Tiểu Luận Quản Trị Nhân Lực Đề Tài : Đánh Giá Và Một Số Giải Pháp Để Hoàn Thiện Hệ Thống Thông Tin Nguồn Nhân Lực Và Kỹ Thuật Hoạch Định NNL Tại Công Ty May 10

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN
LỰC VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC

1.1 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực
1.1.1 Khái niệm
1.1.2 Vai trị của hệ thống thơng tin nguồn nhân lực
1.1.3 Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực
1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin nguồn nhân lực
1.1.5 Cấu trúc hệ thống thông tin trong hoạch định nguồn
nhân lực
1.2. Kỹ thuật hoạch định nguồn nhân lực
1.2.1 Kỹ thuật phân tích mơi trường quản trị nhân lực
1.2.2 Kỹ thuật dự báo nhu cầu nhân lực
1.2.3 Kĩ thuật dự báokhả năng cung ứng nhân lực
CHƯƠNG 2 : LIÊN HỆ THỰC TIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN
LỰC VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN MAY 10
2.1 Khái quát về công ty cổ phần may 10
2.1 Thực trạng hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty may 10
2.1.1 Hệ thống thông tin về bộ máy, cơ cấu, tổ chức của DN
2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý thông tin cá nhân người lao động
2.1.3.Hệ thơng thơng tin về chính sách nguồn nhân lực tại công ty


2.2 Kỹ thuật hoạch định nguồn nhân lực tại công ty may 10
2.3 Kỹ thuật dự báo nhu cầu nhân lực cho công ty may 10
2.4 Kỹ thuật dự báo khả năng cung ứng nguồn nhân lực công ty May 10
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN HỆ
THỐNG THƠNG TIN NNL VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH NNL TẠI CÔNG TY

MAY 10
3.1 Những ưu điểm của công tác hệ thống thông tin NNL và kỹ thuật hoạch định NNL tại
công ty
3.2 Những hạn chế của công tác hệ thống thông tin NNL và kỹ thuật hoạch định NNL tại
cơng ty
3.3 Giải pháp để hồn thiện cơng tác hệ thống thông tin NNL và kỹ thuật hoạch định
NNL tại công ty


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN
LỰC VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC

1.1 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực
1.1.1 Khái niệm
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thơng tin cho cơng tác quản lý của tổ
chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân
phối những thơng tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết
định trong tổ chức.
1.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực
─ Cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra các quyết định quản trị kinh doanh: xây
dựng chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất,
─ Cung cấp dữ liệu quá trình ra các quyết định quản trị nhân lực, hoạch định nhân
lực
1.1.3 Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực
 Chức năng lưu trữ:
Hệ thống chạy trên một nền quản trị cơ sở dữ liệu bảo đảm tính hiện đại, dữ liệu được
thiết kế và cấu hình lưu trữ chặt chẽ với nhau thể hiện đúng với mối quan hệ giữa chúng
ở bên ngoài. Dữ liệu hoạt động tại mỗi khối trong quản trị nhân lực được cập nhật thường
xuyên và kịp thời vào hệ thống. Hệ cơ sở dữ liệu của hệ thống với thông tin nhân sự làm
trung tâm phải đảm bảo: đa chiều, có tính lịch sử, có tính hiện đại. Có 2 hình thức lưu trữ

phổ biến là:
+ Lưu trữ bằng giấy tờ (bản cứng)
+Lưu trữ trên máy tính (bản mềm) bằng việc lưu bằng ổ cứng hoặc phần mềm quản trị
nhân lực hoặc trên mạng máy tính internet.
Để đảm bảo q trình lưu trữ có hiệu quả cần có phương pháp lưu trữ phù hợp. Chức
năng này là chức năng nền tảng cho việc thực hiện các chức năng khác.
 Chức năng tìm kiếm


Nhu cầu tìm kiếm trong cơng tác quản trị nhân lực rất đa dạng bao gồm tìm kiếm thơng
tin hiện tại, tìm kiếm thơng tin q khứ, tìm kiếm thơng tin thực tế, tìm kiếm thơng tin
thực thể đơn giản,…
Dựa trên kết quả của chức năng lưu trữ, hệ thống cho phép cán bộ thực hiện tìm kiếm dữ
liệu một cách nhanh chóng với các u cầu tìm kiếm từ đơn giản đến phức tạp. Việc tìm
kiếm trả ra kết quả là một trong những công tác biến dữ liệu thành thông tin phục vụ cho
các hoạt động quản trị trong doanh nghiệp.
+ Tìm thơng tin các bộ phận phịng ban và thơng tin cá nhân
+ Tìm các biểu mẫu
+ Tìm các thơng tin
 Chức năng thống kê tổng hợp
Cơng tác tổng hợp là một công tác bắt buộc trước khi đưa ra các quyết định. Việc lưu dữ
liệu đầy đủ trên nền tảng thiết kế liên kết với nhau sẽ cho phép hệ thống thực hiện các
thống kê phức tạp
Hệ thống đóng vai trị như một người trợ lý của cán bộ nhân sự với công việc như:
+ Tự động in ấn hợp đồng theo thông tin nhân sự và biểu mẫu lưu trong hệ thống
+ Tự động in ấn các quyết định khen thưởng, kỉ luật, nâng lương, nghỉ hưu,…
+ Tự động in ấn kế hoạch tuyển dụng nhân lực, trả công, kế hoạch đào tạo,…
1.1.4 Phân loại hệ thống thơng tin nguồn nhân lực
Có 3 loại hệ thống thơng tin nguồn nhân lực trong doanh
nghiệp, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật và

