Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động hội chợ triển lãm tại trung tâm hội chợ triển lãm việt nam

Lời nói đầu
Trong thời đại mới, khi các nền kinh tế đang tiến tới
sự hội nhập và toàn cầu hoá, khi c¸c tiÕn bé khoa häc kü
tht ph¸t triĨn hÕt sức nhanh chóng, vòng đời của các
sản phẩm ngày càng ngắn lại, các nhà sản xuất kinh
doanh trong nớc và quốc tế không ngừng tăng cờng sự hợp
tác để dành giật u thế trên thị trờng, các hoạt động hợp
tác đầu t, thúc đẩy thơng mại, khuyếch trơng sản phẩm
ngày càng trở nên quan trọng và hội chợ triển lÃm là một
trong những lĩnh vực có điều kiện và phát huy hiệu quả
nhất cho mục tiêu này.
Để thực thi thắng lợi t duy kinh tế mới, khẳng định u
thế của doanh nghiệp trên thị trờng, đạt đợc lợi nhuận
mục tiêu bằng chất lợng sản phẩm, hiệu quả kinh tế, uy
tín và trách nhiệm, sản phẩm sản xuất ra phải nhanh
chóng tiếp cận ngời tiêu dùng với đầy đủ thông tin vỊ
chóng. Cïng víi sù ph¸t triĨn chung cđa nỊn kinh tế, hoạt
động hội chợ triển lÃm trong những năm gần đây phát
triển khá rầm rộ về cả phạm vi, quy mô và chất l ợng và có
xu hớng hình thành ở Việt Nam một nghành công nghiệp
mới với những nội dung công nghệ đầy đủ trong những
năm đầu thế kỷ 21.
Trung tâm Hội chợ Triển lÃm Việt Nam - Doanh
nghiệp Nhµ níc cã bỊ dµy kinh nghiƯm trong viƯc tỉ
chøc các cuộc hội chợ triển lÃm trong nớc và quốc tế, trong
những năm gần đây là một trong những đơn vị quốc
doanh hoạt động có hiệu quả và đang trên đà phát triển.
Bên cạnh những thành công mang tính khởi sắc, để
nâng cao hiệu quả kinh doanh, củng cố uy tín trên thị tr 1

ờng và bớc vào một giai đoạn phát triển mới, Trung tâm
Hội chợ Triển lÃm Việt Nam còn có nhiều vấn đề khách
quan và chủ quan cần phải giải quyết, tất nhiên, đây là
những công việc phức tạp cần có sự giúp đỡ của Nhà n ớc
bằng các chính sách phù hợp, có kiến thức khoa học và cả
thời gian kiểm nghiệm.
Với phạm vi báo cáo này và khả năng nhận thức của
một sinh viên thực tập, tôi xin trình bày " Một số giải
pháp nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động hội chợ
triển lÃm tại Trung tâm Hội chợ Triển lÃm Việt Nam".
Trong đó giới thiệu những thành phần cơ bản của công
nghệ tổ chức hội chợ triển lÃm, thực tế kinh nghiệm tổ
chức các cuộc hội chợ triển lÃm trong nớc và quốc tế tại
Trung tâm Hội chợ Triển lÃm Việt Nam trong những năm
qua và mạnh dạn đa ra một số ý kiến đề xuất nhằm phát
huy hơn nữa của hoạt động này tại Trung tâm.
Nội dung báo cáo gồm:
Phần thứ nhất: Cơ sở lý luận chung về hội chợ
triển lÃm.
Phần thứ hai: Thực trạng tổ chức hoạt động của
Trung
tâm
Hội
chợ Triển lÃm Việt Nam.
Phần thứ ba: Kiến nghị một số giải pháp đẩy mạnh
hoạt
động
của
Trung tâm Hội chỵ TriĨn l·m ViƯt Nam.

2


Phần thứ nhất
Cơ sở lý luận chung về Hội chợ Triển lÃm
I. Khái niệm - Vai trò của Hội chợ Triển lÃm trong nền
kinh tế quốc dân
1. Khái niệm về Hội chợ Triển lÃm
1.1. Hội chợ triển lÃm
- Khái niệm hội chợ triển lÃm đà hình thành từ rất lâu.
Khi nền sản xuất đà phát triển đến một trình độ nhất
định, trong xà hội xuất hiện nhu cầu trao đổi mua bán hàng
hoá. Để thuận tiện cho việc diễn ra các hoạt động trao đổi
mua bán ngời ta quy định một số địa điểm cố định, tại
đây ngời mua và ngời bán thực hiện trao đổi hàng hoá với
nhau. Đó chính là các chợ. Tại đây các thơng nhân, ngời sản
xuất, ngời tiêu dùng tụ họp và mua bán. Có hai dạng chợ chính:
+ Chợ ngày: Nơi việc tụ họp mua bán (gọi là họp chợ) diễn
ra hàng ngày.
+ Chợ phiên: Chỉ họp chợ vào các thời điểm và địa
điểm nhất định. Chợ phiên chính là hình thái ban đầu của
các hội chợ triển lÃm ngày nay.
- Cùng với sự phát triển của sản xuất và trao đổi hàng
hoá, có một số phiên chợ có quy mô ngày càng lớn. Những ngời
tham gia không chỉ để mua bán hàng hoá mà đôi khi còn
vì những mục đích khác nh để gặp gỡ các thơng nhân
khác, tìm kiếm bạn hàng...Cho đến khi thời kỳ Chủ nghĩa T
Bản ra đời thì khái niệm về hội chợ cơ bản đà hình thành.
Có thể hiểu hội chợ là một hoạt động mang tính định kỳ đợc
tổ chức tại một địa điểm, thời gian nhất định và là nơi ngời bán, ngời mua trực tiếp giao dịch mua bán.

- Khái niệm triển lÃm xuất hiện muộn hơn hội chợ. Triển
lÃm có hình thái khá gần với hội chợ nhng tại triển lÃm mục
đích của ngời tham dự không phải là bán hàng tại chỗ mà chủ
yếu là giới thiệu, quảng cáo. Các triển lÃm thờng không có
tính định kỳ nh hội chợ.

