Hoàn thiện hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí tại công ty xăng dầu khu vực iii

Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

Lời nói đầu
Những năm qua - khi nền kinh tế chuyển dịch từ cơ chế quản lý tập trung, bao
cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc theo định hớng XHCN - Cũng
nh các đơn vị kinh tế quốc doanh khác, Công ty Xăng dầu khu vực III gặp rất nhiều
khó khăn. Là một doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh thơng mại nên vấn đề cốt lõi đặt
ra đối với Công ty là làm thế nào để bán ra những sản phẩm đáp ứng đợc nhu cầu của
thị trờng và đạt mức lợi nhuận cao nhất.
Trong doanh nghiệp thơng mại, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp (hay còn gọi là chi phí thời kỳ) là một trong những chỉ tiêu chất lợng quan
trọng. Sự phát sinh của 2 loại chi phí này ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận trong kỳ
kinh doanh và đợc phản ¸nh trong B¸o c¸o KÕt qu¶ kinh doanh cđa doanh nghiệp
trong từng kỳ báo cáo.
Nh vậy, việc giảm thấp cũng nh tiết kiệm chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp là rất quan trọng và có ý nghĩa vô cùng to lớn: tạo điều kiện cho các
doanh nghiệp thơng mại hoàn thành tốt các chỉ tiêu kinh tế tài chính, nghĩa vụ với
Ngân sách Nhà nớc, lợi ích của doanh nghiệp và của ngời lao động...Tuy nhiên, để
thực hiện đợc điều này các nhà quản lý nói chung và kế toán nói riêng phải thờng
xuyên nắm bắt, phản ánh chính xác, kịp thời những thông tin cần thiết bên ngoài
cũng nh bên trong nội bộ doanh nghiệp nh: các thông tin về thị trờng, giá cả, khả
năng tiêu thụ hàng hóa, dự trữ...
Xuất phát từ những lý do trªn, nh»m häc hái kinh nghiƯm thùc tÕ cịng nh đề
xuất một số ý kiến để góp phần giúp doanh nghiệp hoàn thiện công tác hạch toán chi
phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, qua thời gian nghiên cứu lý luận trong
trờng và thực tập thực tế tại Công ty Xăng dầu khu vực III, em mạnh dạn đi sâu vào
nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp với việc nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí tại Công ty Xăng dầu khu vực III".
Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu của luận văn 3 phần:

Phần I : Lý luận chung về hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp trong doanh nghiệp thơng mại.
Phần II : Thực trạng hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp tại Công ty Xăng dầu khu vực III.
Phần III : Phơng hớng hoàn thiện hạch toán và nâng cao hiƯu qu¶ sư dơng chi phÝ
nghiƯp vơ kinh doanh tại Công ty Xăng dầu khu vực III.


Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

Phần I
Lý luận chung về hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong
doanh nghiệp thơng mại
A-những vấn đề chung về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Hoạt động trong nền kinh tế thị trờng tự do cạnh tranh, các doanh nghiệp luôn
chịu sự ảnh hởng mạnh mẽ nhiều yếu tố nh: yếu tố nhân lùc, u tè kinh tÕ, u tè
khoa häc c«ng nghƯ, yếu tố chính trị, văn hoá...
Tuy nhiên, sự sống còn của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào khả năng của
nhà quản lý. Họ phải xác định đợc mục tiêu kinh doanh, đề ra các phơng thức để đạt
đợc mục tiêu đó đồng thời phải tiến hành kiểm tra, kiểm soát liên tục các bớc tiến
hành cũng nh biện pháp đà sử dụng để thực hiện các mục tiêu đề ra và có thể xử lý
kịp thời những bất cập. Để thực hiện đợc điều đó, các nhà quản lý phải nắm bắt chính
xác, kịp thời những thông tin cần thiết liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp. Xét trên phơng diện kế toán, thông tin liên quan đến chi phí rất quan trọng,
đặc biệt đối với các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại. Trong các doanh nghiệp thơng mại, chi phí có ảnh hởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp chính là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
I-Chi phí bán hàng
I.1- Đặc điểm của chi phí bán hàng

Có thể nói, quá trình tiêu thụ là điều kiện cần cho hoạt động sản xuất kinh
doanh tồn tại. Xét một cách tơng đối, tiêu thụ đợc coi là khâu cuèi cïng cña chu kú
2


Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

sản xuất kinh doanh nhng lại quyết định trực tiếp đến quá trình tái sản xuất của
doanh nghiệp. Do vậy, chi phí bán hàng có vai trò rất quan trọng. Đó là khoản chi phí
cần thiết để thúc đẩy quá trình lu thông hàng hoá và đảm bảo việc đa hàng hoá tới tay
ngời tiêu dùng. Chi phí bán hàng phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm
hàng hoá, lao vụ, dÞch vơ trong kú kinh doanh bao gåm: chi phÝ chào hàng, giới
thiệu, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng đại lý, uỷ thác, chi phí vận chuyển hàng hoá
đến nơi tiêu thụ, chi phí bảo hành, chi phí bảo quản, đóng gói...Chi phí bán hàng có
trong bất kỳ tổ chức kinh doanh nào, cho dù đó là doanh nghiệp sản xuất hay doanh
nghiệp thơng mại.
Trong điều kiện tồn tại quan hệ hàng hoá- tiền tệ, chi phí cho hoạt động sản
xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản lao động sống và lao
động vật hoá mà doanh nghiệp đà chi ra để tiến hành hoạt ®éng s¶n xuÊt kinh doanh
trong mét kú kinh doanh nhÊt định (tháng, quý, năm...).
Khác với chi phí sản xuất là các chi phí gắn liền với quá trình sản xuất ra sản
phẩm, sáng tạo ra giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, chi phí bán hàng đợc định
nghĩa là biểu hiện bằng tiền của những hao phí lao động phát sinh trong quá trình
tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Chi phí bán hàng đợc biểu hiện bằng tiền nhng không
phải tất cả các khoản chi bằng tiền trong thơng mại đều là chi phí bán hàng. Trên
thực tế, có những khoản chi phí bán hàng đợc biểu hiện bằng hiện vật nh: hao hụt tự
nhiên về hàng hoá, khấu hao tài sản cố định (KH TSCĐ), phân bổ công cụ dụng
cụ...Chi phí bán hàng không tạo ra giá trị và giá trị sử dụng mà chỉ có tác dụng thực

hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hoá.
Trớc đây ngời ta cho rằng: toàn bộ hao phí lao động sống và lao động vật hoá
tiêu hao trong quá trình mua, bán hàng đợc biểu hiện bằng tiền gọi là chi phí lu thông
hàng hoá. Quan niệm này là thiếu chính xác vì khi phân tích từ nhiều phơng diện ta
thấy rằng: hao phí lao động sống sẽ tạo ra giá trị mới của sản phẩm hàng hoá, một
phần dùng để bù đắp lại hao phí lao động cần thiết biểu hiện dới hình thái tiền lơng
(V), một phần tạo ra giá trị tăng thêm biểu hiện dới hình thái thu nhập thuần tuý (M).
Trên thực tế, ngời ta không tính toàn bộ (V+M) vào chi phí bán hàng mà chỉ tính
phần (V) có nghĩa là chỉ gồm lao động sống cần thiết và mét phÇn cđa (M).
Trong chn mùc qc tÕ IAS 1: Trình bày các Báo cáo Tài chính, chi phí đợc phân loại theo chức năng bao gồm: Chi phí khấu hao tài sản vật chất; chi phí hao
mòn tài sản phi vật chất và chi phí nhân viên. Còn trong kế toán quản trị Mĩ, chi phí
bán hàng hay tiếp thị bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để thực hiện các đơn đặt hàng
và giao thành phẩm đến khách hàng. Chi phí này bao gồm: chi phí quảng cáo, giao
dịch, hoa hồng bán hàng, lơng nhân viên bán hàng và các chi phí gắn liền với kho cất
thành phẩm.
Từ đây, chúng ta thấy rằng: Chi phí bán hàng trong kế toán quản trị Mĩ thể hiện
đầy đủ các khoản mục nh trong chuẩn mực kế toán quốc tế đà quy định nhng cụ thể
hơn.
Nh vậy, thông qua nghiên cứu, phân tích, liên hệ với chuẩn mực kế toán quốc
tế, kế thừa và phát triển, chi phí bán hàng trong kế toán Việt Nam đợc định nghĩa:
Chi phí bán hàng là toàn bộ hao phí về lao động sống (lơng nhân viên bán hàng,
bảo hiểm xà hội...) và lao động vật hoá (KH TSCĐ, công cụ dụng cụ...) phát sinh
trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vô.

3


Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

Chi phí bán hàng có đặc điểm chung là các khoản chi phí phát sinh trong quá
trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá nhng không phải là số bất biến và cũng không tỷ lệ
thuận với doanh thu hàng bán hay số lợng hàng bán ra. Có trờng hợp hàng không bán
đợc nhng chi phí bán hàng vẫn phát sinh hoặc ngợc lại, doanh thu tăng nhanh hay số
lợng hàng bán tăng nhanh nhng chi phí bán hàng tăng chậm, biến động tỷ lệ thuận
với doanh thu hoặc không.
Trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp hoạt động chủ yếu vì mục tiêu lợi
nhuận. Theo quy luật của sự chọn lọc tự nhiên, muốn thắng thế trong cạnh tranh, đặc
biệt là đối với các doanh nghiệp thơng mại - khi mà nền kinh tế đang ngày càng mở
rộng, hàng ngoại nhập vào trong nớc ngày càng phong phú thì 1 vấn đề quan trọng họ
phải quan tâm là giảm chi phí bởi giảm 1 đồng chi phí có nghĩa là tăng 1 đồng lợi
nhuận. Để đạt đợc điều đó trớc mắt các doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ theo
từng yếu tố chi phí phát sinh trên cơ sở nguyên tắc tiết kiệm, tránh những khoản chi
phí có tính chất phô trơng và hạn chế các khoản thiệt hại làm tăng chi phí bằng cách
lập kế hoạch chi, thực hiện, phản ánh đúng đắn các khoản chi đà đợc ký duyệt và
thực hiện kiểm soát liên tục.
I.2- Nội dung của chi phí bán hàng
Theo thông lệ chung đà đợc áp dụng phổ biến ở các nớc trên thế giới, tuỳ thuộc
vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng doanh nghiệp, chế
độ kế toán Việt Nam đà quy định chi phí bán hàng đợc chia ra theo nội dung sau:
Chi phí nhân viên:
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh phải có 3 yếu tố cơ bản là lao
động, t liệu lao động và đối tợng lao ®éng. Trong ®ã lao ®éng cđa con ngêi lµ u tố
trung tâm, giữ vai trò quyết định trong qua trình kinh doanh. Để tái sản xuất sức lao
động, ngời lao ®éng sau khi ®· sư dơng søc lao ®éng cđa mình tạo ra sản phẩm có ích
thì sẽ đợc trả một số tiền thù lao nhất định gọi là tiền lơng (hay tiền công).
Về bản chất, tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động hay tiền lơng chính là một yếu tố chi phí kinh doanh. Mặt khác tiền lơng còn là đòn bẩy kinh
tế, kích thích ngời lao động tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí.
Các khoản trích bảo hiểm xà hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí

công đoàn (KPCĐ) đợc trích theo lơng.
Trong chuẩn mực quốc tế IAS 19 "Lợi ích trả cho công nhân viên" đà quy định
rõ chi phí nhân viên hay lợi ích mà họ đợc hởng, bao gồm:
+ Các lợi ích ngắn hạn cho công nhân viên.
+ Các lợi ích sau khi hết hạn thời gian làm việc.
+ Các lợi ích dài hạn khác.
+ Các lợi ích hởng khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Kế thừa sự phát triển và để phù hợp với chuẩn mực chung, chi phí nhân viên của
bộ phận bán hàng đợc phản ánh bao gồm các khoản tiền lơng, tiền công, các khoản
phụ cấp cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong và ngoài danh sách trực tiếp làm
công tác bán hàng, phân loại, chọn lọc, bảo quản hàng hoá (khoản này không bao
gồm tiền lơng của nhân viên hành chính, văn phòng và các bộ phận quản lý khác),
các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ...

4


Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

BHXH, BHYT, KPCĐ là các khoản trích theo tỷ lệ phần trăm nhất định của quỹ
lơng thực tế. Tỷ lệ này đợc quy định theo từng thời kỳ. Hiện nay, theo quy định của
Nhà níc BHXH tÝnh b»ng 15%, BHYT tÝnh b»ng 2% quü lơng theo ngạch bậc, chức
vụ hệ số bảo lu và các khoản phụ cấp theo lơng (nếu có) tại Nghị định 26 CP tính
theo mức lơng tối thiểu Nhà nớc quy định và KPCĐ tính bằng 2% quỹ lơng thực tế.
Chi phí vật liệu, bao bì:
Chức năng chủ yếu trong doanh nghiệp thơng mại là tổ chức lu thông hàng hoá.
Do đó, theo thông lệ chung đợc áp dụng phổ biến chi phí vật liệu, bao bì trong doanh
nghiệp thơng mại là các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ

sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ nh: chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá; chi
phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá
trong quá trình tiêu thụ; vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ...của doanh
nghiệp.
Chi phí dụng cụ, đồ dùng:
Khác với vật liệu, bao bì, dụng cụ đồ dùng là những t liệu lao động không đủ
tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng đợc quy định đối với TSCĐ. Công cụ, đồ
dùng tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, giá trị của chúng đợc chuyển dần vào
chi phí và giữ nguyên hình thái nh ban đầu.
Theo thông lệ chung đợc áp dụng phổ biến, nội dung chi phí công cụ, đồ dùng
phản ánh chi phí công cụ dụng cụ (CCDC) phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm,
hàng hoá nh: dụng cụ đo lờng, phơng tiện tính toán, phơng tiện làm việc...
Chi phí khấu hao tài sản cố định:
TSCĐ là một bộ phận TSCĐ hữu hình hặc vô hình của doanh nghiệp có giá trị
lớn, thời gian sử dụng dài, đáp ứng tiêu chuẩn là TSCĐ do Nhà nớc quy định. Việc
quy định tài sản nào là TSCĐ do từng nớc quy định. Theo chế độ kế toán Việt Nam
hiện hành, những tài sản có giá trị từ 5.000.000 đồng và thời gian sử dụng từ 1 năm
trở lên sẽ đợc xếp vào TSCĐ.
TSCĐ khi tham gia vào quá trình kinh doanh sẽ bị hao mòn. Nhận thức đợc sự
hao mòn nên khi sử dụng TSCĐ, các doanh nghiệp tính toán và phân bổ nguyên giá
TSCĐ vào chi phí kinh doanh trong từng kỳ hạch toán gọi là KH TSCĐ. Mục đích
của việc trích KH TSCĐ là giúp doanh nghiệp tính đúng, tính đủ chi phí sử dụng
TSCĐ và thu hồi vốn đầu t để tái tạo TSCĐ khi chúng bị h hỏng.
Nh vậy, chi phí KH TSCĐ của bộ phận bảo quản, bán hàng bao gồm khấu hao
nhà kho, cửa hàng, bến bÃi, phơng tiện bốc dỡ, vận chuyển, phơng tiện tính toán, đo
lờng, kiểm tra chất lợng...
Chi phí bảo hành:
Phản ánh những chi phí liên quan đến sản phẩm, hàng hoá sau khi tiêu thụ nh:
sửa chữa các hàng hoá bị lỗi, bị hỏng nhng vẫn nằm trong thời gian bảo hành...
Chi phí dịch vụ mua ngoài:

Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng nh: chi phí thuê
ngoài sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng, tiền thuê kho bÃi, tiền thuê bốc vác vận

5


Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận
uỷ thác xuất khẩu...
Chi phí bằng tiền khác:
Phản ánh các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đÃ
kể trên nh: chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí quảng cáo, chào hàng, chi
phí hội nghị khách hàng, khoản chi phí cho lao động nữ...
Khi xác định nội dung chi phí bán hàng chúng ta cần phải xem xét kỹ lỡng, bởi
vì không phải bất kỳ một khoản chi phí nào phát sinh ở doanh nghiệp thơng mại đều
đợc tính vào chi phí bán hàng. Việc xác định nội dung chi phí bán hàng không những
phải đảm bảo tính khoa học mà còn phải đảm bảo tính thực tiễn để phù hợp với yêu
cầu quản lý và và phản ánh đúng đắn chi phí bán hàng của doanh nghiệp trong từng
thời kỳ nhất định.
Theo quy định hiện hành, những khoản chi phí sau không đợc tính vào chi phí
bán hàng:
Những khoản chi phí thiên tai hoả hoạn, tai nạn giao thông...(kể cả những
khoản chi phí giải quyết hậu quả).
Những chi phí về gia công chế biến (bao gồm cả chi phí sơ chế, tái chế,
chọn lọc, phân loại hàng hoá cha đủ tiêu chuẩn nhập kho). Những khoản chi phí này
khi phát sinh phải tính vào giá của hàng hoá vật t.
Những chi phí phát sinh trong quá trình phục hồi đời sống tinh thần, văn

hoá nghệ thuật của đời sống cán bộ công nhân viên, các chi phí phục vụ cho các câu
lạc bộ...những chi phí này đợc bù đắp bằng quỹ xí nghiệp.
Những khoản chi phí về công tác Đảng, đoàn thanh niên, công
đoàn...Những chi phí này đợc bù đắp bằng các khoản công đoàn, đảng phí do thành
viên của các tổ chức trên đóng góp.
Những chi phí do Ngân sách cấp đài thọ nh: kinh phí sự nghiệp, kinh phí
xây dựng cơ bản.
Những khoản hao hụt hàng hoá, vật t ngoài định mức do khuyết điểm chủ
quan của các doanh nghiệp hay cá nhân ngời phạm lỗi gây ra.
Những khoản phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, vi phạm kỷ luật thanh
toán...các khoản tiền thởng hoàn thành kế hoạch, thởng đột xuất...
Theo quy định của Thông t số 76-TC/TCDN ngày 15 tháng 11 năm 1996 các
doanh nghiệp phải tính đúng, tính đủ chi phí kinh doanh, tự trang trải mọi khoản chi
phí bằng thu nhập và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của
mình.
Các khoản hoa hồng đại lý, uỷ thác phải thể hiện trong các hợp đồng đại lý, uỷ
thác và chỉ đợc hạch toán theo số thực chi khi có đủ chứng từ hợp pháp.
Đối với hoa hồng môi giới, doanh nghiệp phải xây dựng định mức chi và quy
chế quản lý chi tiêu gắn với hiệu quả kinh tế do môi giới mang lại. Hoa hồng môi
giới không đợc áp dụng cho các đối tợng là đại lý của doanh nghiệp, các khách hàng

6


Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

đợc chỉ định, các chức danh quản lý trong doanh nghiệp, những nhân viên làm nhiệm
vụ cung ứng vật t, tiêu thụ hàng hoá thành phẩm trong doanh nghiệp.

Đối với các dịch vụ mua ngoài, doanh nghiệp phải có dự toán, hợp đồng kinh
tế, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng với giá cả theo quy định của Nhà nớc hoặc theo
giá thị trờng và phải có hoá đơn, chứng từ hợp pháp.
Những khoản chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh trong lĩnh vực tiêu thụ nhằm
khôi phục năng lực của tài sản đợc hạch toán vào chi phí bán hàng. Trờng hợp chi phí
đó quá lớn thì phải phân bổ cho nhiều năm. Doanh nghiệp có thể có kế hoạch sửa
chữa lớn vµ tiÕn hµnh trÝch tríc vµo chi phÝ, kÕt thóc phải có quyết toán trên cơ sở dự
toán đợc duyệt y.
Chi phí bằng tiền khác nh: các khoản chi cho trờng, lớp đào tạo bồi dỡng nâng
cao tay nghề , năng lực quản lý và chi cho cơ sở y tế chỉ đợc hạch toán vào chi phí
theo số thực chi cho các đối tợng là cán bộ công nhân viên (CBCNV) của doanh
nghiệp. Doanh nghiệp hạch toán vào chi phí theo số thực chi sau khi trừ đi các khoản
hỗ trợ của Ngân sách Nhà nớc (nếu có). Mức chi tối đa không vợt quá 1,3 lần định
mức chi sự nghiệp cho các đối tợng trên do Nhà nớc quy định. Nếu đào tạo cho các
đối tợng ngoài doanh nghiệp thì phải thu phí để tự trang trải các khoản phí.
Nh vậy, kế toán chỉ đợc hạch toán vào chi phí bán hàng của kỳ hạch toán những
hao phí có liên quan đến khối lợng sản phẩm hàng hoá xuất ra trong kỳ chứ không
phải mọi khoản phí chi ra trong kỳ đều đợc tập hợp vào Tài khoản (TK) 641 và kết
chuyển để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Việc xác định nội dung và phạm vi chi phí nh trên sẽ có thể tạo nhiều điều kiện
thuận lợi trong công tác chỉ đạo thực tiễn, trong việc xây dựng kế hoạch hạch toán và
phân tích chi phí bán hàng theo khoản mục. Do đó, việc quản lý và chỉ đạo thực tiễn
có cơ sở đi sâu vào quản lý trọng điểm từng loại chi phí.
I.3- Phân loại chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là chỉ tiêu tổng hợp bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau. Để
hiểu rõ bản chất của từng loại chi phí nhằm phục vụ cho công tác quản lý tại doanh
nghiệp đợc chặt chẽ và chính xác tối đa, ngời ta tiến hành phân loại chi phí bán hàng.
Phân loại chi phí đúng đắn, khoa học, phù hợp với điều kiện quản lý kinh tế là
vấn đề có ý nghĩa lớn cả về lý luận và thực tiễn nhằm nâng cao chất lợng quản lý chi
phí, phát huy đợc chức năng kiểm tra, giám sát và tổ chức thông tin cũng nh cung cấp

thông tin một cách chính xác, phục vụ cho quá trình điều hành hoạt động sản xuất
kinh doanh.
Hiện nay trên thế giới nói chung và việt Nam nói riêng đà có rất nhiều tiêu thức
để phân loại chi phí bán hàng. Việc phân loại chi phí bán hàng với mục đích cuối
cùng là để quản lý, sử dụng hiệu quả chi phí và tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh
cđa tõng Ngµnh, tõng doanh nghiƯp, tõng qc gia. ở nớc ta hiện nay, chi phí bán
hàng đợc phân loại chủ yếu dựa vào một số tiêu thức sau:
1-Phân loại chi phí bán hàng dựa vào tính chất của chi phí:
Là việc sắp xếp các khoản mục chi phí bán hàng có chung một tính chất hoặc
gần giống nhau về tính chất thành từng loại chi phí nhất định. Theo cách phân loại
này, chi phí bán hàng đợc chia thµnh:

7


Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

Chi phí tiền lơng (hay còn gọi là chi phí nhân viên): Là toàn bộ số tiền trả công
lao động cho công nhân viên trong và ngoài danh sách phục vụ trực tiếp cho quá trình
kinh doanh.
Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm những chi phí nh tiền thuê ngoài sửa chữa
TSCĐ, tiền thuê bốc vác vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi tiêu thụ, tiền hoa hồng
trả cho đại lý bán hàng, tiền trả cho đơn vị nhận xuất khẩu uỷ thác...
Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm những khoản chi phí nh chi phí tiếp khách ở
bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu, quảng cáo, chào hàng, chi phí tiếp thị, chi phí
khuyến mÃi, chi phí hội nghị khách hàng, chi đối ngoại, chi phí KH TSCĐ, chi phí
công cụ đồ dùng, chi phí vật liệu bao bì đóng gói...
2-Phân loại chi phí bán hàng theo nội dung kinh tế và phạm vi nghiệp vụ kinh tế phát

sinh
Là việc quy định nội dung phơng thức hạch toán từng khoản mục chi phí bán
hàng đợc thống nhất từ lập kế hoạch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phân tích tình
hình chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng trong thơng mại có thể phân thành các
khoản mục sau:
Tiền lơng và các khoản phụ cấp.
Trích BHXH, BHYT và KPCĐ.
KH TSCĐ.
Chi phí vật liệu bao bì.
Chi phí dụng cụ, đồ dùng.
Chi phí dịch vụ mua ngoài.
Chi phí bảo quản, chọn lọc, đóng gói.
Chi phí sửa chữa TSCĐ.
Chi phí trả tiền cho đại lý.
Chi phí hao hụt hàng hoá, vật t trong định mức.
Chi phí bằng tiền khác nh chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi đối
ngoại, chi giới thiệu, quảng cáo, chào hàng...
Cớc vận chuyển và bảo hiểm (đối với chi phí nớc ngoài).
Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng giữ đợc tính nguyên vẹn của từng
yếu tố cũng nh từng khoản chi trong yếu tố không kể đến việc nó đợc chi ra ở đâu và
có quan hệ với quá trình tiêu thụ nh thế nào. Chi phí bán hàng theo yếu tố là chi phí
ban đầu giản đơn, trong quá trình chi phí của doanh nghiệp không thể tiếp tục chia
nhỏ hơn các loại chi phí này. Hạch toán chi phí theo cách này không những cho
chúng ta biết trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp cần phải chi
ra những khoản chi phí gì, bao nhiêu mà còn là cơ sở để lập các dự toán chi phí, kế
hoạch quỹ lơng, tính toán nhu cầu vốn lu động định mức.
3-Phân loại chi phí bán hàng trong mối quan hệ với khối lợng hàng hoá luân chuyển:
Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng đợc chia thành:
Chi phí bán hàng khả biến: là khoản chi phí có đặc trng cơ bản khi mức tiêu thụ
sản phẩm hàng hoá thay đổi thì chi phí bán hàng cũng thay đổi theo và

8


Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

thay đổi theo quan hệ tỷ lệ thuận, còn tỷ suất chi phí thì hầu nh không thay đổi hoặc
thay đổi không đáng kể theo chiều ngợc lại. Chi phí này bao gồm: chi phí vận
chuyển, chi phí bao bì đóng gói, chi phí hao hơt b¶o qu¶n, chi phÝ chän läc, chi phÝ lơng theo hình thức khoán.
Chi phí bán hàng bất biến: là những khoản chi phí có đặc trng cơ bản là khi
mức tiêu thụ hàng hoá thay đổi nhng chi phí bán hàng vẫn giữ cố định, còn tỷ suất
chi phí thì thay đổi theo chiều ngợc lại. Chi phí này bao gồm: lơng nhân viên bán
hàng theo thời gian, chi phí KH TSCĐ, chi phí công cụ đồ dùng, chi phí thuê cửa
hàng, kho tàng bến bÃi...
Chi phí bán hàng bất biến chỉ giữ nguyên trong phạm vi phù hợp của doanh
nghiệp nghĩa là phạm vi giữa khối lợng sản phẩm hàng hoá tối thiểu và khối lợng sản
phẩm hàng hoá tối đa mà doanh nghiệp dự định tiêu thụ.
Phân loại chi phí bán hàng thành chi phí khả biến và chi phí bất biến chỉ mang
tính chất tơng đối vì trong điều kiện khác nhau thì những khoản chi phí nào đó có thể
là chi phí bất biến hoặc chi phí khả biến. Chẳng hạn, khi xem xét mối quan hệ của
chi phí này với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chúng ta thấy rằng: chi phí bán
hàng bao gồm cả chi phí bán hàng khả biến và bất biến lẫn lộn trong đó nhng rất khó
phân tách đợc rõ ràng. Tuy cách phân loại này bị hạn chế khi các nhà quản lý sử
dụng trong néi bé doanh nghiƯp trong viƯc ph©n tÝch mèi quan hệ chi phí - khối lợng
- lợi nhuận nhng là cần thiết và nó có ý nghĩa rất lớn trong công tác chỉ đạo thực tiễn.
Hiện nay, rất nhiều nớc trên thế giới đà đa kế toán quản trị vào sử dụng để
phục vụ cho công tác quản trị nội bé doanh nghiƯp nh dù to¸n tỉng møc chi phÝ cho
một kỳ kinh doanh, cho từng phơng án kinh doanh...Tuy sự tính toán đó còn mang

tính chất tơng đối nhng tính khả thi của công việc cùng với sự đối chiếu điều chỉnh
trên thực tế kinh doanh đà giúp ích rất nhiều cho các nhà quản lý. Bởi lẽ kế toán quản
trị giúp các nhà quản lý giám sát chặt chÏ sù thay ®ỉi cđa chi phÝ kinh doanh trong
tõng thời kỳ, từng thời điểm cho từng mặt hàng kinh doanh để giảm thấp chi phí cũng
nh tăng lợi nhuận đạt đợc tới mức tối đa. Đây cũng chính là mục tiêu cuối cùng của
nhà quản lý.
Trong quá trình kinh doanh cđa c¸c doanh nghiƯp ë níc ta hiƯn nay cha đòi hỏi
phải nhất thiết tồn tại song song 2 loại hình quản lý kế toán là kế toán tài chính và kế
toán quản trị nhng điều này là rất cần thiết bởi tính hiệu quả rất cao của nó trong
công tác quản lý.
Để phân loại chi phí bán hàng ngời ta còn dựa vào rất nhiều tiêu thức khác nh:
phân loại theo bản chất kinh tế, theo khâu kinh doanh, theo Ngành kinh doanh...
Tóm lại, trong thực tế có rất nhiều cách phân loại chi phí bán hàng song cuối
cùng nó chỉ nhằm đạt tới mục đích là hợp lý hoá chi phí để tiết kiệm tối đa chi phí
cũng nh để đạt đợc tối đa mức lợi nhuận. ở mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể lựa
chọn những tiêu thức khác nhau để phân loại chi phí bán hàng sao cho phù hợp với
yêu cầu quản lý của đơn vị mình để đạt hiệu quả sử dụng chi phÝ tèt nhÊt.