thông tin điều hành.
- Thông tin chiến lược: Là thông tin sử dụng cho những chiến
lược và chính sách dài hạn của doanh nghiệp, chủ yếu phục
vụ cho các nhà quản trị cấp cao khi dự đốn trong tương lai.
Loại thơng tin này địi hỏi tính khái qt, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin
này thường là phân tích từ mơi trường quản trị nhân lực của doanh nghiệp. Hệ thống
thông tin này chủ yếu là hệ thống thông tin hoạch định chiến lược của doanh nghiệp và
chiến lược nguồn nhân lực của doanh nghiệp.


- Thông tin chiến thuật: Là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn,chủ yếu phục vụ
cho các nhà quản trị phịng ban trong doanh nghiệp. Loại thơng tin này trong khi cần
mang tính tổng hợp vẫn địi hỏi phái có độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây là loại
thông tin cần được cung cấp định kỳ. Hệ thống thông tin này bao gồm:
+ Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế cơng việc
+ Hệ thống thông tin tuyển dụng nhân lực
+ Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
+ Hệ thống thông tin đánh giá nhân lực
+ Hệ thống thông tin lương, thưởng, bảo hiểm, trợ cấp, phụ cấp.
- Thông tin điều hành (thông tin tác nghiệp): sử dụng cho công tác điều hành doanh
nghiệp hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của doanh
nghiệp. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý dữ liệu trongdoanh
nghiệp. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên.
+ Hệ thống thông tin quản lý lương
+ Hệ thống thông tin quản lý vị trí cơng việc: Mục tiêu của hệ thống này là xác định từng
vị trí lao đơng trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đảm đương vị
trí đó.
+ Hệ thống thơng tin quản lí thơng tin người lao động.
+ Hệ thống thơng tin tuyển dụng nhân lực và bố trí nhân lực.
+ Hệ thống thơng tin đánh giá tình hình công việc:

+ Hệ thống thông tịn để báo cáo lên cấp trên:
1.1.5 Cấu trúc hệ thống thông tin trong hoạch định nguồn nhân lực
 Thơng tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp
 Thông tin về chiến lược và sự thay đổi chiến lược,chính sách,ngành nghề,sản
phẩm kinh doanh của doanh nghiệp.
 Thông tin về các hoạt động bán hàng và logistic của doanh ngiệp.
 Thông tin về hoạt động marketing và PR của doanh nghiệp.
 Thông tin về hoạt đống sản xuất và R&D của doanh nghiệp.
 Thơng tin về hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp.


 Thông tin về hiện trạng nguồn nhân lực:
+ Thông tin về sô lượng đội ngũ nhân lực.
+ Thông tin về cơ cấu nhân lực theo độ tuổi,giới tính,q qn,trình độ,thâm niên cơng
tác,tính chất cơng việc.
+ Thơng tin về chất lượng đội ngũ nhân lực: trình độ,kỹ năng,kinh nghiệm,phẩm chất.
+ Thông tin về những mong muốn kỳ vọng của người lao động.
 Thông tin về bộ máy cơ cấu tổ chức doanh ngiệp và bộ máy quản trị nhân lực
trong doanh nghiệp: loại hình doanh nghiệp,phân cơng chức năng quyền hạn giữa
các bộ phận cơ cấu trong doanh ngiệp,hệ thống vị trí chức danh cơng việc trong
doanh nghiệp.
 Thơng tin về hệ thống chính sách nhân lực;tuyển dung,đào tạo đánh giá,phát
triển,trả công..
 Thông tin về hiện trạng các hoạt động quản trị nhân lực của doanh nghiệp như:
hoạch định nguồ nhân lực,phân tích cơng việc,tuyển dụng nhân lực,tổ chức và
định mức lao động,đào tạo và phát triển nhân lực,đánh giá nhân lực ,trả cơng nhân
lực,quan hệ lao động,anh tồn và vệ sinh lao động…
 Thông tin về hệ thống giá trị văn hóa của doanh nghiệp.
 Thơng tin về năng lực tài chính và trình độ cơng nghệ của doanh nghiệp
 Thông tin về đội ngũ nhà quản trị trong doanh nghiệp: số lượng,chất lượng,cơ cấu.

