Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch tại nhà máy cơ khí yên viên

lời nói đầu
Hơn 10 năm đà qua đi, đó là khoảng thời gian đất nớc ta đợc hồi sinh, nhng
cũng là khoảng thời gian khó khăn và thử thách đối với các doanh nghiệp nói
chung và của các doanh nghiệp Nhà nớc nói riêng vốn đà quen với cơ chế quản
lý bảo hộ của Nhà nớc, nay phải chịu sự sàng lọc khắc nghiệt của cơ chế thị trờng
để tồn tại và phát triển. Sự đổi mới này đà tạo ra mét bíc cho sù ph¸t triĨn kinh tÕ
ViƯt nam. Để đứng vững trong cơ chế mới, chúng ta không thể làm gì khác là
phải giám tiếp nhận cái đúng, cái mới và xoá bỏ những t tởng trì trệ, bảo thủ, từ
đó hình thành lên đồng bộ các yếu tố thị trờng, tạo điều kiện cho thị trờng phát
triển hữu hiệu.
Cơ chế thị trờng nếu biết vận hành nó sẽ phát huy đợc những mặt tích cực
mà chúng ta khong thể phủ nhận đợc. Nhng nó cũng đặt ra một yêu cầu: cơ chế
quản lý kinh tế Nhà nớc phải thực sự đổi mới. Chuyển sang nền kinh tế thị trờng
đồng nghĩa với Nhà nớc đà chuyển giao cho các Doanh nghiệp Nhà nớc quyền
lợi to lớn và gắn liền với nó là những trách nhiệm nặng nề khi sự hỗ trợ của còn
lại của Nhà nớc là không đáng kể. Chính vì vậy, để thích nghi đợc trong cơ chế
thị trờng, mỗi Doanh nghiệp phải tìm ra đáp án của 3 vấn đề kinh tế lớn, đó là:
sản xuất cái gì? sản xuất cho ai? và sản xuất nh thế nào? phù hợp với năng lực và
nghành nghề của mình. Điều quan trọng là Doanh nghiệp phải làm nh thế nào để
đáp ứng đợc một cách tốt nhất nhu cầu thị trờng. Đó là vấn đề sống còn của mỗi
Doanh nghiệp, đó cũng chính là lý do tại sao mỗi Doanh nghiệp phải lựa chọn
cho mình một phơng án sản xuất kinh doanh tối u.
Vì vậy có thể nói, công tác lập kế hoạch là một công cụ chủ yếu, hữu hiệu
để Doanh nghiệp xây dựng chiến lợc phát triển cho mình. Trong những năm gần
đây, công tác công tác lập kế hoạch đà có sự đổi mới. Tuy nhiên sự đổi mới đó
đặc biệt là về công tác lập kế hoạch Doanh nghiệp vẫn còn nhiều vấn đề cần đợc
bàn bạc và tiếp tục đợc hoàn thiện trên nhiều phơng diện từ nhận thức của ngời
làm kế hoạch đến nội dung phơng pháp làm kế hoạch.
Trong thời gian thực tập tại Nhà máy cơ khí Yên Viên tôi đà tìm hiểu về
công tác công tác lập kế hoạch và đi sâu nghiên cứu công tác lập kế hoạch và
thực hiện đề tài:

Z Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch tại
Nhà máy cơ khí Yên Viên.
Nội dung của đề tài bao gồm những phần sau:
1


Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận chung về kế hoạch trong doanh
nghiệp
Phần thứ hai: Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh
Nhà máy cơ khí Yên Viên
Phần thứ ba: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch
sản xuất kinh doanh của Nhà máy cơ khí Yên Viên.

2


Trong quá trình thực tập ở công ty và hoàn thành đề tài của mình, tôi xin
chân thành cám ơn thầy giáo hớng dẫn Th.s Bùi Đức Tuân, ngời đà trực tiếp hớng dẫn tôi hoàn thành chuyên đề này và các thầy cô giáo trong khoa đà cung
cấp cho tôi những kiến thức quý báu tạo điều kiện cho tôi đi sâu tìm hiểu tốt đề
tài này. Tôi cũng xin cám ơn các bác, các cô chú nhân viên ở phòng Sản xuất
Kinh doanh Nhà máy cơ khí Yên Viên đà tận tình giúp đỡ và tạo mọi điều kiện
cho tôi trong quá trình thực tập. Do thời gian cũng nh sự nhận thức còn hạn chế
nên bài viết không thể tránh khỏi những khiếm khuyết. Do vậy tôi mong đợc sự
góp ý giúp đỡ của Nhà máy cơ khí Yên Viên và các Thầy Cô giáo trong Khoa
Kế hoạch và Phát triển
Chơng I
Những vấn đề lý luận chung
I.
Sự cần thiết của kế hoạch trong nền kinh tế thị trờng.
1. Quan niệm về kế hoạch.

Cũng nh mọi phạm trù quản lý khác, đối với công tác công tác lập kế hoạch cũng
có nhiều cách tiếp cận khác nhau. Mỗi cách tiếp cận đều xem xét kế hoạch theo
một góc độ riêng và đều cố gắng biểu hiện đúng bản chất của phạm trù quản lý
này.
Cách tiếp cận theo quá trình cho rằng: kế hoạch sản xuất kinh doanh là một
quá trình có tính chất liên tục từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho đến khi
thực hiện kế hoạch, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch để đa Doanh
nghiệp phát triển theo các mục tiêu đà xác định.
Theo Steiner thì Z công tác lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc
thiết lập các mục tiêu và việc quyết định chến lợc, các chính sách, kế hoạch chi
tiết để đạt đợc mục tiêu. Nó cho phép thiết lập các quyết định khả thi vµ nã bao
gåm chu kú míi cđa viƯc thiÕt lập mục tiêu và quyết định chiến lợc nhằm hoàn
thiện hơn nữa.(1)
Trong thời kỳ bao cấp, ở Việt nam quan niệm: công tác lập kế hoạch là
tổng thể các hoạt động nhằm xác định các mục tiêu, các nhiệm vụ của sản xuất
kinh doanh, về tổ chức đời sống và tổ chức thực hiện để đạt đợc các mục tiêu đó,
trên cơ sở vận dụng các quy luật khách quan, các chủ trơng đờng lối của Đảng và
Nhà nớc trong tõng thêi kú.

3


Các khái niệm trớc đây cho thấy công tác lập kế hoạch đợc đề cập chủ yếu
thông qua các nội dung của nó mà cha làm nổi bật đặc tính về thời gian, mức độ
những nét đặc trng của công tác lập kế hoạch.
Có quan niệm lại cho rằng: kế hoạch là tập hợp các mục tiêu và các phơng
thức để thực hiện mục tiêu.
Việc lập kế hoạch là quyết định trớc xem trong tơng lai phải làm gì? làm
nh thế nào? và làm bằng công cụ gì? khi nào làm? và ai làm?
Mặt dù ít tiên đoán đợc chính xác trong tơng lai và những yếu tố nằm ngoài

