Báo cáo kiến tập đại học Nội Vụ tại công ty cổ phần kiến trúc xây dựng và thương mại top house

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên sinh viên: Trịnh Thị Trang
BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ (2019 – 2023)
Tên cơ quan: Cơng ty Cổ phần Kiến trúc xây dựng
và Thương mại Top House
Địa chỉ: Số 6 Đặng Văn Ngữ, Khu Ngoại giao đoàn
Trung Tự, Đống Đa, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Bùi Thùy
Linh – Nhân viên phòng kế hoạch
Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Mạnh Cường


HÀ NỘI – 2022

MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC
XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TOP HOUSE…………………………………..1
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn…………………………………………1
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ………………………………………………...1
1.1.2. Quyền hạn……………………………………………………………1
1.2. Cơ cấu tổ chức…………….………………………………………………1
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT MỘT SỐ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG
TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TOP
HOUSE…………………………………………………………………….………..2
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phịng………………………………………2
2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng…….2
a. Chức năng, nhiệm vụ……………………………………………...2

b. Cơ cấu tổ chức của văn phịng………….…………………………3
2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mơ tả việc các vị trí trong
văn phịng……………………………………………………….…………………..4
2.2. Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Kiến
trúc xây dựng và Thương mại Top House…………………………………………13
2.2.1. Các loại văn bản ban hành………………………………………...13
2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản……………………………………13
2.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản……………………………13
a. Thể thức………………………………………………….……….13
b. Kỹ thuật trình bày văn bản……………………………….………14
2.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản………………………………………14
a. Soạn thảo văn bản………………………………………………..14


b. Ban hành văn bản……………………………………….………..17
2.3. Tìm hiểu về quản lý văn bản đi………………………………….………17
2.4. Tìm hiểu về quản lý và giải quyết văn bản đến…………………….……22
2.5. Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu…………………………..……27
2.5.1. Quản lý con dấu……………………………………………...……27
2.5.2. Sử dụng con dấu……………………………………………..….…28
2.6. Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…….…28
2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại Cơng ty…………………………..…28
2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ………………………...…28
2.6.3. Phương pháp lập hồ sơ………………………………………….…28
2.6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan……………………………29
2.7. Tìm hiểu về văn hóa cơng sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp……………30
2.7.1. Các quy định hiện hành……………………………………………30
a. Nội quy, quy chế làm việc………………………………………..30
b. Giao tiếp, ứng xử………………………………………………...31
2.7.2. Nhận xét, đánh giá chung……………………………………….…32

2.8 Tìm hiểu về thiết bị văn phịng, các phần mềm ứng dụng trong cơng tác
văn phòng…………………………………………………….……………………32
2.8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng…………………………32
2.8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng…………..……………32
2.8.3. Các phần mềm ứng dụng trong cơng tác văn phịng………………33
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ…………………………...………34
3.1. Đánh giá chung………………………………………………….………34
3.1.1. Ưu điểm……………………………………………………………34
3.1.2. Hạn chế……………………………………………………………34
3.3.3. Nguyên nhân………………………………………………………34
3.2. Đề xuất, kiến nghị (giải pháp)……………………………………..……34

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO


PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian kiến tập tại Công ty Cổ phần Kiến trúc xây dựng và Thương
mại Top House, em xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo Công ty, chị Bùi Thùy
Linh cùng tập thể các anh chị trực thuộc các phòng ban đã tạo điều kiện thuận lợi,
tận tình giúp đỡ cho em được kiến tập thành cơng tại Cơng ty.
Qua đó giúp em hiểu sâu hơn về hoạt động quản trị văn phòng hiện nay nói
chung cũng như hoạt động quản trị văn phịng của Công ty Cổ phần Kiến trúc xây
dựng và Thương mại Top House nói riêng.
Đồng thời, em cũng xin Em xin gửi lời tri ân sâu sắc đến quý thầy cô giảng
viên tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ dạy cho em những kiến thức quan
trọng cần có để hồn thành tốt bài báo cáo này.
Tuy nhiên, do lần đầu tiếp xúc với công việc thực tế, khả năng lý luận của bản
thân còn nhiều hạn chế, thiếu sót và thời gian kiến tập có hạn nên trong q trình

kiến tập tại cơng ty và làm bài báo cáo khơng tránh khỏi những sai sót, khuyết
điểm. Em rất mong nhận được sự bỏ qua của quý Công ty và nhận được sự đóng
góp ý kiến từ quý thầy cô, ban lãnh đạo.
Em xin chân thành cảm ơn!



CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC
XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TOP HOUSE
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ
- Thi công cơng trình giao thơng, thủy lợi
- Thi cơng lắp đặt hệ thống điện nước
- Thi công san lấp mặt bằng
- Cung cấp vật liệu xây dựng
- Quản lý dự án, tư vấn giám sát xây dựng
- Thi cơng cơng trình dân dụng, công nghiệp, kết cấu hạ tầng khu công nghiệp,
khu đô thị
1.1.2. Quyền hạn
- Xây dựng và buôn bán vật tư theo danh mục đăng ký trên đăng ký kinh
doanh với nhà nước
- Tổ chức tư vấn đầu tư và xây dựng chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư, trước
pháp luật về thực hiện đúng thủ tục đầu tư và xây dựng, về chất lượng sản phẩm tư
vấn của mình trong báo báo nghiên cứu tiền khả thi và khả thi, chịu sự kiểm tra
thường xuyên của chủ đầu tư và cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư và xây dựng
1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơng ty có Giám đốc đứng đầu, sau giám đốc có 3 phịng đó là phịng tài
chính – kế tốn, phịng kế hoạch, phịng kỹ thuật. Mỗi phịng đều có cán bộ trưởng
(Trưởng phịng) và nhân viên, riêng phịng kỹ thuật có ban chỉ huy cơng trường
(chỉ huy phó, chỉ huy trưởng). Trong ban chỉ huy cơng trường có các ban gồm cán

bộ kỹ thuật, ban cán bộ hồ sơ, ban cán bộ an sinh lao động, ban thủ kho, ban kế
tốn cơng trường và nhân viên của các ban. Cuối cùng là các tổ đội thi công tương
ứng với mỗi ban của ban chỉ huy công trường.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Kiến trúc xây dựng và Thương
mại Top House : Phụ lục 1
1


CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT MỘT SỐ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TOP
HOUSE
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
a. Chức năng, nhiệm vụ
- Chức năng
Văn phòng Cơng ty có chức năng tham mưu, giúp việc Ban giám đốc Công ty
trong các lĩnh vực về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; cơng tác quản lý tài
sản, phương tiện, trang thiết bị làm việc của Công ty và thực hiện công tác thi đua,
khen thưởng; quản lý vận hành hệ thống điện, nước tòa nhà trụ sở Cơng ty; cơng
tác vệ sinh và chăm sóc, bảo vệ cây xanh.
- Nhiệm vụ
+ Cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ:


Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, đón tiếp khách; tổ chức và
phục vụ các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Công ty; Chủ trì tổ chức
và phục vụ hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan của Công ty



Quản lý, tổ chức thực hiện và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ;
Quản lý con dấu, công văn đi, công văn đến theo quy định của Công ty;
Kiểm tra thể thức và thủ tục hành chính trong việc ban hành các văn
bản của Cơng ty



Chuẩn bị chương trình cơng tác và làm thủ tục công tác cho Lãnh đạo
Công ty; Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo tại các hội nghị, cuộc họp,
làm việc của Lãnh đạo Công ty.

+ Công tác quản lý tài sản, phương tiện, trang thiết bị văn phòng Công ty:


Quản lý hệ thống mạng điện thoại, máy fax đảm bảo thông tin liên lạc
thông suốt
2


 Quản lý cấp phát văn phòng phẩm, vận hành máy photocoppy, các thiết
bị văn phòng phục vụ nhu cầu làm việc của Khối văn phịng Cơng ty


Quản lý đặt vé máy bay phục vụ công tác cho cán bộ, nhân viên Khối
văn phịng Cơng ty, cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu phục vụ
công tác theo quy định



Quản lý đội xe của khối Văn phịng Cơng ty, điều động xe phục vụ nhu

cầu công tác cho cán bộ, nhân viên theo quy định.

+ Tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong Cơng ty.
+ Chăm sóc cây xanh, cây cảnh và quản lý, vận hành hệ thống điện, điện lạnh,
nước Công ty.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công Lãnh đạo Công ty
b. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
- Bộ phận hành chính văn thư
+ Tiếp nhận, quản lý, chuyển giao văn bản
+ Tổ chức công tác lễ tân, quản lý sử dụng các trang thiết bị kỹ thuật
- Bộ phận tổng hợp
+ Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của Công ty để báo cáo cho thủ
trưởng, đề xuất phương án giải quyết
- Bộ phận quản trị
+ Cung cấp các phương tiện, điều kiện vật chất
- Bộ phận hồ sơ
+ Tổ chức phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu, lưu trữ tài liệu theo quy định
của ngành và yêu cầu của Công ty
+Tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
+ Dự trù kinh phí cho hoạt động của Cơng ty thực hiện cấp phát và theo dõi sử
dụng kinh phí của các bộ phận trong Công ty
- Bộ phận tổ chức nhân sự
+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức các hoạt động tuyển dụng
3


+ Bố trí sử dụng, theo dõi đánh giá lao động
- Bộ phận bảo vệ: Đảm bảo an ninh trật tự cho Cơng ty
2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mơ tả việc các vị trí trong
văn phịng

STT

Vị trí

Mơ tả cơng việc thực hiện

việc làm
1

Khung năng lực (năng
lực, kỹ năng, trình độ)

Nhóm Lãnh đạo
Trưởng - Lập kế hoạch sản xuất theo tháng, - Bằng Đại học hoặc sau
phòng

quý, năm, quản lý, theo dõi thực hiện Đại học chuyên ngành

kế

kế hoạch dự án, đảm bảo các chỉ tiêu kinh doanh, tài chính,

hoạch

xuất suất phù hợp với thị trường.

tiếp thị hoặc một số lĩnh

- Đánh giá, phân tích tình hình thị vực có liên quan.
trường về sản phẩm, dịch vụ kinh - Chuyên môn sâu rộng

doanh của công ty

về hoạch định kế hoạch,

- Tham mưu, cố vấn cho ban giám phân tích kế hoạch, sắp
đốc về các vấn đề liên quan đến kế xếp kế hoạch, chiến
hoạch, lựa chọn khách hàng, thị lược kinh doanh.
trường tiêu thụ sản phẩm.

- Ngoại ngữ tốt

- Theo dõi kế hoạch xuất nhập hàng - Có ít nhất 5 năm kinh
hóa của cơng ty.

nghiệm ở vị trí hoạch

- Phối hợp với các phịng ban thực định chiến lược hoặc
hiện tốt kế hoạch, mục tiêu đề ra.

phân tích kinh doanh

- Phân bổ cơng việc cho cấp dưới, - Có kỹ năng lãnh đạo,
kiểm tra, đơn đốc các bộ phận, nhân làm việc nhóm cũng như
viên đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ.

làm việc độc lập.

- Xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách - Có kỹ năng giao tiếp,
hàng.

giải quyết vấn đề tốt

- Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động, - Có kỹ năng phân tích
4


khuyến nghị cải tiến, sửa đổi. Báo cáo vấn đề và đưa ra quyết
cho ban giám đốc về tiến độ sản xuất, định đúng đắn.
kế hoạch thực hiện sản xuất của - Có khả năng thu thập,
doanh nghiệp.

phân tích, đánh giá và

- Tham gia chuẩn bị và quản lý ngân tổng hợp thơng tin
sách, theo dõi và kiểm sốt chi tiêu.

