lý thuyết về các loại chứng từ trong kinh doanh xuất nhập khẩu

Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 1

6.4. NHỮNG CHỨNG TỪ THƯỜNG SỬ DỤNG TRONG KINH DOANH XUẤT
NHẬP KHẨU
6.4.1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
6.4.1.1. Khái niệm
Hóa đơn thương mại là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của
người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóạ đơn. (Xem thêm Điều 38 -
Quy tắc và thực hiện thống nhất về tín dụng chứng từ 600 - Chương Thanh toán Quốc tế).
 Hóa đơn có những tác dụng sau:
 Nó là trung tâm của bộ chứng từ thanh toán. Trong trường hợp bộ chứng từ có hối
phiếu kèm theo, qua hóa đơn người mua có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong hối phiếu. Khi
không có hối phiếu, hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm cơ sở cho việc đòi
tiền và trả tiền.
 Trong việc khai báo hải quan, hóa đơn nói lên giá trị của hàng hóa và là bằng chứng
của sự mua bán, trên cơ sở đó người ta tiến hành giám sát, quản lý và tính tiền thuế.
 Hóa đơn cung cấp những chi tiết về hàng hóa cần thiết cho việc thống kê, đối
chiếu hàng hóa với hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng.
 Trong hóa đơn phải nêu được: Đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị
hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải,
Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác nhau:
xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo
hiểm, cho hải quan để tính thuế
6.4.1.2. Phân loại
Ngoài hóa đơn thương mại (commercial invoice) mà ta thường gặp, trong thực
tế còn có các loại hóa đơn:
 Hóa đơn tạm thời (Provisional invoice) là hóa đơn để thanh toán sơ bộ tiền hàng
trong các trường hợp: giá hàng mới là giá tạm tính, thanh toán từng phần hàng hóa (trong
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 2

trường hợp hợp đồng giao hàng nhiều lần),
 Hóa đơn chính thức (Final invoice) là hóa đơn dùng để thanh toán tiền hàng khi
thực hiện toàn bộ hợp đồng.
 Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice) có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của
giá hàng.
 Hóa đơn chiếu lệ (Proforma invoice): Đây là hóa đơn duy nhất không có tác
dụng thanh toán, lập trước khi bán hàng. Được sử dụng làm:
 Đơn chào hàng
 Khai giá trị hàng đem đi hội chợ nước ngoài
 Chứng từ phục vụ khai báo hải quan để xin giấy phép xuất nhập khẩu
 Hóa đơn truy cập (hóa đơn trung lập - Neutral invoice): Được sử dụng khi
người mua có yêu cầu và được ngân hàng chấp nhận nhằm để người mua sau khi mua có
thể sử dụng chính hóa đơn này để bán hàng cho người khác.
Lưu ý: Mẫu hóa đơn thường do các công ty lựa chọn và soạn thảo. Tuy nhiên, hóa đơn
cũng phải thể hiện đầy đủ các mục sau:
→ Mục Shipper/Exporter, Consignee, Notify: thể hiện đầy đủ những yêu cầu như
L/C quy định và phải phù hợp với B/L.
→ Nội dung liên quan đến vận chuyển, giao hàng như: tên tàu, cảng đi, cảng đến,
phải phù hợp với yêu cầu của L/C và phù hợp với B/L.
→ Trên hóa đơn phải thể hiện điều kiện cơ sở giao hàng.
→ Nếu L/C yêu cầu nhưng ghi chú bổ sung vào hóa đơn thì trên hóa đơn và các
chứng từ khác (nếu L/C yêu cầu) phải thể hiện đầy đủ.
→ Hóa đơn thương mại có chữ ký của người bán (nếu L/C yêu cầu).
→ Tên người bán là tên người thụ hưởng nhưng đôi khi bán hàng qua trung gian thì
tên người bán có thể là một người khác không phải là người hưởng lợi L/C.
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 3

COMMERCIAL INVOICE
Shipper/Exporter
Tên, địa chỉ nhà xuất khẩu, người gởi hàng
Consignee
Tên, địa chỉ người nhận hàng
Notify
Tên và địa chỉ người được thông báo
Invoice No: số hóa đơn
Date: Ngày ký
L/C No: SỐ L/C
Date: Ngày phát hành
L/C issuing bank:
Ngân hàng phát hành
Port of loading
Cảng đi
Carrier
Tên phương tiện vận chuyển
Port of discharge
Cảng đến
Sailing on or about
Ngày tàu đi


No. Carton
Description of goods
Quantity
Unit price
Amount

Mô tả hàng hóa
Số lượng
Đơn giá
Tổng trị giá
Total:




In say:
Trị giá hóa đơn ghi bằng chữ
Điều kiện cơ sở giao hàng Nhà xuất khẩu/người bán
Những ghi chú khác ký tên đóng dấu
(nếu L/C yêu cầu) (nếu L/C yêu cầu)


6.4.1.3. Các vấn đề thường gặp khi lập hóa đơn thương mại trong thanh tóan bằng
phương thức L/C:
 Mô tả khác với phần mô tả hàng hóa trong L/C.
Nội dung mô tả hàng hóa trong L/C và hóa đơn thường gồm:
+ Tên hàng hóa
+ Số lượng và trọng lượng tịnh
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 4

+ Giá đơn vị và điều kiện cơ sở giao hàng
+ Quy cách phẩm chất
+ Ký mã hiệu của hàng hóa

