Quy trình tuyển dụng (cơ bản)

Code
Version
Dated
Page

CƠNG TY TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Người viết

Người kiểm tra

: BM-QTTD
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 1 of 5

Người phê duyệt

Họ tên:

Họ tên:

Họ tên:

Chữ ký:

Chữ ký:

Chữ ký:

Chức vụ:

Chức vụ:

Chức vụ:

Ngày tháng:

Ngày tháng:

Ngày tháng:

1. Mục đích
Quy trình này nhằm đưa ra phương pháp nhất quán trong việc tuyển dụng nhân viên trong
Công ty.
2. Phạm vi áp dụng
Quy trình này được áp dụng với mọi hoạt động tuyển dụng nhân viên các cấp trong tồn
Cơng ty.
3. Định nghĩa và từ viết tắt.
3.1. Định nghĩa: Không.
3.2. Từ viết tắt:
3.3. TD: Tuyển dụng
3.4. NSTH: Nhân sự tổng hợp
4. Nội dung.
- Quy định chung.
- Trách nhiệm của Phòng HCNS.
- Xem xét nhu cầu, lập kế hoạch và giám sát việc tuyển dụng nhân viên trong Công ty tuân
theo thủ tục này.
5. Trách nhiệm của các trưởng phòng, bộ phận.

- Phối hợp với Phòng HCNS để kiểm tra, phỏng vấn và đánh giá năng lực làm việc của nhân
viên trong phạm vi phịng ban của mình và tuân theo thủ tục này.
- Xem xét nhu cầu và chất lượng lao động của phịng ban mình phụ trách để kết hợp với
Phòng HCNS trong việc tuyển dụng nhân viên.
1


CƠNG TY TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTTD
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 2 of 5

6. Lưu đồ quá trình tuyển dụng.
Trách nhiệm

Lưu đồ quy trình

- Các Phịng, ban, đơn vị
có nhu cầu Kế hoạch tuyển dụng năm

- Phòng HCNS Yêu cầu tuyển dụng

BM.8- QTTD

Khơng đáp ứng được

- Phịng ban có
nhu
Lập
kế cầu
hoạch tuyển dụng

Tài liệu/ biểu mẫu
liên quan

BM.01- QTTD

BM.01- QTTD

Đáp ứng được

- Phịng HCNS

Phê duyệt

Đồng ý

- Phịng HCNS

BM.02- QTTD
Khơng đồng ý

- Giám đốc

Xem xét

BM.02 -QTTD

BM.03- QTTD

chức thực hiện
- Phòng ban liên Tổ
quan

BM.05- QTTD

- Phòng HCNS

BM.05- QTTD

- NV thửTiếp
việc nhận nhân viên vào thử việc
- Phòng ban liên quan
- Phòng
Đánh giá thử việc
- Phòng ban liên quan

- Giám đốc

2

Quyết định tiếp nhận

Quyết định tiếp nhận; Ký
kết hợp đồng thử việc

BM.06- QTTD
BM.07- QTTD

Quyết định tiếp nhận chính
thức; Ký kết Hợp đồng lao
động


CƠNG TY TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTTD
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 3 of 5

7. Mô tả lưu đồ quá trình tuyển dụng.
7.1. Kế hoạch tuyển dụng hàng năm.
Cuối năm, các Phịng/Ban/Bộ phận có trách nhiệm lập kế hoạch về nhân sự, dự tính nhu cầu

cần tuyển dụng cho cả năm sau gửi cho Phòng HCNS theo biểu mẫu "Kế hoạch tuyển dụng năm "
BM.08-1-QTTD. Phòng HCNS căn cứ vào kế hoạch của các phòng ban lập kế hoạch tuyển dụng
tổng thể cho tồn Cơng ty theo BM.08-2-QTTD.
7.2. u cầu tuyển dụng theo nhu cầu trong năm.
Các Phịng/Ban/Bộ phận có nhu cầu tuyển dụng nhân viên căn cứ theo kế hoạch nhân sự của
mình hoặc theo nhu cầu đột xuất ứng với từng thời kỳ mà thực hiện ghi thông tin vào phiếu yêu cầu
tuyển dụng (BM.01- QTTD) và chuyển cho Phịng HCNS.
7.3. Xem xét.
Phịng HCNS xem xét tính hợp lý của yêu cầu tuyển dụng căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh
doanh và số lượng nhân viên hiện có của bộ phận đó.
Nếu Phịng HCNS khơng đồng ý với yêu cầu tuyển dụng sẽ chuyển “Phiếu yêu cầu tuyển
dụng” trả lại cho bộ phận và thực hiện thống nhất lại các u cầu với bộ phận đó.
Nếu Phịng HCNS đồng ý với yêu cầu tuyển dụng, Phòng HCNS sẽ trình Giám đốc phê
duyệt về yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban/bộ phận.
7.4. Lập kế hoạch tuyển dụng theo nhu cầu.
Phòng HCNS căn cứ vào các phiếu yêu cầu tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng theo
BM.02- QTTD trình Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt.
Việc lập kế hoạch tuyển dụng theo BM.02-QTTD là cần thiết khi: Tuyển nhân viên vào các
vị trí quản lý hoặc tuyển với số lượng từ 05 nhân viên trở lên, cịn lại thì lấy căn cứ của phiếu u
cầu tuyển dụng được duyệt làm cơ sở thực hiện.
7.5. Phê duyệt.
Giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký duyệt kế hoạch tuyển dụng theo BM.02- QTTD.
Tổ chức thực hiện.
Phòng HCNS kết hợp với phòng/ban liên quan tổ chức tuyển dụng theo kế hoạch đã được
phê duyệt.
7.6. Tổ chức thi tuyển hoặc phỏng vấn và tiếp nhận nhân viên mới.
Ứng viên điền các thông tin vào đơn xin việc theo BM.03- QTTD và tham gia phỏng vấn.

