Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng erp tại công ty cổ phần dược trang thiết bị y tế bình định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐƠNG Á

LÊ THỊ DIỆU LOAN

HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN
TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CƠNG TY
CỔ PHẦN DƯỢC – TRANG THIẾT BỊ Y TẾ
BÌNH ĐỊNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Bắc Ninh – Năm 2018


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐƠNG Á

LÊ THỊ DIỆU LOAN

HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN
TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CƠNG TY
CỔ PHẦN DƯỢC – TRANG THIẾT BỊ Y TẾ
BÌNH ĐỊNH

Chuyên ngành: KẾ TOÁN
Mã số: ……………

LUẬN VĂN THẠC SỸ KẾ TOÁN
Người hướng dẫn khoa học:
PGS.TS. ĐINH TRỌNG THỊNH

Bắc Ninh – Năm 2018


i

LỜI CAM ĐOAN
“Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty
cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định” là cơng trình nghiên cứu khoa học, độc
lập của tơi.
Mọi kết quả trình bày trong luận văn là trung thực và chưa được ai cơng bố
trong bất cứ một cơng trình nào khác.
Bắc Ninh, ngày 14 tháng 6 năm 2018
Tác giả luận văn

Lê Thị Diệu Loan


ii

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn PGS. TS. Đinh Trọng Thịnh người đã trực tiếp
hướng dẫn, chỉ bảo tận tình giúp tơi hồn thành luận văn này.
Tơi xin trân trọng cảm ơn Thầy Cô trường Đại học Công nghệ Đông Á, khoa
sau Đại học là cơ sở đào tạo, đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ Tơi trong suốt thời
gian nghiên cứu hồn thành Luận văn.
Xin chân thành cảm ơn tập thể CBCNV Công ty Cổ phần Dược Trang thiết bị
Y Tế Bình Định đã giúp Tơi có nguồn tư liệu phục vụ cho việc thực hiện Luận văn
Bắc Ninh, ngày 14 tháng 6 năm 2018
Tác giả luận văn

Lê Thị Diệu Loan


iii

MỤC LỤC
Trang
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................... i
LỜI CẢM ƠN .................................................................................................... ii
MỤC LỤC ......................................................................................................... iii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ......................................................................... viii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH ..................................................... x
MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ......... 5
1.1. Tổng quan về ERP ....................................................................................... 5
1.1.1. Khái niệm ERP ......................................................................................... 5
1.1.2. Thành phần ERP ....................................................................................... 5
1.1.2.1. Phân hệ Tài chính kế tốn ...................................................................... 5
1.1.2.2. Phân hệ kế tốn quản trị chi phí chung và phân tích lợi nhuận .............. 6
1.1.2.3. Phân hệ Quản lý mua hàng .................................................................... 7
1.1.2.4. Phân hệ Quản trị kho chi tiết ................................................................. 7
1.1.2.5. Phân hệ Quản lý bán hàng ..................................................................... 7
1.1.2.6. Phân hệ Quản trị sản xuất ...................................................................... 7
1.1.2.7. Phân hệ Quản trị chất lượng ................................................................... 7
1.1.2.8. Phân hệ Quản lý bảo trì bảo dưỡng máy móc, thiết bị ............................ 8
1.1.2.9. Phân hệ Quản trị nghiên cứu & phát triển ............................................. 8
1.1.2.10. Phân hệ Quản lý nhân sự - tiền lương .................................................. 8
1.1.2.11. Hệ thống Báo cáo thông minh .............................................................. 8

1.1.3. Chức năng của ERP .................................................................................. 8
1.1.4. Lợi ích khi sử dụng ERP .......................................................................... 9
1.1.4.1. Đối với bản thân doanh nghiệp .............................................................. 9
1.1.4.2. Đối với nhà quản lý ............................................................................... 9
1.1.4.3. Đối với các nhân viên ............................................................................ 9


iv

1.2. Tổng quan về tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP .... 9
1.2.1. Khái niệm ................................................................................................. 9
1.2.2. Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại
các doanh nghiệp ...............................................................................................10
1.2.3. Ngun tắc tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng ERP tại các
doanh nghiệp .....................................................................................................10
1.2.4. Yêu cầu tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP tại các
doanh nghiệp .....................................................................................................11
1.3. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP ............12
1.3.1. Xác định yêu cầu thông tin ......................................................................12
1.3.2. Xây dựng danh mục đối tượng kế toán ....................................................12
1.3.3. Tổ chức vận dụng và thực hiện chế độ chứng từ kế toán .........................13
1.3.4. Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế tốn .............................................13
1.3.5. Tổ chức lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán phù hợp ......................14
1.3.6. Tổ chức áp dụng chế độ sổ kế tốn ..........................................................15
1.3.7. Tổ chức cơng tác lập và phân tích Báo cáo tài chính ...............................15
1.3.8. Tổ chức kiểm kê tài sản ...........................................................................16
1.3.9. Tổ chức công tác kiểm tra kế tốn ...........................................................16
1.3.10. Tổ chức cơng tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin ..................17
1.3.11. Tổ chức bộ máy kế toán và cơ cấu bộ máy kế toán ...............................19
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ..................................................................................20

Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG
ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC –
TRANG THIẾT BỊ Y TẾ BÌNH ĐỊNH .........................................................24
2.1. Tổng quan về Cơng ty cổ phần Dược – Trang thiết bị y tế Bình Định .................. 24
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ...........................................................24
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ...............................................................................25
2.1.2.1. Chức năng .............................................................................................25
2.1.2.2. Nhiệm vụ ..............................................................................................25


v

2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh .......................................25
2.1.3.1. Đặc điểm về vốn của Công ty ...............................................................25
2.1.3.2. Đặc điểm về sản phẩm ..........................................................................26
2.1.3.3. Đặc điểm về hệ thống phân phối ..........................................................27
2.1.4. Tổ chức Bộ máy quản lý của Công Ty ....................................................27
2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn ..........................................................29
2.1.5.1. Mơ hình tổ chức Bộ máy kế toán ..........................................................29
2.1.5.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty ........................................31
2.1.6. Tổng quan triển khai phần mềm SAP ERP tại Công ty Cổ phần Dược –
Trang thiết bị Y tế Bình Định ............................................................................33
2.1.6.1. Đối tác triển khai ..................................................................................33
2.1.6.2. Phương pháp luận triển khai SAP ERP tại BIDIPHAR ........................34
2.1.6.3. Tổ chức quản trị Dự án SAP ERP tại BIDIPHAR ................................34
2.1.6.4. Các phân hệ SAP ERP triển khai tại BIDIPHAR .................................35
2.2. Tình hình thực tế tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP tại
Cơng ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định ...................................36
2.2.1. Tổng quan tổ chức phân hệ kế toán của SAP ERP tại Công ty Cổ phần
Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định ...............................................................36

2.2.1.1. Tổng quan tổ chức phân hệ kế tốn ......................................................36
2.2.1.2. Năm tài chính .......................................................................................37
2.2.1.3. Đồng tiền hạch toán ..............................................................................37
2.2.1.4. Danh mục Posting Key sử dụng ...........................................................38
2.2.1.5. Danh mục lý do hủy .............................................................................38
2.2.1.6. Hệ thống chứng từ, danh mục loại giao dịch ........................................38
2.2.1.7. Hệ thống tài khoản ................................................................................39
2.2.1.8. Hệ thống sổ sách, báo cáo .....................................................................40
2.2.2. Thực trạng ứng dụng ERP trong tổ chức công tác kế tốn tại Cơng ty Cổ
phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định ......................................................40
2.2.2.1. Thực trạng ứng dụng ERP vào các phần hành kế toán .........................40


vi

2.2.2.2. Thực trạng tổ chức công tác quản trị người dùng và bảo mật thơng tin .53
2.3. Đánh giá tình hình tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP
tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định ...............................58
2.3.1. Những thuận lợi của tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng
ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định ......................58
2.3.2. Những khó khăn của tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng
ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị y tế Bình Định .......................59
2.3.3. Đánh giá những kết quả đạt được về việc tổ chức công tác kế tốn trong
điều kiện ứng dụng ERP tại Cơng ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị y tế Bình
Định ...................................................................................................................59
2.3.4. Đánh tồn tại và nguyên nhân về việc tổ chức cơng tác kế tốn trong điều
kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị y tế Bình Định 61
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ..................................................................................63
Chương 3. GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN
TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC

– TRANG THIẾT BỊ Y TẾ BÌNH ĐỊNH ......................................................64
3.1. Sự cần thiết hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng
ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định ......................64
3.2. Một số giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng
dụng ERP tại Cơng ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định .............65
3.2.1. Giải pháp về hoàn thiện ứng dụng ERP cho phần hành Kế toán Tiền lương
............................................................................................................................65
3.2.1.1. Cơ sở giải pháp .....................................................................................65
3.2.1.2. Nội dung giải pháp ...............................................................................65
3.2.1.3. Kết quả dự kiến ....................................................................................69
3.2.2. Giải pháp về hồn thiện tổ chức cơng tác quản trị người dùng và bảo mật
thông tin ............................................................................................................70
3.2.2.1. Cơ sở giải pháp .....................................................................................70
3.2.2.2. Nội dung giải pháp ...............................................................................71


vii

3.2.2.3. Kết quả dự kiến ....................................................................................73
3.3. Điều kiện thực hiện giải pháp .....................................................................73
3.3.1. Về phía Cơng ty .......................................................................................73
3.3.2. Về phía Nhà nước ....................................................................................74
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ..................................................................................75
KẾT LUẬN ......................................................................................................76
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


viii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Tên viết tắt

Tên đầy đủ, ý nghĩa

AA

Fix Asset Accounting - Phân hệ kế toán tài sản cố định

AP

Accounts Payable - Phân hệ kế toán phải trả

AR

Accounts Receivable - Phân hệ kế toán phải thu

ASAP

AcceleratedSAP - Lộ trình triển khai SAP

BCTC

Báo cáo Tài chính

BGĐ

Ban Giám đốc

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BIDIPHAR

Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định

BOBJ

Business Objects business Intelligence - Hệ thống báo cáo thơng
minh

BTC

Bộ Tài chính

CBCVN

Cán bộ cơng nhân viên

CCDU

Cơng cụ dụng cụ

CM

Cash Management - Phân hệ quản lý quản lý tiền mặt và tiền gửi
ngân hàng

CN

Chi nhánh

CNTT

Công nghệ thông tin

CO

Cotrolling - Kế tốn quản trị

CP

Chính phủ

CSDL

Cơ sở dữ liệu

ĐHĐCĐ

Đại hội đồng cổ đông

DN

Doanh nghiệp

ERP

Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định nguồn nhân

lực doanh nghiệp

FI

Financials – Kế tốn Tài chính

GL

General Ledger - Phân hệ kế toán tổng hợp


ix

HR-PR

MM-Pur

Human Resource and Payroll - Phân hệ hệ Quản lý nhân sự Tiền lương
Material Management – Purchasing - Phân hệ hệ Quản lý mua
hàng

