Bài giảng Quản lý dự án: Chương 3 - GV. Nguyễn Quốc Ấn

CHƯƠNG 3:
TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN
1. KHÁI NIỆM
Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức
thực hiện, theo dõi và bao quát tất cả các phương
diện, cũng như các thành phần can dự trong dự
án, nhằm đạt được mục tiêu một cách chắc chắn
trong những tiêu chuẩn về chi phí, thời gian và
chất lượng của dự án.
2. ĐẶC ĐIỂM
2.1 Các thành phần liên quan
Dự án phải đạt được mục tiêu trong các
giới hạn về thời gian, chi phí, chất lượng và
sự thỏa mãn của các thành phần liên quan,
gồm:
Các thành phần liên quan
- Chủ đầu tư.
- Nhà thầu.
- Những người thụ hưởng lợi ích tạo ra bởi dự án.
- Các nhà tư vấn.
- Chính phủ và những người có quyền lực ở địa
phương.
- Các nhà tài trợ.
- Dân chúng tại địa phương thực hiện dự án.
2.2. SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ
DỰ ÁN
Là do dựa vào tính chất duy nhất và do ảnh
hưởng rộng lớn của dự án.
Vì vậy, phải thường xuyên kiểm tra chặt chẽ
mục tiêu, tiến độ, chi phí và chất lượng của từng
giai đoạn  Đó là nguyên tắc chính của quản lý dự

án.
2.3 NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA
 Không có một dự án quan trọng nào được làm đúng
thời gian, trong mức ngân sách và với cùng một đội
ngũ mà đã bắt đầu nó. Dự án của bạn cũng không
phải là cái đầu tiên.
 Dự án tiến triển một cách nhanh chóng cho đến khi
nó hoàn thành được 90%, sau đó nó sẽ duy trì ở mức
hoàn thành 90% mãi mãi.
 Một lợi thế của những mục tiêu dự án không rõ
ràng là nó để cho bạn tránh được sự lúng túng
trong việc ước lượng các chi phí tương ứng.
 Khi mọi thứ đang tốt, thì một vài thứ sẽ sai. Khi
mọi thứ xuất hiện dường như tốt hơn, bạn đã có
cường điệu vài điều.
NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA
 Nếu nội dung dự án được phép thay đổi một cách
tự do, thì tỷ lệ thay đổi sẽ cao hơn tỷ lệ tiến bộ
của dự án.
 Không có một hệ thống nào là hoàn toàn không
có lỗi. Sự cố gắng khắc phục lỗi của hệ thống sẽ
không tránh khỏi việc dẫn đến một lỗi mới mà nó
rất khó tìm thấy.
NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA
 Một dự án được hoạch định một cách cẩu thả sẽ
làm thời gian dài hơn gấp ba lần thời gian kỳ
vọng. Một dự án được hoạch định một cách cẩn
thận sẽ chỉ kéo dài gấp hai lần.
 Đội dự án ghét cay ghét đắng việc báo cáo tiến
trình bởi vì nó biểu lộ một cách rõ ràng sự chậm

trễ tiến trình của họ.
NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA
2.4. TIÊU CHUẨN THÀNH CÔNG
CỦA DỰ ÁN
Chất lượng của
kết quả dự án
Sự thỏa
mãn của những
người liên quan
đến dự án.
Chi phí Thời gian
2.5. LÝ DO THẤT BẠI CỦA DỰ ÁN
2.5.1. Dự án kinh doanh:
 Dự báo lạc quan về thị trường và mức cầu của thị
trường.
 Sai lầm khi lựa chọn công nghệ.
 Quản lý kém.
 Đánh giá không đúng phản ứng của các đối thủ
cạnh tranh.
 Rủi ro do các yếu tố khách quan.
2.5.2. Dự án công ích:
 Sai lầm khi xác định mục tiêu của dự án.
 Hoạch định dự án không rõ ràng, chính xác,
thiếu đồng bộ.
 Quản lý kém.
 Hệ thống kiểm tra, giám sát không chặt chẽ.
 Thông tin không kịp thời.
3. HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN:
Là sự sắp xếp các bộ phận trong một tổ
chức thành một thể thống nhất với quan hệ về

nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo
nên một môi trường nội bộ thuận lợi hướng
tới hoàn thành mục tiêu chung.
3.1. Tổ chức theo chức năng:
Phòng kế
hoạch
Ban lãnh đạo
Nhân sựTài chính Kỹ thuật
Dự án
Trong các đơn vị vẫn phân chia các bộ
phận theo chức năng chuyên môn. Thí dụ
phòng kế hoạch, phòng tài chính, phòng nhân
sự, Các bộ phận chuyên môn cùng tham gia
theo dõi dự án.
Tổ chức theo chức năng
Ưu điểm:
- Tập trung các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực
chuyên môn khác nhau nên có điều kiện trao dồi và nâng
cao năng lực cho nhân viên, bảo đảm hoạt động bình
thường của đơn vị.
- Các chuyên gia có thể cùng lúc tham gia nhiều dự án
khác nhau nên dễ theo dõi và phân phối nguồn lực cho các
dự án.
- Bất kỳ bộ phận chuyên môn nào cũng có thể theo dõi
và quản lý dự án khi được yêu cầu.
- Không cho thấy chủ thể chịu trách nhiệm
toàn bộ về dự án (chủ nhiệm hay giám đốc dự án).
- Các bộ phận chức năng không tập trung cho
một dự án một cách hợp lý khiến dự án bị coi nhẹ.
- Không khuyến khích được sự đóng góp tích

cực của các thành viên tham gia (vì dự án không
được quản lý tập trung, không có chủ nhiệm).
Nhược điểm:
3.2 Hình thức tổ chức theo dự án:
Ban lãnh đạo nắm dưới quyền mình các chủ nhiệm (hay
giám đốc) dưới các chủ nhiệm dự án lại có các bộ phận
chuyên môn như trong các xí nghiệp nhỏ (SBU: Small
business units).
Ban lãnh đạo
Dự án BDự án A Dự án C
- Đảm bảo quyền hạn và tính độc lập cho chủ
nhiệm dự án. Giúp chủ nhiệm dự án có điều kiện
tập trung nguồn lực thúc đẩy dự án.
- Hình thành ê-kíp dự án, nó có tác dụng kích
thích tính tích cực của các thành viên dự án.
- Dễ dàng quản lý công việc từng người và tiến
độ thực hiện dự án.
Ưu điểm:
Nhược điểm:
- Lãng phí nguồn lực (nhiều công việc
trùng lắp ở các dự án).
- Cạnh tranh giữa các dự án khi huy động
nguồn lực của đơn vị.
- Nguy cơ dự án đi chệch mục tiêu chung
của đơn vị.
3.3. Hình thức tổ chức hỗn hợp (Mix):
Là hình thức dự án được thực hiện đan xen với
các bộ phận chức năng của tổ chức.
Ban lãnh đạo
Kế

hoạch
Tài
chính
Dự án A Nhân sựDự án B
- Khắc phục một số tồn tại của hình thức tổ chức
theo chức năng và theo dự án.
- Chỉ áp dụng cho các công ty thực hiện một số
vài dự án với qui mô không lớn.
(Còn tồn tại nhược điểm của hình thức tổ chức
chức năng).
Ưu điểm:
3.4. Hình thức tổ chức tham mưu:
Là hình thức tổ chức thực hiện dự án độc lập nhưng
có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng của
đơn vị.
 Đặc điểm:
- Bảo đảm mối liên kết chặt chẽ giữa các thành viên
dự án với các bộ phận chức năng.
- Khắc phục nhược điểm của các hình thức tổ chức
hỗn hợp.
- Chỉ áp dụng khi công ty thực hiện một số ít dự án
nhưng quan trọng.
Sơ đồ tổ chức tham mưu:
Ban lãnh đạo
Dự án
Kế hoạchTài chánh Nhân sự
3.5. Hình thức tổ chức theo ma trận:
Được áp dụng ở đơn vị lớn cùng lúc tổ
chức thực hiện nhiều dự án khác nhau. Mỗi dự
án chịu sự điều phối của các chủ nhiệm dự án

và sự tham gia của các chuyên viên ở các bộ
phận chuyên môn.