3

CƠNG TY TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTTD
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 4 of 5

Những người được giao nhiệm vụ phỏng vấn, kiểm tra chuyên môn, tay nghề phải ghi nhận
kết quả và các đề xuất, ký xác nhận vào biểu mẫu “Phiếu đánh giá phỏng vấn” theo BM.04- QTTD.
Kết quả bài thi sẽ được lưu vào túi hồ sơ nhân sự để bảo quản.
Căn cứ vào kết quả thi tuyển, Phịng HCNS làm tờ trình lãnh đạo Cơng ty phê duyệt. Căn cứ
vào phê duyệt của lãnh đạo Công ty, Phòng HCNS sẽ tiến hành trả lời các nhân sự không đạt yêu
cầu, thực hiện thủ tục tiếp nhận nhân sự mới: lập hợp đồng thử việc (hoặc học việc) và lập quyết
định tiếp nhận thử việc (hoặc học việc) với ứng viên đó trình lãnh đạo Cơng ty phê duyệt (Trên hợp
đồng phải ghi đầy đủ quyền lợi và trách nhiệm của người sử dụng lao động và người lao động).
Phòng HCNS căn cứ vào hợp đồng thử việc và quyết định tiếp nhận, làm các thủ tục giao
nhận hồ sơ, giấy tờ và các thủ tục liên quan theo quy định của Công ty ứng với từng vị trí cơng việc.
Phịng HCNS có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, đào tạo về nội quy lao động, an toàn lao
động và các nội quy, quy định liên quan tới người lao động; tổ chức cho nhân viên mới làm các văn
bản liên quan theo quy định (làm bài thu hoạch, kiểm tra, bản cam kết thực hiện) và bàn giao nhân
viên thử việc cho phòng, ban, bộ phận có nhu cầu sử dụng.
Nhân viên được tiếp nhận vào thử việc được giao cho phòng ban, bộ phận liên quan (theo

phiếu bàn giao nhân sự theo BM.05-1/QTTD). Bộ phận có nhân viên thử việc có trách nhiệm cử
người phổ biến, hướng dẫn, đào tạo hội nhập tại bộ phận/đơn vị. Bộ phận NSTH ra thông báo về
nhân sự mới ở bảng tin để mọi người được biết (BM.05-2-QTTD).
7.7. Đánh giá thử việc.
Nhân viên được tiếp nhận vào thử việc sẽ có thời gian thử việc tuỳ từng tính chất công việc
(được thể hiện trong hợp đồng thử việc hoặc học việc và quyết định tiếp nhận).
Trong quá trình thử việc, người được phân công hướng dẫn chịu trách nhiệm quản lý trực
tiếp nhân viên thử việc. Kết thúc thời gian thử việc theo Hợp đồng, nhân viên thử việc làm bản tự
đánh giá quá trình thử việc của mình (theo BM.06- QTTD) gửi lên người hướng dẫn, người hướng
dẫn và Trưởng bộ phận có nhân sự thử việc căn cứ vào quá trình thử việc của nhân viên thử việc,
ghi kết quả theo dõi đánh giá nhân viên thử việc vào biểu mẫu BM.07- QTTD, chuyển Phòng
HCNS. Phòng HCNS thực hiện đánh giá nhân sự về ý thức chấp hành nội quy quy định của Công ty
theo các tiêu chí tại BM.07- QTTD
7.8. Quyết định tiếp nhận.
Phịng HCNS căn cứ vào ý kiến trong Bản đánh giá thử việc của Trưởng phòng, bộ phận
liên quan và bản tự đánh giá thử việc của nhân viên để lập tờ trình Giám đốc phê duyệt tiếp nhận
chính thức và hình thức ký kết hợp đồng lao động cho các nhân viên thử việc.

4


Code
Version
Dated
Page

CƠNG TY TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

: BM-QTTD
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 5 of 5

Sau khi có phê duyệt của Tổng Giám đốc, Phòng HCNS làm quyết định tiếp nhận chính
thức trình Tổng Giám đốc ký và gửi cho nhân viên được tiếp nhận, các bộ phận phòng ban liên
quan để thực hiện.
8. Hồ sơ. sơ..
TT

Tên hồ sơ

Ký hiệu

Nơi lưu

Thời gian lưu

1

Phiếu yêu cầu tuyển dụng

BM.01- QTTD

Phòng HCNS

01 năm

2

Kế hoạch tuyển dụng

BM.02- QTTD

Phịng HCNS

01 năm

3

Dữ liệu ứng viên

BM.03- QTTD

Phịng HCNS

Khơng xác định

4

Phiếu đánh giá phỏng vấn

BM.04- QTTD

Phịng HCNS

Khơng xác định

5

Phiếu bàn giao nhân sự

BM.05-QTTD

Phòng HCNS

01 năm

6

Bản tự đánh giá thử việc

BM.06- QTTD

Phịng HCNS

01 năm

7

Phiếu Đánh giá thử việc

BM.07-QTTD

Phịng HCNS

Khơng xác định

8

Kế hoạch tuyển dụng năm

BM.08- QTTD

Phòng HCNS

01 năm

5