Chương trình quản lý mượn sách trong phòng đọc của thư viện

Chơng trình quản lý mợn sách trong phòng đọc của th viện
Lời nói đầu
Sự ra đời của công nghệ thông tin đã đóng vai trò vô cùng quan trọng
đối với cuộc sống ngày nay. Nó đã trở thành cuộc cách mạng khoa học công
nghệ làm thay đổi nhiều mặt trong đời sống xã hội trên phạm vi thế giới. Thế
giới đang bớc vào một thời kỳ mới, một thời kỳ mà bên cạnh những nguồn
lực phát triển truyền thông nh tài nguyên thiên nhiên, con ngời thì nguồn lực
thông tin đang đợc coi nh là một nguồn lực chủ yếu để phát triển trong thế kỷ
21. Việc ứng dụng tin học trong những năm gần đây vào các vấn đề của đời
sống xã hội, kinh tế đã mang lại những hiệu quả to lớn ,càng trở thành vấn đè
cấp thiết, cấp bách cho mọi ngời, mọi ngành.
Từ những thực tế mà tin học đã mang lại, con ngời đã nhờ vào tin học để xây
dựng, thiết kế những chơng trình quản lý áp dụng cho mọi lĩnh vực riêng biệt,
nó giúp cho công việc quản lý đợc nhanh hơn, hiệu quả hơn và thuận lợi hơn
rất nhiều, tiết kiệm đợc thời gian xử lý một khối lợng thông tin lớn, và không
nằm ngoài qui luật đó bài toán quản lý sách trong phòng đọc của th viện đã
áp dụng những thành tựu nói trên làm cho qui mô của th viện ngày càng phát
triển gắn với sự phát triển của xã hội, th viện ngày cang đa dạng về nội dung
và phúc tạp về tra cứu của ngời sử dụng và của ngời quản lý th viện.
Do đó em đã xây dựng và thiết kế một chơng trình quản lý sách trong
phòng đọc của th viện ở một khía cạnh nhỏ mong muốn giải quyết đợc một
phần trong qui mô lớn đó. Trên cơ sở dựa trên phơng pháp phân tích, thiết kế
có cấu trúc để xây dựng chơng trình quản lý sách và bạn đọc của th viện với
các chức năng lu trữ, xử lý thông tin về sách, về bạn đọc nâng cao hiệu quả
hoạt động của th viện.
Vì thời gian có hạn, khả năng kinh nghiệm còn hạn chế cho nên chơng
trình này không tránh khỏi những thiếu sót. Bản thân bất cứ một chơng trình
nào đặt ra yêu cầu cần thiết là thờng xuyên đợc đổi mới, cập nhật và nâng
cao. Bởi vậy trong quá trình ứng dụng phần mềm này nhất định sẽ đợc hoàn

1

thiện ngày một tốt hơn để đáp ứng yêu cầu về nhu cầu của các th viện điẹn tử
ngày nay.
Với nhiệm vụ và yêu cầu đặt ra bài tập tốt nghiệp của em đợc chia thành
3 chơng chính:
Chơng 1: Giới thiệu về bài toán quản lý mợn sách trong phòng đọc của th
viện: Trình bày khái quát về một chơng trình quản lý mợn sách cần phải có
những điều kiện gì, những qui trình tổ chức hoạt động ra sao...
Chơng 2 : Cấu trúc chơng trình: Xây dựng sơ đồ chức năng nhiệp vụ, sơ đồ
dòng dữ liệu, mô hình quan hệ thực thể, qui trình của hệ thống, khái quát nội
dung các chức năng của chơng trình, xây dựng chơng trình quản lý sách của
th viện.
Chơng 3 : Xây dựng chơng trình: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế hệ thống ch-
ơng trình, các giao diện, modul chính của chơng trình.
Em đã hoàn thành bài tập này với sự hớng dẫn của thầy Trần Quang
Huy. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy hớng dẫn, của thày cô
giáo trong khoa, th viện đã giúp em hoàn thành bài tâp tốt nghiệp này.