3


- Có thể tham khảo định nghĩa sau về các khái niệm
hội chợ triển lÃm thơng mại do luật thơng mại đa ra:
+ Hội chợ thơng mại là một hoạt động xúc tiến thơng mại
tập trung trong một thời gian và địa điểm nhất định, trong
đó tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh trng bày hàng hoá
của mình nhằm mục đích tiếp thị ký kết hợp đồng mua bán
hàng.
+ Triển lÃm thơng mại là hoạt động xúc tiến thơng mại
thông qua việc trng bày hàng hoá, tài liệu về hàng hoá để
giới thiệu, quảng cáo nhằm mở rộng và thúc đẩy việc tiêu thụ
hàng hoá.
- Nh vậy, hội chợ triển lÃm là một trong những loại hình
xúc tiến thơng mại, đợc diễn ra dới hình thức một thị trờng
hoạt động tập trung tại một địa điểm nhất định trong một
khoảng thời gian nhất định, mà tại đó các nhà sản xuất kinh
doanh trng bày, quảng cáo và bán sản phẩm hàng hoá của
mình nhằm giới thiệu trực tiếp với ngời tiêu dùng, tìm kiếm
đối tác làm ăn, ký kết hợp đồng và kêu gọi đầu t.
- Xét về bản chất, hội chợ và triển lÃm đều có mục đích
là quảng cáo, giới thiệu các sản phẩm hàng hoá trực tiếp ra
thị trờng. Nhng trong hội chợ thì các nhà tham gia đợc phép

bán sản phẩm hàng hoá trực tiếp cho ngời tiêu dùng, còn triển
lÃm thì hoạt động này chØ cã thĨ diƠn ra sau khi triĨn l·m
kÕt thóc. Chính vì vậy đối tợng chính tham gia triển lÃm chủ
yếu là các nhà sản xuất, cung ứng hoặc đại lý của họ, còn
tham gia hội chợ thì cả nhà sản xuất và thơng mại, thời gian
diễn ra hội chợ thờng bao giờ cũng dài hơn thời gian tổ chức
triển lÃm. Vì mục tiêu chính của nhà tham gia triển lÃm là
chỉ tập trung quảng cáo giới thiệu sản phẩm trong một vài
ngày đầu theo kế hoạch, còn các nhà thơng mại thì cần
nhiều thời gian để có thể đạt đợc một trong những mục tiêu
chính là doanh thu và lợi nhuận bán hàng.
1.2 Những đặc trng cơ bản của hội chợ triển lÃm.
- Địa điểm và thời gian của hội chợ, triển lÃm không quy
định rõ ràng mà phụ thuộc chủ yếu vào tính chất của từng
cuộc hội chợ, triÓn l·m:
4


+ Địa điểm phải là ở các khu đô thị lớn, có mặt bằng
rộng, thuận tiện giao thông vận tải, đảm bảo các điều kiện
thông tin, cơ sở hạ tầng, an ninh.
+ Thêi gian tỉ chøc héi chỵ thêng kÐo dài từ 7 đến 15
ngày, trong khi thời gian cho một cuộc triển lÃm thờng không
quá 7 ngày. Ngaòi ra các cuộc hội chợ triển lÃm tổng hợp có
thời gian dài hơn các cuộc hội chợ triển lÃm chuyên nghành.
- Hoạt động hội chợ triển lÃm là hình thức xúc tiến thơng mại trực tiếp, tiếp nhận nhiều nguồn thông tin các đối
thủ cạnh tranh, những đánh giá về sản phẩm từ ngời tiêu dùng
và thông tin từ những bạn hàng hiện tại cũng nh tiềm năng, có
thể xác định một cách tơng đối vị thế của các doanh
nghiệp trên thị trờng và tìm kiếm cơ hội dẫn đến ký kết

các hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết và đầu t.
- Về phía nhà tổ chức, hội chợ triển lÃm là loại hình kinh
doanh dịch vụ trên cơ sở tổ chức và cho thuê các sản phẩm
của mình nh: Thuê địa điểm, gian hàng trng bày, thiết bị
giàn dựng, t vấn, vận tải hàng hoá đến và ra khỏi hội chợ
triển lÃm. Ngoài ra còn tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị và
các dịch vụ kèm theo.
1.3 Chức năng của hội chợ triển lÃm
Hội chợ triển lÃm là loại hình hoạt động với nhiều chức
năng quan trọng và tổng hợp bao gồm các chức năng sau
đây:
- Chức năng thông tin:
+ Thông tin về giá cả: Tại hội chợ triển lÃm các nhà sản
xuất kinh doanh bao giờ cũng đa ra giá cả chính xác về sản
phẩm hàng hoá của mình. Thông qua đó các nhà doanh
nghiệp nắm bắt đợc giá cả trên thị trờng một cách nhanh
nhạy, so sánh giá sản phẩm của mình với giá của các sản
phẩm khác cùng loại trên thị trờng, từ đó nghiên cứu và đề ra
chiến lợc cạnh tranh về giá.