- Có khả năng truyền đạt

- Thực hiện các cơng việc khác của thông tin về số liệu một
cấp trên giao cho
cách dễ hiểu.
- Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân - Có bằng cấp đại học
viên kỹ thuật

trở lên và được đào tạo

- Quản lý máy móc vận hành

từ các trường thuộc

- Đưa ra đề xuất, báo cáo với cấp trên chuyên ngành kỹ thuật.
về các vấn đề liên quan tới công việc. - Kiến thức chuyên môn
Trong các cuộc họp đưa ra hướng vận vững vàng. Khả năng
Trưởng hành làm việc cho nhân viên kỹ thuật. giao tiếp tốt.
2

phịng

- Tiếp nhận các thơng báo từ cấp trên - Kỹ năng truyền đạt

kỹ thuật và truyền đạt lại cho nhân viên để lên thông tin và xử lý vấn
kế hoạch triển khai tương ứng.

đề nhanh chóng, hiệu
quả.
- Cẩn thận, có kỷ luật,
trách nhiệm trong bất cứ
hành động và quyết định

3

đưa ra.
Chỉ huy - Giám sát và quản lý thi cơng các - Có chứng chỉ của một
trưởng

cơng việc trong phạm vi quản lý của chỉ huy trưởng cơng
mình

trình

- Lập kế hoạch và kiểm soát tiến độ - Điều kiện năng lực của
thi công định kỳ

chỉ huy trưởng công
5


- Lập báo cáo tiến độ thi công với cấp trình:
trên và kiểm sốt báo cáo của cấp + Hạng 1: Có thời gian
dưới

liên tục làm cơng tác thi

- Đại diện cho công ty giải quyết công xây dựng tối thiểu
những vấn đề liên quan phát sinh 7 năm; Đã là chỉ huy
trong q trình thi cơng.

trưởng cơng trường của

- Tổ chức họp với các bộ phận thực cơng trình cấp đặc biệt
thi, kỹ thuật để xử lý khi có sự cố phát hoặc cấp I hoặc 2 cơng
sinh

trình cấp II cùng loại.

- Triển khai kế hoạch thi công, thực + Hạng 2: Có thời gian
hiện nghiệm thu đảm bảo đúng tiến độ liên tục làm công tác thi
và chất lượng cam kết với chủ đầu tư

công xây dựng tối thiểu

- Chịu trách nhiệm về vấn đề sai 5 năm; Đã là chỉ huy
phạm của công, nhân viên..

trưởng công trường của

- Nắm chắc các cơng việc và điều cơng trình cấp II hoặc 2
khoản thực thi theo hợp đồng.

cơng trình cấp III cùng

- Khảo sát mặt bằng trước khi thi loại.
công, lập kế hoạch triển khai thiết kế
bao gồm trang thiết bị văn phịng, đồ
bảo hộ thi cơng, bảo hộ lao động, các
hệ thống điện, nước, thông tin để
phục vụ việc thi công của dự án.
- Kiểm tra và bảo quản vật tư thiết bị
trên cơng trình, thường xun giám
sát chất lượng các hạng mục cơng
trình đảm bảo cơng tác vệ sinh an
tồn lao động, hệ thống phịng cháy
chữa cháy tại cơng trình thi cơng
6


- Triển khai và kiểm tra công tác lập
hồ sơ hồn cơng, nghiệm thu bàn giao
cơng trình.
- Lưu giữ tài liệu và bảo mật hồ sơ

của cơng trình thi cơng. Đánh giá kết
quả của nhân viên và báo cáo theo
đúng quy định.
- Ủy quyền cho cán bộ khác khi vắng
mặt.
- Sau khi dự án hoàn thành phải đánh
giá hiệu quả và rút kinh nghiệm thi
công dự án cho các dự án sau.
- Thực hiện quá trình đào tạo cho
4

nhân viện cán bộ cấp dưới.
Chỉ huy - Tiếp nhận phân công, cơng việc từ - Trình độ : Tốt nghiệp
phó

Chỉ huy trưởng.

đại học trở lên chuyên

- Làm việc trực tiếp trên cơng trình.

ngành xây dựng dân

- Chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra, dụng và công nghiệp
giám sát chất lượng, tiến độ thi cơng - Có khả năng làm việc
tại cơng trình.

độc lập.