2
Ch ơng 1:
Giới thiệu bài toán quản lý
mợn sách trong phòng đọc
của th viện
I. Đặt vấn đề
Trong thời đại bùng nổ về khao học công nghệ, đặc biệt là công nghệ về
thông tin, thì công nghệ thông tin đã thực sự không thể thiếu đợc trong đời
sống hàng ngày của chúng ta, công nghệ thông tin có mặt trong tất cả mọi
lĩnh vực nh quản lý, xử lý thông tin, cập nhật thông tin... Và không nằm
ngoài những nhu cầu đáp ứng về những tiện ích của các phần mềm thì công
tác quản lý th viện đã thực sự thấy đợc tầm quan trọng của công nghệ thông
tin mà cụ thể là các phầm mềm chuyên dụng dành riêng cho lĩnh vực th viện

nh CDS/ISIS, LIBQL... thì những phần mềm nh quản lý sách mợn trong
phòng đọc của th viện đợc viêt trên ngôn ngữ Access, Visual Basic... cũng đ-
ợc sử dụng rất nhiều, nhờ những chơng trình phần mềm này giúp ngời quản
lý, cung nh những ngời có nhu cầu tìm tin hay nói cách khác chính là các độc
giả có nhu cầu tìm mợn sách, báo, tạp chí... để phục vụ cho nhu cầu bản thân
cập nhật dữ liệu một cách nhanh nhất. Với bài toán cụ thể ở đây là quản lý
sách mợn trong phòng đọc của th viện, thì qui trình mợn trả sách là một quá
trình thống nhất, mọi hoạt động liên tục diễn ra cho nên đòi hỏi ngời quản lý
nắm bắt đợc những thông tin về sách, về độc giả một cáh thờng xuyên...
Chính vì vậy với khả năng của mình và niềm say mê nghiên cứu trong lĩnh

3
vực thông tin, em tự mình khảo sát hoạt động tại một số th viện nh Trung
tâm thông tin Th viện thuộc truờng Đại học SP Hải Phòng, Trung tâm th viện
thuộc Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự... để có những thực tế áp dụng vào bài tập
tốt nghiệp của mình.
II.Mô tả qui trình hoạt động của mợn sách trong
phòng đọc của th viện.
Nh bất kỳ một th viện nào thì nhiệm vụ của th viện là tổ chức phục vụ
bạn đọc với nhiều hình thức: cho mợn, đọc tại chỗ, hớng dẫn bạn đọc khai
thác thông tin của th viện , thông qua quan hệ thờng xuyên với các nhà xuất
bản đặt sách cho th viện. Các tài liệu lu trữ trong một th viện rất phong phú
về thể loại: báo,sach, tạp chí.
Thông thờng sách sau khi đợc đa vào th viện sẽ phải phân loại theo từng
chủ đề. Bên cạnh đó mỗi tên sách đợc mô tả vắn tắt trong một phiếu có
những thông tin nh:Mã sách, tên sách, tên tác giả, nhà xuất bản, năm xuất
bản,... Công việc này sẽ giúp cho việc trả ,bạn đọc tuỳ theo nhớ đợ thông tin
nào có thể dễ dàng tra cứu tài liệu cần tìm theo những thông tin nh mã sách,
tên sách
Để có thể mợn sách, bạn đọc phải làm thẻ thẻ bạn đọc. Trong đó có

các thông tin về: Mã thẻ, họ tên, ngày sinh, địa chỉ. Khi có bạn đọc mới, th
viện phải làm thẻ cho bạn đọc và tạo một hồ sơ ghi nhận việc mợn của bạn
đọc. Trên hồ sơ này cũng có những thông tin nh Thẻ độc giả. Để quản lý l-
ợng sác mợn trả, trong mỗi th viện lại cho phép độc giả mợn sách với một
thời gian nhất định, nếu bạn đọc mợn quá thời hạn qui định thì sẽ tính ngày
quá hạn, hoặc làm mất sách bạn đọc phải nộp phạt.
Qui trình mợn trả luôn đợc nhân viên th viện quản lý và luôn đợc cập
nhật mỗi khi bạn đọc mợn hay trả sách. Quản lý đợc các đầu sách đang cho
mợn và số lợng là bao nhiêu, đã trả hay cha trả. Đồng thời gửi giấy báo về
cho từng độc giả nếu quá hạn mà cha trả sách.
Chức năng không thể thiếu của quản lý sách mợn trong phòng đọc của
th viện là thống kê theo định kỳ, nhằm nắm bắt đợc các thông tin về bạn đọc,
về tài liệu giúp cho ngời quản lý sách đánh giá đợc tình hình phục vụ bạn

4
đọc, tài liệu để có kế hoạch bổ sung, huỷ bỏ tài liệu và gửi thông báo cho bạn
đọc quá hạn.
III. Qui mô của bài toán quản lý th viện nói chung
Với bài toán quản lý sách mợn trong phòng đọc của th viện đợc thiêt kế
theo các thông tin sau:
+ Thông tin đầu vào:
- Danh sách bạn đọc mợn sách
- Danh sách các loại sách
- Mã chủ đề
- Mã sách
- Số lợng sách
+ Thông tin đầu ra:
- Số lợng sách còn trong th viện
- Số lợng bạn đọc mợn sách quá hạn cha trả
- In giấy báo hết hạn mợn sách của bạn đọc

