Quy trình mua hàng hcns

Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: QT: MH-HCNS
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 1 of 8

QUY TRÌNH MUA HÀNG HCNS
I. MỤC ĐÍCH.
Tiến hành mua vật tư nhằm đảm bảo chất lượng vật tư mua về đạt được các yêu cầu kỹ
thuật tạo sản phẩm, sử dụng và dịch vụ của Cơng ty.
Mua sắm vật tư, hàng hố bằng bất kỳ nguồn vốn nào cũng đều phải được xác định trên
cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật đã được phê duyệt, theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công
ty và phù hợp với chế độ tài chính của Nhà nước đã quy định.
II. PHẠM VI.
Quy trình này áp dụng cho việc mua thiết bị vật tư, văn phòng phẩm (gia công, vận
chuyển, quảng cáo...).
III. ĐỊNH NGHĨA.
Nhà cung cấp: Là các đơn vị, cá nhân có khả năng và năng lực cung cấp vật tư, thiết bị,
phụ tùng, nguyên, nhiên, vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Vật tư chính: Bao gồm thiết bị, vật tư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.
Vật tư phụ: Bao gồm nguyên, nhiên, vật liệu ít ảnh hưởng hoặc ảnh hưởng gián tiếp tới
chất lượng sản phẩm.
Dịch vụ: Bao gồm các sản phẩm vơ hình sử dụng để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh

doanh của Công ty.
Các từ viết tắt:
STT

TỪ VIẾT TẮT

GHI CHÚ

1.

TGĐ

Giám Đốc Cơng ty

2.

P.TGĐ

Phó Giám Đốc

3.

P.HCNS

Phịng Hành chính Nhân sự

4.

QT/HD

Quy trình, hướng dẫn

V. NỘI DUNG.
Quy trình mua hàng sẽ chia 03 trường hợp:

1



Chung



Giá trị nhỏ dưới 10 triệu đồng



Khẩn cấp


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: QT: MH-HCNS

: 4.0
: 01/08/2023
: Page 2 of 8

4.1. Lưu đồ cho mua hàng hóa thơng thường (Chung).
Các bước lưu trình

Trách nhiệm

Lưu trình

(1)

Bộ phận có nhu cầu

Lập YCMH
Duyệt YCMH

(2)

Quản lý hồ sơ PHCNS

(3)

TP. HCNS

(4)

Nhân viên HCNS

(5)

Giám Đốc / P.Giám Đốc

(6)

Nhân viên phụ trách mua hàng

(7)

MH/BPYC/Thủ kho

(8)

Giám Đốc / P.Giám Đốc

(9)

Nhân viên MH (HCNS)

Nhận,
kiểm tra,
vào sổ
Phân công công việc

Lựa chọn nhà cung cấp

Ký duyệt
Hợp đồng

Mua hàng, theo dõi
thực hiện hợp đồng
Nhập kho, bàn giao
BPYC
Thanh lý hợp đồng

Thanh toán hợp đồng

(Ghi chú: Khi duyệt, hay ký cần: ký, và ghi rõ họ tên đầy đủ)
Diễn giải lưu đồ:
4.1.1. Lập YCMH, Duyệt YCMH.
- Căn cứ vào nhu cầu mua hàng trong năm, tháng, quý của từng đơn vị trong Công ty, các
đơn vị lập phiếu YCMH (theo mẫu MH-IVL-01), yêu cầu chỉ rõ:

2

Tên người yêu cầu bộ phận yêu cầu đơn vị sử dụng, cá nhân sử dụng.


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn



Người lập phiếu YCMH phải ký tên đầy đủ.



Quy cách, chất lượng, số lượng, kiểu dáng của hàng hóa.

Code
Version
Dated
Page

: QT: MH-HCNS
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 3 of 8

- Với các hàng hóa đặc biệt, các đơn vị trong Cơng ty phải có bảng xác định yêu cầu kỹ
thuật, mô tả chi tiết của hàng hóa dịch vụ và mục đích sử dụng của bộ phận đó.


Ngày duyệt YCMH, ngày yêu cầu có hàng.



Dự kiến ngân sách của YCMH.

- Phiếu YCMH đã được lập cần phải có:


Trưởng bộ phận YCMH duyệt.



Ban TGĐ, Người được ủy quyền duyệt.

