Bảo quản tài liệu trong thư viện đại học trực thuộc đại học quốc gia thành phố hồ chí minh đề tài sinh viên nghiên cứu khoa học cấp trường 2011

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THƯ VIỆN - THƠNG TIN HỌC

CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN
CẤP TRƯỜNG NĂM 2011

Tên cơng trình:

BẢO QUẢN TÀI LIỆU TRONG THƯ VIỆN ĐẠI HỌC
TRỰC THUỘC ĐẠI HỌC QUỐC GIA
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Sinh viên thực hiện:
Chủ nhiệm

:

Tơ Sanya Minh Kha

(Nam, Lớp K24A, Năm thứ 3)

Thành viên

:

Vũ Thị An

(Nữ, Lớp K24A, Năm thứ 3)

Lê Hoàng Lâm

(Nam, Lớp K24A, Năm thứ 3)

Lê Thị Thanh Tươi

(Nữ, Lớp K24A, Năm thứ 3)

Nguyễn Thị Vui

(Nữ, Lớp K24A, Năm thứ 3)

Người hướng dẫn: TS.GV Nguyễn Hồng Sinh, Khoa Thư viện- Thông tin học,
trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.


BẢNG QUY ƯỚC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CSDL: Cơ sở dữ liệu
ĐHQG-HCM: Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
ĐH KHTN: Đại học Khoa học Tự nhiên
KHXH & NV: Khoa học Xã hội và Nhân văn
Tp.HCM: Thành phố Hồ Chí Minh.


MỤC LỤC

Tóm tắt cơng trình............................................................................................... 1
Phần mở đầu........................................................................................................ 2
1. Tính cấp thiết của đề tài..................................................................................... 2
2. Tình hình nghiên cứu đề tài ............................................................................... 2

3. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài ....................................................................... 3
4. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu ......................................................... 3
5. Giới hạn của đề tài............................................................................................. 4
6. Đóng góp mới của đề tài.................................................................................... 4
7. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn .................................................................. 4
8. Kết cấu đề tài..................................................................................................... 5
Chương 1: Những vấn đề chung về bảo quản tài liệu ........................................ 7
1.1. Khái niệm, vai trò và ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu.......................... 7
1.1.1. Khái niệm ........................................................................................... 7
1.1.2. Vai trò và ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu ............................... 9
1.2. Bản chất của tài liệu ..................................................................................... 10
1.2.1. Tài liệu truyền thống.......................................................................... 10
1.2.2. Tài liệu dạng khác ............................................................................. 12
1.3. Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu ............................................................... 14
1.3.1. Nguyên nhân bên trong ..................................................................... 14
1.3.2. Nguyên nhân bên ngoài ..................................................................... 15
1.4 Phương pháp chung bảo quản vốn tài liệu ................................................... 18
Chương 2: Công tác bảo quản tài liệu tại các thư viện trong hệ thống Thư
viện Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh ........................... 24
2.1. Thực trạng tài liệu tại các thư viện trong hệ thống thư viện Đại học Quốc
gia Thành phố Hồ Chí Minh ........................................................................ 24


2.1.1.

Thư viện trung tâm Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh ...... 25

2.1.2.

Thư viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn ........................... 27

2.1.3.

Thư viện Đại học Khoa học Tự nhiên ............................................ 31

2.1.4.

Thư viện Đại học Bách khoa ......................................................... 33

2.1.5.

Thư viện Đại học Quốc tế .............................................................. 37

2.1.6.

Thư viện Đại học Kinh tế - Luật .................................................... 39

2.2. Công tác bảo quản tài liệu của các thư viện trong hệ thống thư viện Đại
học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh ........................................................ 42
2.2.1.

Thư viện trung tâm Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh ...... 42

2.2.2.

Thư viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn ........................... 44

2.2.3.

Thư viện Đại học Khoa học Tự nhiên ............................................ 48

2.2.4.

Thư viện Đại học Bách khoa ......................................................... 50

2.2.5.

Thư viện Đại học Quốc tế .............................................................. 53

2.2.6.

Thư viện Đại học Kinh tế - Luật .................................................... 55

2.3. Tính hiệu quả trong cơng tác bảo quản vốn tài liệu tại các thư viện trong
hệ thống Thư viện Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh .................... 57
2.3.1.

Khó khăn và thuận lợi chung của các thư viện trong hệ thống Thư
viện Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh .............................. 57

2.3.2.

Tính hiệu quả trong cơng tác bảo quản tài liệu ............................... 58

Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tài liệu
trong thư viện ................................................................................. 60
3.1. Đề xuất từ các cán bộ thư viện trong hệ thống Thư viện Đại học Quốc gia
thành phố Hồ Chí Minh ............................................................................... 60
3.2. Đề xuất từ bạn đọc là sinh viên.................................................................... 60
3.3. Đề xuất từ nhóm nghiên cứu khoa học ........................................................ 61

Kết luận.............................................................................................................. 63
Tài liệu tham khảo
Phụ lục


1

TÓM TẮT ĐỀ TÀI

Thực tế cho thấy, tài liệu trong thư viện là tổng hợp nền tri thức của
nhân loại nó phản ánh quá khứ, phát triển hiện tại và dự báo tương lai. Do đó,
bảo quản tài liệu trong thư viện có ý nghĩa rất to lớn đối với xã hội lồi người,
bảo quản tài liệu chính là bảo quản nền tri thức của nhân loại.
Nghiên cứu này tập trung tìm hiểu các cơ sở lý luận chung về bảo quản
tài liệu, thực trạng bảo quản tài liệu tại các thư viện thuộc hệ thống Thư viện
Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh (ĐHQG-HCM), so sánh các cơ sở lý
thuyết với tình hình thực tiễn, từ đó đề xuất các giải pháp bảo quản tài liệu
trong thư viện.
Dựa vào các phương pháp nghiên cứu như quan sát, phỏng vấn, điều tra
bảng hỏi, phân tích , tổng hợp, thống kê, so sánh các số liệu, dữ liệu, nghiên
cứu này tổng kết được thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại các thư viện
trong hệ thống Thư viện ĐHQG-HCM, nắm bắt được ưu điểm và hạn chế của
công tác bảo quản tài liệu, thu thập được những kiến nghị từ các cán bộ thư
viện thực hiện công tác bảo quản và bạn đọc của thư viện. Với các kết quả đạt
được, đề tài nghiên cứu này sẽ là tài liệu tham khảo phục vụ có hiệu quả cho
việc học tập, nghiên cứu của sinh viên, người nghiên cứu các vấn đề liên quan
đến bảo quản tài liệu, là cơng cụ hướng dẫn có hiệu quả cho cán bộ thư viện
thực hiện bảo quản tài liệu trong thư viện.