1.2. Kỹ thuật hoạch định nguồn nhân lực
1.2.1 Kỹ thuật phân tích mơi trường quản trị nhân lực
- Kỹ thuật phân tích mơi trường vĩ mơ PEST/PESTEL:
Phân tích PEST giúp bạn xác định được các yếu tố bên ngồi mà có khả năng là cơ hội
hoặc thách thức đối với doanh nghiệp của bạn:
P (Politics) - Các yếu tố chính trị và luật pháp có thể tác động tới ngành kinh doanh của
bạn, ví dụ Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư 2005
E (Economics)- Các yếu tố kinh tế, ví dụ như thay đổi trong giá dầu, hoặc GPD tăng
trưởng cao
S (Social)- Các yếu tố xã hội như thay đổi về niềm tin hoặc thái độ từ việc tăng thu nhập
hoặc tiếp cận với các xu hướng quốc tế


T (Technology) - Các yếu tố về kỹ thuật như tăng việc sử dụng Internet hoặc có thêm
nhiều thơng tin trên mạng về lĩnh vực kinh doanh của bạn.
PEST là cơng cụ phân tích liên quan đến những yếu tố vĩ mơ, bên ngồi mơi trường kinh
doanh của mỗi doanh nghiệp.
-

Kỹ thuật phân tích các yếu tố mơi trường bên ngoài EFE ( External Factor
Evaluation)

Ma trận EFE đánh giá các yếu tố bên ngồi, tổng hợp và tóm tắt những cơ hội và nguy cơ
chủ yếu của môi trường bên ngồi ảnh hưởng tới q trình hoạt động của doanh nghiệp.
Qua đó giúp nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá được mức độ phản ứng của doanh
nghiệp với những cơ hội, nguy cơ và đưa ra những nhận định về các yếu tố tác động bên
ngoài là thuận lợi hay khó khăn cho hoạt động quản trị nhân lực tại cơng ty.
- Kỹ thuật phân tích các yếu tố mơi trường bên trong IFE ( Internal Factor Evaluation)
Yếu tố nội bộ được xem là rất quan trọng trong mỗi chiến lược kinh doanh và các
mục tiêu là Dn đề ra. NQT xem xét các yếu tố này để xem khả năng đáp ứng của Dn

mình nhằm khai thác những điểm mạnh và những điểm yếu của DN. Tận dụng điểm
mạnh để đáp ứng những cơ hội và khắc phục điểm yếu kém bên trong của Dn và tìm
ra những phương thức cải tiến điểm yếu này.

-

Kỹ thuật SWOT/TOWS

Mơ hình phân tích SWOT là một cơng cụ hữu dụng được sử dụng nhằm hiểu rõ Điểm
mạnh ( Strengths), Điểm yếu ( Weaknesses), Cơ hội ( Opportunities) và Nguy cơ
( Threats) trong DN. Thơng qua phân tích SWOT, doanh nghiệp sẽ nhìn rõ mục tiêu của
mình cũng như các yếu tố trong và ngồi tổ chức có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực
tới mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra.
1.2.2 Kỹ thuật dự báo nhu cầu nhân lực
Vấn đề dự báo nhu cầu nnl của doanh nghiệp thường áp dụng cho các mục tiêu, kế hoạch
dài hạn và được thực hiện trên cơ sở của các dự báo về: khối lượng CV, thay đổi về cơ
cấu, tổ chức, ngành nghề, tỉ lệ nghỉ việc hay yêu cầu về nâng cao chất lượng sản phẩm,
nhân viên…Các tổ chức có thể sử dụng các kỹ thuật dự báo
nhu cầu nhân viên:
 Phương pháp tính theo lượng lao động hao phí:
 Phương pháp tính theo năng suất lao động:












Phương pháp tính theo tiêu chuẩn định biên:
Phương pháp tính theo nhu cầu từng đơn vị:
Phương pháp ước lượng trung bình:
Phương pháp tính theo tiêu chuẩn hoa phí lao động của một đơn vị sản phẩm:
Phương pháp phân tích hồi quy tuyến tính:
Phương pháp chun gia:
Phương pháp dự đốn xu hướng:
Phương pháp dự đốn theo tiêu chuẩn cơng việc:

1.2.3 Kĩ thuật dự báokhả năng cung ứng nhân lực
-

Phương pháp điều tra xã hội học

Áp dụng phương pháp điều tra xã hội học trong doanh nghiêp, các nhà quản trị muốn
nắm bắt nguồn dư luận nào đó, tiếp thu ý kiến của NLĐ nhắm đánh giá hiệu quả 1 số vấn
đề liên quan đến nguồn nhân lực. từ đó nhằm điều chỉnh, thực hiện hoặc trì hỗn một số
chủ trương, chính sách nhằm hồn thiện cơng tác quản trị nhân sự.
-

Phương pháp thống kê phân tích

Phương pháp này thường dựa trên các số liệu đã thống kê và phân loại theo năm thành
một chuỗi thời gian. Nhà quản trị phân tích cung nhân lực qua các năm mà có nhưng
nhận định về cung nhân lực trong hiện tại và tương lai từ đó đưa ra các quyết định.
-