- Tổ chức triển khai thi cơng các cơng - Đã từng giám sát cơng

trình theo sự phân cơng của Chỉ huy trình từ 20 tầng trở lên
trưởng

- Có kinh nghiệm đi thi

- Báo cáo, đề xuất ý kiến với Chỉ huy cơng cơng trình 4 năm
trưởng các vấn đề về cơng tác tổ chức trở lên, có kinh nghiệm
thi cơng cơng trình, các khó khăn, sự tổ chức thi cơng tổng
cố bất thường tại cơng trình để chỉ thể.
đạo giải quyết nhằm thi công đúng - Thành thạo phần mềm
7


tiến độ và đạt chất lượng.

vi

tính

cũng

như

- Thực hiện thủ tục nghiệm thu bàn Autocad, excel, word
giao theo đúng quy định

- Cẩn thận, chịu khó và

- Chịu trách nhiệm trước Chỉ huy có mong muốn làm việc
Trưởng về cơng việc được giao.

ổn định, lâu dài.

- Chi tiết công việc sẽ được trao đổi - Chấp nhận đi công
cụ thể khi phỏng vấn.

trình các tỉnh ngồi

- Các u cầu cơng việc phát sinh
(nếu có)
1

Cán bộ

Nhóm cán bộ, nhân viên
- Triển khai thi công các hạng mục - Tốt nghiệp Đại học

kỹ thuật cơng trình trong phạm vi dự án thi chính quy chuyên ngành
công theo đúng yêu cầu của hồ sơ cầu đường các trường:
thiết kế thi công.

Đại học giao thông vận

- Bóc tách khối lượng, dự trù vật tư tải, ĐH Xây dựng…
vật liệu, máy móc, thiết bị, nhân lực - Có kinh nghiệm ở vị
phục vụ thi cơng theo từng hạng mục trí tương đương từ 03cơng việc được giao.

05 năm trở lên trong các

- Tham gia quản lý, khai thác máy dự án xây dựng cầu móc, thiết bị, nhân lực trên công đường

trường

- Chủ động, nhanh nhẹn,

- Theo dõi, báo cáo tiến độ thi cơng nhiệt tình và có tinh
cơng trình định kỳ theo quy định của thần trách nhiệm với
cơng ty.

cơng việc.

- Báo cáo tình trạng giải phóng mặt - Sức khỏe tốt, sẵn sàng
bằng trong phạm vi thi công.

di chuyển và công tác xa

- Thực hiện lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên khi công việc có yêu cầu
quan.
8


- Phối hợp với Tư vấn giám sát, Giám
sát chủ đầu tư, Ban điều hành dự án
giải quyết các công việc liên quan.
- Thực hiện việc lập và xác nhận hồ
sơ chất lượng cơng trình hàng ngày,
hàng tháng
- Lập hồ sơ khối lượng các hạng mục
phát sinh, thay đổi thực tế hiện trường
so với thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản
vẽ thi cơng.

- Lập hồ sơ hồ sơ thanh tốn, quyết
tốn dự án.
- Lập hồ sơ, trình duyệt dự tốn và
thanh tốn khối lượng phát sinh của
cơng trình, điều chỉnh giá cơng trình
2

Cán bộ
hồ sơ

khi chế độ chính sách thay đổi.
- Chấp hành nội quy, quy định của - Trình độ Đại học
Công ty

chuyên ngành Quản trị

- Nắm rõ kiến thức chun mơn văn văn phịng, văn thư lưu
phịng

trữ và các ngành liên

- Soạn thảo văn bản

quan khác

- Quản lý văn bản đi, đến

- Kinh nghiệm: Tối

- Chỉnh lý hồ sơ

thiểu

- Lưu trữ hồ sơ

nghiệm ở vị trí tương

02

năm

kinh

đương trong lĩnh vực
văn thư
- Nắm vững quy trình
hồ sơ quản lý chất lượng
9


và thanh quyết tốn và
các qui định hiện hành
có liên quan.
- Nắm vững về kinh tế
xây dựng và kỹ thuật
xây dựng.
- Có kiến thức thi cơng,
thanh quyết tốn cơng
trình.
- Có khả năng tổ chức,

quản lý.
- Có khả năng giao tiếp
tốt, năng động và sáng
tạo.
- Có khả năng làm việc
độc lập và làm việc theo
3

Cán bộ

nhóm.
- Lập phương án và kế hoạch trắc đạc, - Tốt nghiệp chuyên

trắc địa quản lý, thực hiện công tác đo đạc, ngành liên quan
trắc địa tại cơng trình.

