Công tác tổ chức kế toán tại trường trung học phổ thông tam phước, tỉnh đồng nai

Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
CHƯƠNG 1
MỞ ĐẦU
1.1. Lý do chọn đề tài:
Kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, có
vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động thu chi
của các doanh nghiệp, cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp. Nước ta đang trong
quá trình hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới đòi hỏi các cơ quan công
quyền phải giảm các thủ tục hành chính, tiết kiệm chi tiêu. Do đó, công tác kế toán
với công cụ hữu hiệu trong việc xác định đúng đắn việc chi tiêu và quản lý chặt
chẽ các khoản chi hoạt động thường xuyên đã góp phần không nhỏ vào việc giảm
tải bội chi cho Ngân sách Quốc gia.
Kế toán còn là một công cụ khoa học về quản lý kinh tế và là bộ phận cấu
thành của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính; đặc biệt trong nền kinh tế thị
trường và hội nhập kinh tế quốc tế, thì vai trò của kế toán càng được thể hiện rõ.
Công tác tổ chức kế toán hành chính sự nghiệp là một bộ phận cấu thành
của hệ thống kế toán Nhà nước, có chức năng hệ thống thông tin toàn diện, liên
tục, có hệ thống về tình hình tiếp nhận và sử dụng Ngân sách, quỹ, tài sản công
của các đơn vị, tổ chức có sử dụng và không sử dụng ngân sách Nhà nước. Công
tác tổ chức kế toán hành chính sự nghiệp không những có vai trò quan trọng trong
quản lý ngân sách hoạt động của từng đơn vị mà còn rất cần thiết và quan trọng
trong quản lý ngân sách Quốc gia.
Với tầm quan trọng của công tác tổ chức kế toán như trên tôi quyết định
chọn đề tài với tiêu đề: “Công tác tổ chức kế toán tại trường Trung học phổ thông
Tam Phước, Tỉnh Đồng Nai ”.
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 1
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
1.2. Mục tiêu nghiên cứu:
Nghiên cứu công tác tổ chức kế toán nhằm mục đích tìm hiểu về công tác tổ
chức kế toán của đơn vị, xem công tác tổ chức kế toán ở đây đã khoa học, hợp lý
và hiệu quả chưa, từ đó đề xuất những biện pháp để giải quyết.

1.3. Phạm vi nghiên cứu:
Nghiên cứu công tác tổ chức kế toán trong phạm vi trường Trung học phổ
thông Tam Phước, Tỉnh Đồng Nai.
1.4. Cấu trúc của đề tài: Gồm 5 chương
 Chương 1: Mở đầu
Trình bày lý do lựa chọn đề tài, mục tiêu và phạm vi nghiên cứu của công
tác tổ chức kế toán tại trường Trung học phổ thông Tam Phước, Tỉnh Đồng Nai.
 Chương 2: Tổng quan
Trình bày lịch sử, quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của trường Trung học phổ thông Tam Phước.
 Chương 3: Nội dung và phương pháp nghiên cứu
Phần nội dung là cơ sở lý luận, trình bày những vấn đề lý thuyết liên quan
đến vấn đề nghiên cứu.
Các phương pháp nghiên cứu: Thu thập số liệu; phân tích tổng hợp.
 Chương 4: Kết quả và thảo luận
Kết quả công tác tổ chức kế toán tại trường Trung học phổ thông Tam
Phước, Tỉnh Đồng Nai .
 Chương 5: Kết luận và đề nghị
- Kết quả mà khóa luận đạt được và đưa ra những đề nghị phải thực hiện.
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 2
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
CHƯƠNG 2
TỔNG QUAN
2.1. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu có liên quan:
Kế toán hành chính sự nghiệp là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế
toán Nhà nước, có chức năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục, có hệ
thống về tình hình tiếp nhận và sử dụng Ngân sách Nhà nước, quỹ, tài sản công ở
các đơn vị, tổ chức có sử dụng và không sử dụng Ngân sách Nhà nước. Kế toán
hành chính sự nghiệp không những có vai trò quan trọng trong quản lý ngân sách
hoạt động của từng đơn vị mà còn rất cần thiết và quan trọng trong quản lý ngân