5


+ Thông tin về chất lợng sản phẩm: Để quảng cáo về sản
phẩm các nhà doanh nghiệp phải bằng cách này hay cách
khác thông tin cho khách hàng biéet tính năng, tác dụng của
sản phẩm, công nghệ chế tạo sản phẩm và các chỉ tiêu kỹ
thuật, chỉ tiêu chất luợng và các giấy tờ có liên quan đến sự
kiểm nghiệm của các cơ quan chức năng đối với các chỉ tiêu
này (ví dụ giấy chứng chỉ chất lợng ISOO 9000, các huân huy

chơng...)
+ Thông tin về cung - cầu: Tham gia hội chợ triển lÃm có
nhiều sản phẩm cùng loại hoặc các sản phẩm thay thế, qua
đó các nhà doanh nghiệp cũng nh nhà quản lý vĩ mô có thể
dánh giá lợng cung của sản phẩm trên thị trờng. Hội chợ triển
lÃm là thị trờng thu nhỏ phản ánh khả năng tiêu thụ trên thị trờng lớn, giúp các nhà doanh nghiệp tính toán đánh giá mức
độ chênh lệch cung-cầu để điều chỉnh chiến lợc sản xuất
kinh doanh hiện tại và tơng lai của mình.
+ Thông tin về kiểu dáng sản phẩm: Cùng một loại sản
phẩm có thể có rất nhiều kiểu dáng, mẫu mà khác nhau. Hội
chợ triển lÃm là nơi các nhà doanh nghiệp đa đến trình diễn
các loại kiểu dáng mẫu mà sản phẩm mới nhất của mình, ngời
tiêu dùng dựa vào thị hiếu, sở thích để lựa chọn các sản
phẩm qua đó các nhà doanh nghiệp ra quyết định sản xuất
loại kiểu dáng nào, mẫu mà nào là phù hợp.
+ Thông tin về đối thủ cạnh tranh: Tham gia hội chợ cùng
với sản phẩm của doanh nghiệp là các sản phẩm cùng loại của
các đối thủ cạnh tranh. Đây là điều kiện tốt nhất giúp các
nhà doanh nghiệp đánh giá đợc khả năng của các đối thủ
trong nghành trên nhiều phơng diện: giá cả, sản phẩm, khách
hàng, xúc tiến...
+ Thông tin về đầu t, nghiên cứu và quản lý vĩ mô:
Trong các hội chợ triển lÃm thờng tổ chức các hội thảo, hội
nghị do ban tổ chức hoặc khách hàng chủ trì, các nhà đầu
t, nhà sản xuất và nhà quản lý chính sách nhận đợc nhiều
thông tin liên quan đến khả năng đầu t, khuyến khích sản
xuất, t vấn và chính sách quản lý vĩ mô.
- Chức năng thơng mại:

6

Hoạt động hội chợ triển lÃm tạo điều kiện không chỉ để
các nhà sản xuất và ngời tiêu dùng gặp gỡ, trao đổi thông tin
thông qua hoạt động mua bán mà quan trọng hơn là tạo môi
trờng xúc tiến thơng mại trong nớc và quốc tế. Hội chợ là nơi
góp mặt của các doanh nghiệp lớn với nhiều chủng loại sản
phẩm hàng hoá, phản ánh mức độ cung-cầu của nền kinh tế
về các sản phẩm một cách đáng tin cậygiúp các nhà sản xuất
chú trọng đến việc sản xuất ra những sản phẩm mà xà hội
cần chứ không phải mang quảng cáo và bán những sản phẩm
truyền thống mình có. Quan trọng hơn là trong điều kiện
xu hớng toàn cầu hoá ngày càng gia tăng cùng với tốc độ phát
triển chóng mặt của khoa học công nghệ thì chu kỳ sống
của sản phẩm ngày càng ngắn lại, quan hệ kinh tế, quốc tế
mở rộng, hoạt động hội chợ triển lÃm tạo môi trờng thuận lợi
cho việc hợp tác làm ăn không chỉ giữa các nhà sản xuất mà
còn ở cấp chính phủ giữa các quốc gia.
- Chức năng quảng cáo:
Hội chợ triển lÃm đóng vai trò rất quan trọng trong
quảng cáo. Quảng cáo có nhiều hình thức, phơng thức thể
hiện. Thông qua quảng cáo, các nhà sản xuất thông tin cho
đối tác, ngời tiêu dùng về tiềm lực của mình, định hớng, nhu
cầu và các sản phẩm, xác định đợc vị thế của doanh nghiệp
mình trên thị trờng trong nớc vµ quèc tÕ.
TiÕn bé khoa häc kü thuËt ngµy mét phát triển, công
nghệ thông tin đà và đang trở thành một thứ vũ khí không
thể thiếu đợc trong sản xuất kinh doanh làm cho chu kì sản
phẩm sản xuất ra phải nhanh chóngtiếp cận đến ngời tiêu
dùng với lợng thông tin đầy đủ, cụ thể, chính xác về sản

phẩm, các nhà sản xuất phải quảng cáo và hội trợ triển lÃm là
hình thức quảng cáo hữu hiệu nhất nhờ tính trực tiếp và tập
trung của nó.
Trong hội chợ triển lÃm, cùng một lu lợng khách hàng
đông, họ có thể trực tiếp nghe, nhìn, cầm, nắm hoặc dùng
thử nhờ đó những nhận xét, đánh giá của họ về sản phẩm
thờng chính xác. Quảng cáo trong hội chợ triển lÃm cũng thể
hiện trình độ văn minh tiếp thị của doanh nghiệp thông
qua cách trang trí gian hàng và trng bày sản phẩm cũng nh
trình độ giao tiếp, phơng thức bán hàng của nhân viên.
7


- Chức năng sản xuất:
Hội chợ triển lÃm có tác động kích thích và tăng khả
năng sản xuất của doanh nghiệp nhờ có thêm bạn hàng vì:
+ Ký kết hợp đồng cung cấp hàng hoá dịch vụ với khối
lợng lớn (kích thích sản xuất)
+ Đàm phán ký kết hợp đồng chuyển giao công nghệ,
mua sắm thiết bị máy móc (tăng khả năng sản xuất)
+ Hợp tác đầu t, nghiên cứu thiết kế và t vấn (tăng khả
năng sản xuất)
2. Phân loại
Hội chợ triển lÃm rất đa dạng về thể loại do tính phong
phú của hoạt động kinh tế, trên thực tế ngời ta cha có một
tiêu chuẩn chính thức nào để định nghĩa và phân loại các
cuộc hội chợ triển lÃm ngoài cái tên gọi của chúng. Để giúp
chúng ta nhận biết và phân biệt một cách tơng đối, hội chợ
triển lÃm thờng phân thành các loại nh sau:
2.1. Phân loại theo chu kỳ:

