tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại ubnd quận thanh xuân

Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
LỜI NÓI ĐẦU
Văn bản là một phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng một ngôn
ngữ hay một ký hiệu nhất định. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước
nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, văn bản vừa được coi
là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũng
được nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quả
cho hoạt động quản lý. Hoạt động quản lý hành chính nhà nước là hoạt động
mang tính chất thường xuyên, liên tục; thực hiện chức năng quản lý trên mọi
lĩnh vực của đời sống xã hội. Do đó, trong suốt quá trình quản lý, từ việc chỉ
đạo, điều hành đến tổ chức, thi hành và tổng kết thực hiện đều gắn liền với các
văn bản.
Quản lý là một quá trình và văn bản từ khi được ban hành cũng được tổ
chức và đi theo một lộ trình thích hợp, góp phần tham gia và hỗ trợ vào việc duy
trì, triển khai thực hiện các hoạt động của cơ quan HCNN. Vấn đề đặt ra là cần
có nhận thức sâu sắc về vai trò, chức năng của văn bản, thực hiện sự quản lý
chặt chẽ đối với sản phẩm, phương tiện này. Thực tế cho thấy trong hoạt động
của các cơ quan HCNN, công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện
một cách hợp lý, nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần:
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư
liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải quyết công việc. Đồng thời cung cấp
những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động
quản lý của cơ quan khi cần thiết.
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và
giải quyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã
được kiểm tra, tập hợp…). Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm
tra, giám sát công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốt
các mục tiêu quản lý.
Bùi Thị Hằng - KH7D 1
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
- Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông

tin bí mật về hoạt động của cơ quan. Đồng thời công tác quản lý văn bản cũng là
cơ sở để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức.
Xuất phát từ những lẽ trên có thể thấy được sự cần thiết của công tác quản
lý văn bản trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước.
Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia, thiết lập hệ
thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa nền hành chính
nhà nước từng bước hiện đại; đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản
lý; cải cách thể chế theo hướng phù hợp; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có
đủ phẩm chất đạo đức và năng lực chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc và
nâng cao chất lượng phục vụ của mình. Để tổ chức và thực hiện các vấn đề nêu
trên sẽ có sự tham gia và hỗ trợ rất lớn của hệ thống các văn bản, đặc biệt là văn
bản quản lý. Do đó, làm tốt công tác quản lý văn bản cũng là tiền đề để đảm bảo
cho hoạt động quản lý diễn ra thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý
hành chính nhà nước trong giai đoạn đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính
hiện nay. Yêu cầu đặt ra đối với mỗi cơ quan cũng như đội ngũ cán bộ công
chức là cần có nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác quản lý văn
bản, từ đó nhằm đề ra những cách thức, biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác
này thực sự đi vào nề nếp và được đảm bảo thực hiện có chất lượng và hiệu quả.
Bùi Thị Hằng - KH7D 2
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH XUÂN VÀ
VĂN PHÒNG ỦY BAN
Quận Thanh Xuân nằm ở cửa ngõ phía Tây Nam nội thành Hà Nội, quận
được hình thành trong quá trình đô thị hóa và phát triển của thủ đô. Quận được
thành lập theo Nghị định số 74/CP, ngày 22/11/1996 của Chính phủ.
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND
QUẬN THANH XUÂN
1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND quận
Căn cứ theo sơ đồ hệ thống bộ máy quản lý hành chính nhà nước thì

UBND quận Thanh Xuân là cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện. Theo đó,
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Thanh Xuân được quy định
tại Luật tổ chức HĐND và UBND do Quốc hội ban hành năm 2003 và được cụ
thể tại quyết định số 1056/2006/QĐ-UBND của UBND quận Thanh Xuân về
việc ban hành quy chế làm việc của UBND quận Thanh Xuân.
2. Cơ cấu tổ chức của UBND quận
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Thanh Xuân hiện nay bao gồm:
- Tổ chức bộ máy lãnh đạo gồm 9 thành viên: 01 Chủ tịch, 04 Phó Chủ
tịch và 4 ủy viên
- Hoạt động của UBND được tổ chức phân giao cho 12 phòng chức năng:
+ Văn phòng + Phòng Tư pháp
+ Phòng Nội vụ + Phòng Thanh Tra
+ Phòng Tài Chính – Kế hoạch + Phòng Giáo dục
+ Phòng Xây dựng – Đô thị + Phòng Dân số KH hóa GĐ
+ Phòng Tài nguyên – Môi trường + Phòng Lao động- TB - XH
Bùi Thị Hằng - KH7D 3
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
+ Phòng Văn hóa – Thông tin + Phòng y tế
(Sơ đồ thể hiện cơ cấu tổ chức của UBND quận Thanh Xuân tại Phụ lục
số I kèm theo).
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN
PHÒNG HĐND-UBND QUẬN THANH XUÂN
1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn Phòng HĐND-UBND quận
Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng được thực hiện theo quy định tại
Điều 6, Quyết định 92/2001/QĐ-UB ngày 23/10/2001 của UBND thành phố quy
định vị trí, chức năng, nhiệm vụ các phòng ban chuyên môn thuộc quận, huyện
và tại Quyết định số 61/2006/QĐ-UBND ngày 30/06/2006 của Văn phòng
HĐND - UBND về việc ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND -
UBND quận Thanh Xuân. Theo đó, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng được
tóm lược và cụ thể hóa trên các lĩnh vực: tham mưu tổng hợp, hành chính tổ

chức và quản trị, tài vụ.
2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng hiện nay như sau:
- 01 Chánh Văn phòng
- 03 Phó chánh Văn phòng :01 PVP nội chính, 01 PVP Quản trị hậu cần,
01 PVP phụ trách tiếp dân, hành chính và tổng hợp.
- 04 Tổ, bộ phận trực thuộc Văn phòng bao gồm:
+ Tổ tổng hợp, thi đua khen thưởng, văn thư – lưu trữ
+ Tổ công nghệ thông tin, kỹ thuật máy, tài vụ
+ Tổ tiếp dân và cải cách hành chính
+ Tổ lái xe, bảo vệ, phục vụ
Bùi Thị Hằng - KH7D 4
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
CHƯƠNG II
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND
QUẬN THANH XUÂN
Công tác quản lý văn bản được quy định cụ thể tại Nghị định số
110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị
định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Công văn số 425/VTLTNN-
NVTW, ngày 18/07/2005 của Cục văn thư lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn
quản lý văn bản đi – đến, Nghị định số 111/2004 về công tác lưu trữ. Theo đó,
những nội dung cơ bản trong công tác quản lý văn bản bao gồm:
- Quản lý văn bản đi
- Quản lý văn bản đến
- Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu.
I. KHÁI QUÁT MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC
QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN
1. Sự chỉ đạo của UBND quận Thanh Xuân đối với công tác
quản lý văn bản