9


Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

I.4-Hạch toán chi phí bán hàng.
I.4.1-Hạch toán ban đầu
Chứng từ kế toán là phơng pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến
động của đối tợng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lÃnh đạo và làm căn
cứ phân loại tổng hợp kế toán. Nói cách khác, chứng từ kế toán có thể đợc hiểu là

những bằng chứng chøng minh b»ng giÊy tê vỊ nghiƯp vơ kinh tÕ đà phát sinh và thực
sự đà hoàn thành.
Chứng từ bao gồm: Chứng từ bắt buộc (doanh nghiệp Nhà nớc có 32 chứng từ,
doanh nghiệp khác có 27 chứng từ) và chøng tõ mang tÝnh híng dÉn (doanh nghiƯp
Nhµ níc cã 14 chøng tõ, doanh nghiƯp kh¸c cã 19 chøng tõ). Tất cả các loại chứng từ
đều bắt buộc phải có đầy đủ 8 yếu tố cơ bản (tên gọi chứng từ; ngày tháng năm lập;
số hiệu chứng từ; tên gọi, địa chỉ của đơn vị cá nhân lập; tên gọi và địa chỉ của cá
nhân lập; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; chỉ tiêu về lợng và giá trị; chữ ký của
ngời chịu trách nhiệm).
Chứng từ kế toán phải đợc lập một cách rõ ràng và trung thực, ghi đầy đủ dữ
liệu, gạch bỏ phần trống, không tẩy xoá sửa chữa, nếu sai không đợc xé rời mà chỉ
gạch chéo, ghi chữ huỷ và chứng từ phải đợc đánh số liên tục. Kế toán trởng và thủ
trởng đơn vị không đợc ký trớc trên chứng từ hoặc séc trắng, không đợc viết bằng bút
chì.
Chi phí bán hàng bao gồm rất nhiều loại chi phí, liên quan đến nhiều chỉ tiêu do
đó cần có rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Các loại chứng từ đợc sử dụng trong chi
phí bán hàng thuộc:
Thuộc chỉ tiêu lao động tiền lơng gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền
lơng, Bảng thanh toán tiền thởng, Phiếu nghỉ hởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH...
Thuộc chỉ tiêu hàng hoá bao gồm: Hoá đơn dịch vụ, Hoá đơn tiền điện, Hoá
đơn tiền nớc, Hoá đơn cho thuê nhà...
Thuộc chỉ tiêu tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi...
Quá trình luân chuyển chứng từ phải theo tuần tự từ lập chứng từ, kiểm tra
chứng từ đến ghi sổ và lu trữ. Quá trình này đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: TRìNH Tự luân chuyển chứng từ

Yêu
Cầu lập
CT

KT phần
hành

Thủ trởng
KTT

Lập CT

Kí CT

Bộ phận
chức năng

KT phần
hành
Lu

Thực hiện

Ghi sổ

I.4.2-Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng đợc hạch toán trên TK 641-Chi phí bán hàng.

1
0


Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

Theo quy định hạch toán TK 641, toàn bộ chi phí bán hàng cuối kỳ đợc kết
chuyển vào bên Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh. Do đó, cuối kỳ hạch
toán TK 641 không có số d.
Đối với hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có ít sản
phẩm hàng hoá đợc tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phí
bán hàng vào bên Nợ TK142 (1422 - Chi phí chờ kết chuyển). Tức là không phải tất
cả chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đều kết chuyển vào TK xác định kết quả kinh
doanh mà có thể treo trên TK142(1422) chờ phân bổ hay chi phí trong Báo cáo Kết
quả kinh doanh cha hẳn đà có chi phí kỳ này.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641 nh sau:
Bên Nợ:
Tập hợp các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm,
hàng hoá, dịch vụ.
Bên Có:
Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng
Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911để tính kết quả kinh doanh
trong kỳ.
TK 641 không có số d cuối kỳ.
TK 641 đợc mở chi tiết theo từng nội dung cña chi phÝ nh sau:








TK 6411 - Chi phÝ nhân viên

TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì
TK 6413 - Chi phÝ dơng cơ, ®å dïng
TK 6414 - Chi phí KH TSCĐ
TK 6415 - Chi phí bảo hành
TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác

Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng doanh
nghiệp, TK 641 có thể mở thêm nội dung chi phí khác.
Để đảm bảo quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng góp phần nâng cao hiệu quả sử
dụng chi phí, trớc hết kế toán các doanh nghiệp cần phải:
+ Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí phát sinh
trong quá trình kinh doanh; kiểm tra tính hợp pháp. hợp lệ của từng khoản mục
chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phÝ.
+ Më sæ theo dâi chi tiÕt chi phÝ theo tõng u tè.
+ Ph©n bỉ chi phÝ thu mua cho hàng bán ra trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ.
+ Cung cấp số liệu chính xác, kịp thời, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện
kế hoạch chi phí của doanh nghiệp để lập kế hoạch chi phí cho kỳ tới sao cho hiệu
quả, hợp lý hơn.

1
1


Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

Khi hạch toán chi phí bán hàng, các doanh nghiệp cần chú ý đến một số các trờng hợp sau:
- Đối với các xí nghiệp có bộ phận vận tải phụ thuộc thì các chi phí vận tải phát sinh

phải đựơc tập hợp vào TK 154 - “Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang (nếu áp dụng
phơng pháp kê khai thờng xuyên) hoặc TK 631 - Giá thành sản xuất (nếu áp dụng
phơng pháp kiểm kê định kỳ), chi tiết cho hoạt động vận tải đến cuối tháng mới phân
bổ cho đối tợng kinh doanh cụ thể. Ngoài ra, những chi phí vận chuyển do đơn vị bán
phải chịu nhng do các đơn vị mua hàng tổ chức lấy thì phải hạch toán vào chi phí bán
hàng của đơn vị mua hàng phần chênh lệch giữa chi phí thực tế cao hơn so với chi phí
theo định mức hai bên đà thoả thuận trong hợp đồng kinh tế.
- Hao hụt vật t hàng hoá trong quá trình tiêu thụ vận chuyển ngoài định mức:
+ Nếu cha xác định đợc nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 138(1381) - Phải thu khác
Có TK 156 - Hàng hoá
+ Khi xác định đợc nguyên nhân, theo quyết định xử lý của cấp trên, ghi:
Nợ TK 411, 821, 138, 641
Có TK 138(1381) - Phải thu khác
- Hao hụt vật t hàng hoá trong tiêu thụ, vận chuyển trong định mức, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Có TK 156 - Hàng hoá
-Về phân bổ chi phí bán hàng:
Trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại thờng có rất nhiều mặt hàng
kinh doanh khác nhau. Để tạo điều kiện cho việc xác định chính xác kết quả kinh
doanh của từng mặt hàng, ngời ta tiến hành phân bổ chi phí bán hàng cho từng mặt
hàng kinh doanh. Có rất nhiều tiêu thức để phân bổ chi phí bán hàng. Ngời ta có thể
căn cứ vào doanh thu, tốc độ luân chuyển của từng mặt hàng để tiến hành phân bổ
chi phí bán hàng.
Nếu đơn vị phân bổ chi phí bán hàng theo doanh thu tiêu thụ của từng mặt hàng
thì phân bổ nh sau:
M.m i
Mi =
Tổng m i
Trong đó: Mi là mức chi phí bán hàng phân bổ cho mặt hàng i tiêu thụ