- Số lợng sách của từng độc giả mợn quá hạn
- Số lợng sách quá cũ để loại bỏ
IV. Chức năng nghiệp vụ của th viện
+ Bổ sung tài liệu: Th viện đợc bổ sung sách từ nhiều nguồn mua hay đ-
ợc tài trợ từ nhiều cơ quan trong và ngoài nớc.
+ Xử lý tài liệu: Công việc này gồm phân loại tài liệu, miêu tả tài liệu,
làm phích. Đây là các khâu không thể thiếu trong công việc quản lý. Việc
phân loại tài liệu thì tuỳ thuộc vào từng th viện khác nhau theo nh khảo sát tại
trờng HVKTQS thì dựa theo 2 bảng phân loại :
- DDC: Bảng phân loại thập tiến của Dewey
- PTB: Bảng phân loại do th viện Quốc gia biên soạn
Việc miêu tả tài liệu gồm hai thao tác chính đó là định từ khoá, tóm tắt
nội dung.
Làm phích là công đoạn cuối cùng trong khâu xử lý của th viện. Từ
những thông tin đã có ngời ta tiến hành in hệ thống phích miêu tả cho sách

5
phục vụ cho mục đích tra cứu sau này. Phích chứa các thông tin về cuốn sách
nh tên sách, tên tác giả, số đăng ký cá biệt.
+ Tổ chức phục vụ:
Hoạt động tổ chức phục vụ đợc lãnh đạo th viện giao cho phòng phục
vụ. Nội dung chính của hoạt động phục vụ là:
- Tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho
- Quản lý sách và bạn đọc
Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ bạn đọc, các kho của th viện
đợc nghiên cứu kỹ và tiến hành tổ chức sắp xếp tài liệu một cách hợp lý,
thuận lợi cho nhân viên th viện trong công tac phục vụ. Bạn đọc có thể mợn
tài liệu thông qua phiếu yêu cầu của mình tại hệ thống phòng mợn.
+ Quản lý sách và độc giả : Công việc quản lý sách và độc giả đợc thực
hiện chủ yếu ở các phòng đọc và phòng mợn thể hiện trong việc cho độc giả

mợn sách và nhận sách trả của độc giả. Mỗi bạn đọc có một phiếu mợn để
nhân viên có thể quản lý sách độc giả mợn.
* Qui trình mợn sách:
- Độc giả xuất trình thẻ mợn
- Nhân viên kiểm tra thẻ, các tiêu chuẩn khác theo nội quy( số sách mợn
không quá 5 cuốn), kiểm tra sách có trong kho hay không.
- Nếu đủ điều kiện , nhân viên ghi các thông tin trên sách vào phiếu m-
ợn của độc giả.
- Độc giả ghi thông tin vào phiếu theo dõi ( mỗi quyển sách có một
phiéu theo dõi, phiếu này sẽ giúp nhân viên nắm đợc số lần luân chuyển của
sách, từ đó biết đợc nhu cầu của độc giả).
* Qui trình trả sách:
- Độc giả xuất thẻ và sách.
- Nhân viên kiểm tra sách ( thông tin trên sách, tình trạng sách,thời
gian). Nếu có vi phạm nội quy, độc giả sẽ bị xử phạt theo qui định.
* Thống kê định kỳ:
Theo định kỳ hàng năm th viện phải tiến hành thống kê( bạn đọc, loại
tài liệu) theo năm để giúp lãnh đạo đánh giá tình hình phục vụ bạn đọc, tài
liệu để có kế hoạch bổ sung, huỷ bỏ tài liệu và gửi thông báo cho bạn đọc
( đòi tài liệu).

6
V. Ngôn ngữ sử dụng
Từ những khảo sát thực tế, để triển khai xây dựng phần mềm này đã có
rất nhiều ngôn ngữ để sử dụng nh Visual Basic, Visual Fox...Trớc đây, sự gia
tăng của công nghệ tin học cha sâu rộng thì có ngôn ngữ bậc thấp nh
Assembly hay các ngôn ngữ ít hỗ trợ ngời lập trình nh C, Pascal để tạo lập
ứng dụng trên các hệ điều hành đa chơng, đa nhiệm. Ngày nay Windows đã
và đang trở thành hệ điều hành không thể thiếu đợc, và mọi việc giờ đây
quanh phần mềm hệ thống này.

