Tăng cường kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần xây dựng công trình 525, đà nẵng (tt)

1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là các hoạt động, biện pháp, kế
hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên
để đảm bảo hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu, là công cụ hữu
hiệu cho các nhà quản trị trong việc điều hành và kiểm soát.
Trong doanh nghiệp xây dựng, việc kiểm soát nội bộ trong
khâu mua hàng và thanh toán (MH&TT) làm tăng tính hiệu quả của
hoạt động SXKD, khả năng thích ứng và uy tín của công ty Công ty
Cổ phần Xây dựng Công trình 525 Đà Nẵng có thực hiện việc KSNB
quy trình MH&TT nhưng thường lồng ghép trong các khâu chứ chưa
tách riêng độc lập vì vậy vẫn còn những bất cập trong công tác quản
lý, hiệu quả kiểm soát chưa cao.
Thực chất KSNB quy trình chỉ dừng lại ở các việc đối chiếu
các bước thực hiện công việc trong quy trình với các quy chế nội bộ
chứ chưa phân rõ vai trò nhiệm vụ của các nhân viên và các nút kiểm
soát tương ứng trong toàn bộ hệ thống KSNB của quy trình.
Từ nhận thức đó, tác giả chọn đề tài “TĂNG CƯỜNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MH&TT TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 525, ĐÀ NẴNG”.
2. Mục đích nghiên cứu
Hệ thống hóa lý luận về KSNB quy trình MH&TT và việc
vận dụng tại công ty thuộc lĩnh vực xây dựng công trình. Đánh giá
những ưu điểm và hạn chế, nguyên nhân và đề xuất những giải
pháp nhằm tăng cường hoàn thiện KSNB quy trình MH&TT.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: quy trình MH&TT và KSNB quy
trình này trong công ty xây dựng.

2
Phạm vi nghiên cứu: công tác tăng cường KSNB quy trình
MH&TT trong công ty Cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng.
Giai đoạn nghiên cứu là từ năm 2009-2011.
4. Phương pháp nghiên cứu
Tác giả sử dụng tổng hợp phương pháp: phân tích, so sánh, đối
chiếu, suy luận để phát hiện vấn đề và định hướng hoàn thiện
KSNB.
Số liệu thu thập chủ yếu là phỏng vấn, quan sát kết hợp với
việc thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến việc nghiên
cứu quy trình tại công ty.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Luận văn xác định được vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công
tác kiểm soát nội bộ quy trình MH&TT trong các doanh nghiệp sản
xuất hiên nay nhất là trong các công ty xây dựng. Thông qua việc
phân tích những cơ sở lý luận cũng như thực tiễn về kiểm soát nội
bộ quy trình MH&TT và các nhân tố ảnh hưởng đến việc kiểm soát
quy trình, đặc biệt là các hạn chế và nguyên nhân để từ đó đề xuất
các giải pháp nhằm tăng cường hoàn thiện công tác kiểm soát nội
bộ quy trình này tại công ty.
6. Kết cấu của luận văn: Luận văn gồm ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ quy trình MH&TT
trong doanh nghiệp.
Chương 2: Tình hình thực tế về kiểm soát nội bộ quy trình
MH&TT tại công ty Cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng.
Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình MH&TT tại công
ty Cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng.


3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1 Khái niệm chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1 Hệ thống KSNB
1.1.1.1. Khái niệm: Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một chức năng
quản lý của hệ điều hành doanh nghiệp, được thiết lập do nhu cầu
kiểm soát các hoạt động quản lý, điều hành và tác nghiệp trong đó
các phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian
lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm
đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.
Hệ thống KSNB bao gồm các định chế kiểm soát, các tổ
chức kiểm soát, các kiểm soát viên, môi trường kiểm soát nhất
định, là công cụ hữu hiệu của công tác quản lý .
1.1.1.2. Mục tiêu : hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và
thủ tục được thiết lập nhằm đạt được mục tiêu tổng quát sau: bảo
vệ tài sản và bảo đảm hiệu quả hoạt động, bảo đảm độ tin cậy của
các thông tin, tuân thủ, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
1.1.2. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
1.1.2.1. Môi trường kiểm soát: Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức,
Chính sách nhân sự, Công tác kế hoạch, Bộ phận kiểm toán nội bộ,
Uỷ ban kiểm toán, Các nhân tố bên ngoài.
1.1.2.2 Hệ thống kế toán: gồm các quy định về tổ chức bộ máy kế
toán đơn vị, tổ chức công tác kế toán.
1.1.2.3 Thủ tục kiểm soát: là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo
đơn vị thiết lập, chỉ đạo thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý
cụ thể: kiểm soát quản lý, kiểm soát vật chất, kiểm soát kế toán, kiểm
soát trong môi trường áp dụng máy vi tính.

