Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu trên đội tàu biển hoạt động tuyến vận tải nội địa của việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ GIAO THÔNG VÂN TẢI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THƠNG VẬN TẢI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

NGUYỄN THỊ THOA

NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NÂNG CAO
HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRÊN ĐỘI
TÀU BIỂN HOẠT ĐỘNG TUYẾN VẬN TẢI
NỘI ĐỊA CỦA VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SỸ KỸ THUẬT

TP. Hồ Chí Minh, 03/2019


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ GIAO THÔNG VÂN TẢI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THƠNG VẬN TẢI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

------- oOo -------

NGUYỄN THỊ THOA

NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NÂNG CAO
HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRÊN
ĐỘI TÀU BIỂN HOẠT ĐỘNG TUYẾN VẬN

TẢI NỘI ĐỊA CỦA VIỆT NAM
CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ HÀNG HẢI
MÃ SỐ: 8840106

LUẬN VĂN THẠC SỸ KỸ THUẬT
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. NGUYỄN XUÂN PHƯƠNG

TP HỒ CHÍ MINH, 03/2019


i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi là Nguyễn Thị Thoa hiện là học viên cao học ngành Quản lý hàng
hải, trường Đại học Giao Thơng Vận Tải Thành phố Hồ Chí Minh.
Tơi cam đoan rằng luận văn này là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi.
Tồn bộ nội dung của luận văn là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa
học của PGS.TS. Nguyễn Xuân Phương.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và tham khảo từ
những nguồn đáng tin cậy.
Các giải pháp, kiến nghị được rút ra trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu
thực tiễn và chưa được cơng bố trong bất cứ cơng trình nào.
Tơi xin cam đoan và hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này.

Học viên Cao học

Nguyễn Thị Thoa

ii

LỜI CẢM ƠN

Để hồn thành được Luận văn này, tơi xin trên trọng cảm ơn:
Các Thầy, Cô Viện Đào tạo Sau đại học, Khoa Hàng hải Trường Đại học
Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh đã giảng dạy, tạo điều kiện, giúp
đỡ tơi trong suốt q trình học tập tại trường.
Các đồng nghiệp nơi tôi đang công tác và các Phòng, Ban liên quan đã
tạo điều kiện giúp đỡ, hỗ trợ tơi trong q trình cơng tác, học tập, nghiên cứu
và thực hiện đề tài này.
Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Thầy Nguyễn Xuân Phương
là Giảng viên hướng dẫn trực tiếp tôi, đã nhiệt tình, quan tâm, chỉ bảo tận
tình, động viên khích lệ rất nhiều để tơi có thể hồn thành luận văn này.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Gia đình nhỏ của tơi, bạn bè đã
ln hỗ trợ tinh thần cho tơi trong q trình làm đề tài này.
Do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn cịn hạn chế nên đề
tài khơng thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự đóng góp ý kiến của
Q Thầy, Cơ để học viên hồn thiện đề tài tốt hơn.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Học viên Cao học

Nguyễn Thị Thoa


iii

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................... i
LỜI CẢM ƠN ................................................................................................ ii
MỤC LỤC ..................................................................................................... iii
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT .......................................................... vi
DANH MỤC CÁC BẢNG........................................................................... vii
DANH MỤC CÁC HÌNH .......................................................................... viii
MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT, CƠ SỞ PHÁP LÝ
VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRÊN ĐỘI TÀU BIỂN HOẠT ĐỘNG TUYẾN
VẬN TẢI NỘI ĐỊA CỦA VIỆT NAM ......................................................... 1
1.1. Tổng quan về đề tài ............................................................................... 1
1.2. Cở sở lý thuyết về thư viện.................................................................... 2
1.2.1. Khái niệm về tài liệu ....................................................................... 2
1.2.2. Lý luận về thư viện và chức năng của thư viện trong xã hội ........... 3
1.3. Một số văn bản pháp luật quy định quản lý tài liệu trên tàu ................ 11
1.3.1. Solas 1974 (Sửa đổi, bổ sung năm 2010) ...................................... 11
1.3.2. Bộ luật Quản lý an tồn Quốc tế (ISM) ......................................... 12
1.3.3. Cơng ước Lao động Hàng hải 2006 (MLC 2006) .......................... 14
1.3.4. Thông tư 41/2016/TT-BGTVT - Quy định về danh mục giấy chứng
nhận và tài liệu của tàu biển, tàu biển công vụ, tàu ngầm, tàu lặn, kho
chứa nổi, giàn di động Việt Nam............................................................. 17
1.4. Kết luận chương 1 ............................................................................... 26
CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH ĐỘI TÀU BIỂN HOẠT ĐỘNG TUYẾN VẬN
TẢI NỘI ĐỊA VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRÊN ĐỘI
TÀU BIỂN HOẠT ĐỘNG TUYẾN VẬN TẢI NỘI ĐỊA CỦA VIỆT
NAM ............................................................................................................. 27
2.1. Tình hình đội tàu biển hoạt động tuyến vận tải nội địa của Việt Nam . 27