sự kiểm soát có thể phá vở cả những kế hoạch tốt nhất đà có, nhng không có kế
hoạch thì các sự kiện xẩy ra một cách ngẫu nhiên và ta sẽ mất đi khả năng hành
động một cách chủ động.
2. Đặc điểm của nền kinh tế thị trờng và công tác xây dựng kế
hoạch trong nền kinh tế thị trờng.
Cơ chế thị trờng có sự quản lý vĩ mô của Nhà nớc mà nớc ta đang hớng tới
xây dựng đà và đang đặt ra nhiều vấn đề lý luận và thực tiễn cần phải đợc giải
quyết. Riêng trong lĩnh vực công tác lập kế hoạch, trong những năm chuyển đổi
cơ chế vừa qua đà tồn tại những ý kiến rất khác nhau, thậm trí trái ngợc nhau về
vai trò và sự tồn tại khách quan của công tác này. Những cuộc tranh luận, trao
đổi theo các hớng khác nhau đà tơng đối thống nhất với nhau. Bài học thực tế,
bài học và kinh nghiệm của các nớc có nền kinh tế thị trờng phát triển, cùng với
các kết quả ngghiên cứu bớc đầu ở nớc ta cho phép khẳng định sự tồn tại của
công tác công tác lập kế hoạch trong cơ chế quản lý mới, cơ chế quản lý thị trờng
có sự quản lý của Nhà nớc là một tất yếu khi quan. Trong điều kiện này, công tác
lập kế hoạch cần đợc tăng cờng và đổi mới, bởi lẽ:
a. Về mặt lý luận
Những đặc trng của nền kinh tế thị trờng và u nhợc điểm của nó
Sự vận động của thị trờng dựa trên 3 quy luật sau :
- Quy luật giá trị : Tức trao đổi hàng hoá đợc tiến hành phù hợp với hoa phí
lao động xà hội cần thiết để tạo ra nó. Quy luật giá trị đợc biểu hiện trên thị trờng
thông qua quy luật giá cả biến động xoay quanh giá trị .
- Quy luật cung, cầu : Tức sự thay đổi thờng xuyên giữa nhu cầu với hàng
hoá đợc cung cấp đà tạo ra một điểm cân bằng mới.Tại đó cung cầu và giá cả đợc
4


xác định đối với một loạt hàng hoá, khi cầu lớn hơn cung thì giá tăng và ngợc lại
cầu nhỏ hơn cung thì giá giảm.
- Quy luật cạnh tranh: tức là chủ thể kinh tế tham gia hoạt động trên thị trờng phải chấp nhận sự xuất hiện của các chủ thể kinh tế khác cùng bán hoặc

cùng mua một loại hàng hoá hoặc những mặt hàng tơng tự. ở đó có sự tranh dành
về địa bàn hoạt động và khách hàng mua hoặc bán để trao đổi hàng hoá đợc
nhiều nhất nhằm thu lợi nhuận cao.
- Ưu điểm của nỊn kinh tÕ thÞ trêng
NỊn kinh tÕ thÞ trêng cã tính năng động và thích nghi rất cao trớc các
biến ®éng cđa ®êi sèng kinh tÕ, x· héi, chÝnh trÞ. ở đó tính cạnh tranh cao đòi hỏi
các chủ thể kinh tế phải đầu t đổi mới thiết bị công nghệ, đổi mới cung cách quản
lý. Cơ chế thị trờng mở ra một môi trờng thông thoáng, thuận lợi cho mọi ngời
lao động và các tổ chức kinh tế phát huy tính tự chủ tự làm, tự chịu trớc trách
nhiệm trớc các việc làm của mình đồng thời đợc đánh giá khen thởng kỷ luật
đúng với thực lực. Các quan hệ kinh tế đợc mở rộng không chỉ giữa các tổ chức
kinh tế trong nớc với nhau và giữa nớc ta với các nớc trên thế giới, tạo điều kiện
giúp đỡ nhau về vốn, công nghệ, kinh nghiệm quản lý ®Ĩ ph¸t triĨn. Cã thĨ nãi
r»ng, kinh tÕ thi trêng vừa là động lực vừa là phơng tiện của sự phát triển.
- Nhợc điểm của nền kinh tế thị trờng
Mặc dù mang trong mình những u điểm nổi bật. Nhng kinh tế thị trờng
cũng có những khuyết tật của nó. Đó là sự tự phát trong sản xuất kinh doanh, từ
đó gây ra sự mất cân đối kinh tế nghành, kinh tế vùng, làm lÃng phí nguồn lực,
khủng hoảng thừa thiếu về hàng hoá, phân hoá giàu nghèo. Không những thế, nó
còn gây ra những hậu quả về mặt xà hội nh làm xói mòn phong tục tập quán,
truyền thống tốt đẹp của đân tộc. Bởi tính thực dụng và mục đích kinh doanh là
lợi nhuận đà đợc đề cao quá mức ở một số cá nhân hoặc tổ chức kinh tế Do Do
vậy, để có đợc sự phát triển lành mạnh thì cần phải có sự can thiệp của nhà nớc
bằng các công cụ chính sách hữu hiệu không chỉ riêng quốc gia nào.
Đặc điểm của công tác lập kế hoạch
Công tác lập kế hoạch là hoạt động chủ quan cã ý thøc, cã tỉ chøc
cđa con ngêi nh»m xác định các mục tiêu, phơng án, buớc đi, trình tự và cách
thức tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó kế hoạch là yêu cầu của
bản thân quá trình lao động của con ngời và gắn bó với quá trình đó. Nhân tố

5


quan hệ sản xuất chỉ có tác động chủ yếu vào quá trình hình thành mục tiêu và
phơng thức thực hiện chúng chứ không thể loại trừ quá trình này .
Thực chất của công tác lập kế hoạch là quá trình định hớng và điều
khiển định hớng đối với sự phát triển của sản xuất theo quy luật tái sản xt më
réng ë mäi cÊp cđa nỊn kinh tÕ. Cïng với qúa trình phát triển lực lợng sản xuất,
quá trình xà hội hoá sản xuất và mở rộng phân công hiệp tác lao động, phạm vi
và trình độ kế hoạch này càng đợc nâng cao tơng xứng. Trên phơng diện đó công
tác lập kế hoạch là thành quả chung của mọi hình thái kinh tế xà hội.
ở nớc ta, xuất phát từ mô hình kinh tế mà chúng ta đang hớng tới xây
dụng là mô hình kinh tế hỗn hợp thích ứng với nó là cơ chế thị trờng có sự quản
lý của Nhà nớc. Kế hoạch đợc xác định là một trong những công cụ điều tiết để
Nhà nớc can thiệp vào nền kinh tế.
Nh vậy, công tác lập kế hoạch là việc làm chủ quan của con ngòi
nhằm can thiệp và điều chỉnh các hoạt động sản xuất kinh doanh víi mong mn
chóng cµng ngµy cµng cã hiƯu quả và ổn định. nhng công tác lập kế hoạch lại có
nhợc điểm lớn là luôn luôn có độ sai lệch. Chỉ có điều là sai lệch ít hay nhiều tuỳ
thuộc vào làm kế hoạch. Bởi vì các phơng án và quyết định kế hoạch thờng dựa
vào kết quả dự đoán, dự báo, về hiện tợng sẽ xẩy ra trong tơng lai. vì vậy tất yếu
sẽ xẩy ra khoảng cách giữa thực tế và kế hoạch, điều này phải đợc tiến hành điều
chỉnh kịp thời mà mọi sự thay đổi phơng án kế hoạch thờng kéo theo hậu quả ảnh
hởng tới lĩnh vực khác có liên quan.
Từ đặc điểm của công tác lập kế hoạch và thị trờng cho chúng ta thÊy
sù m©u thn nhng thèng nhÊt cđa hai vÊn đề chủ quan và khách quan. do đó
nhất thiết chúng phải đợc gắn kết với nhau để phát huy những thế mạnh và bù
đắp thiếu hụt cho nhau vì mục tiêu đa hoạt động sản xuất kinh doanh, phát triển
nhanh và ổn định.Thị trờng sẽ xuất hiện ở mọi khâu của kế hoạch. nó là căn cứ
xây dụng thực hiện đồng thời là tiêu chuẩn để đánh giá kế hoạch. Ngợc lại, kế