sách Quốc gia.
Nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối
tượng và nội dung công việc kế toán theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế
toán; kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh
toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát
hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán; phân tích thông tin số
liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin số
liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ
kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh,
tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán,
cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán.
Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại đơn vị giúp
cho việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình
biến động của tài sản, doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh, qua đó làm giảm
bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp việc
kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế đo lường và đánh giá
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 3
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích Nhà nước, của các chủ thể trong nền kinh tế thị
trường.
Xây dựng cơ cấu kế toán đáp ứng việc tổ chức ghi nhận, xử lý và cung cấp
thông tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin. Kết quả cuối cùng của
quá trình công tác tổ chức kế toán là hình thành nên một cơ cấu kế toán đáp ứng
được việc ghi nhận đầy đủ các dữ liệu đầu vào, tổ chức xử lý dữ liệu, nắm bắt nhu
cầu sử dụng thông tin của từng đối tượng, sử dụng thông tin nhằm cung cấp các
thông tin hữu ích và phù hợp.
2.2. Đặc điểm tổng quát của địa bàn nghiên cứu:
2.2.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển của trường Trung học phổ
thông Tam Phước, Tỉnh Đồng Nai:

a. Giới thiệu khái quát về trường Trung học phổ thông Tam Phước:
Trường Trung học phổ thông Tam Phước (ban đầu có tên gọi là trường Phổ
thông cấp 2-3 Tam Phước) được thành lập theo Quyết định số 4209/QĐ.UBT ngày
26/8/1996 của Chủ tịch UBND Tỉnh Đồng Nai. Đến năm 2002 trường có tên gọi là
trường Trung học phổ thông Tam Phước.
Trường Trung học phổ thông Tam Phước là một cơ quan Nhà nước thuộc
loại hình đơn vị sự nghiệp có thu.
Nguồn vốn chủ sở hữu: Bao gồm vốn do Nhà nước cấp và một phần do đơn
vị tự thu.
Địa chỉ: Ấp Long Đức 3, Xã Tam Phước, Thành phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng
Nai.
Diện tích đất: 11.000 m
2
, diện tích xây dựng: 3.824,19 m
2
.
Trường Trung học phổ thông Tam Phước là đơn vị thuộc ngành Giáo dục
chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tổ chức nhân sự và chuyên môn của Sở Giáo Dục &
Đào Tạo Tỉnh Đồng Nai, sự quản lý Nhà nước của Uỷ ban Nhân dân Thành phố
Biên Hòa và Uỷ ban Nhân dân Tỉnh Đồng Nai.
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 4
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
Trường Trung học phổ thông Tam Phước là đơn vị có tư cách pháp nhân,
có trụ sở, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy
định hiện hành.
b. Lịch sử hình thành và phát triển của trường Trung học phổ thông
Tam Phước, Tỉnh Đồng Nai:
Trường Trung học phổ thông Tam Phước khi mới thành lập chỉ có 02 lớp
với 71 học sinh và 05 giáo viên, cơ sở vật chất chưa có, phải mượn phòng làm việc
và phòng học của trường Sĩ quan Lục quân 2, trường Địa chính Trung ương 3( nay

là trường Cao đẳng Tài nguyên môi trường Thành phố Hồ Chí Minh). Sau đó
trường phải quản lý 02 phân hiệu cấp 2. Đến năm 1998, 02 phân hiệu này đã được
tách ra. Tính đến nay (năm 2011) trường có 30 lớp với 1.335 học sinh và 79 cán
bộ, giáo viên, nhân viên.
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của trường Trung học phổ thông Tam Phước:
a. Chức năng:
- Là cơ quan có chức năng giáo dục, truyền tải những kiến thức khoa học,
tự nhiên, xã hội đến các em học sinh bậc Trung học phổ thông.
- Hình thành các phương pháp học các môn khoa học.
- Hình thành kỹ năng vận dụng kiến thức vào thực tiễn, bài học, cuộc sống.
- Đào tạo học sinh tốt nghiệp Trung học phổ thông.
- Giáo dục phổ thông là giúp học sinh phát triển toàn diện về đạo đức, trí
tuệ, thể chất, thẩm mỹ và các kỹ năng cơ bản, tính năng động và sáng tạo, hình
thành nhân cách con người Việt Nam xã hội chủ nghĩa, xây dựng tư cách và trách
nhiệm công dân, chuẩn bị cho học sinh tiếp tục học lên hoặc đi vào cuộc sống lao
động, tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Giáo dục phổ thông được cụ thể hóa
ở mục tiêu các cấp học và mục tiêu các môn học, các hoạt động giáo dục.
- Tạo điều kiện cho học sinh phát huy tính tích cực, tự giác, chủ động sáng
tạo trong học và tự học.
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 5
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
- Rèn luyện kỹ năng vận dụng vào thực tiễn phù hợp với từng bộ môn học
nhằm tác động đến tình cảm, đem lại niềm vui tạo được sự hứng thú cho học sinh
trong quá trình học tập và lao động.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động khác của chương trình giáo
dục phổ thông.
- Quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên; tham gia tuyển dụng và điều động
theo quy định của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo.
- Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục trong phạm vi cộng đồng.