Để triển khai ứng dụng chạy trên Window thì ngày nay ngời lập trình
cũng sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau, nhng với sự tiện ích của ngôn ngữ
lập trình Access ở nhiều khía cạnh khác nhau nh giao diện ứng dụng thông
qua những thao tác trên màn hình và sử dụng các đối tợng mà trong mỗi thủ
tục thuộc mỗi sự kiện thì lại đợc Visual Basic hỗ trợ cung cấp thông qua các
thuộc tính riêng của mỗi đối tợng. Đặc biệt với sự kết nối và hỗ trợ của
Visual Basic tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển chơng trình. Chính vì
vậy em đã lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access để thiết kế chơng trình
này.
VI. Mục đích và phạm vi giải quyết của chơng trình.
1. Mục đích của chơng trình.
Trong những năm gần đây đã có nhiều công trình nghiên cứu, cũng nh
nhiều đề tài tốt nghiệp đại học, cao đẳng... xây dựng những chơng trình quản
lý th viện đem vào áp dụng thực tế tại một số th viện cụ thể nhng với một sự
khảo sát thực tế và kiến thức chuyên ngành khác nhau thì tính khả thi của
giải pháp đa ra cũng khac nhau. Với mục đích nâng cao chất lợng quản lý,
cũng nh sử dụng để khai thác thông tin thì chơng trình phần mềm về quản lý
nói chung và chơng trình quản lý này của em nói riêng đều phải đem lại sự
tiện lợi dễ sử dụng cho ngời sử dụng.
Qua khảo sát thực tế về quản lý th viện cho ta thấy hoạt động của th viện
là một chuỗi hoạt động liên quan mật thiết, chặt chẽ với nhau về mặt chức
năng xử lý và dữ liệu dùng chung. Rõ ràng đây là một hệ thống thống nhất
mà kết quả của khâu này tác động tính thống nhất giữa các khâu qua hệ

7
thống máy tính. Tính thống nhất càng cao thì hiệu quả hoạt động của từng
khâu cũng nh hệ thống càng tốt. Cần phải có một hệ chơng trình th viện tổng
hợp , bao quát thống nhất toàn bộ các khâu. Đây là phơng pháp hữ hiệu trong
việc khắc phục hạn chế ở mỗi phần riêng biệt, từ việc bổ sung tài liệu, xử lý
và nhập dữ liệu cho tới công tác quản lý bạn đọc đợc tiến hành trên một hệ

thống mới. Điều này vừa đảm bảo tính thống nhất và xây dựng đợc mối quan
hệ bền chặt giữa các khâu, các quá trình trong hệ thống.
Cụ thể chơng trình đợc xây dựng gồm những phần chính sau:
- Phần cập nhật dữ liệu: Bao gồm các phần nh cập nhật dữ liệu các thông
tin về sách, về độc giả.
- Phần tra cứu tìm kiếm thông tin :Bao gồm tra cứu, tìm kiếm các thông
tin về sách, về độc giả...
- Phần thống kê: Phần này tổng kết, báo cáo kết quả quá trình mợn trả
nh mợn quá hạn, gửi thông báo đòi sách, thống kê tần suất mợn trong từng
đợt để phân loại ra sách nào bạn đọc có nhu cầu mợn nhiều thì bổ sung, sách
quá cũ hoặc không còn phù hợp với thông tin thời đại thì huỷ hoặc thanh lý
khỏi t liệu của th viện...
2. Phạm vi giải quyết
Xây dựng hệ thống quản lý th viện và cung cấp các thông tin về chơng
trình quản lý đợc nghiên cứu và làm trong một thời gian hạn hẹp và với khả
năng cũng còn hạn chế của bản thân. Chơng trình quản lý th viện của em chỉ
dừng lại ở mức độ quản lý các thông tin cơ bản đó là sách,độc giả, quá trình
mợn trả.
Chơng trình chỉ dừng lại ở mức khái quát và tổng hợp nhất về một bài
toán quản lý sách mợn trong phòng đọc của th viện.Nhng vơi niềm say mê
nghiên cứu về công nghệ thông tin em cũng mong muốn trong tơng lai gần
chơng trình này sẽ đựoc phát triển và có khả năng áp dụng vào thực tế một
cách tốt hơn và có tính khả thi hơn và có khă năng phát triển hơn.