+ Tổng giá trị hóa đơn bằng số và bằng chữ
 Người lập hóa đơn khác với người được quy định trong L/C:
Thông thường hóa đơn là do người thụ hưởng L/C, nhà sản xuất lập tùy theo
phương thức giao dịch. Nhưng:
+ Nếu tín dụng không quy định rõ ai là người sẽ lập hóa đơn thì người thụ
hưởng phải là người lập hóa đơn.
+ Trong vài trường hợp xuất khẩu ủy thác, có sự đồng ý của hai bên mua bán,
L/C có thể cho phép người lập hóa đơn là một người khác với người thụ hưởng
trong L/C. Trong trường hợp đó L/C phải ghi rõ “commercial invoice issued by the
third party is acceptable”.
 Người thụ hưởng không ký tên trong hóa đơn mặc dù L/C có quy định.
Tuy nhiên trong UCP 600 có quy định trong Điều 38:
“Trừ khi được quy định khác trong thư tín dụng, các hóa đơn thương mại cần phải được
ký tên, các hóa đơn thương mại phải thể hiện trên bề mặt là được phát hành bởi người thụ
hưởng (trừ trường hợp thư tín dụng chuyển nhượng), phải được lập cho tên người xin mở
thư tín dụng (trừ trường hợp thư tín dụng chuyển nhượng)”.
 Đơn giá và điều kiện giao hàng không giống L/C quy định.
 Đơn vị tiền tệ trong hóa đơn khác với L/C quy định.
 Shipping marks, trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh, số kiện hàng không
đồng nhất với các chứng từ khác.
 Những phụ phí khác không quy định trong L/C nhưng lại được tính trong
hóa đơn thương mại.
 Tẩy xóa, sửa chữa không được ký tắt.
6.4.1.4. Cách thức chủ yếu khắc phục sai sót khi lập hóa đơn thương mại trong thanh
toán bằng L/C
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 5

Nội dung sai sót
Cách khắc phục sai sót
1. Ngày lập hóa đơn
Ngày lập hóa đơn phải trước hoặc bằng với ngày ký B/L


2. Số bản, loại hóa đơn
khi xuất trình
- Số bản xuất trình phải bằng số bản mà L/C yêu cầu.
- L/C yêu cầu “Signed Commercial invoice” thì hóa đơn phải
có chữ ký người bán.
- Nếu L/C không nói gì về loại hóa đơn thì người
bán phải xuất trình số lượng hóa đơn như yêu cầu và trong đó
phải có ít nhất 1 bản có dấu “ORIGINAL”.
- Xuất trình hóa đơn phải đúng như yêu cầu L/C như:
bao nhiêu bản gốc ("ORIGINAL") và bản phụ ("COPY").
3. Mô tả hàng hóa
- Mô tả hàng hóa phải phù hợp với mô tả hàng hóa trên L/C.
- Nếu L/C có yêu cầu những ghi chú trên mô tả hàng hóa thì
hóa đơn và các chứng từ khác cũng phải được thể hiện.
4. Trị giá Hóa đơn
- Nếu giao hàng từng phần không cho phép thì tổng trị giá
hóa đơn phải nằm trong dung sai cho phép của thư tín dụng.
- Nếu giao hàng từng phần cho phép thì trị giá hóa đơn có thể
nhỏ hơn trị giá L/C nhưng giao hàng lần cuối cùng thì tổng trị
giá của tất cả lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá L/C là 5%
không bị giảm.
- Đối với hàng chuyên chở dạng rời thì dung sai cho phép là
5% cho số lượng và số tiền nhưng số tiền thanh toán không
được vượt số tiền quy định trên L/C.

5. Người lập Hóa đơn
- Nếu L/C không quy định rõ ai là người lập thì người thụ
hưởng sẽ là người lập.
- Nếu L/C ghi “Commercial invoice by a third party is
acceptable” và một người khác không phải là người thụ
hưởng là người lập hóa đơn.
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 6

6.4.2. Phiếu đóng gói (Packing List)
Là bản kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng (thùng hàng,
Container, ). Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hóa.
Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hóa trong mỗi kiện.
Nội dung của phiếu đóng gói bao gồm các chi tiết sau: tên người bán và người mua, tên
hàng, số hiệu hợp đồng, số L/C, tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc, cảng dỡ, số thứ tự của
kiện hàng, cách đóng gói, số lượng hàng hóa đựng trong kiện hàng, trọng lượng hàng hóa
đó, thể tích của kiện hàng, số lượng Container và số Container
PACKING LIST
Shipper/Exporter
Tên, địa chỉ nhà xuất khẩu, người gởi hàng
Consignee
Tên, địa chỉ người nhận hàng
Notify
Tên và địa chỉ người được thông báo
Invoice No: Số hóa đơn
Date: Ngày ký
L/C No: Số L/C
Date: Ngày phát hành
L/C issuing bank:

Ngân hàng phát hành
Port of loading
Cảng đi
Port of discharge
Cảng đến


Carrier
Tên phương tiện vận chuyển
Sailing on or about
Ngày tàu đi


No. Carton
Description of goods

Net Weight (Kgs)
Gorss Weight
(Kgs)
Measurement
(CBM)

Mô tả hàng hóa
trọng lượng

kích cỡ
Total:

Người bán
Những ghi chú khác ký tên đóng dấu
(nếu L/C yêu cầu) (nếu L/C yêu cầu)

Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 7

Phiếu đóng gói thường được lập thành 3 bản:
 Một để trong kiện hàng để cho người nhận hàng có thể kiểm tra hàng trong kiện khi
cần, nó là chứng từ để đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa do người bán gởi.
 Một bản để cùng với các phiếu đóng gói khác tạo nên một bộ đầy đủ. Bộ này được
xếp vào trong kiện hàng thứ nhất của lô hàng.
 Một bản còn lại cũng được lập thành một bộ với các phiếu khác bộ này được kèm với
hóa đơn để xuất trình cho ngân hàng thanh toán.
Trong thực tế nhiều hợp đồng còn quy định sử dụng các loại phiếu đóng gói dưới dạng
đặc biệt như:
 Phiếu đóng gói chi tiết (detailed packing list)
Liệt kê tỉ mỉ hàng hóa trong kiện hàng. Đôi khi nội dung không có gì khác biệt so
với phiếu đóng gói thông thường, nhưng nếu nó có tiêu đề là phiếu đóng gói chi tiết thì nó
trở thành phiếu đóng gói chi tiết.
 Phiếu đóng gói trung lập (neutral packing list)
Trong đó không ghi tên người bán và người mua nhằm để người mua có thể sử
dụng phiếu này bán lại hàng hóa cho người thứ ba.
Bất hợp lệ thường gặp khi lập P/L trong phương thức thanh toán L/C là tổng số lượng
hàng hóa được kể chi tiết trong packing list không bằng với số lượng hàng hóa ghi trong
hóa đơn.
6.4.3. Giấy chứng nhận chất lượng/số lượng hàng hóa (Certificate of
Quality/quantity)