Tại UBND quận Thanh Xuân, công tác quản lý văn bản đã nhận được sự
quan tâm, chỉ đạo sâu sắc từ phía lãnh đạo UBND quận cũng như lãnh đạo khối
Văn phòng quận. Thể hiện như sau:
- Công văn số 181/UB-VP, ngày 28/03/2001 về hướng dẫn thực hiện công
tác văn thư – lưu trữ quận.
- Nội quy số 25/VP, ngày 15/07/2001 của Văn phòng HĐND - UBND
quận về việc quản lý, nghiên cứu, khai thác tài liệu lưu trữ của quận Thanh
Xuân.
- Công văn số 164/VP, ngày 09/04/2004 về việc thu nộp tài liệu lưu trữ.
Bùi Thị Hằng - KH7D 5
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
- Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND - UBND quận ban hành kèm
theo Quyết định số 61/QĐ-UBND ngày 23/06/2006 của Văn phòng HĐND -
UBND quận cũng có những quy định rõ về trách nhiệm của cán bộ văn thư – lưu
trữ về công tác quản lý văn thư – lưu trữ và chế độ lưu trữ hàng năm.
Có thể nói, cùng với các quy định pháp luật hiện hành, thì đây chính là cơ
sở pháp lý quan trọng có tính định hướng, hỗ trợ và đồng thời cũng là những yêu
cầu nhất thiết cần phải đảm bảo thực hiện góp phần làm cho công tác văn thư –
lưu trữ, khâu quản lý văn bản đạt hiệu quả cũng như chất lương tốt nhất, đáp
ứng yêu cầu của UBND trong quá trình thực hiện giải quyết công việc.
2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn
bản
Trụ sở làm việc của UBND quận Thanh Xuân được xây dựng từ năm
1996 với quy mô nhà 5 tầng, diện tích tương đối rộng (trên 7000 m
2
). Việc bố trí
mặt bằng làm việc của quận đã có sự nghiên cứu, tính toán đến sự thuận tiện và
tính hiệu quả trong quá trình hoạt động, giải quyết các công việc của UBND
quận. Ví dụ: đối với những bộ phận phải giao tiếp thường xuyên với bên ngoài
hoặc trong nội bộ cơ quan (Phòng Chánh Văn phòng, các Phó chánh Văn phòng,

Bộ phận tiếp dân và cải các thủ tục hành chính,…) đếu được bố trí ở gần cổng,
gần cầu thang và ở tầng 1, tầng 2. Các bộ phận chuyên môn hầu hết được bố trí
ở các tầng trên (phòng Quản lý đô thị, Tài chính- kế hoạch…).
Phòng Văn thư là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công tác quản lý
văn bản đi – văn bản đến của UBND quận. Phòng được bố trí ở tầng 2, ngay lối
đi vào UBND quận nên rất thuận lợi cho việc tiếp nhận ,tổ chức giải quyết các
văn bản theo nghiệp vụ và phục vụ yêu cầu của các phòng, ban, đơn vị trực
thuộc quận khi có yêu cầu. Qua thực tế làm việc tại phòng có thể thấy đây là nơi
diễn ra rất nhiều các hoạt động, có sự tham gia của nhiều phòng, ban đơn vị
khác nhau trực thuộc quận. Trong khi đó, phòng văn thư UBND quận Thanh
Xuân lại được thiết kế với một diện tích khá khiêm tốn. Vì vậy, trong rất nhiều
trường hợp như cần tiếp nhận văn bản hay xin dấu, nộp tài liệu… mà có nhiều
phòng, ban, cá nhân có nhu cầu cần đáp ứng thì tình trạng phải chờ đợi lâu
Bùi Thị Hằng - KH7D 6
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
thường xuyên xảy ra, hơn nữa còn tạo nên bầu không khí ngột ngạt khi với diện
tích đó cán bộ văn thư vừa phải sắp xếp chỗ làm việc, vừa phải thiết kế sắp đặt
các thiết bị phục vụ công tác của mình…ví dụ như các tủ đựng tài liệu lưu trữ
hiện hành nhỏ trong khi số lượng các văn bản tài liệu cần lưu trữ lại rất lớn nên
dẫn đến hiện tượng các cặp hồ sơ bị sắp xếp chồng chéo lên nhau.
Kho lưu trữ quận trước đây được bố trí ở tầng 2, sau khi có kế hoạch sắp
xếp lại các phòng ban, đơn vị trong quận thì kho lưu trữ hiện nay được di
chuyển lên tầng 5 với số lượng là 4 phòng lưu trữ, diện tích 16m
2
/ phòng. Nhìn
chung kho lưu trữ được nằm tách biệt với các phòng, ban đơn vị nên đã góp
phần đảm bảo sự an toàn của tài liệu lưu trữ, cũng như tạo được không gian yên
tĩnh cho các cán bộ, công chức quận khi có nhu cầu khai thác, tìm đọc tài liệu.
Hiện nay hầu hết các phòng đều được trang bị các trang thiết bị, phương
tiện cần thiết để phục vụ hoạt động của mình. Đối với phòng Văn thư, các trang

thiết bị hiện nay bao gồm:
- 01 máy vi tính có nối mạng
- 01 máy in
- 01 tủ lưu hồ sơ
- 01 máy điều hòa nhiệt độ, 01 quạt cây và 01 quạt gió
- 03 bàn làm việc
- Các văn phòng phẩm phục vụ công tác: cặp đựng tài liệu, giấy, bút,…
Nhìn chung các trang thiết bị đã phục vụ và hỗ trợ khá tốt cho hoạt động
của phòng. Tuy nhiên điểm hạn chế cần nhấn mạnh ở đây là tính đồng bộ cũng
như chất lượng của các trang thiết bị chưa thực sự được đảm bảo và đáp ứng nhu
cầu. Cụ thể như:
- Tình trạng nghẽn mạng nội bộ vẫn xảy ra thường xuyên.
- Việc tiếp nhận văn bản đến qua Mail văn thư của UBND thành phố Hà
Nội thường xuyên xảy ra sự cố gây tắc nghẽn. Các văn bản lẽ ra phải được
UBND quận cập nhật trong ngày nhưng cán bộ văn thư lại phải chờ đợi đến khi
Bùi Thị Hằng - KH7D 7
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
mạng được thông mới lấy được văn bản xuống hoặc phải chờ chuyển phát văn
bản qua đường bưu điện. Điều này đã làm ảnh hưởng đến tiến trình xử lý, giải
quyết văn bản. Theo sự phản ánh của cán bộ Văn thư thì có rất nhiều trường hợp
văn bản khi được tiếp nhận thì đã quá thời hạn yêu cầu quy định tại văn bản đó.
- Phòng chưa được trang bị máy Fax nên khi có nhu cầu liên lạc, liên hệ
với bên ngoài thì phương tiện chủ yếu được sử dụng là điện thoại. Do đó vừa
ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, vừa gây lãng phí về thời gian và chi phí.
- Diện tích phòng khá hẹp nên chỉ bố trí được 01 tủ lưu hồ sơ. Trong khi
đó cần lưu giữ khối lượng rất lớn các văn bản của năm 2009 và 2010 với nhiều
tên loại khác nhau. Mặc dù các tủ đã được đánh số ngăn và ghi rõ tên loại văn
bản ở ngoài nhưng vì lý do trên nên trong các ngăn tủ, các cặp hồ sơ được sắp
xếp chồng chéo lên nhau, điều này sẽ gây khó khăn cũng như tốn kém về thời
gian khi có nhu cầu tìm kiếm tài liệu.