- Hội chợ triển lÃm định kỳ: Thờng tổ chức hàng năm
hoặc vài năm một lần vào một thời gian và địa điểm nhất
định. Hội chợ triển lÃm loại này thờng có quy mô lớn, có uy tín,
khách tham gia đông và quen thuộc, giới thiệu những sản
phẩm có thị trờng lớn.
- Hội chợ triển lÃm không định kỳ: Đợc tổ chức nhằm đáp
ứng những nhu cầu của các doanh nghiệp có sản phẩm ở các
thị trờng hẹp hơn nh các địa phơng, các nghành kinh tế.
Các hội chợ triển lÃm này thờng có sự phối hợp chặt chẽ và có
sự hỗ trợ của địa phơng hoặc nghành có liên quan, thờng
quy mô không lớn.
2.2. Phân loại theo nghµnh hµng:

8


- Héi chỵ triĨn l·m tỉng hỵp: Víi sù tham gia cđa nhiỊu
doanh nghiƯp trong níc vµ qc tÕ thc nhiều lĩnh vực kinh
tế khác nhau nhằm giới thiệu và bán sản phẩm nh: Hội chợ Thơng mại, Hội chợ Xuân, Hội chợ triển lÃm Humburg...
- Hội chợ triển lÃm chuyên ngành: Mục tiêu của loại hội chợ
triển lÃm này là giới thiệu sản phẩm của một lĩnh vực kinh tế
nào đó trong nền kinh tế nh: Hội chợ Công nghiệp, Triển lÃm
Môi trờng, Hội chợ triển lÃm ngành Hoá chất...
2.3. Phân loại theo phạm vi tổ chức:
- Hội chợ triển lÃm quốc tế: Đợc tổ chức trong nớc hoặc ở
nớc ngoài với sự tham gia của khách hàng từ nhiều quốc gia
khác nhau. Theo nội dung thì có thể là hội chợ tổng hợp hay
hội chợ chuyên nghành, định kỳ hay bất thờng nh: Triển lÃm
Hàng không Pháp, Hội chợ Thơng mại Humburg (Đức), Hội chợ
quốc tế hàng Công nghiƯp ViƯt Nam th¸ng 10, TriĨn l·m qc

tÕ "TECOM" vỊ viễn thông tháng 11, Hội chợ thơng mại quốc
tế EXPO tháng t hàng năm ở Việt Nam.
- Hội chợ triển l·m trong níc: Kh¸ch tham gia chØ gåm c¸c
doanh nghiƯp trong nớc nhằm xúc tiến bán hàng, hay phát huy
nội lực của các doanh nghiệp nội địa nh Hội chợ Xuân, Hội
chợ Thời trang, Hội chợ Hàng tiêu dùng...
- Hội chợ triển lÃm địa phơng: Đợc tổ chức trong phạm vi
của tỉnh, thành phố hoặc một địa phơng nào đó với sự
tham gia của các doanh nghiệp trong địa phơng đó nhằm
khuyến khích phát triển kinh tế địa phơng, mở rộng quan
hệ với các địa phơng khác và hợp tác liên doanh.
3. Vai trò của hoạt động Hội chợ Triển lÃm:
3.1. Đối với nền kinh tế quốc dân
- Tạo mối liên kết: Giữa các doanh nghiệp, giữa các
nghành, các vùng nhằm phát huy thế mạnh tiềm năng của
từng doanh nghiệp, từng nghành và vùng kinh tế. Trong liên
kết kinh tế mỗi doanh nghiệp đều cố gắng biến tiềm lực
của doanh nghiệp mình thành lợi thế so sánh. Hội chợ triển
lÃm là cầu nối cho các doanh nghiệp gặp gỡ tìm hiểu để liên
9


kÕt víi nhau t¹o ra søc m¹nh c¹nh tranh cho mình và nền kinh
tế nói chung.
- Tạo mặt bằng giá: Thông qua hội chợ triển lÃm ngời ta
xác định đợc mặt bằng giá của các sản phẩm, nhu cầu thị
hiếu của ngời tiêu dùng, phán đoán đợc lợng khách hàng tiềm
năng và sức mua của thị trờng.
- Tạo môi trờng đầu t: Nhờ chức năng kích thích sản
xuất, nhu cầu phát triển sản xuất tăng, vốn và công nghệ

tăng và đây là cơ hội cho các nhà đầu t khai thác.
- Hội nhập quốc tế: Thông qua hội chợ triển lÃm quốc tế,
bạn bè quốc tế không chỉ biết đợc các sản phẩm truyền
thống của dân tộc mà quan trọng hơn là họ hiểu thêm về
văn hoá, lối sống cũng nh tiềm năng kinh tế, con ngời của đất
nớc mình. Mặt khác, các nhà doanh nghiệp, nhà quản lý
trong nớc còn tiếp xúc với những công nghệ tiên tiến, học hỏi
đợc kinh nghiệm quản lý...từ các nớc phát triển. Góp phần tăng
cờng mối quan hệ quốc tế, thúc đẩy quá trình hội nhập nền
kinh tế thế giới và khu vực.
3.2. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
Hội chợ triển lÃm là một trong những bộ phận quan trọng
trong chính sách xúc tiến của doanh nghiệp. Chính vì vậy,
tham gia hội chợ triển lÃm là một trong các phơng pháp hiệu
quả đối với việc đẩy mạnh công tác này:
- Hỗ chợ cho chiến lợc Marketing của doanh nghiệp: Tham
gia hội chợ triển lÃm giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn nữa
kế hoạch Marketing của mình, đánh giá tính hiệu quả của
hoạt động Marketing đà thực hiện. Từ đó doanh nghiệp có
thể xây dựng cho mình một chính sách xúc tiến phù hợp, kết
hợp với hình ảnh về sản phẩm nh một sản phẩm chất lợng cao.
- Tiếp cận các khách hàng: Một cuộc hội chợ triển lÃm đợc
tổ chức tốt sẽ quy tụ đợc một lu lợng lớn các khách hàng, cho
phép doanh nghiệp trực tiếp giới thiệu hàng hoá, tiếp xúc với
khách hàng, hớng dẫn cách sử dụng, giúp họ yên tâm khi
quyết định mua hàng, đồng thời nhận đợc những thông tin
phản hồi tại chỗ.
10