4
1.1.3. Hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ
- Khó ngăn cản được gian lận và sai sót của người quản lý cấp cao.
- Con người là nhân tố gây ra sai sót từ hạn chế của bản thân.
- Gian lận do sự thông đồng giữa các nhân viên hoặc với bên ngoài.
- Nhà quản lý lạm quyền, hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các
sai phạm dự kiến, thủ tục kiểm soát kém hữu hiệu đối với các sai
phạm bất thường.
1.2. Đặc điểm hoạt động mua hàng và thanh toán
1.2.1. Đặc điểm mua hàng và thanh toán
1.2.1.1 Đặc điểm quá trình mua hàng: gồm đặc điểm về cơ sở mua
hàng, phương thức quản lý mua, đặc điểm khâu kiểm tra chất lượng.
1.2.1.2 Đặc điểm quá trình thanh toán: Bao gồm đặc điểm nhà cung
cấp và phương thức thanh toán.
1.2.2. Những vấn đề trong quản lý cần quan tâm đối với việc KSNB
quy trình mua hàng và thanh toán
Trình bày các gian lận và sai sót thường gặp trong quy trình MH&TT
mà các nhà quản lý cần quan tâm phục vụ công tác kiểm soát.
1.3. KSNB quy trình MH&TT trong doanh nghiệp
1.3.1. Chức năng và mục tiêu KSNB quy trình MH&TT trong
doanh nghiệp : gồm các quyết định và quá trình cần thiết để có hàng
hóa dịch vụ, thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt
mua và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung ứng.
1.3.1.1. Chức năng của quy trình mua hàng và thanh toán: Xử lý
các đơn đặt hàng, nhận hàng hoá hay dịch vụ, ghi nhận các khoản
nợ người bán, xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.
1.3.1.2. Vai trò của KSNB quy trình MH&TT trong doanh nghiệp


5

Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD, bảo vệ tài sản,
đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán, báo cáo tài chính và
sự tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức.
Riêng đối với công ty xây dựng: Mua hàng có vai trò quan
trọng, việc thu mua NVL chịu ảnh hưởng lớn của biến động giá thị
trường, chi phí liên quan và tiến độ thi công công trình.Quá trình thu
mua có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của các công trình và hiệu
quả sử dụng các công trình. Sự quản lý chặt chẽ này là cơ sở để đảm
bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng, giá cả hợp lý.
1.3.1.3.Mục tiêu kiểm soát quy trình nghiệp vụ MH&TT
1.3.2. Các yếu tố cơ bản của KSNB quy trình MH&TT trong doanh
nghiệp xây dựng
1.3.2.1.Môi trường kiểm soát trong hoạt động MH&TT trong doanh
nghiệp xây dựng: gồm: quan điểm nhà quản trị, cơ cấu tổ chức, chính
sách nhân sự, công tác kế hoạch, các nhân tố bên ngoài, bộ phận
kiểm soát nội bộ, uỷ ban kiểm toán.
1.3.2.2.Thủ tục kiểm soát quy trình MH&TT trong doanh nghiệp
Có các thủ tục: Thủ tục kiểm soát ngăn chặn, thủ tục kiểm soát phát
hiện, thủ tục kiểm soát sửa sai.
1.3.2.3 Hệ thống kế toán quá trình mua hàng
a. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kiểm soát nội bộ
b. Tổ chức công tác kế toán và KSNB quy trình MH&TT
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Nội dung chương 1 đã hệ thống hóa lý luận về KSNB quy
trình MH&TT ở các doanh nghiệp sản xuất, hướng nghiên cứu chính
nghiêng về đặc điểm, vận dụng cho mô hình công ty xây dựng. Đây
là cơ sở quan trọng để tìm hiểu, đánh giá, đối chiếu và phân tích với
thực trạng KSNB quy trình MH&TT tại công ty ở chương 2.

6
CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 525 ĐÀ NẴNG.

2.1 Khái quát chung về công ty cổ phần Xây dựng công trình
525 Đà Nẵng
2.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành phát triển của công ty cổ
phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng.
- Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN XDCT 525.
- Trụ sở chính: 673 Trường Chinh, quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng.
- Ngành nghề kinh doanh: Xây dựng các công trình giao thông trong
ngoài nước, công trình công nghiệp, dân dụng, thủy lợi, đường điện
dưới 35kw, nạo vét, bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, công trình…
- Đội ngũ nhân viên: gồm 220 người là các cán bộ quản lý thi công,
công nhân trực tiếp sản xuất thi công, đội ngũ công nhân thuê ngoài.
- Vốn hiện tại của công ty là: 31.300.000.000 đ với 3.130.000 CP,
Các cổ đông chính là: Chủ sở hữu nhà nước, các cá nhân, pháp nhân
ngoài vốn nhà nước, người lao động trong công ty.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại công ty.
2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty cổ phần xây dựng
công trình 525: Khi công ty đấu thầu trúng các dự án thi công và tiến
hành tổ chức sản xuất thì ban giám đốc công ty chỉ định lập nên Ban
chỉ huy công trình trực tiếp thực hiện thi công và tổ chức sản xuất.
2.1.2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty: Bộ máy quản lý của
công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng.
2.1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ của ban lãnh đạo
2.1.3.2 Chức năng các phòng ban thuộc công ty

