Bài giảng Quản lý dự án: Chương 6 - GV. Nguyễn Quốc Ấn

CHƯƠNG 6:
KIỂM TRA VÀ GIÁM SÁT
Kiểm soát dự án
Là tiến trình thu thập, phân tích và sử dụng thông tin
một cách liên tục và có hệ thống nhằm mục đích kiểm
soát và ra quyết định quản lý.
Kiểm soát dự án là quá trình gồm 3 bước:
 Thu thập thông tin:
+ Tiến độ
+ Chi phí
+ Thành quả (các yêu cầu về kỹ thuật)
 So sánh các thông tin này với kế hoạch và yêu cầu đã
đề ra.
 Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục
đích đạt được yêu cầu đã đề ra
Sự cần thiết kiểm soát dự án
 Đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra
của dự án
 Động viên nhân viên
 Có những hành động đối phó sớm với
những sai lệch
 Rút ra bài học kinh nghiệm cho các dự
án khác
Các dạng của kiểm soát dự án
 Kiểm soát tiến độ
 Kiểm soát phạm vi và
chất lượng
 Kiểm soát chi phí
Các loại kiểm soát
Có 2 loại kiểm soát:
 Kiểm soát bên trong (internal control): là hệ thống và

quy trình giám sát do phía thực hiện dự án ấn định
 Kiểm soát bên ngoài (external control): là các quy trình
và tiêu chuẩn kiểm soát được ấn định bởi khách hàng
Mô hình của hệ thống kiểm soát
Quá trình
Đầu vào Đầu ra
Phản hồi
Các vấn đề khó khăn thường gặp
 Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó trong chi
phí, thời gian và chất lượng
 Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hay nhẹ
nhất là không được sự đồng ý.
 Thông tin thường không chính xác hoặc không
được báo cáo đầy đủ.
 Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến
hay thông tin thiên lệch.
 Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn
đề còn tranh cãi.
KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ
 Kiểm soát tiến độ là quá
trình so sánh hiệu suất
lịch trình thực tế với lịch
trình cơ bản để xác định
phương sai, đánh giá các
thay thế có thể, và có
hành động thích hợp.
KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ
- Tiến độ dự án
- Báo cáo kết quả HĐ
- Các yêu cầu thay đổi

- KH quản lý tiến độ
- Hệ thống KS thay đổi
tiến độ
- Đo lường kết quả
- Lập KH bổ sung
- Phần mềm QLDA
- Tiến độ được cập nhật
- Các HĐ điều chỉnh
- Bài học kinh nghiệm
ĐẦU VÀO
CÔNG CỤ, KỸ THUẬT
ĐẦU RA
KIỂM SOÁT PHẠM VI VÀ
CHẤT LƯỢNG
 Kiểm soát phạm vi và chất
lượng là quá trình so sánh
hiệu suất thực tế với tuyên
bố phạm vi để xác định
phương sai, đánh giá lựa
chọn thay thế có thể, và có
hành động thích hợp.
KIỂM SOÁT PHẠM VI VÀ
CHẤT LƯỢNG
- Kết quả công việc
- KH quản lý chất lượng
- Những định nghĩa vận
hành
- Danh mục kiểm tra
- Giám định
- Biểu đồ kiểm soát

- Biểu đồ pareto
- Phân tích xu hướng
- Lấy mẫu thống kê
- Cải thiện chất lượng
- Các quyết định chấp
thuận
- Làm lại
- Danh mục hoàn
thành kiểm tra
ĐẦU VÀO
CÔNG CỤ, KỸ THUẬT
ĐẦU RA
KIỂM SOÁT CHI PHÍ
 Kiểm soát chi phí là quá trình
so sánh chi phí thực tế với
chi phí kế hoạch cơ bản để
xác định phương sai, đánh
giá các thay thế có thể, và
thực hiện hành động thích
hợp
KIỂM SOÁT CHI PHÍ
- Đường chi phí cơ bản
- Các báo cáo kết quả HĐ
- Các yêu cầu thay đổi
- KH quản lý chi phí
- Hệ thống kiểm soát
thay đổi chi phí
- Đo lường kết quả HĐ
- Lập KH bổ sung
- Các công cụ vi tính

- Ước tính CP điều chỉnh
- Cập nhật ngân sách
- HĐ điều chỉnh
- Ước tính khi hoàn thành
- Bài học kinh nghiệm
ĐẦU VÀO
CÔNG CỤ, KỸ THUẬT
ĐẦU RA
PhPhươương pháp king pháp kiểểm soát chi phím soát chi phí
Phương pháp truyền thống:
 Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ
cho mỗi nhóm công việc.
 Mỗi báo cáo chi phí gồm:
+ Mô tả công việc
+ Tiến độ theo thời gian
+ Ai là người chịu trách nhiệm
+ Ngân sách theo thời gian
+ Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu
 Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác
biệt để xem số tiền chi ra nhiều hay ít hơn ngân sách đã dự
trù.
Ví dVí dụụ
Dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là 200.000
USD. Kế hoạch cứ 1 ngày làm được 25 m/ngày, chi phí
phải trả là 200 USD/1m.
 Tổng thời thực hiện là : 1000/25 = 40 ngày
 Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được 400 m.
 Theo kế hoạch thì đến cuối ngày 18 sẽ có số tiền chi
theo kế hoạch là:
18 x 25 x 200 = 90.000 USD