iv

2.1.1. Hiện trạng đội tàu vận tải biển ...................................................... 27
2.1.2. Tuyến vận tải biển nội địa ............................................................. 30
2.2. Thực trạng quản lý tài liệu trên đội tàu biển hoạt động tuyến vận tải nội
địa của Việt Nam ........................................................................................ 33
2.2.1. Tình hình quản lý tài liệu trên đội tàu biển hoạt động tuyến vận tải
nội địa của Việt Nam............................................................................... 33
2.2.2. Phân tích hiện trạng quản lý tài liệu trên tàu UT – GLORY ......... 41
2.3. Nhận xét .............................................................................................. 58
2.3.1. Điểm mạnh .................................................................................... 58
2.3.2. Điểm yếu ....................................................................................... 58
2.4. Kết luận Chương 2 ............................................................................. 60
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ
TÀI LIỆU TRÊN ĐỘI TÀU BIỂN HOẠT ĐỘNG TUYẾN VẬN TẢI
NỘI ĐỊA CỦA VIỆT NAM ........................................................................ 61
3.1. Về nhận thức vấn đề xây dựng vốn tài liệu phục vụ cho ngành hàng hải,
đặc biệt là vốn tài liệu trên tàu.................................................................... 61
3.2. Nâng cao chất lượng nguồn vốn tài liệu trên đội tàu vận tải nội địa Việt
Nam ............................................................................................................ 62
3.2.1. Đa dạng hóa các loại hình tài liệu trong vốn tài liệu phục vụ thuyền
viên trên tàu ............................................................................................. 63
3.2.2. Phối hợp chia sẻ nguồn lực thông tin ............................................ 65
3.3. Nhân tố con người trong hoạt động quản lý tài liệu ............................ 67
3.3.1. Nâng cao trình độ cán bộ quản lý tài liệu ...................................... 67
3.3.2. Hướng dẫn và đào tạo người dùng tin ........................................... 68
3.4. Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác quản lý tài liệu trên tàu và ứng
dụng công nghệ thông tin ........................................................................... 70
3.4.1. Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác quản lý tài liệu trên đội tàu
vận tải nội địa .......................................................................................... 70

v

3.4.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý tài liệu.... 71
3.5. Thanh lọc vốn tài liệu .......................................................................... 72
3.6. Kết luận chương 3 ............................................................................... 73
KẾT LUẬN .................................................................................................. 74
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................... 76


vi

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
STT

Từ viết tắt

1.

CBTV

Cán bộ thư viện

2.

CSDL

Cơ sở dữ liệu

3.

CSVCKT

4.

GTVT

Giao thông vận tải

5.

HHVN

Hàng hải Việt Nam

6. 1

IMO

7. 3

MLC

8.

NDT

9.

PSC

10.

PSCO

11. 5

SOLAS

Diễn giải

Cơ sở vật chất kỹ thuật

Tổ chức Hàng hải Quốc tế
International Maritime Organization
Công ước lao động Hàng hải
Maritime Labour Convention
Người dùng tin
Kiểm tra của chính quyền cảng
Port State Control
Thanh tra viên của chính quyền cảng
Port State Control Officer
Cơng ước Quốc tế về An tồn sinh mạng trên biển
International Convention for the Safety of Life at Sea


vii

DANH MỤC CÁC BẢNG
1. Bảng 1.1 Danh mục tài liệu trên tàu ............................................... Trang 20

2. Bảng 2.1 Danh mục cảng biển Việt Nam ....................................... Trang 39
3. Bảng 2.2 Danh mục hải đồ lưu trên tàu ......................................... Trang 55
4. Bảng 2.3 Danh sách các biểu mẫu theo hệ thống quản lý an toàn của tàu
UT-GLORY ................................................................... Trang 56


viii

DANH MỤC CÁC HÌNH
1. Hình 2.1 Cơ cấu đội tàu Việt Nam .................................................. Trang 35
2. Hình 2.2 Tổng khối lượng vận tải của đội tàu biển VN ................... Trang 36
3. Hình 2.3 Quy hoạch phát triển của đội tàu biển VN đến năm 2020. Trang 38
4. Hình 2.4 Một số hình ảnh minh họa quản lý tài liệu ................... Trang 52-54
5. Hình 2.5 Một số hình ảnh minh họa cơ sở vật chất .................... Trang 62-63


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong xu thế hội nhập và phát triển của đất nước ta hiện nay, ngành
Hàng hải đang giữ một vai trị vơ cùng quan trọng. Như chúng ta đã biết, Việt
Nam là quốc gia ven biển nằm bên bờ Tây của Biển Đông, với vùng lãnh hải
và vùng đặc quyền kinh tế rộng lớn, có vị trí địa lý kinh tế rất quan trọng
khơng phải bất kỳ quốc gia nào cũng có. Với bờ biển dài trên 3.260km trải dài
từ Bắc xuống Nam, với nhiều cửa ngõ thông thương và gần các tuyến hàng
hải quốc tế, đứng thứ 27 trong số 157 quốc gia ven biển, các quốc đảo và các
lãnh thổ trên thế giới. Chỉ số chiều dài bờ biển trên diện tích đất liền của nước
ta là xấp xỉ 0,01 (nghĩa là cứ 100km2 đất liền có 1km bờ biển) đứng đầu các
nước Đông Dương, trên Thái Lan và xấp xỉ Malaysia. Trong 63 tỉnh, thành

