Phương pháp lựa chọn chủ đề trong công tác quản lý

1
LỰA CHỌN CHỦ ĐỀ
2
Nguồn Gốc Của Lựa Chọn Chủ Đề

Phối hợp với hạng mục quản lý mục tiêu của công ty (kết hợp
thành tích kinh doanh của đơn vị)

Thông qua chủ quản chỉ định (suy nghĩ trên lập trường của chủ
quản)

Sự sai biệt trong phân tích hệ thống quản lý thường nhật

Vấn đề khiếu nại của các công đoạn và bộ phận liên quan

Vấn đề do nhóm viên thảo luận và quyết định
3
Trình Tự Thực Hiện Đánh Giá Chủ Đề
1. Chủ động trao đổi thảo luận với chủ quản về vấn đề của đơn
vị
“Vấn đề” ở đây chính là khoảng cách giữa kết quả và mong
muốn
2. Liệt kê các vấn đề chủ đề thành một bảng
Đưa ra 3 đến 5 vấn đề (hoặc chủ đề) định lựa chọn, đồng thời
tập hợp tư liệu số liệu cụ thể của từng vấn đề.
4
Trình Tự Thực Hiện Đánh Giá Chủ Đề
3. Bình chọn vấn đề quan trọng nhất làm chủ đề
Chọn
chủ
đề

Sự kiện
ngẫu
nhiên
Đề án cải tiến
Liệt
vào
chủ
đề HĐ
Xác
định
nguyên
nhâ
Đối sách
Phi kế hoạch
N
Y
N
N
N
Y
Y Y
5
Trình Tự Thực Hiện Đánh Giá Chủ Đề
Ví dụ điển hình về đánh giá
Điểm Tính chính sách
Tính cấp
thiết
Tính hiệu
quả
Tính khả thi

3
Rất phù hợp với
mục tiêu của
chủ quản
Vô cùng cấp
thiết
Có thể đạt
được hiệu
quả mong
muốn
Có thể hoàn
thành đúng thời
hạn
2
Phù hợp với mục
tiêu của chủ
quản
Cấp bách
cần giải
quyết
Có thể đạt
được hiệu
quả
Phải nỗ lực mới
có thể hoàn
thành
1
Tương đối phù
hợp
Có thể giải

quyết chậm
Có thể đạt
được hiệu
quả
Không thể hoàn
thành đúng thời
hạn
Phương pháp đánh giá có thể thông qua bỏ phiếu, tính điểm…sau đó
tổng hợp điểm và lựa chọn
6
Trình Tự Thực Hiện Đánh Giá Chủ Đề
4. Phương thức lựa chọn chủ đề hoạt động
Giảm bớt động từ thể hiện cụ thể vấn đề cần giải quyết
Ví dụ:
Động từ (phương hướng cải tiến) + danh từ (đối sách cải tiến) +
chỉ tiêu đo lường (đơn vị đánh giá hiệu quả cải tiến)
7
Trình Tự Thực Hiện Đánh Giá Chủ Đề
Biểu liệt kê Q , C , D , M , S
Duy trì chất
lượng
(Quality)
Giảm tỉ lệ không đạt, tỉ lệ hàng bị trả lại
Giảm số lần khiếu nại của khách hàng
Hạ thấp giá
thành
(Cost)
Giảm lượng tồn kho, lượng đơn vị sử dụng
Giảm chi phí thu mua
Tăng sản

lượng
(Delivery)
Rút ngắn thời gian lưu trình tác nghiệp
Giảm thời gian trục trặc trong làm việc
Nâng cao
tinh thần
(Morale)
Giảm số lần khiếu nại của công đoạn kế tiếp
Giảm số lần phàn nàn của công nhân
Bảo đảm an
toàn
(Safety)
Giảm số lần mất an toàn trong môi trường làm việc
Giảm thiểu tai nạn
8
Lựa Chọn Chủ Đề
(Selecting Theme)
Giải thích nội dung lựa chọn chủ đề
•
Từng thành viên trong nhóm kể cả nhóm trưởng gồm 5 người,
biểu quyết lựa chọn chủ đề đưa ra bằng phương thức bỏ phiếu
biểu quyết công khai không ghi tên
•
Phương thức biểu quyết là mời tất cả thành viên trong nhóm
tiến hành đánh giá về tính phù hợp của các chủ đề được nêu ra
dựa trên 5 tiêu chí đánh giá trong “Chính sách công ty” sau khi
đánh giá, chủ đề nào được số điểm cao nhất sẽ trở thành chủ
đề hoạt động.
Nguyên tắc đánh giá:
•