NCC

Nhà cung cấp

OM

Overhead cost controlling - Kế tốn quản trị chi phí chung

PA

Profitability Analysis - Kế tốn quản trị phân tích lợi nhuận

PM

Plant Maintenance - Phân hệ Quản lý bảo trì bảo dưỡng máy
móc, thiết bị

PP

Production Planning - Phân hệ Quản trị sản xuất

QM

Quality Management - Phân hệ Quản trị chất lượng

R&D

Research and Development - Phân hệ Quản trị nghiên cứu &
phát triển

SD

Sales Distribution- Phân hệ Quản lý bán hàng

TK

Tài khoản

TP

Thành phố

TSCĐ

Tài sản cố định

WM

Warehouse Management - Phân hệ Quản trị kho chi tiết

XDCBDD

Xây dựng cơ bản dở dang


x

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Trang
Bảng 2.1: Tóm tắt Q trình hình thành và phát triển của BIDIPHAR..............22
Bảng 2.2: Các phân hệ triển khai theo giai đoạn 1 tại BIDIPHAR ....................36
Bảng 2.3: Bảng loại tiền tệ sử dụng trong hạch toán tại BIDIPHAR .................37
Bảng 2.4: Bảng lý do hủy chứng từ trên SAP ERP ............................................38
Bảng 2.5: Danh mục hệ thống chứng từ kế toán phân hệ CO ............................39
Bảng 3.1: Module Quản lý tính lương thơng thường trên SAP ERP do FPT triển
khai ....................................................................................................................69

DANH MỤC HÌNH
Trang

Hình 2.1: Các giai đoạn triển khai dự án SAP ERP tại BIDIPHAR ..................34
Hình 2.2: Tổ chức dự án SAP ERP tại BIDIPHAR ...........................................35
Hình 2.3: Tổng quan phân hệ kế toán của SAP ERP tại BIDIPHAR .................37

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Trang
Sơ đồ 1.1 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy ..........................15
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của BIDIPHAR ..............................27
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của BIDIPHAR .........................................29
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung trên máy tính
của BIDIPHAR ..................................................................................................32
Sơ đồ 2.4: Quy trình tổng thể của phân hệ Kế tốn quản trị ..............................51
Sơ đồ 3.1: Quy trình Nhân sự - Tiền lương đề xuất cho BIDIPHAR ................67


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trên thế giới, hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộ giải
pháp hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise Resource
Planning) cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh. Qua thực tế kiểm nghiệm, ERP
được đánh giá cao trong việc giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả, ERP
là lĩnh vực có nhiều tiềm năng phát triển, việc triển khai thành cơng ERP sẽ tiết kiệm chi
phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
Trong điều kiện Việt Nam đang ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế
giới thì ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác kế toán là một trong những
yếu tố rất quan trọng để tạo nên sức mạnh cho các doanh nghiệp. Để kế toán đáp ứng
được yêu cầu quản lý mới của nền kinh tế cần phải thiết lập và đưa vào vận hành một hệ
thống kế tốn doanh nghiệp thích ứng với tiến trình hội nhập, theo thơng lệ quốc tế và

phù hợp với Luật kế toán.
Nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng
phát triển của Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định, tháng 6 năm 2014
BIDIPHAR khởi động triển khai hệ thống phần mềm SAP ERP. SAP ERP là hệ thống
quản trị hàng đầu thế giới được phát triển bởi hãng phần mềm SAP của Đức - đã được xây
dựng và tích hợp những quy trình quản lý tiên tiến thế giới, chuẩn mực, chuyên sâu và
phù hợp ngành dược.
Xuất phát từ việc đầu tư ứng dụng hệ thống phần mềm ERP, vấn đề đặt ra là ứng
dụng ERP vào tổ chức công tác kế toán như thế nào cho hợp lý, khoa học và hiệu quả đối
với công tác quản trị doanh nghiệp, đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý vĩ mô của
Nhà nước. Vì vậy tác giả đã quyết định chọn nghiên cứu đề tài “Hồn thiện tổ chức cơng
tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP tại Cơng ty Cổ phần Dược – Trang thiết
bị Y tế Bình Định” cho luận văn Thạc sỹ của mình.
2. Tổng quan các cơng trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Về mặt cơ sở lý luận, đã có rất nhiều giáo trình, ấn phẩm liên quan đến nội dung này đã
trình bày tương đối đầy đủ, mạch lạc và rõ ràng như: Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn
Bộ mơn Hệ thống thơng tin kế tốn, Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh (2012), Nhà xuất bản
Phương Đơng; Bộ mơn Hệ thống thơng tin kế tốn, Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh (2012),