- Mở rộng thị trờng, xâm nhập thị trờng mới: Tham gia
các cuộc hội chợ triển lÃm ở thị trờng này giúp các doanh
nghiệp rút ngắn đợc thời gian tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu,
phong tục, lối sống của khách hàng thông qua các cuộc tiếp
xúc trực tiếp ngay tại hội chợ triển lÃm.
- Củng cố danh tiếng, hình ảnh của doanh nghiệp:
Thông qua hoạt động hội chợ triển lÃm các doanh nghiệp
khuyếch trơng hình ảnh về doanh nghiệp mình, giới thiệu
với khách hàng về lịch sử phát triển, năng lùc, uy tÝn, triĨn
väng lÜnh vùc kinh doanh. Nhê ®ã, doanh nghiệp để lại một
"ấn tợng tốt" đối với khách hàng và có ảnh hởng nhất định
đến quyết định mua hàng trong tơng lai của các khách
hàng.
- Quan sát, tìm hiểu về sự cạnh tranh trong nghành: Một
lợi ích quan trọng mà các cuộc hội chợ triển lÃm mang lại cho
các doanh nghiệp tham gia là họ có cơ hội đánh giá về các
đối thủ cạnh tranh. Phân tích đợc cờng độ cạnh tranh trong
nghành thông qua số lợng và kết cấu các đối tợng cạnh tranh,
đồng thời nhận biết đợc đối tợng cạnh tranh trực tiếp. Phân
tích lợi thế cạnh tranh và khả năng cạnh tranh của họ để xây
dựng chiến lợc phù hợp cho hớng đi của mình.
- Xúc tiến hợp tác, đầu t: Tham gia hội chợ triển lÃm,
doanh nghiệp có rất nhiều cơ hội để ký kết hợp đồng, đàm
phán, kêu gọi đầu t và liên kết kinh tế với các nhà sản xuất
khác. Tổ chức hoặc tham gia các cuộc hội thảo, hội nghị
trong hội chợ triển lÃm, doanh nghiệp sẽ có cơ hội nắm bắt
các nguồn thông tin quý giá từ các cuộc bàn luận, đối thoại về
các chủ đề liên quan đến lĩnh vực của mình.
II. Quy trình tổ chức hoạt động hội chợ triển lÃm.
Đối với đơn vị tổ chức quy trình tổ chức hội chợ triển

lÃm bao gồm:
1. Các hoạt động trớc hội chợ:
1.1. Nghiên cứu thị trờng và xây dựng ®Ị ¸n

11


Giống nh đối với bất kỳ một sản phẩm nào khác, trớc khi
sản xuất kinh doanh các nhà doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ
thị trờng. Trong việc tổ chức các cuộc hội chợ triển lÃm, nhà
tổ chức phải nghiên cứu kỹ lỡng môi truờng kinh tế-xà hội, các
mối quan tâm của thị trờng, các vấn đề nổi trội trong nền
kinh tế. Sự thành công của một cuộc hội chợ triển lÃm đợc
đánh giá theo nhiều tiêu thức khác nhau: lợi nhuận, chất lợng
phục vụ, số lợng khách tham quan và khách tham gia...Điều đó
phụ thuộc vào kết quả khảo sát thị trờng.
- Ngiên cứu thị trờng: Nội dung nghiên cứu là nhu cầu và
khả năng tham gia của các doanh nghiệp, có nghĩa là sức
mua của khách hàng về dịch vụ mà hội chợ cung cấp trên cơ
sở đó đa ra giá cả phù hợp cho từng loại. Nguồn thông tin chủ
yếu để nghiên cứu lấy từ các Bộ, Nghành quản lý các doanh
nghiệp thuộc lĩnh vực mà hội chợ đề cập đến:
+ Căn cứ các nguồn thông tin trong thị trờng, lập đề án
xác định tiêu đề của hội chợ và nhóm đối tợng khách mời
tham gia.
án.

+ Tìm các đối tác cùng tổ chức với bản thảo sơ bộ đề

Sau khi đà có các thông tin phản hồi từ các đối tác về

tính khả thi của hội chợ, bắt đầu lên đề án chi tiết.
- Xây dựng đề án: Bao gồm các mục chính sau.
+ Xác định địa điểm, thời gian tổ chức.
+ Tìm đơn vị bảo trợ.
+ Xác định các đơn vị đồng tổ chức.
+ Quy mô, nội dung, các hoạt động chính của hội chợ.
+ Xác định đơn vị hoạch toán chính, xác định giá cả
gian hàng và các dịch vụ kèm theo.
+ Ký kết hợp đồng hợp tác cần thiết với các đối tác.
Khảo sát thị trờng và hoàn thành đề án thờng phải diễn
ra trớc khi tổ chức ít nhất 6 tháng (đôí với hội chợ trong nớc)
và một năm (đối với hội chợ quốc tÕ).