2

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bảo quản vốn tài liệu thư viện là một khâu quan trọng trong dây chuyền
thông tin tư liệu của hoạt động thư viện. Công tác bảo quản tài liệu được thể
hiện thông qua những chính sách và hoạt động thực tiễn cụ thể nhằm bảo vệ và
lưu giữ vốn tài liệu thư viện khỏi bị hư hỏng và huỷ hoại. Hơn thế nữa, bảo
quản vốn tài liệu cịn nhằm giữ gìn tri thức nhân loại, nhằm phục vụ bạn đọc
của thư viện một cách tốt nhất, tiết kiệm thời gian và kinh phí.
Hiện nay cơng tác bảo quản vốn tài liệu trong các thư viện của các
trường ĐHQG-HCM mới chỉ làm được rất khiêm tốn các đầu việc về bảo quản.
Với một số lượng tài liệu lớn, chất liệu vật mang tin đa dạng và ngày càng gia
tăng, công tác bảo quản của hệ thống thư viện ĐHQG-HCM cần được quan tâm
và đầu tư đúng mức hơn. Việc quan tâm đúng mức này sẽ giúp tăng cường tuổi
thọ của tài liệu, tiết kiệm kinh phí và vì thế gia tăng khả năng phục vụ độc giả
của hệ thống thư viện. Chính vì vậy, nghiên cứu và tìm giải pháp nhằm nâng
cao chất lượng công tác bảo quản cho các thư viện trong hệ thống ĐHQGHCM là việc cần thiết và cấp bách hiện nay.
2. Tình hình nghiên cứu đề tài
Qua việc nghiên cứu tài liệu liên quan đến hoạt động thư viện và công tác
bảo quản, chúng tôi nhận thấy vấn đề bảo quản tài liệu tại các thư viện Việt
Nam đã được một số tác giả nghiên cứu, ví dụ như: Đề tài nghiên cứu khoa học
“Tìm hiểu cơng tác bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường Đại học Khoa học
Tự Nhiên thuộc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh” của Vũ Thị Mai
Thơ (chủ nhiệm đề tài), hay “Những lý luận chung về công tác bảo quản vốn
tài liệu” của tác giả Lê Văn Viết… Tuy nhiên các nghiên cứu xung quanh đề tài
này chưa nhiều và nhất là chưa có một nghiên cứu nào tập trung vào hệ thống
Thư viện ĐHQG-HCM. Vì vậy, chúng tơi chọn đề tài “Bảo quản tài liệu trong
các Thư viện Đại học trực thuộc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh”
nhằm nghiên cứu và tìm hiểu thêm về cơng tác bảo quản vốn tài liệu, và nhất là

tìm hiểu thực trạng của công tác bảo quản tại hệ thống Thư viện ĐHQG-HCM
nhằm đưa ra một số phương án phòng chống hư hỏng và bảo quản vốn tài liệu


3

góp phần nâng cao chất lượng của nguồn tài nguyên thơng tin của hệ thống Thư
viện ĐHQG-HCM.
3. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài
Mục đích:
-

Nắm được tình trạng vốn tài liệu và thực trạng bảo quản tài liệu tại các

Thư viện Đại học trực thuộc ĐHQG-HCM.
-

Đánh giá được thực trạng của công tác bảo quan tài liệu tại các thư viện

-

Đề xuất các giải pháp cho công tác bảo quản của các thư viện.
Nhiệm vụ:

-

Khảo sát tình trạng vốn tài liệu tại các thư viện trong hệ thống Thư viện

ĐHQG-HCM
-

Khảo sát thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại các thư viện trong hệ

thống Thư viện ĐHQG-HCM, bao gồm các khía cạnh chính sách bảo quản,
phương pháp bảo quản, trang thiết bị bảo quản, kinh phí, cán bộ thư viện và
huấn luyện bạn đọc bảo quản tài liệu.
-

Đánh giá thực trạng của công tác bảo quản

-

Thu thập kiến nghị về công tác bảo quản nhằm nâng cao hiệu quả công tác

bảo quản tài liệu trong Thư viện ĐHQG-HCM
4. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu:
Cơ sở lý luận:
Dựa vào các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động thư viện, các tài
liệu nghiên cứu về cơng tác bảo quản bao gồm: sách giáo trình, tập bài giảng,
tài liệu chuyên khảo và một số website giáo dục để xác định các nội dung
nghiên cứu và hướng nghiên cứu. Nội dung nghiên cứu và hướng nghiên cứu
như sau: Làm rõ nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu và các phương pháp phòng
chống, cũng như khắc phục. Trên cơ sở đó tìm hiểu thực trạng vốn tài liệu,
ngun nhân hư hỏng cũng như các biện pháp bảo quản đang được thực hiện
tại các thư viện trong hệ thống Thư viện ĐHQG-HCM. Từ đó, tìm kiếm các
giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác bảo quản thông qua việc thu thập kiến
nghị từ các đối tượng khác nhau.


4

Phương pháp nghiên cứu:
-

Phương pháp quan sát: Sử dụng các kiến thức chuyên ngành về bảo quản

tài liệu kết hợp sử dụng phương pháp quan sát để có cái nhìn khánh quan về
tình trạng tài liệu cũng như tình hình bảo quản tài liệu tại các thư viện;
-

Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn cán bộ thư viện để nắm bắt được tình

hình bảo quản tài liệu tại thư viện, thu thập dữ liệu, số liệu, kiến nghị;
-

Điều tra bảng hỏi: Áp dụng đối với bạn dọc sử dụng thư viện để nắm bắt

tình trạng tài liệu trong thư viện, đánh giá của bạn đọc đối với công tác bảo
quản tài liệu tại thư viện, thu thập kiến nghị;
-

Thống kê, phân tích, so sánh, tổng hợp tài liệu, số liệu.

5. Giới hạn của đề tài:
Khảo sát và tìm hiểu tại các các thư viện trong hệ thống thư viện ĐHQGHCM. Cụ thể:
- Thư viện trung tâm Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh
- Thư viện Đại học Khoa học Tự nhiên
- Thư viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
- Thư viện Đại học Bách khoa
- Thư viện Đại học Quốc tế

- Thư viện Đại học Kinh tế - Luật
6. Đóng góp mới của đề tài
-

Cung cấp thông tin về thực trạng bảo quản vốn tài liệu tại các thư viện

trong hệ thống Thư viện ĐHQG-HCM
-

Đưa ra kiến nghị về bảo quản tài liệu trong thư viện

7. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn
Bài nghiên cứu này sẽ cung cấp tổng quan tình hình bảo quản tài liệu tại
các thư viện trong hệ thống Thư viện ĐHQG-HCM, góp phần vào sự hiểu biết
về cơng tác bảo quản của Việt Nam nói chung của hệ thống thư viện các trường
đại học nói riêng. Nghiên cứu này cũng đưa ra kiến nghị để cải thiện và phát
triển công tác bảo quản tài liệu cho các Thư viện của ĐHQG-HCM, qua đó
đóng góp một số kinh nghiệm về cơng tác bảo quản mà các thư viện khác có
thể áp dụng vào hoạt động thực tế của mình.


