Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại trường đại học sài gòn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ MAI SA

TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành Lưu trữ học

Thành phố Hồ Chí Minh - Năm 2019

 

 


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ MAI SA

TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8.32.03.03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. LÊ VĂN IN

Thành phố Hồ Chí Minh - 2019

 

 


LỜI CAM ĐOAN
Luận văn này là cơng trình nghiên cứu của tôi, với sự hướng dẫn của TS.Lê
Văn In. Tôi xin cam đoan các số liệu sử dụng trong luận văn là trung thực, có nguồn
gốc và xuất xứ.

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 9 năm 2019
Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Mai Sa

 

 


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thiện luận văn “Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học
Sài Gòn”, lời đầu tiên tôi xin chân thành cảm ơn TS.Lê Văn In, người đã tận tình
chỉ dẫn và giúp đỡ tơi trong suốt q trình nghiên cứu, thực hiện và hồn thành luận
văn;

Tơi xin trân trọng cảm ơn thầy cơ giáo Bộ mơn Lưu trữ học – Quản trị văn
phịng, phịng Đào tạo sau đại học và các thầy cơ giáo trực tiếp quản lý, giảng dạy
các chuyên đề, các nhà khoa học trong hội đồng chấm luận văn tốt nghiệp đã tạo
điều kiện, đóng góp ý kiến cho tơi trong suốt q trình học tập và hồn thiện luận
văn;
Tơi cũng xin trân trọng cám ơn Ban Giám hiệu, Văn phòng, phòng Tổ chức
Cán bộ, lãnh đạo các phòng, ban, khoa của trường Đại học Sài Gòn đã cung cấp số
liệu, thơng tin liên quan đến đề tài và đóng góp nhiều ý kiến q báu;
Tơi cũng xin ghi nhận sự động viên, giúp đỡ của gia đình, anh em, bạn bè
đồng nghiệp đã động viên, giúp đỡ tôi trong q trình học tập, nghiên cứu và hồn
thành luận văn;
Bản thân đã hết sức cố gắng, nhưng chắc chắn luận văn tốt nghiệp cũng khơng
thể tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được nhiều ý kiến góp ý, chỉ dẫn và
giúp đỡ.
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2019
Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Mai Sa
 

 

 


MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Lời cảm ơn
Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt
MỞ ĐẦU

.................................................................................................................1

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC
QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ NÓI CHUNG VÀ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC, CAO ĐẲNG NÓI RIÊNG. ...........................11
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ...............................................11
1.1.1. Tài liệu lưu trữ ..........................................................................................11
1.1.2. Công tác lưu trữ ........................................................................................14
1.1.3. Phông lưu trữ ............................................................................................15
1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ..............................................16
1.2.1. Văn bản pháp lý ........................................................................................16
1.2.2. Quy định pháp lý ......................................................................................20
1.3. Sự cần thiết phải quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại Trường Đại
học Sài Gòn ......................................................................................................26
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại
Trường Đại học Sài Gòn...................................................................................28
1.4.1. Nhận thức, quan niệm của cán bộ quản lý, cán bộ viên chức về công
tác quản lý tài liệu lưu trữ ........................................................................28
1.4.2. Năng lực, trình độ, tay nghề của cán bộ viên chức...................................29
1.4.3. Cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật hiện đại ..................................................29
1.4.4. Công tác thanh tra, kiểm tra ......................................................................29
1.5. Kinh nghiệm tổ chức quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của trường
Cao đẳng Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh và bài học kinh nghiệm cho
trường Đại học Sài Gòn. ...................................................................................29

 

 


1.5.1. Kinh nghiệm tổ chức quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của
trường Cao đẳng Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh ..................................29
1.5.2. Bài học kinh nghiệm cho trường Đại học Sài Gòn. ..................................32
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN .............................35
2.1. Khái quát về Trường Đại học Sài Gòn..............................................................35
2.1.1 Khái quát về lịch sử phát triển của trường Đại học Sài Gòn .....................35
2.1.2. Sứ mệnh, chức năng nhiệm vụ..................................................................35
2.1.3. Quy mô đào tạo .........................................................................................35
2.1.4. Cơ cấu tổ chức ..........................................................................................36
2.2. Thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại trường Đại học Sài Gòn ...........38
2.2.1. Số lượng, thành phần, nội dung hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt
động tại trường Đại học Sài Gịn. ............................................................38
2.2.2. Cơng tác chỉ đạo và tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại trường Đại học
Sài Gịn.....................................................................................................47
2.3. Nhận xét, đánh giá về cơng tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại trường
Đại học Sài Gòn ................................................................................................61
2.3.1. Ưu điểm ....................................................................................................61
2.3.2. Hạn chế .....................................................................................................61
2.3.3. Nguyên nhân .............................................................................................63
Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHẦN NÂNG
CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC
QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC
SÀI GỊN...............................................................................................68
3.1. Phương hướng hồn thiện cơng tác quản lý tài liệu lưu trữ tại trường Đại
học Sài Gòn. .....................................................................................................68
3.2. Giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác tổ

chức quản lý tài liệu lưu trữ tại trường Đại học Sài Gòn .................................72
3.2.1. Nâng cao ý thức pháp luật và nhận thức của cán bộ, chuyên viên về công
tác quản lý tài liệu lưu trữ ............................................................................72

 