12


1.2. Xin giấy phép và thành lập ban tổ chức
Tại Việt Nam Bộ Thơng mại là ngời cấp giấy phép cho các
cuộc hội chợ triển lÃm thơng mại, Bộ Văn hoá-Thông tin cấp cho
hội chợ triển lÃm văn hoá nghệ thuật. Các cuộc hội chợ triển lÃm
chuyên nghành có thể do Bộ chủ quản cấp, còn ở các địa phơng cã thĨ do UBND TØnh, Thµnh phè cho phÐp.
Sau khi đợc phép tổ chức, các bên có liên quan họp bàn
thành lập ban tổ chức hội chợ để lên kế hoạch chi tiết thực
hiện, điều hành và chịu trách nhiệm kết quả của hội chợ.
1.3. Xây dựng th mời, lên sơ đồ gian hàng
- Ngời tổ chức soạn thảo th mêi giưi tíi c¸c kh¸ch tham
gia thêng bao gåm: Th mời, bản đăng ký tham gia, đăng ký
xét thởng ( nếu có) và các giấy tờ khác nếu có yêu cầu của
khách. Nội dung th mời phải đảm bảo cung cấp đầy đủ
thông tin chính xác liên quan đến hội chợ cho khách hàng nh:

Quy mô, nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức, giá cả,
đối tợng khách tham gia...và đợc hoàn tất để gửi đi ít nhất
trớc 6 tháng cho khách quốc tế và 3 tháng cho khách nội địa.
- Để khuyến khích các doanh nghiệp đăng ký tham gia
sớm, Ban tổ chức lên sơ đồ gian hàng cho khu trng bày để
khách hàng lựa chọn vị trí. Việc bố trí gian hàng trong một
hội chợ triển lÃm, Thờng Ban tổ chức phân thành các khu theo
nghành hàng, trong khu của mình khách đợc quyền lựa chọn
vị trí phù hợp theo nguyên tắc đăng ký trớc chọn trớc.
1.4. Quảng cáo và mời khách tham gia
- Một cuộc hội chợ triển lÃm thu hút đợc đông đảo khách
tham gia và khách tham quan thì coi nh đạt đợc một nửa
thành công. Chính vì vậy nhà tổ chức phải mở chiến dịch
quảng cáo trên các phơng tiện thông tin đại chúng nh: Đài
truyền hình, truyền thanh, báo, tạp chí, trên Internet...Chiến
dịch quảng cáo này bao gồm hai giai đoạn:
+ Giai đoạn 1: Tiến hành ngay sau khi nhà tổ chức
đăng ký tổ chức với mục đích thu hút các doanh nghiƯp cã
quan t©m tham gia.
13


+ Giai đoạn 2: Thực hiện một thời gian truớc cuộc hội chợ
triển lÃm nhằm quảng cáo cho khách tham quan về ý nghĩa
chủ đề hội chợ triển lÃm.
- Một khâu quan trọng và khó khăn nhất trong tổ chức
hội chợ triển lÃm là mời khách tham gia, cũng tơng tự nh các
nhà sản xuất tìm kiếm thị trờng tiêu thụ sản phẩm. Công
việc này đợc thực hiện thông qua một công nghệ tiếp thị
tổng hợp bằng nhiều con đờng, thờng bao gồm:

+ Đi mời trực tiếp tại doanh nghiệp.
+ Sử dụng hệ thống cộng tác viên, văn phòng đại diện.
+ Mời qua các phơng tiện thông tin nh điện thoại, Fax,
th tín...
+ Mời trong các cuộc hội chợ triển lÃm khác.
- Cùng với quá trình mời khách tham gia hội chợ, có kêu
gọi các nhà tài trợ. Các nhà tài trợ thờng là các doanh nghiệp lớn
cần một chiến dịch quảng cáo cho sản phẩm của mình
thông qua hội chợ. Hình thức tài trợ có thể bằng tiền, quà
tặng và tuỳ theo mức độ tài trợ, nhà tài chợ đợc hởng một số
quyền lợi nhất định trong hội chợ nh: Đợc miễn giảm phí thuê
gian hàng, đợc quảng cáo miễn phí trong khuân viên hội chợ,
đợc tổ chức các hoạt động khác phục vụ chiến dịch quảng
cáo.
1.5. Tiếp nhận đăng ký, bố trí gian hàng
- Một bộ phận chuyên trách làm việc trực tiếp với khách
hàng thông qua các công việc: Tiếp nhận đăng ký, ký kết hợp
đồng thuê gian hàng và dịch vụ, bố trí gian hàng, nắm bắt
và giải quyết yêu cầu của khách hàng và thờng xuyên báo cáo
với Ban tổ chức tiến độ của công việc, đề xuất các biện
pháp nhằm đảm bảo kế hoạch thực hiện. Tiếp nhận đăng ký
của khách, phân loại khách hàng theo tiêu thức nghành hàng
hoặc theo loại hình doanh nghiệp để có kế hoạch phân khu
trng bày cho phù hợp.
+ Giá cả, diện tích: Thông thờng diện tích của mét gian
hµng trng bµy trong nhµ lµ 9 m2, ngoµi trời là 50 m2. Khi
đăng ký tham dự khách hàng phải đặt 30% tổng số tiền
14

thuê gian hàng. Số tiền này sẽ không hoàn trả nếu khách hàng
huỷ bỏ việc tham dự.
Hàng hoá tham dự: Ngời tham dự phải gửi danh mục
hàng hoá trng bày tới nhà tổ chức trớc thời điểm khai mạc
khoảng 30 ngày. Danh mục cần phải phân hàng hoá theo các
loại sau:
Hàng trng bày rồi đem về ( tạm nhập-tái xuất)
Hàng trng bày bán trong và sau hội chợ
Hàng quà biếu, quà tặng
Đồ dùng cho công ty trong thời gian hội chợ diễn ra
1.6. Dàn dựng gian hàng và chuẩn bị các dịch vụ kèm
theo
Sau khi đà xác định số lợng khách chính thức tham gia
và bố trí cơ bản xong gian hàng trên sơ đồ bộ phận chuyên
môn phụ trách về khách hàng phối hợp với bộ phận thiết kế
mỹ thuật giàn dựng gian hàng chuẩn hoặc theo yêu cầu của
khách hàng và bàn giao cho khách trớc ngày khai mạc một
khoảng thời gian ít nhất đủ để khách trng bày, trang trí sản
phẩm của mình.
1.7. Chuẩn bị các dịch vụ cho thuê theo yêu cầu của
khách
Các dịch vụ cung cấp cho khách hàng gồm: Vận chuyển
hàng hoá, kho bÃi, phòng hội nghị, hội thảo, thủ tục xuất nhập
cảnh cho khách nớc ngoài đến tham gia cùng thủ tục xuất
nhập khẩu cho hàng tham gia hội chợ, thông tin kinh tế, nhân
viên tiếp thị quảng cáo, phiên dịch...
1.8. Chuẩn bị cho lễ khai mạc
Mục tiêu của các doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lÃm
là đợc tiếp xúc với nhiều đối tác, khách hàng và đó cũng là
tiêu chuẩn một cuộc hội chợ triển lÃm cần đạt tới. Do vậy, nhà

