Phương pháp phác thảo kế hoạch hoạt động trong quản lý

1
PHƯƠNG PHÁP
PHÁC THẢO KẾ HOẠCH
HOẠT ĐỘNG
2
Mục Đích
Để hoàn thành chủ đề cải tiến một cách thuận lợi, nên phải có
một kế hoạch lịch trình phù hợp, thuận tiện cho việc tiến hành
cải tiến, như vậy mới có thể hoàn thành theo tiến độ đã quy
định
3
Vẽ Lưu Trình Tác Nghiệp Của Chủ Đề
Hoạt Động
Xử lý tư liệu gốc
Đánh
bống
sơn nền
Lựa
chọn
trên
chuyền
Toàn
kiểm
sơn bề
mặt
QC kiểm tra
Phun sơn
nền ABB
Sấy đứng
Công đoạn
kế tiếp

Đưa vào sấy
Phun sơn bề
mặt ABB
Tỉnh điện
NG
OK
4
Trình Tự Thực Hiện
1. Cột dọc trong biểu kế hoạch hoạt động là bước hoạt động,
hàng ngang là thời gian và nhân viên phụ trách hoạt động, điểm
giao nhau của bước hoạt động và thời gian hoạt động được vẽ
bằng vạch dự định (nét đứt), trước khi vẽ vạch, phải xem xét
tới các yếu tố sau:
Nắm được mức độ khó dễ của chủ đề
2. Xác định bước cải tiến (trình tự hoạt động)
3. Ước tính thời gian hoạt động có thể
4. Dự tính thời gian cần thiết cho các bước
5. Phân công trách nhiệm tới các thành viên
6. Xác nhận lại vạch dự định được sửa đổi
7. Thực hiện quản lý tiến độ hoạt động, vẽ thêm vạch tiến độ
thực tế (nét liền đậm)
5
Phát Thảo Kế Hoạch
(Scheduling)
6
Những Việc Cần Chú Ý
1. Các bước cải tiến ghi trong nội dung hồ sơ hội nghị hoặc báo
cáo hoạt động phải theo đúng trình tự các bước thực hiện trong
kế hoạch hoạt động.
2. Vạch dự tính và vạch thực tế phải nhất quán, lấy thời gian

tiến hành thực tế làm chuẩn. Nguyên nhân hoàn thành trước
thời hạn hoặc chậm so với thời hạn chỉ cần giải thích ở phần ghi
chú là được.
3. Do liên quan về công việc nên không thể thực hiện theo đúng
vạch dự tính, cho nên bị chậm hoặc hoàn thành trước, nhưng
phải cố gắng hoàn thành trước thời hạn cuối cùng, như vậy bản
kế hoạch mới có ý nghĩa kiểm soát.
7
NẮM BẮT HIỆN TRẠNG
8
Mục Đích
Vận dụng nguyên tắc “3 hiện” để nắm bắt vấn đề tồn tại thực
tế, đồng thời tổng hợp số liệu bằng phép phân tầng, vẽ thành
biểu đồ thể hiện trạng thái hiện tại, dễ dàng nắm bắt được vấn
đề quan trọng
Thủ Pháp Thường Sử Dụng

Phép phân tầng, biểu đồ Pareto, biểu đồ dịch chuyển, biểu đồ
xương cá, biểu đồ tần số, biểu kiểm tra, biểu đồ kiểm soát, sơ
đồ hình tròn, sơ đồ lưu trình.
9
Trình Tự Thực Hiện
1. Giải thích hiện trạng: Nắm chắc trạng thái tác nghiệp hiện
tại, thông thường sử dụng sơ đồ lưu trình để trình bày.
(1) Kí hiệu lưu trình cơ bản
Kí hiệu Giải thích
Trình tự, tác nghiệp, thực hiện, bố trí
Quyết sách, quyết định, xác định bước tiếp
theo
Bắt đầu hoặc kết thúc công việc

Điểm nối với một điểm khác
10
Trình Tự Thực Hiện
(2) Kí hiệu lưu trình sản xuất
Kí hiệu Giải thích
Thao tác, gia công
Kiểm tra
Dịch chuyển
Lưu
Kiểm tra
Lỗ khoan
Đánh bónh
Mài
Lưu
11
Trình Tự Thực Hiện
2. Phân tích thống kê
Phải thu thập đầy đủ số liệu liên quan tới chủ đề, đồng thời
phân tầng số liệu, chỉnh lý thống kê. Lấy tư liệu trước đây làm
căn cứ, ví dụ: báo cáo chất lượng tháng, tuần hoặc hồ sơ sửa
đổi công việc, thời gian tiêu chuẩn lưu trình vv… nếu không có
tư liệu số liệu trước đây, có thể vẽ sơ đồ lưu trình hoặc biểu đồ
xương cá, thiết kế biểu kiểm tra để thu thập số liệu thống kê,
vẽ thành biểu đồ, để nắm được bất thường nghiêm trọng trong
trạng thái hiện tại.
12
Những Việc Cần Chú Ý
1. Khi dùng sơ đồ lưu trình để trình bầy phải kết hợp với vấn đề
của chủ đề, mới có thể nhận thấy rõ tình hình tổng thể.
2. Để thu thập số liệu phù hợp với yêu cầu của chủ đề nên vận

dụng phép phân tầng, để cho số liệu được rõ ràng, không có sự
nhầm lẫn.
3. Nếu sử dụng biểu đồ Pareto để nắm bắt hiện trạng, tỉ lệ luỹ
kế của biểu đồ Pareto càng cao, thì sự thách thức trong việc đạt
mục tiêu càng cao.
4. Phải đặt biệt chú ý về nguồn tư liệu và thời gian thu thập, số
liệu thu thập trước cải tiến và sau cải tiến phải được so sánh
trong cùng một điều kiện.
13
14
15
16
END