 


3.2.2. Hoàn thiện hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về tổ chức quản lý
tài liệu lưu trữ tại trường Đại học Sài Gịn...................................................74
3.2.3. Kiện tồn tổ chức, tuyển dụng, bố trí cán bộ hợp lý, tăng cường công tác
đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ ............74
3.2.4. Đầu tư kinh phí, xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại và đẩy
mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ...77
3.2.5. Hồn thiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ trong cơng tác quản lý tài liệu lưu
trữ tại Trường Đại học Sài Gịn...................................................................80
3.2.6. Tăng cường cơng tác kiểm tra, đánh giá về công tác quản lý tài liệu lưu
trữ tại trường Đại học Sài Gòn ...................................................................110
3.3. Một số kiến nghị..............................................................................................111
KẾT LUẬN .............................................................................................................116
TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................119
PHỤ LỤC

 

 


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

 

Chữ viết tắt

Chữ đầy đủ

TLLT

Tài liệu lưu trữ

UBND

Ủy ban nhân dân

QPPL

Quy phạm pháp luật

VTLT

Văn thư, lưu trữ

VTLTNN

Văn thư lưu trữ Nhà nước

ĐH

Đại học

CĐ

Cao đẳng

GD&ĐT

Giáo dục và Đào tạo

BGDĐT

Bộ Giáo dục và Đào tạo

ĐHQG

Đại học Quốc gia

ĐHSG

Đại học Sài Gòn

BGH

Ban Giám hiệu

CBVC

Cán bộ viên chức

CBQL

Cán bộ quản lý

KT&KĐCLGD

Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục

TTPC

Thanh tra pháp chế

CNTT

Công nghệ thông tin

 


1

MỞ ĐẦU
1. Lý do nghiên cứu đề tài
Tài liệu lưu trữ có giá trị về chính trị, qn sự, kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã
hội, khoa học, kỹ thuật được hình thành trong q trính hoạt động của các cơ quan
Đảng, Nhà nước, là một trong những phương tiện thơng tin chính xác và có hiệu quả
nhất, phục vụ đắc lực cho yêu cầu lãnh đạo công tác hàng ngày, là những chứng cứ
đáng tin cậy nhất phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn lâu
dài. (Học viện Hành chính quốc gia,1998, tr.1052).
Khi nói về cơng tác Văn thư – Lưu trữ trong hoạt động quản lý nhà nước của
Bộ Nội vụ, Phó Thủ tướng Trương Hịa Bình đã nhấn mạnh: “Cần tập trung quan

tâm đặc biệt là lưu trữ các tư liệu (tài liệu lưu trữ chung, giữ gìn bảo quản các tư liệu
quý có từ mấy trăm năm nay… Đây là hồn phách của dân tộc, là kinh nghiệm của
quá khứ. Nó vừa là kiến thức, vừa có giá trị lịch sử, vừa là những bài học kinh
nghiệm mà chúng ta phải tuyên truyền cho tốt, phổ biến cho tốt, giáo dục cho tốt để
nâng cao truyền thống và tự hào dân tộc”( Đặng Thanh Tùng, 2018),tr.4-6). Nội
dung chỉ đạo nói trên là cả một triết lý và giá trị nhân văn sâu sắc xuyên suốt hoạt
động của ngành Lưu trữ. Triết lý và giá trị nhân văn ấy xuất phát từ tư duy coi tài
liệu lưu trữ, nhất là tài liệu quý hiếm – di sản của nhân loại là “hồn phách của dân
tộc”, là “kiến thức” và “bài học kinh nghiệm” quý báu của cha ông từ ngàn xưa để lại
nên phải “quan tâm, gìn giữ và phát huy giá trị để góp phần nâng cao tầm vóc quốc
gia”.
Tài liệu lưu trữ phản ánh tiến trình lịch sử hàng nghìn năm văn hiến của dân tộc
Việt Nam, có giá trị to lớn về mọi mặt. Việc tổ chức quản lý đảm bảo tính khoa học,
an tồn và sử dụng tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao sẽ góp phần to lớn vào công cuộc
xây dựng và bảo vệ đất nước. Ngay từ khi nước Việt Nam dân chủ cơng hịa mới ra
đời, Đảng và Nhà nước ta quan tâm, chỉ đạo thực hiện về vấn đề này. Những năm
tiếp theo, Chính phủ, các Bộ, các Ngành, UBND các cấp, các cơ quan, tổ chức thuộc
nhà nước ngày càng quan tâm hơn đến công tác lưu trữ và đã đạt được một số thành
tích đáng kể. Một số văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực lưu trữ được ban hành
như Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của