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục. Phối
hợp với gia đình học sinh, tổ chức và cá nhân trong hoạt động giáo dục.
- Quản lý, sử dụng và bảo quản tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quy
định của Nhà nước.
- Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia các hoạt động xã hội.
- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục
của cơ quan có thẩm quyền kiểm định chất lượng.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện quản lý nhân lực cán bộ, chế độ chính sách, khen thưởng kỷ
luật đối với cán bộ viên chức và quản lý ngân sách, tài sản đúng theo quy định của
pháp luật.
- Thực hiện các chế độ thống kê, báo cáo theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Sở Giáo Dục và Đào Tạo Đồng Nai,
UBND Thành phố Biên Hòa giao.
2.2.3. Cơ cấu tổ chức quản lý của Trường Trung học phổ thông Tam Phước:
Bộ máy quản lý của trường Trung học phổ thông Tam Phước được tổ chức
theo mô hình tham mưu trực tuyến đan cài chức năng và phân phối, đứng đầu chịu
trách nhiệm điều hành toàn trường là Hiệu trưởng. Trợ giúp đôn đốc gồm 03 Phó
Hiệu trưởng và các Tổ trưởng.
Trường Trung học phổ thông Tam Phước hiện nay phân bổ theo mô hình:
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 6
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
- Ban giám hiệu gồm có: 01 Hiệu trưởng, 02 Phó Hiệu trưởng
- Các tổ chuyên môn và tổ Hành chính: 08 tổ chuyên môn( Tổ Toán -Tin,
Tổ Lý, Tổ Hóa, Tổ Sinh – Công nghệ, Tổ Văn, Tổ Sử - Địa – Công dân, Tổ Ngoại
ngữ, Tổ Thể dục – Quốc phòng ), 01 tổ Hành chính.
2.2.4. Tổ chức bộ phận kế toán:
a. Hình thức tổ chức bộ phận kế toán tại đơn vị:
Bộ phận kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, tất cả các chứng từ
đều được tập hợp tại phòng kế toán để tổng hợp, xử lý và ghi chép.

b. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận kế toán tại đơn vị:
- Tham mưu cho Hiệu trưởng quản lý thu chi đúng chế độ, đảm bảo đúng
nguyên tắc tài chính hiện hành. Cùng với Hiệu trưởng chịu trách nhiệm với cấp
trên về việc thu chi của đơn vị.
- Thực hiện đầy đủ, kịp thời các chế độ chính sách cho CB- GV- NV.
- Lập dự toán và hồ sơ tài chính đúng quy định.
- Chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ toàn bộ hồ sơ tài chính.
- Lập hồ sơ quản lý tài sản theo quy định.
- Thực chế độ công khai tài chính.
- Thực hiện chế độ báo cáo lên cấp trên về công tác tài chính theo quy định.
- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về hoạt động, chịu trách nhiệm quản
lý các nguồn quỹ, tiền mặt tại đơn vị.
c. Chế độ kế toán vận dụng tại đơn vị:
* Niên độ kế toán:
Niên độ kế toán tại đơn vị từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm.
* Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính:
- Hệ thống chứng từ kế toán: Hiện đơn vị vận dụng hệ thống chứng từ kế
toán được ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/03/2006 của
Bộ trưởng Bộ Tài chính và Quyết định số 33/2008/QĐ – BTC ngày 02/06/2008 của
Bộ Tài Chính.
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 7
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
- Tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán theo Quyết định số 19/2006/QĐ –
BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Sổ sách kế toán: Đơn vị áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ với trình tự ghi
sổ được trình bày trong hình 2.1 như sau:
Hình 2.1: Sơ Đồ Trình Tự Ghi Sổ Kế Toán
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng

