Thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ từ thực tiễn trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh cao bằng

ỦY
ỦYBAN
BANNHÂN
NHÂNDÂN
DÂNTỈNH
TỈNH
TRƯỜNG
TRƯỜNGĐẠI
ĐẠIHỌC
HỌC

THỰC
THỰCHIỆN
HIỆNCHÍNH
CHÍNHSÁCH
SÁCHTỔ
TỔCHỨC,
CHỨC,KHAI
KHAITHÁC
THÁCSỬ
SỬDỤNG
DỤNGTÀI
TÀI
LIỆU
LIỆULƯU
LƯUTRỮ
TRỮTỪ
TỪTHỰC
THỰCTIỄN
TIỄNTRUNG
TRUNGTÂM

TÂMLƯU
LƯUTRỮ
TRỮLỊCH
LỊCHSỬ
SỬ
TỈNH
TỈNHCAO
CAOBẰNG
BẰNG

Ngành:
Mã ngành:
LUẬN VĂN THẠC SĨ
LUẬN VĂN THẠC SĨ

Người hướng dẫn khoa học:

NĂM 2020
NĂM 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả
nghiên cứu được trình bày trong luận văn là trung thực, khách quan và chưa
từng dùng bảo vệ để lấy bất kỳ học vị nào.
Tôi cũng xin cam kết chắc chắn rằng, mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện
luận văn đã được cảm ơn, các thơng tin trích dẫn trong luận văn đều được chỉ rõ
nguồn gốc, bản luận văn này là nỗ lực, kết quả làm việc của cá nhân tôi và có sự
đóng góp ý kiến của Giáo viên hướng dẫn.
, ngày ..... tháng .... năm 2021

Học viên

i


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành đến ........ đã tận tình
hướng dẫn và giúp tơi hồn thành đề cương này.
Bên cạnh đó, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến:
- Quý thầy, cô đã trang bị cho tôi những kiến thức, kỹ năng cần thiết trong
suốt khóa học để tơi có được nền tảng lý luận cơ bản khi nghiên cứu đề tài này.
- Cuối cùng tôi muốn chia sẻ đến gia đình, bạn bè là những người đã ln
động viên, ủng hộ và giúp đỡ để tơi có thể hồn thành tốt đề cương luận văn
này.
Xin chân thành cảm ơn!

ii


MỤC LỤC
........................................................................................................................................ i
LỜI CAM ĐOAN.........................................................................................................i
LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................ii
MỤC LỤC................................................................................................................... iii
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT................................................................................viii
MỞ ĐẦU....................................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài.............................................................................................1
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài.................................................................1
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.............................................................................3
3.1. Mục đích nghiên cứu......................................................................................3

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu.....................................................................................3
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................................3
4.1. Đối tượng nghiên cứu.....................................................................................3
4.2. Phạm vi nghiên cứu........................................................................................3
5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu.................................................................4
5.1. Cơ sở lý luận..................................................................................................4
5.2. Phương pháp nghiên cứu................................................................................4
6. Ý Nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn.................................................................4
6.1. Ý nghĩa lý luận...............................................................................................4
6.2.

Ý nghĩa thực tiễn......................................................................................4

7. Kết cấu của luận văn..................................................................................................4
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC KHAI
THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRƯ...................................................................5
1.1. Một số khái niệm....................................................................................................5
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ và chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ............................................................................................................................ 5
1.1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ...............................................................................................5
1.1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ.........................................................................................5
1.1.1.3. Các loại hình tài liệu lưu trữ...........................................................................................5
1.1.1.4. Chính sách tổ chức và khai thác tài liệu lưu trữ.............................................................6

1.1.2. Vấn đề của chính sách tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ.............................6
iii


1.2. Vị trí, vai trị của tài liệu lưu trữ và chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ............................................................................................................................ 8