2
Tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp, Nhà xuất bản Phương Đông; Bùi Quang Hùng
(2012), Bài giảng cao học chun đề 4 “Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng
phần mềm kế toán”, Đại học kinh tế TP. Hồ Chí Minh [3], [4], [9].
Cũng có nhiều nghiên cứu về ERP trên thế giới. Các bài nghiên cứu này có thể được
phân thành các nhóm: Triển khai hệ thống ERP, Sử dụng ERP, Mở rộng chức năng ERP,
Giá trị ERP, Khuynh hướng và kỳ vọng, Đào tạo và huấn luyện. Ở Việt Nam các bài
nghiên cứu được đăng tải trên tạp chí về ERP khơng nhiều, chủ yếu là các bài viết về kinh
nghiệm triển khai ERP, nhưng nghiên cứu về giai đoạn sử dụng ERP lại không nhiều.
Liên quan đến vấn đề chất lượng thông tin kế tốn tại các doanh nghiệp Việt Nam

có: Nguyễn Bích Liên (2012), “Xác định và kiểm soát các nhân tố Ảnh hưởng chất lượng
thơng tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực DN (ERP)
tại các DN Việt Nam”, Luận án tiến sĩ, Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh. Luận án tiếp
cận giải quyết vấn đề chất lượng thơng tin trên góc độ của quy trình tạo lập thơng tin chứ
khơng phải góc độ của người sử dụng thông tin ra quyết định. Về phạm vi ứng dụng ERP
luận án chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu ERP ứng dụng tại các doanh nghiệp của Việt Nam
nói chung mà chưa đề cập đến một ngành nghề hay một doanh nghiệp cụ thể [10].
Nghiên cứu về tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng Công nghệ thông
tin tại các DN chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Định có Đào Nhật Minh (2013), “Nhận
dạng các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành cơng của q trình tổ chức cơng tác kế tốn
trong điều kiện ứng dụng Cơng nghệ thơng tin tại các DN chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh
Bình Định”, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh. Trên cơ sở vận
dụng các phương pháp nghiên cứu, phân tích, đề tài đã hồn thành các mục tiêu đề ra:
khái quát các khái niệm, lý thuyết về q trình tổ chức cơng tác kế toán trong điều kiện
ứng dụng CNTT, các yếu tố đánh giá và các yếu tố ảnh hưởng sự thành công của q trình
này; xây dựng mơ hình nghiên cứu, câu hỏi, giả thiết nghiên cứu, tiến hành khảo sát và
nhận diện được các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành cơng của q trình tổ chức cơng tác kế
tốn trong điều kiện ứng dụng Công nghệ thông tin tại các DN chế biến gỗ trên địa bàn
tỉnh Bình Định. Trong phạm vi đề tài, tác giả chủ động đưa ra một số kiến nghị trên cơ sở
kết quả phân tích được để giúp các DN chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Định có thể tin
học hóa cơng tác kế tốn thành cơng [11].
Nghiên cứu về BIDIPHAR đã có một số tác giả như: Hoàng Thị Ngọc Ánh


3
(2014),“Tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ
phần Dược -TTB Y tế Bình Định”, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Đại học Quy Nhơn với đề tài
này tác giả chỉ gói gọn ở việc trình bày cơ sở lý luận kết hợp với nghiên cứu thực trạng về
tổ chức thông tin kế tốn trong chu trình bán hàng và thu tiền tại BIDIPHAR từ đó đề xuất
giải pháp pháp cải tiến việc tổ chức thơng tin kế tốn trong các quy trình xử lý đơn hàng,

quy trình lập hóa đơn, quy trình giao hàng, quy trình thu hồi cơng nợ…, chuẩn hóa cơ sở
dữ liệu, hồn thiện bộ mã, để hoạt động bán hàng và thu tiền tại công ty mang lại hiệu quả
cao hơn; Đỗ Anh Vũ (2014),“Giải pháp nâng cao kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất
lượng thơng tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng ERP tại Cơng ty Dược - Trang thiết bị
y tế Bình Định, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Trường Đại học Quy Nhơn luận văn đề cập đến
vấn đề ứng dụng ERP tại BIDIPHAR ở góc độ các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng
thơng tin kế tốn từ đó đề xuất giải pháp nâng cao kiểm soát các nhân tố này đảm bảo chất
lượng thơng tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng ERP. Như vậy trong thời gian qua đã
có nhiều đề tài nghiên cứu về BIDIPHAR nhưng khơng có đề nào liên quan trực tiếp đến
vấn đề hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP tại BIDIPHAR.
Chính vì vậy việc nghiên cứu này mang nhiều ý nghĩa lý luận và thực tiễn [1], [14].
Về mặt lý luận, đề tài hệ thống hóa, làm rõ những vấn đề có tính chất lý luận về hệ
thống ERP, cơng tác tổ chức kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP.
Về mặt thực tiễn, đề tài phân tích đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế toán
trong điều kiện ứng dụng ERP tại BIDIPHAR đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm
hồn thiện cơng tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại đơn vị.
3. Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu các lý luận về tổ chức công tác kế tốn, hệ thống thơng tin kế
tốn, ERP, phát huy các ưu điểm của ERP: tích hợp và tự động hóa các chức năng chính
của một tổ chức, tạo điều kiện cho dịng chảy thơng tin giữa các chức năng khác nhau của
doanh nghiệp, đồng thời cũng cho phép chia sẻ thông tin giữa các đơn vị cùng tổ chức
nhưng khác nhau về vị trí địa lý. Qua đó ứng dụng vào tình hình thực tế tại BIDIPHAR .
Giải pháp có hiệu quả là cơng cụ hỗ trợ BIDIPHAR phát triển bền vững.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• Đối tượng nghiên cứu là tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại
BIDIPHAR.


