Phần mềm quản lý kho hàng

Lời mở đầu
Quản lý kho hàng là một công việc khá quan trọng đòi hỏi bộ
phân quản lý phải thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hoá nhập
xuất. Quản lý kho một cách hiệu quả không đơn giản nếu chỉ sử dụng
phương pháp quản lý kho truyền thống.
Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công
tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng
hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời.
Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và
quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng
cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Để xử lý thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chính xác và có hiệu
quả thì ngành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến
trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng và đã cung cấp cho
chúng ta những biện pháp cần thiết đó. Đã qua thời tính toán, sắp xếp
và lưu trữ thông tin thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc
hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một
phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng
mà không mất đi sự chính xác. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước
ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, doanh
nghiệp phải đáp ứng đúng những mong muốn của khách hàng về mặt
hàng và thời gian họ cần. Doanh nghiệp cần đạt được những yếu tố
1
mới mang lại sự hoàn thiện trong khả năng bán hàng, đó là khả năng
cung cấp dịch vụ nhanh.
Với những lí do trên, em đã chọn đề tài: ”Phần mềm quản lý
kho hàng”.
Xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trần Bích Hạnh đã giúp đỡ,
hướng dẫn em trong quá trình làm để tài này.
Mục đích nghiên cứu:

- Nghiên cứu tổng quan về một doanh nghiệp phân
phối hàng
- Nghiên cứu trên cơ sở lí thuyết về việc phát triển hệ
thống thông tin quản lý kho hàng
- Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho hàng của
Nhà phân phối bồn nước Inox
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Quy trình quản lý kho hàng: quản lý xuất, quản lý
nhập, quản lý tồn kho
- Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý
kho hàng. từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khai
thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý kho
- Theo dỗi và báo cáo tình hình cho nhà quản lý, đáp
ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong thời điểm hiện
tại và trong tương lai.
2
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: trên cơ
sở thống kê những số liệu, thông tin về các tổ chức, doanh
nghiệp xây dựng nên những luận điểm của đề tài.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích chứng
minh từng luận điểm có tính thuyết phục hơn.
- Phương pháp tin học hoá banừg công cụ lập trình
Visual Basic 6.0 để giải quyết vấn đề đã được phân tích và
xây dựng giải pháp
- Bên cạnh đó, các phương pháp nghiên cứu như so
sánh đối chiếu để so sánh, đôi chiếu các thông tin về các
daonh nghiệp, các phương thức hoạt động kinh daonh khác
nhau để rút ra kết luận xác đáng cho nội dung nghiên cứu
3

CHƯƠNG I
CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ KHO
1.1 Tổng quan về HTTT quản lý kho hàng
1.1.1 Hệ thống thông tin là gì?
HTTT là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhấtc ác thành tựu
của công nghệ, của tin học vào tổ chức. Xấy dựng thành công một
HTTT không thể theo một thực đơn sẵn có. Trước hết cần phải hiểu
biết về tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ
thông tin, về quá trình hình thành và phát triển các HTTT để dự kiến
một HTTT thích hợp cho nó.
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về HTTT tuy nhiên theo cách
hiểu của các nhà tin học thì: HTTT được thể hiện bởi những con
người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu
vào (Input) của HTTT được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được
xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu được lưu trữ trước
đó. Kết quả sử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination)
hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
4
Nguån
§Ých
Thu thËp
Xö lý vµ
luu tr÷
Ph©n ph¸t
Kho d÷ liÖu
Mô hình hệ thống thông tin
1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức
Có 2 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng:
phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại

theo nghiệp vụ mà nó phục vụ.
* Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
+ HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System):
là một HTTT nghiệp vụ. Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở
mức vận hành. Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày
cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức.
VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo
dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn theo học của
sinh viên ( học chế tín chỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thư viện,
cập nhật thuế ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp
thuế
5
+ HTTT quản lý MIS (Management Information System): là
HTTT quản lý trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế
hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết
định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước.
VD : Hệ thống theo dõi năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu,
theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về
thị trường….
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission Suport Sýtem)
là một hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có
nhiệm vụ tổng hợp dữ hiệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình
để trợ giúp ra quyết định cho các nhà quản lý.
+ Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) là một hệ thống trợ
giúp ra quyết định ở mức chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh
nghiêm của các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị
nhưng thiết bị cảm nhận để thuc các thôgn tin từ những nguồn khác
nhau. Hệ thống có thể sử lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra
quyết định rất hữu ích và thiết thực.
Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information