1.2.1. Vị trí, vai trị của tài liệu lưu trữ..................................................................8
1.2.2. Tầm quan trọng của chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 10
1.2.3. Mục tiêu của chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ...........12
1.2.4. Giải pháp và công cụ thực hiện chính sách................................................13
1.3. Nội dung yêu cầu thực hiện chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ16
1.3.1. Xây dựng triển khai thực hiện chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ..........................................................................................................................16
1.3.2. Phổ biến, tuyên truyền thực hiện chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ................................................................................................................... 18
1.3.3. Phân công phối hợp thực hiện chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ.......................................................................................................................... 19
1.3.4.Thanh tra, kiểm tra, đánh giá tổng kết và xử lý vi phạm trong thực hiện
chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ...................................................20
Kết luận chương 1......................................................................................................20
Chương 2. THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC KHAI
THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH
SỬ TỈNH CAO BẰNG.............................................................................................21
2.1. Giới thiệu chung...................................................................................................21
2.1.1. Khái quát về tài liệu lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng 21
2.1.1.1. Khái quát về tài liệu lưu trữ.........................................................................................21
2.1.1.2. Khái quát về Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.................................................23

2.1.2. Tổ chức bộ máy và cán bộ làm công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ..........................................................................................................................26
2.1.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự thực hiện chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.......................................................................26
2.1.2.2.Công tác Đào tạo, bồi dưỡng cơng chức, viên thực hiện chính sách tổ chức, khai thác
tài liệu lưu trữ...........................................................................................................................29
2.1.2.3. Việc thực hiện chế độ, chính sách đối với cơng chức, viên chức thực hiện chính sach
tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.................................................................................31

2.1.3. Chính sách, quy định hiện hành về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ................................................................................................................................ 32
2.2. Tổ chức thực hiện chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung
tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng...............................................................................36
iv


2.2.1.Thực trạng xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện chính sách tổ chức, khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ.........................................................................................36
2.2.2. Thực trạng phổ biến, tuyên truyền, hướng dẫn thực hiện chính sách tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.................................................................................40
2.2.3.Thực trạng phân cơng, phối hợp thực hiện chính sách tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ.....................................................................................................40
2.2.4. Thực trạng thanh tra, kiểm tra, đánh giá tổng kết và xử lý vi phạm trong
thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..................................41
2.3. Đánh giá chung về việc thực hiện chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ ở Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.............................................................43
2.3.1. Những kết quả thực hiện chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ................................................................................................................................ 43
2.3.2. Ưu điểm của việc thực hiện chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ..........................................................................................................................49
2.3.3. Hạn chế của việc thực hiện chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ..........................................................................................................................50
Kết luận Chương 2.....................................................................................................51
Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC
HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Ở TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG...................................52
3.1. Mục tiêu, nhiệm vụ đổi mới công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
trong những năm tới.....................................................................................................52

3.1.1. Mục tiêu thực hiện chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
trong những năm tới.....................................................................................................52
3.1.2. Nhiệm vụ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ những năm tiếp theo ở
Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.....................................................................53
3.2. Một số giải pháp cơ bản nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách tổ chức, khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ.................................................................................................54
3.2.2. Giải pháp tiếp tục hoàn thiện các văn bản hướng dẫn, các quy định về tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.........................................................................56
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức, nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.........................................................................57
3.2.4. Đổi mới cách thức tổ chức thực hiện chính sách khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.......................................................60
3.3. Một số kiến nghị...................................................................................................61
v


3.3.1. Kiến nghị Ủy ban Nhân dân tỉnh Cao Bằng..............................................61
3.3.2. Kiến nghị các cơ quan tổ chức có liên quan..............................................62
Kết luận Chương 3.....................................................................................................63
KẾT LUẬN................................................................................................................65
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................67

vi


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Ký hiệu
UBND
PGS. TS
GVC

HĐND
TTCN
BLĐTBX

Nghĩa của từ
Uỷ ban nhân dân
Phó Giáo sư, tiến sỹ
Gảng viên chính
Hội đồng nhân dân
Trung tâm công nghệ
Bộ Lao động thương binh xã hội