4.1.2. Phòng HCNS nhận, kiểm tra YCMH.
- Các bộ phận chuyển YCMH đã duyệt cho PHCNS, PHCNS có trách nhiệm kiểm tra
thông tin trên YCMH đã đầy đủ để phục vụ công tác mua hàng hay chưa, nếu chưa, đề nghị bộ
phận YCMH bổ sung đủ thông tin.
- Quản lý hồ sơ PHCNS vào bảng theo dõi tình hình mua hàng: Nhập đầy đủ các nội
dung: ngày nhận yêu cầu, ngày BPYC cần hàng,... Cập nhật thường xuyên các thơng tin từ q
trình mua hàng, báo cáo vào thứ 7 hàng tuần cho TP, Ban Giám Đốc.
- Trên cơ sở ngày tháng nhận được YCMH và ngày yêu cầu cần hàng của bộ phận
YCMH, TPHCNS sẽ phân loại YCMH gấp hay thường, giá trị lớn hay nhỏ lẻ... để xác nhận lại
ngày PHCNS có thể đáp ứng được hàng hóa (nếu tất cả diễn ra như bình thường). (Theo bảng
phân cấp ký duyệt và thời gian cần thiết thực hiện).
4.1.3. Lựa chọn nhà cung cấp.
- Căn cứ trên phiếu YCMH và bảng xác định yêu cầu chi tiết hàng hóa của bộ phận
YCMH, Phịng HCNS:
- Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí: chất lượng, thời gian giao hàng,
giá cả, điều kiện thanh toán, bảo hành, dịch vụ hậu mãi, điều kiện giao hàng, các điều kiện khác.
- Tìm kiếm các nhà cung cấp thơng qua: mạng internet, các đối tác giới thiệu, đối tác
quen biết của lãnh đạo, nhân viên tập đoàn
- Cung cấp cho các nhà cung cấp cùng thông tin, cùng yêu cầu đề nghị báo giá
- Nhận báo giá, so sánh và kiểm tra, trả giá đảm bảo giá các nhà cung cấp đưa ra là mức
giá cuối cùng, tốt nhất. Các báo giá phải rõ ràng, có đầy đủ thơng tin nhà cung cấp, người phụ
trách để có thể liên hệ.
3


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code

Version
Dated
Page

: QT: MH-HCNS
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 4 of 8

- Lập bảng so sánh (theo mẫu MH-IVL-02) các nhà cung cấp (theo số lượng nhà cung
cấp tối thiểu quy định trong MH-IVL-03). Trên bảng so sánh lựa chọn, đề xuất 01 nhà cung cấp.
Nhân viên mua hàng sẽ đề nghị nhà cung cấp chuyển hợp đồng file mềm, chỉnh sửa các điều
khoản hợp đồng đầy đủ, chặt chẽ, có lợi cho Cơng ty (theo hướng dẫn soạn thảo hợp đồng).
- Trình duyệt lựa chọn nhà cung cấp và hợp đồng dự thảo:
+ Người lập bảng so sánh ký ghi rõ họ tên trình trưởng phòng ký duyệt
+ Trưởng Phòng HCNS kiểm tra, liên hệ với các nhà cung cấp (nếu cần) để thỏa thuận lại
về giá, các điều kiện khác …sau đó ký duyệt lựa chọn nhà cung cấp
+ Người lập bảng so sánh chuyển bảng lựa chọn nhà cung cấp cho người được Ban TGĐ
hoặc người được ủy quyền, kiểm tra, ký duyệt bảng so sánh.
+ Trường hợp không duyệt nhà cung cấp, nhân viên mua hàng phải tìm kiếm nhà cung
cấp khác và lập lại bảng so sánh nhà cung cấp
- Các nhà cung cấp đã được phê duyệt, Phòng HCNS lưu vào bảng danh sách các nhà
cung cấp đã được phê duyệt (theo mẫu MH-IVL- 04)
4.1.4. Ký hợp đồng.
- Căn cứ trên bảng so sánh lựa chọn nhà cung cấp, Phòng HCNS soạn thảo hợp đồng theo
form mẫu hợp đồng chung mà Công ty đã duyệt, kiểm tra kỹ tất cả các điều khoản (càng chi tiết
càng tốt) và có thể đưa cho bộ phận pháp lý kiểm tra lại lần cuối. Sau đó chuyển trưởng phịng
kiêm tra.
- Nếu có bảng yêu cầu kỹ thuật chi tiết, lập phụ lục hợp đồng về chi tiết hàng hóa, chuyển
cho bộ phận YCMH ký xác nhận.