Mỗi chủ đề nêu lên đều được đánh giá 1 lần, mỗi 1 hạn mục
đánh giá theo thứ tự 1; 3; 5 điểm.
9
Lựa Chọn Chủ Đề
(Selecting Theme)
Hạng mục
đánh giá
Mấu chốt
vấn đề
Phương
châm
công ty
Tính
quan
trọng
Mức độ
hiểu
của
thành
viên
Năng
lực giải
quyết
của
nhóm
Khả
năng
hoàn
thành
Điểm

Xếp
loại
Cải tiến môi
trường phun sơn
10 20 20 16 19 85 2
Giảm tỉ lệ D4
không đạt
26 22 28 26 26 128 1
Giảm các vấn đề
phát hiện được
trong đánh giá
hàng ngày
18 14 6 12 8 58 3
10
Lựa Chọn Chủ Đề
(Selecting Theme)

Chủ đề được lựa chọn
Giảm tỉ lệ D4 không đạt
Lý do lựa chọn
(1)Tỷ lệ không đạt luôn ở mức cao, ảnh hưởng đến việc hoàn
thành mục tiêu
(2)Không thể hoàn thành sản lượng theo kế hoạch, ảnh hưởng
thời gian giao hàng
(3)Khiếu nại nhiều lần của công đoạn sau, bởi nó ảnh hưởng tới
lưu trình sản xuất bình thường của công đoạn đó
(4)Nâng cao năng lực quản lý và tự phân tích của bộ phận QC
và chế tạo sản xuất
11
Điều Cần Chú Ý Khi Lựa Chọn Chủ Đề


Về lý do lựa chọn chủ đề: Phải thể hiện rõ ràng tính nghiêm
trọng và tính cấp thiết của chủ đề, tốt nhất có thể đưa ra số liệu
cụ thể để chứng minh rằng phải cần thời gian bai lâu (bao nhiêu
tháng) cho việc cải tiến

Sự phù hợp hay không phù hợp của chủ đề lựa chọn sẽ ảnh
hưởng rất lớn đến vấn đề sau này, cho nên phải cố gắng lựa
chọn chủ chủ đề với mức độ hợp lý nhất.
12
Những Điều Kiện Cần Trong Một
Chủ Đề Tốt
1. Chủ đề là hạn mục quản lý trọng điểm trong phương châm
của bộ phận: là vấn đề có hệ thống và chiều sâu.
2. Chỉ tiêu đo lường cải tiến: phải là tư liệu định lượng mang
tính thống kê hoặc số liệu định tính
3. Phương pháp phân tích hoặc cải tiến: có thể vận dụng nhiều
thủ pháp đi sâu vào truy tìm nguyên nhân và tìm hướng giải
quyết.
4. Kết quả cải tiến: có thể phát huy sáng kiến và mức độ cố
gắng để đạt được mục tiêu mong muốn.
5. Kết quả hoạt động: có cống hiến thực chất đối với nhóm và
công ty.
6. Phù hợp với vận hành vòng tuần hoàn PDCA
13
Tư Liệu Cần Có Trong Một Chủ Đề Tốt
1. Có tư liệu hồ sơ hội họp trong quá trình hoạt động
2. Số liệu gốc thu thập trong thời gian hoạt động
3. Tài liệu, hình ảnh chứng minh trước và sau cải tiến
4. Tài liệu công bố quyết định soạn thảo tiêu chuẩn mới hoặc

sửa đổi tiêu chuẩn sau khi cải tíân
5. Tài liệu hồ sơ trong quản lý thường nhật và duy trì hiệu quả
sau khi tiêu chuẩn hoá
14
END