4
• Phạm vi nghiên cứu là tổ chức cơng tác kế tốn và hệ thống thơng tin kế tốn tại

BIDIPHAR giai đoạn từ năm 2015 đến 2017.
5. Phương pháp nghiên cứu đề tài
Đề tài sử dụng hai phương pháp chính là phương pháp định tính và phương pháp
phân tích tổng hợp để phân tích giải quyết vấn đề cần nghiên cứu [13].
6. Ý nghĩa đề tài nghiên cứu
- Đề tài đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận về ERP, tổ chức cơng tác kế tốn
trong điều kiện ứng dụng ERP trong doanh nghiệp.
- Đề tài đánh giá được thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng
ERP tại BIDIPHAR. Đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện những tồn tại
trong tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị.
7. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, phụ lục và danh
mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu gồm 3 chương chính sau:
• Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng
ERP trong doanh nghiệp.
• Chương 2: Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP tại
Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định.
• Chương 3: Giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng
ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định.


5

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Tổng quan về ERP
1.1.1. Khái niệm ERP
Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP, trong phạm vi bài viết này sẽ nêu

ra theo cách đơn giản nhất để có thể hình dung về ERP.
ERP là phần mềm được thiết kế để tích hợp các thơng tin được sử dụng bởi tất cả
các chức năng của một doanh nghiệp thành một cơ sở dữ liệu duy nhất để sắp xếp hợp lý
các quy trình kinh doanh cho doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là phần mềm phục vụ tin
học hóa tổng thể doanh nghiệp [15].
Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP
• E: Interprise (Doanh nghiệp).
• R: Resource (Tài nguyên). Trong công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần
mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được.
• P: Planning (Hoạch định), là một khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh.
Như vậy, ERP (InterpriseResource Planning) được định nghĩa là một hệ thống ứng
dụng phần mềm đa phân hệ - Multi Module Software Application - tích hợp theo một kiến
trúc tổng thể giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp.
Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống “phần mềm sống” có thể mở rộng và
phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà khơng làm ảnh hưởng đến
cấu trúc của chương trình. Và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến
trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.
1.1.2. Thành phần ERP
Một đặc điểm quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp là
một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng
quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên. Một
số phân hệ chính của ERP như sau:
1.1.2.1.

Phân hệ Tài chính kế tốn

Với vai trị là trung tâm lưu trữ các thơng tin về tài chính kế tốn của tồn bộ hệ
thống, giải pháp quản lý tài chính kế tốn quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến kế toán,

6
từ dòng lưu chuyển tiền tệ, tài sản cố định, kế tốn tổng hợp, lập các báo cáo tài chính.
Với giải pháp này, các giao dịch kế tốn được tích hợp với các phân hệ quản lý khác như
Quản lý kho, quản lý mua hàng hoá – vật tư, quản lý bán hàng,… khi các giao dịch tác
nghiệp xảy ra thì các bút tốn hạch tốn tương ứng như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân
hệ quản lý kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua
hàng), kế tốn chi phí giá thành được tạo ra tự động và ghi vào các sổ phụ kế tốn. Do
vậy, doanh nghiệp có tất cả các thông tin cần thiết để lập kế hoạch tài chính chính xác, ra
quyết định xử lý kịp thời và thích hợp.
Cuối kì, cán bộ có trách nhiệm phải thực hiện việc đóng sổ tại phân hệ Sổ cái tổng
hợp để hồn tất việc quyết tốn cho kì đó. Phân hệ này cung cấp các báo cáo theo quy
định của Nhà nước cũng như các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Phân hệ Tài chính Kế tốn bao gồm một số tiểu phân hệ như:
a. Phân hệ quản lý quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Giúp doanh nghiệp quản lý tốt
việc thu chi tiền, in mẫu phiếu thu, mẫu phiếu chi, sổ tiền mặt, nhật ký thu tiền, nhật ký
chi tiền theo đúng quy định.
b. Phân hệ hệ kế toán phải thu: Cho phép quản lý công nợ phải thu theo từng đơn hàng,
quản lý doanh thu bán hàng và quản lý hạn nợ.
c. Phân hệ kế toán phải trả: Cho phép quản lý, thực hiện các nghiệp vụ quản lý cơng nợ
nhà cung cấp theo từng tiêu chí và quản lý hạn nợ.
d. Phân hệ kế toán tài sản cố định: Quản lý dễ dàng việc nhập mua tài sản, tự chế tạo tài
sản, khấu hao tài sản, đánh giá tài sản, chuyển đổi tài sản và thanh lý tài sản.
e. Phân hệ kế toán tổng hợp: Cho phép tạo và quản lý các phiếu kế toán tổng hợp. Cho
phép thêm bớt và định nghĩa công thức tại các chỉ tiêu trên các mẫu biểu của báo cáo
tài chính.
1.1.2.2. Phân hệ kế tốn quản trị chi phí chung và phân tích lợi nhuận
• Cho phép lập và quản trị theo các dịng chi phí của các đơn vị và tồn cơng ty.
• Lên báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết chi phí theo từng đơn vị hoặc tồn cơng ty theo
từng kỳ.
• Lên báo cáo dịng chi phí theo dạng ma trận. Cho phép người sử dụng báo cáo có

cái nhìn đa chiều về các khoản phí trong từng đơn vị hay tồn cơng ty.
• Kế hoạch doanh thu – Chi phí – Lợi nhuận