hoạch làm lành mạnh hoá hoạt động thị trờng biến chúng thành phơng tiện hữu
hiệu để thực hiện các mục đích chủ quan của con ngời.
b.
Về mặt thực tiễn
Trong những năm đầu chuyển đổi cơ chế, công tác kế hoạch không đợc coi
trọng đúng mức. Vì vậy, quản lý Doanh nghiệp bị cuốn hút và trôi nổi theo thị trờng.
Công tác lập kế hoạch không những không phát huy đợc tác dụng là điều
chỉnh thị trờng mà còn gây ra sự gò bó cứng nhắc thiếu linh hoạt trong qu¶n lý.
6


biểu hiện cụ thể là những cơn sốt về nhà đất, ngoại tệ, vốn, thừa thiếu sắt thép, xi
măng, sự tăng trởng đột biến cũng nh giảm nhanh các dịch vụ, du lịch trong khi
công nghiệp, nông nghiệp phát triển ì ạch. sự phát triển nhanh chóng và quá tải ở
các thành phố lớn trong khi các thành phố khác vẫn là nền văn minh nông
nghiệp. ngời nông dân ở các tỉnh nghèo ùn ùn kéo ra thành phố kiếm sống từ ngời già đến trẻ em kéo theo nẩy sinh nhiều tệ nạn xà hội khác. Nền kinh tế Việt
Nam thực sự bị chao đảo trớc cơn lốc thị trờng. Mặt khác, kinh nghiệm của các
nớc trong khu vực và trên thế giới đà chỉ ra rằng không chỉ để bàn tay vô hình
điều khiển nền kinh tế từ vi mô đến vĩ mô mà phải có sự can thiệp của Nhà nớc
bằng nhiều cách trong đó có sử dụng công tác lập kế hoạch.
Tóm lại : công tác lập kế hoạch vÃn cần thiết và phải đợc phát huy trong cơ
chế mới: cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc. Chỉ có điều khác trớc là nó
sẽ đợc đổi mới và ngày càng đợc hoàn thiện hơn về nội dung phơng pháp và tổ
chức để phù hợp với thực tiễn khách quan, phát huy đợc thế mạnh vốn có của một
công cụ quản lý gián tiếp quan trọng.
3 Vai trò của kế hoạch trong cơ chế thị trờng.
Trong cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp, kế hoạch sản xuất - kinh
doanh của các Doanh nghiệp cũng chỉ là những chỉ tiêu pháp lệnh mà Nhà nớc
giao cho các đơn vị. Cùng với các chỉ tiêu đó, Nhà nớc quy định giá bán, địa
điểm tiêu thụ. Ba vấn để kinh tế cơ bản của Doanh nghiệp đều do Nhà nớc quy

định. Do vậy nhiều Doanh nghiệp hoạt động không có hiệu quả, không có tính
sáng tạo, tự chủ, không kích thích sản xuất phát triển.
Khi chuyển sang mô hình kinh tế hỗn hợp, cơ chế thị trờng có sự quản
lý của Nhà nớc, ®· cã mét sè ý kiÕn cho r»ng kh«ng cã chỗ đứng cho công tác
kế hoạch hoá. Giờ đây doanh nghiệp điều tiết và huớng dẫn doanh nghiệp trong
việc giải quyết các vấn đề kinh tế cơ bản. Nhng đa số những ý kiến khác lại cho
rằng bất luận trong điều kiện nào công tác kế hoạch hoá nói chung, kế hoạch hoá
doanh nghiệp nói riêng vẫn tồn tại nh một khâu một bộ phận của công tác quản
lý và là một yếu tố cấu thành của cơ chế quản lý. Khi môi trờng và điều kiện thay
đổi thì cùng với bộ phận khác của cơ chế quản lý công tác kế hoạch hoá cũng
phải đợc nghiên cứu cho phù hợp.
Thực tế quản lý doanh nghiệp trong những năm chuyển đổi cơ chế đà đa lại
những bài học bổ ích. Z Coi thờng yêu cầu của công tác kế hoạch hoá theo phơng
thức hạch toán kinh doanh, đúng nguyên tắc tËp trung dan chđ” (2) , ®· dÉn ®Õn
mét sè cách làm tuỳ tiện thiếu kỷ cơng, Z trăm hoa đua nở , không saokiểm soát
7


nổi. Thực tế đó đà dẫn đến thực trạng thiếu ổn định trong quản lý và kế hoạch
hoá doanh nghiệp . Lúc thì bung ra tự chủ quá chớn khi thì gò bó cứng nhắc thiếu
linh hoạt.
Từ năm 1991 trở lại đây các cuổc tranh luận trao đổi , tranh luận theo các hớng nói trên về cơ bản đà héi tơ. Bµi häc thùc tÕ cïng víi tµi liƯu và kinh nghiệm
của các nớc thị trờng phát triển cùng với các kết quả nghiên cứu bớc đầu ở nớc ta
đà cho phép khẳng định : Sự tồn tại của công tác kế hoạch trong cơ chế quản lý
mới là một tát yếu khách quan, trong điều kiện mới kế hoạch hoá cần phải đợc
tăng cờng và đổi mới bởi lẽ. Xét về mặt bản chất kế hoạch hoá là một quá trình
chủ quan có ý thức tổ chức của con ngời nhằm xác định mục tiêu, phơng án, bớc
đi, trình tự và cách thức tiến hành các hoạt động sản xuất- kinh doanh. Nét bản
chất này là cái phân biệt sự hoạt động có ý thức của con ngời với sự hoạt động
theo bản năng của loài vật do đó kế hoạch hoá là yêu cầu của bản thân quá trình

lao động của con ngời và gắn liền với quá trình đó. Nhân tố quan hệ sản xuất chỉ
có tác động chủ yếu vào quá trình hình thành mục tiêu và phơng thức thực hiện
chúng chứ không thể loại trừ qúa trình này.
Thực chất quá trình kế hoạch là quá trình định hớng và điều khiển theo định
hớng đối với sự phát triênr sản xuất theo qui luật tái s¶n xt më réng ë mäi cÊp
cđa nỊn kinh tÕ. Cùng với quá trình phát triển lực lợng sản xuất , quá trình xà hội
hoá sản xuất và sự mở rộng phân công hiệp tác lao động phạm vi và trình độ kế
hoạch ngày càng nâng cao và tơng xứng. trên phơng diện đó kế hoạch hoá là
thành quả chung của mọi hình thái kinh tế xà hội.
ở nớc ta nghị quyết đại hội toàn quốc lần thứ VI và thứ VII cua đảng đà xác
định : Mô hình kinh tế mà chúng ta đang hớng tới xây dựng là mô hình kinh tế
thị trờng hỗn hợp thích ứng với nó klà cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc. Trong đó kế hoạch dợc xác định là một trong những công cụ điều tiết để nhà
nớc can thiệp vào nền kinh tế. Nh vậy kế hoạch hoá sẽ cùng tồn tại và cùng đợc
cải tiến với các công cụ điều tiết khác của nhà nớc.
Trong thực tế các nớc có thị trờng phát triển đều rất quan tâm đến công tác
kế hoạch hoá cấp cong ty. Họ đánh giá đúng vai trò vị trí xác định rà chức năng
và tổ chức nghiên cứu thực thi nhiều giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này.
Nhà kinh tế học ngời Anh Roney cho rằng hoạt động kế hoạch hoá công ty là
thực sự cần thiết nhằm hai mục đích là: Tấn công( tức tận dụng cơ hội để tăng
khả năng thành công của doanh nghiệp ) và dự phòng( tức tránh các rủi ro cạm
bẫy của thị trờng)(3). Trong cuèn The Praficl of Manafement nhµ kinh tÕ häc næi
8