* Trình tự ghi chép:
Đầu năm kế toán mở các loại sổ kế toán và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Khoảng 10 đến 15 ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và
phân loại để lập Chứng từ ghi sổ, sau đó kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ,
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 8
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
kế toán tiến hành định khoản và phân loại mục lục Ngân sách cho từng chứng từ
theo các tài khoản của từng loại, khoản, mục, tiểu mục thích hợp và theo đúng
mục lục Ngân sách Nhà nước.
Chứng từ ghi sổ được kế toán trưởng đơn vị ký duyệt sau đó vào Sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào Sổ cái, đến cuối
tháng kế toán tiến hành khóa sổ cái để tính ra số phát sinh nợ, có và số dư cuối
tháng trong từng tài khoản. Căn cứ vào Sổ cái và sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp,
đúng số liệu sử dụng để lập bảng cân đối số phát sinh vào Báo cáo tài chính hàng
quý, năm. Ngoài ra, Báo cáo tài chính được lập dựa trên bảng tổng hợp chi tiết sau
khi đã khóa sổ, thẻ kế toán chi tiết và số liệu từng tài khoản trên sổ cái.
- Báo cáo tài chính:
Hệ thống báo cáo tài chính theo Quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày
30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Quyết định số 33/2008/QĐ – BTC
ngày 02/06/2008 của Bộ Tài Chính.
Nhận xét:
* Thuận lợi:
Được sự quan tâm lãnh đạo, sự chỉ đạo sâu sát của Sở Giáo Dục – Đào Tạo
Đồng Nai, Sở Tài Chính Đồng Nai và UBND Thành phố Biên Hòa đã tạo những
điều kiện hết sức thuận lợi cho trường Trung học phổ thông Tam Phước. Bên cạnh
đó sự hỗ trợ của các ban ngành, đoàn thể trong công tác phối hợp đã giúp trường
Trung học phổ thông Tam Phước thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch được giao một
cách dễ dàng. Trường Trung học phổ thông Tam Phước có đội ngũ giáo viên đạt
chuẩn đại học, hiện có 02 thạc sỹ và 08 giáo viên theo học Cao học, cơ sở hạ tầng
khang trang, sạch đẹp, thoáng mát.

* Khó khăn:
Do Ngân sách có hạn về việc đầu tư trang thiết bị, phương tiện làm việc dù
có nhiều cố gắng nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu của trường. Bên cạnh đó công
tác kế toán ở đơn vị trường học không đơn thuần tính toán lương, các khoản trích
nộp theo lương mà còn đảm nhận nhiều việc khác như: quản lý tài chính, tài sản,
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 9
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
cơ sở vật chất… Ngoài việc quản lý trên giấy tờ, hồ sơ trên còn phải báo thường
kỳ cho cấp quản lý Sở Giáo Dục – Đào Tạo Đồng Nai, Sở Tài chính Đồng Nai…
nên công việc rất nhiều và mất thời gian.
Tuy nhiên, đối với công tác kế toán đơn vị đã thực hiện và chấp hành đầy
đủ chế độ kế toán hiện hành, thường cập nhật và áp dụng các quyết định mới nhất
của Bộ Tài Chính đối với kế toán Hành chính sự nghiệp, áp dụng phần mềm kế
toán khá tốt.
CHƯƠNG 3
NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1. Cơ sở lý luận:
3.1.1. Khái niệm, ý nghĩa và mục đích của công tác tổ chức kế toán:
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 10
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
a. Khái niệm:
Kế toán hành chính sự nghiệp là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế
toán Nhà nước, có chức năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục, có hệ
thống về tình hình tiếp nhận và sử dụng Ngân sách Nhà nước, quỹ, tài sản công ở
các đơn vị, tổ chức có sử dụng và không sử dụng Ngân sách Nhà nước. Kế toán
hành chính sự nghiệp không những có vai trò quan trọng trong quản lý ngân sách
hoạt động của từng đơn vị mà còn rất cần thiết và quan trọng trong quản lý ngân
sách Quốc gia.
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ
kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh,

tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán,
cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán.
b. Ý nghĩa của công tác tổ chức kế toán:
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin
kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán là
một trong những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc toàn diện
các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Trong kế toán mọi nghiệp vụ
kinh tế được ghi chép đầy đủ, liên tục, có hệ thống trên cơ sở các chứng từ hợp lệ,
chính điều này đã làm tăng ý nghĩa kiểm tra, giám sát của kế toán.
Nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối
tượng và nội dung công việc kế toán theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế
toán; kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh
toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát
hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán; phân tích thông tin số
liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin số
liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại đơn vị giúp
cho việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 11
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
biến động của tài sản, doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh, qua đó làm giảm
bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp việc
kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế đo lường và đánh giá
hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích Nhà nước, của các chủ thể trong nền kinh tế thị
trường.
c. Mục đích của công tác tổ chức kế toán:
Xây dựng cơ cấu kế toán đáp ứng việc tổ chức ghi nhận, xử lý và cung cấp
thông tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin. Kết quả cuối cùng của
quá trình công tác tổ chức kế toán là hình thành nên một cơ cấu kế toán đáp ứng
được việc ghi nhận đầy đủ các dữ liệu đầu vào, tổ chức xử lý dữ liệu, nắm bắt nhu

cầu sử dụng thông tin của từng đối tượng, sử dụng thông tin nhằm cung cấp các
thông tin hữu ích và phù hợp.
3.1.2. Nội dung công tác tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp:
a. Khái quát công tác tổ chức kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp:
Kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp chủ yếu thực hiện những nhiệm vụ
sau đây:
- Ghi chép, phản ánh đầy đủ số vốn, kinh phí Nhà nước cấp và tình hình sử
dụng vốn đó.
- Ghi chép và phản ánh đầy đủ số vốn ngoài Ngân sách do đơn vị tự thu và
được phép để lại sử dụng.
- Ghi chép, phản ánh đầy đủ và đôn đốc nộp đủ, đúng hạn các khoản nộp
cho Ngân sách Nhà nước.
- Thông qua ghi sổ, kiểm tra tình hình chấp hành dự toán thu – chi, tình
hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế và tình hình chấp hành các tiêu chuẩn định mức,
chế độ tài chính ở đơn vị.
- Kịp thời thanh toán các khoản phát sinh trong quá trình chấp hành dự toán
giữa đơn vị với các đơn vị, cơ quan cá nhân khác.
- Hướng dẫn về công tác kế toán và bảo quản vật tư, tài sản cho các cá nhân
được giao trách nhiệm quản lý, sử dụng tài sản, vật tư đó.
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 12
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
- Kiểm kê đúng thời hạn quy định các loại vốn bằng tiền, vật tư, tài sản.
- Phân phối kịp thời cho các đơn vị cấp dưới, giám đốc việc cấp dưới chấp
hành dự toán thu – chi, hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính.
- Lập và gửi đúng thời hạn quy định các báo cáo về quản lý kinh phí hành
chính sự nghiệp, về quản lý Ngân sách, về chế độ cấp phát vốn ngân sách, đồng
thời cung cấp số liệu, tài liệu cho công tác thống kê, nghiên cứu chính sách chế độ
thu – chi tài chính.
b. Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán:
* Định nghĩa chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán( viết tắt là CTKT) là nguồn thông tin ban đầu( đầu vào)
được xem như nguồn nhiên liệu mà kế toán sử dụng để tạo lập nên những thông
tin có tính tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Do vậy
việc tổ chức vận dụng chế độ CTKT có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông
tin của kế toán.
CTKT là những minh chứng bằng giấy tờ các nghiệp vụ kinh tế đã phát
sinh và thực sự hoàn thành. Nó có ý nghĩa kinh tế và pháp lý quan trọng không chỉ
để với công tác kế toán mà còn liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau.
Chế độ CTKT được Nhà nước quy định có tính chất chung, liên quan đến
nhiều lĩnh vực hoạt động cũng như các thành phần kinh tế khác nhau.
Khi tổ chức thực hiện chế độ CTKT hành chính sự nghiệp phải tuân thủ các
nguyên tắc về lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên CTKT; kiểm
tra CTKT, ghi sổ, lưu trữ, bảo quản CTKT; xử lý vi phạm đã được quy định trong
Luật kế toán và chế độ về CTKT của chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp cụ thể.
* Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán:
- Lập chứng từ kế toán: mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan
đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập CTKT. CTKT chỉ được lập một lần
cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. CTKT phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp
thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế,
tài chính trên CTKT không được viết tắt, số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 13
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
với số tiền bằng số; không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số
và chữ phải viết liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ
tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai
vào mẫu CTKT thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. CTKT
phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với những chứng từ
lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung
bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải
lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần cho tất cả các liên chứng từ thì có thể

viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau. Các CTKT
được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho
chứng từ kế toán. Các CTKT dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có
định khoản kế toán.
- Ký chứng từ kế toán: CTKT phải có đầy đủ chữ ký, chữ ký trên CTKT
phải được ký bằng bút mực. Không được ký CTKT bằng bút mực đỏ hoặc đóng
dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên CTKT của một người phải thống nhất, chữ ký
trên CTKT phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm
cấm ký CTKT khi chưa đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
CKTK chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi, chữ ký trên CTKT dùng
để chi tiền phải ký theo từng liên. Không được ký CTKT khi chưa ghi hoặc chưa
ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên
CTKT do Thủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với pháp luật, yêu cầu quản lý,
đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
* Nội dung của chứng từ kế toán:
CTKT phải có tên; số hiệu; ngày tháng năm lập chứng từ; tên; địa chỉ của
đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền
của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền bằng số và bằng chữ; chữ ký, họ tên của
người lập, người duyệt và những người có liên quan.
* Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử:
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 14
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
Chứng từ điện tử được coi là CTKT khi nó có các nội dung như trên và
được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong
quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên các vật mang tin như băng, đĩa từ,
các loại thẻ thanh toán.
Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin
trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các
hình thức lợi dụng, khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng

từ điện tử không đúng quy định.
* Tổ chức thực hiện chế độ hóa đơn bán hàng:
Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn
bán hàng giao cho khách hàng. Trường hợp bán lẻ hoặc cung cấp dịch vụ dưới
mức tiền quy định mà người mua hàng không yêu cầu thì không phải lập hóa đơn
bán hàng.
Tổ chức, cá nhân khi mua hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ có quyền yêu
cầu người bán hàng, người cung cấp dịch vụ lập, giao hóa đơn bán hàng cho mình.
Hóa đơn bán hàng được thể hiện dưới các hình thức: Hóa đơn theo mẫu in sẵn;
Hóa đơn in từ máy; Hóa đơn điện tử; Tem; Vé; Thẻ in sẵn giá thanh toán.
Đơn vị hành chính sự nghiệp phải sử dụng hóa đơn bán hàng theo đúng quy
định, không được mua, bán, trao đổi, cho hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn của tổ
chức, cá nhân khác; không được sử dụng hóa đơn để kê khai trốn lậu thuế; phải
mở sổ theo dõi có nội dung quản lý, phương tiện bảo quản và lưu trữ hóa đơn;
không được hư hỏng mất mát.
* Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán:
CTKT trước khi ghi sổ phải được kiểm tra thật chặt chẽ nhằm đảm bảo tính
trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản
ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo
ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần
thiết để ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 15
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
của công tác kế toán vì vậy cần phải thực hiện một cách nghiêm túc việc kiểm tra
chứng từ trước khi tiến hành ghi sổ kế toán.
Nội dung của kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
- Kiểm tra tính trung thực, tính chính xác của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
phản ánh trong CTKT nhằm đảm bảo tính trung thực, chính xác của thông tin kế
toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trong

chứng từ nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế,
tài chính.
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trong
chứng từ nhằm đảm bảo các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các định mức
kinh tế kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng
đã ký kết.
- Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong
chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ.
* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán:
CTKT phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ
kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức
năng trong đơn vị và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng
kế toán, vì vậy kế toán trưởng phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ
cho từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận
quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trong chứng từ và thực hiện việc ghi chép
hạch toán được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng để phục vụ lãnh
đạo và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh.
c. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản (được viết tắt TK) kế toán thống nhất được áp dụng
trong đơn vị hành chính sự nghiệp là một mô hình phân loại đối tượng kế toán
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 16
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
được Nhà nước quy định để thực hiện việc xử lý thông tin gắn liền với từng đối
tượng kế toán nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và kiểm tra, kiểm soát.
Các nội dung cơ bản được quy định trong hệ thống TK bao gồm: Loại TK,
tên gọi TK, số lượng TK, Số hiệu TK, công dụng và nội dung phản ánh vào từng
TK, một số quan hệ đối ứng chủ yếu giữa các TK có liên quan.
Hệ thống TK kế toán được quy định chung cho nhiều loại hình doanh
nghiệp khác nhau nên mỗi loại hình cần phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động, yêu

cầu và khả năng quản lý để lựa chọn các TK phù hợp và sử dụng chúng đúng theo
quy định về ghi chép trong từng TK.
Hệ thống TK kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp cũng như đơn vị hành
chính sự nghiệp bao gồm 10 loại TK, trong đó có các TK từ loại 1 đến loại 9 thực
hiện theo phương pháp ghi ghép, còn TK loại 0 thực hiện theo phương pháp ghi
đơn.
* Một số sơ đồ áp dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp được thể hiện ở
các hình 3.1; 3.2; 3.3; 3.4; 3.5