5

8. Kết cấu của đề tàì
Chương 1: Những vấn đề chung về bảo quản tài liệu
1.2. Khái niệm, vai trò và ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu
1.2.1. Khái niệm
1.2.2. Vai trị và ý nghĩa của cơng tác bảo quản tài liệu
1.2. Bản chất của tài liệu
1.2.1. Tài liệu truyền thống

1.2.2. Tài liệu dạng khác
1.3. Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu
1.3.1. Nguyên nhân bên trong
1.3.2. Nguyên nhân bên ngoài
1.4 Phương pháp chung bảo quản vốn tài liệu
Chương 2: Công tác bảo quản tài liệu tại các thư viện trong hệ thống Thư viện
Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh.
2.4. Thực trạng tài liệu tại các thư viện trong hệ thống thư viện Đại học Quốc
gia Thành phố Hồ Chí Minh
2.4.1.

Thư viện trung tâm Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh

2.4.2.

Thư viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

2.4.3.

Thư viện Đại học Khoa học Tự nhiên

2.4.4.

Thư viện Đại học Bách khoa

2.4.5.

Thư viện Đại học Quốc tế

2.4.6.

Thư viện Đại học Kinh Tế - Luật

2.5. Công tác bảo quản tài liệu tại các thư viện trong hệ thống Thư viện Đại
học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh
2.5.1.

Thư viện trung tâm Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh

2.5.2.

Thư viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

2.5.3.

Thư viện Đại học Khoa học Tự nhiên

2.5.4.

Thư viện Đại học Bách khoa

2.5.5.

Thư viện Đại học Quốc tế

2.5.6.

Thư viện Đại học Kinh Tế - Luật

6

2.6. Tính hiệu quả trong cơng tác bảo quản vốn tài liệu tại các thư viện trong
hệ thống Thư viện Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh
2.6.1.

Khó khăn và thuận lợi chung của các thư viện trong hệ thống Thư
viện Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh

2.6.2.

Tính hiệu quả trong cơng tác bảo quản

Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tài liệu trong
thư viện
3.4.

Đề xuất các giải pháp từ các cán bộ thư viện trong hệ thống Thư viện
Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh nhằm

3.5.

Đề xuất các giải pháp từ bạn đọc là sinh viên

3.6.

Đề xuất từ nhóm nghiên cứu khoa học.


7

Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU

1.1 Khái niệm, vai trị và ý nghĩa của cơng tác bảo quản tài liệu
1.1.1. Khái niệm
Thư viện là nơi tập trung gìn giữ tinh hoa, trí tuệ của nhân loại dưới dạng các
tài liệu. Từ hàng nghìn năm trước, tài liệu đã xuất hiện cùng lúc với thư viện
dưới nhiều dạng thức, hình thức khác nhau như: giấy, đất sét, xương thú, da
thú, vải, đá… Và hiện nay còn thêm nhiều hình thức khác như: micro phim,
micro phích, CD-ROM, đĩa quang, đĩa từ…Vấn đề được đặt ra cho thư viện
ngay từ buổi sơ khai là làm thế nào để có thể gìn giữ, bảo quản tài liệu một
cách tốt nhất, lâu nhất. Tuy nhiên, mãi đến những năm 70 của thế kỷ 20, “Bảo
quản tài liệu” mới trở thành một ngành nghề với đầy đủ ý nghĩa của nó. “Bảo
quản tài liệu” là một ngành mới, và được đánh giá là một ngành sáng tạo bởi nó
áp dụng nhiều ngành tri thức khác nhau như: Hóa học, Sinh học, Vật lý học,
Khoa học Môi trường…Các phương pháp bảo quản tài liệu luôn được nghiên
cứu, đổi mới và áp dụng sao cho phù hợp với tình hình phát triển của thư viện
và khoa học kỹ thuật hiện đại.
“Bảo quản tài liệu” là một công tác gồm hai phần: Bảo quản dự phòng và bảo
quản phục chế.
o

Bảo quản dự phòng: là các biện pháp phòng chống các tác động
bên trong và bên ngoài gây hư hại đến tài liệu.

o

Bảo quản phục chế: là các biện pháp phục hồi, sửa chữa tài liệu.

Bảo quản phục chế thường khó khăn hơn bảo quản dự phòng do việc bảo
quản phục chế đòi hỏi cán bộ thực hiện phải có chun mơn cao, chi phí tốn
kém. Do đó, cần thực hiện khâu bảo quản dự phịng tốt, phịng chống hơn sửa
chữa, đảm bảo tài liệu ln được bảo vệ một cách tốt nhất.
Có rất nhiều khái niệm, định nghĩa về “Bảo quản tài liệu”, chúng được đưa ra
tùy thuộc vào quan điểm của các Quốc gia, quan điểm của các nhà nghiên cứu,
chúng ta cần phân biệt hai thuật ngữ “Bảo quản” (Preservation) và “Bảo tồn”
(conservation).


8

Theo từ điển thế kỷ 20 Wester:
o

“Bảo quản là hoạt động giữ gìn cho an tồn và an ninh, tránh sự
nguy hại, tổn hại, hư mục hoặc hủy hoại”.1

o

“Bảo tồn là hoạt động bảo quản, canh phòng và phòng ngừa,
tránh mất mát, hư mục, tổn hại hoặc hoạt động vi phạm, giữ gìn
đồ vật ở trạng thái an tồn”. 1

Theo IFLA:
o

“Bảo quản chỉ những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù
nhằm bảo vệ các tài liệu và lưu trữ khỏi bị làm hư hỏng gây thiệt
hại và hủy hoại, bao gồm những phương pháp và kỹ thuật do đội

ngũ chuyên môn đề ra” 1

o

“Bảo tồn bao gồm tất cả các mặt về quản lý và tài chính liên
quan đến việc tàng trữ và cung cấp tiện nghi, biên chế các chính
sách, kỹ thuật và các phương pháp được sử dụng để gìn giữ các
tài liệu thư viện và lưu trữ cùng với những thơng tin chứa đựng
trong đó”. 1

Tại Việt Nam chúng ta cũng có các văn bản nêu lên những định nghĩa
cụ thể về bảo quản tài liệu như sau:
Theo Công văn số 111 ngày 04 tháng 4 năm 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước:
“Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ
thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ (tài liệu lưu
trữ dưới đây gọi tắt là tài liệu)”.2
Theo TS. Lê Văn Viết: “Bảo quản là những biện pháp đảm bảo sự tồn vẹn và
hiện trạng vật lý bình thường của các tài liệu có trong kho” .3
Theo giáo trình “Tổ chức và bảo quản tài liệu” của Nguyễn Tiến Hiển - trường
Đại học Văn Hóa Hà Nội, xuất bản năm 2005: “Bảo quản là tất cả những hoạt
động đóng góp vào việc giữ gìn tài liệu”.4

