Môn 7: Công việc của nhân viên Outbound

TransViet Training Centre. Slide: 1
Travel House, 170-172 Nam Ky Khoi Nghia, Dist 3, Ho Chi Minh City, Vietnam
CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN
OUTBOUND
TransViet Training
TransViet Training Centre. Slide: 2
Travel House, 170-172 Nam Ky Khoi Nghia, Dist 3, Ho Chi Minh City, Vietnam
MỤC LỤC
 Chương 1: Mô tả công việc
 1. Xây dựng sản phẩm
 2. Lập kế hoạch và triển khai lịch khởi hành
 3. Bán tour tại quầy
 4. Đặt hàng, sắp xếp các dịch vụ theo chương trình
 5. Hoàn tất các dịch vụ sau khi tour kết thúc
 Chương 2: Thực hiện các công việc cụ thể theo “Mô tả
công việc”
 Chương 3: Sơ đồ quy trình bán và điều hành một tour
Outbound
TransViet Training Centre. Slide: 3
Travel House, 170-172 Nam Ky Khoi Nghia, Dist 3, Ho Chi Minh City, Vietnam
MỤC ĐÍCH MÔN HỌC
 Với môn này, học viên sẽ:
 - Hiểu rõ những nhiệm vụ (tasks) của một nhân viên
Outbound (Mô tả công việc).
 - Cách thực hiện từng đầu việc trong nhiệm vụ của một
nhân viên Outbound. (Hướng dẫn công việc dựa trên Mô
tả công việc)
 - Cung cấp cái nhìn tổng quan về dòng chảy công việc của
một nhân viên Outbound (Sơ đồ quy trình bán và điều
hành du lịch Outbound)
TransViet Training Centre. Slide: 4

Travel House, 170-172 Nam Ky Khoi Nghia, Dist 3, Ho Chi Minh City, Vietnam
CHƯƠNG 1: MÔ TẢ CÔNG VIỆC
 1. Xây dựng sản phẩm: (nhiệm vụ này thường được giao
cho nhân viên đã có kinh nghiệm làm việc tại quầy hoặc
điều hành tour Outbound)
 1.1. Đề xuất định hướng về sản phẩm.
 1.2. Xây dựng chương trình
 1.3. Tìm đối tác và các nhà cung ứng. Đàm phán giá
 1.4. Tính giá vốn, đề xuất giá bán
TransViet Training Centre. Slide: 5
Travel House, 170-172 Nam Ky Khoi Nghia, Dist 3, Ho Chi Minh City, Vietnam
CHƯƠNG 1: MÔ TẢ CÔNG VIỆC
 2. Lập kế hoạch và triển khai lịch khởi hành (nhiệm vụ này
thường được giao cho nhân viên đã có kinh nghiệm làm
việc tại quầy hoặc điều hành tour Outbound):
 2.1. Lên series lịch khởi hành theo chỉ đạo của cấp trên,
trình duyệt
 2.2. Đặt chỗ trên các phương tiện vận tải: máy bay, xe,
tàu…
 2.3. Đặt các dịch vụ (chỉ các dịch vụ cần thiết phải đặt
trước): thường là chỗ ở
 2.4. Đề nghị người phụ trách tạo tour code cho từng tour
 2.5. Thông báo cho quầy tour về quyết định mở bán từng
tour.
 2.6. Báo cáo doanh số bán từng ngày cho người phụ
trách (nếu được yêu cầu).
TransViet Training Centre. Slide: 6
Travel House, 170-172 Nam Ky Khoi Nghia, Dist 3, Ho Chi Minh City, Vietnam
CHƯƠNG 1: MÔ TẢ CÔNG VIỆC
 3. Bán tour tại quầy