tiÕng ngêi Mü Peter- Drucker cho r»ng viƯc lËp c¸c đích (gools) quyết định các
mục tiêu(objectives) của công ty, huy động các nguồn lực thực hiện và xác định
cách đánh giá việc thực hiện các mục tiêu Do là nhóm công tác đầu tiên trong tổ
hợp gồm 4 nhóm với 19 công việc của quản lý có kế hoạch cấp công ty (4). Các
nhà kinh tế học và các chuyên gia quản lý Pháp và Thuỵ Điển cũng xác định
chức năng dự kiến hay kế hoạch hoá là chức năng đầu tiên trong chu trình quản

lý cấp công ty(6)
Kế hoạch là khâu đầu tiên, là bộ phận quan trọng của công tác quản lý.
Không có kế hoạch một Doanh nghiệp, hay mét tỉ chøc bÊt kú nµo sÏ nh con
thun không lái và chẳng ai biết nó sẽ đi tới đâu. Hoạt động kế hoạch hoá sẽ
giúp cho các Doanh nghiệp chủ động hoạch định các mục tiêu cũng nh thực hiện
chúng. Nó giúp mọi ngời biết mục tiêu cần đạt đợc và cần phải làm gì để thực
hiện mục tiêu đó. Thiếu kế hoạch Doanh nghiệp sẽ không tiến tới mục tiêu một
cách hữu hiệu, hơn nữa nó vạch ra những tác động quản trị nhằm đối phó với
những biến đổi. Các phơng án với sản phẩm khác nhau theo thời gian (tuỳ thuộc
vào thời gian của chiến lợc, chơng trình, dự án, kế hoạch tác nghiệp Do) là công
cụ để điều hành chỉ huy sản xuất, là cơ sở để xác định nhiệm vụ và mối quan hệ
cộng tác giữa các bộ phận và giữa ngời lao động trong quá trình thực hiện nhiệm
vụ sản xuất - kinh doanh. kế hoạch hoá góp phần giúp các Doanh nghiệp thắng
lợi trong cạnh tranh bằng cách xây dụng các kế hoạch nhằm khai thác triệt để lợi
thế so sánh, tập trung tËn dơng thÕ m¹nh cđa Doanh nghiƯp. kÕ ho¹ch sản xuất kinh doanh đảm bảo sự an toàn chống rủi ro kinh doanh cho Doanh nghiệp thông
qua việc định ra nhiệm vụ an toàn, trong đó khả năng rủi ro vÉn cã thĨ xÈy ra nhng chØ lµ thÊp nhất. Các kế hoạch dự phòng cho phép ứng phó một cách nhanh
nhạyvới những thay đổi mà không lờng trớc tuy vậy, cần tránh tu tởng xây dụng
kế hoạch theo kiểu Zđợc ăn cả ngà về khôngZ. Khi xây dụng kế hoạch ngời ta
thờng phải tính toán sao cho khắc phục đợc tình trạng dàn trải nguồn lực hoặc
tránh không sử dụng hết nguồn lực nhằm khai thác tối đa nguồn lực của Doanh
nghiệp. kế hoạch là sự kết hợp giữa độ chín muồi với thời cơ, thể hiện những
tham vọng trong tơng lai nhằm đạt mục tiêu tồn tại và phát triển không ngừng
của Doanh nghiệp.
II.Phơng pháp lập kế hoạch .
1. Vai trò của của lập kế hoạch
Trong việc thiết lập một môi trờng để các cá nhân đang lµm viƯc víi nhau
9


trong mét tËp thỴ thdch hiƯn nhiƯm vơ cã hiƯu quả, nhiệm vụ cốt yếu nhất của

ngời quản lý là phải biết rõ mọi ngời có hiểu đợc nhệm vụ và các mục tiêu đó
hay không. để sự cố gắng của nhóm có hiệu quả, các cá nhân phải biết yêu
cầu họ hoàn thành cái gì. Đây là chức năng cđa viƯc lËp kÕ ho¹ch. ViƯc lËp kÕ
ho¹ch cã bèn mục đích quan trọng, đó là:
+ ứng phó với sự bất định và sự thay đổi.
Sự bất định và thay đổi làm cho việc lập kế hoạch trở thành tất yếu. Giống
nh một nhà hàng hải không chỉ lập hành trình một làn rồi quên nó, một ngời
quản lý kinh doanh không thể lập một kế hoạch và dừng lại ở đó. ơng lai thờng không chắc chắn và tơng lai càng xa thì các kết quả của quyết định mà ta
cần phải xem xét sẽ cầng kém chắc chắn. Một uỷ viên ban quản trị kinh
doanh có thể thấy hoàn toàn chắc chắn rằng, trong tháng tới , các đơn đặt
hàng các chi phí sản xuất, năng xuất lao động, sản lợng, dự trữ tiền mặt sẵn có
và các yếu tố khác của môi trờng kinh doanh sẽ ở mức xác định. Xong một
đám cháy, một cuộc bÃi công không biết trớc hoặc việc huỷ bỏ một đơn đặt
hàng của khách hàng chủ yếu sẽ có thể làm đảo lộn tất cả. hơn nữa nếu lập kế
hoạch cho thời gian càng dài thì ngời quản lý càng ít nắm chắc về môi trờng
bên trong và bên ngoài về tính đúng đắn của mọi quyết định.
Thậm chí ngay khi tơng lai có độ chắc chắn cao thì một số kế hoạch vẫn
cần thiết. thứ nhất là các nhà quản lý vẫn phải tìm cách đẻ đạt đợc mục tiêu.
Với điều kiện chắc chắn , trớc hết đây là việc toán học tính toán dựa trên các
sự kiện đà biết xem tiến trình nào sẽ đem lại kết quả mong muốn víi chi phÝ
thÊp nhÊt. Thø hai lµ, sau khi tiÕn trình đà đợc xác định cần phải đa ra các kế
hoạch để sao cho mỗi bộ phận của tổ chức sẽ biết cần phải đóng góp nh thế
nào vào công việc phải làm.
Ngay khi có thể dự đoán đợc dễ dàng sự thayđổi thì vẫn nảy sinh những
khó khăn khi lập kế hoạch. Việc sản xuất loại ô tô nhỏ sử dụng ít nhiên liệu là
một ví dụ. Không thể ngay lập tức chuển từ sản xuất ô tô cỡ lớn và cỡ trung
sang cỡ nhỏ, nhà sản xuất phải quyết định tỷ lệ sản xuất giữa các loại ô tô và
làm thế nào để trang bị cho các dây truyền này sản xuất có hiệu quả. tuy
nhiên nhà sản xuất có thể lựa chọn các phơng hớng rất khác nhau, khi đà nắm
chắc về sự thay đổi công ty có thể phải cân nhắc rất kỹ lỡng để bán lỗ phần

kinh doanh xe ô tô cỡ lớn và cỡ trung để tập trung vào việc thiết kế và sản
xuất loại ô tô cỡ nhỏ . Thực tế đó là vệc mà các công ty Nhật Bản đà làm.
1
0


