Năm
2007
Năm
2008
Tổng nguồn vốn Triệu đồng 44.965 53.691 61.473 71.241
Tổng lao động Người 96 94 96 100
Sản lượng Tấn 16441 18515 19686 20277
Doanh thu Triệu đồng 101.119 130.000 160.200 192.240
Lợi nhuận ròng Triệu đồng 2.519 3.816 4.154 4.840
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
20

Đóng góp ngân sách
nhà nước
Triệu đồng 1.185 1.484 1.616 1.882
Các chỉ tiêu tổng nguồn vốn, doanh thu, lợi nhuận ròng của công ty từ năm 2005
đến năm 2008 đều tăng lên qua các năm. Và công ty luôn tập trung nổ lực vào các
hoạt động kinh doanh của mình để ngày càng phát triển lớn mạnh hơn trong tương
lai.
2. Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của công ty:
2.1 Chức năng:
Chức năng của công ty Gas Petrolimex Đà Nẵng là bán buôn, bán lẻ mặt hàng

gas, bếp gas, các thiết bị chuyên dùng, phụ kiện gas và các hoạt động sản xuất dịch
vụ liên quan trong và ngoài nước.
Hiện nay công ty Gas Petrolimex Đà Nẵng đang hoạt động kinh doanh trên thị
trường khu vực miền trung và tây nguyên. Mục đích của công ty là một doanh
nghiệp nhà nước nên công ty có chức năng góp phần thức đẩy nền kinh tế phát
triển, góp phần giải quyết công ăn việc làm cho người lao động và tạo ra lợi nhuận
làm cho công ty ngày càng phát triển vững mạnh.
2.2Quyền hạn:
Quyết định, đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại
thương, hợp đồng liên doanh liên kết.
Trực tiếp nhập khẩu hàng hoá phục vụ cho hoạt động kinh doanh thương mại
của công ty gas Đà Nẵng theo quy định hiện hành của nhà nước.
Được quyền quyết định giá bán gas các thiết bị chuyên dụng và các phụ kiện
phù hợp với thực tế thị trường, đảm bảo hiệu quả kinh doanh nhưng không vượt quá
khung giá do công ty qui định
2.3 Nhiệm vụ :
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
21

Thực hiện hạch toán kinh tế hoạt động kinh doanh nhằm sử dụng hợp lý lao
động, vật tư tài sản, tiền vốn chấp hành pháp lệnh kế toán, thống kê, thực hiện đầy
đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn.
Công ty xây dựng và thực hiện các kế hoạch, phương án kinh doanh nhằm mở rộng
và tổ chức việc bán hàng. Thực hiện văn minh thương nghiệp thu hút khách hàng.
Quan hệ với khách hàng theo như kế hoạch và phương án đã được thông qua sự
điều hành của Ban Lãnh Đạo để thực hiện các chỉ tiêu và nhiệm vụ được giao.
Quản lý và chịu trách nhiệm về lĩnh vực xây dựng cơ bản, khoa học kỹ thuật,
bảo vệ an toàn vệ sinh môi trường.
Quản lý và chịu trách nhiệm về tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, bảo hộ lao động.
3.Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của công ty và các phòng ban

3.1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức chi nhánh bao gồm:
- Ban Giám đốc ( 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc).
- Bốn phòng chuyên môn, nghiệp vụ: phòng tổ chức hành chính, phòng kinh
doanh, phòng kế toán - tài chính, phòng quản lý kĩ thuật.
- Các đơn vị hạch toán báo cáo sổ sách: kho, trạm, cửa hàng.
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
22
BAN GĐ
P.TCHC P.KD P.QLKTP.KT-TC
CỬA HÀNGKHO
CH
4
CH
1
CH
3
CH
2

Quan hệ trực tuyến.
Quan hệ chức năng.
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức.)
Chi nhánh hoạt động theo mô hình trực tuyến chức năng; với nguyên tắc tập
trung dân chủ, quyền lực tập trung chủ yếu vào ban lãnh đạo. Trong tổ chức, tầm
hạn quản trị hẹp. Điều đó thuận lợi trong việc quản lý, kiểm tra và giám sát. Tuy
nhiên mức độ phân quyền ít.
* Mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty:
* Quan hệ chỉ đạo: Là mối quan hệ giữa ban giám đốc chi nhánh và các phòng
ban, giữa ban giám đốc và các kho Gas, cửa hàng.