 3.1. Tư vấn về sản phẩm tour cho khách hàng
 3.2. Nếu khách hàng đồng ý mua:
 3.2.1. Thu tiền đặt cọc, viết phiếu thu
 3.2.2. Yêu cầu bộ phận đặt dịch vụ, giữ dịch vụ cho đoàn
 3.2.3. Ghi biên nhận các giấy tờ nhận từ khách để làm visa
 3.2.4. Xác nhận lại với khách về nội dung các dịch vụ của
tour khách chọn, giao chương trình và nhắc khách về các
thời điểm quan trọng: thời điểm nộp tiền, ngày giờ họp
đoàn, giờ có mặt tại sân bay (bến tàu, xe…)
 3.2.5. Ghi tên khách vào danh sách đoàn
TransViet Training Centre. Slide: 7
Travel House, 170-172 Nam Ky Khoi Nghia, Dist 3, Ho Chi Minh City, Vietnam
CHƯƠNG 1: MÔ TẢ CÔNG VIỆC
 4. Đặt hàng, sắp xếp các dịch vụ theo chương trình:
 4.1. Nhận yêu cầu đặt dịch vụ đoàn.
 4.2. Điều hành tour và sắp xếp hướng dẫn
 4.3. Nhận hồ sơ tour và tiến hành thủ tục xin visa
 4.4. Trả tiền đặt cọc khi đến hạn (nếu các nhà cung ứng
yêu cầu)
 4.5. Xác nhận đoàn lần cuối với nhà cung ứng
 4.6. Làm dự toán tour
 4.7. Xuất vé máy bay
 4.8. Mua bảo hiểm
TransViet Training Centre. Slide: 8
Travel House, 170-172 Nam Ky Khoi Nghia, Dist 3, Ho Chi Minh City, Vietnam
CHƯƠNG 1: MÔ TẢ CÔNG VIỆC
 4.9. Tạm ứng tiền giao cho hướng dẫn, bàn giao tour cho
hướng dẫn.
 4.10. Tổ chức họp đoàn, phát quà (nếu có)
 4.11. Phối hợp với hướng dẫn và các nhà cung ứng trong

quá trình thực hiện tour và xử lý các trục trặc phát sinh
 4.12. Quà tặng khách có ngày sinh nhật trong chuyến đi
TransViet Training Centre. Slide: 9
Travel House, 170-172 Nam Ky Khoi Nghia, Dist 3, Ho Chi Minh City, Vietnam
CHƯƠNG 1: MÔ TẢ CÔNG VIỆC
 5. Hoàn tất các dịch vụ sau khi tour kết thúc:
 5.1. Quyết toán tour với hướng dẫn và nhận các chứng
từ: invoice của đoàn, mẫu ý kiến khách hàng, tiền tạm
ứng của hướng dẫn,
 5.2. Nhận phản hồi của khách sau khi đi tour về
 5.3. Giải quyết các phát sinh trong nội bộ và với khách
hàng
 5.4. Làm quyết toán tour.
 5.5. Lưu trữ, bàn giao hồ sơ theo quy định.
TransViet Training Centre. Slide: 10
Travel House, 170-172 Nam Ky Khoi Nghia, Dist 3, Ho Chi Minh City, Vietnam
CHƯƠNG 2: THỰC HIỆN CÁC CÔNG VIỆC
CỤ THỂ THEO “MÔ TẢ CÔNG VIỆC”
 Trong chương 1, chúng ta đã giới thiệu về bản “Mô tả
công việc” – nghĩa là tất cả những nhiệm vụ mà một nhân
viên công ty du lịch, làm việc tại bộ phận Outbound có thể
sẽ phải làm. Đó là bản liệt kê đầu việc.
 Cũng trong chương 1, chúng tôi giới thiệu sơ lược về
cách thực hiện từng đầu việc (mà chúng tôi hay gọi là
“Hướng dẫn công việc”). Hướng dẫn công việc được giới
thiệu trong bộ tài liệu tham khảo, và các bạn sẽ phải tự
học là chính.
 Học viên cũng lưu ý các điều sau:
 1. “Mô tả công việc” là liệt kê các nhiệm vụ phải làm, do
đó không có sự khác biệt nhiều giữa các công ty. Có thể