tổ chức và các doanh nghiệp cần phải kết hợp tốt để chuẩn
bị cho lễ khai mạc diễn ra theo đúng dự kiến nhằm tạo thành
công cho các hoạt động diễn ra trong hội chợ.
2. Các hoạt động trong hội chỵ
15


Hội chợ triển lÃm tạo môi trờng, là cầu nối giữa các nhà
sản xuất và giữa nhà sản xuất và ngời tiêu dùng, các hoạt
động diễn ra trong hội chợ triển lÃm đều nhằm mục đích và
thực hiện vai trò nêu trên.
2.1. Lễ khai mạc
Tham dự lễ khai mạc là các quan chức Đảng, Nhà nớc,
Chính phủ, các Bộ, Nghành, Trung ơng, các Đại sứ quán, cơ
quan ngoại giao, văn phòng đại diện ở nớc ngoài, các nhà
doanh nghiệp lớn. Trong lễ khai mạc thờng tổ chức biểu diễn
các hoạt động văn hoá nghệ thuật.

2.2. Tổ chức các hoạt động trong thời gian hội chợ
- Các cuộc hội thảo, hội nghị do Ban tổ chức, các cơ
quan quản lý Nhà nớc, các doanh nghiệp, hoặc cùng phối hợp
tổ chức nhằm bàn luận giải quyết những vấn đề nổi cộm
liên quan đến sản xuất, tiêu dùng và các chính sách quản lý.
Hội thảo, hội nghị là các hoạt động không thể thiếu đợc
trong hội chợ triển lÃm, nó tạo cơ hội cho các doanh nghiệp
những ngời trực tiếp tham gia trong hội chợ triển lÃm gặp gỡ
trao đổi thông tin, phản ánh những vấn đề kinh tế xà hội
cần giải quyết để đạt đợc hiệu quả hơn trong sản xuất cũng
nh trong xúc tiến thơng mại, đồng thời giúp những nhà hoạch
định chính sách có thông tin bổ ích để diều chỉnh.

- Việc ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá thờng diễn ra
trong suốt thời gian hội chợ, các nhà doanh nghiệp ký kết với
nhau hợp đồng liên doanh liên kết, cung cấp trang thiết bị,
chuyển giao công nghệ, hợp tác đầu t, mua bán hàng
hoá...Các nhà sản xuất ký kết với các nhà phân phối hợp đồng
đại lý, cung cấp dịch vụ, giới thiệu và mua bán sản phẩm với
ngời tiêu dùng.
- Ban tổ chức thờng phát hành Catalogue hội chợ cung
cấp cho các doanh nghiệp tham gia và kh¸ch mêi, néi dung
cđa Catalogue giíi thiƯu vỊ néi dung, quy mô hội chợ, tóm tắt
16


về các đơn vị tham gia, kế hoạch các hội chợ triển lÃm trong
thời gian tới. Ban tổ chức còn tham khảo ý kiến khách hàng
về các vấn đề liên quan đến hội chợ bằng việc phát hành
phiếu lấy ý kiến nhằm thu htập thông tin về kết quả thu đợc
trong hội chợ của các doanh nghiệp, ý kiến đóng góp về công
tác tổ chức là cơ sở lập báo cáo tổng kết.
- Các hoạt động xét thởng nhằm khuyến khích sản xuất,
đánh giá chất lợng, khả năng sản xuất của doanh nghiệp, tạo
điều kiện cho các sản phẩm đạt tiêu chuẩn về chất lợng, có
khả năng nhanh chóng tiếp cận ngời tiêu dùng. Các cuộc xét
thởng thờng dựa theo nhiều tiêu thức khác nhau (theo tiêu
chuẩn chất lợng, theo mẫu mÃ, theo bình chọn của ngời tiêu
dùng...). Giải thởng có thể là Huy chơng các loại, bằng khen
hoặc giấy chứng nhận danh hiệu nào đó do Ban tổ chức
cấp.
- Các hoạt động văn hoá nghệ thuật diễn ra trong hội chợ
nhằm khuyếch trơng các hoạt động, thu hút khách tham

quan, tăng cờng giao lu văn hoá, tạo không khí vui nhộn trong
hội chợ. Hoạt động này bao gồm biểu diễn nghệ thuật, trình
diễn thời trang, thi đấu thể thao.
2.3. Công tác an toàn, vệ sinh trong hội chợ
Hội chợ là nơi tập trung lu lợng ngời lớn với khối lợng hàng
hoá nhiều, đa dạng, giá trị cao do vậy công tác bảo đảm an
ninh trật tự là nhiệm vụ quan trọng, đồng thời thể hiện
trình độ văn minh công nghiệp, bản sắc văn hoá của dân
tộc. Hoạt động này bao gồm bảo đảm an toàn về ngời và tài
sản cho các gian hàng, theo dõi các hoạt động của hội chợ kịp
thời phát hiện những hoạt động không lành mạnh, trái quy
định của Ban tổ chức phản ảnh với các bộ phận chức năng
kịp thời chấn chỉnh, thờng xuyên thu dọn vệ sinh đảm bảo
môi trờng sạch, thoáng, văn minh. Công tác phòng ngừa cháy
nổ, trông giữ xe đảm bảo giúp khách tham quan yên tâm
khi tham dự hội chợ.
3. Các hoạt động sau hội chợ
3.1. Cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của khách