M là tổng mức chi phí bán hàng trong kỳ
mi là tổng doanh thu thu tiêu thụ của mặt hàng i trong kỳ
Phân bổ chi phí bán hàng càng chính xác bao nhiêu thì việc xác định kết quả
kinh doanh trong kỳ của từng mặt hàng càng chính xác bấy nhiêu. Các nhà quản lý
căn cứ trên hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng để quyết định cơ cấu mặt hàng
1
2


Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

tiêu thụ sao cho doanh thu đạt đợc cao nhất, giảm tỷ suất chi phí, nâng cao lợi nhuận
của đơn vị.
Hạch toán chi phí nhân viên:
Thông thờng, các doanh nghiệp tổ chức chi trả lơng làm 2 lần trong một tháng.
Vào ngày đầu tháng, doanh nghiệp tiến hành tạm ứng lơng cho công nhân viên, cuối
tháng doanh nghiệp quyết toán lơng, tính ra số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Cuối tháng, khi tính ra số tiền lơng, phụ cấp phải trả cho nhân viên, ghi:
Nợ TK 641(6411) - Chi phí bán hàng
Có TK 334 - Phải trả công nhân viên
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng trong kỳ, ghi:
Nợ TK 641(6411) - chi phí bán hàng
Có TK 338(3381,3382,3383) - Phải trả khác
Hạch toán chi phí vật liệu, bao bì:
- Trong kỳ, xuất dùng vật liệu cho bán hàng bao gồm: hoạt động bảo trì, đóng gói,
bảo quản sản phẩm, hàng hoá, sửa chữa TSCĐ (tự làm), ghi:
Nợ TK 641(6412) - Chi phí bán hàng
Có TK 152 - Nguyên vật liệu

Hạch toán chi phí dụng cụ, đồ dùng:
Xét về mặt giá trị, CCDC là những tài sản có giá trị dới 5.000.000 VNĐ và bị
hao mòn dần trong quá trình sử dụng. Bởi vậy, khi phân bổ giá trị của CCDC vào chi
phí kế toán phải sử dụng phơng pháp phân bổ sao cho thích hợp.
Xét phơng thức sử dụng, CCDC đợc chia làm 3 loại: CCDC, bao bì luân chuyển,
đồ dùng cho thuê.
- Khi xuất dùng CCDC cho chi phí bán hàng theo phơng pháp phân bổ một lần, căn
cứ vào giá thực tế của CCDC, ghi:
Nợ TK 641(6413) - Chi phí bán hàng
Có TK 153 - CCDC
Trờng hợp xuất dùng CCDC cho chi phí bán hàng theo phơng pháp phân bổ
50%, ghi:
Nợ TK 142 - 50% giá thực tế của CCDC
Nợ TK 641(6413) - 50% giá thùc tÕ cđa CCDC
Cã TK 153 - Gi¸ thùc tÕ của CCDC xuất dùng
- Khi bộ phận bán hàng báo hỏng CCDC, ghi:
Nợ TK 641: Ghi theo giá trị còn lại
Nợ TK 152: Giá trị phế liệu thu hồi nhập kho
Nợ TK 138: Tiền bồi thờng vật chất phải thu

1
3


B¸o c¸o thùc tËp

Ngun VÜnh Thanh Tïng

Cã TK 142: 50% giá thực tế của CCDC hỏng
- Trờng hợp xuất dùng CCDC theo phơng pháp phân bổ dần, khi xuất dùng căn cứ

vào giá thực tế CCDC, ghi:
Nợ TK 142: Chờ phân bổ
Có TK 153: CCDC xuất dùng
Phản ánh mức phân bổ giá trị CCDC vào chi phí bán hàng ở các kỳ hạch toán,
ghi:
Nợ TK 641(6413): Chi phí bán hàng
Có TK 1422: CCDC đợc phân bổ
- Khi xuất dùng bao bì luân chuyển để sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của bao bì,
ghi:
Nợ TK 1422:
Có TK 153(1532):
- Khi nhập lại bao bì luân chuyển, kế toán phải xác định giá trị hao mòn của bao bì
để phân bổ vào chi phí:
Nợ TK 641(6413): Phân bổ giá trị hao mòn của bao bì vào chi phí bán
hàng (bao gói sản phẩm, hàng hoá)
Có TK 1422:
Hạch toán chi phí TSCĐ:
Chi phí về TSCĐ tính vào chi phí bán hàng bao gồm 2 bộ phận: KH TSCĐ và
sửa chữa TSCĐ.
Theo chuẩn mực quốc tế IAS 16 Bất động sản, xởng và thiết bị: Khấu hao
phản ánh việc tiêu dùng các lợi ích kinh tế của một tài sản và đợc công nhận là một
khoản chi phí trừ khi nó đợc tính vào số mang sang của một tài sản tự bổ sung. Số
khấu hao đợc phân bổ dựa trên hệ thống tính vòng đời sử dụng và phản ánh cách thức
tiêu dùng dự tính.
Theo Quyết định số 166/1999/QĐ - BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 của Bộ trởng Bộ Tài chính, các doanh nghiệp phải tính khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng
(còn gọi là phơng pháp khấu hao bình quân).
Đây là điểm phù hợp hiện nay bởi tính u việt của nó là dễ tính toán và thuận
tiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra.
Cũng trong quyết định này quy định: Tài sản tăng hoặc giảm trong tháng này
thì tháng sau mới bắt đầu tính khấu hao hoặc thôi không tính khấu hao.

Còn trong Kế toán Pháp lại quy định: tài sản đa vào sử dụng ngày nào thì sẽ
trích khấu hao luôn từ ngày đó.
Qua đây, em thấy mỗi cách quy định về tính trích khấu hao vào chi phí đều có
những điểm thuận lợi và bất thuận lợi riêng. Nếu hai quy định này đợc đem ra so
sánh thì thấy rằng: Cách tính khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng trong chế độ kế
toán Việt Nam quy định không đợc chính xác bằng cách tính khấu hao trong Kế toán
Pháp nhng lại tính toán đơn giản, gọn nhĐ h¬n rÊt nhiỊu.
1
4


Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

Hàng tháng, căn cứ vào số khấu hao đà trích trong tháng trớc, giá trị TSCĐ tăng
giảm trong tháng này, kế toán tính ra số khấu hao phải trích trong tháng này theo
công thức:

Tổng mức
khấu hao
tháng này

=

Tổng mức
khấu hao
tháng trớc

+

Mức khấu
hao tăng
trong tháng

-

Mức khấu
hao giảm
trong tháng

- Trích KH TSCĐ cho bộ phận bán hàng, ghi:
Nợ TK 641(6414) - KH TSCĐ ở bộ phận bán hàng
Có TK 214 - Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ
Đồng thời, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 009- Nguồn vốn khấu hao
Ngoài việc trích KH TSCĐ, chi phí sửa chữa TSCĐ sử dụng cho bộ phận bán
hàng cũng đợc trích vào chi phí bán hàng. Chi phí sửa chữa TSCĐ có thể đợc trích trớc vào chi phí bán hàng (sửa chữa lớn theo kế hoạch).
- Khi trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả
- Khi sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, tập hợp chi phí sửa chữa TSCĐ, ghi:
Nợ TK 241(2413) - Chi phí sửa chữa TSCĐ
Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trõ (nÕu cã)
Cã TK 214, 111, 112, 152, 331, 334, 338,
- Khi công việc sửa chữa hoàn thành, kế toán tính giá thành thực tế và tiến hành kết
chuyển, ghi:
Nợ TK 335 - Chi phÝ ph¶i tr¶
Cã TK 241(2413):
+ NÕu giá thành thực tế công việc sửa chữa lớn hơn giá thành dự toán thì
phần vợt dự toán sẽ đợc tính vào chi phí bán hàng của kỳ kết chuyển chi phí sửa

chữa:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Có Tk 335: Phần vợt dự toán.
+Ngợc lại, kế toán ghi:
Nợ TK 335: Phần dự toán thừa (đà trích trớc).
Có TK 721: Thu nhập bất thờng.
-Trờng hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến
việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của nhiều kỳ hạch toán, kế toán có thể sử dụng TK
142- Chi phí trả trớc. Định kỳ tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí đà phát
sinh, ghi:

1
5


Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 142 - Chi phí trả trớc
Hạch toán chi phí bảo hành hàng hoá:
Trờng hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập:
Trờng hợp cần trích trớc chi phí bảo hành:
- Khi trích trớc chi phí bảo hành, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả
- Số tiền phải trả cho cấp dới, cho đơn vị nội bộ về chi phí bảo hành, ghi:
Nợ TK 335 - Chi phÝ ph¶i tr¶
Cã TK 111, 112, 336

- Khi hết thời hạn bảo hành hàng hoá, tính và xác định số chênh lệch giữa chi phí
thực tế so với số trích trớc về chi phí bảo hành:
+ Nếu số chi phÝ thùc tÕ lín h¬n sè trÝch tríc vỊ chi phí bảo hành thì số chênh lệch
ghi tăng chi phí:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phÝ ph¶i tr¶
+ NÕu sè trÝch tríc vỊ chi phí bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số
chênh lệch ghi giảm chi phí:
Nợ TK 335 - Chi phÝ ph¶i tr¶
Cã TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Trờng hợp không trích trớc chi phí bảo hành:
- Số tiền phải trả cho đơn vị cấp dới, đơn vị nội bộ về chi phí bảo hành, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 111, 112, 336.
Trờng hợp doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành độc lập:
Trờng hợp trích trớc chi phí bảo hành hàng hoá:
- Khi trích trớc chi phí bảo hành hàng hoá trong kỳ, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả
- Số tiền phải trả cho cấp dới, cho đơn vị nội bộ, ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 336, 111, 112
- Khi chi phí bảo hành hàng hoá phát sinh thực tế, ghi:
Nợ TK 335 - Chi phÝ ph¶i tr¶
Cã TK 111, 152, 214, 334,...

1
6

B¸o c¸o thùc tËp

Ngun VÜnh Thanh Tïng

- Khi hÕt thêi hạn bảo hành hàng hoá, tính và xác định số chênh lệch giữa chi phí
thực tế với số trích trớc về chi phí bảo hành.
+ Nếu số trích trớc chi phí bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh
lệch (số trích thừa), ghi giảm chi phí:
Nợ TK 335 - Chi phí phí trả
Có TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
+ Nếu chi phí thực tế lớn hơn số trích trớc chi phí bảo hành thì số chênh lệch (số
trích thiếu) đợc tính vào chi phí, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả.
Trờng hợp không trích trớc chi phí bảo hành:
- Khi chi phí thực tế bảo hành phát sinh, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 111, 112, 152, 334
- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 111, 112, 335
Có TK 641- Chi phí bán hàng.
Đối với sản phẩm, dịch vụ cung cấp nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào
chứng từ liên quan, ghi:
- Nếu sản phẩm, dịch vụ dùng vào hoạt động chịu thuế GTGT thì số thuế GTGT phải
nộp đợc khấu trừ, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (Giá cha có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá bán cha có thuế
GTGT)
Có TK 333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc.

- Nếu sản phẩm, dịch vụ dùng vào hoạt động không chịu thuế GTGT thì số thuế
GTGT phải nộp của sản phẩm, dịch vụ sử dụng nội bộ tính vào chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 641(6412, 6413, 6417, 6418) - Chi phí bán hàng
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ
Có TK 333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc.
Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác:
- Khi phát sinh các khoản chi phí này, ghi:
Nợ TK 641(6417, 6418) - Chi phí bán hàng
Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111, 112, 331
- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng nh: vật liệu dùng thừa trả lại
kho, công cụ ®å dïng dïng kh«ng hÕt..., ghi:

1
7


Báo cáo thực tập

Nguyễn Vĩnh Thanh Tùng

Nợ TK 111, 112, 152, 335:
Có TK 641- Chi phí bán hàng
Cuối kỳ kế toán, chi phí bán hàng đà tập hợp ở bên Nợ TK 641 sau khi trừ đi
các khoản giảm trừ sẽ đợc kết chuyển toàn bộ vào TK 911:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 - Chi phí bán hàng.
Quá trình hạch toán chi phí bán hàng đợc thể hiện trên sơ đồ sau: (xem trang
sau:)
I.4.3-Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng

Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát đà đợc
trình bày bởi hạch toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin cho việc quản lý và kiểm
tra các hoạt động kinh tế đợc chặt chẽ. Do đó, giữa hạch toán tổng hợp và hạch to¸n
chi tiÕt cã mèi quan hƯ mËt thiÕt víi nhau. Trớc hết về mặt quản lý, chúng hình thành
một tổng thể thông tin hoàn chỉnh phục vụ cho các nhà quản lý. Về mặt ghi chép,
chúng đều dựa trên cơ sở chung là hệ thống chứng từ ban đầu thống nhất, do đó đảm
bảo cho việc kiểm tra đối chiếu luân chuyển lẫn nhau. Nh vậy, việc phân chia hạch
toán chi phí nói chung cũng nh chi phí bán hàng nói riêng thành hạch toán tổng hợp
và chi tiết là cần thiết trong việc quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh cũng nh trong
toàn bộ công tác hạch toán của doanh nghiệp. Tuỳ theo đặc điểm, loại hình kinh
doanh mà mỗi doanh nghiệp sử dụng phơng pháp hạch toán chi tiết khác nhau nhằm
đáp ứng đợc yêu cầu quản lý chi phí bán hàng.
*Một số phơng pháp hạch toán chi tiết chi phí bán hàng:
Hiện nay có rất nhiều hớng hạch toán chi tiết chi phí bán hàng khác nhau. Các
phơng pháp này đợc xây dựng chủ yếu dựa vào cách phân loại chi phí bán hàng.
Theo yếu tố chi phí:
Phơng pháp kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo yếu tố chi phí đợc áp dụng ở
các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực lu thông sản phẩm hàng hoá. Các yếu tố chi phí phát
sinh trong quá trình mua bán hàng hoá đợc kế toán theo dõi trên các sổ chi tiết, các
tờ kê chi tiết, và cuối tháng chuyển cho kế toán chi phí bán hàng tổng hợp. Phơng
pháp này đáp ứng đợc yêu cầu của công tác kế toán tài chính, cung cấp thông tin
nhanh cho ngời quản lý về các yếu tố chi phí phát sinh trong kỳ, từ đó đề ra đợc các
biện pháp quản lý kinh tế tài chính phù hợp với cơ chế quản lý mới.
Theo địa điểm phát sinh:
Đây là phơng pháp hạch toán chi tiết chi phí đang đợc vận dụng phổ biến. Theo
phơng pháp này, những chi phí trực tiếp phát sinh ở các đơn vị phụ thuộc đợc hạch
toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến địa điểm thì phân bổ hợp lý từng
khoản chi phí. Để thực hiện tốt kế toán chi tiết chi phí theo địa điểm phát sinh cần
phải tổ chức tốt công tác kế toán, giao chỉ tiêu chi phí cho các đơn vị trực thuộc và
kiểm tra việc thực hiện chỉ tiêu một cách chặt chẽ.

