Bài giảng Giao dịch đàm phán - Bài 3: Chuẩn bị đàm phán

1
BÀI 3
CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN
2
Nội dung chuẩn bị đàm phán KD
1. Chuẩn bị chung cho các cuộc
đàm phán
2. Chuẩn bị riêng cho từng cuộc
đàm phán
3
1. Chuẩn bị chung cho các cuộc
đàm phán kinh doanh
•
Về ngôn ngữ :
.Đối với cuộc đàm phán trong nước cần thông thạo
tiếng quốc ngữ( tiếng mẹ đẻ)
.Đối với cuộc đàm phán quốc tế cần nắm vững và
sử dụng thành thạo ngoại ngữ
.Nếu sử dụng phiên dịch thì cần :Nói sơ trước chủ
đề cho phiên dịch; Nói rõ và chậm ;Tránh dùng
từ địa phương ;Tránh dùng câu dài ,câu phủ
định hai lần; Cần xác định bằng văn bản nội
dung đàm phán ;Nghe phiên dịch báo cáo SAU ĐP
4
Chuẩn bị chung cho các cuộc ĐP
(tiếp)
•
Chuẩn bị về thông tin gồm :
.Thông tin về hàng hóa
.Thông tin về thị trường
.Thông tin về đối tác

.Thông tin về bản thân
•
Chuẩn bị về năng lực gồm:
.Chuẩn bị về kiến thức
.Chuẩn bị về phẩm chất tâm lý
.Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật hỗ trợ
.Có kỹ năng đàm phán tốt
5
Chuẩn bị chung (tiếp)
•
Chuẩn bị thời gian và địa điểm đàm
phán:
.Các bên cần thống nhất với nhau lịch làm
việc và lập luôn cả phương án dự phòng
.Địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý
thoải mái và tiện nghi cho cả hai bên
6
2.Chuẩn bị riêng cho từng cuộc
ĐP
•
Xác định mục tiêu đàm phán
•
Thu thập thông tin
•
Xác định phương án thay thế tốt nhất (BATNA)
•
Tìm hiểu đối tác đàm phán
•
Thành lập đoàn đàm phán
•

Chuẩn bị kế hoạch đàm phán
•
Chuẩn bị địa điểm đàm phán
•
Một số chuẩn bị khác…
7
•
Người ĐP phải dành nhiều nỗ lực cho khâu
chuẩn bị
•
Chuẩn bị là khâu thiết yếu để có thể ĐP thành
công
•
Chuẩn bị tốt:

Hiểu được bản thân

Hiểu được đối tác

Có chiến lược, chiến thuật đúng đắn

Chủ động tấn công
8
2.1 Xác định mục tiêu
•
Xác định nhu cầu:

Không mất định hướng trong quá trình ĐP

Linh hoạt hơn trong việc tìm ra giải pháp thoả

mãn nhu cầu
•
Xác định phạm vi ĐP:

Phân loại mong muốn

Phạm vi cho các mong muốn:

Thiết yếu

Quan trọng

Có thì tốt
9
2.2Thu thập thông tin

Mục tiêu:
–
Đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh
mục tiêu (nếu có)
–
Lựa chọn một hoặc một vài đối tác để đàm phán
–
Xác định các phương án khác nhau có thể thoả
mãn nhu cầu

Nguồn thông tin:
–
Thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng
–

Thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian
môi giới
–
Kinh nghiệm của bạn hàng, đồng nghiệp, nhân
viên…
10
2.3 Xác định phương án thay thế tốt
nhất
(BATNA)

Khái niệm:
Phương án thay thế tốt nhất cho một cuộc
đàm phán (Best Alternative To a Negotiated
Agreement - BATNA) là giải pháp thoả mãn
nhu cầu tốt nhất mà một bên đàm phán có
thể có được dù không tham gia cuộc đàm
phán đó
11
2.3 Xác định phương án thay thế tốt nhất
(BATNA)

Ý nghĩa của BATNA:
•
Giúp nhà đàm phán tránh được những cuộc
đàm phán không cần thiết
•
Giúp nhà đàm phán tránh được những thoả
thuận bất lợi
•
Là cơ sở để xác định giới hạn đàm phán

•
Giúp nhà đàm phán có được những thoả
thuận có lợi hơn
12
2.3 Xác định phương án thay thế tốt nhất
(BATNA)

Các bước xác định BATNA:
•
Nghĩ ra càng nhiều phương án thay thế
càng tốt
•
Lựa chọn những phương án triển vọng nhất
và xác định mức độ khả thi của các phương
án này
•
Đánh giá xem phương án thay thế nào là tốt
nhất dựa trên mức độ đáp ứng nhu cầu của
mỗi phương án
13
2.4 Tìm hiểu đối tác đàm phán
Thông tin về đối tác đàm phán

Đối tác là ai?

Những thế mạnh và điểm yếu của đối tác

Tình hình hiện tại của đối tác

Mục tiêu đàm phán của đối tác


Những áp lực mà đối tác có thể có khi tham gia ĐP

BATNA của đối tác

Đặc điểm đoàn đàm phán của đối tác

Đối tác đã biết gì về ta?