17


Thu dọn, vận chuyển hàng hoá, làm thủ tục hải quan cho
hàng tái xuất nhập, tổ chức tham quan du lịch (nếu có yêu
cầu), đảm bảo an ninh trật tự...
3.2. Tháo gỡ gian hàng và vệ sinh
Tháo gỡ gian hàng và thu dọn sạch sẽ chuẩn bị cho các
hoạt động khác.
3.3. Đánh giá, tổng kết
Dựa trên các phản ứng của khách ( dới hình thức thăm dò

ý kiến, phát biểu cảm tởng) cùng với các kết quả định lợng
đạt đợc trong hội chợ triển lÃm nh số lợng khách tham gia và
khách tham quan, tổng số hợp đồng ký kết đợc, cùng một số
chỉ tiêu tài chính khác...Từ đó nghiên cứu đề xuất kiến nghị
để các hội chợ triển lÃm sau thành công hơn.
III. Nguyên lý tổ chức hoạt động của doanh nghiệp
kinh doanh hội chợ triển lÃm
1. Điều kiện cần thiết của doanh nghiệp hoạt động hội
chợ triển lÃm
Theo Quyết định 380/TTG của thủ tớng Chính phủ, các
doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hợp pháp đều đợc phép
tham gia hội chợ triển lÃm trong và ngoài nớc để giới thiệu sản
phẩm và xúc tiến thơng mại cho doanh nghiệp mình. Các
doanh nghiệp có đủ điều kiện sau đây đợc phép tổ chức
các cuộc hội chợ triển lÃm:
- Đợc thành lập theo đúng quy định của pháp luật Việt
Nam.
- Có cơ sở vật chất kỹ thuật đảm bảo cho tổ chức các cuộc
hội chợ triển lÃm.
- Có bộ máy tổ chức và đội ngũ cán bộ chuyên môn đáp
ứng đuợc yêu cầu của việc kinh doanh dịch vụ hội chợ triÓn
l·m.

18


Doanh nghiệp có đủ điều kiện trên phải đợc cơ quan
có thẩm quyền chấp nhận đăng ký hoạt động trong lĩnh vực
hội chợ triển lÃm.
Hiện tại ở Việt Nam có một số doanh nghiệp lớn hoạt

động trong lĩnh vực này đó là:
- Trung tâm Hội chợ Triển lÃm Việt Nam (VEFAC)
- Phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt Nam.
- Công ty Quảng cáo và Hội chợ thơng mại (VINEXAD).
- Trung tâm Hội chợ Thơng mại TP Hồ Chí Minh.
- Trung tâm Triển lÃm Văn hoá-Nghệ thuật Việt Nam
(Vân hồ).
Ngoài ra ở một số tỉnh thành phố đà có trung tâm hội
chợ thơng mại trực thuộc tỉnh.
2. Đặc điểm hoạt động:
- Hội chợ triển lÃm cũng là một loại hình hàng hoá trên
thị trờng đợc phát sinh do nhu cầu sản xuất của các nhà sản
xuất muốn giới thiệu và quảng cáo các sản phẩm của mình với
ngời tiêu dùng. Khác với các hàng hoá thông thờng, hoạt động
hội chợ triển lÃm là loại hàng hoá dịch vụ và nó bao gồm rất
nhiều các dịch vụ khác cộng lại. Có thể phân ra một số loại
dịch vụ nh sau:
+ Dịch vụ cơ bản nhằm thoả mÃn nhu cầu chính của
khách hàng và cũng là lý do chính để khách hàng đến với
doanh nghiệp.
+ Dịch vụ ngoại vi có vai trò kém hơn dịch vụ cơ bản,
thờng hỗ trợ cho dịch vụ cơ bản và có số lợng nhiều trong khi
dịch vụ cơ bản là đơn nhất.
+ Dịch vụ tổng thể là sự liên kết chặt chẽ giữa dịch vụ
cơ bản và dịch vụ ngoại vi tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh,
có chất lợng nhất định nhằm thoả mÃn một nhóm khách hàng
nào đó.

19

- Chất lợng dịch vụ là khái niệm khó đo lờng, nhng ngời
ta đều nhất trí rằng chất lợng dịch vụ đợc cấu thành bởi các
yếu tố sau:
+ Những yếu tố hữu hình: Địa điểm, cơ sở vật chất,
trang thiết bị phục vụ hội chợ. ảnh hởng trực tiếp tạo ra chất
lợng dịch vụ.
+ Độ tin cậy là yếu tố vô hình phản ánh thông qua sự
phục vụ cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đúng yêu
cầu.
+ Yếu tố trách nhiệm và khả năng ứng phó với nững sai
sót xảy ra.
+ Tính đảm bảo cho dịch vụ thể hiện: Trình độ
nghiệp vụ tổ chức hội chợ triển lÃm cao, xắp xếp các hoạt
động một cách hợp lý khoa học.
+ Yếu tố thông cảm chia xẻ khách hàng.
Dịch vụ đợc khách hàng tiêu dùng đồng thời với quá
trình sản xt ra nã, ngêi s¶n xt khã cã thĨ kiĨm soát đợc
chất lợng trừ khi nó đợc khách hàng đánh giá chất lợng dịch vụ
vào kết quả mà nó đem lại.
2.1. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể kinh doanh dịch
vụ hội chợ triển lÃm.
Cũng nh mọi loại hình doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh khác, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ hội chợ triển
lÃm cũng có quyền lợi và nghĩa vụ đối với nhà nớc, cơ quan
quản lý trực tiếp theo quy định của luật doanh nghiệp.
Tại điều 218 Luật Thơng mại Việt Nam có nói:
- Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực hội chợ triển
lÃm có những quyền và nghĩa vụ sau đây:
+ Yêu cầu bên thuê dịch vụ cung cấp hàng hoá, cung cấp

thông tin và các phơng tiện cần thiết khác để tham gia hội
chợ triển lÃm theo tho¶ thuËn.
20