phố của cả nước thì 28 tỉnh, thành phố có biển và gần một nửa dân số sinh
sống tại các tỉnh, thành ven biển. Vùng biển và thềm lục địa Việt Nam chứa
đựng nhiều tài nguyên và tiềm năng phong phú, rất thuận lợi cho phát triển
kinh tế biển. Với những đặc điểm trên, Việt Nam được đánh giá là quốc gia
có lợi thế và tiềm năng to lớn về tài nguyên biển.
Theo Công ước của Liên Hiệp Quốc về Luật Biển năm 1982 thì nước ta
có diện tích biển khoảng trên 1 triệu km2, gấp 3 lần diện tích đất liền, chiếm
gần 30% diện tích Biển Đông (cả Biển Đông gần 3,5 triệu km 2). Vùng biển
nước ta có khoảng 3.000 hịn đảo lớn, nhỏ và 2 quần đảo xa bờ là Hoàng Sa
và Trường Sa được phân bố khá đều theo chiều dài bờ biển của đất nước, có
vị trí đặc biệt quan trọng như một tuyến phòng thủ tiền tiêu để bảo vệ sườn
phía Đơng đất nước; một số đảo ven bờ cịn có vị trí quan trọng được sử dụng
làm các điểm mốc quốc gia trên biển để thiết lập đường cơ sở ven bờ lục địa
Việt Nam, từ đó xác định vùng nội thủy, lãnh hải, vùng tiếp giáp lãnh hải,
vùng đặc quyền kinh tế và thềm lục địa, làm cơ sở pháp lý để bảo vệ chủ


2

quyền quốc gia trên các vùng biển.
Hàng hải là một ngành đặc thù, có tính quốc tế hóa cao, với nhiều hoạt
động phức tạp liên quan đến con người, tàu thuyền, cảng biển, hàng hóa, mơi
trường cả trong nước và quốc tế nên tài liệu trên tàu cũng mang tính chất
riêng biệt. Quản lý tài liệu trên tàu có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động
hàng hải, ngoài những tài liệu bắt buộc lưu giữ theo quy định còn có những
tài liệu phục vụ nhu cầu giải trí của thuyền viên trên tàu. Do vậy việc quản lý
tài liệu trên tàu còn được xem là một thư viện nhỏ lưu trữ các tài liệu liên
quan đến hoạt động của con tàu đó. Việc tìm hiểu các tài liệu trên tàu sẽ cung
cấp một số kiến thức mà thuyền viên đã được đào tạo, tiếp cận với các công
việc mà các thuyền viên khi lên tàu phải làm qua đó khi gặp công việc cụ thể

sẽ biết tham chiếu vào đâu và sử dụng tài liệu nào vào mục đích cụ thể.
Vì vậy, việc quản lý các tài liệu trên tàu có thể nói là một vấn đề cấp
bách, do đó cần phải có biện pháp quản lý tài liệu trên tàu một cách khoa học.
Đó là lý do tơi chọn đề tài “Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản
lý tài liệu trên đội tàu biển hoạt động tuyến vận tải nội địa của Việt Nam”
làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ ngành Quản lý hàng hải. Với đề tài
nghiên cứu này, tác giả mong muốn vận dụng những kiến thức và kỹ năng
tiếp thu trong quá trình học tập, từ trải nghiệm thực tế của bản thân để nghiên
cứu, đề xuất những giải pháp có cơ sở lý luận, thực tiễn và khả thi nhằm nâng
cao hiệu quả quản lý tài liệu trên tàu.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Đánh giá thực trạng quản lý tài liệu trên tàu đội tàu biển hoạt động trên
tuyến vận tải nội địa của Việt Nam. Trên cơ sở đó đề xuất một số biện pháp
hợp lý nhằm khắc phục những hạn chế, nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu trên
đội tàu biển.
3. Phạm vi nghiên cứu


3

Phạm vi nghiên cứu đề tài nghiên cứu trong giới hạn đội tàu Việt Nam.
Nghiên cứu Quy trình quản lý tài liệu phục vụ trên tàu.
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu và giải quyết các vấn đề của đề tài, tác giả sử
dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp Thống kê: Thống kê cơ cấu đội đội biển Việt Nam, tổng
khối lượng vận tải của đội tàu biển Việt Nam.
- Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích tổng hợp thực trạng quản lý
tài liệu của các đội tàu vận tải biển nội địa nhằm đưa ra một số giải pháp quản
lý tài liệu hiệu quả hơn.

- Lý thuyết Thông tin – Thư viện.
5. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu về thực trạng công tác quản lý tài liệu, tác giả làm
rõ vai trị của cơng tác quản lý tài liệu trên tàu. Kết quả nghiên cứu đưa ra một
số biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý tài liệu trên đội tàu biển
hoạt động trên tuyến vận tải nội địa của Việt Nam.
6. Nội dung chính của luận văn
Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận
văn gồm 3 chương sau:
Chương 1: Tổng quan về cơ sở lý thuyết, cơ sở pháp lý về quản lý tài
liệu trên đội tàu biển hoạt động tuyến vận tải nội địa của Việt Nam
Chương 2. Tình hình đội tàu biển hoạt động tuyến vận tải nội địa và
thực trạng quản lý tài liệu trên đội tàu biển
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu trên đội
tàu biển hoạt động tuyến vận tải nội địa của Việt Nam.