Là chứng từ xác nhận chất lượng và số lượng (hoặc trọng lượng) của hàng thực
giao và chứng minh phẩm chất số lượng hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng.
Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng, cũng có thể do cơ quan kiểm
nghiệm hàng xuất nhập khẩu cấp, tùy theo sự thỏa thuận giữa hai bên mua bán.
6.4.3.1.Trường hợp giấy chứng nhận do một cơ quan có trách nhiệm lập
Giấy chứng nhận chất lượng/số lượng thể hiện những nội dung sau:
– Tên người giao hàng (Shipper)
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 8

– Tên người nhận hàng (Consignee). Tên người nhận thông báo (Notify Party). Những
nội dung trên phải phù hợp với B/L và các chứng từ khác.
– Loại hàng hóa giao (Commodity)
– Số lượng, khối lượng, trọng lượng hàng hóa.
– Tên tàu, số B/L, ngày tàu đi, cảng đi, cảng đến.
– Kết quả kiểm tra (Results of Inspection) trong đó phải thể hiện đầy đủ những kết quả
và nội dung mà L/C yêu cầu như:
+ Chất lượng hàng hóa kiểm tra: những chỉ tiêu chất lượng hàng hóa.
+ Nơi kiểm tra.
+ Ngày kiểm.
– Chữ ký xác nhận của cơ quan kiểm tra.
Ở Việt Nam cơ quan giám định chất lượng và số lượng thường do các công ty
giám định thành lập theo luật doanh nghiệp hoặc Vinacontrol cấp.
 Xuất khẩu
- Dầu thô
- Gạo - Cao su - Cà phê, lạc - Chè
- Than đá
- Thực phẩm tươi sống và chế biến (bao gồm cả hải sản)
- Dệt may xuất ngoài EU

- Sắn lát
 Nhập khẩu
- Xăng dầu
- Phân bón
- Hàng điện tử, đồ điện
- Thực phẩm đồ uống
- Máy móc thiết bị lẻ và thiết bị toàn bộ, phụ tùng
- Thép
- Dược liệu và dược phẩm (theo quy định của Bộ Y tế)
Danh mục này có thể thay đổi từng thời kỳ.
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 9

6.4.3.2. Trường hợp giấy chứng nhận chất lượng/số lượng do người bán lập
Trên giấy chứng nhận chất lượng/số lượng thể hiện:
– Tên người bán, địa chỉ
– Loại hàng, mã ký hiệu
– Số lượng, khối lượng, trọng lượng
– Chất lượng hàng hóa: người bán phải nêu rõ chất lượng hàng hóa, những thông số kỹ
thuật, tiêu chuẩn hàng hóa
– Lời cam kết của người bán về loại hàng này.
Ví dụ:
“We hereby certify that the following mentioned goods are in good order and
condition. The quantity is true and correct as per invoice
– Commodity: P.P. K4017
– Quality: Melt Flow Rate 8.0g/10
– Density: 0.90 g/cm
3

– Quantity: 80.000 kgs”
Trường hợp L/C chỉ yêu cầu "The quality corresponds with contract” thì người
bán không cần một công ty kiểm nghiệm để kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa.
Nhà xuất khẩu chỉ cần lập một giấy chứng nhận:
Certificate of Beneficiary
“We hereby certify that all terms of (tên hàng hóa) L/C No………correspond with
contract……….”
và tự ký tên đóng dấu.
Khi thỏa thuận về các giấy chứng nhận mất phẩm chất, số lượng hoặc trọng lượng
cần đặc biệt quan tâm đến giấy chứng nhận lần cuối, bởi các giấy này sẽ có
tác dụng quyết định trong việc giải quyết tranh chấp sau này. Phải quy định rõ kiểm tra
lần cuối sẽ được thực hiện tại đâu, ai tiến hành kiểm tra và cấp giấy chứng nhận.
Trong thanh toán theo phương thức L/C, ngân hàng sẽ không chấp nhận chứng
từ chứng nhận chất lượng sau đây:
– Mô tả chất lượng hàng hóa trên giấy chứng nhận sai khác so với quy định của L/C.
– Cơ quan cấp giấy chứng nhận chất lượng không phải là cơ quan như L/C quy định.
– Ngày cấp giấy chứng nhận sau ngày giao hàng.
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 10

6.4.4. Vận đơn đường biển (Bill of lading)
6.4.4.1. Những hiểu biết về vận đơn đường biển:
 Chức năng của B/L:
Bill of Lading có ba chức năng cơ bản sau:
- B/L là một biên lai của người chuyên chở xác nhận là họ đã nhận hàng để chở.
- B/L là một bằng chứng về những điều khoản của một hợp đồng vận tải đường biển.
- Chức năng đặc biệt quan trọng: B/L là một chứng từ sở hữu hàng hóa, quy định hàng
hóa sẽ giao cho ai ở cảng đích, do đó cho phép mua bán hàng hóa bằng cách chuyển
nhượng B/L.

 Công dụng của B/L:
Từ các chức năng kể trên, B/L có thể được dùng để:
 Làm căn cứ khai hải quan, làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa.
 Làm tài liệu về hàng hóa kèm theo trong bộ chứng từ thương mại người bán gửi
cho người mua hoặc ngân hàng để nhận thanh toán tiền hàng.
 Làm chứng từ để mua bán, cầm cố và chuyển nhượng hàng hóa.
 Làm căn cứ xác định số lượng hàng đã được người bán gởi cho người mua, dựa
vào đó người ta ghi sổ, thống kê, theo dõi việc thực hiện hợp đồng.
 Phân loại B/L:
Có nhiều cách để phân loại B/L
 Xét trên vận đơn có ghi chú xấu về hàng hóa hay không, thì B/L có thề được chia làm 2
loại:
 Vận đơn hoàn hảo (Clean B/L): là vận đơn không có thêm điều khoản hay ghi
chú rõ ràng điều kiện khiếm khuyết của hàng hóa hay của bao bì.
 Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L): là loại vận đơn trên đó người chuyên
chở có ghi chú xấu về tình trạng hàng hóa hay bao bì. Đối với các loại B/L này,
ngân hàng sẽ từ chối thanh toán, trừ khi có quy định riêng.
 Xét theo dấu hiệu người vận tải nhận hàng khi hàng đã được xếp lên tàu hay chưa, thì
B/L đươc chia làm 2 loại:
 Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on board B/L): là vận đơn được cấp cho người
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 11

gởi hàng khi hàng hóa đã nằm trong khoang tàu.
 Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L): là vận đơn được cấp
trước khi hàng hóa được xếp lên tàu. Trên B/L không ghi rõ ngày tháng hàng hóa
được xếp xuống tàu. Do vậy, sau khi hàng hóa được xếp xuống tàu, người gởi hàng
phải đem vận đơn này đến hãng tàu đổi lấy vận đơn đã xếp hàng mới có giá trị
thanh toán.

