Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp TM.doc

LỜI NÓI ĐẦU
Trong “nền kinh tế mở” ngày nay thì cạnh tranh là nguyên tắc cơ
bản bắt buộc và là xu thế tất yếu nếu muốn thúc đẩy sự phát triển doanh
nghiệp, hơn nữa là doanh nghiệp thương mại thì vai trò của người quản lý
quyết định trong việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp mình bên
cạnh đó là việc cung cấp các thông tin nhanh chóng, kịp thời của kế toán
trong việc hạch toán kế toán.
Bán hàng tuy là khâu sau của mua hàng nhưng lại có vai trò quyết định
trong thương mại vì bán là tổng kết của tất cả các yếu tố liên quan như tiền
mua hàng các chi phí khác và thậm chí còn phải phân tích các điều kiện
khác thể hiện nghệ thuật buôn bán của doanh nghiệp thương mại.
Hạch toán trong bán hàng là tiền cơ sở thu nhập các số liệu, các điều
kiện liên quan để phân tích đánh giá rồi hạch toán ra các khoản chi phí
bán hàng làm sao cho nhanh chóng , chính xác, kịp thời để hoàn tất tổng
kết rồi kết hợp với người quản lý doanh nghiệp quyết định việc bán hàng
và kết quả kinh doanh ra sao. Do đó kế toán ở khâu này vừa là công tác
đắc lực cho người quản lý doanh nghiệp là 2 hạch toán tổng kết kết quả
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp .
Hạch toán kế toán bán hàng dựa trên cơ sơ chính là hệ thống luật về
kiểm toán, kế toán và các tài khoản do Nhà nước ban hành.
Từ lý luận và thực tế đặt ra cho công tác kế toán bán hàng ở nước ta,
sau khoá bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán trưởng ;
Em đã chọn đề tài nghiên cứu là ”Hạch toán chi phí bán hàng và chi
phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp thương mại ” với mong
muốn đóng góp ý kiến về chuyên đề này .
Ngoài phần mở đầu và lết luận , nội dung của chuyên đề được chia ra 2
phần .
PHẦNI: NHỮNG LÝ LUẬN VỀ CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI .
I. Đặc điểm hoạt động kinh doanh ảnh hưởng tới quá trình bán
hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp

thương mại:
1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại :
hoạt động kinh doanh thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành
vi thương mại của doanh nghiệp bao gồm việc mua bán hàng hoá cung ứng
dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại mục đích sinh
lợi hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội.
Hoạt động kinh doanh thương mại có chức năng tổ chức và thực hiện
việc mua bán ,trao đổi cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời
sống nhân dân . đây là khâu trung gian nối liền sản xuất với tiêu dùng .
- Như vậy đặc điểm về hoạt động làm lưu chuyển hàng hoá là sự
tổng hợp các quá trình mua bán , trao đổi và dự trữ hàng hoá.
- Hàng hoá có đặc điểm bao gồm các vật tư , sản phẩm hàng hoá vô
hình hay hữu hình mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.
- Phương thức lưu chuyển hàng hoá có đặc điểm là bán buôn và bán
lẻ hàng hoá.
- Tổ chức kinh doanh có đặc điểm là bán buôn, bán lẻ. Xúc tiến
thương mại....
- Hàng hoá có sự vận động không giống nhau tuỳ thuộc vào nguồn
hàng và từng loại mặt hàng . nếu chi phí mua bán và thời gian lưu
chuyển giữa chúng khác nhau.
2. Nhiệm vụ của kế toán ở doanh nghiệp thương mại
Mua hàng là việc doanh nghiệp thương mại trả tiền để có được toàn
quỳên về hàng hoá, là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện kinh doanh hàng
hoá. Trong quá trình bán hàng nói riêng sẽ nảy sinh các chi phí cần thiết để
cho hoàn thiện việc bán hàng gọi là chi phí bán hàng. Do đó giá bán hàng
2
hoá là sự tổng hợp của tất cả các chi phí từ khâu chuẩn bị đi mua hàng về
và cho tới khâu giao hàng, tính toán doanh nghiệp thấy rằng giá bán là
hợp lý, có lợi nhuận (đó là trên cơ sở lý thuyết). Do đó :
- kế toán phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình chi phí

