Quy trình quản lý và sử dụng vpp, ccdc

Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTQLVPP
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 1 of 8

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG
VĂN PHỊNG PHẨM, CƠNG CỤ DỤNG CỤ
CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN SƠN HT
I. MỤC ĐÍCH.

Quản lý được việc sử dụng văn phịng phẩm, cơng cụ dụng cụ trong
Cơng ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm.
II. PHẠM VI.

Quy định này áp dụng cho việc quản lý và sử dụng văn phịng phẩm
trong Cơng ty.
III. ĐĨNH NGHĨA.

VPP: “văn phịng phẩm”
CCDC: “ Cơng cụ dụng cụ”
IV. NỘI DUNG.

4.1. Định mức sử dụng.
Mỗi loại VPP, CCDC phải có định mức sử dụng. Phịng HCNS lập định
mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính được thảo luận thống
nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển Giám đốc Cơng ty phê duyệt.
Hàng q, Phịng HCNS có trách nhiệm rà soát lại định mức sử dụng
VPP, CCDC cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng bộ phận
đề nghị Phòng HCNS cùng nghiên cứu để thay đổi định mức.
4.2. Cấp phát VPP, CCDC.
Trước ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị VPP,
CCDC của tháng sau theo biểu mẫu chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó
chuyển Phịng HCNS xem xét và cấp phát.
Phịng HCNS có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy
định, nếu khơng đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu
đúng thì chuyển Giám đốc duyệt.
Căn cứ trên giấy đề nghị được GĐ duyệt, Phòng HCNS tiến hành
việc cấp phát, việc cấp phát được thực hiện làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 - 20 của tháng.
1


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTQLVPP
: 4.0

: 01/08/2023
: Page 2 of 8

4. 3. Quản lý và sử dụng VPP, CCDC.
CNV được cấp phát VPP, CCDC phục vụ cho cơng việc được giao
trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.
Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra
trực tiếp việc sử dụng VPP, CCDC của CNV mà mình quản lý.
Phịng HCNS có trách nhiệm theo dõi sử dụng VPP, CCDC trong
Công ty. Đảm bảo định mức tồn kho là 20 %.
V. TÀI LIỆU THAM KHẢO.

- Khơng có
VI. PHỤ LỤC.

Giấy đề nghị VPP, CCDC.

2


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN SƠN
HT

Code
Version
Dated

Page

: BM-QTQLVPP
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 3 of 8

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
====== o0o ======

Số: /QĐ- ....................

Phú Thọ, ngày ...... tháng ...... năm 2023

QUY ĐỊNH
ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG VĂN PHỊNG PHẨM, CƠNG CỤ DỤNG CỤ,
QUẦN ÁO BẢO HỘ LAO ĐỘNG
(Ban hành Kèm theo QĐ số: ....... /QĐ-ICTVN-2022 ngày ..../ ..../ 2023 của
GĐ Công ty)
CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Mục đích
Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng văn phịng phẩm, công cụ dụng
cụ, quần áo bảo hộ lao động, đồ bảo hộ lao động đáp ứng yêu cầu thực
hiện công việc của Công ty.
Nhằm trang bị đúng các dụng cụ nêu trên một cách khoa học phục
vụ tốt nhất các yêu cầu công việc của Công ty, đồng thời nâng cao tinh
thần trách nhiệm của CBCNV trong quá trình quản lý, sử dụng tránh tình
trạng lãng phí.

Điều 2: Ngun tắc quản lý, sử dụng.
Các công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, quần áo bảo hộ lao động,
và dụng cụ bảo hộ lao động... được quản lý khoa học sử dụng hợp lý và
hiệu quả.
CHƯƠNG II: ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG
Điều 3: Văn phòng phẩm.
Áp dụng đối với nhân viên Văn phòng.
STT

Tên loại

Đơn vị

Số lượng

Thời gian
sử dụng

Ghi chú

ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG CỦA MỖI PHỊNG BAN CĨ LIÊN QUAN