3. Đội ngũ cán bộ, công chức chịu trách nhiệm chính trong
thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản
Hiện nay, Văn phòng HĐND - UBND quận Thanh Xuân có 50 người, bao
gồm cán bộ, công chức và nhân viên. Trong đó có 30 người là biên chế còn lại là
nhân viên hợp đồng; trong tổng số biên chế chỉ có 02 người có trình độ Trung
cấp còn lại đều có trình độ Cao đẳng, đại học và trên đại học.
Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư – lưu trữ là những người
chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản. Hiện
nay đội ngũ này được biên chế với số lượng là 02 người, trong đó có 01 cán bộ
văn thư chuyên trách (tốt nghiệp Khoa lưu trữ và quản trị văn phòng của trường
Đại học Khoa học xã hội ) thực hiện việc đóng dấu, đăng ký các văn bản đi –
đến của UBND quận; 01 cán bộ văn thư kiêm lưu trữ (là cử nhân Du lịch và
Ngoại ngữ, có chứng chỉ về nghiệp vụ lưu trữ) có trách nhiệm tiếp nhận, phân
loại văn bản, chuyển giao văn bản, phân phối báo chí cho các lãnh đạo quận và
lãnh đạo Văn phòng.
Bùi Thị Hằng - KH7D 8
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
Thông qua tìm hiểu và trò chuyện với cán bộ phòng văn thư cho thấy mức
độ hài lòng của họ đối với công việc đều chưa cao. Theo phản ánh của cán bộ
văn thư chuyên trách tại phòng thì khối lượng văn bản đến, văn bản phát hành
của UBND quận là rất lớn, đặc biệt là vào các đợt cuối quý, năm. Công việc bận
rộn trong khi đó chỉ với 01 máy tính và 01 cán bộ chuyên trách không thể vừa
xử lý công việc vừa hoàn thành việc cập nhật các văn bản vào Chương trình
phần mềm quản lý công văn – hồ sơ công vụ như yêu cầu. Vì vậy, cán bộ văn
thư phải tranh thủ thời gian ngoài giờ hoặc ngày thứ 7 đề hoàn thành công việc
được giao. Áp lực công việc lớn nhưng các chế độ phụ cấp, hỗ trợ về vật chất
cho cán bộ chưa được chú trọng. Đây là một trong những nguyên nhân làm nảy
sinh ở họ tâm lý chán nản, mệt mỏi, thiếu động lực để làm việc.
4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn
bản

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản là việc áp dụng các
công cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết
và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng,
chính xác, nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong cơ quan tổ chức, tạo
môi trường thuận lợi để trao đổi thông tin nội bộ cũng như với bên ngoài.
Tại UBND quận Thanh Xuân vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin đã
được quan tâm và triển khai từ rất sớm. Thể hiện:
- Các phòng ban được bố trí lắp đặt máy vi tính có nối mạng phục vụ thực
hiện các nghiệp vụ và tra cứu thông tin.
- Thiết kế và lắp đặt hệ thống mạng LAN, đảm bảo sự kết nối giữa các
phòng ban, đơn vị trực thuộc quận.
- Chương trình quản lý công văn – hồ sơ công vụ V1.5 được áp dụng theo
quyết định của UBND thành phố từ ngày 01/1/2004. Với sự hỗ trợ của Chương
trình phần mềm này đã góp phần tạo ra những chuyển biến căn bản trong việc
đăng ký, quản lý văn bản đi – đến tại UBND quận. Nếu như trước đây việc đăng
ký văn bản được cán bộ văn thư sử dụng bằng sổ, vừa tốn kém thời gian lại khó
Bùi Thị Hằng - KH7D 9
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
khăn trong vấn đề bảo quản sổ. Từ khi có Chương trình quản lý này, việc đăng
ký văn bản được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện; số của các văn bản sẽ
được cập nhật và hiển thị trực tiếp trên màn hình hệ thống giúp cho nhân viên
văn thư dễ dàng theo dõi, kiểm tra hay tìm kiếm văn bản khi cần thiết.
5. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại UBND quận
Việc áp dụng ISO trong quản lý hành chính nhà nước có tác dụng quan
trọng trong việc minh bạch quá trình xử lý công việc, đòi hỏi kỹ năng làm việc
mới ở cán bộ, công chức khi phải làm việc đúng theo quy trình, tiến độ đồng
thời thể hiện được trách nhiệm của cá nhân trong giải quyết công việc.
Với mục tiêu hướng mạnh vào yếu tố chất lượng của quá trình quản lý,
chất lượng phục vụ, UBND quận Thanh Xuân đã nghiên cứu và từng bước ứng
dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 và hiện nay được thay thế

bởi tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Đầu năm 2010, UBND quận đã được cấp giấy
chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 về thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn quận.
Sổ tay chất lượng của UBND quận đã được xây dựng nhằm xác định
phạm vi hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình cải cách một
cửa, mô tả các quá trình hoạt trong hệ thống, đồng thời viện dẫn các quy trình
hoặc tài liệu áp dụng trong hệ thống để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng
theo mô hình cải cách một cửa của UBND phù hợp với chức năng, nhiệm vụ
được quy định và phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Phạm vi áp dụng của sổ tay chất lượng bao gồm giải quyết các thủ tục
hành chính; tiếp dân và công tác quản lý văn phòng (gồm văn thư – lưu trữ và
tin học). Liên quan đến công tác quản lý văn bản có các quy trình: quy trình
kiểm soát tài liệu (Mã số QT-42-01), quy trình kiểm soát hồ sơ (MS QT-42-02),
quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi – đến (MS QT- 42-03). Đây
chính là cơ sở để thực hiện cũng như kiểm soát quá trình quản lý văn bản, đảm
bảo công tác này thực sự đi vào nề nếp, có chất lượng hiệu quả và phục vụ tốt
nhất cho hoạt động quản lý tại UBND.
Bùi Thị Hằng - KH7D 10
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
II. THỰC TẾ THỰC HIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
UBND QUẬN THANH XUÂN
1. Quản lý văn bản đi
Trong quá trình điều hành và giải quyết công việc tại UBND quận Thanh
Xuân đã phát sinh một khối lượng rất lớn các văn bản do UBND cũng như các
phòng ban, đơn vị trực thuộc ban hành.
Bảng thống kê số lượng văn bản phát hành tại UBND quận theo từng loại
văn bản:
TÊN LOẠI VĂN
BẢN
NĂM