 Xét theo quy định về người nhận hàng trên B/L, thì có các loại B/L sau:
 Vận đơn theo lệnh: là B/L quy định người chuyên chở sẽ giao hàng theo lệnh của
người gởi hàng (B/L to order); theo lệnh của ngân hàng (B/L to the order of issuing
bank).
 Vận đơn đích danh (B/L to a named person/Straight B/L): là B/L trong đó có
ghi rõ tên và địa chỉ người nhận hàng ở mục “Consignee” và “Notify”. Do đó,
hàng chỉ có thể giao cho người có tên được ghi trên B/L.
 Vận đơn xuất trình (Bearer B/L): còn gọi là vận đơn vô danh vì trong vận đơn
không ghi rõ tên người nhận hàng cũng không ghi rõ theo lệnh của ai. Do vậy,
người chuyên chở sẽ giao hàng cho bất cứ người nào cầm vận đơn và xuất trình
cho họ. Vận đơn này thường được chuyển nhượng bằng cách trao tay.
 Xét theo dấu hiệu hàng hóa có được chuyển tải hay không, thì có các loại vận đơn như:
 Vận đơn đi thẳng (Direct B/L): là B/L cấp cho các hàng hóa được chuyên chở
bằng một con tàu đi từ cảng xếp đến cảng đích, nghĩa là tàu chở hàng đi thẳng từ
cảng đến cảng.
 Vận đơn suốt (Through B/L): là B/L dùng trong trường hợp chuyên chở hàng
hóa giữa các cảng bằng hai hoặc nhiều con tàu thuộc hai hay nhiều chủ tàu khác
nhau. Người cấp vận đơn đi suốt phải chịu trách nhiệm về hàng hóa trên chặng
đường từ cảng xếp đến cảng dỡ cuối cùng.
 Vận đơn địa hạt (Local B/L): là B/L do các tàu tham gia chuyên chở cấp, loại
B/L chỉ có chức năng là biên lai nhận hàng mà thôi.
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 12

 Xét theo vận đơn được lập theo hợp đồng thuê tàu hay không, thì có 2 loại B/L:
 Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (Charter Party B/L): là loại B/L do thuyền
trưởng của tàu cấp, chỉ in một mặt trước, còn mặt sau để trắng nên còn có tên gọi
là B/L lưng trắng (Blank back B/L). Thông thường ngân hàng sẽ từ chối thanh toán
các loại B/L này, trừ khi có quy định khác trong L/C.

 Vận đơn tàu chợ (Bill of Lading): là các loại vận đơn thông thường, được sử
dụng trong mua bán ngoại thương và được ngân hàng chấp nhận thanh toán nếu
được lập theo đúng quy định của L/C.
 Cách lập B/L: (xem trong Chương 4: Vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương)
6.4.4.2. Những chú ý khi lập B/L trong thanh toán bằng phương thức L/C:
B/L là một chứng từ hết sức quan trọng, nên đã có người ví: B/L là “linh hồn” của
bộ chứng từ (xem điều khoản 20-22 trong UCP-600).
 Những vấn đề thường gặp của B/L trong thanh toán bằng L/C:
 Tên và địa chỉ người gởi hàng, nhận hàng, thông báo không khớp với các quy
định trong L/C:
Thông thường vận đơn được giao cho các công ty xuất khẩu để tự mình điền vào
các phần có liên quan đến hàng hóa, người gởi, người nhận, Thuyền trưởng hoặc đại lý
xem xét và ghi chú (nếu cần) vào vận đơn. Do vậy, khi lập vận đơn, các công ty xuất khẩu
thường mắc phải các sai sót do không nắm vững được cách lập chứng từ. Phần thường bị
sai sót nhiều nhất trên vận đơn là phần tên và địa chỉ của người nhận hàng (consignee) vì
phần này thường được quy định khác nhau trên từng L/C.
Có một số công ty lý luận đơn giản rằng: “Phần người nhận hàng thì phải ghi tên
người mở L/C (người mua)" nhưng thật ra không phải thế, vì trong buôn bán quốc tế có
thể nói người nào cầm được vận đơn thì người đó có quyền định đoạt đối với hàng hóa.
Ngân hàng mở L/C thường giành lấy quyền này để tránh rủi ro người mua không chịu
thanh toán. Tuy nhiên việc ngân hàng có khống chế chứng từ vận tải hay không tùy thuộc
vào sự tín nhiệm của ngân hàng đối với khách hàng của mình và tùy thuộc vào tỷ lệ ký
quỹ đối với nó. Vì vậy trong vận đơn ở chỗ Consignee thường đa dạng và những sai sót ở
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 13

phần này dễ làm cho người mua mở L/C từ chối thanh toán.
Muốn ghi mục này trên B/L cho đúng thì:
+ Mục “Shipper” sẽ ghi một trong hai cách sau:

- Tên người giao hàng phải là tên người bán trong hợp đồng hay trong L/C và không
được viết tắt.
- Nếu L/C quy định là đứng tên người trung lập (Neutral Name) thì tên người giao
hàng không phải là tên người bán.
+ Mục “Consignee” - Người nhận hàng ghi theo yêu cầu của L/C.
Yêu cầu trong L/C