Phương pháp chuyên gia

Bản chất của phương pháp chuyên gia là lấy ý kiến đánh giá của các chuyên gia để
làm dự báo. Phương pháp này sẽ chính xác hơn nếu sử dụng nhiều chuyên gia và tổng
hợp các ý kiến chuyên gia theo phương pháp tốn học.
-

Phương pháp nghiên cứu tình huống

Phương pháp này góp phần rèn luyện kỹ năng phân tích, lựa chọn thơng tin trong
phân tích và gia tang khả năng phán đoán một vấn đề.
-

Một số phương pháp khác nữa…


CHƯƠNG 2 : LIÊN HỆ THỰC TIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN
LỰC VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN MAY 10
2.1 Khái quát về công ty cổ phần may 10
-Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần May 10
-Tên giao dịch quốc tế : GARMENT 10 JOINT STOCK
COMPANY
-Tên viết tắt : GARCO 10
-Trụ sở chính : Phường Sài Đồng, quận Long Biên, Hà Nội.
-Logo May10 được thiết kế với ý tưởng cách điệu từ chữ M10 với bố cục chặt chẽ những
nét uốn lượn như những dải lụa thể hiện sự phát triển của Doanh nghiệp ln có hướng
vươn lên một cách bền vững.
Màu xanh của Logo nói lên sự hồ bình, tinh thần đồn kết nhất trí cao trong doanh
nghiệp cũng như tinh thần hợp tác chặt chẽ tạo niềm tin với đối tác và khách hàng.

 Lịch sử hình thành
Cơng ty Cổ phần May 10 là một công ty chuyên ngành may mặc thuộc Tổng Công ty Dệt
May Việt Nam, được thành lập từ hơn 60 năm nay, đã chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà
nước thành công ty cổ phần từ năm 2004. Từ một xưởng may quân trang (X10) thời
kỳ kháng chiến chống Pháp, bước sang giai đoạn xây dựng kinh tế trong thời bình, May
10 được Nhà nước giao làm hàng may gia công xuất khẩu.
Công ty May 10 là một trong số những doanh nghiệp đầu tiên của Tổng Công ty Dệt may
Việt Nam đã nghiên cứu và áp dụng mã số mã vạch trong quản lý, kinh doanh từ năm
2000.

 Chức năng, nhiệm vụ của công ty:
Công ty cổ phần May 10 hoạt động trong những lĩnh vực sau:
- Sản xuất kinh doanh các loại quần các thời trang và nguyên phụ liệu ngành may mặc.
- Kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp
tiêu dùng khác.


- Kinh doanh văn phòng, bất động sản, nhà ở cho công nhân.
- Đào tạo nghề.
- Xuất nhập khẩu trực tiếp.
Trong đó, lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơng ty là sản xuất kinh doanh hàng dệt may.

 Cơ cấu tổ chức sản xuất:

Công ty cổ phần May 10 có các đơn vị sản xuất chính bao gồm 11 xí nghiệp thành viên,
trong đó có 5 xí nghiệp tại May 10, 6 xí nghiệp tại các địa phương, và 2 cơng ty liên
doanh, cùng 3 phân xưởng phụ trợ.
Có 3 phân xưởng sản xuất phụ bao gồm 3 phân xưởng:

- Phân xưởng thêu in giặt: Có trách nhiệm thêu,

in các họa tiết vào các chi tiết sản phẩm theo
đúng hình dáng, vị trí, nội dung quy định. Đồng thời
tiến hành giặt sản phẩm trước khi đưa vào đóng gói
nếu được quy định trong hợp đồng.
- Phân xưởng cơ điện: Có trách nhiệm phụ
trợ, duy trì nguồn điện cho sản xuất, đồng thời bảo
dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị khi có sự cố xảy ra.
- Phân xưởng bao bì: Có trách nhiệm cung cấp các loại bao bì carton và một phần phụ
liệu (bìa lưng, khoang cổ giấy) phục vụ cho đóng gói sản phẩm.

2.1 Thực trạng hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại công ty may 10
2.1.1 Hệ thống thông tin về bộ máy, cơ cấu, tổ chức của DN
Tại công ty cổ phần may 10 thì hệ thống thơng tin bộ máy cơ cấu được hoạt động dưới
các phần mềm hệ thống thông tin rất bảo mật và dễ dàng sử dụng cho cả người lao động
và cả quản lý.