Theo nhóm mặt hàng kinh doanh:
Phơng pháp này áp dụng chủ yếu đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu chuyên
doanh. Chi phí bán hµng bao gåm chi phÝ trùc tiÕp vµ chi phÝ chung. Những khoản

1
8


B¸o c¸o thùc tËp

Ngun VÜnh Thanh Tïng

chi phÝ thc nhãm mặt hàng kinh doanh nào thì sẽ đợc hạch toán trực tiếp vào nhóm
mặt hàng đó. Đối với những chi phí phát sinh liên quan đến nhiều nhóm mặt hàng thì
sẽ đợc phân bổ theo tiêu thức hợp lý cho từng nhóm mặt hàng.
I.4.4.Sổ kế toán chi phí bán hàng
Trong thực tế việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết chi phí bán hàng đợc
thể hiện trên hệ thống sổ sách.
Để quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng, kế toán phải tổ chức hạch toán chi phí
bán hàng theo từng khoản mục, yếu tố chi phí và theo theo từng địa điểm phát sinh
chi phí tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý.
Tuỳ vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà sử dụng các hình thức kế
toán khác nhau, từ đó kế toán chi phí bán hàng sử dụng các loại sổ tơng ứng.
Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" kế toán chi phí bán
hàng đợc thực hiện trên các sổ sau:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ Cái TK 641 "Chi phí bán hàng"
+ Sổ chi tiết chi phí bán hàng
II- chi phí quản lý doanh nghiệp
II.1- Đặc ®iĨm cđa chi phÝ qu¶n lý doanh nghiƯp

Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiệp là những chi phí liên quan chung đến toàn bộ
hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra đợc cho bất kỳ một hoạt động
nào, hay nói cách khác là những chi phí có liên quan đến tổ chức hành chính và các
hoạt động văn phòng của doanh nghiệp...không thể xếp vào chi phí sản xuất hay lu
thông. Thông thờng, những chi phí này không có sự biến động lớn ngoại trừ trờng
hợp doanh nghiệp thay đổi quy mô hoạt động. Tất cả các loại hình tổ chức, dù là kinh
doanh hay các tổ chức phi lợi nhuận đều phát sinh loại chi phí này bởi nÕu mét doanh
nghiƯp cã chi phÝ qu¶n lý doanh nghiƯp bằng không tức là doanh nghiệp không hoạt
động và không tồn tại.
Chi phí quản lý doanh nghiệp không phải là một đại lợng bất biến đối với các
doanh nghiệp mà cũng không tỷ lệ thuận với doanh thu tiêu thụ hay số lợng hàng hoá
bán ra. Tỷ lệ chi phí quản lý trên doanh thu là khác nhau ở những doanh nghiệp khác
nhau bởi vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố nh: quy mô, loại hình, khả năng quản lý
cđa doanh nghiƯp...
II.2-Néi dung cđa chi phÝ qu¶n lý doanh nghiệp
Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản
mục sau:
Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm các khoản phải trả cho cán bộ quản lý
doanh nghiệp, chi phí về lơng nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (lơng chính,
lơng phụ, các khoản phụ cấp); BHXH, BHYT, KPCĐ của Ban giám đốc; nhân viên
quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.

1
9


B¸o c¸o thùc tËp

Ngun VÜnh Thanh Tïng

Chi phÝ vËt liƯu quản lý: Bao gồm toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng cho công
tác quản lý doanh nghiệp nh giấy, bút, mực...vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa
TSCĐ, CCDC (Giá có thuế hoặc cha có thuế GTGT).
Chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm các khoản chi phí dụng cụ, đồ dùng văn
phòng nh bàn, ghế...dùng cho công tác quản lý (Giá có thuế hoặc cha có thuế
GTGT).
Chi phí khÊu hao TSC§: Bao gåm chi phÝ KH TSC§ dïng chung cho doanh
nghiệp nh: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phơng tiện
truyền dẫn, máy móc thiết bịdùng cho văn phòng.
Thuế, phí và các khoản lệ phí: Bao gồm các khoản chi phí về thuế, phí và các
khoản lệ phí khác nh: thuế môn bài, thuế nhà đất, lệ phí giao thông, lệ phí trớc bạ,
thuế GTGT (của hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp).
Chi phí dự phòng: Bao gồm các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự
phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất của doanh nghiệp.
Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục
vụ cho văn phòng doanh nghiệp (điện. nớc, điện thoại, fax, dịch vụ Internet); các
khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, giấy phép chuyển
giao công nghệ, nhÃn hiệu thơng mại...(không thuộc TSCĐ) đợc tính theo phơng
pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho
nhà thầu phụ (Giá có thuế hoặc cha có thuế GTGT).
Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi phí khác thuộc quản lý chung
của doanh nghiệp, ngoài các khoản chi phí đà kể trên nh: vay vốn kinh doanh, lÃi vay
vốn đầu t của TSCĐ để đa vào sử dụng, phí kiểm toán, chi phí tiếp tân hội nghị, công
tác phí, phí tầu xe, in ấn tài liệu, báo chí, nộp tiền quỹ quản lý của Tổng công ty, trợ
cấp thôi việc cho ngời lao động...) khoản chi cho lao động nữ...(Giá có thuế hoặc giá
có thuế GTGT).
Theo quy định hiện hành, những khoản chi phí sau không đợc tính vào chi phí
quản lý doanh nghiệp:
Các chi phí đà tính vào hoạt động tài chính và hoạt động khác nh lỗ do liên
doanh, đầu t...

Các khoản thiệt hại đợc Chính phủ trợ cấp hoặc đợc phép giảm vốn và các khoản
thiệt hại đợc bên gây thiệt hại hay đợc Công ty bảo hiểm bồi thờng.
Chi phí đi công tác nớc ngoài vợt định mức Nhà nớc quy định.
Chi do kinh phí khác đài thọ: chi sự nghiệp, chi hoạt động Đoàn, Đảng.
Các khoản chi về trợ cấp khó khăn, chi từ thiện, chi mang tính chất thởng từ quỹ
lập sau thuế, chi ủng hộ đoàn thể, chi về đầu t, mua sắm TCSĐ.
Chi nghiên cứu thí nghiệm do nguồn vốn khác đài thọ, chuyên gia phục vụ công
trình...đợc nguồn khác đài thọ.
Chi đào tạo không nằm trong kế hoạch, chơng trình đợc cấp có thẩm quyền
duyệt.
Các khoản chi tiền phạt nh: phạt vi phạm hợp đồng, vi phạm hành chính.

2
0