Cách ghi trên B/L
1. To order and endorsed blank
+ To order
+ Người bán lật mặt sau B/L ký tên, đóng dấu
2. To order of………bank
+ To order of……… bank
+ Người bán không cần ký hậu B/L
3. To order of the shipper and
endorsed in blank
+ To order of the shipper
+ Người bán (người giao hàng) lật mặt sau ký tên,
đóng dấu
4. To order of the bank and
endorsed in blank
+ To order of the bank
+ Người bán không cần ký hậu
5. To order and endorsed to……
bank
+ To order
+ Người bán lật mặt sau ký tên, đóng dấu và ghi
thêm dòng chữ “Delivery to the order of… bank”.
+ Mục “Notify party”
- Tên và địa chỉ người được thông báo khi tàu cập bến cảng phải là tên người

mua, tên này phải đúng như trong L/C yêu cầu và không được viết tắt.
- Nếu người được thông báo là một người khác thì trong L/C phải được ghi rõ.
 Cảng bốc và cảng dỡ không khớp với quy định trong L/C, có hai nguyên nhân
chính gây ra sai sót này:
+ Một là do người lập Bill không nắm vững L/C.
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 14

Ví dụ: L/C quy định “shipment from Hochiminh Port to Pusan Port”. Thực tế
không tồn tại cảng Hồ Chí Minh nhưng vì trong L/C quy định như thế mà người bán
không yêu cầu tu chỉnh nên khi lập B/L, phần “loading port” phải ghi là “Hochiminh
port” như L/C quy định. Nhiều nhân viên lập chứng từ không chú ý đến quy định trong
L/C nên đã ghi sai tên cảng bốc hàng là “Saigon Port”.
+ Hai là do người mua thuê tàu không đúng theo hành trình trong L/C quy định.
Khi bán hàng với giá FOB người mua sẽ chủ động thuê tàu. Nhưng thay vì thuê tàu
theo đúng hành trình như L/C quy định, nghĩa là tàu phải bốc hàng tại “Hochiminh Port”
và dỡ hàng tại “Pusan Port", người mua lại thuê tàu theo hành trình của nó là dỡ hàng tại
một cảng khác với cảng quy định trong L/C. Trong trường hợp này người bán có thể từ
chối giao hàng cho người mua với lý do người mua thuê tàu có hành trình không phù hợp
với L/C (có thể là không phù hợp với cả hợp đồng). Nhưng do người mua đã lỡ tập kết
hàng tại kho hoặc tại cảng nên việc từ chối giao hàng gây thiệt hại đáng kể cho người bán,
mặt khác do muốn giữ quan hệ bạn hàng tốt đẹp với người mua, người bán chấp nhận
giao hàng với điều kiện người mua phải làm bản cam kết sẽ chấp nhận hợp lệ về cảng dỡ
hàng” của B/L so với L/C. Tuy nhiên đứng về phía ngân hàng thì dù có cam kết chấp
nhận bất hợp lệ trên, ngân hàng vẫn xem điều đó là bất hợp lệ và vẫn có thể từ chối việc
chiết khấu hoặc thanh toán bộ chứng từ nêu trên.
 B/L xuất trình cho ngân hàng trễ hơn 21 ngày sau ngày lập vận đơn, hoặc xuất
trình khi L/C đã hết thời hạn có hiệu lực (trừ trường hợp L/C quỵ định khác).
 Vận đơn lập theo hợp đồng thuê tàu (charter party Bill of lading). (Nếu L/C cho

phép thì loại Bill này được chấp nhận).
 Trên B/L ghi hàng đã chất lên boong tàu (on deck cargo) thay vì đúng phải ghi
hàng đã để trong hầm tàu (on board).
 B/L xuất trình không phải là vận đơn hoàn hảo (unclean Bill of lading)
Nghĩa là chủ tàu có ghi trên B/L về sự khiếm khuyết của hàng giao: hàng bị bể,
bao bì bị rách, hàng hóa bị ẩm ướt v.v
 Ghi những nội dung trên B/L không đúng với quy định của L/C.
 Ký hậu chuyển nhượng B/L không đúng.
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 15

 Để giảm bớt rủi ro khi lập B/L, thì cần chú ý những cách giải quyết tóm tắt trong bảng
sau đây:
Những rủi ro
Giải quyết
1. Ngày tàu đi
Ngày tàu đi là ngày thuyền trưởng hay hãng tàu ký B/L
- Ngày tàu đi không được sau ngày giao hàng trễ nhất là nằm trong
quy định về thời gian ở L/C.
2. Số lượng B/L
- Nếu L/C quy định nộp ít nhất là hai bản “At least two B/L" thì
người bán phải nộp 3 bản.
- Nếu L/C không nói gì thì nộp 2/3 tùy theo mức ký quỹ.
- Nếu L/C quy định:
+ 2/3 bản nộp vào ngân hàng thì người bán phải nộp 2 bản chính
và 1 bản copy.
+ 3/3 bản thì người bán nộp 3 bản chính và 1 bản copy.
3. Hành trình vận
chuyển và chuyển

tải
- L/C không cho phép chuyển tải:
o Vận chuyển bằng container: B/L thể hiện việc chuyển tải vẫn
được chấp nhận miễn là hàng hóa được vận chuyển theo hành
trình như được quy định trong L/C.
o Vận chuyển hàng rời: B/L thể hiện hàng hóa được xếp và dỡ
theo cảng được quy định trong L/C.
- L/C cho phép chuyển tải: ngoài việc thể hiện cảng chuyển tải thì
việc vận chuyển phải tuân theo hành trình quy định trong L/C.
4. Số lượng giao
hàng

- B/L thể hiện việc giao đủ số lượng trên invoice.
- L/C không cho phép giao hàng từng phần thì: B/L phải thể hiện
việc giao đủ số lượng trên L/C (có dung sai nếu L/C quy định).
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 16










5. Loại B/L xuất
trình

- L/C yêu cầu xuất trình loại B/L nào thì người bán xuất trình đúng
loại B/L.
Ví dụ: L/C quy định Ocean B/L nhưng người bán xuất trình
Combined B/L là không đúng.
- Các B/L không có giá trị thanh toán như: Vận đơn hợp đồng thuê
tàu (Charter party B/L), Vận đơn nhận hàng để gởi (Received for
shipment B/L), Vận đơn tập thể, không nên xuất trình. Nếu xuất
trình thì phải được quy định trong L/C.
6. Người ký phát
B/L