- Chuyển Hợp đồng và phụ lục hợp đồng lên Ban TGĐ, Người được ủy quyền kiểm tra
ký duyệt hợp đồng
- Trường hợp các mặt hàng thường xuyên mua sắm, cần thiết phải ký kết hợp đồng
nguyên tắc, Phòng HCNS cùng nhà cung cấp soạn thảo hợp đồng nguyên tắc và trình Ban TGĐ,
Người được ủy quyền ký duyệt.
- Trường hợp cần tạm ứng, đặt cọc cho nhà cung cấp, Phòng HCNS chuẩn bị tài liệu để
chuyển kế tốn tạm ứng (Theo quy trình tạm ứng gồm phiếu YCMH, bảng so sánh nhà cung cấp,
hợp đồng, đơn đặt hàng, giấy tạm ứng theo mẫu phịng kế tốn)
- Vào bảng theo dõi thực hiện hợp đồng đã ký kết: ngày giao hàng, hạn thanh toán
4.1.5. Mua hàng.

4


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: QT: MH-HCNS
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 5 of 8

- Căn cứ vào hợp đồng đã được hai bên đồng ý, Phòng HCNS theo dõi, đốc thúc nhà
cung cấp giao hàng đúng thời gian, số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại.

- Với các nhà cung cấp đã ký hợp đồng nguyên tắc, các đối tác yêu cầu Phòng HCNS lập
đơn đặt hàng (theo mẫu: MH-IVL-05) thì PHCNS làm đơn đặt hàng. Các phịng ban khi có nhu
cầu mua các mặt hàng đã ký hợp đồng nguyên tắc vẫn làm YCMH đầy đủ chuyển cho PHCNS.
- Trường hợp có sự thay đổi về thời gian cung cấp, nhân viên mua hàng phải báo cáo
ngay cho trưởng Phịng HCNS và bộ phận YCMH thơng báo về sự thay đổi để xác nhận: sự thay
đổi này có ảnh hưởng gì đến bộ phận YCMH hay khơng? Có làm dừng sản xuất hay các hoạt
động khác hay không? Nếu bộ phận YCMH chấp nhận, yêu cầu ký xác nhận chấp nhận thay đổi.
- Trường hợp có sự thay đổi về quy cách, chủng loại hàng hóa, nhân viên mua hàng phải
báo ngay cho trưởng Phòng HCNS và bộ phận YCMH thông báo về sự thay đổi để xác nhận:
chấp nhận sự thay đổi hay không chấp nhận sự thay đổi. Và bộ phận YCMH phải ký chấp nhận
thay đổi hay không chấp nhận thay đổi.
- Trường hợp chất lượng sản phẩm khơng đạt u cầu, Phịng HCNS liên hệ nhà cung cấp
yêu cầu trả lại, hoặc đổi hàng.
4.1.6. Nhập kho, chuyển bộ phận yêu cầu sử dụng.
- Khi bên bán giao hàng, Phòng HCNS cùng thủ kho, kế toán (nếu cần), bộ phận sử dụng
kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa…đạt mới nhập kho. Các bên cùng ký vào biên
bản thanh lý, nghiệm thu sản phẩm, xác nhận đúng tình trạng hàng hóa. (theo mẫu MH-IVL-06)
- Sau đó, Phịng HCNS chuẩn bị hồ sơ thanh tốn cho nhà cung cấp (theo quy trình thanh
tốn gồm: phiếu YCMH, bảng so sánh nhà cung cấp, hợp đồng, đơn đặt hàng, giấy tạm ứng (nếu
có), phiếu nhập kho, biên bản thanh lý, nghiệm thu hàng hóa).

5


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version

Dated
Page

: QT: MH-HCNS
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 6 of 8

4.2 Lưu đồ mua hàng cho các hàng hóa giá trị nhỏ dưới 10 triệu.
Các bước

Lưu đồ

1. Các Phịng, Ban lập u cầu
mua hàng có ký duyệt của Ban
TGĐ hoặc người được ủy quyền

(1)

(2)

(3)

Yêu cầu MH

Lựa chọn nhà cung cấp

2. Phịng HCNS tìm kiếm 03 nhà
cung cấp lập bảng so sánh
3. Trưởng phòng HCNS hoặc

người được Ban Giám Đốc ủy
quyền duyệt nhà cung cấp

(4)

Duyệt nhà cung cấp

4. Phòng HCNS tiến hành mua
hàng (dặt cọc, tạm ứng nếu cần)

(5)