-Các trang web bảo mật của công ty như trang web : là trang
web cung cấp thông tin về các hoạt động kinh doanh của công ty cũng như các sản phẩm,
thông tin về lịch sử, quy mô, tầm nhìn, các giá trị cốt lõi của cơng ty may 10
-Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS: Human resource information systems) kết
hợp tất cả các thông tin mà tổ chức cần lưu trữ về nhân viên và vị trí
-Các phần mềm như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị, ... Các PM phục
vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phịng kế tốn,
phịng nhân nhân sự,…)
-Phần mềm quản trị hệ thống: Các hệ thống điều hành, các hệ thống quản trị CSDL, phần
mềm hỗ trợ hệ thống.
Có vai trò sau đây:
1. Xử lý một cách hiệu quả các giao dịch kinh doanh,
2. Điều khiển các tiến trình cơng nghiệp (thí dụ q trình chế tạo sản phẩm),

3. Hỗ trợ việc giao tiếp và cộng tác trong tồn xí nghiệp,
4. Cập nhật các CSDL cấp Công ty
Đối với nhà quản trị thì trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định. Chúng cung
cấp các thông tin và các hỗ trợ để ra quyết định về quản lý, là các nhiệm vụ phức tạp do
các nhà quản trị và các nhà kinh doanh chuyên nghiệp thực hiện.
- Cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo theo mẫu định sẵn, và trình bày chúng cho
các nhà quản lý và các chuyên gia khác của doanh nghiệp
-Cung cấp trực tiếp các hỗ trợ về mặt tính tốn cho các nhà quản lý trong q trình ra
quyết định (khơng theo mẫu định sẵn, và làm việc theo kiểu tương tác, khơng phải theo
định kỳ),
- Cung cấp các thơng tin có tính quyết định từ các nguồn khác nhau, trong nội bộ cũng
như từ bên ngồi, dưới các hình thức dễ dàng sử dụng cho các cấp quản lý và điều hành.

2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý thông tin cá nhân người lao động

 Hệ thống thông tin quản lý vị trí cơng việc và quản lý thơng tin cá nhân người
lao động:


- Hệ thống thơng tin quản lý vị trí cơng việc cho phép
Ban Giám Đốc, quản lý và phòng nhân sự nắm được cấu
trúc vị trí nhân sự của từng bộ phận phòng ban và ai là
người đảm nhận vị trí đó
- Giúp cơng ty theo dõi q trình điều chuyển nhân sự
trong nội bộ công ty thông qua các quyết định bổ nhiệm,
điều chuyển
- Giống như các công ty sản xuất kinh doanh khác, công ty cũng sử dụng phần mềm
HRMan - Phần mềm ứng dụng trong quản lý hồ sơ nhân sự giúp May 10:
•

Quản lý hồ sơ:

- Theo mẫu hồ sơ nhân sự hiện đang lưu hành với các chức năng cập nhật thơng tin
(thêm, sửa, xóa), tìm kiếm, sắp xếp (theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt).
- Cơ cấu tổ chức đơn vị được thể hiện dưới dạng cây phân cấp, Giám đốc nhân sự sẽ
tự thiết lập hệ thống và sắp xếp thứ tự các bộ phận theo mơ hình tổ chức cụ thể của
công ty.
- Thực hiện một số thao tác nghiệp vụ quản lý như: thuyên chuyển công tác, lưu trữ
hồ sơ nghỉ việc, thống kê danh sách CBCNV đến hạn lên lương.
Ngồi ra cịn giúp May 10 khai thác thơng tin:
- In ấn: lý lịch nhân viên, thẻ nhân viên (có thể sử dụng mã vạch phục vụ công tác
quản lý).
- Hệ thống báo cáo linh động: người sử dụng có thể tạo lập các báo cáo tùy ý trên cơ
sở tồn bộ các thơng tin được quản lý trong chương trình, định dạng mẫu in, lưu trữ
cấu trúc báo cáo để sử dụng lâu dài, in ấn hoặc kết xuất số liệu sang các ứng dụng
khác như MS Word, MS Excel, trang Web.
- Thống kê số liệu: người sử dụng có thể tự xây dựng các tiêu chuẩn thống kê số liệu
phục vụ cho việc phân tích - đánh giá số lượng, chất lượng cán bộ. Các mẫu thơng kê
có thể thực hiện theo kiểu một hoặc hai chiều. - Dự báo thời gian: hỗ trợ dự báo trước
các tiêu chí thời gian (ngày sinh, ngày hết hạn hợp đồng, ngày hết hạn thị thực...).

2.1.3.Hệ thơng thơng tin về chính sách nguồn nhân lực tại công ty


 Hệ thống thông tin quản lý lương:
Công ty cổ phần May 10 với hơn 8.000 công nhân viên làm ở các bộ phận khác nhau:
hành chính, sản xuất, bán hàng, marketing,….. Mỗi bộ phận thì có quy chế trả lương
khác nhau nên hệ thống thông tin quản lý lương của nhân viên cũng được chia thành
nhiều chương trình quản lý lương phù hợp với từng bộ phận lao động, dưới đây là quy
trình chấm cơng cho tồn nhân viên công ty:

Khai báo hệ thống ca làm việc: Do Nhân viên phịng nhân sự phụ trách
Cách thức thực hiện:
•

Khai báo thời gian cho ca làm việc (Công ty May 10 làm việc ngày thứ 7)