Vận đơn phải do:
- Người chuyên chở (hãng tàu vận tải) ký thì sau chữ ký của
người chuyên chở thể hiện “As the Carrier”.
- Thuyền trưởng ký “As the Master".
- Đại lý hãng vận tải ký, “As agent for the Carrier”.
- Đại lý của thuyền trưởng ký, “On behalf of Mr… (name). As
the matter”.
Trường hợp vận đơn do nhân viên giao nhận lập sẽ bị ngân
hàng từ chối.
7. Việc bốc hàng lên
tàu được thể hiện
trên B/L
B/L phải thể hiện “On board” hoặc “shipper on board” và người
ký nhận đơn ghi thêm vào ngày tháng (ngày giao hàng), tên tàu
số chuyến, cảng xếp hàng và chữ ký của người chuyên chở.
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 17

6.4.5. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)
6.4.5.1. Những hiểu biết về C/O
Là chứng từ do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền (thường là đại diện Bộ
công thương hoặc Phòng Thương mại công nghiệp Việt nam) cấp để xác nhận nơi sản
xuất hoặc khai thác ra hàng hóa. Về vấn đề cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được
điều chỉnh bởi 03 văn bản pháp lý :
+ Luật thương mại Việt nam Ban hành năm 2005
+ Nghị định số 19/2006/NĐCP ngày 20/02/2006 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
luật thương mại về xuất xứ hàng hóa.
+ Quyết định số 12/2007/QĐ-BTM ngày 31 tháng 5 năm 2007 với nội đung chính như
sau:
 Đối với hàng hóa xuất khẩu:
 Yêu cầu phải có C/O:
 Hàng hóa xuất khẩu, hàng hóa nhập khẩu để được hưởng chế độ ưu đãi về thuế quan
và phi thuế quan được áp dụng theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc gia
nhập và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan quy định chi tiết việc thi hành
các điều ước này.
 Hàng hoá xuất khẩu để được hưởng chế độ ưu đãi thuế quan phổ cập và các ưu đãi
đơn phương khác được thực hiện theo quy tắc xuất xứ của nước nhập khẩu dành cho
các ưu đãi này.
 Hàng hóa đang bị Việt nam áp dụng các biện pháp phòng vệ thương mại: chống bán
phá giá, chống trợ cấp xuất khẩu; các biện pháp tự vệ.
 Cơ quan có thẩm quyền cấp C/O của Việt Nam là :
 Bộ công thương Việt Nam
 Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam
 Các cơ quan quản lý Nhà nước được sự ủy quyền trực tiếp của Bộ công thương như
Ban quản lý các khu công nghiệp và khu chế xuất
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 18

 Đối với hàng hóa nhập khẩu:
 Yêu cầu phải nộp cho cho cơ quan hải quan đối với các trường hợp sau đâv:
- Hàng hóa có xuất xứ từ các nước được hưởng thuế suất ưu đãi theo các quy định
của Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu hoặc các điều ước quốc tế khác mà Việt Nam
tham gia; hoặc chủ hàng muốn xin được tính thuế theo mức giá tính thuế tối thiểu thấp
hơn mức giá cao nhất của biểu giá tính thuế tối thiểu áp dụng cho chủng loại hàng đó.
- Hợp đồng thương mại quy định phải có C/O.
- Tất cả những trường hợp hàng nhập khẩu (hàng mới) cần phải có C/O như đã nói
trên mà chủ hàng không xuất trình được thì Hải quan vẫn làm thủ tục nhập khẩu và áp
dụng mức giá tính thuế cao nhất của biểu giá tính thuế áp dụng cho chủng loại hàng hóa
đó.
 Trường hợp không cần nộp C/O cho cơ quan Hải quan:
- Hàng nhập khẩu đã xác định được sản xuất tại nước có mức giá tính thuế cao nhất
của loại hàng đó.
- Hàng hóa khác, trên cơ sở các chứng từ do chủ hàng xuất trình và thực tế hàng
hóa mà cơ quan hải quan xác định được chính xác xuất xứ.
- Hàng đã qua sử dụng, dựa trên cơ sở các chứng từ do chủ hàng cung cấp, nếu phù
hợp với thực tế hàng hóa, hải quan sẽ tính thuế nhập (nếu có) theo quy định hiện hành.
Trường hợp có nghi vấn thì yêu cầu giám định.
- Hàng có thuế suất bằng không (0%).
 C/O được chấp nhận trong các trường hơp:
- C/O hàng nhập khẩu phải do các tổ chức có thẩm quyền của nước sản xuất cung
cấp. Danh sách các tổ chức này do sứ quán các nước tại Việt Nam, phòng Thương mại và
Công nghiệp Việt Nam, bộ Công thương Việt Nam cung cấp cho tổng cục Hải quan.
- Đối với những nước chưa có danh sách này thì chấp nhận C/O mà chủ hàng xuất
trình phù hợp với tài liệu liên quan đến lô hàng và thực tế hàng hóa nhập khẩu.
- Đối với những hàng hóa nhập khẩu qua nước thứ ba, chấp nhận C/O của tổ chức
có thẩm quyền cấp C/O của nước thứ ba, kèm theo bản sao C/O của nước sản xuất (theo
nguyên lô hoặc chia lẻ).

Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 19

 Thời điểm nộp C/O cho cơ quan hải quan:
- C/O phải nộp cho cơ quan hải quan khi đăng ký mở tờ khai hàng nhập khẩu.
Trường hợp có lý do đặc biệt được Cục trưởng cục Hải quan tỉnh, thành phố chấp thuận
thì có thể nộp C/O trong một thời gian hợp lý, phù hợp với lý do chậm trễ, sau khi hoàn
thành thủ tục nhập khẩu lô hàng, nhưng tối đa không được quá 3 ngày kể từ ngày hoàn
thành thủ tục hải quan.
C/O có nhiều loại:
Form A: là loại giấy C/O dùng cho các mặt hàng xuất khẩu sang các nước thuộc hệ
thống GSP (Generalized system of preferences - chế độ ưu đãi thuế quan phổ cập).
Form B: dùng cho tất cả các loại hàng hóa xuất khẩu đi tất cả các nước.
Form O: dùng cho mặt hàng cà phê xuất khẩu qua các nước thuộc hiệp hội cà phê
thế giới.
Form X: dùng cho mặt hàng cà phê xuất khẩu qua các nước không thuộc Hiệp hội
cà phê thế giới.
Form D: dùng cho hàng hóa của Việt Nam xuất khẩu sang các nước thành viên
thuộc ASEAN để được hưởng các ưu đãi theo “Hiệp định về chương trình ưu đãi
thuế quan có hiệu lực chung (CEPT) để thành lập khu vực thương mại tự do AFTA".
(Xem thêm quyết định 23/2006/QĐ-BTM của bộ công thương, ban hành 08/06/2006
và thông tư 12/2009/TT-BCT ngày 22/5/2009 cùa bộ Công Thương).
Form E: Dùng cho hàng hóa của Việt nam được hưởng ưu đãi trong chương trình
hiệp định thương mại hàng hoá ASEAN-Trung Quốc.
Form AK: Ưu đãi theo khu vực mậu dịch tự do ASEAN - Hàn quốc (Xem thêm
quyết định số 02/2007/QĐ-BTM ngày 08 tháng 01 năm 2007 của bộ trưởng bộ
Thương mại về việc ban hành quy chế cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa mẫu
AK để hưởng các ưu đãi theo hiệp định thương mại hàng hóa thuộc hiệp định khung
về hợp tác kinh tế toàn diện giữa các chính phủ của các nước thành viên thuộc hiệp

hội các quốc gia Đông Nam Á và chính phủ Đại Hàn Dân Quốc).
Form S: Quy tắc xuất xứ áp dụng cho các mặt hàng được hưởng ưu đãi thuế suất
thuế nhập khẩu Việt Nam - Lào (Xem thông tư 04/2010/TT-BCT của Bộ công
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 20

thương ban hành 25/01/2010).
Form AJ: Thực hiện ưu đãi thuế quan khi hoạt động thương mại với Nhật Bản theo
tinh thần hiệp định AJCEP (Xem thêm quyết định số 44/2008/QĐ-BCT ngày 08
tháng 12 năm 2008 của bộ trưởng bộ Công Thương).
Form VJ: Dùng cho hàng hóa được hưởng ưu đãi về thuế theo tinh thần của hiệp
định giữa nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và Nhật Bản về đối tác Kinh
tế (gọi tắt là VJEPA) (Xem thêm thông tư số: 10/2009/TT-BCT của bộ Tài chính
ban hành ngày 18/05/2009).
6.4.5.2. Trong thanh toán L/C, C/O xuất trình kèm theo bộ chứng từ thanh toán
thường có các bất hợp lệ sau:
 Người chứng thực C/O khác với quy định của L/C. Nếu L/C quy định:
- “Certificate of Origin Vietnam issued by the Chamber of Commerce of Vietnam”,
trường hợp này người chứng thực trên C/O về xuất xứ của hàng hóa là “Phòng Thương
mại Việt Nam”.
- “Certificate of Origin, country of origin, Vietnam”, nếu L/C quy định như vậy thì
người sản xuất hoặc người thụ hưởng L/C có thể đứng ra lập C/O và tự mình chứng thực
vào đó.
 Loại C/O không đáp ứng được đòi hỏi của L/C.
 Ngoài ra, cách ghi tên người gởi hàng, người nhận hàng, tên phương tiện vận
tải, cảng bốc dỡ hàng hóa, mô tả hàng hóa, nếu ghi không giống với L/C và các
chứng từ khác, nhất là B/L đều bị coi là bất hợp lệ.
6.4.6. Chứng từ bảo hiểm (Certificate of Insurance)
Là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa

hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người
được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn
thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người
được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảo hiểm.
Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 21

hiểm.
Đơn bảo hiểm (Insurance Policy) là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao
gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng
này. Đơn bảo hiểm gồm có:
 Các điều khoản chung và có tính chất thường xuyên, trong đó người ta quy định rõ
trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm.
 Các điều khoản riêng về đối tượng bảo hiểm (tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, tên
phương tiện chở hàng ) và việc tính toán phí bảo hiểm (trị giá bảo hiểm hoặc số tiền bảo
hiểm, điều kiện bảo hiểm, phí bảo hiểm )
Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) là chứng từ do người bảo
hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hóa bảo hiểm theo điều kiện hợp
đồng.
Nếu thanh toán bằng L/C, khi lập chứng từ bảo hiểm hàng hóa cần phải đọc kỹ quy
định ở điều 28 của UCP-DC 600.
Chú ý:
i) Trong thanh toán L/C, ngân hàng sẽ từ chối chấp nhận thanh toán cho những giấy
(hoặc đơn) bảo hiểm sau đây:
1. Chứng từ bảo hiểm có ngày phát hành trễ hơn ngày bốc hàng lên tàu hoặc ngày gởi
hàng đi hoặc ngày nhận hàng để gởi hàng đi.
2. Loại tiền ghi trong chứng từ bảo hiểm khác với loại tiền ghi trong L/C.
3. Các chứng từ bảo hiểm do các nhà môi giới bảo hiểm cấp.

4. Các chứng từ bảo hiểm chưa được người mua bảo hiểm đích danh ký hậu.
5. Mức mua bảo hiểm phải đúng như quy định của L/C.
Ví dụ: L/C quy định mức bảo hiểm là 110% trị giá của CIF, nếu người xuất khẩu
thậm chí xuất trình chứng từ bảo hiểm 120% hoặc 125% trị giá của CIF sẽ không được
ngân hàng chấp nhận.
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 22

ii) Để lập đơn bảo hiểm (Insurance Policy - I/P) cho đúng quy định L/C cần chú ý:
Những rủi ro
Giải quyết
1. Ngày lập
– Ngày lập I/P trước ngày hoặc bằng với ngày giao hàng.
2. Loại bảo hiểm
– L/C và hợp đồng quy định mua bảo hiểm loại gì phải mua đúng
loại đó.
– L/C không quy định thì người bán có thể mua điều kiện ICC
(C).
3. Số bản
– L/C không quy định thì người bán có thể xuất trình 2 bản
(chính).
– Thông thường L/C quy định xuất trình 3 bản gốc I/P
4. Tên công ty bảo
hiểm
– Tên công ty bảo hiểm phải theo yêu cầu của L/C. Nếu L/C
không yêu cầu, người bán có thể chọn lựa công ty bảo hiểm bất
kỳ.
– Nếu có tái bảo hiểm thì phải ghi tên công ty tái bảo hiểm.
5. Bảo hiểm hàng