1

Băng keo

Cuộn

2

1 năm

2

Hồ dán

Hộp

2

1 năm

3


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

3

Máy tính casio

Cái

1

3 năm

4

Dao dọc giấy

Cái

1

1 năm

5

Túi cúc bấm

Cái

2

1 tháng

6

Thước kẻ

Cái

1

1 năm

7

Giấy nhớ

Tệp

2

1 năm

8

File cịng cua 7mm

Cái

2

1 năm

9

Bút xóa

Cái

2

1 năm

10 Bút chì

Cái

2

1 năm

11 Bút bi

Cái

2

1 tháng

12 Bút cắm bàn

Cái

2

1 năm

13 Bút dấu dòng

Cái

2

1 năm

14 Bút viết bảng

Cái

2

1 tháng

15 Bút lông dầu

Cái

2

1 tháng

16 Tẩy chì

Cái

1

1 năm

17 Kẹp bướm 19mm

Hộp

5

1 năm

18 Kẹp bướm 32mm

Hộp

5

1 năm

19 Kẹp bướm 41mm

Hộp

5

1 năm

20 Kẹp bướm 51mm

Hộp

5

1 năm

21 Đạn ghim nhỏ

Hộp

1

2 tháng

22 Đạn ghim to

Hộp

1

2 năm

23 Ghim cài tam giác

Hộp

1

1 tháng

24 Kéo văn phịng

Cái

1

1 năm

26 File trình ký

Cái

1

2 năm

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTQLVPP
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 4 of 8

ĐỊNH MỨC CHUNG DO PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ QUẢN LÝ

1

Giấy trắng A5

Ram

3

1 năm

2

Giấy trắng A4

Ram

5

1 tháng

3

Mực con dấu

Lọ

1

2 tháng

4

Mực máy in

Ống

2

1 tháng

5

Bì thư lớn

Cái

30

1 tháng

6

Bì thư nhỏ

Cái

30

1 tháng

7

Sổ Ban lãnh đạo

Cuốn

6

1 năm

8

Sổ lớn A4

Cuốn

12

1 năm

9

Bìa ngăn trang

Tập

1

1 tháng

4


Code
Version
Dated
Page

Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

10 Giấy màu A4

Ram

1

: BM-QTQLVPP
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 5 of 8

2 tháng

Trường hợp các Phịng, Ban, Đơn vị do u cầu của cơng việc cần sử
dụng nhiều hơn định mức phải làm đề nghị cấp thêm văn phòng phẩm và
nêu rõ lý do chuyển đến Phòng HCNS để cấp bổ sung và theo dõi tổng
hợp báo cáo lãnh đạo.
Đối với công nhân sản xuất, khi nhận văn phịng phẩm, cơng cụ
dụng cụ lần đầu, Phòng HCNS căn cứ vào đề nghị cấp văn phịng phẩm,
cơng cụ dụng cụ đã được duyệt để cấp phát cho công nhân sản xuất.
Những lần nhận sau, sẽ mang vỏ, hoặc phần cịn lại khơng sử dụng được
nữa để đổi lấy mới hoặc thay thế.
Điều 4: Đồ nhu yếu phẩm, đồ dùng vệ sinh.
4.1. Trường hợp bình thường.
- Đồ nhu yếu phẩm.
+ Nước bình: 2 bình/tháng
+ Chè: 2kg/tháng (dùng cho việc tiếp khách)
- Đồ vệ sinh.
Bao gồm:

+ Giấy vệ sinh: 2 bịch/tháng/bộ phận
+ Nước rửa tay: 1 chai/tháng/bộ phận
4.2. Trường hợp phát sinh khác Phịng HCNS phải có giải
trình cụ thể.
Điều 5: Quần áo đồng phục, các dụng cụ bảo hộ lao động.
Quần áo đồng phục, văn phòng, dụng cụ BHLĐ được cấp cho CBCBV
định kỳ theo định mức tiêu chuẩn như sau:
Stt

Tên loại

Số lượng/1
người/1
năm

1

Quần áo đồng phục của
CBCNV khối văn phòng

02 bộ

5

Số lần
cấp

Thời gian
cấp

1 lần

Cuối năm


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTQLVPP
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 6 of 8

2

Quần áo bảo hộ lao động
(Đối với công nhân)

08 bộ

4 lần

Đầu quý

3

Găng tay vải

36 đôi

12 lần

Đầu mỗi
tháng

4

Giầy bảo hộ

08 đôi

4 lần

Đầu quý

5

Mũ bảo hộ

01 Cái

1 lần

Đầu năm

6

Khẩu trang vải

12 Cái

12 lần

Đầu mỗi
tháng

Tủ thuốc y tế
Cấp cho mỗi xưởng 01 tủ thuốc
Dụng cụ và thuốc y tế: (Quản đốcphân xưởng có trách
bơng, gạc, thuốc sát nhiệm quản lý và xin cấp thêm khi
sử dụng hết)
trùng, ...