 Thực chi cuối ngày 18 là:
400 x 200 = 80.000 USD
Nhược điểm của phương
pháp truyền thống
Trong quản lý dự án nếu chỉ có sự phân
tích khác biệt về chi phí (cost variance
analysis) thì không đủ bởi vì:
 Không cho biết bao nhiêu khối lượng công
việc đã được hoàn thành
 Không cho biết chi phí trong tương lai sẽ là
bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án.
Phương pháp C/SCSC
(Cost / Schedule Control System Criteria)
 Năm 1962, phương pháp này được áp dụng trong:
+ Bộ quốc phòng Mỹ
+ NASA (National Aerautic Space Adiministration)
Khắc phục các nhược điểm của phương pháp truyền
thống
Một số công cụ sử dụng trong kiểm
soát các mục tiêu dự án
Biểu đồ
tiến trình
Biểu đồ
kiểm soát
Biểu đồ
nhân quả
Biểu đồ
pareto
Phân tích giá
trị thu được

Biểu đồ tiến trình
 Là phương pháp thể hiện quá trình thực hiện các công
việc và toàn bộ dự án, là cơ sở để phân tích đánh giá
quá trình và các nhân tố tác động đến chất lượng công
việc và dự án.
 Một lưu đồ quá trình chung có dạng như sau:
Nhà cung Nhà cung
ứứngng
Phương pháp ThiPhương pháp Thiếết bt bịị
Quá trìnhQuá trình
Nhân lNhân lựực Đo lưc Đo lườờngng
Môi trưMôi trườờngng
NgNgườiười tiêu tiêu
dùngdùng
ĐĐầầu vàou vào
ĐĐầuầu rara
Trong mỗi giai đoạn có yêu cầu quản lý chất lượng khác
nhau:
 Giai đoạn thiết kế: thỏa mãn yêu cầu khách hàng và các
mục tiêu dự án
 Giai đoạn thực hiện: quản lý tiến độ thi công, giám sát
các nguyên liệu đầu vào theo đúng những tiêu chuẩn
thiết kế được duyệt
BiBiểểu đu đồồ titiếến trìnhn trình
Biểu đồ kiểm soát
 Là phương pháp đồ họa theo thời gian về kết quả của
một quá trình thực hiện công việc
 Sự kết hợp giữa đồ thị và các đường giới hạn kiểm soát
để xác định xem một quá trình có nằm trong tầm kiểm
soát hay không -> xây dựng các biện pháp điều chỉnh.

 Dùng để giám sát các hoạt động có tính chất lặp, giám
sát các biến động về chi phí và tiến độ thời gian
GiGiới hạn ới hạn
trêntrên
GiGiới hạn ới hạn
dướidưới
BiBiểểu đu đồồ paretopareto
Là loại biểu đồ đặc biệt giúp xác định và đặt ưu tiên
cho những lĩnh vực có thể xảy ra vấn đề của dự án
theo mức độ nghiêm trọng của chúng. Mức độ nghiêm
trọng bao gồm:
 Tần suất xuất hiện của một vấn đề
 Chi phí do vấn đề gây ra
 Mức giảm chất lượng do vấn đề gây ra
 Lượng thời gian bị mất do vấn đề gây ra
 Mức độ rủi ro do vấn đề gây ra (ví dụ như sức khỏe
hoặc an toàn)
LLỗi điều ỗi điều
khiểnkhiển
TruyTruyềềnn
NNạạpp Các Các vvấấn n
đđềề kháckhác
Mô đun năng Mô đun năng
lưlượợngng
4545%%
7070%%
85%85%
95%95% 100%100%
80%80%
100%100%

60%60%
0%0%
20%20%
40%40%
(180)(180)
(100)(100)
(60)(60)
(40)(40)
(20)(20)
00
8080
160160
240240
320320
400400
 Biểu đồ pareto về nguyên nhân kém chất
lượng của một sản phẩm công nghệ thông tin
BiBiểểu đu đồồ nhân qunhân quảả
Biểu đồ chỉ ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến một kết
quả nào đó. Về phương pháp xây dựng cần thực hiện
một số bước sau:
 Lựa chọn một tiêu chuẩn chất lượng cần phân tích (nhân
tố kết quả) và trình bày bằng một mũi tên.
 Liệt kê toàn bộ những nguyên nhân chủ yếu ảnh hưởng
đến chỉ tiêu phân tích.
 Tìm những nguyên nhân ảnh hưởng đến từng nhân tố
sau đó xem nhân tố mới lại là kết quả và xác định quan
hệ nhân quả cho nhân tố mới, cứ thế cho các quan hệ ở
cấp thấp hơn.
Một sơ đồ nhân quả điển hình thể hiện như Một sơ đồ nhân quả điển hình thể hiện như

sausau
Tính ổn địnhTính ổn định
CHẤT LƯỢNG CHẤT LƯỢNG
SẢN PHẨM/KẾT SẢN PHẨM/KẾT
QUẢQUẢ
Điều chỉnhĐiều chỉnh
Định hướngĐịnh hướng
Chất lượngChất lượng
Bảo quảnBảo quản
Khuyến khíchKhuyến khích
Kinh nghiệmKinh nghiệm
Lịch sửa chữaLịch sửa chữa
Bảo dưỡngBảo dưỡng
Phụ tùngPhụ tùng
Nhân lựcNhân lực
Phương phápPhương pháp
Tổng kếtTổng kết
Nguyên vật liệuNguyên vật liệu
Máy mócMáy móc
Lạc hậuLạc hậu
Thiếu đầu tưThiếu đầu tư
Kỹ năngKỹ năng
Đào tạoĐào tạo
Nhà cung cấpNhà cung cấp