1

Nguyễn Hồng Thắm (2010), Tập bài giảng môn Tổ chức và bảo quản tài liệu.
/>3
Lê Văn Viết (2001), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hóa Thơng tin, Hà Nội, tr.361
4
Nguyễn Tiến Hiển (2005), Tổ chức và bảo quản tài liệu, Đại học Văn Hóa Hà Nội, Hà Nội, tr.88.
2

9

Tất cả những định nghĩa trên tuy trình bày khác nhau nhưng đều có
chung một điểm, đó là: Bảo quản là bao gồm tất cả các quản lý, tài chính,
nhân sự, phương pháp, kỹ thuật cần thiết để bảo vệ toàn vẹn vốn tài liệu, tức là
cung cấp một chế độ thích hợp về an ninh, mơi trường, lưu trữ, chăm sóc, xử lý,
làm giảm sự suy thối tài liệu, giúp tài liệu tránh khỏi những hư hại về mặt vật
lý.
So sánh các định nghĩa trên, chúng tôi nhận thấy định nghĩa của IFLA
về “Bảo quản” là tương đối đầy đủ và hồn chỉnh nhất. Do đó, chúng tơi chọn
định nghĩa này làm cơ sở để thực hiện khảo sát các thư viện.

1.1.2. Vai trị và ý nghĩa của cơng tác bảo quản tài liệu
Tuy ngành nghề “bảo quản tài liệu” mới được thừa nhận khoảng những năm
70 của thế kỷ 20, nhưng vấn đề bảo quản tài liệu không phải gần đây mới được
đánh giá là quan trọng. Từ khi tài liệu xuất hiện trong thư viện thì vấn đề bảo
quản đã được nhấn mạnh bởi tầm quan trọng của nó. Bất kì thư viện nào ở thời
kỳ lịch sử nào cũng đều phải thực hiện công tác bảo quản tài liệu bằng cách này
hay cách khác. Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư
hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ chất liệu gì đi nữa. Các yếu tố khách
quan như: ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, côn trùng, nấm mốc, thảm
họa tự nhiên, các tác nhân hố học đều có thể tác động xấu đến tài liệu. Bên
cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di
chuyển tài liệu, bảo quản tài liệu khơng hợp lí thì cũng đều có thể gây ảnh
hưởng xấu đến tài liệu.
Từ các vấn đề trên, có thể nhận định rằng: bảo quản tài liệu là công tác
không thể thiếu trong nghiệp vụ Thông tin - Thư viện. Bảo quản tài liệu trong
thư viện gồm các vai trị sau:

-

Đối với xã hội: Cơng tác bảo quản giúp gìn giữ tài liệu trong thư viện,
bảo vệ tinh hoa thành văn của nhân loại. Nếu tài liệu mất đi, đặc biệt là
những tài liệu cổ, tài liệu viết tay thì các tài liệu đó có nguy cơ mất đi
vĩnh viễn. Có những nền văn minh, sự kiện, nhân vật lịch sử đã tồn tại
trong quá khứ mà đến nay khơng cịn nữa thì khi những tài liệu viết về


10

những điều đó bị hư hại đến khơng thể phục hồi được nữa, khi đó
những kí ức về các nền văn minh, sự kiện, nhân vật lịch sử đó sẽ mất
đi vĩnh viễn, sẽ tạo nên một lỗ hỏng lớn trong nền tri thức của nhân
loại. Bảo quản tài liệu là trách nhiệm của tồn xã hội, nó thể hiện ý
thức trách nhiệm bảo vệ tài sản xã hội tích lũy được ở dạng thành văn.
-

Đối với quốc gia, dân tộc: Di sản tư liệu trong các thư viện và cơ
quan lưu trữ là một phần cơ bản của ký ức của thế giới phản ánh sự đa
dạng của ngôn ngữ và văn hóa dân tộc. Vì vậy. việc gìn giữ, bảo tồn
các nguồn di sản tư liệu là vấn đề vô cùng quan trọng đối với một quốc
gia, một dân tộc 5

-

Đối với sự nghiệp thư viện: Công tác bảo quản tài liệu giúp cho việc
tăng cường nguồn lực thông tin thư viện, tiết kiệm ngân sách và phục
vụ bạn đọc của thư viện một cách tốt nhất. Công tác bảo quản giúp cho
tài liệu trong thư viện luôn ở trạng thái tốt nhất, sẵn sàng phục vụ bạn

đọc, tiết kiệm kinh phí cho việc bổ sung, khắc phục hậu quả, phục hồi
tài liệu. Đồng thời với phương thức chuyển dạng tài liệu, việc bảo
quản tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi nguồn lực thông
tin giữa các thư viện, trung tâm thông tin.

Như vậy, để tài liệu ln được trong tình trạng tốt nhất, thì các cơ quan lưu
trữ, thư viện cần có những chính sách, phương pháp, kĩ thuật bảo quản hiện đại,
phù hợp. Ngoài ra, việc bảo quản tài liệu cũng cần sự quan tâm đùng mức và hỗ
trợ hợp lý của Đảng và Nhà nước, sự chung tay hợp sức của toàn xã hội để
“tinh hoa nhân loại” không mất đi vĩnh viễn.

1.2. Bản chất tài liệu
Để thực hiện tốt công tác bảo quản tài liệu trong thư viện, các cán bộ
thực hiện cũng cần phải nắm rõ được bản chất bên trong của tài liệu.
1.2.1. Tài liệu truyền thống (tài liệu dạng in)
Tài liệu dạng in là loại tài liệu thường chiếm tỷ lệ cao nhất trong thư
viên truyền thống. Tài liệu dạng in được cấu thành từ 2 thành phần chính:
5

PL (2005), Chương trình “kí ức của thế giới” của UNESCO, Thông tin và tư liệu, Số 1 – 2005, tr.41.


11
o


Giấy

Lịch sử phát triển: nước đầu tiên trên thế giới sản xuất ra giấy là Trung
Quốc do Sài Luân khởi xướng. Sau đó giấy đã phát tán qua con đường

bn bán tơ, lụa, con đường truyền đạo.
Khi giấy được lưu thông qua Châu Âu (Pháp), giấy đã được cải tiến hơn,
ở đấy họ đã biết sử dụng vỏ cây để sản xuất ra giấy. Khi qua đến Ý giấy
đã bắt đầu được in với những hoa văn mờ… Mỗi giai đoạn phát triển
của giấy đã được cải biến hơn rất nhiều về chất lượng. Và ngày nay
cũng vậy, để phục vụ cho cuộc sống chúng ta ngày càng tốt hơn….



Bản chất của giấy:
Giấy được cấu tạo bởi 3 thành phần chính:
+ Sợi Cellulose (là thành phần chính). Có hai phương pháp làm giấy
cơ bản:


Một là phương pháp truyền thống – ngâm sợi Cellulose cho
đến khi mềm sau đó dùng phương pháp cơ học dã để lấy xơ
sợi => ray để được những sợi Cellulose .