Khi các nhà quản lý không thể thấy xu thế một cách đễ dàng thì việc có
một kế hoạch hoạch tốt là điều khó khăn hơn. Nhiều nhà quản trị đà đánh giá
thấp hoặc đánh giá không đủ sớm về tầm quan trọng của giá cả, lạm phát, về sự
tăng lÃi suất nhanh chóng và khủng hoảng năng lơng của những năm 1970s, kết
quả là họ đà không đối phó kịp thời với những biến động về thị trờng và vật liệu
dẫn tới sự tăng chi phí sản xuất . Thậm chí đến cuối những năm 1960, đầu 1970
sự ô nhiễm nớc và không khí vẫn cha đợc quan tâm đúng mức.
+ Tập trung sự chú ý vào các mục tiêu
Do toàn bộ công việc lập kế hoạch là nhằm đạt đợc các mục tiêu của cơ sở,
cho nên chính hoạt động động lập kế hoạch tập trung sự chú ý vào các mục tiêu
này. Những kế hoạch đợc xem xét đủ toàn diện dễ thống nhất đợc những hoạt
động tơng tác giữa các bộ phận. Những ngời quản lý mà họ thực sự đang gặp
phải các vấn đề cấp bách, buộc phải thông qua việc lập kế hoạch đẻ xem xét tơng
lai, thậm chí cần phải định kỳ sửa đổi và mở rộng kế hoạch để đạt đợc các mục
tiêu đà định.
+ Tạo khả năng tác nghiệp kinh tế .
Việc lập kế hoạch sẽ cực tiểu hoá chi phí vì nó chú trọng vào hiệu quả và
sự phù hợp.
Kế hoạch thay thế sự hoạt động manh mún, không đợc phối hợp bằng sự
nỗ lực có định hớng chung , thay thế luồng hoạt động thất thờng bởi một luồng
đều đặn và thay thế những sự phán xét vội vàng bằng những quyết định có cân
nhắc kỹ lỡng.
ở phạm vi cơ sở sản xuất tác dụng của việc lập kế hoạch càng rõ nét.
Không một ai đà từng ngắm nhìn bộ phận lắp ráp ô tô trong một nhà máy lớn ,

mà lại không có ấn tợng về cách thức mà các bộ phận và các dây chuyền phị
ghép nối với nhau. Từ hệ thống băng tải chính hình thành ra thân xe, và các bộ
phận khác nhau đợc hình thành từ các dây chuyền khác nhau. Động cơ bộ chuyền
lực và các phụ kiện đợc đặt vào chỗ một cách chính xác đúng vào thời điểm đÃ
định. Quá trình này đòi hỏi có một kế hoạch sâu rộng và chi li mà nếu thiếu
chúng việc sản xuất ô tô sẽ rối loạn và tốn kém quá mức.
+ Làm dễ dàng cho việc kiểm tra.
Ngời quản lý không thể kiểm tra công việc của các cấp dới nếu không có
đợc mục tiêu đà định đẻ đo lờng. Nh một ngời cấp cao đà từng nói : Z Sau khi tôi
rời khỏi văn phòng lúc năm giờ chiều tôi không còn quan tâm đén những việc
xảy trong ngày hôm đó, tôi chẳng thể làm gì đợc nữa; tôi sẽ chỉ xem xÐt nh÷ng
1
1


việc có thể xảy ra vào ngày mai hoặc ngày kia hoặc vào năm tới bởi vì tôi còn có
thể làm một điều gì đó về vấn đề này. Có lẽ đây là quan niệm cực đoan, nhng nó
cũng nhấn mạnh tới một điều quan trọng là sự kiểm tra có hiệu quả là sự kiểm tra
hớng tới tơng lai.
2.
Phân loại kế hoạch .
Tuỳ theo các cách phân loại, theo những tiêu thức khác nhau mà kế hoạch
sản xuất - kinh doanh đợc chia thành:
a. Theo thời gian :
- Kế hoạch dài hạn (kế hoạch chiến lợc )
Nhằm xác định các lĩnh vực đà tham gia, đa dạng hoá hoặc cải thiện
hoạt động trên các lĩnh vực hiện taị, xác địng các mục tiêu chính sách. Giải pháp
dài hạn thờng từ 4 5 năm, về mặt tài chính, đầu t nghiên cứu phát triển con ngời.
- kế hoạch trung hạn thờng từ 2 3 năm nhằm phát thảo các chính sách,
chơng trình trung hạn để thực hiện các mục tiêu chính sách, giải pháp đợc hoạch

định trong chiến lợc lựa chọn.
- Kế hoạch hàng năm: là sự cụ thể hoá nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh dựa
vào mụa tiêu chiến lợc, kế hoạch, kết quả điều tra, các căn cứ xây dựng kế hoạch
phù hợp với điều kiện năm kế hoạch.
Kế hoạch dài hạn, trung hạn, hàng năm có mối quan hệ hữu cơ với
nhau. Kế hoạch dài hạn giữ vai trò trung tâm, chỉ đạo trong hệ thống kế hoạch
sản xuất - kinh doanh, là cơ sở để xây dựng kế hoạch trung hạn và hàng năm.
Nên những nhiệm vụ và nội dung của kế hoạch chiến lợc đợc thể hiện trong nội
dung và chiến lợc hàng năm. Mặt khác, thông qua việc lập kế hoạch hàng năm
có thể phát huy đợc chỗ châ cân đối, không hợp lý của kế hoạch dài hạn để kịp
thời điều chỉnh và có những biện pháp thích hợp. Nh vậy không có nghĩa là kế
hoạch hàng năm là một bộ phận mang tính chất tỷ lệ đơn thuần máy móc của kế
hoạch dài hạn
b. Căn cứ vào nội dung:
- Kế hoach sản xuất và tiêu thụ sản phẩm: Là bộ phận chủ đạo và trung tâm
của kế hoạch hàng năm, nó còn là căn cứ để tính toán các chỉ tiêu khác, kế
hoạch sản xuất tiêu thụ gồm hai bộ phận là kế hoạch sản xuất và kế hoạch tiêu
thụ. Nội dung của kế hoạch sản xuất thể hiện qua các chỉ tiêu sản lợng, sản
1
2


phẩm chủ yếu mà các loại sản phẩm tính bằng đơn vị hiện vật. Nội dung của kế
hoạch tiêu thụ đợc phản ánh qua các chỉ tiêu giá trị, sản lợng hàng hoá thực hiện
và số lợng sản phẩm mỗi loại đợc tiêu thụ Do
- Kế hoạch vật t kỹ thuật: Là bộ phận tái sản xuất của Doanh nghiệp. Nó
phản ánh thu mua sử dụng hợp lý tiết kịêm nguyên liệu đẩm bảo có hiệu quả kế
hoạch sản xuất tiêu thụ nội dung chủ yếu thể hiện qua các chỉ tiêu số lợng vật t
cần dùng, dự trữ, cần thu mua trong năm kế hoạch.
- Kế hoạch lao động tiền lơng là kế hoạch đảm bảo số lợng và chất lợng lao

động nó thể hiện khả năng sử dụng có hiệu quả sức lao động, quỹ tiền lơng, quỹ
tiền thởng Donội dung thể hiện qua năng suất lao động.
-Kế hoạch nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật: là bộ phận
quan trọng của kế hoạch sản xuất kinh doanh. Kế hoạch phản ánh khả năng thực
hiện có hiệu quả các mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nội dung của kế
hoạch đợc thể hiện qua các đề tầi nghiên cứu khoa học, phơng pháp áp dụng quy
trình công nghệ tiên tiến, sử dụng máy móc thiết bị kỹ thuật mới.
-Kế hoạch đầu t xây dựng cơ bản: Là bộ phận của kế hoạch đảm bảo phát
triển và mở rộng sản xuất kinh doanh trên cơ sở xác định hợp lý vốn đầu t cơ bản
và sửa chữa tài sản của Doanh nghiệp. Nội dung cuả kế hoạch đợc thể hiện qua
cấc chỉ tiêu về xây dựng cơ bản.
-Kế hoạch giá thành sản phẩm đảm bảo việc xác định phù hợp và tiết kiệm
các loại chi phí sản xuất cho một đơn vị sản phẩm. Nội dung bao gồm các chỉ
tiêu nh giá thành đơn vị chủ yếu, giá thành toàn bộ, tỷ lệ hạ giá thành Do
+ Kế hoạch tài chính là kế hoạch tổng hợp toàn bộ kết quả hoạt động sản
xuất kinh doanh của Doanh nghiệp dới hình thức tiền tệ. Nó phản ¸nh tỉng chi
phÝ cho c¸c dù ¸n, hiƯu qu¶ kinh tế sẽ đạt đợc của dự án đó Donội dung gồm các
chỉ tiêu khấu hao tài sản cố định, định mức vốn lu động các chỉ tiêu luân chuyển
vốn lu động
+ Kế hoạch marketing
Là cơ sở của mọi kế hoạch tác nghiệp khác trong doanh nghiệp từ dự báo
nhu cầu kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ, kế hoạch ngân
sách. Để xác định đợc kế hoạch marketing doanh nghiệp phải xác định đợc khối
lợng bán hàng trên thị trờng phải đánh giá đợc nhu cầu của thị trờng từ đó đa ra
các hoạt động marketing khác.
3. Chỉ tiêu kế hoạch .
1
3