2

Quốc hội, Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi
tiết một số điều của Luật Lưu trữ… Đây là điều kiện thuận lợi để đưa hoạt động lưu
trữ của các cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp, dần dần khắc phục được những hạn chế,
tồn tại. Đặc biệt, giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuận
lợi hơn, góp phần bảo quản an toàn tài liệu và đáp ứng ngày càng tốt hơn hoạt động
quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức cũng như yêu

cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội.
Trường Đại học Sài Gòn được thành lập theo Quyết định số 478/QĐ-TTg ngày
25/04/2007 của Thủ thướng Chính phủ. Được nâng cấp từ Trường Cao đẳng Sư
phạm đơn ngành trở thành trường đại học đa lĩnh vực, đa ngành, đa cấp. Trường Đại
học Sài Gòn cũng như các cơ quan, đơn vị khác vẫn còn tồn tại nhiều bất cập trong
công tác văn thư, lưu trữ. Trong một thời gian dài việc thực hiện quy định của Nhà
nước về công tác văn thư, lưu trữ đang đặt ra nhiều yêu cầu cấp bách, cần được khắc
phục, đặc biệt là công tác quản lý tài liệu lưu trữ còn nhiều hạn chế, thực hiện chưa
nghiêm túc. Một số đơn vị, cá nhân khai thác tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức
chưa đúng quy trình, chưa được sự cho phép của người đứng đầu cơ quan, tổ chức,
tài liệu sau khi khai thác không trả lại đúng vị trí ban đầu, đặc biệt nhiều tài liệu
khơng được lưu trữ đầy đủ hoặc tự ý tiêu hủy trái phép khi hết nhiệm kỳ cơng tác dẫn
đến tình trạng tài liệu thất lạc, mất mát gây khó khăn cho cơng tác quản lý, tra tìm tài
liệu. Trường chưa thực hiện bước lập hồ sơ công việc trong công tác lưu trữ hiện
hành; hồ sơ, tài liệu trước đây phần lớn cịn trong tình trạng lộn xộn, bó gói, tích
đống, tài liệu còn nằm rải rác ở các cơ sở, các phịng ban của trường mà chưa có một
kho lưu trữ chuyên dụng cho toàn trường, các khâu nghiệp vụ như thu thập, phân
loại, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu hoàn tồn chưa
thực hiện được vì thế tài liệu có giá trị chưa được lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ lịch
sử theo đúng quy định của pháp luật; đồng thời nhận thức, trách nhiệm và công tác
tuyên truyền phổ biến các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế,
chậm triển khai hoặc triển khai còn chung chung, hình thức; cơng tác khai thác, sử
dụng hồ sơ tài liệu còn tùy tiện, thiếu nghiêm túc, chưa tuân thủ quy trình, quy định
của pháp luật; việc đầu tư cơ sở vật chất, kinh phí nhằm bảo quản an toàn tài liệu


3

chưa được quan tâm đúng mức; việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác lưu
trữ rất kém…

Những hạn chế đó mang lại khơng ít khó khăn, gây ảnh hưởng đến chất lượng
quản lý, chất lượng học tập, giảng dạy và quá trình phát triển của Trường. Việc
nghiên cứu để tìm ra một phương án tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ một cách
khoa học, hợp lý, hiệu quả là một vấn đề thực tế đã được nhiều cơ quan, tổ thức
thuộc nhiều ngành quan tâm. Là người được đào tạo về chuyên ngành Lưu trữ học,
trong q trình cơng tác tại trường Đại học Sài Gịn, tơi nhận thấy đây là một vấn đề
mới, chưa có tác giả nào nghiên cứu, nếu giải quyết được những vấn đề trên, cụ thể
là đề xuất được một số giải pháp khoa học, hợp lý, khả thi sẽ là một đóng góp lớn
cho trường Đại học Sài Gịn về công tác lưu trữ, sẽ tạo điều kiện hỗ trợ cho các khâu
nghiệp vụ lưu trữ về sau. Việc tổng kết được những kết quả, những tồn tại, hạn chế
cần khắc phục, từ đó rút được ra những bài học kinh nghiệm là một nhu cầu cần thiết
nhằm giúp cho những người làm công tác quản lý trong và ngồi trường tham khảo
và hồn thiện chính sách quản lý hành chính nói chung nhất là cơng tác kiểm định
chất lượng giáo dục gắn với công tác văn thư lưu trữ tại trường đại học nói riêng, góp
phần cải cách những thủ tục hành chính, kiện tồn cơng tác văn phịng theo hướng
văn phịng hiện đại thời cách mạng cơng nghiệp 4.0. Vì những lý do nêu trên, chúng
tơi chọn đề tài “ Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại trường Đại học Sài Gòn” để
nghiên cứu.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về công tác văn thư - lưu trữ nói chung và tổ chức quản lý tài liệu
lưu trữ đã được rất nhiều nhà khoa học, nhà lý luận, nhà hoạt động thực tiễn quan
tâm. Tại Việt Nam, cho đến nay đã có nhiều cơng trình nghiên cứu về lĩnh vực này
như các cơng trình nghiên cứu khoa học, giáo trình về cơng tác văn thư lưu trữ; các
bài viết trên báo, tạp chí; các luận văn thạc sĩ; khóa luận tốt nghiệp,... có liên quan
đến đề tài lưu trữ và hoạt động tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ.
Trong quá trình thực hiện luận văn này, tác giả đã được tiếp cận với nhiều tài
liệu, cơng trình nghiên cứu khác nhau có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến vần
đề tác giả đang nghiên cứu. Đây là nguồn tài liệu hết sức phong phú và cần thiết giúp