của doanh nghiệp trong kỳ kế toán còn phải ghi chép về số lượng
hàng bán, đơn giá, kết cấu, loại hàng....
- tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng .
- phân bổ hợp lý chi phí bán hàng biến động và dự trữ hàng hoá tại
kho, phát hiện và xử lý kịp thời .
- lựa chọn phương pháp thích hợp để xác định giá vốn hàng xuất bán,
bảo đảm độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp khi xác định kết quả kinh
doanh cuối kỳ.
3. Ý nghĩa của hoạt động bán hàng trong hoạt động kinh
doanh thương mại.
Trong nền kinh tế thị trường, hàng hoá được sản xuất ra và đưa đến
tay người tiêu dùng nói chung cần có sự lưu thông hàng hoá. Trong đó bán
hàng là khâu quan trọng vì nó tổng hợp tất cả các yếu tố như chi phí sản
xuất, chi phí mua hàng, chi phí bán hàng ... để có một thời điểm ,điạ điểm ,
giá cả bán hàng hợp lý .
Tuy sản xuất là tiền đề cho tiêu thụ nhưng tiêu thụ lại quyết định sản
xuất theo hướng tích cực hay tiêu cực. Đó là kết quả trực tiếp của nơi sản
xuất và người tiêu dùng. Trên cơ sở đó mà doanh nghiệp mới hoạt động
cung ứng kịp thời .
Mặc dù xét trên phạm vi lớn thì nhà sản xuất có vai trò to lớn quyết
định tới hàng hoá của mình để đưa thành phẩm ra thị trường. Doanh
nghiệp thương mại làm công việc mua bán tới tay người tiêu dùng. Vậy
nơi sản xuất và doanh nghiệp thương mại đều có tính chất chuyên môn.
Doanh nghiệp thương mại điều chỉnh giá bán để thu lợi nhuận cho hợp lý
đảm bảo sự tồn tại của mình. Bên cạnh đó phải chịu hoàn toàn về chất
3
lượng, mẫu mã và số lượng hàng bán ra và thậm chí phải làm việc với
doanh nghiệp thương mại để có một giá cả hợp lý tới tay người tiêu dùng.
Do đó, trên cơ sở một ngành kinh tế quốc dân doanh nghiệp thương mại
nói riêng vừa có tính độc lập tương đối (mối quan hệ lẫn nhau). Song song

với việc bán hàng, doanh nghiệp thương mại đầu vào (tức là mua hàng gì,
giá cả như thế nào,...) cho hợp lý với đầu ra. Đầu vào và đầu ra phải tính
toán trong một mối liên hệ tổng thể sát sao, chính xác.
Cùng với việc đó là người quản lý, điều hành doanh nghịêp thương
mại có vai trò quyết định tới sự thành bại của danh nghiệp. Toàn quyền
quyết định hàng là hàng gì, đầu vào, đầu ra ra sao. Trên cơ sở đó cùng với
kế toán lên kế hoạch cụ thể, chính xác về chi phí từ A đến Z để đi đến
quyết định, nên việc nhà quản lý điều hành cần phải dựa vào các thông tin
do kế toán cung cấp, các thông tin cần đầy đủ, trung thực , chính xác.
II NỘI DUNG CƠ BẢN TIỀN ĐỀ CHO HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI:
1. Phạm vi bán hàng :
Đây là những quy định, những điều kiện về hàng hoá bán đi như thế
nào:
- Hàng hóa bán đi được thực hiện thông qua mua - bán, đảm bảo
được thanh toán theo một hình thức nhất định .
- Khi hàng bán đi tức là doanh nghiệp thương mại mất bản quỳên về
hàng hoá khi nhận thanh toán dưới 1 hình thức hợp lệ của bên mua.
- Hàng đưa vào với số lượng bao nhiêu, mấy loại mặt hàng, hàng gì,
bán ngay hay để lại mặc thời gian... mục đích là làm tăng thêm giá
trị .
Về mặt thị thường: có thể là thị trường bán lẻ trong phạm vi diện rộng
hay hẹp là tuỳ thuộc vào quá trình kinh doanh của doanh nghiệp ...Điều
đáng nói ở đây là phải tính các chi phí cụ thể rất nhiều mặt phát sinh rồi
mới đi đến tổng hợp chi phí. Có thể là thị trường bán buôn: bán buôn thì
4
quá trình quýêt toán chi phí bán hàng mang tầm rộng hơn, các chi phí phát
sinh thường dễ tính hơn, cụ thể hơn. Việc bán buôn này cũng còn xem xét
trong phạm vi bán buôn rộng hay hẹp thậm chí mở rộng ra thị trường nước
ngoài. Như vậy việc tính toán các chi phí phải mang tầm vĩ mô hơn tất cả