TỔNG
2007 2008 2009
Công văn 1.149 1.270 1.721 4.240
Chỉ thị 3 2 2 7
Quyết định 3.250 2.959 3.778 9.987
Thông báo 518 445 549 1.512
Báo cáo 135 170 146 451
Tờ trình 66 35 63 164
Kế hoạch 89 86 127 302
Giấy phép XD 732 835 1.439 3.006
Khác 1 0 0 1
( Nguồn: Báo cáo văn bản phát hành – phần mềm quản lý văn bản đi – đến của văn thư
UBND quận Thanh Xuân)
Nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý trong giai đoạn mới nên theo thống kê cho
thấy số lượng các loại văn bản do UBND quận phát hành năm sau thường cao
hơn năm trước (năm 2007 là 2946 văn bản đến năm 2009 là 7825 văn bản, tăng
1,3 lần so với năm 2007) . Trong số các văn bản được ban hành (2009) thì Quyết
định là văn bản chiếm tỷ lệ cao nhất 3778 văn bản (chiếm 48,3%), Công văn là
1721 văn bản (chiếm 21,9%),… Giấy phép xây dựng là 1439 văn bản (chiếm
18,4%) , từ 2007-2009 số lượng Giấy phép Xây dựng tăng gấp đôi, điều này đã
phần nào nói lên được sự chuyển biến mạnh mẽ về kết cấu hạ tầng đô thị cũng
như tốc độ đô thị hóa trên địa bàn quận.
Bùi Thị Hằng - KH7D 11
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
Trên cơ sở sổ tay chất lượng của UBND quận và thực tế quan sát, quy
trình quản lý văn bản đi tại UBND quận Thanh Xuân, có thể khái quát thành lưu
đồ như sau:
STT TRÁCH NHIỆM TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC T.LIỀU/B.MẪU
1.
Thủ trưởng phòng,

ban, đơn vị
2.
Cán bộ được phân
công
3.
Thủ truởng phòng,
ban, đơn vị
4. Chuyên viên VP
5. Chánh VP
Phiếu xử lý văn
bản đi
6.
Lãnh đạo UBND
quận
7. Văn thư
Chương trình
phần mềm QL
văn bản V 1.5
8.
Văn thư / cán bộ
được phân công
Sổ bàn giao công
văn
9. Văn thư
Qua quan sát và trao đổi với cán bộ phòng văn thư có thể đánh giá công
tác quản lý đối với các văn bản đi đều trải qua đầy đủ các bước trong quy trình.
Tuy nhiên, việc tuân thủ theo đúng các yêu cầu được quy định trong từng bước
còn nhiều điểm hạn chế. Đây chính là lý do làm cho rất nhiều các văn bản của
UBND quận khi được ban hành có sự yếu kém cả về hình thức và nội dung.
* Soạn thảo văn bản là bước khởi đầu của quy trình đồng thời có vai trò

quan trọng, hỗ trợ rất lớn cho các bước về sau. Theo quy định của UBND quận
Bùi Thị Hằng - KH7D 12
Kiểm tra nội dung, tính pháp lý và ký nháy vb
phân công soạn thảo vb
Soạn thảo và hình thành bản thảo
vb
Kiểm tra ndung, thể thức văn bản và trình lđạo vp
Kiểm
tra, ký
nháy
Kiểm tra thể thức, chữ ký của người có
thẩm quyền và đký văn bản đi
Gửi văn bản đi
Kiểm
tra, phê
duyệt
Lưu hồ sơ
Chuyển lại cho
trưởng đ.vị
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
thì văn bản của đơn vị chuyên môn nào sẽ do đơn vị chuyên môn đó chịu trách
nhiệm soạn thảo và trình ký văn bản. Việc phân công soạn thảo sẽ được tiến
hành trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của đơn vị cũng như trình độ của cán bộ
soạn thảo.
Qua thực tế cho thấy việc phân công soạn thảo văn bản chưa được thực
hiện trên cơ sở trình độ của cán bộ soạn thảo. Kiến thức, chuyên môn của nhiều
cán bộ về soạn thảo văn bản còn rất hạn chế, điển hình là cán bộ thuộc phòng
Văn hóa-Thông tin, TN&MT,…Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP quy định
rõ về yêu cầu đối với thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Song thực tế cán bộ
soạn thảo tại các phòng không có tài liệu này hoặc có nhưng không nắm vững

được các yêu cầu như quy định. Đó là nguyên nhân làm cho các văn bản sau khi
được soạn thảo phải chỉnh sửa nhiều lần, gây tốn kém thời gian và ảnh hưởng
đến tiến độ thực hiện các công việc.
* Việc kiểm tra văn bản sau khi soạn thảo: văn bản sẽ trải qua sự kiểm
tra của trưởng đơn vị, bộ phận; chuyên viên Văn phòng với hình thức ký nháy
vào văn bản và sau đó sẽ được chuyển đến lãnh đạo UBND quận duyệt, ký văn
bản. Việc quy định như trên là rất hợp lý, đảm bảo yêu cầu về tính chặt chẽ cũng
như chất lượng văn bản được ban hành. Tuy nhiên, thực tế thực hiện kiểm tra
văn bản trước khi trình ký ban hành chưa được thực hiện nghiêm túc, vẫn còn
có nhiều trường hợp sai sót.
Qua quá trình làm việc tại phòng văn thư, cụ thể là thực hiện việc cập nhật
văn bản đi – đến vào hệ thống máy tính đã cho thấy có rất nhiều các văn bản
mặc dù có những sai sót về nội dung, thể thức nhưng vẫn được duyệt, ký, đóng
dấu và phát hành như những văn bản hợp lệ khác. Ví dụ: Công văn số 1142 do
phòng Quản lý Đô thị soạn thảo thiếu hẳn nội dung trích yếu văn bản. Khi được
hỏi thì cán bộ soạn thảo trả lời do tên trích yếu không thể khái quát ngắn gọn.
Ngoài ra còn rất nhiều văn bản khác có những sai phạm liên quan đến thể thức
văn bản.
Theo Báo cáo số 96/BC-UBND của UBND quận Thanh Xuân về công tác
kiểm tra văn bản năm 2008 và 8 tháng đầu năm năm 2009 do phòng Tư pháp
Bùi Thị Hằng - KH7D 13
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
quận thực hiện thì các văn bản do quận ban hành hầu hết có nội dung phù hợp
với quy đinh của pháp luật hiện hành, bố cục tương đối chặt chẽ, đầy đủ, sát với
thực tế địa phương. Tuy nhiên, số lượng các văn bản bị sai về thể thức và kỹ
thuật trình bày còn tương đối phổ biến: trong tổng số 5082 văn bản do UBND
phát hành năm 2008 khi được kiểm tra thì có tới trên 500 văn bản có sự sai sót
về các yếu tố thể thức, kỹ thuật trình bày. Có thể nói đây chính là một hạn chế
mang tính phổ biến xảy ra ở các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay và cần
phải có các biện pháp quyết liệt, cụ thể để nhanh chóng khắc phục triệt để tình