7
• Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu – chi phí – lợi nhuận
• Lập kế hoạch dòng tiền hàng tháng, quý, năm trong hoạt động của Cơng ty (có
tính đến việc cân đối nguồn trả nợ vay).
• Các báo cáo: Bảng kế hoạch dịng tiền tháng, quý, năm, kế hoạch chi tiết các
khoản công nợ phải thu, kế hoạch chi tiết các khoản công nợ phải trả.
1.1.2.3. Phân hệ Quản lý mua hàng
Quản lý và theo dõi tình hình mua hàng về số lượng, giá trị hàng nhập, hàng xuất trả
lại nhà cung cấp, tính và phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua cho từng mặt hàng.
1.1.2.4. Phân hệ Quản trị kho chi tiết
Quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa vật tư ả về số lượng và giá trị đồng thời nhận
số liệu từ phân hệ quản lý mua hàng và quản lý bán hàng, từ đó đưa ra thơng tin chính
xác để kiểm sốt lượng hàng hóa tồn kho, mức tồn kho tối thiểu, tối đa và tồn theo từng
phiếu nhập.
1.1.2.5. Phân hệ Quản lý bán hàng
Quản lý và theo dõi tình hình bán hàng, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả
năng thực hiện đúng hạn các đơn hàng của khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng
đến thu tiền, góp phần làm giảm các chi phí bán hàng và thực hiện đơn hàng.
Cho phép quản lý các quy trình bán hàng; Báo cáo phân tích tình hình bán hàng đa
dạng và có thể tùy chọn theo nhiều tiêu thức khác nhau như theo hóa đơn, theo mặt hàng,
theo khách hàng, nhóm khách hàng, so sánh giữa các thời kỳ, theo hợp đồng, thương vụ,
theo nhân viên hoặc bộ phận bán hàng, theo các mức giá bán giúp cho nhà quản lý luôn
nắm bắt và chủ động về tình hình bán hàng của đơn vị.
1.1.2.6. Phân hệ Quản trị sản xuất
Theo dõi tiến độ sản xuất của từng lệnh/lô sản xuất, tổ chức thống kê và ghi nhận
tiêu hao nguyên vật liệu, chi phí, thời gian sản xuất, ghi nhận lượng bán thành phẩm cũng

như thành phẩm hồn thành tại từng cơng đoạn, từng lệnh/lơ sản xuất. Đây cũng chính là
cơ sở cho việc tính giá thành sản xuất, phân tích tiêu hao, tính hiệu quả sản xuất. Ngồi ra
cịn có chức năng quản lý chất lượng, hỗ trợ việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới
thơng qua q trình sản xuất thử.
1.1.2.7. Phân hệ Quản trị chất lượng


8
Phân hệ quản trị chất lượng cho phép doanh nghiệp thực hiện quản lý và thực hiện
các nội dung như: Quản trị chất lượng mua hàng; Quản trị chất lượng sản xuất; Khai báo
chuẩn kiểm nghiệm, cơng thức hóa học; Khai báo chỉ tiêu kiểm nghiệm; QC kiểm
nghiệm; QA duyệt phiếu; Kiểm nghiệm lại, kiểm định tính; Định mức hóa chất, kho hóa
chất; Đánh giá Nhà cung cấp/Nhà sản xuất; Hệ thống báo cáo, mẫu phiếu in.
1.1.2.8. Phân hệ Quản lý bảo trì bảo dưỡng máy móc, thiết bị
Phân hệ Quản lý bảo trì bảo dưỡng máy móc, thiết bị hỗ trợ doanh nghiệp chủ động
trong việc lên kế hoạch và thực hiện duy tu, bảo dưỡng thiết bị, nhà xưởng, máy móc, xe
cộ… Cơng tác duy tu, bảo dưỡng được thực hiện tốt hơn sẽ giúp tăng tuổi thọ của tài sản,
đảm bảo tính an tồn và độ tin cậy của máy móc, thiết bị. Yêu cầu phân hệ bảo trị bảo
dưỡng thiết bị máy móc gồm: Lịch trình bảo trì, bảo dưỡng thiết bị máy móc; Chi phí bảo
trì bảo dưỡng; Kế hoạch bảo trì bảo dưỡng.
1.1.2.9. Phân hệ Quản trị nghiên cứu & phát triển
Phân hệ Quản trị nghiên cứu & phát triển gồm những chức năng: Quản lý nghiệp vụ
R&D; Quản lý hồ sơ kỹ thuật sản phẩm; Quản lý sản xuất thử; Quản lý chiết tính giá
thành; Bảo mật mã NVL, cơng thức nghiên cứu; Tham chiếu thông tin nghiên cứu cho sản
phẩm; Hệ thống phiếu in; Hệ thống các báo cáo.
1.1.2.10. Phân hệ Quản lý nhân sự - tiền lương
Phân hệ Quản trị nhân sự - Tiền lương sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn
nhân lực của mình. Cung cấp các cơng cụ để gắn người lao động với các mục tiêu của tổ
chức, hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, lương.
1.1.2.11. Hệ thống Báo cáo thông minh

Là một bộ các ứng dụng lập báo cáo phân tích nhằm đem lại những thơng tin kịp
thời, chính xác cho các cấp lãnh đạo, các cán bộ quản lý và tác nghiệp.
1.1.3. Chức năng của ERP
Chức năng của một hệ thống ERP thường được hiểu là những quy trình kinh doanh
thơng thường. Một vài chức năng chính của hệ thống ERP:
• ERP tính tốn và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• ERP hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản
xuất kinh doanh.