•

Ca làm việc chủ nhật nghỉ

•

Làm việc theo ca, nghĩ ngày chủ nhật hoặc ngày bất kỳ trong tuần

•

Trong ngày chủ nhật chia 2 loại:
Chủ nhật làm bù ( cúp điện …) tính lương như ngày thường
Chủ nhật làm được tính theo hệ số

•

Mục đích: Khai báo đúng ca làm việc của công ty

Phân ca theo xưởng: Do Quản lý xưởng
-

Công việc: Phân ca làm việc cho công nhân phân xưởng

-

Cập nhật ca phân xưởng khi có sự thay đổi

- Cách thức thực hiện: ứng với mỗi phân xưởng: Cắt, May, Hồn thành sẽ có phân
ca khác nhau
Thông tin quét thẻ từ máy chấm công:
-

Do Nhân viên xưởng phụ trách

-

Công việc: Lấy thông tin quét vân tay từ máy chấm công vào cuối tháng

-

Cách thức thực hiện:

•

Họ tên

(1) In: Giờ vào quẹt thẻ


(2) Out: Giờ ra quẹt thẻ
7 giờ, 58 phút.(3)
(3) Giờ (hh:mm): Số giờ quẹt thẻ = Out – In. Ví dụ 7:55 Giờ (hh:mm): Số giờ quẹt thẻ = Out – In. Ví dụ 7:55
•

Nếu nhân viên nghỉ chế độ hậu sản 7h/ngày thì số giờ tách ra làm 2:

7h đi làm bình thường
1h hậu sản :Thể hiện cột hậu sản
(4) Ngày cơng = (3)/8: làm trịn và lấy 2 số thập phân. Ví dụ 0.66 cơng
(5) Số giờ tăng ca
(6) Nghỉ: Ngày nghỉ phép, mã ngày phép nghỉ lấy từ bên đăng ký phép
(7) Ngày cơng có lương: do cúp điện hay lý do khác: tự nhập điều chỉnh loại công phù
hợp khi phát sinh
(8) Hậu sản: Số giờ nhân viên hậu sản. Khi nhân viên nghỉ chế độ hậu sản 7h/ngày thì
ta tách làm 2:
7h đi làm bình thường
1h hậu sản
(9) Phép năm:
(10) Trễ: Số phút vào trễ so với quy định
(11) Sớm: Số phút về sớm so với quy định
(12) Ca đêm:
- Mục đích: Tính đúng thời gian quẹt thẻ đi làm của cơng nhân có tính đến yếu tố
hậu sản.


Quản lý trực tiếp xác nhận thời gian làm ngoài giờ
-

Do Quản lý trực tiếp của nhân viên

-

Cách thức thực hiện: Xác nhận thời gian làm ngồi giờ trong tháng cho nhân viên

-

Mục đích: Xác định đúng thời gian làm ngoài giờ cho nhân viên


Tính cơng ngày :Do Nhân viên phịng nhân sự phụ trách sau khi quản lý trực tiếp xác
nhận ngòai giờ. Sau đó nhân viên nhân sự sẽ tính cơng tháng cho nhân viên
Phần mềm quản lý cả công việc chấm công hàng ngày, các báo cáo và bảng lương.

- Bảng chấm công bao gồm: Họ tên nhân lực, số giờ và ngày làm việc, số giờ làm
thêm, số ngày nghỉ có phép và khơng có phép, số giờ đi muộn, làm thêm, công ngày,
công tháng..Sử dụng bảng chấm công giúp nhân viên nhân lực có thể tổng hợp thơng
tin chính xác và nhanh chóng nhất.Sau khi hồn thành bảng chấm công sẽ thực hiện
công tác đối chiếu với các báo cáo.Nếu chính xác sẽ tự động cập nhật vào bảng lương
để tính lương.
- Bảng lương bao gồm: Họ và tên, bộ phận, lương cơ bản, lương tính,… Trong May
10 việc quản lý lương tùy theo tính chất cơng việc bộ phận nhân lực làm việc:
•

Quản lý tiền lương cho lao động gián tiếp:

- Áp dụng tính lương cho các nhân viên văn phịng làm việc theo giờ hành chính
- Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ, nghỉ ốm, đi học,… dựa trên hệ
thống chấm cơng.
Hệ thống có cài đặt chương trình tự động tính các khoản lương, thưởng
•

Quản lý tiền lương cho người lao động hưởng lương khoán doanh thu

- Áp dụng cho các bộ phận hưởng lương theo tỉ lệ doanh thu do thực hiện hiệu quả
trong các công tác sản xuất kinh doanh
- Cập nhật doanh thu phân bổ theo từng bộ phận
- Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm,… dựa trên hệ thống
chấm công bằng vân tay, thẻ của nhân viên.
- Hệ thống có chương trình tự tính tốn và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ
số hưởng lương doanh thu của từng nhân viên.
•

Quản lý tiền lương cho lao động hưởng lương khoán sản phẩm

- Áp dụng cho các bộ phận hưởng lương theo chế độ khoán sản phẩm
- Cập nhật giá trị tiền lương được hưởng căn cứ theo số lượng và đơn giá của sản
phẩm hoàn thành đã thực hiện được của từng bộ phận.
- Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học dựa trên hệ
thống chấm cơng
•