- Có kinh nghiệm thi

-mXây dựng, đề xuất quy trình khảo cơng hạ tầng từ 1-2
sát, đo đạc phù hợp với việc thi cơng năm.
của cơng trình.

- Sử dụng thành thạo

- Phóng tuyến, đánh dấu vị trí tuyến máy trắc địa.
trên thực địa.

- Nắm chắc quy trình

- Kiểm tra, khống chế cao độ đất đào, bàn

lắp đặt.

giao

mốc

giới,

phóng tuyến.

- Thực hiện các cơng việc kỹ thuật - Có khả năng làm việc
10


trắc địa phục vụ công tác thi công xử dài ngày tại các tỉnh.
lý nền móng cơng trình.
- Thực hiện các công việc được cán
4

Cán bộ

bộ phụ trách phân công.
- Thực hiện công việc nghiên cứu, lựa - Tốt nghiệp từ đại học

vật liệu

chọn ra những mặt hàng, nguyên vật trở lên theo các chuyên

xây

liệu chất lượng và phù hợp nhất để đặt ngành về quản lý sản

dựng

mua cho Công ty.

xuất, kinh tế, quản trị

- Liên hệ, gặp gỡ và đàm phán với các kinh doanh hay các
nhà cung cấp nguyên vật liệu, dịch vụ, ngành

khác

có

liên

sản phẩm để thống nhất được mức giá quan.
tốt, phù hợp nhất, có lợi cho Cơng ty

- Có kiến thức về lĩnh

- Giám sát q trình thực hiện đặt vực kinh doanh, am hiểu
hàng, vận chuyển và nhận các đơn về các nguyên vật liệu,
hàng theo đúng tiến độ và u cầu.

hàng hóa mà Cơng ty

- Thường xuyên cập nhật các thông đang hoạt động
tin về hàng hóa cịn tồn đọng trong - Có trình độ ngoại ngữ

kho, các mặt hàng đã hết để kịp thời (nhất là tiếng Anh) tốt
xử lý cũng như bổ sung thêm, đảm để đảm bảo có thể làm
bảo đủ sống lượng theo yêu cầu kinh việc được với các đối
doanh, sản xuất.

tác, nhà cung ứng nước

- Thực hiện nhiệm vụ phân tích, tổng ngồi.
hợp và nắm bắt được xu hướng thị - Sử dụng thành thạo
trường

các công cụ, phần mềm

- Phối hợp, hỗ trợ các bộ phận khác tin học văn phòng cần
như nhà kho, sản xuất để nắm bắt tình thiết, phần mềm quản lý
hình và cung ứng hàng hóa, nguyên online,..
vật liệu kịp thời

- Có các kỹ năng như:
11


- Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ nhận Kỹ năng phân tích và
và kiểm tra về chất lượng, số lượng đưa ra quyết định, kỹ
nguồn nguyên vật liệu, vật tư, hàng năng

giao

tiếp

đàm

hóa được vận chuyển đến, phản ánh phán, kỹ năng tư duy,
ngay với các nhà cung cấp nếu phát phê phán, kỹ năng về
hiện hàng hóa có vấn đề, không đạt công nghệ
yêu cầu.
- Lập các báo cáo về tình hình mua
hàng hóa, nguyệt vật liệu, vật tư,
doanh số bán hàng, vấn đề sử dụng
ngân sách chi tiêu cho quá trình thu
mua, báo cáo về trải nghiệm của
khách hàng đối với các sản phẩm và
gửi lên Ban lãnh đạo để họ nắm bắt
- Đi công tác thường xuyên theo yêu
cầu, chỉ định từ Ban lãnh đạo để xử
lý, giải quyết một số cơng việc quan
trọng.