Hai là phương pháp hoá học (hiện đại) – ngâm vào hoá chất
=> ra sợi Cellulose => khử hoá chất (loại chất lignin – tạo axit
ăn mòn giấy) => cho ra những sợi Cellulose dài hơn và dai
hơn.

+ Chất kết dính: là keo thực vật, động vật…(cơn trùng rất thích những
loại keo này).
+ Chất phụ da: đây là chất màu làm cho giấy có độ trắng khác nhau.

o

Mực:

Từ thời xa xưa, con người đã biết sử dụng mực để viết lên giấy.
Mực (mực cacbon) được chế tạo bằng cách hòa lẫn muội đèn với một
loại hòa keo hoặc gơm, sấy khơ, khi sử dụng thì mài với nước. Ngày
nay, mực được sản xuất bằng phương pháp hóa học, tức là cho phản ứng
hóa học giữa axit tannic và muối sắt như FeSO4 và các cách khác.


12

Ngoài các tài liệu dạng giấy, tài liệu truyền thống cịn có những tài
liệu dạng khác như: sách lá cọ, sách đồng, sách lá tre, sách đất sét…

1.2.2. Các dạng tài liệu khác
Tài liệu vi thể (Vi phẩm, vi phim, vi phiếu): “là loại tài liệu được chuyển dạng
chủ yếu bằng công nghệ sao chụp dưới dạng nhỏ hơn nguyên bản và khi sử
dụng lại dùng các công nghệ tương ứng để phóng to”. 6
o Vi phẩm (Microforms) là những vật thể trong suốt hay mờ, trên đó
chứa đựng những hình ảnh của tài liệu, giúp người sử dụng truyền
đi, lưu trữ, đọc và in…. hình ảnh của vi phẩm thường giảm 25 lần
so với kích cỡ của tài liệu.
o Vi phim: là những cuộn phim hình ảnh đóng mở hoặc đặt trong
băng cassettes, dài từ 16 - 35mm. Một cuộn băng cassettes dài
35mm có thể chứa từ 600 - 800 hình ảnh, nếu được bảo quản
trong điều kiện tốt thì tuổi đời có thể lên đến hàng thế kỷ.
o Vi phiếu (Microfiche - flat sheets): là một miếng phim nhỏ, mỏng
cỡ 105 - 148mm, để sử dụng được vi phiếu chúng ta cần sử dụng

máy chuyên dụng về đọc vi phiếu.

Cấu tạo chung: gồm hai thành phần chính: gồm các lớp đế phim và các lớp
thuốc bắt sáng.
- Các lớp đế phim: chúng ta cho xenlulore chế tác với axit nitric để tạo ra phim
nitrat, hoặc chế tác hoá với axit axetic để tạo ra phim axetat
- Các lớp thuốc bắt sáng
Môi trường bảo quản của loại tài liệu này khác hẳn với giấy, mơi trường thích
hợp nhất là từ 15 - 16oC, độ ẩm là 45% - 50%, loại tài liệu này sẽ tự bốc cháy ở
45oC, và bụi bẩn là nguy cơ gây hư hỏng tài liệu cao nhất đối với loại tài liệu
này.
Tài liệu điện tử: “Là các loại tài liệu ghi lại văn bản, âm thanh, hình ảnh trên
các loại băng, đĩa bằng cơng nghệ thơng tin cho phép có thể xem, nghe và truy
6

Nguyễn Tiến Hiển (2005), Tổ chức và bảo quản tài liệu, Đại học Văn Hóa Hà Nội, Hà Nội, tr.93.


13

nhập thông tin bằng máy điện tử. Đặc biệt, với cơng nghệ mạng, tài liệu điện tử
cho phép có thể truy nhập từ xa”. 7
Cấu tạo Đĩa quang:
Gồm 5 lớp chủ yếu:
- Lớp nhãn đĩa
- Lớp phủ chống xước
- Lớp bảo vệ tia tử ngoại
- Lớp chứa dữ liệu
- Lớp polycarbonate trong suốt
Cơ sở dữ liệu: Là tập tin được cập nhật của các thông tin số (gồm các biểu ghi

thư mục, tóm tắt, tài liệu tồn văn, hình ảnh, thống kê…) liên quan đến một vấn
đề cụ thể nào đó, bao gồm các biểu ghi của những định dạng thống nhất đã
được tổ chức để giúp việc tìm tin dễ dàng và nhanh chóng, được quản lý với sự
hỗ trợ của phần mềm hế thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS - data bases
management system). Một số loại cơ sở dữ liệu như: CSDL Thư mục; CSDL
Toàn văn; CSDL Dữ kiện; CSDL Danh mục…
Sách điện tử:
 Lịch sử: Ra đời vào năm 1987 (với tác phẩm Afternoon của Michael
Joyce) nhưng mãi đến năm 2000 thì mới được phổ biến khi tiểu thuyết
điện tử trực tuyến của Stephen King “Riding the buller” được xuất bản.
 Khái niệm: Sách điện tử là biên bản số hoá của sách in được thiết
kế để đọc trên máy tính cá nhân hoặc trên các máy đọc sách điện tử (e bookreader). Nó được trình bày trên CD - Rom, đĩa mềm hoặc mạng.
Ấn phẩm định kỳ điện tử: gồm tạp chí điện tử, báo điện tử (VietNam.net),
trang tin điện tử (Tuoitre online)…
Tài liệu nghe nhìn: Là các loại tài liệu ghi lại văn bản, âm thanh, hình ảnh trên
các loại băng, đĩa bằng cơng nghệ quang học hoặc từ tính cho phép có thể xem,
nghe bằng các thiết bị tương ứng.
 Băng từ (Magenetic tape): được cấu tạo gồm một dải nhựa tổng hợp,
được phủ một lớp vật liệu dễ bị từ hoá, trên đó thể ghi các dữ liệu
7

Nguyễn Tiến Hiển (2005), Tổ chức và bảo quản tài liệu, Đại học Văn Hóa Hà Nội, Hà Nội, tr.94.