7
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán:hình thức vừa tập trung vừa phân tán.
2.1.4.2 Hình thức sổ kế toán: chứng từ ghi sổ, phần mềm KTSYS.
2.2 Tình hình thực tế về KSNB quy trình mua hàng và thanh
toán tại công ty cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng
2.2.1 Đặc điểm quy trình MH&TT tại công ty cổ phần xây dựng
công trình 525 Đà Nẵng
2.2.1.1 Đặc điểm quá trình mua hàng: gồm đặc điểm về: phương
thức mua, phân cấp quản lý, thẩm quyền phê duyệt, giá trị hàng mua.
2.2.1.2 Đặc điểm quá trình thanh toán: gồm: đặc điểm nhà cung cấp,
chính sách tín dụng từ phía nhà cung cấp, phương thức thanh toán.
2.2.2. Môi trường kiểm soát quy trình MH&TTtại công ty cổ phần
xây dựng công trình 525 Đà Nẵng
2.2.2.1 Quan điểm nhà lãnh đạo công ty: quy chế mua hàng nội bộ,
quy chế lựa chọn NCC, phân quyền ký kết các hoá đơn thanh toán.
2.2.2.2 Cơ cấu tổ chức trong chu trình mua hàng và thanh toán: các
chức năng được tách bạch, không bị chồng chéo, tạo ra khả năng
kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau, góp phần ngăn ngừa gian lận sai sót.
2.2.2.3 Chính sách nhân sự: xây dựng bộ quy chế về nhân sự và ban
hành quy chế phân phối tiền lương một cách công khai dân chủ.
2.2.2.4 Công tác kế hoạch: kế hoạch trong mua hàng, thanh toán
2.2.2.5. Bộ phận kiểm soát nội bộ: hoạt động chưa có hiệu quả do
+ Vai trò của bộ phận KSNB còn mờ nhạt và là một lĩnh vực mới.
+ Những thành viên còn chưa được trang bị kiến thức chuyên môn
cũng như chưa có kinh nghiệm nhiều trong công tác kiểm soát.
2.2.3 Hệ thống kế toán quy trình mua hàng và thanh toán
2.2.3.1 Tổ chức công tác hạch toán ghi sổ trong quy trình MH&TT
2.2.3.2 Tổ chức báo cáo kế toán trong quy trình MH&TT

8
2.2.4

Thủ tục KSNB quy trình mua hàng và thanh toán

2.2.4.1 Đối với các NVL công ty đặt mua
a. Đặt hàng: Điểm khởi đầu là tổng hợp các dự toán và tiến độ thi
công để đặt hàng đối với NCC qua ký kết Hợp đồng mua bán.
(1)Phòng
KHKD

NCC

(2)
Giám đốc

(3)
Kho

(4) Phòng
TCKT

Nhận Phiếu
Đề nghị mua
NVL
Xem
Cân
xét

đối
NCC
NVL
Báo giá

Gửi báo
giá

Duyệt

Đơn đặt
hàng(liên 4)

Hợp đồng
Hợp đồng

Duyệ
t
Đơn đặt
hàng (liên 1)

K
ý

d

Báo giá

Đơn đặt
hàng (liên 3)

Đơn đặt hàng
(liên 2)

Chấp
thuận
K
ý

Sơ đồ 2.8 : Lưu đồ kiểm soát trình tự luân chuyển chứng từ
quá trình đặt hàng

Hợp đồng


9
Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban và các nhân viên:
(1) Phòng KHKD: Nhận và tổng hợp Phiếu Đề nghị mua → Xét
duyệt → Lập Đơn đặt hàng gửi đến NCC → Soạn thảo Hợp đồng.
- Trưởng phòng: trực tiếp quản lý và chỉ đạo các nhân viên đồng thời
báo cáo và chịu trách nhiệm với cấp trên. Xét duyệt các Phiếu Đề
nghị mua NVL và Bảng báo giá trước khi đưa Giám đốc ký duyệt.
- Nhân viên phụ trách đơn hàng: Nhận Phiếu đề nghị mua NVL và
đưa cho trưởng phòng xét duyệt, Cân đối NVL, Tính toán thời gian
NVL đến Công ty thích hợp nhất, Tìm chọn và liên hệ với NCC để
nhận Bảng báo giá, Lập Đơn đặt hàng, Soạn thảo Hợp đồng.
(2) Giám đốc: là người xét duyệt các Bảng báo giá, theo dõi các Đơn
đặt hàng mà nhân viên phụ trách đơn hàng đã gửi cho NCC, là người
đại diện Công ty ký kết Hợp đồng kinh tế giữa hai bên mua bán.
(3) Bộ phận kho: tiếp nhận ĐĐH (liên 3) từ phòng KHKD như

thông báo kế hoạch nhận hàng, làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng.
(4) Phòng TCKT: tiếp nhận Bảng báo giá, Đơn đặt hàng (liên 2) và
Hợp đồng, lưu các chứng từ này đi đôi với nhau và làm căn cứ đối
chiếu khi ghi nhận nghiệp vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
* Nhận xét và đánh giá rủi ro trong KSNB chức năng đặt hàng:
+ Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được.
+ Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng, chọn NCC.
+ Mua NVL từ NCC mà bên chủ đầu tư chỉ định mua theo yêu cầu.
+ Những rủi ro do công ty giao khoán cho đội mua.
b. Nhận hàng: Chức năng này đảm bảo là đơn vị nhận NVL đạt tiêu
chuẩn. Quá trình bao gồm từ lúc đơn vị nhận được chứng từ cơ sở
nhận NVL, đến lúc NVL nhập kho, kiểm kê và lập Phiếu nhập kho.