trạng này.
* Đăng ký văn bản và làm các thủ tục ban hành văn bản là trách nhiệm
của cán bộ phòng văn thư. Nhìn chung giai đoạn này đã tuân thủ tương đối
nghiêm chỉnh các yêu cầu theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công
tác văn thư; các văn bản chỉ đạo của UBND quận về công tác văn thư – lưu trữ,
trong đó có sổ tay chất lượng quận (QT-42-03 được sửa đổi lại nội dung quy
trình và chuyển sang phiên bản mới ISO 9001:2008 từ ngày 10/11/2009). Tuy
nhiên trong quá trình thực hiện vẫn còn bộc lộ những hạn chế sau:
- Tình trạng cho số văn bản khi các phòng ban, đơn vị có nhu cầu phát
hành văn bản xảy ra phổ biến. Nếu theo quy định thì chỉ được điền số văn bản
sau khi đã được duyệt, đóng dấu và nhân bản với số lượng theo yêu cầu của nơi
nhận văn bản. Để tránh không phải điền số bằng tay cho từng văn bản thì cán bộ
các phòng ban sẽ xin số trước và điền vào văn bản rồi sau đó mới tiến hành nhân
bản theo yêu cầu.
- Khối lượng văn bản tồn đọng do không được cập nhật vào Chương trình
quản lý văn bản là rất lớn. Có những tập văn bản được ban hành từ tháng 1 năm
2010 nhưng đến tận tháng 4 mới được cán bộ văn thư cập nhật xong.
- Vẫn còn hiện tượng đóng dấu treo.
* Quá trình chuyển phát văn bản đi: theo quy định của UBND quận thì
các văn bản có quy định tiến độ thời gian thì sẽ gửi đi theo đúng thời gian quy
định. Còn đối với các văn bản khác phải gửi chậm nhất trong thời hạn 3 ngày
Bùi Thị Hằng - KH7D 14
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
làm việc kể từ ngày ký. Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện bằng nhiều
phương thức khác nhau:
- Trường hợp nơi nhận văn bản là các phòng ban, đơn vị trực thuộc thì văn
bản sẽ được chuyển trực tiếp qua phần mềm Web chỉ đạo của quận (nếu có kết
nối mạng LAN). Còn lại văn bản sẽ được chuyển ra tủ phân phối văn bản và các
phòng ban sẽ có trách nhiệm cử cán bộ hàng ngày đến nhận văn bản.
- Trường hợp nơi nhận là lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội, Văn phòng

UBND thành phố thì cán bộ văn thư sẽ có trách nhiệm trực tiếp thực hiện
chuyển giao văn bản.
- Các văn bản khác được cán bộ văn thư gửi qua đường bưu điện.
Do biên chế văn thư chỉ có 02 người, trong đó một nhân viên văn thư vừa
tiếp nhận, phân loại văn bản, vừa thực hiện chuyển giao văn bản dẫn đến tình
trạng có nhiều văn bản được chuyển giao vượt quá thời hạn quy định hoặc
chuyển sai địa chỉ…Mặt khác, do chưa có quy định cụ thể về trách nhiệm,
phương thức đánh giá kết quả chuyển giao nên việc kịp thời nắm bắt thông tin
về kết quả thực hiện công việc của nhân viên văn thư còn khó khăn và hạn chế.
* Vấn đề lưu hồ sơ: Văn bản sau khi có hiệu lực sẽ được cán bộ văn thư
giữ lại một bản chính để lập hồ sơ lưu trữ hiện hành. Hiện nay hồ sơ lưu trữ tại
phòng văn thư bao gồm:
- Các văn bản của năm 2009: 03 cặp quyết định, 03 cặp giấy phép xây
dựng, 02 cặp công văn, 01 cặp tờ trình, 01 cặp báo cáo, 02 cặp đề án + phiếu
chuyển.
- Các văn bản của năm 2010: do mới kết thúc quý 1 nên số lượng văn bản
trong các cặp hồ sơ là chưa nhiều.
Tài liệu lưu hồ sơ tại phòng văn thư là nguồn chủ yếu để chuyển vào kho
lưu trữ quận định kỳ vào tháng 12 hàng năm. Tuy nhiên việc lưu hồ sơ tại đây
chưa được thực hiện tốt, việc ứng dụng tin học (Chương trình quản lý công văn-
hồ sơ công vụ) bên cạnh tạo ra những thuận lợi nhất định cũng đã gây ảnh
hưởng trực tiếp đến việc lập và lưu hồ sơ. Theo quy định thì hồ sơ khi được lập
Bùi Thị Hằng - KH7D 15
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
phải đảm bảo mối liên hệ với nhau và giá trị của chúng phải tương đối đồng đều.
Tại phòng văn thư, hồ sơ không được biên mục mà được bảo quản chung trong
các hộp, bất kể có giá trị như thế nào. Các tài liệu được giữ nguyên thứ tự theo
số đăng ký, được bảo quản trong từng ngăn của tủ đựng tài liệu (mỗi ngăn được
đánh dấu theo tên loại văn bản) và khi kết thúc năm hiện hành cán bộ văn thư sẽ
chuyển vào kho lưu trữ quận. Đây là hạn chế cơ bản cần được khắc phục bới nó

vừa gây ảnh hưởng đến việc xác định giá trị tài liệu vừa gây khó khăn và trở
ngại cho việc lưu trữ sau này.
2. Quản lý văn bản đến
UBND quận Thanh Xuân là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà
nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội trên địa bàn, là chiếc cầu nối quan
trọng giữa UBND thành phố và UBND các phường trên địa bàn quận. Do đó, số
lượng và tên loại các văn bản đến UBND quận là rất lớn, đa dạng và được tập từ
nhiều nguồn khác nhau.
Bảng số liệu thống kê văn bản đến của UBND quận Thanh Xuân :
STT
TÊN LOẠI
VĂN BẢN
2007 2008 2009 STT
TÊN LOẠI
VĂN BẢN
2007 2008 2009
1. Công văn
2395 2597 2725 9. Tờ trình 65 30 57
2. Quyết định
387 482 646 10. Kế Hoạch 156 148 207
3. Chỉ thị
26 27 43 11. Nghị định 7 10 23
4. Thông tri
1 0 0 12. Nghị quyết 10 12 8
5. Thông báo
359 419 359 13. Hướng dẫn 41 22 36
6. Thông tư
16 32 43 14. Biên bản 3 2 2
7. Công điện
11 24 17 15. Đơn thư 228 222 365