8

Ch ơng 2:
Phân tích thiết kế hệ
thống
Phân tích thiết kế hệ thống là một công việc quan trọng và không thể

thiếu đợc trong lập trình giải quyết bất kỳ một bài toán cụ thể nào. Nó giúp
cho ngời lập trình nắm đợc toàn bộ qui trình hoạt động của hệ thống, các mối
liên quan ràng buộc, tìm ra tác nhân chính tác động( trung tâm) của hệ thống.
Phân tích hệ thống còn giúp cho ngời lập trình biết đợc giới hạn các công
việc càn thực hiện, các tác nhân tác động vào hệ thống. Để tiếp cận làm rõ
từng hoạt động cụ thể ta sẽ đi vào phân tích từng hoạt động của hệ thống
thực, các mối quan hệ của các hoạt động đó với nhau và toàn bộ hệ thống, từ
đó xác định đợc đầu ra, đầu vào và đa ra đợc mô hình thực thể chi tiết nhất.
I. Sơ đồ chức năng hệ thống.
Qua sự mô tả bài toán quản lý th viện và chức năng hoạt động, cho ta
thấy đợc mô hình hoạt động tổng thể của hệ thống, nhng để làm rõ và đa ra
đợc các mối quan hệ trong các hoạt động nhỏ hơn để từ đó thấy rõ đợc tính
chất và yêu cầu của từng công việc cụ thể cần phải thực hiện , ta sẽ đi vào
phân tích các sơ đồ chức năng của các hệ thống con trên cơ sở đặt nó trong
mối quan hệ của toàn bộ hệ thống lớn.
1. Cơ sở lý thuyết.
Trong phân tích thiết kế hệ thống, công việc quan trọng nhất đặt ra là
phải xác định đợc các chức năng nghiệp vụ của hệ thống. Chức năng nghiệp
vụ của hệ thống là một khái niệm lôgic, nó mô tả nghiệp vụ cần thực hiện mà
không đề cập đến là nghiệp vụ đợc thực hiện ở đâu, nh thế nào và do ai làm.
Quan điểm chức năng chỉ là một trong nhiều quan điểm xem xet hệ thống
trong giai đoạn phân tích nhng no đặc biệt có ích trong lúc bắt đầu tiến trình.
Nó phản ánh đợc cái nhìn hệ thống của toàn bộ công việc, chứa đựng một

9
trong các kỹ thuật lập mô hình đơn giản nhất đợc sử dụng trong bất kỳ một
phơng pháp luận nào.
+ Khái niệm sơ đồ chức năng nghiệp vụ: sơ đồ chức năng nghiệp vụ ký
hiệu là BFD (Business Function Diagram) thể hiện phân rã có thứ bậc đơn
giản các chức năng của hệ thống trong miên khảo cứu. Mỗi chức năng đợc

ghi trong một khung và nếu cần thì sẽ đợc phân ra thành các chức năng con,
số mức cần phân ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống cần
giải quyết.
+ Việc thiết lập sơ đồ chức năng nghiệp vụ thể hiện các mục tiêu sau:
- Xác định đợc phạm vi hệ thống cần thực hiện.
- Tăng cờng các tiếp cận logic tới hệ thống cần thực hiện. Các chức
năng xác định ở đây sã làm cơ sở cho các chức năng nhỏ hơn sẽ đợc thiết lập
ở bớc sau.
- Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hoạt động, điều này
làm rõ bằng cách sắp xếp theo một thứ bậc, giúp tránh đợc sự trùng lặp và d
thừa trong hệ thống hiện tại.
2. Các chức năng chính của hệ thống.
Trên cơ sở phân tích và mô tả, căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ bài toán đặt
ra em xác định đợc các luông thông tin đầu ra và đầu vào của hệ thống nh đã
nói ở trên.Công tac quản lý sách mợn trong phòng đọc củu th viện gồm nhiều
chức năng nh: Quản lý bạn đọc, thẻ bạn đọc và quản lý chặt chẽ đợc số đầu
sách hiện có về cả số lợng lẫn chất lợng, nhập và thanh ký, cho phép tra cứu ,
tìm kiếm theo yêu cầu báo cáo và thống kê.
+ Chức năng quản lý sách:
- Cập nhật sách mới về
- Danh sách các tên sách
- Xử lý kỹ thuật
+ Chức năng quản lý bạn đọc:
- Cập nhật thông tin về bạn đọc
- Cho mợn sách
- Nhận trả sách
- Thông báo sách quá hạn
+ Chức năng tra cứu - tìm kiếm tài liệu:

10