10
quá trình nhận hàng

Sơ (1)(1’)
đồ 2.9:(1’’)
Lưu đồ kiểm
chứng
nhận hàng
NCCsoát trình
(2) tự luân(3)chuyển
(4) P.từvật
(5)(5’)
P.
P. KH-KD
Kho
P.

KT-DA tư thiết bị
TCKT
Hợp đồng
Giấy đề nghị
thanh toán


thanh toán
(trước)

C.từ cơ sở
nhận NVL

Thanh
C. từ cơ sở
toán
11
nhận NVL
* Thanh toán trước khi nhận NVL:
Nh
ận Hợp đồng Kiểm
(1) PhòngNVL
KHKD: căn cứ vào
yêu cầu thanh toán trước
tra c.
NV
khi nhận
hàngđối
lậpchiếu
Giấy đề nghị thanh toán, lượng

gửi cho phòng TCKT.
Bảng
L
NVL
đặt
mua
(5) Phòng TCKT: Đối chiếu, so sánh: Hợp đồng, Đơn đặt hàng,
Bảng nhập
Bảng nhập
Bảng báo giá. Giấy đề nghị thanh
toán sẽ được kế toán
thanh toán và
NVL
NVL
Hóa đơn
kế toán trưởng GTGT
xét duyệt trước khi gửi cho kế toán ngân hàng tiến
hành thanh toán.
Hóa hàng
đơn tại kho: (2) Thủ kho: nhận NVL, kiểm đếm số lượng,
* Nhận
Hóa đơn
GTGT
GTGT
lập Bảng nhập NVL và nhập kho.
(3) Phòng KTDA: tham gia kiểm tra chất lượng NVL khi nhậnP.NVL
tính giá
P.
tính
giá

tại kho theo đúng yêu cầu.
thành vật
thành vật tư
tư thực tế
(1’) thực
Phòng
tế KHKD: nhận Bảng nhập NVL, Bảng đối chiếu NVL
đặt mua, Biên bản kiểm tra, nghiệm thu Vật
liệu nhập
xây dựng, Danh
Phiếu
Phiếu
nhập
(liênlệch
1) nếu có.
mục kiểm tra nhận hàng và xử lý kịp thời cáckho
chênh
kho (liên 3)
* Lập Phiếu nhập kho:
Phiếu nhập
kho (liên 2)
(4) Phòng VTTB: tiến hành lập Phiếu nhập kho.
Phiếu nhập
(1’’) Phòng KHKD: sau khi
nhận
kho
(liênHóa
4) đơn GTGT của nhà cung cấp
vật tư, Hóa đơn GTGT của nhà vận chuyển, bảo hiểm căn cứ vào các
thông tin đó sẽ lập Phiếu tính giá thành vật tư thực tế.

(5’) Phòng TCKT: nhận các hóa đơn GTGT, Phiếu tính giá thành vật
tư thực tế, Tờ khai hải quan… để làm căn cứ, kiểm tra, đối chiếu và
tính toán lại khi nhập liệu vào máy tính.
* Nhận xét và đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong KSNB chức
năng nhận hàng: Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng hoặc có
thể không chú ý đến hồ sơ giao hàng, nhân viên kho có thể không chú
ý đến các yêu cầu đặc biệt về xếp dỡ và lưu kho, nhà cung cấp có thể
phát hành và gửi hoá đơn sai hoặc phát hành hoá đơn đúp.


12
c. Ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán: ghi nhận đúng đắn
các khoản nợ của NVL, nhập số liệu chính xác, nhanh chóng.

Kiể
m
tra,
ký
duyệ
t

Phòng
toántừ trong việc ghi nhận
Sơ đồ 2.10: Lưu đồ kiểm
soát kế
chứng
và xác định nghĩa vụ thanh toán
(3) KT trưởng
(2) KT thanh
toán

Phiếu
Hóa đơn Phiếu tính
Hóa đơn Đề
Phiếu
nhập kho GTGT giá thành v.
GTGT
xuất
giao
hàng
tư thực tế
(1) KT vật tư

...

...


Đối
chiếu
kiểm tra

Đối
chiếu
kiểm tra
13

Nhập
Nhập
Chức năng
nhiệm vụ của phòng ban và các nhân

viên tham gia:
liệu
liệu
(1) Kế toán vật tư: Nhập liệu vào máy tính.Phiếu nhập kho
là bằng
chứng
nghiệp vụ
đãphí
được
đượckế
đánh dấu, để
Phiếu
nhậplàkho
Chi
muaghi nhận vàPhiếu
(định
khoản)
hàng
toán
tránh trường hợp nhập lại chứng từ một lần nữa, và lưu ở nơi tách
bạch với những chứng từ chưa được nhập liệu.
Căn cứ vào Phiếu tính giá thành vật tư thực tế và các Hóa
đơn GTGT của nhà vận chuyển, bảo hiểm…nhập số liệu vào bộ
Kiểm
chứng từ chi phí (CP), kế toán trưởng kiểm tra và ký duyêt.
tra, theo
Chứng từ liên quan đến NVL nhập kho này sẽdõi
được đóng tập
lưu. Hàng tháng, lập báo cáo Sổ chi tiết vật tư, Sổ tổng hợp nhập xuất
tồn và Sổ cái TK 152. Định kỳ sẽ đối chiếu số dư cuối kỳ tài khoản