14

 CD – ROM: “Đĩa CD - ROM trắng được phủ một lớp hoá học lên bề
mặt sau của đĩa (bề mặt dán giấy ), lớp hố học này có tính chất phản xạ
ánh sáng như lớp bạc. Đĩa CD đã có tín hiệu thì tín hiệu được ghi lên đĩa
thành các đường Track hình xốy chơn ốc, tín hiệu ghi là các điểm hoá chất

bị đốt cháy mất khả năng phản xạ, xen kẽ với các điểm có khả năng phản xạ
. Các đường track của đĩa CD - ROM có mật độ rất dầy khoảng 6000 Track
/ 1cm vì vậy kích thước của chúng rất nhỏ”. 8

1.3. Ngun nhân gây hư hỏng tài liệu
1.3.1. Nguyên nhân bên trong
o Tài

liệu giấy

Đối với tài liệu bằng giấy, giấy được cấu tạo từ cellulose. Trong sản xuất
mới, nguyên liệu chính để làm giấy là sợi cellulose từ gỗ hoặc rơm rạ. Ngồi
ra, cịn cần dùng đến keo và các chất độn. Độ dài của các sợi cellulose thay đổi
tùy theo nguyên liệu làm giấy và có ảnh hưởng lớn đến chất lượng và độ bền về
thời gian của giấy. Trong quá trình chế tạo giấy, các ngun liệu làm giấy phải
có tính chất tơ sợi có khả năng đan kết và ép thành tấm đồng nhất. Ở những chỗ
sơ sợi tiếp xúc có sự hình thành liên kết chặt chẽ. Chính vì vậy, để có được sợi
cellulose dài và chắc thì người ta phải cần đến sự giúp đỡ của axit, axit tham
gia vào quá trình chế tạo giấy cùng với cellulose và nó cũng là một trong những
tác nhân gây hư hại cho giấy. Hoặc để tẩy chất linhin (lignin) - là chất cịn lại
trong thành phần của cellulose thì người ta dùng Clo tẩy trắng. Tất cả những
chất hóa học này dù có xử lý như thế nào đi chăng nữa vẫn cịn dư trong giấy,
vì vậy dưới tác động độ ẩm trong khơng khí dễ bị phân hủy. Mặt khác mực in
cũng là hóa chất cho nên dưới tác động của mơi trường cũng làm cho chính văn
của tài dễ bị hư hỏng. Đó gọi là q trình tự lão hóa của tài liệu.
o Các

dạng tài liệu khác

Các dạng tài liệu khác như: đĩa quang, vi phim, vi phiếu, CD Rom…. Đĩa quang sử dụng tính chất phản quang để lưu giữ tài liệu,

8

/>

15

dung lượng lớn. Các tài liệu này nếu bảo quản tốt thì tuổi thọ có thể lên
đến hàng thế kỷ, tuy nhiên nước ta là một nước nhiệt đới gió mùa nên
khí hậu phức tạp khó bảo quản tài liệu. Chính vì vậy, các tài liệu làm
bằng từ sau một thời gian từ tính sẽ giảm, làm cho tài liệu mất chất
lượng có khi bị hư hỏng. Các nguyên nhân bên trong này kết hợp với
nguyên nhân bên ngoài sẽ nhanh chóng phá hủy tài liệu.

1.3.2 Ngun nhân bên ngồi
Trong quá trình hoạt động thư viện, để thư viện ngày càng phát triển đáp
ứng nhu cầu bạn đọc. Công tác bảo quản tài liệu cần được quan tâm đúng mức.
Tài liệu thư viện luôn phải đối diện với các mối đe dọa từ mơi trường bên
ngồi. Mà con người và mơi trường là tác nhân chính gây hư hỏng tài liệu.
o

Sự ảnh hưởng trực tiếp từ con người - vấn đề sống còn của
mỗi thư viện:

Cán bộ và bạn đọc cần nâng cao ý thức đối với việc giữ gìn tài liệu.
Những hành động như tự ý lấy sách lót ngồi, che mưa, gấp, xé sách, lật sách
không đúng cách hoặc vừa ăn vừa đọc sách vơ tình làm rơi xuống sách tạo điều
kiện cho vi khuẩn xâm nhập, làm tài liệu dần dần biến dạng, mất cắp diễn ra
liên tục, khi scan, photocopy nhiều lần cũng giảm dần tuổi thọ tài liệu. Việc sắp
xếp tài liệu của cán bộ thư viện không đúng cách cũng gây ảnh hưởng tài liệu.
o



Sự ảnh hưởng của môi trường - mối đe dọa của toàn thư viện:

Nhiệt độ và độ ẩm: Xảy ra ở ba mơi trường vật lý, hóa học, sinh học. Ở
nhiệt độ quá nóng hoặc quá lạnh dẫn đến việc giãn nở tài liệu, phản ứng hóa
học tăng gấp đơi khi nhiệt độ tăng 10oC, các q trình oxi hóa, thủy phân
diễn ra nhanh hơn, tiết axit bào mòn tài liệu, cây cối mọc quanh thư viện
thoát hơi nước làm ẩm tài liệu. Do nước ta nằm trong vùng khí hậu nhiệt
đới gió mùa nên nhiệt độ và độ ẩm thay đổi thường xuyên, vì vậy cần phải
lắp đặt máy đo nhiệt độ và độ ẩm trong kho để dễ dàng kiểm soát, nhiệt độ
lý tưởng là 15 - 20oC, độ ẩm lý tưởng là 45 – 50 oC.



Tác động của ánh sáng: gồm có ánh sáng tự nhiên và nhân tạo. Ở các thư
viện thường trang bị bóng đèn bằng dây tóc và huỳnh quang, những loại đèn


16

này phát ra các bức xạ hồng ngoại là nguyên nhân gây hại cho tài liệu (nên
dùng đèn vàng ở các thư viện mà đa số dùng đèn trắng vì tiết kiệm điện).
Độ nóng của máy scan, photocopy là nguyên nhân gây cho tài liệu vàng,
giòn, dễ gãy. Ánh sáng tự nhiên cũng gây ảnh hưởng trực tiếp tài liệu, khi
sách bị ánh nắng chiếu qua hoặc phơi nắng sẽ gây ra các phản ứng hóa học
làm giấy vàng, giịn. Vì vậy cần phải đặt những kho tài liệu tránh ánh nắng,
trang bị rèm chống nắng, đặt những bóng đền không chiếu trực tiếp vào giá
kệ, lắp vừa đủ đèn cho việc bảo quản và tìm kiếm, hệ thống đèn tự động tắtmở vừa tiết kiệm điện vừa ít ảnh hưởng tài liệu.


Khơng khí: Tình trạng nóng lên tồn cầu hiện nay, ảnh hưởng đến nước ta.
Chỉ các khu công nghiêp ở Thành phố Hồ Chí Minh đã làm gia tăng khói
bụi, khí độc bám vào tài liệu, trong khơng khí ln có mặt của hơi nước tác
dụng với chất bẩn tạo thành axit gây hư hỏng tài liệu, với sự hiện diện Ozon
là tác nhân oxy hóa mạnh, làm phai màu tài liệu. Chính việc ở cửa thơng gió
đã tạo điều kiện cho bụi bặm len lỏi vào kho sách.



Côn trùng: Giấy là môi trường lý tưởng cho côn trùng dễ làm tổ, ẩn trú.



Mối và Mọt: Là những động vật nhỏ nhưng sức công phá vô cùng lớn,
chúng tấn cơng cellulose, mà thành phần chính cấu tạo nên giấy là cellulose,
vì thế chúng tấn cơng vào lề giấy, làm mất giá trị tài liệu.