hóa
tới đâu
– L/C quy định bảo hiểm bồi thường tới đâu thì trên I/P phải ghi
đúng địa điểm đó.
– L/C không quy định thì bảo hiểm hàng hóa thường tại cảng tới
cuối cùng.
6. Ký hậu I/P
- Nếu L/C quy định phải ký hậu thì người mua bảo hiểm lật mặt
sau ký tên và đóng dấu.
- Nếu L/C không nói gì hết thì người mua vẫn phải ký hậu.
- Nếu L/C có quy định I/P “endorsed to bank” thì người mua
bảo hiểm lật mặt sau ký tên đóng dấu và ghi thêm “Pay to the
order of bank”.
- Nếu L/C quy định I/P “To order and endorsed in blank” thì
người mua bảo hiểm lật mặt sau ký tên đóng dấu và ghi “Pay to
the order of (tên người giữ chứng từ cuối cùng)”.


Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 23

6.4.7. Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh
Là những chứng từ do cơ quan của Nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng
hóa đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc,
Giấy chứng nhận kiểm dịch sản phẩm động vật (animal products sanitary
inspection certificate) do cơ quan kiểm dịch động vật cấp cho các hàng hóa là động vật
(súc vật, cầm thú ) hoặc các sản phẩm động vật (trứng, thịt, lông, da, cá ) hoặc bao bì
của chúng, xác nhận đã kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch.
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitary certificate) do cơ quan bảo vệ

thực vật cấp cho hàng hóa là thực vật hoặc có nguồn gốc là thực vật, xác nhận hàng đã
được kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch, nấm độc, cỏ dại,
Giấy chứng nhận vệ sinh (sanitary certificate) do cơ quan có thẩm quyền về kiểm
tra về phẩm chất hàng hóa hoặc về y tế cấp cho chủ hàng, xác nhận hàng hóa đã được
kiểm tra và trong đó không có vi trùng gây bệnh cho người sử dụng.
6.4.8. Hối phiếu (Bill of Exchange - B/E)
Hối phiếu như đã trình bày trong chương Thanh toán quốc tế là một tờ mệnh lệnh
đòi tiền do nhà xuất khẩu lập đòi tiền, sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.
 Hối phiếu lập theo bộ chứng từ thanh toán bằng phương thức L/C thường có những bất
hợp lệ sau đây:
 Lập hối phiếu sau khi L/C đã hết hiệu lực.
 Số tiền ghi trong hối phiếu không bằng 100% số tiền ghi trong hóa đơn.
Ví dụ: trong hóa đơn ghi: “Total amount: USD 8,960.55” thay vì phải ghi như thế
trong hối phiếu nhưng các công ty xuất nhập khẩu chỉ ghi “USD 8960.00” (thiếu 55 cent).
Tuy sai sót này tương đối nhỏ nhưng ngân hàng mở L/C có thể trì hoãn việc thanh toán
với lý do nêu trên.
 Số tiền bằng chữ khác với số tiền bằng số.
Ví dụ: số tiền bằng số là USD 21,619.30 nhưng số tiền bằng chữ là “USD twenty
thousand, six hundred nineteen and cents 30”. Tuy sai sót này nhỏ nhưng ngân hàng mở
L/C có thể trì hoãn việc thanh toán rất lâu.
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 24

 Số tiền ghi trên hối phiếu vượt quá trị giá L/C quy định.
 Tên người ký phát và địa chỉ không phù hợp với L/C: một số công ty xuất khẩu ở
Việt Nam do thiếu kinh nghiệm trong việc lập chứng từ nên đã xuất trình chứng từ trong
đó có hối phiếu với tên và địa chỉ của người bị ký phát không đúng như L/C quy định.
 Sự sửa chữa trên hối phiếu không được đóng dấu sửa (đóng dấu ruồi) và ký nháy.
 Sau đây là cách khắc phục những bất hợp lệ của B/E lập xuất trình thanh toán trong

phương thức L/C:
Nội dung bất hợp lệ
Cách giải quyết
1. Tên tiếng Việt của
công ty thể hiện trên con
mộc của công ty không
phù hợp với tên gọi của
người thụ hưởng như
L/C yêu cầu.
- Nội dung L/C khi mở phải nêu tên giao dịch và cả tên thể
hiện trên con dấu.
- Chỉ đóng dấu ở những chứng từ được yêu cầu và hạn chế
xuất hiện dấu có tiếng Việt ở mức thấp nhất.
2. Trường hợp số tiền
bằng chữ và bằng số
chênh lệch quá lớn.
- Ngân hàng kiểm tra sẽ chọn số tiền nhỏ nhất.
- Khi lập B/E phải so sánh số tiền bằng số và cách ghi số
tiền ấy bằng chữ.
3. Mục To trên B/E
không thể hiện đúng yêu
cầu của L/C
- Nếu L/C chỉ yêu cầu ghi tên ngân hàng trả tiền thì trên
B/E cũng sẽ thể hiện tên của ngân hàng.
- Nếu L/C yêu cầu cả tên và địa chỉ thì trên B/E cũng phải
ghi đầy đủ.
- Nếu L/C quy định “available by payment at sight for
100% percent drawn on applicant” thì B/E phải được ký
phát cho người mở thư tín dụng.
- Nếu L/C yêu cầu “available drawn on us” có nghĩa là

“drawn on issuing bank” thì B/E mục To sẽ thể hiện tên
ngân hàng mở.
- Ngân hàng ký phát là ngân hàng chi nhánh hoặc là một
Chương 6: Thực Hiện Hợp Đồng Ngoại Thương

GV: Dương Đắc Quang Hảo 25

ngân hàng khác do ngân hàng mở chỉ định thì trên B/E
phải thể hiện đúng tên ngân hàng như chỉ định.
4. Xuất trình B/E không
đúng số lượng.
Trọn bộ B/E là 2 bản (bản 1 phải có ghi số 1 và bản 2 phải
có số 2). Khi xuất trình tại ngân hàng, người bán phải xuất
trình một bộ đầy đủ (2 bản) và 1 bản copy để ngân hàng
lưu.