1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT, CƠ SỞ PHÁP LÝ
VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRÊN ĐỘI TÀU BIỂN HOẠT ĐỘNG TUYẾN
VẬN TẢI NỘI ĐỊA CỦA VIỆT NAM
1.1. Tổng quan về đề tài
Từ trước tới nay, phát triển kinh tế là vấn đề cần thiết và tất yếu đối với
mọi quốc gia. Để thực hiện điều đó, thì mỗi nước cần phải dựa vào tiềm lực
của chính mình đồng thời tranh thủ những điều kiện từ bên ngoài. Hội nhập
kinh tế mở ra một thị trường phát triển mới, đồng thời lực lượng sản xuất
mang tính quốc tế thúc đẩy mạnh mẽ tăng trưởng kinh tế của cả nước.
Vận tải biển là một trong những thế mạnh của Việt Nam, và được coi là
đòn bẩy quan trọng trong quá trình hội nhập. Cho đến nay, kinh tế vận tải biển

đã mang lại những thành tựu đáng kể, đặc biệt trong lĩnh vực ngoại thương.
Có thể nói, kinh tế vận tải biển là một trong những phương tiện hữu hiệu
để thúc đẩy kinh tế đối ngoại phát triển, góp phần tích lũy vốn cho nền kinh
tế.
Trong thời gian vừa qua cùng với sự phát triển chung của ngành kinh tế
vận tải biển, đội tàu biển Việt Nam đã có sự phát triển rất nhanh chóng về mặt
số lượng và chất lượng. Ngoài các tàu biển đã mua từ nước ngồi, ngành cơng
nghiệp đóng tàu trong nước đã cho ra đời một số lượng tương đối lớn các tàu
đóng mới.
Quản lý tài liệu khơng chỉ có ý nghĩa quan trọng đối với bất cứ cơ quan
nhà nước, đoàn thể và cá nhân trong việc giải quyết vấn đề, là nguồn tài liệu
quan trong trọng mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa, chính trị.
Càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của quản lý tài liệu và quản
lý tài liệu tài liệu trên tàu cũng được kiểm soát rất chặt chẽ, được quy định
trong Bộ luật Quản lý an toàn (ISM).


2

Cho đến nay, chưa có một đề tài nào nghiên cứu một cách toàn diện về
quản lý vốn tài liệu phục vụ lĩnh vực hàng hải, đặc biệt là vốn tài liệu trên tàu.
Mặc dù công tác này là một bộ phận khơng thể tách rời và có vai trị quan
trọng trong hoạt động hàng hải. Có thể nói đề tài “Nghiên cứu giải pháp
nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu trên đội tàu biển hoạt động tuyến vận tải
nội địa của Việt Nam” chưa có tác giả nào nghiên cứu một cách toàn diện.
1.2. Cơ sở lý thuyết về thư viện
1.2.1. Khái niệm về tài liệu
Tài liệu là phương tiện bảo đảm thông tin cho quản lý và sản xuất. Theo
nghĩa rộng, tài liệu cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động xã hội loài người,
giúp loài người ghi nhớ những tri thức và kinh nghiệm trong quá trình sống,

làm việc và đấu tranh bảo vệ quyền lợi của mình.
Hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau được đưa ra để định nghĩa về
tài liệu. Nhưng chung quy tài liệu được hiểu như một vật mang tin có chứa
thơng tin và các thơng tin có trong tài liệu được mã hoá dưới dạng vật chất
nhất định. Hai yếu tố vật mang tin và thông tin trong tài liệu có mối quan hệ
biện chứng với nhau, trong đó nội dung của thơng tin có trong tài liệu đó đóng
vai trị quyết định tới giá trị của tài liệu.
Theo ngành khoa học lưu trữ, giá trị của tài liệu là khả năng đáp ứng mọi
nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu của con người đối với các mặt hoạt động xã
hội. Trong xã hội có rất nhiều lĩnh vực hoạt động, do vậy giá trị của tài liệu
cũng đa dạng và được tổ hợp thành các nhóm khác nhau. Về mặt lý luận cũng
như trong thực tiễn công tác lưu trữ, người ta chia giá trị tài liệu ra làm hai
nhóm chính là: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.
Giá trị thực tiễn của tài liệu là khả năng phục vụ sử dụng thông tin của
tài liệu cho các hoạt động hiện hành trong xã hội như: Hoạt động về chính trị,
quân sự, kinh tế, văn hoá, giáo dục, khoa học, kỹ thuật. Ở nhiều nước, giá trị


3

thực tiễn của tài liệu được gọi là giá trị hiện hành, tức giá trị phục vụ thông tin
cho các hoạt động đang diễn ra trong xã hội.
Giá trị lịch sử của tài liệu là khả năng đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin
tài liệu cho việc nghiên cứu quá khứ, nghiên cứu lịch sử. Để xem xét đánh giá
những vấn đề của xã hội đã qua, đương nhiên các nhà nghiên cứu phải sử
dụng nhiều tư liệu, như khai thác thông tin trong các sách ở thư viện, đọc sách
báo, hồi ký.
Như vậy chúng ta thấy rõ rằng, bản chất của tài liệu chính là kết quả của
quá trình lao động sáng tạo của con người tạo ra. Nó là nhân tố quan trọng để
thúc đẩy xã hội tiến lên thông qua sự kế thừa những tri thức hay kinh nghiệm

từ đời này sang đời khác, từ thế hệ này, sang thế hệ khác. Và con người muốn
xây dựng xã hội mới phải biết tiếp thu những tri thức đã tích luỹ trong sách
báo và áp dụng một cách sáng tạo vào thực tại.
1.2.2. Lý luận về thư viện và chức năng của thư viện trong xã hội
1.2.2.1. Khái niệm về thư viện
Có nhiều khái niệm về thuật ngữ thư viện, theo tác giả có hai định nghĩa
được nêu dưới đây là phù hợp nhất với quốc tế và Việt Nam:
Bao hàm và khái quát đầy đủ nhất bản chất của thư viện, UNESCO (Tổ
chức Văn hoá Giáo dục và Khoa học của Liên hợp quốc) đã đưa ra định nghĩa
sau: “Thư viện không phụ thuộc vào tên gọi của nó, là bất cứ bộ sưu tập có tổ
chức nào của sách, ấn phẩm định kỳ hoặc các tài liệu khác, kể cả đồ họa, nghe
nhìn và nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức cho bạn đọc sử dụng các tài
liệu đó nhằm mục đích thơng tin, nghiên cứu khoa học giáo dục hoặc giải trí”.
- Pháp lệnh thư viện năm 2001 [3] trong điều 1, qui định về chức năng,
nhiệm vụ và mục tiêu của thư viện nêu rõ: “Thư viện là nơi giữ gìn di sản thư
tịch của dân tộc, thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung
vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ


4

cho nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giả trí của mọi tầng lớp nhân
dân; góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân sự, bồi dưỡng nhân tài, phát
triển khoa học cơng nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ cơng cuộc cơng nghiệp
hóa, hiện đại hóa đất nước”.
1.2.2.2. Các yếu tố cấu thành thư viện
Thư viện được tạo thành từ bốn yếu tố: Vốn tài liệu, cán bộ thư viện,
người sử dụng thư viện và cơ sở vật chất kỹ thuật. Các yếu tố có mối quan hệ
qua lại, tác động chặt chẽ lẫn nhau.
Vốn tài liệu thư viện

Vốn tài liệu hay còn gọi là bộ sưu tập thư viện. Đó là một yếu tố rất quan
trọng cấu thành nên thư viện, đảm bảo cho thư viện có thể hoạt động bình
thường. Bộ sưu tập tài liệu có thể bao gồm một số hoặc đầy đủ các dạng như:
Tài liệu ghi trên giấy, vi phim, băng từ, đĩa quang hoặc các dạng vật mang tin
khác. Vốn tài liệu đã được xác định trong Điều 2 Pháp lệnh Thư viện là
“những tài liệu được sưu tầm tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định
được xử lý theo quy tắc, quy trình khoa học của nghiệp vụ thư viện để tổ chức
phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản", về bản chất có thể
hiểu vốn tài liệu là một bộ sựu tập bao gồm các tài liệu được xử lý, tổ chức
theo những quy tắc nhất định, được bảo quản nhằm mục đích sử dụng lâu dài
và có hiệu quả. Đối với nhiều thư viện, vốn tài liệu được coi là tài sản quý là
niềm tự hào của thư viện đó. Theo quan niệm của nhiều người, vốn tài liệu
của thư viện còn được coi là di sản văn hoá của nhân loại, vốn tài liệu của một
quốc gia không chỉ đơn thuần là di sản văn hố của dân tộc mà cịn là thước
đo đánh giá trình độ phát triển của quốc gia đó. Trong vốn tài liệu của thư
viện có thể bao gồm nhiều loại hình tài liệu vối các dạng vật chất khác nhau.
Vì thế khi đề cập đến thư viện, chúng ta không thể bỏ qua khái niệm
Tài liệu.


5

Khái niệm Tài liệu trong các cơ quan thông tin thư viện được xác định là
những vật mang tin, trong đó có lưu giữ các thơng tin. Tài liệu là đối tượng
được các thư viện quan tâm thu thập, xử lý trong q trình xử lý thơng tin, tư
liệu. Các nhà thư viện học người Nga N.c Cartaxov và v.v. Xcvortxov đã xác
định thuật ngữ tài liệu trong hệ thống các khái niệm Thư viện học chủ yếu là
các xuất bản phẩm. Trên thực tế dưới thời cổ đại tài liệu được tồn tại dưới
hình thức các vật mang tin thô sử dụng như các chữ ghi trên đất, đá, lá cây,
thẻ tre, đa, xương thú, papyrus, lụa giấy gỗ, kim loại... Đến thế kỷ XV, sau

khi công nghệ in ra đời các xuất bản phẩm in trên giấy như: sách, báo tạp
chí... đã trở thành dạng tài liệu chiếm ưu thế. Sau này với sự phát triển của
công nghệ khoa học hiện đại, tài liệu đã xuất hiện dưới nhiều dạng vật mang
tin mới như; vi phim, vi phiếu, băng từ, đĩa từ, đĩa CD-ROM, DVD... Vì thế
cách định nghĩa đầy đủ nhất là cách định nghĩa trong Pháp lệnh Thư viện của
Việt Nam: “Tài liệu là một dạng vật chất đã ghi nhận thông tin ở dạng thành
văn, âm thanh, hình ảnh nhằm mục đích bảo quản và sử dụng”.
Cán bộ thư viện
Trong hệ thống giao tiếp “Tài liệu –Thư viện – Người sử dụng”. CBTV
là yếu tố cực kì quan trọng có vai trị rất lớn, nhiệm vụ của CBTV rất phức
tạp. Họ là những người được đào tạo để nắm vững nghiệp vụ thư viện và nắm
giữ những cương vị nhất định trong thư viện, N.c Crupxcaia đã ví họ là linh
hồn của thư viện. Người cán bộ thư viện giữ vai trò quan trọng trong công tác
thư viện. Đối với tài liệu và các nguồn thông tin, người cán bộ thư viện phải
nắm bắt, tiến hành việc lựa chọn, thu thập, xử lý, sắp xếp, bảo quản, khai thác
và tuyên truyền giới thiệu chúng với người đọc. Đối với người đọc và người
dùng tin, người cán bộ khơng chỉ là ngưịi đơn thuần giữ sách và tài liệu, thực
hiện việc lấy tài liệu phục vụ nhu cầu đọc và nhu cầu thông tin của họ mà
ngưòi cán bộ thư viện còn phải tiến hành việc hướng dẫn đọc, nghiên cứu về