8. Báo cáo
249 205 154 16. Phiếu chuyển 0 11 119
Bùi Thị Hằng - KH7D 16
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
(Nguồn: hệ thống quản lý văn bản phòng văn thư quận Thanh Xuân )
Qua quá trình tìm hiểu thực tế về công tác quản lý văn bản đến tại UBND
quận Thanh Xuân có thể khái quát quy trình quản lý văn bản đến thành lưu đồ
như sau:
STT TRÁCH NHIỆM TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC TLIỆU / BMẪU
1.
Văn thư
Phiếu xử lý vb đến (BM
kèm theo tại phụ lục III)
2.
Lãnh đạo VP
Phiếu xử lý vb đến
3.
Văn thư
Chương trình quản lý
công văn – hồ sơ công
việc V 1.5
4.
Lđạo UBND quận
Phiếu xử lý vb đến
5.
Văn thư
Chương trình quản lý
công văn – hồ sơ công
việc V 1.5
6.

Đvị/ cá nhân lquan
Sổ theo dõi, giải quyết
công việc
7.
Văn thư
Nếu so sánh với quy trình quản lý văn bản đến được xây dựng trong Sổ
tay chất lượng của UBND quận (QT-42-03) thì quy trình khi thực hiện thực tế
tại UBND quận đã đáp ứng theo đầy đủ các bước theo quy định.
* Việc tiếp nhận, phân loại văn bản đến; đóng dấu đến, ghi số và
ngày đến:
Bùi Thị Hằng - KH7D 17
Đề xuất chuyển lãnh đạo UBND quận
xlý theo lĩnh vực qlý
Tiếp nhận, phân loại
vbản;đóng dấu đến, ghi số và
ngày đến
Đăng ký VB đến
ý kiến chỉ đạo
giải quyết
Cập nhật ý kiến chỉ đạo và chuyển cho các
đợn vị liên quan
Theo dõi, gquyết công việc
Lưu hồ sơ
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
Trong quy chế làm việc của UBND quận Thanh Xuân, ban hành kèm theo
quyết định số 1056/2006/QĐ-UBND quận Thanh Xuân ngày 29/06/2006 có quy
định rõ các văn bản được gửi đến UBND quận qua những đường khác nhau như
qua bưu điện, do thủ trưởng nhận trực tiếp, qua Fax… đều được chuyển tập
trung vào một đầu mối là phòng văn thư thuộc văn phòng UBND để tiếp nhận
và đăng ký.

Văn bản khi được gửi đến được nhân viên văn thư kiểm tra bước đầu xem
văn bản có được gửi đúng địa chỉ hay không, đếm số lượng văn bản, kiểm tra
chất lượng bì đựng văn bản.
Theo quy định về tiếp nhận văn bản cũng như ý kiến của cán bộ văn thư
quận thì các văn bản khi đã có những sai sót như sai sót về thể thức, về nội dung
thì sẽ được chuyển trả lại và nêu rõ lý do. Song trên thực tế thực hiện thì cán bộ
văn thư lại không thực hiện đúng. Thực tập tại phòng Văn thư UBND, trong quá
trình kiểm tra và trực tiếp thực hiện việc cập nhật văn bản vào hệ thống Chương
trình quản lý, cho thấy có rất nhiều các văn bản khi có những sai sót về thể thức
(đặc biệt là các đơn thư, có cả những văn bản do các phòng chuyên môn của
UBND Thành phố gửi đến như văn bản của Sở Xây dựng, Ban tiếp công dân
thành phố…) các văn bản này không được cán bộ văn thư yêu cầu sửa đổi, bổ
sung mà vẫn được đăng ký và chuyển giao xử lý như đối với các văn bản hợp lệ
khác. Ngoài ra có những văn bản được gửi sai địa chỉ nhưng cán bộ văn thư
cũng không có trách nhiệm thông báo hay gửi lại văn bản cho nơi đã gửi văn
bản đến.
Các văn bản gửi đích danh hoặc cho các phòng ban trong quận được cán
bộ văn thư tiếp nhận và chuyển ra các ngăn tủ phân phối văn bản tại hành lang
tầng 2. Thực tế cho thấy mặc dù quy định các phòng ban hàng ngày phải cử cán
bộ kiểm tra tủ và nhận các văn bản cho phòng mình nhưng theo quan sát tạị các
ngăn tủ thì một số phòng chức năng chưa thực hiện đúng quy định.Ví dụ như
phòng Thanh tra quận, Phòng quản lý đô thị tình trạng các văn bản không được
nhân viên các phòng này tiếp nhận theo quy định hàng ngày xảy ra khá phổ
biến.
Bùi Thị Hằng - KH7D 18
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
Các văn bản khác thì văn thư bóc bì, phân loại, ghi vào phiếu xử lý văn
bản đến và kẹp phiếu vào văn bản đến để chuyển đến lãnh đạo văn phòng cho ý
kiến.
* Ý kiến đề xuất của lãnh đạo Văn phòng

Việc đề xuất giải quyết văn bản đến chủ yếu do Chánh văn phòng quận
(ông Chu Đình Động) thực hiện, trong trường hợp Chánh Văn phòng không có
mặt thì sẽ do Phó chánh Văn phòng phụ trách nội chính (ông Vũ Tiến Dũng)
thực hiện theo ủy quyền của Chánh Văn phòng.
UBND QUẬN THANH XUÂN PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN
VĂN PHÒNG HĐND – UBND

Ngày tháng năm 2010 Văn phòng HĐND - UBND quận kính chuyển
Văn phòng HĐND - UBND quận nhận và xin ý kiến chỉ đạo của đồng chí Chủ tịch
được văn bản số: UBND quận
Của:
Nội dung:
CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN
Ý kiến đề xuất của Văn phòng
……………………………………
…………………………………… Hoàng Công Hồng
……………………………………
CHÁNH VĂN PHÒNG HĐND - UBND
Chu Đình Động
Căn cứ vào yêu cầu cần giải quyết trong văn bản Chánh Văn phòng sẽ đề
xuất giải quyết với các nội dung như gửi lãnh đạo UBND quận, các phòng ban,
đơn vị trực thuộc quận hoặc có thể là các cá nhân.
Bùi Thị Hằng - KH7D 19
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
Với khối lượng văn bản được chuyển đến UBND quận là rất lớn (đặc biệt
vào các ngày đầu và cuối tuần, trong vòng một ngày Chánh văn phòng phải xử
lý từ 5 – 6 cặp văn bản cần xử lý) nên rất nhiều trường hợp các cặp văn bản do
cán bộ văn thư chuyển đến Chánh văn phòng không thể xử lý kịp và phải lưu lại
đến ngày hôm sau.
* Đăng ký văn bản đến:

Sau khi có ý kiến đề xuất của lãnh đạo văn phòng, văn bản sẽ được
chuyển lại cho văn thư để cập nhật vào chương trình quản lý văn bản đi – đến
(Chương trình quản lý công văn – hồ sơ công vụ V 1.5 được áp dụng theo Quyết
định của UBND thành phố Hà Nội từ 01/01/2004).
Các yếu tố được cập nhật vào hệ thống đăng ký bao gồm: loại văn bản, ký
hiệu; ngày, tháng của văn bản; số, ký hiệu văn bản, nơi nhận; trích yếu nội dung
văn bản; người ký; số trang, số bản…
* Xem xét cho ý kiến giải quyết:
Căn cứ vào nội dung được đề cập trong văn bản đến, lãnh đạo UBND
quận sẽ có trách nhiệm xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo, phân công các phòng,
ban, đơn vị thực hiện vào phiếu xử lý văn bản đến (Kèm theo tại phụ lục số III )
* Cập nhật ý kiến xử lý của lãnh đạo UBND quận và chuyển giao cho
các đơn vị liên quan:
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND, cán bộ văn thư cập nhật ý
kiến xử lý văn bản vào chương trình quản lý văn bản đi – đến và căn cứ vào ý
kiến chỉ đạo giải quyết để chuyển giao, phân phối cho các phòng, ban đơn vị có
liên quan.
Đối với các phòng đơn vị trực thuộc quận có kết nối mạng LAN thì sẽ
được văn thư Scan văn bản và gửi qua chương trình Web chỉ đạo.
Đối với các phòng ban, đơn vị không nối mạng LAN, văn thư tiến hành
nhân bản và gửi tới nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND quận.
Bùi Thị Hằng - KH7D 20
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
Trong một số trường hợp, cán bộ trong các phòng ban trực thuộc quận
cũng có thể nhận trực tiếp văn bản tại phòng văn thư UBND quận. Trong tất cả
các trường hợp trên nhân viên văn thư đều có sổ bàn giao văn bản và được ký
nhận cẩn thận, rõ ràng.
* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản:
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị, phòng, ban
của UBND quận Thanh Xuân và những nội dung, yêu cầu của văn bản mà các

đơn vị, cá nhân phải có trách nhiệm giải quyết những nội dung mà văn bản yêu
cầu một cách kịp thời, hiệu quả.
Qua thông tin ghi nhận được từ cán bộ phòng văn thư thì trong quá trình
giải quyết văn bản, nếu các đơn vị nào trực tiếp thực hiện thì sẽ phải làm báo
cáo cho quá trình thực hiện đó và gửi lại cho lãnh đạo UBND quận, cụ thể là nội
dung về các vấn đề như: kết quả thực hiện, những vấn đề phát sinh trong quá
trình thực hiện, những ý kiến đề xuất…Còn với những cá nhân, đơn vị yêu cầu
tiếp nhận văn bản chỉ để biết thì không phải thực việc lập báo cáo.
Thời gian xử lý các văn bản được quy định theo tính chất và yêu cầu của
từng loại văn bản và buộc các cá nhân, phòng ban phải tuân thủ theo đúng thời
hạn đó. Quá trình thực tập tại phòng văn thư do không có điều kiện để tìm hiểu
sâu về quá trình thực hiện giải quyết các văn bản tại các phòng, ban đơn vị nên
những thông tin thu thập được về vấn đề này là rất hạn chế. Mặc dù cũng đã có
sự trao đổi với cán bộ văn thư song khi được hỏi thì họ cũng không được biết cụ
thể về vấn đề này.
Việc theo dõi kiểm tra việc giải quyết văn bản là thực sự cần thiết nhằm
nâng cao tính trách nhiệm của các phòng ban, các cá nhân trong giải quyết công
việc; đảm bảo công việc được giải quyết đúng thời hạn quy định. Đây cũng
chính là cơ sở để đánh giá hiệu suất, hiệu quả công việc trong UBND quận.
Tại UBND quận Thanh Xuân thì vấn đề theo dõi, kiểm tra việc giải quyết
văn bản trước hết thuộc về Chánh văn phòng HĐND-UBND quận. Chánh văn
phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến
Bùi Thị Hằng - KH7D 21
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
đúng theo yêu cầu nội dung và thời hạn quy định; đồng thời chịu trách nhiệm
trước lãnh đạo UBND quận về việc xử lý văn bản đến của chuyên viên các
phòng thuộc Văn phòng HĐND – UBND. Đối với cán bộ văn thư sẽ có nhiệm
vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến như: tổng số văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết… để báo
cáo cho Chánh văn phòng HĐND – UBND quận.

Qua số liệu thống kê của bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng HĐND-
UBND quận (trong 03 tháng đầu năm 2010):
- Tổng số văn bản đến: 1012 văn bản
- Số văn bản đến đã được giải quyết: 735 văn bản
- Số văn bản đang trong quá trình giải quyết: 202 văn bản
- Số văn bản đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết: 75 văn bản
* Lưu hồ sơ:
Mặc dù đã có những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn như: Công văn số
181/UBND – VP ngày 28 tháng 3 năm 2001 về việc hướng dẫn thực hiện công
tác văn thư – lưu trữ quận Thanh Xuân; Công văn 164/UBND – VP ngày 09
tháng 4 năm 2004 của UBND quận Thanh Xuân quy định những cơ quan đơn vị
phải nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quận (26 đơn vị)
Trên thực tế công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành tại
UBND quận Thanh Xuân chưa được quan tâm đúng mức, tình trạng tài liệu tồn
đọng và chậm trễ trong giao nộp vẫn còn khá phổ biến. Các phòng, ban, đơn vị
thường có thói quen giữ lại văn bản, tài liệu để tiện cho việc tra cứu thông tin có
trong tài liệu phục vụ cho họat động của đơn vị mình khi cần thiết. Vì vậy, lưu
trữ chỉ được thực hiện chủ yếu trên cơ sở lưu bản gốc các văn bản đi từ bộ phận
văn thư.
3. Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu
Tại UBND quận Thanh Xuân, công tác lưu trữ và bảo quản văn bản, tài
liệu đã được quan tâm, chú trọng, thể hiện ở sự chỉ đạo của UBND quận đối với
Bùi Thị Hằng - KH7D 22
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
công tác này: Công văn số 181/UB-VP ngày 28/3/2001 của UBND quận về
hướng dẫn thực hiện công tác văn thư – lưu trữ quận, Nội quy sô 25/VP, ngày
15/7/2001 của Văn phòng HĐND-UBND về việc quản lý, nghiên cứu, khai thác
tài liệu lưu trữ của quận Thanh Xuân; Công văn số 164/ VPngày 9/4/2004 về
việc thu nộp tài liệu lưu trữ; Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND-UBND
trong đó cũng quy định trách nhiệm của cán bộ văn thư – lưu trữ về công tác