- Căn cứ vào tính chất phản ánh các chỉ tiêu phân thành:
+ Các chỉ tiêu định lợng phản ánh hớng phấn đấu của Doanh nghiệp về mặt
quy mô số lợng Do của các hoạt động bao gồm giá trị tổng sản l ợng, số lợng lao
động, giá trị tài sản cố định.
+ Các chỉ tiêu định tính bao gồm các chỉ tỉêu phản ánh mặt chất lợng của
hoạt động sản xuất - kinh doanh. Chẳng hạn năng suất lao động, tỉ lệ lợi nhuận, tỉ
lệ doanh lợi Do
- Căn cứ vào đơn vị tính toán chia thành
+ Các chỉ tiêu hiện vật.
+Các chỉ tiêu giá trị đó là các chỉ tiêu đợc đo lờng bằng các đơn vị tiền
tệ( nội tệ hoặc ngoại tệ)
- Căn cứ vào phân cấp quản lý các chỉ tiêu, hệ thống chỉ tiêu kế hoạch bao
gồm
+ Các chỉ tiêu pháp lệnh là các chỉ tiêu Nhà nớc giao kế hoạch cho các
Doanh nghiệp Nhà nớc. đó là các chỉ tiêu đợc quy định thống nhất về nội dung
phơng pháp tính toán và có tính chất trong thực hiện. Hiện tại Nhà nớc giao cho
các Doanh nghiệp từ 1 3 chỉ yiêu pháp lệnh. Trong tơng lai hệ thống chỉ tiêu
này sẽ đợc thay thế bằng các đơn đặt hàng Nhà nớc có điều kiện và các bộ luật tơng ứng .
+ Các chỉ tiêu hớng dẫn là các chỉ tiêu không có ý nghĩa bắt buộc trong thực
hiện, song lại bắt buộc về nội dung và phơng pháp tính toán
4. Những yêu cầu đổi mới của công tác lập kế hoạch.
Công tác lập kế hoạch sản xuất trong cơ chế tập trung quan liêu có những
lợi ích nhất định. Nhng khi chuyển sang cơ chế thị trờng nó không còn phù hợp
nữa. do vậy yêu cầu cấp thiết đặt ra đối với Doanh nghiệp là phải đổi mới công
tác kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị mình cho phù hợp với cơ chế thị trờng. Quá trình đổi mới đó cần quán triệt các yêu cầu chủ yếu sau đây:
- Công tác kế hoạch hoá trong Doanh nghiệp, quán triệt yêu cầu hiệu quả.
Các Doanh nghiệp hoạt động đều hớng tới mục tiêu hiệu quả, nó là tiêu chuẩn
hàng đầu cho việc xây dựng, lựa chọn và quyết định phơng án kế hoạch của
Doanh nghiệp.
- Kế hoạch hoá Doanh nghiệp phải quán triệt yêu cầu hệ thống đồng bộ.

Nền kinh tế quốc dân là một hệ thống thống nhất, bao gồm các phân hệ là các
Doanh nghiệp. Thực hiện yêu cầu này, trong các khâu công tác kế hoạch hoá
1
4


phải đảm bảo cho mục tiêu hoạt động của Doanh nghiệp đồng hớng và góp phần
thúc đẩy việc thực hiện mục tiêu bao trùm của cả hệ thống.
Công tác kế hoạch hoá Doanh nghiệp phải quán triệt yêu cầu vừa tham
vọng vừa khả thi. Mục tiêu lợi nhuận đòi hỏi các Doanh nghiệp công nghiệp
phải xây dựng để thực hiện các phơng án đó. Tuy nhiên các kế hoạch này phải
có khả năng thực thi.
Công tác kế hoạch hoá Doanh nghiệp phải quán triệt yêu cầu kết hợp mục
tiêu chiến lợc với mục tiêu tình thế Z. Hay hệ thống mục tiêu kế hoạch phải đợc
xây dựng và điều chỉnh linh hoạt theo yêu cầu thay đổi của môi trờng và điều
kiện kinh doanh.
Công tác kế hoạch hoá Doanh nghiệp phải quán triệt yêu cầu kết hợp
đúng đắn các loại lợi ích kinh tế trong Doanh nghiệp kể cả lơị ích xà hội. Đây là
động lực cho sự phát triển, là cơ sở cho việc thực thi có hiệu quả các phơng án
kinh doanh
5. Căn cứ xây dựng kế hoạch.
a. Các định hớng phát triển, chính sách chế độ của Nhà nớc.
Mô hình kinh tế mới xây dựng theo tinh thần nghị quyết đại hội Đảng lần
thứ VII nêu rõ nền kinh tế nhiều thành phần vận động theo cơ chế thị trờng có
sự quản lý của Nhà nớc theo định hớng xà hội chủ nghĩa. Thì trớc khi trực tiếp
điều tiết thông qua các chính sách, pháp luật và công cụ quản lý vĩ mô khác. Do
vậy, mặc dù Doanh nghiệp lấy lại thị trờng làm căn cứ vào chính sách chế độ quy
định của Nhà nớc là rất cần thiết, nó góp phần làm cho phơng án kinh doanh của
Doanh nghiệp hợp lý đúng hớng.
b. Kết quả điều ra nghiên cứu thi trờng về nhu cầu đối với từng loại sản

phẩm và dịch vụ của từng loại Doanh nghiệp, tình hình cạnh tranh sự biến động
giá cả.
Thị trờng có vai trò trực tiếp hớng dẫn các đơn vị kinh tế lựa chọn lĩnh vực
hoạt động và phơng án sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Kết quả nghiên cứu nhu
cầu thị trờng phải phản ánh đợc quy mô, cơ cấu đối với từng sản phẩm và dịch vụ
của Doanh nghiệp, có tính đến tác động của các nhân tố làm tăng hoặc giảm cầu
để đáp ứng yêu cầu của công tác hoạch định. Nhữnh kết quả nghiên cứu này có
thể tập hợp theo mức giá để xác định mục tiêu kinh doanh phù hợp với phân đoạn
thị trờng hoặc theo khách hàng để đảm bảo sự gắn bó giữa sản xuất với các yếu
1
5