152 với số dư trên bảng tổng hợp cân đối do kế toán tổng hợp lập.
(2) Kế toán thanh toán: Các chi phí khác không được tính
vào giá trị hàng nhập mua hoặc các chứng từ khác sẽ được chuyển
cho kế toán thanh toán để kiểm tra và theo dõi.
Hàng tháng, kế toán thanh toán sẽ lập các báo cáo Sổ tổng
hợp phải trả người bán, Sổ chi tiết phải trả người bán, Sổ tổng hợp
phải trả người bán theo từng đối tượng, Sổ cái TK 331…
(3) Kế toán trưởng: là người đối chiếu và kiểm tra bộ
chứng từ lại một lần nữa trước khi ký vào các Phiếu nhập kho có
định khoản, Phiếu chi mua hàng, thuế NK, cũng như Phiếu kế toán.
d. Thanh toán
Tùy theo hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên mua bán thì
phương thức thanh toán sẽ khác nhau, căn cứ vào Giấy đề nghị thanh
toán, các Ủy nhiệm chi (UNC)/ Lệnh chi sẽ được lập, đơn vị tiến
hành liên hệ với ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp, ghi nhận
các nghiệp vụ và theo dõi các khoản đã thanh toán, cũng như chuẩn
bị các báo cáo.


14

Tàisoát
chính
kếchuyển
toán chứng từ(3) Ngân hàng
(1) P. KHKD
Sơ đồ 2.11: Lưu (2)
đồ P.
kiểm
luân

quá trình thanh toán
(2.1)KT
(2.2)
(2.3)và
KT
(2.4)viên
KT tham gia:
Chức năng nhiệm vụ cácKT
phòng ban
các nhân
Thanh
vật tư
thanh
trưởng
TGNH
toán
(1) Phòng KHKD:toán
Các Hợp đồng với NCC yêu cầu thanh toán
sau,
cho
Hóa đơn
phòng
KHKD sẽ căn cứ vào các Hóa đơn GTGTKiểm
để lập Giấy đề
nghị Đó
NCC
GTGT
ng
K tra,
tra

thanh toán gửi cho phòng TCKT.
dấ
đối
(2) Phòng TCKT:
toán đúng
đúng số tiền, u
K tra, tiến hành
GiấyNCC,
đề nghị
chiếuthanh
đốiđơn, và kịp thời. Ký
thanh toán
đúng số các Hóa
Ủy nhiệm
duyệt
chiếu
(2.1) Kế toán vật tư: nhận Giấy đề nghị thanh toán, kiểm tra đối chi/ Lệnh
chi
Giấyvới
đề Phiếu nhập kho, Hóa đơn tương ứng,…
Ủy nhiệm
chiếu
về sự đầy đủ,
nghị
chi/ Lệnh
Ký
thanh
chi
duyệ
toán

t


tra

Sổ phụ
ngân hàng

ngân hàng

15
chính xác, tính hợp lệ thông tin và chuyển cho kế toán thanh toán..
(2.2) Kế toán thanh toán: kiểm tra và đối chiếu.
(2.3) Giấy đề nghị thanh toán chuyển sang Kế toán TGNH xem xét,
kiểm tra và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
(2.4) Kế toán TGNH: lập Ủy nhiệm chi hoặc yêu cầu ngân hàng mở
LC tùy theo yêu cầu của hợp đồng. Sau khi UNC được sự kiểm tra
ký duyệt của Kế toán trưởng, Kế toán TGNH sẽ yêu cầu các ngân
hàng liên quan chuyển tiền cho NCC. Hằng kỳ, đối chiếu với sổ phụ
của ngân hàng. Cuối kỳ, lập các báo cáo Sổ chi tiết.
* Nhận xét và đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong KSNB chức
năng thanh toán:
+ Có thể thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ
quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc
cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền.
+ Theo dõi thiếu sót các nghiệp vụ về trả trước hoặc có ý gian lận .
2.2.4.1 Đối với các NVL công ty giao khoán cho đội mua
* Phân chia trách nhiệm: Phòng Kế hoạch- dự án, Ban quản lý công
trình có trách nhiệm lập giấy đề nghị tạm ứng có kèm với kế hoạch
tạm ứng, giấy hoàn ứng. Giám đốc có trách nhiệm xét duyệt những

khoản tạm ứng hợp lý và cần thiết. Kế toán thanh toán lập phiếu chi
tạm ứng và xử lý hoàn tạm ứng, theo dõi chi tiết Các khoản tạm ứng.
* Kiểm soát chứng từ, sổ sách: Các chứng từ tạm ứng do công ty
quản lý được theo dõi theo từng nội dung nghiệp vụ và theo từng
nhân viên tạm ứng.
- (1) Phòng Kế hoạch - Dự án hoặc Ban quản lý dự án công trình
lập kế hoạch tạm ứng kèm theo bảng kế hoạch chi phí liên quan trình
lên Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt xin tạm ứng.