System for Competititive Advantage) được sử dụng như một trợ giúp
chiến lược. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho
người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng,
nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác cùng ngành công
6
nghiệp…(trong khi 4 loại HTTT trên được sử dụng chủ yếu cho các
bộ phận trong tổ chức. Hệ thống này là công cụ đắc lực thực hiện các
ý dồ chiến lược)
•Phân loại theo nghiệp vụ của HTTT
Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Tài chính
chiến lược
Marketing
chiến lược
Nhân lực
chiến lược
KD và sx
chiến lược
Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
KD và sx
chiến thuật
Tài chính
tác
nghiệp
Marketing

tác nghiệp
Nhân lực
tác nghiệp
KD và sx
tác nghiệp
1.1.3Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin
Cùng với HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan
điểm của người mô tả. có 3 mô hình đã được đề cập đến để mô tả
cùng 1 HTTT. Đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình
vật lý trong.
* Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập,
xử lý phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho
các xử lý và thống tin mà hệ thống sản sinh ra.
* Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy
được của hệ thống như là các vật mang tin và mang kết quả cũng như
hình thức đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…
7
Hệ
thống
thông
tin văn
phòng
* Mô hình vật lý trong: liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ
thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của
nhân viên kĩ thuật
1.2 Quá trình xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT
quản lý
1.2.1 Phương pháp phát triển của một HTTT
Mục đích chính xác của dự án phát triển HTTT là có được một
sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp

vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân
thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một HTTT là 1
đối tượng phức tạp, vận đông trong môi trường cũng rất phức tạp. Có
3 nguyên tắc cơ sở chung để phát triển HTTT:
• Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình
Một HTTT bao gồ 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật
lý ngoài, mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một
đối tượng chúng ta thấy 3 mô hình này quan tâm tới HTTT từ
các góc độ khác nhau.
• Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc
của sự đơn giản hoá. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết
phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết
áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên.
• Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô
hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô
hình vật lý khi thiết kế.
8
Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng
nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi
phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi
thiết kế
Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại.
Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và
quan sát. Cả 3 nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình
vật lý ngoài của hệ thống
1.2.2 Các giai đoạn của phát triển HTTT
Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm
mà phải tuân thủ theo 7 giai đoạn nhất định.
• Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Cung cấp thông tin cho lãnh đạo tổ chức hoặc những người có
trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính
khả thi và hiệu quả của một dự án. Gồm các công đoạn sau:
1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
1.2 Làm rõ yêu cầu
1.3 Đánh giá khả năng thực thi
1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo yêu cầu
• Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Được tiến hành sau khi có sự đánh giá thụân lợi về yêu cầu.
Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ
thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích
thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những rang
9
buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu của HTTT mới phải
đạt được.
2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống thông tin đang tồn
tại
2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
2.5 Đánh giá lại tính khả thi
2.6 Thay đổi đề xuất của dự án
2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
• Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Xác định tất cả các phần logic của hệ thống thông tin cho
phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thưc tế và đạt được
những mục tiêu đa được thiết lập ở giai đoạn trước đó. Mô hình
logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản
sinh ra (nội dung của output), nội dung của CSDL (các tệp, các
quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá dữ liệu phải thực

hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được thu thập vào (các input).
Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y.
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2 Thiết kế xử lý
3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào
3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
3.5 Hợp thức hoá mô hình logic
• Giai đoạn 4: Đề xuất phương án của giải pháp
10
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ
làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử
dụng thì phân tích viên phải xây dựng các phương án và giải pháp
khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án khác
nhau là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống
nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết.
4.1 Xác định các ràng buộc tin chọ và ràng buộc tổ chức
4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp
4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp
4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất cá
phương án giải pháp.
• Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Sau khi chọn được một phương án thì giai đoạn này được tiến
hành. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu đó là: một tài liệu chứa
tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ
thuật và tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ
công và các giao diện với phần tin học hoá.
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào ra)
5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phân tích tin học hoá
5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý
• Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá
của HTTT có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm
11
về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như cá bản hướng dẫn
sử dụng và thao tác cũng như tài liệu mô tả hệ thống.
6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2 Thiết kế vật lý trong
6.3 Lập trình
6.4 Thử nghiệm hệ thống
6.5 Chuẩn bị tài liệu
• Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt và khai thác là công việc chuyển từ hệ thống cũ sang
hệ thống mới được thực hiện bằng việc triển khai kế hoạch cài đặt.
Để việc chuyển đổi được thực hiện với những va chạm ít nhất cần
phải có một kế hoạch ch tiết và tỉ mỉ được thiết lập một cách cẩn
thận nhất.
7.1 Lập kế hoạch cài đặt
7.2 Chuyển đổi
7.3 Khai thác và bảo trì
7.4 Đánh giá
1.3 Phân tích HTTT
1.3.1 Các phương pháp thu thập thông tin
• Phỏng vấn: là một trong hai công cụ thu thập thông
tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT.
Phỏng vấn cho phép thu thập được những thông tin được xử
lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu.
• Nghiên cứu tài liệu: cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ
mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và

12
phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và
định mức, cấu trúc thứ bậc, vi trò và nhiệm vụ của các thành
viên, nội dung và hình dạng của các thông tin đầu vào cũng
như đầu ra.
• Sử dụng phiếu điều tra: khi cần phải lấy thông tin
với số lượng lớn và pham vi rộng.
• Quan sát: giúp cho chúng ta thấy những gì không
thể hiện trên tài hiệu hoặc phỏng vấn như tài liệu để ở đâu,
đưa cho ai…Quan sát sẽ gặp khó khăn vì người bị quan sát sẽ
bị tác động và thực hiện ko đúng quy trình bình thường.
Phương pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạn
phân tích thiết kế chi tiết “HTTT quản lý công việc của giảng
viên” chủ yếu là nghiên cứu tài liệu, quan sát và phỏng vấn
1.3.2 Mã hoá dữ liệu
a. Định nghĩa:
Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp đối
tượng cần quản lý.
b. Lợi ích:
Phương pháp mã hoá được sử dụng trong tất cả các hệ thống.
Xấy dựng HTTT cần thiết phải mã hoá dữ liệu. Việc mã hoá dữ liệu
mang lại những lợi ích sau:
* Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng.
* Mô tả nhanh chóng các đối tượng.
* Nhận diện nhóm đối tượng nhanh.
* Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian sử lý.
13
* Thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể
hiện vài đặc tính của đối tượng.
c. Các phương pháp mã hoá cơ bản:

Một hệ thống mã gồm 1 tập hợp các đối tượng, một bộ lý tự hợp
lệ, được định nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện đối tượng cần
quan tâm.
* Phương pháp mã hoá liên tiếp: mã kiểu này được tạo ra bởi 1
quy tắc dãy nhất định.
* Phương pháp mã hoá phân cấp: nguyên tắc này lập bộ mã rât
đơn giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được
xây dựng từ trái qua phải, các chứ số được kéo dài về phía bên phải
để thể hiện chi tiết phân cấp sâu hơn.
* Phương pháp mã hoá tổng hợp: khi kết hợp việc mã hoá phân
cấp với mã hoá liên tiếp thì ta được mã hoá tổng hợp.
* Phương pháp mã hoá gợi nhớ: cho phép ta căn cứ vào đựac
tính của đối tượng để xây dựng bộ mã.
* Phương pháp mã hoá theo seri: sử dụng 1 tập hợp theo dayx
gọi là seri. Seri được coi như là 1 giấy phép theo mã quy định.
* Phương pháp mã hoá ghép nối: chia mã ra thành nhiều
trường, mỗi trường tương ứng với 1 đặc tính, những liên hệc ó thể có
giữa những tập hơpk con khác nhau với đối tượng được gán mã.
1.3.3 Các công cụ mô hình hoá HTTT
a. Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Control):
14
Sơ đồ luồng thông tin được cung cấp để mô tả hệ thống thông tin
theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử
lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
* Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:
- Xử lý:
- Kho dữ liệu:
b. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram):
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả HTTT như sơ đố luồng
thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các

luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn, đích nhưng
không hề quan tâm tới nơi, thời điểm, và đối tượng chịu trách nhiệm
sử lý. Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần làm gì và để làm gì.
* Ký pháp chung cho sơ đồ DFD:
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản:
thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Thủ công Giao tác người-máy
Tin học hoá hoàn
toàn
Thủ công Tin học hoá
15
Thực thể:

Nguồn hoặc đích: Biểu thị thông tin xuất phát từ đâu, đích của
nó là bộ phận nào hoặc cá nhân nào.
Dòng dữ liệu: là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi tiến
trình, một chức năng. Cá dòng khác nhau phải có tên khác nhau và
thông tin khi có sự thay đổi phải có tên phù hợp.
Tiến trình xử lý: được hiểu là quá trình biến đổi thông tin, từ
thông tin vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin
hoắc tạo ra thông tin mới tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho
hoạt động của hệ thống lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến
trình hay bộ phân khác.
Kho dữ liêu: để thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưỡi dạng vật
lý. Các kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc
các tệp thông tin trên đĩa.
Bản sao đơn hàng
16
Khách hàng
* Các mức của DFD:

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): thể hiện rât khái quát nội
dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết
mà nó mô tả sao cho chỉ cần nhận ra nội dung chính của hệ thống.
Phân rã sơ đồ ngữ cảnh: nhằm mô tả hệ thống chi tiết hơn người
ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sưo đồ ngữ
cảnh ta phân rã tành sơ đồ mức 0, tiếp đó là mức 1…tuỳ theo mức độ
chi tiết do yêu cầu đòi hỏi.
“Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng” sử dụng cả 2
công cụ sơ đồ luồng dữ liệu và sơ đồ luồng thông tin để mô tả.
1.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL)
* Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra
Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ
thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL.
Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra:
* Bước 1: Xác định các thông tin đầu ra
Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra như nội dung, khối lượng tần
suất và nơi nhận của chúng
Hồ sơ khách hàng
17
* Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đầy đủ dữ liệu
cho việc tạo ra từng đầu ra.
* Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra.
- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được
gọi là thuộc tính. Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành 1 danh sách.
- Đánh dấu các thuộc tính lặp (là những thuộc tính có thể nhận
nhiều giá trị dữ liệu).
- Đánh đấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được
tính toán hoặc suy ra từ những thuộc tính khác.
- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.
- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các

thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa
trong quản lý.
* Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF).
Chuẩn hoá 1.NF quy định rằng: trong mỗi danh sáh không được
phép chức những thông tin lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải
tách các thuộc tính này ra thành các danh sách con (có ý nghĩa dưới
góc độ quản lý).
Gắn thêm cho nó 1 tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh
riêng và thêm thuộc tính định danh của các danh sách gốc.
* Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2 (2.NF).
Chuẩn hoá 2.NF quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc
tính phải phụ thuộc vào toàn bộ khoá chính chứ không phải chỉ phụ
thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải
18
tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành 1
danh sách con mới.
Lấy bộ phận khóa đó kà khoá cho danh sách mới. Đặt tên cho
danh sách mới này 1 tên riêng sao cho phù hợp với nội dung của các
thuộc tính trong danh sách.
* Thực hiện việc chuẩn hoá mức 3 (3.NF)
Chuẩn hoá 3.NF quy định rằng: trong một danh sách không được
phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z
phụ thuộc hàm vào thuộc tín Y, mà Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính
X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứac quan hệ Z với Y và
danh sách chứa quan hệ Y với X.
* Mô tả các tệp.
Mỗi dánh sách xác định được sau khi chuẩn hoá 3.NF sẽ là một
dánh sách CSDL. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của các CSDL về
tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong
ô, thuộc tính khoá có gạch chân.

Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL
từ mỗi đầu ra theo cách thức hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều
danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có
sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách này cùng mô tả
về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh
sách chung, bằng cách tập hợp tất cả thuộc tính chung và riêng của
những danh sách đó lại với nhau.
Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp va thiết lập các sơ
đồ cấu trúc dữ liệu.
19
Xác định số lượng bản ghi cho từng tệp.
Xác định độ dài cho từng thuộc tính, độ dài cho bản ghi.
Xác định mối liện hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các
mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ mũi tên về
hướng đó.
1.4 Khái quá về công cụ sử dụng thực hiện đề tài
1.4.1 Cơ sở dữ liệu
* Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL)
- Mỗi bảng (Table) ghi chép dữ liệu về mọt nhóm các phần tử
nào đó gọi là thực thể (Entity).
Ví dụ:
Thưc thể KHÁCH HÀNG là bao gồm các khách hàng.
Thực thể MÁY MÓC là bao gồm các máy móc, thiết bị.
- Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng mà ta gọi đó là
thuộc tính. Mỗi thuộc tính là 1 yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không
chia nhỏ được nữa. các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là
những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ.
- Mỗi bảng có những dòng (Row). Mỗi dòng còn gọi là 1 bản
ghi (Record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (Instance) tức
là một biểu hiện riêng của thực thể.

- Mỗi bảng có những cột (Column). Mỗi cột còn được gọi là
một trường dữ liệu (Field). Để lưu trữ thông tin về từng thuộc tính
người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các
thuộc tính đó.
Ví dụ:
20
Bộ thuộc tính cho thực thể HANGHOA có thể là như sau:
1. Mã hàng
2. Tên hàng
3. Số lượng
4. Đơn vị tính
5. Tên kho
Mỗi thuộc tính được coi là một trường. nó chứa một mẩu tin về
thực thể cụ thể.
- Cơ sở dữ liệu (Database) là 1 nhóm hay nhiều bảng có quan
hệ với nhau.
- Một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau được gọi là
một hệ cơ sở dữ liệu (Database System) hay ngân hàng dữ liệu
(Data bank)
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System)
là một hệ thống chương trình máy tính giúp ta tạo lập và sử dụng các
hệ cơ sở dữ liệu.
21
Chương II
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ KHO
2.1 Phân tích Hệ thống thông tin
2.1.1 Sơ đồ chức năng BDF
Quản lý kho hàng
Xử lý xuấtXử lý nhập

Kiểm kê hàng hoá
trong kho
Tổng hợp & lập báo
cáo
Kiểm tra phiếu xuất
hàng
Kiểm tra chất lượng
hàng xuất
Giao hàng
Kiểm tra phiếu Nhập
hàng
Kiểm tra chất lượng
hàng nhập
Nhập hàng vào kho
Kiểm kê & lập báo
cáo
22
2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0
Kho hàng
3.0
Kiểm kê
& lập
báo cáo
2.0
Xử lý
xuất
Lãnh đạo
Thông
tin
kho

Phiếu xuất được
xác nhận
Khách hàng
Sổ kho
Sổ kho
Sổ kho
Thông tin kho
thẻ
kho
Sổ kho Báo cáo biên
bản kiểm kê
Báo cáo
thẻ kho
Phiếu xuất được xác nhận
phiếu xuất được xử lý
phiếu được xác nhận ở kho
Thông tin kho
23
1.0
Xử lý
nhập
• Sơ đồ phân rã mức 1 - Xử lý nhập
Kho hàng
1.1
Kiểm tra
phiếu
1.2 Kiểm
tra số
lương &
chất

lương
1.3
Nhận
hàng
Phiếu có xác nhận
của Kho hàng
Sổ kho
Sổ kho
Thẻ kho
Thẻ kho
24
• Sơ đồ phân rã mức 1 - Xử lý xuất
Kho hàng
2.1
Kiểm tra
phiếu
2.2 Kiểm
tra số
lương &
chất
lương
2.3
Nhận
hàng
Phiếu có xác nhận
của Kho hàng
Sổ kho
Kho hàng
Thẻ kho
Thẻ kho

Khách hàng
Phiếu có xác nhận
của quản lý kho
25