9
• ERP tạo ra liên kết chặt chẽ giữa các phịng ban và bộ phận trong Cơng ty hình
thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ để thành viên trong cơng ty tn theo.
1.1.4. Lợi ích khi sử dụng ERP
1.1.4.1. Đối với bản thân doanh nghiệp
Thứ nhất là áp dụng ERP giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ.
Thứ hai là tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp: việc cung cấp và sử dụng
thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan trọng trong nền kinh tế đầy cạnh
tranh hiện nay.
Thứ ba là tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng. Việc sử
dụng các thành tựu CNTT nói chung và ERP nói riêng trong quản lý giúp các doanh
nghiệp tăng khả năng thích nghi với thị trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ
cho khách hàng, tăng khả năng tiếp cận với thị trường và khách hàng.
1.1.4.2. Đối với nhà quản lý
Thứ nhất là tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng
các công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực
hiện cơng việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.
Thứ hai là tăng cường khả năng quản lý chi phí, giảm giá thành, nâng cao hiệu quả
sản xuất, kinh doanh.

Thứ ba là sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất
kinh doanh.
1.1.4.3. Đối với các nhân viên
Thứ nhất là phân tích đánh giá thơng tin chính xác, kịp thời thơng qua hệ thống các
giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định.
Thứ hai là thực hiện tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa.
Thứ ba là nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc
trong cơng việc; tăng cường khả năng làm việc nhóm, cá nhân trong quy trình cơng việc,
theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rất cần.
1.2. Tổng quan về tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP
1.2.1. Khái niệm
Theo Luật Kế tốn, “tổ chức cơng tác kế toán là việc tổ chức thực hiện các chuẩn
mực và chế độ kế tốn để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh


10
doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu kế tốn,
cung cấp thơng tin tài liệu kế tốn và các nhiệm vụ khác của kế toán” [12].
Do vậy, việc tổ chức cơng tác kế tốn khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp không
những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hố thơng tin kế tốn đầy đủ, kịp thời, đáng
tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính mà cịn giúp doanh nghiệp quản lý
chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của
doanh nghiệp.
1.2.2. Sự cần thiết tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP tại các
doanh nghiệp
Sự phát triển nhanh chóng và đa dạng của hoạt động kinh doanh ngày nay đã làm
cho hoạt động kế tốn hình thành và phát triển theo những định hướng cung cấp thông tin
nhanh chóng, chuẩn xác, và chính những định hướng này đã làm nổi bật lên vai trò và yếu
tố rất quan trọng của hệ thống thơng tin kế tốn. Tuy nhiên, tại Việt Nam trong những
năm qua, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin nói chung và ERP nói riêng trong tổ chức

cơng tác kế tốn lại chưa được các doanh nghiệp quan tâm đúng mức.
Để kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý mới của nền kinh tế quốc tế cần phải thiết
lập và đưa vào vận hành một hệ thống kế tốn doanh nghiệp thích ứng với tiến trình hội
nhập, theo thơng lệ quốc tế và phù hợp với Luật kế toán. Tổ chức hệ thống kế tốn theo
kiểu chu trình của các doanh nghiệp hiện nay không chỉ giải quyết vấn đề xử lý nghiệp vụ
mà quan trọng hơn là dễ dàng tổ chức và đánh giá hoạt động kiểm sốt nội bộ; doanh
nghiệp khơng thể thu thập, xử lý và cung cấp hệ thống thông tin kế tốn tài chính, kế tốn
quản trị thành các phân hệ trên nền tảng kế tốn thủ cơng mà khơng có sự trợ giúp của
chương trình kế tốn được lập trình.
Ngồi ra, xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh ngày càng mở rộng của các
doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian qua thì việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin nói
chung và ERP nói riêng vào cơng tác tác kế toán là một tất yếu khách quan.
1.2.3. Ngun tắc tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng ERP tại các doanh
nghiệp
Việc hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp trong điều kiện ứng
dụng ERP phải tôn trọng những nguyên tắc nhất định [2], [4].
Một là khi tổ chức công tác kế toán các doanh nghiệp cần tuân thủ Luật Kế toán, các


11
nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, đồng thời phải phù hợp với cơ chế, chính
sách và yêu cầu quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở Việt Nam.
Hai là tổ chức công tác kế toán gắn với ứng dụng ERP phải tạo cơ sở cho việc kiểm
tra, kiểm soát, tổng hợp số liệu thơng tin kế tốn trong hệ thống ngành như các Bộ, ngành
chủ quản.
Ba là tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP phải đảm bảo phù
hợp với đặc điểm, tính chất, quy mơ và phạm vi hoạt động của đơn vị.
Bốn là tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP phải phù hợp với
trình độ cán bộ quản lý và đặc biệt là cán bộ kế toán thống kê; phù hợp với tiến trình hội
nhập kinh tế quốc tế.