16
- (2) +(4) Kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi. Sau khi được
thủ quỹ ký xác nhận là đã chi tiền, tiến hành ghi vào sổ và theo dõi
khoản tạm ứng và hoàn tạm ứng theo từng nhân viên.
- (3) Thủ quỹ chi tiền theo số tiền trên phiếu chi có hiệu lực
* Nhận xét và đánh giá rủi ro xảy ra về những khoản tạm ứng:
Công tác kiểm soát các khoản tạm ứng tại công ty được thực hiện
tương đối tốt, tuy nhiên vẫn có những vấn đề sau:
+ Chứng từ tạm ứng không được đánh số thứ tự.
+ Các khoản tạm ứng dùng để mua vật tư phụ nhỏ lẻ nên cần hoàn
thiện để thuận lợi hơn cho việc kiểm tra theo dõi.
+ Có những khoản tạm ứng khống do có sự thông đồng giữa các bên
để hợp thức hoá các chứng từ.
2.3 Đánh giá chung công tác KSNB quy trình MH&TT tại công
ty cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng
2.3.1 Những ưu điểm
2.3.1.1 Về môi trường kiểm soát: Cơ cấu tổ chức quản lý trong quy
trình tương đối phù hợp, đơn giản, chức năng quyền hạn rõ ràng.
Chính sách nhân sự, công tác tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng cán bộ
công nhân viên được coi trọng.Công tác lập kế hoạch SXKD và các

định mức cũng được quan tâm và thường xuyên tiến hành kiểm tra
đối chiếu việc thực hiện để phát hiện, xử lý kịp thời các sai lệch.
2.3.1.2 Về hệ thống kế toán: Hình thức chứng từ ghi sổ đã đem lại
nhiều ưu điểm. Hệ thống sổ chi tiết, các bảng kê được tổ chức tốt và
rõ ràng. Các chứng từ đều được đánh số thứ tự trước khi sử dụng và
quy định rõ ràng về trách nhiệm ký duyệt chứng từ, hệ thống sổ sách
được tổ chức khoa học và khá chặt chẽ. Công ty đã trang bị một hệ
thống máy tính hiện đại giúp cho việc lưu giữ thông tin nhanh chóng,
đảm bảo an toàn và dễ dàng trong việc tìm kiếm thông tin khi cần.


17
2.3.1.3 Về các thủ tục KSNB : Hệ thống quy chế quản lý tương đối
đầy đủ, nhưng trong quy chế ít chứa đựng cơ chế kiểm soát. Quá
trình mua hàng được tổ chức thực hiện chặt chẽ. Các khoản thanh
toán đều được thực hiện qua ngân hàng.
2.3.2 Những mặt còn tồn tại và nguyên nhân
2.3.2.1 Về môi trường kiểm soát : Ban kiểm soát của Công ty được

lập ra nhưng vẫn chưa phát huy hết vai trò của mình, còn những
bất cập trong công tác quản trị, điều hành. Cán bộ làm công tác
kế toán còn mỏng so với quy mô tăng trưởng của đơn vị. Các
phần mềm đang áp dụng chưa mang tính tích hợp dữ liệu, nhiều
công đoạn nhập lại, dễ dẫn đến nhiều sai sót và gian lận.
2.3.2.2 Về hệ thống kế toán: Vẫn còn sự phân công kiêm nhiệm.
Công ty chưa quan tâm nhiều đến kế toán quản trị. Sổ sách kế toán
cần được đánh số trang, đóng dấu giáp lai theo đúng quy định.
2.3.2.3 Về các thủ tục KSNB: Việc phân công phân nhiệm chưa thật
sự được rõ ràng. Công việc mua sắm vật tư thường chỉ do một người
đảm nhận đó là chuyên viên mua sắm ở phòng vật tư. Công ty không

theo dõi danh sách các khoản thanh toán đến hạn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trên đây là toàn bộ quá trình MH&TT diễn ra tại Công ty Cổ
phần Xây dựng 525 Đà Nẵng, mặc dù không khỏi xảy ra một số hạn
chế nhất định, tuy nhiên nhìn chung quy trình được Công ty thực
hiện, kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ. Các phòng ban thực hiện đúng
theo nhiệm vụ và phối hợp nhịp nhàng.
Để công tác KSNB nói chung và KSNB quy trình MH&TT
ngày càng hiệu quả và hoàn thiện hơn thì công ty cần khắc phục
những hạn chế và hướng đến một mô hình KSNB hoàn thiện hơn.


18
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY
TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 525 ĐÀ NẴNG.
3.1 Sự cần thiết hoàn thiện KSNB tại công ty
- KSNB là rất cần thiết nhất là với các công ty xây dựng. Hiện tại,
quy trình KSNB trong công ty dùng lại ở sự kiểm soát chung chung.
- KSNB của công ty thực hiện chặt chẽ thì sẽ ngăn chặn được tình
trạng cạnh tranh thiếu lành mạnh trong thị trường cung ứng vật tư.
Hoàn thiện KSNB thông qua việc tích hợp nguồn thông tin dữ liệu đầu
vào, chuẩn hóa thông tin đầu ra là một yêu cầu tất yếu khách quan.
- Công tác quản lý và thực hiện chuyên môn cần tổ chức kiểm soát
chặt chẽ, kỹ lưỡng, khoa học. Cần có một quy trình KSNB chặt chẽ
để các nhân viên làm việc theo một khung, một quy chế rõ ràng.
- Đối với các nhà quản lý, việc hoàn thiện các báo cáo nội bộ trong
kiểm soát tạo sự tiện ích rất lớn cho việc theo dõi, kiểm tra quy trình.
3.2 Hoàn thiện KSNB trong công tác quản lý
3.2.1 Nâng cao vai trò của ban kiểm soát

- Cần nâng cao vai trò nhiệm vụ, đấu tranh việc chỉ định NCC các
NVL đặc chủng, hạn chế tình trạng cạnh tranh thiếu lành mạnh.