H
TT
BNV

Thông tư
Bộ Nội vụ

vii


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1. Bảng Danh sách các phông tài liệu đang bảo quản tại Trung
tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng
Bảng 2.2. Đội ngũ công chức, viên chức thực hiện chính sách tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ giai đoạn 2012- 2019
Bảng 2.3. Kết quả đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lthực hiện
chính sách tổ chức khai thacstaif liệu lưu trữ Giai đoạn 2012 – 2019
Bảng 2.4. Bảng kết quả thực hiện chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài

liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng giai đoạn 2012 -2019
Bảng 2.5. Bảng tỏng hợp công tác kiểm tra thực hiện chính sách tổ chức,
khai thác tài liệu lưu trữ giai đoạn 2012 - 2019

viii


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá của dân tộc, là tài sản đặc biệt của quốc
gia, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thơng tin phong phú, có độ tin cậy cao,
phản ánh một cách toàn diện, trung thực mọi mặt của đời sống xã hội, có ý nghĩa
to lớn trong công cuộc xây dưng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ
quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá
nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của cơng dân. Thực tiễn
những năm gần đây cho thấy, đối với công tác này Đảng và Nhà nước đã chỉ
đạo, ban hành các chủ trương, chính sách về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và
thể chế hóa thành hệ thống quy định pháp luật, thực hiện rộng rãi khắp các tỉnh
thành trong cả nước. Đồng thời, chú trọng đầu tư nguồn nhân lực, vật lực, tài
chính nhằm thực hiện hiệu quả chính sách khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng đang lưu giữ 22
phông tài liệu, tương đương 530 mét tài liệu. Trong đó gồm tài liệu hành chính,
tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghiên cứu khoa học từ năm 1949 đến năm
2008. Ngồi ra cịn hệ thống công báo từ năm 1945 đến năm 2008 bao gồm các
văn bản quy phạm pháp luật do Chính phủ và các Bộ, ngành Trung ương ban
hành. Có thể nói đây là nguồn sử liệu vô cùng quý giá và có ý nghĩa rất quan
trọng cần phải được khai thác sử dụng vì tài liệu khơng chỉ phản ánh q trình
hình thành, phát triển của cơ quan tổ chức mà còn phản ánh cả một giai đoạn

lịch sử phát triển của tỉnh Cao Bằng qua các thời kì. Việc tổ chức thực hiện
chính sách khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là hết sức cần thiết và quan trọng
đối với các trung tâm lưu trữ lịch sử nói chung và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
Cao Bằng nói riêng.
Từ thực tiễn đó, tác giả chọn đề tài: “Thực hiện chính sách tổ chức, khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ từ thực tiễn Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao
Bằng” làm đề tài luận văn.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Trong những năm qua, cơng tác lưu trữ nói chung và tổ chức, khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng đã được quan tâm nghiên cứu. Hiện nay, tại
1


Việt Nam có rất nhiều cơng trình nghiên cứu về lĩnh vực này như các giáo trình
về cơng tác lưu trữ, rất nhiều bài viết được đăng trên các báo, tạp chí chuyên
ngành, các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp… Cuốn giáo
trình: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do tập thể các tác giả Đào Xuân
Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn do
Nhà xuất bản Đại học và giáo dục chuyên nghiệp ấn hành năm 1990. Giáo trình:
“Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” do PGS.TS. Vũ Thị Phụng chủ biên, nhà xuất bản
Hà Nội, năm 2006, cuốn: “Giáo trình lưu trữ” do Trường Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội (nay là Đại học Nội vụ Hà Nội) biên soạn và cuốn “Giáo trình lý luận và
phương pháp công tác lưu trữ” do GVC.TS Chu Thị Hậu chủ biên, nhà xuất bản
Lao động Hà Nội, năm 2016. Trong các giáo trình trên đều có một phần hoặc
một chương nói về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Ngoài ra đề tài
về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã được nghiên cứu dưới nhiều góc
độ báo cáo thực tập tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ hay bài báo,… cụ thể như: Luận
văn Thạc sĩ của tác giả Trần Thị Mai về “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương”
(Qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội; Đề tài: “Tổ