2.2. Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần
Kiến trúc xây dựng và Thương mại Top House
2.2.1. Các loại văn bản ban hành
Công văn, kế hoạch, biên bản, thơng báo, tờ trình, quy định…
2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
- Ban giám đốc có quyền ký ban hành tất cả các văn bản của Công ty theo
thẩm quyền của mình hoặc giao cho cấp phó ký thay, hoặc giao cho các Trưởng

12


phòng ký thừa lệnh. Trong trường hợp đặc biệt ủy quyền cho một cán bộ phụ trách

dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền văn bản thuộc lĩnh vực phân cơng phụ trách.
- Trưởng phịng kế hoạch được ký thừa lệnh các loại văn bản: giấy ủy nhiệm,
giấy biên nhận hồ sơ, giấy nghỉ phép, phiếu chuyển, các bản sao văn bản, giấy đi
đường. Các Trưởng phòng chỉ được ký ban hành các văn bản có tính chất hướng
dẫn nội bộ trong phạm vi lĩnh vực được phân công quản lý theo ủy quyền của giám
đốc.
2.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
a. Thể thức
- Thể thức văn bản của Công ty Cổ phần Kiến trúc xây dựng và Thương mại
Top House gồm:
+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
+ Tên Công ty ban hành văn bản.
+ Số, ký hiệu của văn bản.
+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
+ Nội dung văn bản.
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Dấu, chữ ký số của Cơng ty.
+ Nơi nhận.
- Ngồi các thành phần quy định này, văn bản có thể bổ sung các thành phần
khác
+ Phụ lục.
+ Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
+ Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
+ Địa chỉ Công ty; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

13


- Thể thức văn bản Cổ phần Kiến trúc xây dựng và Thương mại Top House

được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính
phủ về cơng tác văn thư.
b. Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang,
phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn
bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ
lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về cơng tác văn thư. Viết hoa trong
văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/
NĐ-CP của Chính phủ về cơng tác văn thư. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành
chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP của
Chính phủ về cơng tác văn thư.
2.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản
a. Soạn thảo văn bản
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
- Phân cơng soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo,
người đứng đầu Công ty giao cho các phòng, ban hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ
trì soạn thảo. Việc phân cơng dựa trên chức năng, nhiệm vụ, vị trí việc làm.
- Các phịng, ban hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:
+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản. Trong đó
cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích? Có mấy mục đích? Tính chất của
văn bản? Giới hạn của văn bản (nội dung, đối tượng, phạm vi điều chỉnh)?
+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hình
thức văn bản sử dụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản
hóa; căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành của
Công ty để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp. Trích yếu nội dung phải ngắn gọn
và phản ánh được chủ đề của văn bản.
14


+ Thu thập thơng tin, phân tích, lựa chọn các thơng tin cần thiết có liên quan

tới nội dung của vấn đề cần văn bản hố. Thơng tin cần thu thập là các thông tin
pháp lý và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều phương pháp khác
nhau. Thông tin cần được thu thập và đầy đủ, xử lí chính xác.
+ Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc soạn
thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự định
những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản. Những văn bản có nội
dung quan trọng có thể tổ chức hội thảo thông qua đề cương.
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản
- Viết bản thảo: Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc các phịng,
ban chủ trì tiến hành soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung
của văn bản đã xác định:
+ Hình thức: văn bản phải đảm báo tính thống nhất
+ Thể thức: Văn bản do các phòng, ban hoặc cá nhân soạn thảo phải được
đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức (Thể thức được nói ở đây là
toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản) và kỹ thuật trình bày văn bản (theo
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về cơng tác văn thư). Chúng đảm bảo
cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu
dài trong hoạt động quản lý của Công ty. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc
khơng rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại các phòng, ban hoặc
cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
+ Nội dung: Đảm bảo được tính chính xác, đầy đủ thơng tin và được trình bày
một cách chi tiết, khoa học, dễ hiểu. Đặc biệt, phải đảm bảo trình bày theo đúng
quy định.
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo:
+ Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh hưởng đến nhiều
đối tượng như Quy chế chi tiêu nội bộ; Quy chế văn thư lưu trữ; Quy chế nghiên
cứu khoa học công nghệ... đề xuất tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc
15