- Cần có sự kiểm soát chặt chẽ quy trình trình duyệt hồ sơ .
Hoạt động của ban kiểm soát cần được điều chỉnh bởi một
khung pháp lý rõ ràng hơn.
3.2.2 Cơ cấu lại ban kiểm soát nội bộ
Ban kiểm soát hiện nay Công ty đã có nhưng chỉ thực hiện chức
năng giám sát một cách chung chung không thể kiểm soát hết tất cả
những vấn đề trong một doanh nghiệp xây dựng có quy mô nên cần
cơ cấu lại để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hoạt động Ban KSNB tổng quát như sau:


19
- Kiểm tra đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả hệ thống kế
toán và hệ thống KSNB từ đó đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn.
- Kiểm tra, đánh giá và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin.
- Kiểm tra, đánh giá tính kinh tế, tính hiệu lực hiệu quả hoạt động.
3.2.3 Ứng dụng quy trình tích hợp dữ liệu trong quản lý chu trình
mua hàng và thanh toán
3.1.3.1 Sự cần thiết trong việc tích hợp dữ liệu
- Mỗi phòng ban sử dụng những phần mềm khác nhau với một cơ sở
dữ liệu (CSDL) riêng và không thể tích hợp được mặc dù cùng một
nguồn cơ sở dữ liệu từ một loại chứng từ. Điều này sẽ không tránh
khỏi những sai sót như nhập sai số liệu, bỏ sót chứng từ...
- Trong công ty xây dựng, đòi hỏi công việc cần được xử lý nhanh
chóng, kịp thời, chính xác và hiệu quả. Một ý kiến đưa ra ở đây đó là
sự tích hợp tất cả dữ liệu và chức năng có liên quan bằng cách ứng
dụng mô hình ERP để quản lý doanh nghiệp.

3.2.3.2 Mô hình tích hợp dữ liệu: Tích hợp dữ liệu được thực hiện
thông qua một phần mềm ERP để tích hợp những chức năng chung
của một tổ chức trong một hệ thống. Thay vì phải sử dụng phần mềm
kế toán, phần mềm nhân sự - tiền lương… song song độc lập lẫn
nhau thì ERP bao gồm tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất
mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau.
Tích hợp dữ liệu trong ERP cho phép tất cả dữ liệu liên quan
đều được cung cấp một cách trực tuyến, kịp thời; thông tin cần là có
tuy nhiên chỉ thực hiện trong quyền hạn nhiệm vụ , không có dữ liệu
nào phải nhập vào hai lần, giám sát công việc một cách tốt hơn, bởi lẽ
việc thực hiện các bước trong một quy trình được lập trình sẵn, được
quan sát bởi tất cả thành viên có liên quan, sai sót và gian lận cũng dễ
phát hiện.


20

đốcliệu trong quy trình mua
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ sự tíchGiám
hợp dữ
P. KHKD
TCKT
(3)P.VTTB
(4)Kho
hàng(2)P.
và thanh
toán
VTTBVTT
- (1) Phòng KHKD: khi lập bảng cân đối NVL nếu
Dữ cần

liệucác thông tin
Bị
vềFile
hàng tồn kho thì chỉ cần đặt lệnh cho chương trình ứng dụng ERP.
File
File
File nhập kho thì không cần File
- khách
(2) Phòng vật tư thiết
NCC bị: khi lập Phiếu
nhập
HTK
hàng
xuất
phải
đợi Bảng nhập NVL từ kho chuyển lên.
hàng
hàng
Dữ
liệu
File
File
File
File
Hợp Hóa
Đơn báo
File


nhập

kho

File ghi
Cân
nhận NV
21
đối
NPL Những lợi ích ERP mang lại là: Loại bỏ các sai sót có thể
xảy ra khi nhiều người cùng nhập mộtFile
dữPhải
liệu, Tăng tốc độ dòng
trả NCC
công việc, Tập trung dữ liệu, Dễ dàng kiểm
soát.
File Đơn
3.2.4 Tăng cường kiểm soát việc phân chia quyền hạn cho
đặt hàng
nhân viên và sử dụng cơ chế kiểm soát bất kiêm nhiệm
File thanh
Việc tin tưởng và giao quyền cho nhân viên
cấp dưới có thể phát huy
toán
vai trò của họ, nhưng cũng không tránh khỏi gian lận và sai sót.