chi phí của việc tính toán bán lẻ hay bán buôn hàng hoá của doanh nghiệp
thương mại thì cũng để phục vụ cho việc cuối cùng là áp giá cho hàng hoá
được bán đi theo như mong muốn của danh nghiệp thương mại.
2. Các phương thức bán hàng của doanh nghiệp thương mại:
Bán hàng là khâu sau trong quy trình kinh doanh của danh nghiệp
thương mại. Lúc này hàng của danh nghiệp thương mại được chuyển về
trạng thái tiền ban đầu của mình. Doanh nghiệp thương mại có các phương
thức bán hàng sau:
Bán hàng theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho.
Bán hàng theo hình thức chuyển hàng trực tiếp tại kho.
Bán buôn vận chuyển hàng theo hình thức giao tay.
Bán buôn vận chuyển hàng theo hình thức chuyển hàng.
Bán hàng đại lý .
Bán lẻ hàng hoá.
Xuất khẩu hàng hoá .
Hay một số trường hợp bán hàng bằng cách khác.
Mỗi hình thức bán hàng thì việc nghiên cứu chuyên môn tính toán
các chi phí phải thật đầy đủ và chính xác để có tài liệu quan trọng phối hợp
với nhà quản lý danh nghiệp để có một phương thức bán hàng tối ưu nhất
trong số các phương thức bán hàng trên nhằm đem lại lợi nhuận nhất cho
doanh nghiệp.
3. Giá của cửa hàng bán:
Hàng bán được xuất kho theo giá thực tế. Đây là quy định chung
và giá bán tuỳ từng mặt hàng khác nhau theo nguồn nhập vào rồi bán .
Nhất là trong thời đại kinh tế thị trường như bây giờ thì giá bán rất phong
5
phú đa dạng nhưng đây là khâu quan trọng nhất vì nó quyết định tới vịêc
hạch toán lãi - lỗ của doanh nghiệp và cũng là giá hợp lý hay không đối
với người tiêu dùng và có sự tác động trở lại nơi sản xuất . Giá cả này
được kế toán hạch toán trên cơ sở phân tích hạch toán các chi phí bán hàng

nói chung .
4. Phương thức thanh toán;
Qúa trình bán hàng các doanh nghiệp thương mại có thể tiến hành theo
nhiều cách nhưng đảm bảo dù bán lẻ hay bán buôn thì cũng phải thanh
toán dứt điểm mới đem ra đảm bảo sự cẩn tắc, thẳng thắn của doanh
nghiệp thương mại .
Có thể thanh toán bằng tiền mặt: buôn bán với người mua được diễn ra
tại một thời điểm và bên bán giao hàng ngay sau khi nhận tiền mặt của bên
mua có thể bằng tiền Việt Nam, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hay ngoại
tệ ...
Có thể thanh toán chậm: tức là bên bán giao hàng ngay sau khi bên
mua đã thanh toán bằng tiền đang chuyển tiền đến, một giấy nợ ...và ghi rõ
thời gian thanh toán giữa hai bên.
5. Chứng từ và tài khoản mà kế toán sử dụng :
Chứng từ: tuỳ theo phương thức thanh toán mà kế toán phải sử dụng
các chứng từ phù hợp với phương thức, phù hợp với cách tính của doanh
nghiệp thương mại cụ thể:
- hoá đơn thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- biên bản kiểm nghiệm hàng hoá
- Phiếu xuất kho hàng hoá
- thẻ kho
- bảng kê hàng hoá trong kho
- phiếu chi hoá đơn chứng từ
- các chứng từ chi phí khác có liên quan trong khâu bán hàng
Tài khoản mà kế toán sử dụng:
6
Kế toán quá trình bán hàng được sử dụng trong hạch toán bán hàng cụ
thể sau.
7
III. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