tố hỗ trợ. Căn cứ vào số lợng các đối thủ cạnh tranh, sự biến động giá cả trên thị
trờng sẽ làm tăng hiệu quả thực hiện của phơng án kế hoạch.
c. Kết quả phân tích và dự báo về tình hình sản xuất kinh doanh, về khả năng
và nguồn lực có thể khai thác.
Doanh nghiệp căn cứ vào kết quả phân tích hoạt động kinh tế thời kỳ trớc và
dự báo khả năng tơng lai ứng với các nguồn lực có thể có, đặc biệt là dựa vào
những lợi thế vợt trội của Doanh nghiệp về các mặt chất lợng sản phẩm, kênh tiêu
thụ hợp tác liên doanh, khoa học công nghệ, cạnh tranh Dosẽ góp phần làm tăng
tính khả thi của các phơng án kế hoạch. Trọng tâm phân tích cần tập trung vào
các chỉ tiêu chất lợng của hoạt động sản xuất kinh doanh.
d. Hệ thống địng mức kinh tế kỹ thuật
Đây là căn cứ quan trọng làm cơ sở cho công tác hoạch đinh. Môi trờng
kinh doanh biến đổi rấy nhanh đòi hỏi hệ thống này cần đợc hoàn thiện và sửa
đổi sua mỗi chu kỳ kinh doanh. Hệ thống định mức kỹ thuật của Doanh nghiệp
phải gắn bó phù hợp với hệ thống định mức tiêu chuẩn của nghành và nền kinh tế
quốc dân.
e.kết quả nghiên cứu và ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật, công

nghệ, hợp lý hoá sản xuất.
Kết quả nghiên cứu là căn cứ hàng đầu cho hoạt động nghiên cứu triển khai,
xác định phơng án sản phẩm, họach định dự trữ và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Các kết quả nghiên cứu ứng dụng có liên quan đến đổi mới công nghệ thờng gắn
với phơng án đầu t phát triển sản xuất trong thời kỳ dài. Mặt khác đổi mới cũng
có tác động khác nhau đối với sự biến đổi của nhu cầu thị trờng. điều đó cần đợc
tính trong hoạch định sản xuất về mặt hiện vật.
e. Căn cứ vào sự phát triển kinh tế- kỹ thuật
Căn cứ này có vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch của Doanh nghiệp,
vì tốc độ phát triển khoa học kỹ thuật trong nớc và trên thế giới có ảnh hởng sâu
sắc đến sản xuất - kinh doanh trên các lĩnh vực nh cơ cấu nghành công nghiệp,
chất lợng sản phẩm, năng suất, giá cả DoNhững nhân tố này có ảnh h ởng quan
trọng đến việc lập kế hoạch dài hạn cũng nh kế hoạch hàng năm của đơn vị.
Khi xây dựng kế hoạch cần chú ý đến các nhân tố ảnh hởng đến kế hoạch
đó là sự thay đổi các chính sách của Nhà nớc, môi trờng pháp lý hoạt động sản
xuất - kinh doanh; các nhân tố về phía thị trờng bao gồm các đối thủ cạnh tranh,
sự biến động của giá cả và các ảnh hởng khác; các nhân tố chủ quan xuất phát từ
1
6


bản thân Doanh nghiệp trong các mặt năng lực sản xuất, lao động, khoa học kỹ
thuật.
6. Các bớc xây dựng kế hoạch.
Bớc 1: Nhận thức đợc cơ hội.
Mặc dầu đây là việc phải làm trớc khi lập kế hoạch thực tế và do đó nó ông
phải là một bộ phận bắt buộc của quá trình lập kế hoạch, nhng tìm hiểu cơ hội là
điểm bắt đầu thực sự của việc lập kế hoạch. Chúng ta nên sơ bộ tìm hiểu các cơ
hội có thể có trong tơng lai và xem xét chúng một cách toàn diện và rõ ràng, biết
đợc ta đang đứng ở đâu trên cơ sở điểm mạnh và điểm yếu của mình, hiểu rõ tại

sao chúng ta phải giải quyết những điều không chắc chắn, và biết chúng ta hi
vọng thu đợc những gì. Việc đa ra các mục tiêu thực hiện của chúng ta phụ thuộc
vào sự nhận thức này. Việc lập kế hoạch đòi hỏi phải có sự dự đoán thực tế về cơ
hội.
Bớc 2: Thiết lập các mục tiêu.
Bớc thứ hai để lập kế hoạch một chơng trình chính là lập các mục tiêu cho
toàn cơ sở, sau đó là cho mỗi đơn vị công tác cấp dới. Các mục tiêu sẽ xác định
các kết quả cần thu đợc và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm, nơi
nào cần phải đợc chú trọng u tiên và cái gì cần hoàn thành bằng một mạng lới các
chiến lợc, các chính sách, các thủ tục, các qui tắc, các ngân quỹ và các chơng
trình.
Các mục tiêu của cơ sở chỉ rõ phơng hớng cơ bản của các kế hoạch chính,
và cácb kế hoạch này thông qua sự thể hịên các mục tiêu nói trên sẽ xác định ra
mục tiêu của tất cả các bộ phận chính trong tổ chức. Mục tiêu của cáa bộ phậ
chính đến lợt mình sẽ kiểm soát mục tiêu của các bộ phận phụ và cứ thế cho đến
các bộ phận thấp nhất. Tuy nhiên các mục tiêu của các bộ phận nhỏ hơn sẽ đợc
hình thành tốt hơn, nếu các ngời phụ tráh các cấp này hiểu đợc mục tiêu của toàn
đơn vị cũng nh các mục tiêu phụ khác, và nếu họ có cơ hội để đóng góp những ý
tởng của họ vào việc thiết lập ra các mục tiêu riêng của họ cũng nh các mục tiêu
của toàn thể cơ sở.
Bớc 3: Phát triển các tiền đề.
Bớc logic thứ ba trong viêc thiết lập kế hoạch là hình thành, mở rộng và
đạt đợc sự nhất trí để sử dụng các tiền đề câp thiét cho viêc lập kế hoạch. Các tiền
1
7


đề lập kế hoạch là các dự báo, các chính sách cơ bản có thể áp dụng, các kế
hoạch hiện có của công ty. Chúng là những giả thiết về môi trơng mà trong đó ta
muốn thực hiện kế hoạch. Điều quan trọng đối với tất cả những ngời quản lý có

liên quan với ké hoạch là sự nhất trí về các tiền đề. Trong thực tế, một trong
những ngyên tắc cơ bản lập kế hoạch là các cá nhân đợc giao nhiệm vụ lập kế
hoạch càng hiểu biết và nhất trí hơn trong việc sử dụng các tiền đề thích hợp cho
việc lập kế hoạch thì việc lập kế hoạch của cơ sở sẽ càng đợc phối hợp chặt chẽ
hơn.
Dự báo đóng vai trò quan trọng trong việc xac định các tiênf đề. Loại thị
trờng? Số lợng sản phẩm sẽ bán? Giá bán? Sản phẩm gì? Những triển khai kỹ
thuật nào? Chi phí gì? Mức lơng ra sao? Mức thuế và chính sách thuế? Xây dựng
nhà máy mới nào? Chính sách nào ảnh huởng đến lÃi cổ phần? Làm thế nào để có
tài chính để mở rộng? Môi trờng xà hội và chíhn trị nh thế nào?
Một số tiền đề dự báo những chính sách còn cha đa ra. Ví dụ, nếu một
công ty không có kế hoạch hu trí và không có chính sách về vấn đề này, các tiền
đề lập kế hoạch đôi khi phải dự đoán xem chính sách đó sẽ đợc ban hành hay
không, và nếu có thì nó sẽ bao gồm những gì. Các tiền đề khác phát sinh một
cách tự nhiên từ các chính sách hiện hành hoặc từ các kế hoạch khcs. Ví dụ, nếu
nh một công ty có chính sách đóng góp không quá hai phần trăm lợi nhuận trớc
thuế và không có ý định thay đổi chính sách này thì chính sách đó trở thành một
tièn đề lập kế hoạch. Hoặc nếu nh một công ty đà đầu t lớn vào một nhà máy và
các máy móc có mục đích riêng cố định. Thì điều này cũng trở thành một tiền đề
quan trọng cho việc lập kế hoạch.
Một khó khăn của việc lập các tiền đề đầy đủ và cập nhât chúng là mỗi
kế hoạch chính và các kế hoạch hỗ trợ của nó lại trở thành các tiền đề cho tơng
lai. Chẳng hạn kế hoạch xây dựng một nhà máỷ ở thành phố Kansas trở thành
tiền đề cho các kế hoạch mà trong đó việc xác định vị trí nhà máy là quan
trọng. Thật kém ý nghĩa nếu coi tuyến xe buýt của địa phơng Denver là tiền đề
cho các kế hoạch tơng lai của các thị trờng Florida. Còn khi một hÃng hàng
không trang bị cho các tuyến bay dài của nó một loại máy bay mà nó đòi hỏi
phải tạo ra các phơng tiện bảo dỡng, đại tu , thì đó là những tiền đề cần thiết
cho các chơng trình trang bị khác.