…
14
2.4 Tìm hiểu đối tác đàm phán
Các nguồn thông tin về đối tác
•
Hỏi đối tác đàm phán
•
Tìm hiểu các cuộc đàm phán tương tự của đối
tác trong quá khứ
•
Tình hình hoạt động hiện tại của đối tác đàm
phán
•
Những thông tin thị trường liên quan đến hoạt
động của đối tác…
15
2.5 Thành lập đoàn đàm phán
Đàm phán theo nhóm
•
Lợi thế: có kiến thức rộng hơn, khả năng đa
dạng hơn, các thành viên có thể tư vấn, đóng

góp vào kết quả chung, các thành viên có thể
nhận những nhiệm vụ khác nhau và đóng các
vai trò khác nhau.
•
Bất lợi: nhóm phối hợp không ăn ý, có mâu
thuẫn giữa các thành viên…
16
2.5 Thành lập đoàn đàm phán
Yêu cầu khi thành lập đoàn ĐP
•
Nhóm phải đủ lớn nhưng không quá lớn
•
Các thành viên trong nhóm cần có các kỹ năng,
khả năng và kinh nghiệm bổ sung cho nhau
•
Phải phân công rõ vai trò và nhiệm vụ của từng
thành viên
•
Các thành viên phải có sự tin tưởng lẫn nhau
17
2.5 Thành lập đoàn đàm phán
Phân công trách nhiệm
Thư ký
Trưởng
đoàn
Các nhà
chuyên môn
Trách nhiệm
của
các thành viên

18
2.5 Thành lập đoàn đàm phán
Nguyên tắc làm việc nhóm ĐP
•
Mỗi lần chỉ 1 người phát biểu, các phát biểu
phải được chuẩn bị sẵn sàng, đợi đến khi lãnh
đạo ra dấu khi cần phát biểu
•
Không bao giờ thể hiện sự bất đồng trước mặt
đối tác
•
Khi có do dự, tạm ngừng cuộc đàm phán
•
Tạo ra 1 cách trao đổi thông tin phi ngôn ngữ
giữa các thành viên trong đoàn
•
Thông điệp của cả đoàn phải thống nhất trong
cả lời nói và hành động.
19
2.6 Chuẩn bị kế hoạch đàm phán
Chuẩn bị chương trình ĐP
•
Là những nội dung mà các bên tham gia ĐP sẽ
tiến hành và thời gian cho mỗi nội dung
•
Giúp các bên chủ động trong quá trình ĐP
•
Giảm những phát sinh bất ngờ trong quá trình
ĐP
•

Giúp ta phán đoán được phần nào mong muốn
của đối tác ĐP
•
Nên chủ động soạn thảo chương trình rồi đề
nghị đối tác ĐP điều chỉnh, bổ sung
20
2.6 Chuẩn bị kế hoạch đàm phán
Chuẩn bị chiến lược, chiến thuật ĐP
•
Chiến thuật là những cách thức mà nhà đàm
phán “đối đáp” với đối tác.
•
Một chiến thuật thường liên quan đến bối cảnh
của từng cuộc đàm phán cụ thể. Không có
chiến thuật nào cho mọi cuộc đàm phán.
•
Tất cả các chiến thuật phải phù hợp với chiến
lược.
21
2.7 Chuẩn bị địa điểm đàm phán
•
Địa điểm là yếu tố quan trọng, có thể tạo thuận lợi
hoặc gây khó khăn cho ĐP
•
Địa điểm cần là nơi:

Cảm thấy thoải mái cả về vật chất và tinh thần

Có thể nghe được rõ ràng toàn bộ nội dung đàm phán


Kín đáo và an toàn để đảm bảo hiệu quả và bảo mật
thông tin

Có đầy đủ các phương tiện hỗ trợ cần thiết: thiết bị
trình chiếu, bảng, thiết bị âm thanh…

Thuận tiện cho việc đi lại
22
2.8 Các chuẩn bị khác
Ngôn ngữ đàm phán
•
Nói/Hiểu được ngôn ngữ của đối tác là cực kỳ
hữu ích trong việc xây dựng mối quan hệ tốt
đẹp với họ, kể cả khi phải sử dụng phiên dịch
•
Không nên đàm phán bằng ngôn ngữ của đối
tác trừ phi cực kỳ thành thạo ngôn ngữ đó.
•
Nếu không đàm phán được bằng tiếng Việt,
nên sử dụng phiên dịch
•
Xác định ngôn ngữ sử dụng trong thoả
thuận/hợp đồng: 2 thứ tiếng, 2 bản có giá trị
như nhau, chú ý dịch thuật chính xác
23
8. Các chuẩn bị khác
Tài liệu đàm phán
•
Liệt kê tất cả những tài liệu cần thiết để đảm
bảo không bỏ sót

•
Chọn lọc và hệ thống hoá tài liệu theo từng
nhóm vấn đề
•
Chuẩn bị tốt những tài liệu cần gửi trước cho
đối tác
•
Có thể dự thảo hợp đồng mà ta mong muốn
thoả thuận được.
24
2.8 Các chuẩn bị khác
Vị trí ngồi trên bàn đàm phán
•
Mỗi thành viên trong đoàn đàm phán cần ngồi ở
những vị trí thích hợp với vai trò của mình
•
Cần căn cứ vào vị trí của những người tham gia đoàn
đàm phán của đối tác để xác định (phỏng đoán) vai trò
của họ
•
Chỗ ngồi của trưởng đoàn:

Gần những thành viên cần trao đổi hoặc bàn bạc
trong quá trình đàm phán

Gần hoặc đối diện những người thuộc nhóm đối tác
hay gây khó khăn

Dễ giao tiếp bằng mắt với các thành viên của đoàn
mình và các thành viên chủ chốt trong đoàn đối tác