1. Khái niệm:
Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp là tổ chức áp dụng các
phương pháp kế toán nhằm thực hiện chức năng của kế toán: thu nhận, xử
lý và cung cấp thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu công tác quản lý kế toán
doanh nghiệp .Có bốn phương pháp :
-Phương pháp chứng từ
-Phương tính giá
-Phương pháp đối ứng tài khoản
-Tổng hợp và cân đối
2. Nguyên tắc tổ chức kinh tế doanh nghiệp :
Tổ chức công tác kế toán kinh tế doanh nghiệp phải dựa trên ba
nguyên tắc cơ bản sau :
a. Tổ chức công tác kế toán phải tuân theo các văn bản pháp lý về kế
toán hiện hành như : luật kế toán, chuẩn mức kế toán và chế độ kế toán .
+Luật kế toán do Quốc Hội thông qua, quy định nội dung công tác kế
toán , tổ chức bộ máy kế toán, hoạt động nghề nghiệp kế toán.
+Chuẩn mực kế toán: Do cơ quan nhà nước có thảm quyền (bộ
tài chính )ban hành trên cơ sở chuẩn mực quốc tế về kế toán và luật kế
toán nhằm đưa ra những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh
vực của một số công việc cụ thể.
Để quản lý thống nhất về kế toán, đảm bảo kế toán là một công cụ
quản lý giám sát chặt chẽ có hiệu quả mọi hoạt động kế toán tài chính,
cung cấp thông tin đầy đủ ,kịp thời, công khai, minh bạch đáp ứng được
yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước, của doanh nghiệp và các cơ quan tổ
chức khác: đòi hỏi các doanh nghiệp khi tổ chức công tác kế toán phải tuân
thủ theo đúng văn bản pháp lý về kế toán.
8
b. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ, tính chất, hoạt động, đặc điểm sản xuất kinh doanh
và những đặc điểm khác về tổ chức công tác kế toán của donh nghiệp.

Mỗi một doanh nghiệp thuộc các nghành kinh tế khác nhau, quy
mô khác nhau, thành phần kinh tế khác nhau, thì tổ chức công tác kế toán
cũng không giống nhau .Song để đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt chức
năng, phát huy được vai trò tác dụng đối với công tác quản lý kế toán, đòi
hỏi việc tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm của doanh
nghiệp.
c. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo tiết kiệm, hiệu
quả. Tổ chức công tác kế toán nhằm thực hiện chức năng trong kế toán
nhưng không phải bất kỳ giá nào, chính vì vậy phải đảm bảo tiết kiệm và
hiệu quả .
Khi theo nguyên tắc này, đòi hỏi việc tổ chức công tác kinh tế
doanh nghiệp phải đảm bảo cho kế toán được tổ chức một cách khoa học,
hợp lý thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của kế toán, chất lượng của công
tác đạt mức cao nhất với chi phí thấp nhất .
3. Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp :
Gồm các vấn đè cơ bản sau :
a. Tổ chức hạch toán ban đầu :
Đây là khâu tổ chức đầu tiên quan trọng của chu trình công tác kế
toán, số liệu tài liệu do kế toán cung cấp có đảm bảo tính pháp lý hay
không, trung thực hay không trước hết phụ thuộc vào hạch toán ban đầu .
Thực hiện nội dung này bắt buộc xác định những chứng từ phải
lập hay tiếp nhận cho từng nghiệp vụ kế toán phát sinh. Nhập chứng từ
cần phải lập chuyển giao đến bộ phận kế toán nào để kiểm tra, hoàn chỉnh
chứng từ ghi sổ kế toán và sau đó bảo đảm lưu trữ chứng từ .
b. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán (phù hợp với đặc điểm của định
nghĩa)
9
- Hạch toán tài khoản kế toán là một trong những nội dung của
chế độ kế toán do nhà nước (bộ tài chính) ban hành .Trong đó quy định số
lượng tài khoản, tên gọi tài khoản, kí hiệu tài khoản và phương pháp hạch