4

tác giả định hướng, chọn lọc tiếp thu những kết quả, cũng như những bài học quý
báu trong quá trình thực hiện luận văn của mình. Một số luận văn thạc sĩ liên quan
đến công tác văn thư, lưu trữ trong trường học:
- Luận văn thạc sĩ, chuyên ngành Lưu trữ học, Đại học khoa học xã hội và Nhân
văn thành phố Hồ Chí Minh, “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn
thư, lưu trữ tại các trường Cao đẳng cơng lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh” năm
2017 của tác giả Lê Phương Bình. Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về công tác văn
thư, lưu trữ tại một số trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh, từ đó
đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện và nâng cao chất lượng cơng tác văn thư,
lưu trữ tại các trường này.
- “Quá trình quản lý và tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của trường Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn - ĐHQG thành phố Hồ Chí Minh từ năm 1996- 2010”
– Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lịch sử Việt Nam của tác giả Phạm Nguyễn
Phương Quỳnh bảo vệ tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thành phố
Hồ Chí Minh năm 2012, luận văn tuy đề cập tới lĩnh vực văn thư, lưu trữ nhưng tiếp
cận vấn để ở góc độ chuyên ngành lịch sử. Trong luận văn, tác giả nghiên cứu về quá
trình phục dựng, quá trình chỉ đạo, quản lý của nhà nước, của các cơ quan chủ quản
cấp trên, của lãnh đạo trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đối với công tác
văn thư, lưu trữ của trường giai đoạn từ 1996 – 2010; Tổng kết, đánh giá những kết
quả đạt được, tìm ra những tồn tại, hạn chế trong cơng tác văn thư, lưu trữ; góp thêm
ý kiến, giải pháp để các cấp có thẩm quyền và các nhà quản lý có thể tham khảo
trong q trình xây dựng, hồn thiện chính sách, biện pháp quản lý cơng tác văn thư,
lưu trữ tại trường đại học nói chung và trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
nói riêng.
- “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các trường Cao đẳng: Thực trạng
và một vài đề xuất”, của tác giả Hồng Văn Thanh (2009), thơng qua việc nghiên
cứu lý luận, pháp lý của công tác lưu trữ; nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu
tổ chức của trường cao đẳng; khảo sát, đánh giá tình hình thực tế về cơng tác lưu trữ

hướng tới việc nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu
quả công tác lưu trữ trong các trường Cao đẳng, đã làm rõ hơn nhận thức về công tác


5

lưu trữ tại các trường này.
- “Đào tạo cán bộ văn thư, lưu trữ bậc Cao đẳng trong các trường Cao đẳng –
thực trạng và giải pháp” của tác giả Tạ Thị Liễu (2013), luận văn tập trung vào
nghiên cứu nhu cầu và sự cần thiết của việc đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ
bậc CĐ của nước ta hiện nay; làm rõ thực trạng về đào tạo nguồn nhân lực này qua
nghiên cứu, khảo sát tình hình đào tạo bậc CĐ chuyên ngành Hành chính văn thư,
Văn thư Lưu trữ, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng tại trường ĐH Nội vụ Hà Nội,
trường CĐ sư phạm Trung ương, trường CĐ sư phạm Kon Tum từ năm 2006 – 2013,
từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực văn
thư, lưu trữ bậc CĐ trong thời gian tới.
- “Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ quản lý đào
tạo ở Học viện Báo chí và tuyên truyền” của tác giả Nguyễn Thúy Hà (2006), tác giả
đã khảo sát tình hình tổ chức, quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản ở Học
viện Báo chí và tuyên truyền; trên cơ sở thực trạng từ đó đề xuất một số giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản
phục vụ cho hoạt động quản lý, đào tạo tại Học viện.
- “Quản lý văn bản và tài liệu lưu trữ trong các trường Mầm non”, luận văn
thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ học của tác giả Tào Thị Duyên (2016), bảo vệ tại trường
ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn – ĐHQG Hà Nội. Luận văn nghiên cứu, tìm hiểu
những quy định hiện hành về quản ý văn bản, tài liệu lưu trữ có liên quan đến trường
Mầm non; giới thiệu về thành phần, nội dung, ý nghĩa của hồ sơ, tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của trường Mầm non; trên cơ sở khảo sát, đánh giá thực
trạng, tác giả đề ra các giải pháp để các trường Mầm non quản lý tốt hơn văn bản và
tài liệu lưu trữ.

- Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản lý Hành chính cơng, Học viện Hành
chính thành phố Hồ Chí Minh với đề tài “Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
tại các trường cao đẳng công lập ở thành phố Hồ Chí Minh” năm 2013 của tác giả
Nguyễn Thị Ái Chi. Trên cơ sở nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý, tình hình quản
lý nhà nước đối với cơng tác lưu trữ nói chung, cơng tác lưu trữ tại các trường cao
đẳng công lập ở thành phố Hồ Chí Minh nói riêng, tác giả đưa ra những nhận xét về