chức, khai thác sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ văn phòng Chính phủ phục vụ
hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ” luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị
Lan Hương, năm 2013…
Nhìn chung, trong những năm qua khơng có các cơng trình nghiên cứu
liên quan trực tiếp đến đề tài luận văn. Những cơng trình đó chỉ tập trung nghiên
cứu các về vấn đề công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung, luận
giải những vấn đề cơ bản về lý luận, thực tiễn công tác khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ trên địa bàn, cơ quan cụ thể, phân tích thực trạng, nguyên nhân, đề xuất
những giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Các cơng trình nghiên cứu trên đã góp phần làm sáng tỏ cả về lý luận và
thực tiễn công tác lưu trữ tài liệu và công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ. Tuy nhiên, chưa có cơng trình nghiên cứu nào đi sâu nghiên cứu về thực
hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại trung tâm Lưu trữ
lịch sử tỉnh Cao Bằng.

2


3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Luận giải làm rõ những vấn đề cơ bản về lý luận, thực tiễn thực hiện
chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh Cao Bằng và đề xuất những giải pháp cơ bản nâng cao chất lượng thực hiện
chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm tại Trung tâm
Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng hiện nay.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện các mục tiêu nêu trên, luận văn của tôi tập trung đặt ra và
giải quyết những nhiệm vụ sau:
Một là, hệ thống và phân tích và luận giải một số vấn đề lý luận về
chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và thực hiện chính sách tổ

chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hai là, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng và đánh giá thực trạng thực hiện chính
sách tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh
Cao Bằng; các quy định pháp luật hiện hành về tổ chức, khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ.
Ba là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tiễn thực hiện
chính sách để đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc thưc hiện
chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch
sử tỉnh Cao Bằng.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và việc thực hiện
chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Về thời gian: Từ năm 2012-2019
Về không gian: Nghiên cứu việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.

3


5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
5.1. Cơ sở lý luận
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin, đề tài sử dụng các
phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh, điều tra khảo sát để đánh
giá và rút ra kết luận.
Phương pháp khảo sát thực tế: Vận dụng phương pháp này khi tiến hành
khảo sát, đánh giá tình hình thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài

liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.
Phương pháp mô tả, thống kê: Vận dụng khi tiến hành thống kê các văn
bản liên quan đến tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu
trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.
Phương pháp phân tích – tổng hợp: Vận dụng khi tiến hành tổng kết,
đánh giá về tình hình thực hiện chính sách tổ chức khai thác, sử dụng khối tài
liệu lưu trữ tại Trung tâm; đưa ra một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả việc
thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
6. Ý Nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa lý luận
Luận văn hệ thống hóa cơ sở lý luận về thực hiện chính sách tổ chức,
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, làm rõ các khái niệm về chính sách tổ chức
6.2.

Ý nghĩa thực tiễn

Luận văn phản ánh thực trạng và đề xuất được một số giải pháp hồn
thiện thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ từ thực tiễn
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn
có 3 chương
Chương 1. Cơ sở lý luận về thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ.
Chương 2. Thực trạng thực hiện chính sách về tổ chức, khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.
4


Chương 3. Quan điểm, giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả

thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu
trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng .
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC
KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRƯ
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ và chính sách tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ
1.1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính (hoặc bản sao hợp pháp) của những
tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong tồn bộ khối tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức các cá nhân, được bảo quản trong các
kho lưu trữ để khai thác, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa
học, lịch sử… của toàn xã hội
1.1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ
Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh trực
tiếp hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, là thơng tin cấp một.
Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý, được nhà nước đăng ký,
bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật.
1.1.1.3. Các loại hình tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có một số laoij hình đó là:
Tài liệu lưu trữ hành chính
Tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật
Tài liệu lưu trữ nghe – nhìn
Tài liệu lưu trữ văn học nghệ thuật
Tài liệu lưu trữ điện tử