toán trên tài khoản.
-Các doanh nghiệp nghiên cứu, vận dụng một cách phù hợp,
đảm bảo phản ánh một cách đầy đủ nội dung hạch toán của doanh nghiệp,
cung cấp được các chỉ tiêu kinh tế, làm cơ sở lập báo cáo tài chính theo
chế độ kế toán hiện hành.
Có 78 tài khoản
Và 8 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán
Việc sử dụng bao nhiêu tài khoản tuỳ theo đặc điểm, yêu cầu quản
lý của doanh nghiệp .
- Hiện nay có bốn ngành, lĩnh vực có hệ thống tài khoản kế toán
được bộ tài chính chấp thuận ví dụ như ngành xây dựng hàng không, bưu
chính viễn thông, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp ở trong
lĩnh vực riêng, sẽ áp dụng theo hệ thống tài khoản riêng.
c. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách, kế toán :
(theo hình thức kế toán phù hợp với doanh nghiệp)
theo chế độ kế toán hiện hành ,có bốn hình thức kế toán :
+ Nhật kí sổ cái
+ Chứng từ ghi sổ.
+ Nhật kí chứng từ .
+ Nhật kí chung
Mỗi một hình thức kế toán có hệ thống sổ sách riêng,có đặc
điểm về trình tự, và phương pháp ghi chép riêng, ưu nhược điểm khác
nhau ,thích hợp với từng doanh nghiệp cụ thể khác nhau .Trong đó:
Hình thức nhật ký sổ cái: thích hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ
,ít nhân viên kế toán như : Tiểu thủ công nghiệp, nông nghiệp ...
10
Hình thức chứng từ ghi sổ: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô
vừa .
Hình thức nhật ký chứng từ: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy
mô vừa và lớn.

Hình thức nhật ký chung: Thích hợp với mọi doanh nghiệp có
quy mô khác nhau .
Các doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm nghành của mình để lựa
chọn hình thức kế toán phù hợp và phải mở đầy đủ hệ thống sổ sách kế
toán theo hình thức kế toán lựa chọn.
Việc nghi sổ kế toán phải trên cơ sở các trứng từ đã kiểm tra đảm
bảo hợp lệ ,không được tẩy xoá, không được dùng các chất hoá học phủ
lên số liệu trong sổ sách kế toán, mọi trường hợp ghi sai đều phải sửa chữa
kịp thời ngay sau khi phát hiện, tuỳ theo trường hợp ghi sai mà áp dụng
phương pháp chữa sổ thích hợp nhưng không được làm mất sổ “gốc”đã ghi
sai.
- Các phương pháp chữa sổ:
* Phương pháp cải chính:
Áp dụng theo từng trường hợp sổ ghi sai chịu ảnh hưởng quan hệ đối
ứng tài khoản nhưng chưa ảnh hưởng tới số tổng cộng .
Chữa sổ gạch ngang một dòng bằng mực đỏ rồi viết lại số đúng lên
số sai.
* Phương pháp ghi bổ sung :
Áp dụng trong trường hợp số sai nhỏ hơn số đúng hoặc ghi sót nghiệp
vụ kế toán.
-Người chữa sổ ghi bổ xung thêm một định khoản kế toán, số liệu bằng
khoản chênh lệch giữa số đúng với số sai, hoặc bằng số liệu đã ghi sót .
* Phương pháp ghi số âm :
- Áp dụng trong trường hợp số sai lớn hơn số đúng hoặc ghi trùng
nghiệp vụ kế toán
11
- Người chữa số ghi một định khoản kế toán như đã ghi số liệu bằng
khoản chênh lệch giữa số sai và số đúng ------ số đã ghi trùng và ghi
bằng số âm
Quy ước kĩ thuật ghi số âm: số liệu:

+ Viết bằng mục đỏ
+ đóng khung
+ ghi trong ngoặc đơn
Ví dụ : doanh nghiệp nguyên vật liệu cho sản xuất 23. 10—
Nợ MC 621.32
Có MC 152.32
Chữa Nợ MC 621.9
Có MC 152.9
* Phương pháp ghi đảo :
Áp dụng trong trường hợp ghi sai như ở phương pháp ghi số âm :
theo phương pháp này, kế toán lập một định khoản ngược lại với định
khoản đã ghi ; số liệu bằng khoản chênh lệch giữa số sai với số đúng như
số đã ghi trùng .
ví dụ : Nợ Mc 152:9
Có MC 621:9
* Phương pháp kết hợp giữa ghi số âm, ghi số đảo, với ghi số bổ sung:
Áp dụng trong từng trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản
trước hết dùng phương pháp ghi số âm như ghi đảo để xoá bỏ định khoản
đã ghi sai, sau đó bằng phương pháp ghi bổ sung để ghi định khoản đúng .
d. Tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính :
Thực hiện nội dung này cần xác định những báo cáo tài chính phải
lập, phân công người lập, kì lập báo cáo, nguồn số liệu để lập, thời hạn
hoàn thành .
theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, 4 báo cáo tài chính bắt
buộc:
12