Hình 3.1: Sơ Đồ Kế Toán Thu, Chi Tiền Mặt
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 17
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
Hình 3.2: Sơ Đồ Kế Toán Tăng TSCĐ
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 18
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 19
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
Hình 3.3: Sơ Đồ Kế Toán Các Khoản Phải Trả Công Chức, Viên Chức
Đồng thời ghi:
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 20
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
Hình 3.4: Sơ Đồ Kế Toán Nguồn Kinh Phí Hoạt Động
Hình 3.5: Sơ Đồ Kế Toán Chi Hoạt Động
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 21
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
3.1.3.Tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán:
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 22
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có

liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thông tin từ các
chứng từ kế toán nhằm phục vụ cho việc xác lập các báo cáo tài chính và quản trị
cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát từng loại tài sản, từng loại nguồn
vốn cũng như từng quá trình hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có ý
nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện các chức năng của kế toán.
Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau trong đó có những
loại sổ mở theo quy định chung của Nhà nước và có những loại sổ được mở theo
yêu cầu và đặc điểm quản lý của đơn vị. Để tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp
cần phải căn cứ vào quy mô của đơn vị, đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý,
tính chất của quy trình sản xuất và đặc điểm về đối tượng kế toán của đơn vị.
Việc sử dụng hình thức kế toán nào là do đơn vị đó tự quyết định dựa trên
những căn cứ đã nêu trên và phải tuân thủ những nguyên tắc nhất quán. Tuy nhiên
trong các hình thức kế toán trên thì hình thức Nhật kí chung có ưu điểm là rất dễ
áp dụng, vận dụng phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp và rất dễ dàng trong
ứng dụng tin học vào kế toán.
a. Tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán:
Sổ kế toán gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với những đơn vị
mới thành lập, sổ kế toán phải được mở từ ngày thành lập.
Sổ kế toán phải được ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập
sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người
đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: ngày, tháng ghi sổ; số
hiệu và ngày, tháng của CTKT dùng làm căn cứ ghi sổ; tóm tắt nội dung của
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi
vào các TK kế toán; số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 23
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán: Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán

năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.
Sổ kế toán phải ghi đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của
sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với
chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán phải theo đúng trình tự thời gian phát sinh
của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số
liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục khi mở
sổ đến khi khóa sổ.
Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực, không ghi
xen thêm vào phía trên, hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi tách
dòng, trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, khi ghi
hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang
trang kế tiếp.
Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo
cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật.
b. Tổ chức thực hiện việc sửa sổ kế toán:
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm
mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa thì sửa theo một trong ba
phương pháp sau:
- Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc
chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
- Ghi số âm bằng ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu
ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
- Ghi bổ sung bằng cách lập chứng từ ghi sổ bổ sung và ghi thêm số chênh
lệch thiếu cho đủ.
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 24
Tên SKKK: Công tác tổ chức kế toán tại Trường THPT Tam Phước – Tỉnh Đồng Nai
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm
nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của

năm đó.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã
nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của
năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm sai sót đó.
Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi số bằng máy vi tính được thực
hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung như đối với sổ kế toán bằng
tay.
c. Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng:
Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ, mối
liên quan giữa các sổ kế toán. Thực chất hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ
thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng
hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ về trình tự và phương pháp ghi chép, kiểm tra, đối
chiếu giữa các sổ kế toán cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính.
Kế toán trưởng phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ quy
mô và yêu cầu quản lý của đơn vị, căn cứ trình độ cán bộ kế toán và phương tiện
tính toán để lựa chọn hình thức kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vi.
Theo chế độ kế toán hiện hành có 04 hình thức kế toán được quy định:
- Hình thức kế toán Nhật kí - Sổ cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán Nhật kí chung
- Hình thức kế toán trên máy tính
* Hình thức kế toán: Nhật kí – Sổ cái
Là hình thức kế toán thường được sử dụng tại các đơn vị nhỏ, sử dụng ít tài
khoản kế toán.
Đặc điểm: Kết hợp ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian phát sinh với phân
loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính ở đơn vị vào một sổ kế toán
tổng hợp là Nhật kí-Sổ cái.
Người thực hiện: Hà Thị Thu Trang Trang 25