quản lý văn thư – lưu trữ và chế độ lưu trữ hàng năm.
UBND quận Thanh Xuân không thành lập phòng lưu trữ riêng, do đó công
tác lưu trữ được giao cho một cán bộ văn thư tại phòng Văn thư kiêm nhiệm.
Theo Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 1/2/2005 của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ
quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp thì biên chế của bộ
phận văn thư, lưu trữ do Chủ tịch UBND quận, huyện quyết định theo thẩm
quyền trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp của mình. Tại UBND quận
Thanh Xuân, với tính chất đặc thù của một cơ quan hành chính nhà nước nên số
lượng, lọai văn bản hàng năm là rất lớn; hơn nữa vấn đề lưu trữ, bảo quản tài
liệu không chỉ có giá trị hiện hành mà còn phục vụ cho nhu cầu sử dụng trong
tương lai. Vì vậy, việc bố trí 01 cán bộ văn thư kiêm lưu trữ vừa gây áp lực cho
cán bộ văn thư vì phải ôm đồm quá nhiều công việc, từ đó cũng gây ra những
hạn chế trong việc đảm bảo chất lượng của công tác này.
Hiện nay, kho lưu trữ của UBND quận Thanh Xuân được bố trí ở tầng 5,
gồm 4 phòng với diện tích 16 m
2
/ phòng, có cửa thông gió thoáng mát và trang
thiết bị trong phòng gồm có: 01 máy điều hòa nhiệt độ, 01 quạt cây, 01 bàn dài
và các ghế ngồi, Giá đề tài liệu bằng kim loại, Tủ đựng tài liệu bằng kim loại,
Bảng nội quy bảo quản và cho mượn tài liệu.
* Thành phần, nội dung tài liệu
Phông lưu trữ quận Thanh Xuân được hình thành từ khi quận được thành
lập ngày 22/11/1996. Phông lưu trữ quận được chia thành 2 nhóm tài liệu chính
Bùi Thị Hằng - KH7D 23
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
là nhóm tài liệu của HĐND quận và nhóm tài liệu của UBND quận. Tài liệu
phông lưu trữ quận được phân loại theo phương án thời gian – mặt họat động.
Trong nhóm tài liệu của UBND quận gồm tài liệu quản lý nhà nước và tài
liệu hành chính thông thường, đựơc chia thành các nhóm nhỏ hơn theo mặt hoạt

động bao gồm: Nhóm tài liệu tổng hợp, nhóm tài liệu nội chính, nhóm tài liệu tài
chính – thương mại, nhóm tài liệu công nghiệp, nhóm tài liệu văn hóa – xã hội.
Từ các nhóm lớn trên thì tài liệu lại được phân thành các nhóm nhỏ hơn
(nhóm nhỡ). Ví dụ: nhóm tài liệu tổng hợp có 08 nhóm nhỡ, gồm:
+ Nhóm tài liệu công tác lãnh đạo, chỉ đạo của UBND quận
+ Nhóm tài liệu quy hoạch, kế hoạch
+ Nhóm tài liệu thống kê
+ Nhóm tài liệu đầu tư
+ Nhóm tài liệu đối ngoại
+ Nhóm tài liệu thi đua, khen thưởng
+ Nhóm tài liệu hành chính
+ Nhóm tài liệu các tổ chức đoàn thể trong quận
Nội dung của các tài liệu tại lưu trữ quận rất đa dạng, bao gồm các nội
dung liên quan đến tất cả các lĩnh vực quản lý: tổ chức; cán bộ, công chức; xây
dựng – địa chính; y tế; văn hóa; xử phạt hành chính; môi trường…
* Khối lượng tài liệu được bảo quản tại lưu trữ quận
Kết quả khảo sát tổng thể như sau:
- Tổng số tài liệu trong kho: 12 mét giá tài liệu
- Tổng số hộp tài liệu: 97 hộp. Trong đó chủ yếu là các hộp tài liệu của
khối văn phòng HĐND-UBND (60 hộp), phòng Kinh tế (21 hộp), phòng Lao
động – Thương binh xã hội (07 hộp),…Các phòng, ban còn lại tuy được quy
định phải nộp tài liệu vào lưu trữ song vẫn chưa thực hiện nghiêm túc quy định
nên số lượng các hộp tài liệu của các đơn vị này rất ít hoặc còn trống.
Bùi Thị Hằng - KH7D 24
Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân
- Số lượng các tập tài liệu được tăng dần qua các năm. Ví dụ: tập Quyết
định từ năm 1997 đến năm 2008 gồm:
+ 1997 – 2001: 02 hộp/ năm + 2006: 05 hộp
+ 2002 – 2004: 04 hộp/ năm + 2007: 06 hộp
+ 2005 : 04 hộp + 2008: 07 hộp

- Các công cụ tra cứu năm 2008: Tổng số sổ đăng ký hồ sơ gồm 12 quyển,
trong đó:
+ Sổ công văn đi : 07 quyển
+ Số công văn đến: 05 quyển
* Tổ chức khoa học và sử dụng tài liệu
Thời gian trước năm 2004 (trước khi ứng dụng phần mềm Quản lý công
văn – hồ sơ công việc V1.5), tài liệu lưu trữ được sắp xếp theo lĩnh vực và có
mối liên hệ với nhau.
Ví dụ: Tập lưu Quyết định năm 1998 được tổ chức lưu trữ như sau:
- Tập Quyết định tiếp nhận và phân công công tác: khảo sát từ số 01 - 44,
tổng số tờ là 44
- Tập Quyết định về đi học – nghỉ công tác – hưởng chế độ: khảo sát từ số
01 - 26, tổng số tờ là 26
- Tập Quyết định bổ nhiệm: từ số 01 - 16, tổng số tờ là 16
- Tập Quyết định thành lập các Hội – Ban chỉ đạo: từ số 01 - 47, tổng số
tờ là 64…
Từ khi triển khai ứng dụng Chương trình quản lý Công văn – Hồ sơ công
việc V1.5 vào quản lý văn bản tại phòng Văn thư, do hồ sơ không được biên
mục nên các văn bản khi được nộp vào lưu trữ hiện hành cũng như phòng lưu
trữ quận được thực hiện trên cơ sở tên loại và số đi, đến của văn bản mà không
quan tâm đến giá trị của tài liệu đó là như thế nào, thuộc lĩnh vực nào. Điều này
đã ít nhiều ảnh hưởng đến việc tra tìm, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Bùi Thị Hằng - KH7D 25