6

ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản lý nhà
nước đối với công tác lưu trữ tại các trường CĐ công lập thuộc thành phố Hồ Chí
Minh.
Đặc biệt, tại trường Đại học Sài Gịn, có cơng trình nghiên cứu của Huỳnh Hữu
Đức (2011), “Một số giải pháp quản lý nâng cao chất lượng cơng tác văn thư tại
Trường Đại học Sài Gịn”, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý giáo dục, ĐH Sài
Gòn. Luận văn của tác giả Huỳnh Hữu Đức mặc dù chỉ nghiên cứu ở phạm vi công
tác văn thư của trường Đại học Sài Gòn nhưng trong luận văn có nghiên cứu cơ sở lý
luận và thực tiễn việc tổ chức quản lý công tác văn thư; khảo sát, đánh giá thực trạng
về việc tổ chức, quản lý công tác văn thư, chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác
văn thư, xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư ở
Trường Đại học Sài Gòn và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ
chức, quản lý, công tác bồi dưỡng độ ngũ cán bộ văn thư ở Trường Đại học Sài Gịn
mà tơi có thể kế thừa.
Bên cạnh đó cịn có các bài viết khoa học về công tác văn thư, lưu trữ được công
bố trên tạp chí, tập san:
- Nguyễn Trọng Biên (2002). Những điều cần bàn về công tác lưu trữ ở trường
Đại học. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, (5);
- Nguyễn Trọng Biên (2003). Một số cơ sở lý luận lưu trữ học với vấn đề thu
thập tài liệu đưa vào lưu trữ ở các trường Đại học. Tap chí Lưu trữ Việt nam , (5);

- Nguyễn Thị Kim Bình (2018). Thực tiễn xây dựng và ban hành bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành của các cơ quan và vấn đề đặt ra đối với ngành
lưu trữ. Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (2),12;
- Lê Văn In – Nguyễn Thị Bưởi (2017). Công tác đào trạo và bồi dưỡng đội ngũ
cán bộ, công chức, viên chức VTLT tại thành phố Hồ Chí Minh trong những năm
qua – Thực trạng và giải pháp khắc phục. Văn Thư – Lưu trữ Việt Nam, (7), 31;
- Nghiêm Kỳ Hồng (2006). Những chỉ đạo quan trọng đối với công tác lưu trữ ở
nước ta trong 20 năm đổi mới. Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (5);
- Vũ Thị Phụng (2017). Chuẩn hóa và đào tạo, bồi dưỡng trình độ chun mơn,
nghiệp vụ cho cán bộ, công chức các cơ quan quản lý nhà nước và văn thư, lưu trữ.


7

Văn Thư – Lưu trữ Việt Nam, (8), 29;
- Đặng Thanh Tùng (2018). TLLT là hồn phách của dân tộc, cần tiếp tục quan
tâm, giữ gìn và phát huy giá trị để góp phần nâng cao tầm vóc quốc gia. Văn Thư –
Lưu trữ Việt Nam, (1), 4;
- Hoàng Văn Thanh (2010). Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các trường
Cao đẳng: Thực trạng và một số đề xuất. Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (10);
Các công trình đã được cơng bố trên cho thấy các tác giả tiếp cận vấn đề về
công tác quản lý tài liệu lưu trữ ở nhiều góc độ khác nhau. Nhưng cho đến nay chưa
có cơng trình nào nghiên cứu về vấn đề “Công tác tổ chức quản lý và sử dụng hồ sơ
tài liệu lưu trữ ở Trường Đại học Sài Gịn”. Vì thế, đề tài này là cơng trình nghiên
cứu hồn tồn mới.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và pháp lý về công tác lưu trữ, đánh giá thực
trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại trường ĐHSG, từ đó đề xuất một số
giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu

trữ phục vụ sự lãnh đạo quản lý và hoạt động của trường ĐHSG.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu một cách có hệ thống cơ sở lý luận và pháp lý về công tác tổ chức
quản lý tài liệu lưu trữ nói chung và tổ chức công tác lưu trữ tại các trường đại học,
cao đẳng nói riêng.
- Khảo sát, đánh giá thực trạng về việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở Trường
Đại học Sài Gòn. Cụ thể là:
+ Nghiên cứu tổng quan về sự hình thành khối tài liệu trong quá trình hoạt
động của trường; số lượng, trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý và cán
bộ làm cơng tác lưu trữ; tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ; tình hình đầu tư cơ
sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ; công tác kiểm tra, khen
thưởng, kỷ luật trong hoạt động lưu trữ tại trường Đại học Sài Gòn.
- Đề xuất các giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công
tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý và học tập, giảng


8

dạy ở Trường Đại học Sài Gòn.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại
trường Đại học Sài Gịn.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Về mặt khơng gian: Đề tài thực hiện nghiên cứu khối tài liệu lưu trữ tại trường
Đại học Sài Gòn.
Về mặt thời gian: từ năm 2007 đến 2018 ( Năm 2007 là mốc thời điểm nâng cấp
từ Trường Cao đẳng sư phạm thành phố Hồ Chí Minh lên thành trường Đại học Sài
Gịn).
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, người viết kết hợp sử dụng xen kẽ các phương pháp
như:
- Phương pháp luận của lưu trữ học: Vận dụng nguyên tắc tính Đảng, nguyên
tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện, tổng hợp khi xem xét thành phần, nội dung tài liệu,
cơ sở lý luận vào việc xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung, phân loại và xây
dựng công cụ tra cứu cũng như trong việc đề xuất các giải pháp đổi mới, nâng cao
chất lượng, công tác lưu trữ của Nhà trường.
- Phương pháp phân tích chức năng: Vận dụng phương pháp này để đi sâu tìm
hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của trường ĐHSG để xác định nguồn gốc hình
thành và nội dung cơ bản của tài liệu lưu trữ tại trường ĐHSG.
- Phương pháp sử dụng bảng hỏi để điều tra khảo sát thực tế; phương pháp
phỏng vấn, lấy ý kiến chuyên gia: Bằng những phương pháp này tác giả sẽ tiếp nhận
được những thông tin từ những cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ, các giảng viên
và lãnh đạo Nhà trường một cách chính xác về tình hình thực tế công tác tổ chức
quản lý TLLT tại Trường. Ngồi ra người viết cịn sử dụng Phương pháp thống kê,
tổng hợp và phương pháp quan sát để thực hiện đề tài.
6. Đóng góp của đề tài
- Đề tài sẽ góp phần bổ sung và làm rõ hơn lý luận về công tác tổ chức quản lý