1
8


Khi chóng ta xem xÐt c¸c cÊp bËc tỉ chøc thấp hơn, sự cấu thành các tiền
đề lập kế hoạch có thay đổi đôi chút. Quá trình cơ bản là nh nhau, Nhng các kế
hoạch chính cũ và mới sẽ ảnh hởng một cách cụ thể hơn đến tơng lai mà các
nhà quản lý cấp dới dựa vào đó để lập kế hoạch. Các kế hoạch của một lÃnh
đạo cấp cao tác động đến các phại vi điều hành của ngời quản lý cấp dới sẽ trở
thành các tiền đề cho việc lập kế hoạch của cấp dới.
Vì tơng lai quá phức tạp, cho nên việc lập các giả thiét về mọi chi tiết
của môi trờng tơng lai của một kế hoạch có lẽ là không có lợi hoặc phi thực tế.
Do đó cũng nh các vấn đề thực hành khác, các tiền đề đợc giới hạn theo các giả
thiết có tính chất chiến lợpc hoặc cấp thiết, để dẫn tới một kế hoạch mà các tiền
đề này có ảnh hởng nhiều nhất tới sự hoạt động của kế hoạch đó.
Nếu tất cả các thành viên của ban lÃnh đạo một công ty ở mọi cấp đều
nhất trí một cách độc lập về tơng lai của công ty mình thì thật đáng ngạc nhiên.
Một ngời quản lý có thể mong muốn hoà bình thế giới kéo dài trong mời năm,
một ngòi khác lại mong chiến tranh thế giới kéo dài cũng khoảng thời gian ấy.
Ngời quản lý này mong giá cả tăng mời phần trẳmtong năm năm, ngời khác
muốn tới năm mơi phần trăm; còn có ngời lại muốn giá cả giảm xuống. Nếu
các nhà quản lý sử dụng các tập hợp tiền dề lập kế hoạch khác nhau thì sự khập
khiễng của các kế hoạch sẽ gây phí tổn rất lớn. Do đó, các tiền đề cần phải dợc
nhất trí, Một chuẩn mực duy nhất trong tơng lai là cần thiết cho việc lập kế
hoạch tốt, dù cho chuẩn mực này có thể bao gồm một vài tập hợp các tiền đề,
và mỗi tập các tiền đề có thể sản sinh ra các tập hợp kế hoạch khác nhau. Ví
dụ, một công ty có thói quen lập kế hoạch triển vọng cho cả điều kiện hoà bình
lẫn cho điều kiện có chiến tranh đặng để cho công ty sẵn sàng đói phó với điều
kiện sẽ xảy ra. Nhng rõ ràng kế hoạch thực sự đợc đa vào tác nghiệp chỉ có thể
dùng một tập hợp tiền đề thích hợp vào một thời điểm nếu nh ta muốn phối

hợp các phần tử của kế hoạch.
Vì sự nhất trí về tập tiền đề đà cho là điều kiện quan trọng để lập các kế
hoạch có phối hợp, cho nên các nhà quản lý từ cấp cao nhất phải đảm bảo dể
những ngời dới quyền hiểu rõ những tiền đề mà họ sẽ dùng để xây dựng kế
haọch. Thông thờng ngời quản trị trởng của các công ty có nền nếp đòi hỏi các
nhà lÃnh đạo cao nhất, dù có những quan điểm khác nhau, phải đi tới tập tiền
đề chính mà mọi ngời đều có thẻ chấp nhận thông qua sự bàn bạc kỹ lỡng trong
tập thể. Nhng dù họ chấp nhận toàn bộ hay không, quản trị trởng của một c«ng
1
9


ty cũng không thể có đợc những phần kế hoạch đại diện cho họ về tơng lai của
một công ty dựa trên những tiền đề khác nhau căn bản.
Một chủ tịch công ty cho rằng lập kế hoạch phải bắt đầu từ đơn vị cơ sở.
Ông ta đà ra lệnh cho các đơn vị dwois quyền lập kế hoạch và ngân quỹ riêng
của họ và báo cáo lên chủ tịch. Khi nhận đợc báo cáo, chủ tịch công ty ngạc
nhiên và sợ hÃi khi nhận ra rằng các kế hoạch và các ngân quỹ đó là không phù
hợp và ông ta có trong tay mình một hệ thống các kế hoạch trái ngợc nhau. Bây
giờ ông ta mới nhận thức đợc tầm quan trọng của các tiền đề, và ông sẽ không
bao giờ đòi hỏi những kế hoạch và ngân q cđa cÊp díi khi cha cã tríc hÐt
nh÷ng chØ dẫn cho những ngời đứng đầu các bộ phận của mình.
Bớc 4: Xác định các phơng án lựa chọn.
Bớc thứ t trong việc lập kế hoạch là tìm ra và nghiên cứu các phơng án
hành đọng để lựa chọn, đặc biệt khi các phơng án này không thấy ngay đợc. ít
khi một kế hoạch lại không có những phơng án lựa chọn hợp lý, vì rất thờng
gặp, một phơng án mà rõ ràng nó cha phải là phơng án tốt nhất.
Vấn đề phổ biến hơn không phải là việc tìm ra tất cả các phơng án mà là
việc giảm bớt các phơng án cần lựa chọn để sao cho chỉ còn những phơng án có
nhiều triển vọng nhất đợc đa ra phân tích. Ngay cả khi sử dụng kỹ thuật toán

học và máy tính cũng chỉ có thể đánh giá kỹ đợc một số lợng nhất định các phơng án, do đó các nhà làm kế hoạch thờng phải thực hiện bớc khảo sát sơ bộ để
phát hiện ra các phơng án có triển vọng nhất.
Bớc 5: Đánh giá các phơng án lựa chọn.
Sau khi tìm đợc các phơng án và xem xét các điểm mạnh yếu của chúng,
bớc tiếp theo chúng ta phải tìm cách định lợng chúng dới ánh sáng của các tiền
dề và các mục đích. Một phơng án có thể có lợi nhuận cao nhất song cần vốn
đầu t lớn và thời gian thu hồi vốn đầu t chậm; phơng án khác có thể ít lợi nhuận
song cũng ít rủi ro hơn; một phơng án khác nữa có thẻ thích hợp hơn với các
mục tiêu dài hạn của công ty.
Trong trờng hợp mục tiêu duy nhất là muốn cực đại lợi nhuận trớc mắt
của một doanh nghiệp nào đó, nếu tơng lai chắc chắn, khả năng dự trữ tiền mặt
và vốn đầy đủ và hầu hết cá yếu tố có thể có những số liệu xác định, thì việc
đánh giá các phơng án sẽ tơng đối dễ dàng. Nhng những ngời xây dựng kế
2
0