Phòng
đốctoán Ngân
Phòng
Sơ đồKHKD
3.3: Hoàn thiện
kiểm TCKT

soát phân quyền Giám
khi thanh
hàng
KT
vật
tư

KT
thanh
toán

KT
trưở
ng

TK
TG
NH

TK
TG
NH


Hóa đơn
GTGT

Kt
ra

Thanh
toán
cho
NCC

Đ
ó
Giấy
22 đề nghị
K
Ktr
Ktr
K
n
Giấy
thanh toán
3.3
Hoàn
thiện
kiểm
soát
việc
lưu
trữ
dữ
liệu
thông
tin
a
a

ý
ý
g
đề nghị
- thanh
Định kỳ, nên tiến hành in ấn, sao lưu các bản ghi và tập tin Ủy
quan
nhiệmdấ
Ủy nhiệm
u
toán
trọng.In báo, đóng tập chứng từ vàchi/
và lưu
trữ trong tủ có khóa. chi/ Lệnh
Lệnh
chi
K các văn chi
- Các thiết bị như đĩa, USB,
bản… nên lưu trữ ở những chỗ
ý
an toàn, giao cho người có trách nhiệm quản lý.
Ktra, đối
3.4 Hoàn thiện kiểm soát trong quá trình sử dụng phần mềm kế
chiếu
toán : Tăng cường kiểm soát sử dụng phần mềm kế toán: kiểm soát
Sổ phụ ngân
truy cập - sử dụng hệ thống, kiểm soát truy cập dữ liệu
hàng
Sổ phụ
3.5. Hoàn thiện kiểm soát hoạt động

MH&TT
ngân hàng
3.5.1 Hoàn thiện kiểm soát các Đơn đặt hàng
3.5.2 Hoàn thiện kiểm soát quá trình nhận hàng

P.KHKD
P. quản
lý trìnhKho
Sơ đồ 3.4:NCC
Hoàn thiện kiểm
soát quá
nhận hàng P. TCKT
chất lượng

…
Báo cáo


Bảng
nhập
NVL
23

nhập
NVL

Bên cạnh đó, tại kho, hàng tháng cũng nên lập báo cáo nhập kho, số
thứ tự của Bảng nhập NVL tương ứng với số Kiểm
ĐĐH,trasố Hóa đơn và
chất

Phiếu
của NCC để thuận tiện hơn quá trình rà soát, đối chiếu và kiểm
tra.nhập
lượng
kho (liên 2)
3.5.3
Hoàn
theo dõi thanh toán
Phiếu
nhậpthiện kiểm soát việcPhiếu
kho (liên
3) thiện chứng từ thanh
nhập
kho
3.5.3.1
Hoàn
toán:
Phiếu nhập
Định kỳ, nên kiểm tra số dư của TKkho
331(liên
để 1)
phát hiện
những NCC có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số
dư lớn, từ đó có kế hoạch cụ thể về việc trả nợ.
Lập Phiếu theo dõi thanh toán liên quan đến một NCC nào
đó để tránh rủi ro là bỏ quên hoặc sót Hóa đơn đã đến hạn thanh toán.
Việc thanh toán các loại vật tư nhỏ lẻ từ tạm ứng tiềncần kèm
theo Bảng kê mua vật tư nhỏ lẻ để tiện theo dõi mua NVL khoán cho
đội và kiểm tra việc thanh toán có hợp lý hợp lệ không.
3.5.3.2 Hoàn thiện hệ thống các báo cáo nội bộ trong công tác thanh

toán:Một số báo cáo nội bộ mà công ty nên tổ chức lập để phục vụ
công tác kiểm soát như là:
+ Danh sách các nhà cung cấp
+ Báo cáo nhanh tình hình thanh toán với NCC
+ Báo cáo các khoản phải trả NCC
+ Bảng phân tích các khoản phải trả NCC
+ Báo cáo yêu cầu thanh toán NCC
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh
toán là một yếu tố cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý và làm
vững mạnh hệ thống KSNB tại công ty. Luận văn dựa vào tình hình
thực tiễn và vận dụng các nguồn lực của công ty đã đưa ra các giải
pháp hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng và thanh toán phù hợp


24
với đặc điểm và điều kiện của công ty. Những giải pháp này mong
muốn phần nào đóng góp cho quá trình đổi mới và hoàn thiện cơ chế
kiểm soát quản lý chu trình mua hàng và thanh toán trong điều kiện
hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay.
KẾT LUẬN
Thực tế trong thời gian qua, công tác kiểm soát nội bộ chu
trình MH&TT tại công ty đã có nhiều tiến bộ, góp phần không nhỏ
trong việc chống sự thất thoát gian lận cũng như từng bước hoàn
thiện dần hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình này. Thông tin
cung cấp cho các nhà quản lý chính xác, kịp thời. Tuy nhiên, trong
quá trình thực hiện công tác kiểm soát vẫn còn bộc lộ những hạn chế
nhất định cần được khắc phục nếu không sẽ ảnh hưởng đến công tác
quản lý và hiệu quả hoạt động của công ty.
Với quan điểm đổi mới công tác quản lý, tăng cường kiểm

soát nội bộ tạo một cơ chế quản lý vững vàng, nhất là nâng cao hơn
nữa hiệu quả kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán, tác
giả đã đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hoàn thiện công tác
kiểm soát nội bộ thực tế tại công ty. Trên cơ sở lý luận kết hợp với
thực tiễn công tác tại công ty, tác giả đã phân tích, đánh giá và tổng
hợp nhằm làm cho đề tài có tính khả thi hơn. Song các giải pháp đưa
ra có thực hiện tốt hay không còn phụ thuộc vào sự đổi mới đồng bộ
về cơ chế chính sách liên quan đến công tác kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng thanh toán tại công ty.