9

tài liệu lưu trữ; đồng thời khi áp dụng vào thực tiễn, người viết mong muốn các giải
pháp được thực hiện với phương châm: đơn giản, dễ thực hiện, không phức tạp hóa
khi tiến hành các khâu nghiệp vụ trên cơ sở đảm bảo lưu giữ được đầy đủ tài liệu có
giá trị phục vụ cho khai thác sử dụng hiện tại, đáp ứng yêu cầu thu thập, xử lý thơng
tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác để yểm trợ cho lãnh đạo đưa ra được các quyết
định đúng mang lại hiệu quả cao. Đặc biệt là đáp ứng được với cơng cuộc cải cách
hành chính, với mơ hình Chính phủ điện tử hiện nay, cũng như hướng tới việc phù
hợp với việc xây dựng mơ hình “văn phịng hiện đại” trong thời đại cách mạng công

nghiệp 4.0.
- Công tác lưu trữ tại trường Đại học Sài Gịn nhìn chung chưa thực hiện được
nên trên cơ sở khảo sát được tình hình quản lý tài liệu lưu trữ tại trường Đại học Sài
Gòn, tác giả đề xuất một số giải pháp có cơ sở khoa học, pháp lý và có tính khả thi
thì sẽ nâng cao được chất lượng về công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại trường
ĐHSG như: Xây dựng một bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ, đây sẽ là một
công cụ xác định tài liệu lưu trữ hữu ích, từ đó các đơn vị có thể xây dựng danh mục
hồ sơ, tài liệu lưu trữ hàng năm cho đơn vị mình, các cá nhân căn cứ vào đó tiến
hành lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ; đồng thời tạo điều kiện thuận
lợi để tiến hành các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như công tác thu thập, bổ
sung; phân loại, chỉnh lý; xác định giá tri tài liệu; thống kê tài liệu lưu trữ... sẽ là nền
tảng để đề xuất xây dựng một kho lưu trữ chuyên dụng đúng tiêu chuẩn cho toàn
trường. Đồng thời thơng qua kết quả thực tiễn này góp phần gắn kết, tạo điều kiện
nâng cao chất lượng cho một nhiệm vụ quan trọng của các trường đại học và cao
đẳng hiện nay là công tác kiểm định chất lượng giáo dục.
- Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên,
học viên thuộc chuyên ngành Lưu trữ và Quản trị Văn phịng trong q trình học tập
và nghiên cứu. Là cơ sở để trao đổi và tham mưu cho lãnh đạo nhà trường nhằm chấn
chỉnh công tác lưu trữ tại đơn vị.
7. Kết cấu đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, luận văn có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ


10

nói chung và tại trường đại học, cao đẳng nói riêng.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại trường Đại
học Sài Gòn.
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả

công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Sài Gòn.


11

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CƠNG TÁC
TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ NĨI CHUNG VÀ
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC, CAO ĐẲNG NÓI RIÊNG
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ
1.1.1. Tài liệu lưu trữ
1.1.1.1. Khái niệm
Tài liệu lưu trữ là kết quả hoạt động của một pháp nhân cụ thể, có nguồn gốc là
tài liệu văn thư (tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan), tuy
nhiên không phải tài liệu nào cũng là tài liệu lưu trữ, mà chỉ gồm những tài liệu có ý
nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… và được bảo quản trong các
kho, viện lưu trữ theo các yêu cầu, mục đích, đặc điểm, đặc thù và các nguyên tắc tổ
chức bảo quản và khai thác sử dụng nhất định. Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam, Hà
Nội, 1992:“Tài liêụ lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưạ chọn từ trong tồn bộ
khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đồn thể, xí nghiệp và cả cá
nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích
chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử,… của toàn xã hội” (tr.72).
Điều 2, khoản 3 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định:
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa
học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính;
trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp
pháp”. (tr.1).
Tài liệu lưu trữ có thể là tài liệu giấy, phim ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm
thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác.
“Tài liệu lưu trữ: Tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong tồn bộ tài liệu hình
thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, hoặc bản sao hợp pháp…” (Từ điển giải thích
nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Việt Nam, 2011, tr.346).
Có thể thấy có rất nhiều định nghĩa về TLLT, tuy nhiên tác giả thống nhất sử
dụng khái niệm: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ


12

tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong
kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, hoặc bản sao hợp pháp…” trong
cơng trình nghiên cứu này.
Như vậy, tài liệu lưu trữ dù ở loại hình nào thì cũng có ý nghĩa vơ cùng to lớn,
là di sản của dân tộc, là bằng chứng, là căn cứ phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm
tra, kiểm định chất lượng và xử lý vi phạm trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức. Vì tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính nên thơng tin trong tài liệu lưu
trữ là thơng tin cấp một, đóng góp một vai trị quan trọng trong việc cung cấp thơng
tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý và các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa,
khoa học lịch sử.. cho tồn xã hội. Vì vậy mà tài liệu lưu trữ cùa các cơ quan, tổ chức
cần được quản lý chặt chẽ và được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ của đơn vị.
1.1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ
- Chứa đựng thơng tin q khứ, đó là các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử,
những thành quả lao động sáng tạo của nhân dân ta trong các thời kỳ lịch sử, những
hoạt động của một nhà nước, một cơ quan hay một nhân vật tiêu biểu trong q trình
tồn tại…;
- Là bản chính, bản gốc của mọi văn bản. Chúng mang những bằng chứng thể
hiện độ chân thực cao, như bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu
của cơ quan, địa danh và ngày tháng làm ra tài liệu… Nhờ có đặc điểm này mà tài
liệu có giá trị đặc biệt, được trân trọng và bảo quản chu đáo để sử dụng trong quản lý
nhà nước, trong nghiên cứu khoa học và các mục đích khác;
- Là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các cá

nhân tiêu biểu, và có xuất xứ rõ ràng. Trong quá trình tồn tại và hoạt động các cơ
quan, tổ chức và cá nhân đã hình thành nên các tài liệu, là sản phẩm của hoạt động
quản lý, nghiên cứu khoa học hay sáng tác.. mà có.
- Tài liệu lưu trữ có chứa đựng nhiều bí mật quốc gia. Đó là những tài liệu về
hoạt động quốc phịng, an ninh; là các bí mật quân sự, chiến lược kinh tế, chính trị…
của quốc gia.
- Tài liệu lưu trữ có giá trị về nhiều mặt: chính trị, kinh tế, quân sự, khoa học kỹ
thuật, văn hóa xã hội và các giá trị khác… Khi xác định giá trị tài liệu thường dùng


13

khái niệm: giá trị lịch sử, khoa học, thực tiễn và các giá trị khác.
- Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản trong các lưu
trữ, tổ chức sử dụng theo những quy định chặt chẽ và các nguyên tắc khoa học
nghiệp vụ nhất định, ví như Nhà nước ban hành các văn bản quy định quản lý thống
nhất tài liệu lưu trữ; Nhà nước đầu tư kinh phí xây dựng hệ thống kho lưu trữ để bảo
quản, quản lý thống nhất tài liệu.
1.1.1.3. Các loại tài liệu lưu trữ
TLLT rất phong phú và đa dạng về loại hình, căn cứ vào nội dung, đặc điểm kỹ
thuật, các loại tài liệu lưu trữ thường được phân thành bốn loại:
- Tài liệu thành văn (tài liệu hành chính thơng thường, tài liệu quản lý hành
chính): Là khối tài liệu hình thành từ khi có chữ viết, được ghi trên các vật mang tin
khác nhau bao gồm các văn bản QPPL, văn bản hướng dẫn thi hành văn bản QPPL,
văn bản QLNN, văn bản cá biệt, văn bản hành chính thơng thường. Đây là loại tài
liệu phổ biến và nhiều nhất trong các cơ quan quản lý nhà nước.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật: Là tài liệu phản ánh các hoạt động về khoa học kỹ
thuật, chủ yếu là tài liệu của các cơ quan khoa học kỹ thuật, các trường đại học, các
cơ sở sản xuất, thiết kế xây dựng, giao thông vận tải… Bao gồm nhiều loại như đồ án
thiết kế các công trình xây dựng cơ bản; tài liệu thiết kế chế tạo máy; tài liệu về công

nghệ; tài liệu điều tra địa chất, địa hình; tài liệu khí tượng thủy văn, tài liệu sáng chế,
tài liệu phát minh;…
- Tài liệu nghe nhìn (ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình): Là tài liệu phản ánh
các sự kiện, hiện tượng trong đời sống xã hội bằng hình ảnh và âm thanh, gồm có âm
bản các bức ảnh, các cuốn phim chụp và quay về các sự kiện, hiện tượng có ý nghĩa
chính trị, văn hóa, khoa học lịch sử và những ý nghĩa khác; những băng đĩa ghi âm
ghi lại những bài nói, diễn văn của các vị lãnh đạo Đảng và Nhà nước…
- Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu
trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. Đây là một loại
hình tài liệu mới hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá
nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài liệu. Đây là loại


14

tài liệu ở dạng đặc biệt vì chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng các phương tiện kỹ thuật
và chương trình tương thích.
Từ bốn loại trên, có thể chia nhỏ thành các loại sau: Tài liệu ngôn ngữ học; tài
liệu chuyên môn nghiệp vụ; tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ; tài liệu văn học nghệ
thuật; tài liệu dân tộc học; tài liệu vật thật (hiện vật khảo cổ); Tài liệu truyền miệng;
tài liệu điện tử, tải liệu đặc biệt quý hiếm…
Để quản lý chặt chẽ và hiệu quả khối tài liệu trên, các nhà khoa học phải nghiên
cứu đặc điểm của mỗi loại hình tài liệu trên cơ sở đó đề ra những phương án phù hợp
cho từng loại tài liệu.
1.1.2. Công tác lưu trữ
1.1.2.1. Khái niệm
Công tác lưu trữ bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế
về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả TLLT phục
vụ cơng tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ

quan, tổ chức và cá nhân.
“Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm
thu thập, bảo quản an tồn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.”(Phan Đình Nham
và Bùi Loan Thùy, 2015, tr,26).
1.1.2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ
Nội dung công tác lưu trữ bao gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ
như sau:
- Hoạt động quản lý: Biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản
lý trình nhà nước ban hành; tổ chức hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các quy định
của Nhà nước về công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học công nghệ và hợp tác
quốc tế về lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ công tác lưu trữ.
- Hoạt động nghiệp vụ: Phân loại, chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ;
xác định giá trị của tài liệu lưu trữ; thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ;
thống kê tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Nhiệm vụ của công tác lưu trữ:
- Tổ chức, thu thập, bổ sung, bảo vệ hoàn chỉnh và an tồn tài liệu Phơng lưu