6

ngưòi đọc và tạo lập nên bộ máy tra cứu và các dịch vụ tối ưu để thoả mãn
các nhu cầu đó. Đối với các cơ sở vật chất kỹ thuật trong thư viện, người cán
bộ thư viện cần phải được trang bị kiến thức, nắm được cách vận hành, sử
dụng các phương tiện kỹ thuật và duy trì chúng ở tình trạng tốt nhất. Ngày
nay các cán bộ thư viện không chỉ đơn thuần là người lưu giữ, bảo quản tài
liệu mà còn là ngưòi làm chủ các nguồn tin, biết cách khai thác, tra cứu, xử lý
bao gói thông tin để thoả mãn các nhu cầu đọc và nhu cầu thơng tin của xã hội

nói chung và ngưịi đọc, người dùng tin nói riêng. Theo quy định của Pháp
lệnh Thư viện của Việt Nam, người làm công tác thư viện có quyền học tập
nâng cao trình độ văn hố, chun mơn nghiệp vụ, tham gia nghiên cứu khoa
học, sinh hoạt về chuyên môn, được hưởng chế độ ưu đãi về nghề nghiệp
cũng như các chế độ chính sách khác của Nhà nước. Tuy nhiên, họ có nghĩa
vụ thực hiện các quy định của pháp luật, các quy định về chuyên môn và quy
chế của thư viện.
Như vậy CBTV không chỉ là cầu nối giữa sách - bạn đọc mà còn là cầu
nối tài liệu với tài liệu, tài liệu với cơ sở vật chất kỹ thuật với người đọc.
Người sử dụng thư viện
Người đọc của thư viện về mặt thuật ngữ, người đọc còn được gọi là bạn
đọc hay độc giả. Trong những năm gần đây, khái niệm người đọc đã được mở
rộng, và được sử dụng cùng với thuật ngữ người dùng tin, người sử dụng thư
viện. Người đọc là đối tượng phục vụ của thư viện. Họ là những người sử
dụng thư viện và các nguồn lực có trong thư viện với các mục đích khác nhau.
Người đọc có thể bao gồm: các cá nhân hoặc một nhóm ngưịi của tập thể sử
dụng thư viện trên cơ sở đã được ghi nhận trong hồ sơ đăng ký người đọc của
thư viện. Người đọc trên thực tế có thể cịn là ngưịi mượn hoặc người dùng
tin tùy theo cách gọi trong các trường hợp cụ thể. Trong Thư viện học, ý
nghĩa cơ bản của khái niệm này thể hiện ở chỗ ngưòi đọc là đối tượng phục


7

vụ chủ yếu của thư viện dù thuộc bất cứ loại hình hay hệ thống thư viện nào.
Về mặt pháp lý người đọc là các cá nhân hay pháp nhân sử dụng các địch vụ
của thư viện. Theo quy định của từng nước, ngưịi đọc có những quyền lợi và
trách nhiệm nhất định khi sử dụng thư viện, ở Việt Nam, tại các thư viện hoạt
động bằng ngân sách của Nhà nước, người đọc được sử dụng tài liệu của thư
viện không phải trả tiền. Tuỳ thuộc vào các loại hình và đặc điểm của các thư

viện, người đọc có thể là người lớn, trẻ em, người khiếm thị và cả những
người đang bị phạt tù hoặc tạm giam. Theo quy định của Pháp lệnh Thư viện
của Việt Nam, người đọc phải có trách nhiệm chấp hành nội quy của thư viện,
bảo quản tài liệu, tham gia xây đựng, phát triển vốn tài liệu và chịu trách
nhiệm về những hành vi vi phạm trong việc sử dụng vốn tài liệu của thư viện.
Cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật của thư viện bao gồm các tòa nhà, trụ sở, địa
điểm diện tích dành cho thư viện với tồn bộ các trang thiết bị cần thiết.
Chúng có vai trò cực kỳ quan trọng.
Đối với tài liệu CSVCKT là nơi chứa đựng, tàng trữ và bảo quản tài liệu.
Đối với bạn đọc CSVCKT là nơi bạn đọc làm việc với các tài liệu, tiếp xúc
với các nguồn thông tin trong nước và thế giới, nơi gặp gỡ và trao đổi thông
tin với bạn bè đồng nghiệp, nơi sang tạo. Bạn đọc nhận được ngày càng nhiều
các tiện nghi trong q trình sử dụng thư viện và do đó chất lượng của họ làm
việc tại thư viện được nâng cao.
Đối với cán bộ TV CSVCKT là nơi học vận dụng kiến thức vào thực tiển
thực hiện các hoài bão ước mơ về nghề nghiệp. Cơ sở vật chất kỹ thuật có thể
khuyến khích hoặc kìm hãm nhiệt tình lao động, sức sáng tạo và cống hiến
của cán bộ thư viện. Một thư viện có cơ sở vật chất kỹ thuật tốt, các trang
thiết bị hiện đại sẽ giúp cán bộ thư viện tự hào hơn về công việc của mình,