Nhạy (silver fish): Là côn trùng rất nguy hại, tuy nhỏ, không cánh, núp
dưới kệ sách, quyển sách, kệ tủ, có thể sống gần một tháng khi chưa tìm
được thức ăn, tuổi thọ từ 12 - 24 tháng, nhạy thường len lỏi vào bìa sách để
ăn hồ dán và đục thủng giấy.



Gián: Sống rất dễ trong mơi trường khí hậu nước ta, thời gian phát triển rất
nhanh, tất cả các giai đoạn của gián (ấu trùng và con trưởng thành) điều rất
nguy hại khi nằm ngay trên tài liệu, khi gián bò qua để lại vết đen dần dần

mất chữ, chúng ăn hồ bột và keo dán trong tài liệu.



Rận sách: Động vật nhỏ bé, sống ở nhũng cuốn sách mốc, là mối đe dọa
của thư viện, chúng xuất hiện qua dịch vụ mượn - trả, từ cửa chính, cửa sổ.
Một khi nấm hiện diện cũng đồng nghĩa rận sách bắt đầu tấn công tài liệu.


17


Chuột: Là động vật gặm nhấm rất nguy hiểm, mà giấy là môi trường lý
tưởng cho chuột hoạt động, chuột gặm giấy thành từng mảnh nhỏ, mài răng
bằng cách gặm dây điện, dây điện hở là điều kiện để gây ra hỏa hoạn, phân
và nước tiểu chuột làm cho tài liệu nhanh lão hóa, tuổi thọ giấy giảm dần.



Nấm mốc: Nấm là loại vi khuẩn cực độc, khi môi trường ở 75 độ C dễ phát
sinh nấm mốc, đặt biệt là giấy công nghiệp rất dễ bị nấm mốc tấn cơng.
Nấm mốc lây lan rất nhanh, nấm có màu đen, nâu, đỏ, vàng, xanh lá cây
nằm trên những trang giấy là nguyên nhân gây bẩn tài liệu.



Tai họa (bao gồm cả hỏa hoạn, lũ lụt, động đất, chiến tranh…):
o

Hỏa hoạn: “Hỏa hoạn luôn được coi là một mối đe dọa nguy hiểm

hơn cả trong các thảm họa về cả tốc độ cũng như tính tàn phá khủng
khiếp của nó. Các vật thể nếu bị con người hoặc môi trường tàn phá
cịn có thể khơi phục được, nhưng nếu bị thiêu hủy thì sẽ vĩnh viễn
mất đi.”9
Trong thư viện tài liệu giấy là chủ yếu, rất dễ bén lửa, là điều kiện lý
tưởng để xảy ra hỏa hoạn, nên thư viện cần lắp đặt hệ thống báo
cháy, bình khí CO2 ngay trong kho tài liệu, dây điện phải có bộc
nhựa để tránh tia lửa điện bắn sách, trang bị cầu dao ngắt điện, hệ
thống thơng báo khói khi xác định mật độ khói.

o Lũ lụt: Trong lịch sử có những trận lũ lụt lớn đã cuốn phăng tài liệu
trong giây phút, cuốn đi tất cả những thứ trên đường nó đi qua, tài
liệu mất đi đồng nghĩa với những mảng kí ức, lịch sử hào hùng của
dân tộc không tồn tại trong lịch sử nữa. Vì vậy, thư viện cần phải bảo
vệ tối đa, tránh tài liệu tiếp xúc với nước khi xảy ra lũ lụt. Những
trận lũ lụt lớn trong lịch sử nước ta như hai trận lũ đặc biệt lớn vào
tháng 8/1945 và tháng 8/1971, đã gây ra vỡ đê nhiều nơi. Trận lũ
năm 1971 được ghi nhận là trận lũ lớn nhất trong vịng 100 năm qua
ở sơng Hồng.

9

Nguyễn Thị Hà (2008), Các vấn đề cần quan tâm và khắc phục khi hỏa hoạn xảy ra đối với các kho
lưu trữ, Văn thư lưu trữ Việt Nam, Số 5 – 2008, tr.6 – 7.


18

o Chiến tranh xảy ra ở Việt Nam vô cùng ác liệt tác động đến tài
liệu như: các cuộc kháng chiến thời Phong kiến - nhà Nguyễn, các

cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược và chiến tranh
chống Đế quốc Mỹ.

1.4. Phương pháp chung bảo quản vốn tài liệu


Lập kế hoạch bảo quản
o

Xác định nhu cầu:
Để lập được kế hoạch bảo quản tài liệu thì trước tiên ta phải xác
định được nhu cầu tin của bạn đọc, nhu cầu bảo quản tài liệu của
thư viện. Dựa vào các nhu cầu chung và cụ thể đó ta có thể xác
định được các trường hợp cần ưu tiên bảo quản, xác định được
nguồn vốn thực thi.
Để có thể xác định được những nhu cầu đó thì ta phải khảo sát,
thu thập nhiều thơng tin về các chủ trương, chính sách của thư
viện; thông tin về điều kiện của các cơ quan có ảnh hưởng đến
cơng tác bảo quản; thơng tin về tình trạng chung của tồn bộ tài
liệu lưu trữ; thơng tin khảo sát các điều kiện bảo quản liên quan
đến môi trường; thông tin khảo sát về các hệ thống bảo vệ và sử
dụng.
Các thông tin thu thập được phải thống nhất thành một bản báo
cáo, bản báo cáo đó chính là cơng cụ để thư viện / cơ quan lưu trữ
dựa vào đó soạn thảo kế hoạch bảo quản tài liệu.

o

Kế hoạch bảo quản:
Kế hoạch bảo quản tài liệu phải được trình bày bằng văn bản, bản

kế hoạch đó phải đưa ra được những yếu tố sau:
+ Những yêu cầu bảo quản của thư viện / cơ quan lưu trữ, quy
trình hoạt động để đáp ứng được những yêu cầu về việc thu thập
tư liệu.
+ Khuôn mẫu để thực hiện những mục tiêu đề ra và những
trường hợp cần ưu tiên theo một cách thức hợp lý và hiệu quả.


19

+ Thể hiện được vai trò và tầm quan trọng của việc bảo quản.
+ Nguồn vốn cần thiết hỗ trợ thực hiện những việc cần làm.
+ Ghi lại những hoạt động bảo quản trong quá khứ, cũng
như những nổ lực trong tương lai.
+ Kế hoạch bảo quản phải khớp với các biện pháp quản lý trọng
yếu của thư viện / cơ quan lưu trữ.
+ Kế hoạch bảo quản phải dễ hiểu, bao quát và khả thi.
+ Kế hoạch dài, phức tạp hay ngắn gọn, đơn giản tùy thuộc vào
từng thư viện / cơ quan lưu trữ. Tuy nhiên, tất cả mọi kế hoạch
đều phải dựa trên các kết quả khảo sát đánh giá nhu cầu của các
thư viện / cơ quan lưu trữ cụ thể.