Năm là tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP phải trang bị vật chất
đồng bộ, tự động hóa cao nhưng an tồn, bảo mật, đảm bảo tính hiệu quả và khả thi.
1.2.4. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại các doanh
nghiệp
Ứng dụng cơng nghệ thơng tin nói chung và ERP nói riêng vào tổ chức cơng tác kế
tốn thực chất là việc áp dụng phần mềm kế tốn trên máy tính vào tổ chức cơng tác kế
tốn. Do đó cần phải đạt các yêu cầu sau:
Thứ nhất: phải tuân thủ các quy định của chế độ kế toán hiện hành, nhưng phải căn
cứ vào tính chất, yêu cầu, đặc thù tổ chức xử lý thơng tin bằng máy vi tính, khả năng của
các phần mềm kế tốn, từ đó đề xuất các phương án thay đổi trong các công việc tổ chức
kế toán.
Thứ hai: tổ chức bộ máy kế toán phải khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, một số công việc
của kế tốn đã do máy tính đảm nhận, do đó một số cán bộ kết tốn có thể kiêm nhiệm
một số phần hành.
Thứ ba: trong tổ chức kế toán máy, công tác kiểm tra số liệu phải được chú trọng,
thực hiện thường xuyên, nghiêm túc ở mọi khâu.
Thứ tư: số liệu kế tốn cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp thời,
đầy đủ.
Thứ năm: việc quản lý, bảo quản các số liệu kế tốn ngồi việc tn thủ theo các quy
định về lưu trữ tài liệu kế tốn theo chế độ kế tốn hiện hành, cịn phải đảm bảo tính an


12
tồn, tính bảo mật trong q trình sử dụng và phải thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm toán
khi cần thiết.
1.3. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP
1.3.1. Xác định yêu cầu thông tin
Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP cần đáp ứng việc cung cấp
thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thơng tin. Do đó,
việc phân tích và xác định nhu cầu thơng tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng.

Khi phân tích và xác định nhu cầu thông tin, cần xác định phạm vi, mục tiêu và đối
tượng sử dụng thông tin, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý
trong doanh nghiệp cũng như mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng khác. Nhu
cầu thông tin của doanh nghiệp bao gồm hai nhóm thơng tin kế tốn sau: Thơng tin kế
tốn tài chính; Thơng tin kế tốn quản trị.
Để xác định yêu cầu thông tin khi tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn cần xác định
các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn bao gồm:
• Đối với các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn bên ngồi doanh nghiệp, thông tin
cần cung cấp là thông tin tài chính theo luật định, được thể hiện thơng qua hệ thống các
chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế tốn.
• Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, cần phân cấp quản
lý. Mỗi cấp độ quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý đó cần
đưa ra, cần thực hiện; và từ đó xác định thơng tin kế tốn cần cung cấp để phục vụ cho
việc ra quyết định.
Xác định chính xác nhu cầu thông tin của doanh nghiệp sẽ làm cơ sở cho việc xác
định các đối tượng kế toán trong doanh nghiệp, tổ chức vận dụng chế độ kế toán và vận
dụng các phương pháp kế toán phù hợp khi tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn.
1.3.2. Xây dựng danh mục đối tượng kế toán
Đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối tượng kế toán được xác định dựa trên cơ sở các u cầu thơng tin mà kế tốn phải
cung cấp. Khi xây dựng danh mục đối tượng kế tốn cần lưu ý những vấn đề sau:
• Xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết;
• Xác định các đối tượng quản lý có liên quan;
• Xây dựng hệ thống mã số cho các đối tượng quản lý chi tiết. Khi tiến hành xây


13
dựng danh mục đối tượng kế toán, chúng ta cần tiến hành tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào
cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp;
Quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán là việc xác định các nội dung

dữ liệu, tổ chức thu thập và tổ chức ghi nhận các nội dung liên quan đến các hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp vào hệ thống kế toán.
1.3.3. Tổ chức vận dụng và thực hiện chế độ chứng từ kế toán
Theo quy định hiện hành (Thông tư 200), các doanh nghiệp được tự thiết kế các
chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Việc tổ
chức lập các chứng từ phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố của chứng từ kế toán (theo điều
16 Luật kế toán năm 2015) làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán.
Khi tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán, doanh nghiệp phải
tuân thủ các nguyên tắc về lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế
tốn; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi
phạm đã được quy định trong Luật kế toán và Chế độ về chứng từ kế toán doanh nghiệp
Việt Nam.
1.3.4. Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng nhất trong toàn bộ hệ
thống kế toán doanh nghiệp. Ngày 22 tháng 12 năm 2014, Bộ Tài Chính đã ký ban hành
chế độ kế tốn doanh nghiệp mới theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC. Chế độ kế tốn
mới đã có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2015, thay thế cho chế độ kế toán cũ theo
Quyết định số 15.
Danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp được ban hành trong phụ lục 1
kèm theo thông tư 200/2014/TT-BTC. Danh mục hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán
mới bao gồm 76 tài khoản cấp một [6].
Trong q trình tổ chức cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn trên máy nói riêng,
ngồi việc sử dụng các tài khoản kế toán cấp I, cấp II theo đúng nội dung, phương pháp
ghi chép đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, cần phải căn cứ vào yêu cầu
quản trị doanh nghiệp, yêu cầu quản lý vật tư, tài sản, công nợ, tài sản cố định, trình độ
quản lý của doanh nghiệp, để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cấp III, cấp IV,
cấp V… cho từng đối tượng cần quản lý chi tiết.