15

trữ quốc gia Việt Nam;
- Tổ chức lao động khoa học và tổ chức sử dụng có hiệu quả TLLT để phục vụ
công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.
1.1.2.3. Vai trị, tầm quan trọng của công tác lưu trữ
Chức năng của công tác lưu trữ là bảo quản hoàn chỉnh, an toàn tài liệu lưu trữ
và tổ chức khai thác sử dụng nó phục vụ các mục đích quản lý xã hội, nghiên cứu
khoa học, chính trị, kinh tế, văn hóa và các nhu cầu chính đáng của cơng dân nên
cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng trong đời sống xã hội của mỗi quốc gia.
Cơng tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách hành chính. Làm tốt công
tác lưu trữ, phục vụ kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ góp phần đảm bảo cho các

hoạt động của nền hành chính nhà nước được thơng suốt.
Trên thực tế, cơng tác lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động chính trị, kinh
tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật và các nhu cầu chính đáng của tổ chức, cá nhân trong
tồn xã hội. Vì thế, tầm quan trọng của công tác lưu trữ càng được nhấn mạnh:
- Phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Cung cấp những tài
liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, đảm bảo thông tin chính xác phục vụ các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội;
- Nâng cao hiệu suất cơng việc của cán bộ, công chức, viên chức, đáp ứng kịp
thời yêu cầu của tổ chức, cá nhân;
- Góp phần giữ gìn những tài liệu, tư liệu có giá trị phục vụ việc thanh tra, kiểm
tra, giám sát; tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân;
- Góp phần bảo vệ bí mật quốc gia cũng như bí mật những thơng tin có liên
quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
1.1.3. Phông lưu trữ
Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam (1992), Phơng lưu trữ là “Khối tài liệu hình
thành trong q trình hoạt động của một cơ quan, một tập thể hoặc một cá nhân có
giá trị lịch sử được thu thập và bảo quản trong kho lưu trữ” (tr.67).
Phông lưu trữ cơ quan là tồn bộ tài liệu hình thành trong q trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được


16

lựa chọn đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ.
Như vậy, từ những định nghĩa trên, Phông lưu trữ trường Đại học Sài Gịn có
thể được hiểu như sau: Phơng lưu trữ trường Đại học Sài Gịn là tồn bộ tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của trường Đại học Sài Gịn, có giá trị lâu dài
và vĩnh viễn được lựa chọn đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ.
1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ

1.2.1. Văn bản pháp lý
Để thực hiện tốt công tác quản lý tài liệu lưu trữ cần có hệ thống các văn bản
QPPL quy định những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc.
Hệ thống các văn bản này sẽ là hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện đúng
các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về việc quản lý và
phát triển ngành lưu trữ, cũng như góp phần thể hiện nguyên tắc quản lý thống nhất
về cơng tác lưu trữ nói chung và hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ nói riêng trên
phạm vi tồn quốc.
1.2.1.1. Các văn bản của Trung ương
Cho đến nay nước ta đã xây dựng được một hệ thống văn bản khá đầy đủ, quy
định những điều cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước về cơng tác lưu trữ, bao
gồm:
- Trước khi có Luật Lưu trữ thì văn bản có giá trị pháp lý cao nhất ngành lưu trữ
là Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04/04/2001 của Ủy
ban thường vụ Quốc hội;
- Sau đó Chính phủ đã ban hành Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004
quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
- Văn bản 262/LTN -NVTW ngày 12/06/2001 của Cục Lưu trữ nhà nước hướng
dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nước thuộc diện nộp
lưu vào các trung tâm lưu trữ quốc gia;
- Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế
độ thu, nộp, quản lý, sử dụng kinh phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước về việc ban hành Bảng hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;


17

- Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lịch sử các

cấp;
- Công văn 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan;
- Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04/10/2005 của Bộ Nội vụ về việc phụ cấp
độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ;
- Quyết định số 37/2006/QĐ-BTC ngày 11/7/2006 của Bộ tài chính Ban hành
Bảng giá dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ nền giấy tiếng Việt;
- Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc
giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà
nước;
- Thơng tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 về Bộ Nội vụ hướng dẫn xác
định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp;
- Văn bản số 879/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2006 của Cục văn thư và Lưu
trữ hướng dẫn việc tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan nhà nước, tổ
chức chính trị-xã hội-nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế nhà nước và đơn vị
vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức);
- Chỉ thị 05/2007/CT-CP ngày 02/03/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng
cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về
kho lưu trữ chuyên dụng;
- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;
- Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ nội bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBNB các cấp;