7

- Trường hợp CBCNV do yêu cầu của công việc phải sử dụng dụng
cụ bảo hộ lao động thì được cấp sử dụng theo định mức chung và thu lại
khi hoàn thành công việc.
CHƯƠNG III: CẤP PHÁT, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
Điều 6: Trách nhiệm của các Phòng Ban, và CBCNV.
6.1. Phòng Hành chính Nhân sự.
Phịng HCNS căn cứ vào định mức theo quy định và tình hình sản
xuất kinh doanh của Cơng ty để lập kế hoạch mua cho 01 quý (03
tháng)/lần và cấp phát nhưng phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết

kiệm.
Phịng Hành chính Nhân sự có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra
thường xuyên quá trình sử dụng các loại dụng cụ, thiết bị nêu trên và kịp
thời phát hiện các trường hợp làm hư hỏng, gây lãng phí để đề nghị xử lý
theo Quy chế của Công ty.
Hằng tháng Phịng Hành chính Nhân sự tập hợp số liệu về tình hình
sử dụng dụng cụ, VPP theo định mức và báo cáo Lãnh đạo Cơng ty.
Trường hợp phát sinh Phịng Hành chính Nhân sự phải báo cáo cụ
thể.
6.2. Phịng kế toán.

6


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTQLVPP
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 7 of 8

Căn cứ vào định mức được duyệt để theo dõi q trình mua và
thanh tốn các thiết bị dụng cụ nêu trên để đề xuất việc duyệt chi mua

theo quy định.
6.3. Các Bộ phận Công ty.
Các Bộ phận Công ty căn cứ vào định mức quy định và yêu cầu của
công việc lập phiếu đề nghị cấp công cụ dụng cụ, thiết bị, VPP nêu trên
theo mẫu quy định chuyển đến Phòng Nhân sự để cấp phát và theo dõi.
Các Bộ phận có trách nhiệm quản lý, sử dụng công cụ dụng cụ,
thiết bị, VPP đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.
Trong trường hợp các bộ phận sử dụng lãng phí, gây mất mát hư
hỏng sẽ bị xử lý theo quy chế của Công ty.
Riêng các trường hợp phát sinh ngồi định mức phải có văn bản đề
nghị nêu rõ lý do gửi Phịng Hành chính Nhân sự để cấp phát, theo dõi và
báo cáo lãnh đạo Cơng ty.
Hướng dẫn CNV thuộc bộ phận mình sử dụng đúng mục đích, đúng
cách thức và tiết kiệm.
6.4. CBCNV của Cơng ty.
CBCNV có trách nhiệm sử dụng các cơng cụ dụng cụ, thiết bị, VPP,
bảo hộ lao động, quần áo đồng phục... đúng mục đích, hiệu quả.
Trưởng phịng, Phụ trách Phịng có trách nhiệm theo dõi quản lý
thiết bị được cấp phát và phải chịu trách nhiệm liên đới khi để CNV thuộc
Phịng sử dụng lãng phí hoặc hư hỏng thiết bị, dụng cụ.
Các trường hợp CNV làm thất thoát, hư hỏng thiết bị, dụng cụ, đồ
dùng bảo hộ hoặc sử dụng các thiết bị, dụng cụ làm việc (không tính
khấu hao) hoặc sử dụng cho mục đích cá nhân thì sẽ bị xử lý theo Quy
chế của Cơng ty.
Đối với CBCNV khi nghỉ việc phải bàn giao, hoàn trả các dụng cụ lao
động được cấp phát. Trưởng/Phụ trách Phòng sau khi nhận lại các thiết
bị, dụng cụ nêu trên phải nhập lại kho theo quy định chung.
CHƯƠNG IV: TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 7: Thực hiện.

7


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTQLVPP
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 8 of 8

Phịng Hành chính Nhân sự có trách nhiệm quản lý tất cả các dụng
cụ, thiết bị nêu trên. Cụ thể: Lập kế hoạch trang bị các các thiết bị văn
phòng, văn phòng phẩm, đồ bảo hộ lao động,... theo quy định đồng thời
định kỳ hằng tháng hoặc đột xuất báo cáo Giám đốc Công ty về tình hình
cấp phát sử dụng theo định mức.
Các Bộ phận và CBCNV tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mình
phải chấp hành nghiêm các quy định về quản lý sử dụng các thiết bị,
dụng cụ được giao đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm.
Các Bộ phận, CBCNV thực hiện tốt các quy định liên quan đến công
tác quản lý, sử dụng thiết bị, dụng cụ thì sẽ được khen thưởng và ngược
lại nếu vi phạm thì tuỳ theo mức độ vi phạm và thiệt hại thực tế sẽ bị kỷ
luật theo Quy chế của Cơng ty.
Quy định này có hiệu lực lực từ ngày ký.!.

Nơi nhận:
- Các Bộ phận;
- Lưu HCNS.

8

GIÁM ĐỐC