Quản lý lương cho lao động trực tiếp

- Áp dụng cho các bộ phận trực tiếp sản xuất, hưởng lương theo kết quả hồn thành
trong từng cơng đoạn sản xuất
- Cập nhật số lượng cơng đoạn hồn thành cho từng nhân viên.
- Cập nhật ngày công thực tế, ngày nghỉ.
- Tự động tính tốn phân bổ lương theo số lượng, đơn giá cơng đoạn tiền lương cho
từng nhân viên
•

Quản lý tiền lương cho bộ phận chỉ đạo sản xuất

- Áp dụng cho các cán bộ chỉ đạo, các chức danh quản lý trong dây chuyền sản xuất
- Cập nhật giá trị thanh toán tiền lương của bộ phận sản xuất
- Cập nhật ngày cơng thực tế, ngày nghỉ
- Tự động tính tốn phân bổ lương theo tỉ lệ hưởng lương và hệ số công việc cho từng
nhân viên.

 Hệ thống đánh giá tình hình thực hiện cơng việc:


Trong cơng ty May 10, cơng tác đánh giá tình
hình thực hiện công việc của người lao động
được thực hiện theo 2 cách: một là do các tổ
trưởng sản xuất theo dõi công việc hàng
ngày, khối quản lý phục vụ, cán bộ lãnh đạo
cấp công ty, hai là do tự cá nhân người lao
động đánh giá.
Do các tổ trưởng sản xuất theo dõi q trình
thực hiện cơng việc hàng ngày, khối quản lý
phục vụ và cán bộ lãnh đạo cấp cơng ty: Để đánh giá tình hình thực hiện cơng việc
của người lao động, công ty sử dụng phương pháp thang đo đánh giá đồ họa. Các tiêu
chuẩn đánh giá trong thang đo được lượng hóa theo hệ thống điểm. Các căn cứ phân
loại lao đông dựa vào 4 tiêu chuẩn đó là: tiêu chuẩn năng suất lao động và khối lượng
công việc; tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm và chất lượng công việc; tiêu chuẩn thực
hiện ngày công sản xuất, công tác; tiêu chuẩn chấp hành nội quy, chế độ chính sách.
Với từng tiêu chuẩn lại có phương pháp tính điểm riêng.
=>Căn cứ trên số điểm mà người lao động nhận được, người đánh giá sẽ xếp lạo họ
thuộc loại A, B, C, D hoặc không xếp loại. Từ đó sẽ có các bảng tổng hợp kết quả
phân loại lao động của từng phịng ban trong cơng ty May 10.
Do cá nhân tự đánh giá: CBNV tự đánh giá quá trình làm việc trong thời gian qua của
mình và cho ý kiến đề xuất. CBNV sẽ đánh giá theo bảng biểu mẫu và cho điểm theo

từng tiêu chí. Sau đó xếp loại theo tổng điểm.
Kết quả của cơng tác đánh giá thực hiện cộng việc là bảng đánh giá sẽ được gửi về
phòng nhân sự.
+ Phòng nhân sự sẽ xem xét lại các tiêu chuẩn đánh giá và từ đó dị xét lại q trình
phân tích cơng việc đã đúng và hợp lý chưa. Sau đó báo cáo với cấp trên để có điều
chỉnh sao cho phù hợp. =>phục vụ phân tích cơng việc
+ Các thơng tin về đánh giá tình hình thực hiện cơng việc cũng giúp chỉ ra những
nhân viên tiềm năng và những nhân viên yếu kém. Những nhân viên tiềm năng thì
cơng ty có thể tạo điều kiện cho họ đi học thêm nâng cao kiến thức, tay nghề,… Còn
với nhân viên năng lực kém thì cơng ty cũng tổ chức đào tạo họ để đáp ứng được yêu
cầu công việc.=> phục vụ cho đào tạo và phát triển nhân lực.


+ Các thơng tin này phản ánh trình độ năng lực, thái đọ làm việc của từng cá nhân,
qua đó cơng ty sẽ định hướng được vị trí nghề nghiệp cho họ trong bố trí và sử dụng.
Những nhân viên có năng lực tốt có thể bó trí sang vị trí mới, cao
hơn, những nhân viên chưa tốt có thể chuyển sang vị trí phù hợp hoặc sa thải. =>phục
vụ trong bố trí và sử dụng lao động.
+ Cơng ty căn cứ vào kết quả hồn thành cơng việc vủa từng người lao động để trả
lương, khen thưởng, xét chọn cơng nhân giỏi, cán bộ quản lý, …và các hình thức
khuyến khích lao động khác. Tạo được sự cơng bằng trong trả cơng, góp phần tạo
động lực làm việc cho người lao động và họ sẽ gắn bó lâu dài vs công ty. =>phục vụ
cho đãi ngộ nhân lực và trả công.