Giải quyết vấn đề môi trường
o

Lắp đặt trang thiết bị:
Khi lắp đặt các trang thiết bị cần chú ý đến những đặc tính của
thiết bị sao cho phù hợp với thiết kế. Cần lựa chọn những trang
thiết bị tốt, tiết kiệm diện tích kho lưu trữ, công suất hoạt động

tốt, giúp cho việc bảo quản tài liệu một cách hiệu quả.

o

Nhiệt độ và độ ẩm tuơng đối:
Cần có chế độ điều hịa khơng khí hợp lý, lấp đặt các trang thiết
bị điều hịa khí hậu để duy trì tiêu chuẩn bảo quản; cần có thêm
những biện pháp điều hòa nhiệt độ và độ ẩm tương đối trong các
phòng kho lưu trữ. Theo các chuyên gia bảo quản, phần đông đều
cho rằng nhiệt độ ổn định thường không cao hơn 70 oF (oF là đơn
vị dung để đo nhiệt độ ở một số quốc gia), còn độ ẩm tương đối
ổn định dao động từ 30 - 50%. Các thiết bị phục vụ cho việc ổn
định khơng khí phải ln được đặt trong tình trạng hoạt động
24giờ/ngày và 365 ngày/năm, khơng bao giờ được tắt máy điều
hịa khơng khí hay giảm cơng suất vào ban đêm, cuối tuần hay
các ngày nghỉ. Chi phí cho việc vận hành liên tục hệ thống điều
hòa sẽ thấp hơn nhiều so với chi phí khắc phục bảo quản trong
tương lai do điều kiện khí hậu tác động xấu đến tài liệu.


20


Kho lưu trữ:
o

Vật dụng dùng cho thiết bị lưu trữ:
Các vật dụng dùng cho thiết bị lưu trữ thừơng gặp là: gỗ, đồ
sứ tráng men, thiết bị có lớp vỏ bọc dạng bột, nhôm siêu nhẹ,
thép mạ Crôm. Mỗi vật dụng đều có những ưu, nhược điểm của

nó, tùy thuộc vào điều kiện cũng như chức năng thư viện / cơ
quan lưu trữ mà có sự lựa chọn phù hợp.
Các vật dụng dùng cho thiết bị lưu trữ cần phải được làm thật
nhẵn, khơng gai góc, để lộ đai ốc, chốt dễ gây xước tài liệu. Đối
với vật liệu bằng kim loại được sơn hoặc được bao bọc bên ngồi
thì cần phải có độ bền, khơng dễ bị nứt hoặc vỡ vỏ bọc gây nên
tình trạng gỉ sét. Thiết bị lưu trữ phải chắc, không dễ bị uốn cong
hay bị vênh khi để đầy tài liệu, không được lung lay khi chất tài
liệu lên. Các giá kệ tài liệu phải được thiết kế sao cho dễ dàng
tháo lắp, điều chỉnh.

o

Phương pháp lưu trữ tài liệu:
+ Sách: khơng khí nên được lưu thông tốt trong các khu vực để
sách; không nên đặt sách dựa vào tường mà phải đặt cách ít nhất
là 7.5 cm; sách phải được dựng đứng trên giá, khơng nghiêng về
phía này hay phía khác vì sẽ làm căn bìa sách, khơng nên ép sách
q chặt vì sẽ dễ làm hỏng sách khi rút sách ra khỏi giá; không
nên để sách khổ quá lớn cạnh sách khổ nhỏ vì sách khổ nhỏ
khơng đủ hổ trợ cho sách khổ q lớn; sách bìa giấy hoặc sách
bìa vải khơng nên xếp sát trực tiếp sách bìa da vì axit trong da dễ
dàng thắm vào giấy, vải làm cho sách nhanh hư hỏng.
+ Tài liệu rời: nên lưu trữ những tài liệu có cùng kích cỡ vào một
chỗ; để riêng tài liệu giấy chất lượng vào tài liệu giấy kém chất
lượng vì axit từ giấy kém chất lượng dễ dàng thâm nhập vào các
loại giấy khác.
+ Các tài liệu quá khổ: các tài liệu quá khổ như: bản đồ, bản
vẽ kiến trúc, các bản giấy dán tường… tốt nhất nên đặt trong các

21

tủ chuyên dụng dùng cho tài liệu khổ lớn; các tài liệu này có thể
đặt trong các bìa kẹp tài liệu có đệm và khơng có axit; nên có
phịng kho phù hợp để lưu trữ các tài liệu quá khổ; nếu tài liệu
khơng q giịn và dễ gẫy thì có thể cuộn trịn khi khơng tài giữ
tài liệu ở dạng phẳng.
+ Ảnh: đối với ảnh thì tốt nhất bọc riêng từng ảnh, thiết bị lưu
trữ ảnh phải phù hợp có thể làm bằng giấy hoặc nhựa plastic; Cần
lưu ảnh quá khổ gắn trên giấy cát - tông, loại giấy này thường có
chứa axit và cực giịn, có thể đe dọa đến bức ảnh vì tấm bìa có thể
gãy trong q trình lưu trữ hay di chuyển, do đó cần phải được
bảo quản cẩn thận.


Xử lý một số nguyên nhân phá hủy tài liệu
o

Hỏa hoạn: Hỏa hoạn được xem là thảm họa nguy hiểm nhất đối
với tài liệu, nếu không được kiểm sốt, một đám cháy có thể
thiêu rụi cả một thư viện chỉ trong vài giờ. Bước đầu để ngăn
ngừa hỏa hoạn là kịp thời xác đinh vụ cháy, báo động nhanh và
báo cho đội cứu hỏa chuyên nghiệp. Các thư viện nên sử dụng hệ
thống báo cháy, thiết bị phun nước, lắp đặt đầy đủ các dụng cụ
chữa cháy tức thời, huấn luyện nhân viên cách đối phó với các vụ
cháy.

o

Xử lý tài liệu bị ẩm ướt: Khi tài liệu bị ướt cần có những biện
pháp làm khơ hiệu quả như: làm khơ bằng khơng khí, làm giảm
độ ẩm, làm lạnh, làm lạnh chân không, làm khô bằng nhiệt trong
chân khơng…Cán bộ thực hiện cơng tác này cần có chuyên môn
nhất định, lựa chọn phương pháp phù hợp với điều kiện thư viện /
cơ quan lưu trữ và cần xử lý kịp thời tài liệu bị ẩm ướt

o

Xử lý tài liệu bị sinh vật phá hoại: Thường xuyên kiểm tra, vệ
sinh phòng kho, sử dụng các biện pháp chống mối mọt, nấm móc,
chuột, gián, bọ…Khi thực hiện các biện pháp vệ sinh phòng kho
cần chú ý đến tài liệu, khơng để các hóa chất tiếp xúc với tài liệu;
cách ly các tài liệu bị nhiễm nấm móc khỏi các tài liệu khác;