8

cung cấp cho người dung những dịch vụ có chất lượng cao, đáp ứng các yêu
cầu của họ, tạo uy tín đối với bạn đọc và xã hội.
Sự tác động lẫn nhau giữa bốn yếu tố cấu thành thư viện thể hiện rõ
trong các hoạt động thực tiễn của thư viện.
Ngay cả trong thời đại điện tử, khi công nghệ tiên tiến mang lại những
thay đổi lớn trong cách tổ chức thư viện thì các yếu tố cấu thành thư viện vẫn

tồn tại và liên quan với nhau cực kỳ chặt chẽ, tạo nên sự vững chắc của thư
viện. Việc tự động hóa q trình thư viện khơng thể loại trừ yếu tố con người
mà chỉ thay đổi vai trò của họ. Chính các cán bộ thư viện là người điều khiển,
và hồn thiện q trình tự động hóa của thư viện.
1.2.2.3. Chức năng của thư viện
Chức năng văn hóa
Chức năng văn hóa của thư viện được thực hiện thơng qua việc lưu trữ,
bảo quản và phổ biến các giá trị văn hoá. Sách báo và tài liệu được coi là một
dạng di sản văn hoá thành văn. Khi tiến hành việc thu thập, bảo quản các tài
liệu cũng có nghĩa là thư viện đã tiến hành việc bảo quản di sản văn hoá của
quốc gia và nhân loại. Tất cả các thư viện vổi các loại hình khác nhau đều
quan tâm thực hiện chúc năng này. Điều này càng được thể hiện rõ trong một
số thư viện có quyền nhận lưu chiểu vàn hố phẩm (điển hình như Thư viện
Quốc gia). Trên một phương diện nào đó, thư viện đã được coi là “bộ nhớ”
của các quốc gia và của cả loài người. Thực tế ở Việt Nam và các nước trên
thế giới đã cho thấy từ lâu thư viện đã trở thành một trung tâm sinh hoạt văn
hoá tinh thần. Thư viện đã góp phần khơng nhỏ vào việc tuyên truyền các di
sản văn hoá, phổ biến kiến thức, thu hút nhiều đối tượng người đọc khác nhau
đến sử dụng. Thư viện là trung tâm sinh hoạt văn hoá của cộng đổng.
Chức năng giáo dục


9

Chức năng giáo dục của thư viện được thực hiện thông qua hoạt động
phục vụ nhu cầu đọc sách báo của người đọc và người dùng tin. Thông qua
hoạt động này, thư viện đă giúp cho người đọc và ngưòi dùng tin khơng
ngừng nâng cao hiểu biết, và góp phần tích cực vào việc nâng cao trình độ
dân trí của xã hội. Ngay từ thời kỳ phong kiến, ở Việt Nam và Trung Quốc,
thư viện đã được coi là một cơ quan giáo dục quan trọng. Không chỉ là nơi

đọc sách, trong một số thư viện còn tổ chức các lớp học. Người cán bộ giữ
thư viện không chỉ đơn thuần là người quản lý tài liệu và phục vụ nhu cầu đọc
sách mà còn là những người thầy dạy cho các môn đồ đến học.
Ở châu Âu, tại nhiều nước, thư viện đã được xem là cơ quan giáo dục
ngồi nhà trường. Thư viện đã góp một phần khơng nhỏ vào việc xố mù chữ
và nâng cao trình độ dân trí, giúp cho mọi ngưịi có thể tiến hành việc học
suốt đời, hướng tới xây dựng một xã hội học tập, hình thành nền kinh tế tri
thức.
Chức năng thơng tin
Chức năng thông tin được tiến hành vối việc chuyển giao thơng tin có
trong tài liệu tối bạn đọc thơng qua việc phục vụ các nhu cầu đọc sách báo.
Trong những nàm gần đây, chức năng thông tin của thư viện đặc biệt được
chú trọng. Từ quản trị tài liệu, các thư viện đã và đang chuyển sang quản trị
thông tin. Từ việc cung cấp tài liệu cho bạn đọc thư viện đã hướng tới việc
cung cấp thông tin. Các thư viện không chỉ dừng lại cung cấp thông tin thư
mục (thông tin về tài liệu) như trước đây mà đã quan tâm đến việc cung cấp
thông tin theo yêu cầu của bạn đọc và người đùng tin dưới các khổ mẫu khác
nhau. Điều này không chỉ được chú trọng trong các thư viện chuyên ngành,
thư viện các trường đại học, thư viện viện nghiên cứu... mà còn được triển
khai ở tất cả các thư viện khác. Trong Tuyên ngôn của UNESCO về thư viện
công cộng, thư viện công cộng cũng đã được xác định là: "trung tâm thông tin


10

địa phương tạo điều kiện cho người sử dụng của mình sự tiếp cận nhanh
chóng tới tri thức và thơng tin ở tất cả các dạng thức”. Việc áp dụng công
nghệ thông tin đã giúp các thư viện không ngừng phát triển các loại hình dịch
vụ khác nhau nhằm cung cấp thông tin cho bạn đọc. Bạn đọc, người dùng tin
đã nhận được thông tin từ các thư viện với nhiều dạng thức khác nhau như:

thông tin thư mục, thông tin dữ kiện, thơng tin điện tử...
Chức năng giải trí
Chức năng giải trí đã được thư viện đảm nhiệm bằng việc cung cấp các
tài liệu giúp cho bạn đọc có thể thư giãn giải trí sau những giờ lao động căng
thẳng. Có thể nói các thư viện đã tham gia và có những đóng góp tích cực vào
việc tổ chức sử dụng thời gian rỗi của nhân dân, đáp ứng nhu cầu giải trí, cho
phép người đọc sử dụng các loại sách báo, tài liệu và các phương tiện nghe
nhìn khác.
1.2.2.4. Các loại hình thư viện
Trong mấy thập niên trở lại đây, do thư viện ứng dụng công nghệ
thông tin và truyền thông nên đã xuất hiện nhiều tên gọi mới cho thư viện:
thư viện đa phương tiện, thư viện điện tử, thư viện lai, thư viện số, thư viện
ảo. Những tên gọi thư viện đó cùng vói thời gian đã có những thay đổi về
nội dung. Theo quan điểm của Philip Berker, trong bài viết “Thư viện điện tử hình ảnh của tương lai”, Philip Berker cho rằng tùy thuộc vào loại công nghệ
mới sẽ xuất hiện 4 loại hình thư viện mới sau:
- Thư viện đa phương tiện: Về cơ bản thư viện đa phương tiện sẽ giống
thư viện truyền thống, sẽ chứa sách cùng với thông tin được lưu giữ trên
video, băng video, đĩa compact, vi phim, đĩa video, phần mềm máy tính. Mặc
dù máy tính đã được sử dụng vào các thư viện này song chúng khơng thể tự
động hóa hồn tồn cơng tác thư viện …
- Thư viện điện tử: Dấu hiệu đặc trưng nhất của thư viện điện tử là sự


11

sử dụng chủ yếu các phương tiện điện tử (máy tính, tài liệu điện tử, các cơ sở
dữ liệu...) để tạo lập, lưu trữ và tìm kiếm thơng tin. Song, ở các thư viện
điện tử, sách vẫn tồn tại (vẫn chiếm phần lớn) trong vốn tài liệu, bên cạnh
các ấn phẩm điện tử.
- Thư viện số: Trong thư viện số, thông tin và tri thức được lưu trữ

dưới dạng điện tử số dù trên các phương tiện khác nhau (bộ nhớ điện tử,
đĩa quang, đĩa từ,..). Như vậy, ở thư viện số sẽ khơng có bất kỳ cuốn sách
nào.
- Thư viện ảo: Hệ thống thư viện ảo dựa trên công nghệ hiện thực ảo mà
dạng đơn giản nhất của nó là gặp mặt từ xa.
Từ các quan niệm trên, có thể đưa ra những phương án gọi tên các thư
viện mới như sau: Thư viện đa phương tiện/ thư viện truyền thống, thư
viện điện tử/ thư viện lai, thư viện số, thư viện ảo/ thư viện trên mây.
1.3. Một số văn bản pháp luật quy định quản lý tài liệu trên tàu
1.3.1. Solas 1974 (Sửa đổi, hợp nhất năm 2010) [9]
Ấn phẩm này bao gồm nội dung hợp nhất của Công ước SOLAS 1974,
Nghị định thư 1988 của SOLAS và tất cả các bổ sung sửa đổi sau đó đến văn
bản cuối cùng do thư ký IMO biên soạn, với mục dích dễ dàng cho việc tham
khảo những quy định của SOLAS có hiệu lực áp dụng từ 01 tháng 07 năm
2010.
Nội dung ấn phẩm được chia làm hai phần:
Phần 1: Bao gồm các điều khoản, các quy định và giấy chứng nhận của
Công ước SOLAS 1974 và Nghị định thư 1988; và
Phần 2: Bao gồm nội dung của Nghị quyết A.883 (21) về việc áp dụng
toàn cầu và thống nhất hệ thống hài hòa và kiểm tra chứng nhận (HSSC);
danh mục các giấy chứng nhận, hồ sơ phải được lưu trữ trên tàu và danh mục


12

các Nghị quyết của hội nghị Chính phủ ký kết Công ước Solas và nội dung
quy định 12-2, Chương II-1 của Cơng ước SOLAS.
Theo SOLAS, chương V về An tồn Hàng hải, quy định 27 về hải đồ và
ấn phẩm hàng hải: “Tàu phải trang bị và cập nhật đầy đủ các tài liệu và ấn
phẩm bao gồm: Hải đồ, hàng hải chỉ nam, danh mục tín hiệu đèn và sương

mù; thông báo hàng hải; lịch thủy triều; và tất cả các ấn phẩm hàng hải cần
thiết khác cho chuyến đi đã định”.
1.3.2. Bộ luật Quản lý an toàn Quốc tế (ISM) [7]
Mục đích của Bộ luật này là đưa ra một tiêu chuẩn quốc tế cho sự quản
lý và hoạt động an toàn của tàu và cho sự ngăn ngừa ô nhiễm.
Ðại hội đồng đã thông qua Nghị quyết A.443 (XI) trong đó khuyến nghị
các Chính phủ áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo vệ thuyền trưởng trong
việc thực thi trách nhiệm chính đáng của mình đối với vấn đề an tồn hàng hải
và bảo vệ mơi trường biển.
Ðại hội đồng cũng đã thông qua nghị quyết A.680 (17) trong đó cơng
nhận thêm sự cần thiết có một tổ chức quản lý thích hợp để đảm bảo tổ chức
này đáp ứng được sự cần thiết của việc quản lý trên tàu để đạt được và duy trì
các tiêu chuẩn cao về an tồn và bảo vệ mơi trường.
Nhận thấy rằng khơng có hai cơng ty tàu biển hoặc hai chủ tàu giống
nhau, và rằng các tàu hoạt động dưới một phạm vi rộng lớn của các điều kiện
khác nhau, nên Bộ luật này được xây dựng trên các nguyên tắc và các mục
tiêu chung.
Bộ luật này được diễn đạt theo những thuật ngữ khái quát để nó có khả
năng áp dụng rộng rãi. Tuy nhiên, mức độ khác nhau của sự quản lý, dù ở trên
bờ hay trên biển, sẽ yêu cầu các mức độ kiến thức và nhận thức khác nhau về
các điều khoản đã được nêu ra.