 Hệ thống thông tin để báo cáo lên cấp trên.
Hàng tháng dữ liệu các hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý lao động và đánh
giá thực hiện công việc được báo cáo lên cấp trên. Cụ thể là các báo cáo như sau:
+ quản lý lao động: báo cáo đi muộn, về sớm, báo cáo biến động nhân sự, báo cáo
tình hình nhân sự theo trình độ, theo phòng ban, danh sách ứng viên dự tuyển, ứng
viên đến phỏng vấn, ứng viên trúng tuyển vào làm chính thức, báo cáo kỷ luật, …

+ quản lý lương: báo cáo quy trình tăng lương theo nhân sự, báo cáo danh sách nhận
lương qua tài khoản, tiền mặt, bảng lương, phiếu lương cá nhân, bảng lương trích nộp
thuế thu nhập cá nhân, bảng lương nộp bảo hiểm xã hội, các quyết định lương, thưởng
bổ nhiệm, miễn nhiệm ,…
+thống kê nhân viên theo trình độ, theo độ tuổi, thống kê tăng giảm nhân viên bản chi
tiết và tổng hợp.
Ngoài ra, hệ thống cịn thơng báo thơng tin đến người dùng như: hợp đồng sắp hết
hạn, sắp đến sinh nhật của ai….
- Hệ thống có chương trình tự động tính tốn và phân bổ các khoản lương, thưởng
theo hệ số công việc của từng nhân viên.

 Hệ thống thông tin tuyển dụng và bố trí nhân lực:
- Các thơng báo tuyển dụng sẽ được đăng trên website của tổng Công ty May 10
sau đó các nhân viên nhân sự Với hệ thống quản lý này May 10 đo lường được lượng
hồ sơ nộp vào công ty; quản lý chi tiết các thông tin của hồ sơ ứng viên dự tuyển


- Theo dõi trạng thái mỗi hồ sơ ứng viên: đang liên hệ, phỏng vấn, thông báo trúng
tuyển, hoặc không trúng tuyển.
-

Bộ phận tuyển dụng dễ dàng sắp xếp thông tin để gửi cho giám đốc

- Sau khi trúng tuyển thơng tin ứng viên và vị trí cơng việc sẽ được tự động cập nhật
vào hệ thống quản lý nhân viên của công ty

2.2 Kỹ thuật hoạch định nguồn nhân lực tại cơng ty may 10

 Ma trận phân tích các yếu tố ngoại vi đối với nguồn nhân lực của công ty may
10

Đây là ma trận đánh giá các yếu tố bên ngồi, tổng hợp và tóm tắt những cơ hội và nguy
cơ chủ yếu của môi trường bên ngồi ảnh hưởng tới q trình hoạt động của DN. Qua đó
giúp các NQT của cơng ty May 10 nắm bắt được mức độ phản ứng của DN tới những cơ
hội và thách thức cho công ty. Mức độ phản ứng của DN được xếp loại từ 1 đến 4 với 4
là phản ứng tốt nhất, 3 là phản ứng trên trung bình, 2 là phản ứng trung bình, 1 là phản
ứng yếu.
MA TRẬN EFE
STT Các yếu tố bên ngoài

Trọng số

Xếp loại

Tính điểm

1

Điều kiện kinh tế

0.1

2

0.2

2

Dân số và lực lượng LĐ

0.05

2

0.1


3

Vị trí địa lý

0.04

1

0.08

4

Mơi trường ngành

0.07

2

0.14

5

Xu hướng tồn cầu hóa

0.08

3

0.24

6

Tỷ lệ thất nghiệp

0.05

1

0.1

7

Khoa học công nghệ

0.1

3

0.3

8

Quy định của pháp luật

0.05

2

0.1

9

Nền chính trị

0.03

2

0.06

10

Thị trường lao động

0.1

4

0.4

11

Đối thủ cạnh tranh

0.12

3

0.36

12

Nhà cung cấp

0.09

2

0.18

13

Khách hàng

0.12

4

0.48

Tổng cộng

1

2.74

Qua ma trận này ta thấy tổng điểm là 2.74 cho thấy cơng ty đang trung bình khá với
những cơ hội và thách thức

 Ma trận phân tích các yếu tố nội vi đối với nguồn nhân lực của công ty may 10
Yếu tố nội bộ vốn được xem là rất quan trọng trong bất kì chiến lược nào của DN. Sau
khi xem xét tới các yếu tố nội bộ, NQT của công ty May 10 sẽ nắm bắt được những điểm
mạnh và điểm yếu của công ty. Từ đó đưa ra được những chiến lược nhân lực phù hợp
với công ty. Mức độ phản ứng của DN được xếp loại từ 1 đến 4 với 4 là phản ứng tốt
nhất, 3 là phản ứng trên trung bình, 2 là phản ứng trung bình, 1 là phản ứng yếu.
MA TRẬN IFE
STT Các yếu tố bên trong

Trọng số

Xếp loại

Tính điểm