có
TransViet Training Centre. Slide: 11
Travel House, 170-172 Nam Ky Khoi Nghia, Dist 3, Ho Chi Minh City, Vietnam
CHƯƠNG 2: THỰC HIỆN CÁC CÔNG VIỆC
CỤ THỂ THEO “MÔ TẢ CÔNG VIỆC”
 một số công ty có phát sinh các đầu việc không có trong
 bản “Mô tả công việc” chúng tôi giới thiệu, cũng là
chuyện bình thường.
 2. “Hướng dẫn công việc” là cách và thứ tự thực hiện
từng đầu việc, chiếu theo từng nhiệm vụ của bản “Mô tả
công việc”, do vậy nó không phải là cách duy nhất để
thực hiện nhiệm vụ đó. Chúng tôi giới thiệu cách thực
hiện công việc tại TransViet, còn trong tương lai, khi làm
việc tại các công ty, có thể được yêu cầu làm theo cách
khác, với các form mẫu khác. Lúc đó tốt nhất là cứ thực
hiện theo yêu cầu của sếp, chứ đừng vội tranh luận là “tôi
có cách khác hay hơn”, dễ gây ác cảm. Nếu bạn thấy
cách được học là hợp lý hơn, sau
TransViet Training Centre. Slide: 12
Travel House, 170-172 Nam Ky Khoi Nghia, Dist 3, Ho Chi Minh City, Vietnam
CHƯƠNG 2: THỰC HIỆN CÁC CÔNG VIỆC
CỤ THỂ THEO “MÔ TẢ CÔNG VIỆC”
 cách được học là hợp lý hơn, sau đó có thể từ từ thuyết
phục sếp cho phép làm theo cách được học.
 Chương này được dành để rà lại và trả lời các câu hỏi của
học viên sau khi tự tham khảo phần “Hướng dẫn công
việc”
TransViet Training Centre. Slide: 13
Travel House, 170-172 Nam Ky Khoi Nghia, Dist 3, Ho Chi Minh City, Vietnam
CHƯƠNG 3: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH BÁN VÀ

ĐIỂU HÀNH MỘT TOUR OUTBOUND
 Trong chương 1 và chương 2, chúng tôi đã giới thiệu “Mô
tả công việc” và “Hướng dẫn công việc”. Nếu các bạn
dành thời gian để đọc kỹ và thực hành thật nhiều các đầu
việc, cơ hội để có thể đạt kết quả tốt trong các kỳ phỏng
vấn của các công ty du lịch là hầu như chắc chắn.
 Để giúp các bạn hiểu rõ hơn việc thực hiện một số nhiệm
vụ được chúng tôi coi là ĐẶC BIỆT QUAN TRỌNG từ bản
“Mô tả công việc”, chúng tôi giới thiệu 2 sơ đồ (sơ đồ là
thứ tự thực hiện các đầu việc, có kèm vẽ sơ đồ cho học
viên dễ nhớ):
 - Sơ đồ bán tour tại quầy Outbound
 - Sơ đồ điều hành một tour Outbound.
TransViet Training Centre. Slide: 14
Travel House, 170-172 Nam Ky Khoi Nghia, Dist 3, Ho Chi Minh City, Vietnam
CHƯƠNG 3: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH BÁN VÀ
ĐIỂU HÀNH MỘT TOUR OUTBOUND
 1. Sơ đồ bán tour tại quầy Outbound
TransViet Training Centre. Slide: 15
Travel House, 170-172 Nam Ky Khoi Nghia, Dist 3, Ho Chi Minh City, Vietnam
CHƯƠNG 3: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH BÁN VÀ
ĐIỂU HÀNH MỘT TOUR OUTBOUND
 2. Sơ đồ điều hành một tour Outbound