Mua hàng

5. Phòng HCNS, và người YCMH,
người sử dụng (nếu cần) kiểm tra
hàng hóa, đạt chất lượng thì nhập
kho
6. Phịng HCNS chuẩn bị hồ sơ
thanh tốn gồm:
- Phiếu YCMH
- Bảng so sánh nhà CC
- Hóa đơn tài chính
- Đề nghị Thanh toán đã được
Trưởng bộ phận duyệt
- Phiếu nhập kho

(6)

Nhập kho và bàn giao

bộ phận sử dụng
Chuẩn bị hồ sơ
thanh toán

6

Trách nhiệm, diễn giải


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: QT: MH-HCNS
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 7 of 8

4.3 Lưu đồ mua hàng trong trường hợp khẩn cấp.
Các bước

Lưu đồ

(1)

Yêu cầu MH

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Tìm kiếm nhanh nhà CC

Duyệt báo giá
nhà cung cấp
Mua hàng

Nhập kho

Hoàn thiện, bổ sung
giấy tờ
Chuẩn bị hồ sơ
thanh toán

Trách nhiệm, diễn giải
1. Các Phòng ban lập Yêu cầu mua
hàng, hoặc email, điện thoại có ký

duyệt của P. CTHDQT hoặc người
được ủy quyền hoặc duyệt qua điện
thoại, email…
2. Phịng HCNS, TC&KT tìm kiếm
nhà cung cấp, lấy báo giá
3. Ban Giám Đốc hoặc người được ủy
quyền duyệt báo giá nhà cung cấp,
TGĐ ký duyệt Nhà cung cấp
4. Phòng HCNS tiến hành mua hàng
(đặt cọc, tạm ứng nếu cần)
5. Phòng HCNS, và người YCMH,
người sử dụng (nếu cần) kiểm tra hàng
hóa, nếu ok nhập kho.
6. NVMH hồn thiện bổ sung giấy tờ
đúng với quy trình, quy định của Cơng
ty.
7. Phịng HCNS chuẩn bị hồ sơ thanh
toán gồm:
 Phiếu YCMH (hoặc email xác
nhận)
 Báo giá nhà CC
 Hóa đơn tài chính
 Đề nghị TT đã được Trưởng bộ
phận duyệt
 Phiếu nhập kho

7


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM

Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: QT: MH-HCNS
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 8 of 8

5. QUYẾT TOÁN MUA HÀNG
5.1. Lưu đồ quyết toán:
Bước
(1)
(2)

Lưu đồi thực hiện
Chuẩn bị bộ hồ sơ
Thanh Tốn

(4)

Phịng HCNS

Mẫu biểu
Đề nghị thanh tốn
theo mẫu chung

của phịng Tài
chính & Kế tốn

TP. HCNS, TP. KT

Phê duyệt

(3)

Trách nhiệm

Phịng Kế tốn

LƯU HỒ SƠ KẾ TỐN
LƯU HỒ SƠ PHCNS

Phịng Kế tốn
Phịng Kế tốn
Phịng HCNS.

5.2. Diễn giải lưu đồ. Các bước quyết toán được thực hiện theo 5 bước dưới đây:
TT

Nội dung

Hành động cụ thể

Giấy tờ phải có

1

Lập đề xuất Thanh Phịng HCNS lập phiếu đề nghị thanh
tốn.
tốn, u cầu phải có đủ các chứng từ
chứng minh.
Trong các chứng từ phải có đầy đủ chữ
ký của các thành phần liên quan.

Chứng từ cơ bản:
- Phiếu đề nghị TT
- Phiếu duyệt YCMH
- Hợp đồng MH.
- Phiếu nhập kho
- Biên bản thanh lý
- Hóa đơn tài chính

2

Bộ phận Kiểm tra TP. HCNS & TP. TC - KT có trách
và duyệt thanh tốn nhiệm kiểm tra hồ sơ thanh toán và ký
duyệt trước khi chuyển Hồ sơ thanh
tốn để trình TGĐ duyệt.

1. Đề nghị MH
2. Giấy đề nghị MH
của các đơn vị.

3

Chuyển hồ

thanh toán.

4

Thanh toán

5

Lưu hồ sơ mua Phịng HCNS có trách nhiệm lưu hồ sơ
hàng
đầy đủ

8

sơ PHCNS chuyển hồ sơ thanh toán cho kế
toán phụ trách, theo dõi đốc thúc thanh
tốn
Phịng kế tốn theo quy trình của kế
tốn