Đây là mối quan hệ cơ bản nhất nhằm gắn yêu cầu chặt chẽ giữa các bộ phận và cá
nhân trong một thể thống nhất, yêu cầu của mối quan hệ này là cấp dưới phải phục
tùng cấp trên, đề cao kỷ luật và mở rộng dân chủ trong bàn bạc.
* Quan hệ hướng dẫn và người thực hiện: là mối quan hệ giữa các phòng ban
chức năng với các kho gas và cửa hàng. Mối quan hệ thể hiện sự hướng dẫn về mặt
nghiệp vụ, kỷ thuật giữa các bộ phận trong chi nhánh nhằm tổ chức thực hiện thống
nhất các quy trình.
* Quan hệ phối hợp: là mối quan hệ giữa các phòng ban trong chi nhánh. Đó là mối
quan hệ cùng cấp, vì vậy các bộ phận trong công ty phải liên hệ hợp tác với nhau để
cùng hoàn thành nhiệm vụ dưới sự chỉ đạo và điều hành của ban giám đốc chi nhánh.
3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.
Trong sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty, chức năng nhiệm vụ của các
phòng ban được biểu hiện như sau:
* Giám đốc:
Chức năng: Là người có quyền hành cao nhất công ty. Điều hành mọi hoạt
động tại công ty.
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
23

Nhiệm vụ: Giám đốc ban hành các quyết định về bổ nhiệm hay miễn nhiệm các
thành viên quản lý kinh doanh trong công ty, là người có nhiệm vụ quản lý toàn
diện chịu trách nhiệm chung về các mặt hoạt động kinh doanh của công ty.
Quyền hạn: Giám đốc công ty có quyền quyết định quyền thành lập, tách, nhập,
giải thể đổi tên…Các đơn vị hoạch toán báo cáo sổ sách cho công ty.
Giám đốc công ty có quyền quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm điều động, luân
chuyển, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chế độ chính sách đối với các đơn vị của
công ty.
Giám đốc công ty thực hiện việc tuyển dụng và ký kết hợp đồng lao động đối
với tất cả lao động của đơn vị trên cơ sở kế hoạch đã được công ty phê duyệt theo
đúng luật lao động.

* Phòng kinh doanh của công ty.
Chức năng: Chức năng của phòng kinh doanh là điều hành quản lý các hoạt
động kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm gas tại công ty.
Nhiệm vụ : Tham mưu giúp giám đốc công ty chỉ đạo điều hành kế hoạch xuất
nhập và kinh doanh gas, bếp gas, các thiết bị phụ kiện, công tác điều độ vận tải, tiếp
thị hàng hoá đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh gas của công ty. Phát triển thị
trường kinh doanh gas tại công ty.
Quyền hạn: Phòng kinh doanh quyết định tiêu thụ hàng hoá, phân phối hàng
hoá và chịu trách nhiệm về công tác tiêu thụ hàng hoá, quản lý dự trữ hàng hoá để
đảm bảo an toàn nguồn hàng phục vụ thị trường.
* Phòng tài chính kế toán:
Chức năng:Thực hiện quản lý vốn một cách hiệu quả của công ty.
Nhiệm vụ : lập các kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn, tiến hành hạch toán các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, phân tích hoạt động kinh doanh
của công ty và tham mưu tình hình về các nghiệp vụ về tài chính cho giám đốc.
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
24

Quyền hạn: có trách nhiệm về các hoạt động liên quan đến nguồn lực tài chính
của công ty.
* Phòng tổ chức hành chính:
Chức năng: Đảm bảo công tác hành chính văn thư, cung cấp thiết bị văn phòng
cho các bộ phận trong công ty. Và các hoạt động nguồn nhân lực tại công ty.
Nhiệm vụ: tham mưu cho giám đốc trong việc tổ chức quản lý cán bộ công nhân
viên, xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ.
Quyền hạn : quyết định việc khen thưởng, kỷ luật… liên quan đến người lao
động. Và chịu trách nhiệm về chất lượng đội ngũ nhân viên viên cán bộ công ty.
* Phòng quản lý kỹ thuật:
Chức năng: Quản lý chiết Gas đảm bảo an toàn trong khâu chiết và đưa đến tay
người tiêu dùng.

Nhiệm vụ: Thường xuyên kiểm tra về mặt kỹ thuật các hoạt động cung cấp gas.
Nghiên cứu về chất lượng gas, hiệu quả của việc giữ gas tại các bình gas.
Quyền hạn: đảm bảo ổn định cho việc chiết gas và tính an toàn của sản phẩm
đến người tiêu dùng.
* Hệ thống kho: Môi trường để bảo quản sản phẩm đã hoàn thành đưa vào kho
sau khi đã đóng bình xong, theo dõi nhập hàng từ tàu thuỷ. Ngoài ra hệ thống kho
còn bảo quản và sữa chữa vỏ bình.
* Hệ thống cửa hàng: Trực tiếp tiêu thụ hàng hoá của công ty, góp phần không
nhỏ trong việc tăng doanh thu cho công ty. Làm dịch vụ sửa chữa bếp gas dân dụng
miễn phí đối với khách hàng sử dụng Gas Petrolimex khu vực thành phố Đà Nẵng,
giải đáp cho khách hàng những thắc mắc về gas, bếp gas, thiết bị dùng gas. Đồng
thời hệ thống các cửa hàng của công ty còn tích cực trong việc quảng cáo và tuyên
truyền hình ảnh sản phẩm Gas Petrolimex và công ty trên thị trường.
Hiện nay, chi nhánh có 4 cửa hàng với 5 điểm bán có vị trí trên địa bàn Đà Nẵng:
- Cửa hàng chuyên doanh gas số 1- Lê Quý Đôn - Quận Hải Châu.
SVTH: Bùi Ngọc Văn – Lớp QT06.
25