5

1.1.1.4. Chính sách tổ chức và khai thác tài liệu lưu trữ
Chính sách tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ cơ
bản của cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ
chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết
từ tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và
các lợi ích chính đáng của cơng dân
1.1.2. Vấn đề của chính sách tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc, là tài sản đặc biệt của Quốc
gia, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thơng tin phong phú, có độ tin cậy cao,
phản ánh một cách toàn diện, trung thực mọi mặt của đời sống xã hội, có ý nghĩa
to lớn trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.
Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để
phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Chính vì vậy, việc
thực hiện các chính sách liên quan đến tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
là nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất chiến lược của mọi cơ quan lưu trữ; là
mục tiêu cao nhất và cũng là mục đích cuối cùng của cơng tác lưu trữ.
Hiện nay chính sách tổ chức và khai thác tài liệu lưu trữ của cả nước nói
chung, tỉnh Cao Bằng nói riêng vẫn là một vấn đề cần được quan tâm nhiều hơn
bởi nhiều khi nhận thức của các tổ chức, cá nhân về tầm quan trọng của công tác
này chưa thực sự được đánh giá cao nên các chính sách dành cho cơng tác này
vấn cịn khiêm tốn. Có thể nói về tầm quan trọng của tổ chức và lưu trữ tài liệu
được hiểu một cách có hệ thống thì tài liệu lưu trữ phản ánh lịch sử hình thành
và phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của mỗi cơ
quan, đơn vị, địa phương. Khối tài liệu này đã, đang và sẽ góp phần quan trọng
trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc nói chung cũng như sự phát triển về
mọi mặt của các cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng, là bằng chứng thật
khơng gì có thể thay thế về quá trình hoạt động của các cơ quan quyền lực nhà
nước, cơ quan chính quyền và cơ quan chun mơn của, phản ánh trung thực
từng thời khắc lịch sử quan trọng trong bảo vệ và xây dựng của mỗi cơ quan tổ
chức, của mỗi dịa phương. Vì vậy vấn đề thực hiện các chính sách tổ chức khai

thác tài liệu lưu trữ là một vấn đề rất cần được sự quan tâm của cả hệ thống
chính trị, sự quan tâm của các cấp, các ngành để chính sách này thực sự có hiệu

6


quả, góp phần nâng cao giá trị cơng tác lưu trữ tài liệu tại mỗi địa phương, cơ
quan, đơn vị.
Thực hiện các chính sách phù hợp để thực hiện tốt công tác lưu trữ là một
trong những nhiệm vụ qun trọng mà tất cả các địa phương trong cả nước phải
thực hiện nhằm nâng co chất lượng và hiệu quả của công tác này. Hiện nay phần
lớn các tỉnh đang triển khai xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo Đề án được
Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, theo đó để phát huy được giá trị của tài liệu lưu
trữ lịch sử, vì thế các dịa phương đã có kế hoạch thiết kế, xây dựng là bố trí một
khu trưng bày chuyên dụng để thường xuyên tổ chức các cuộc trưng bày triển
lãm, giới thiệu đến công chúng các tài liệu lưu trữ quý hiếm và tài liệu lưu trữ có
giá trị lịch sử.
Thực hiện chính sách tổ chức và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đang
thực hiện theo những quy trình phù hợp, được thể hiện một cách thiết thực thông
qua việc nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu hiện đang bảo quản tại kho, đồng
thời tối ưu hóa thành phần hồ sơ, tài liệu sẽ được nộp lưu từ các nguồn vào Lưu
trữ lịch sử.
Vấn đề thực hiện chính sách tổ chức và khai thác sử dụng tài liệu được
hiệu quả, các địa phương, cơ quan tổ chức đều hướng tới nâng cao công tác đào
tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu cả về chun mơn lẫn tin học nhằm nâng cao trình độ chun mơn
và các kiến thức khác có liên quan để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của độc
giả và xã hội.
Công tác xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu Lưu trữ, hệ thống công cụ tra cứu
đáp ứng các nhu cầu tìm tin khác nhau của độc giả. Đồng thời, đẩy mạnh việc số

hóa tài liệu lưu trữ để từng bước tiến tới hiện đại hóa cơng tác khai thác, sử dụng
tài liệu, giúp độc giả có thể nghiên cứu trực tiếp tài liệu trên máy tính được các
cơ quan, tổ chức, các địa phương rất quan tâm đến vấn đề này để ngày càng
nâng cao chất lượng và hiệu quả khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

7


1.2. Vị trí, vai trị của tài liệu lưu trữ và chính sách tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ
1.2.1. Vị trí, vai trị của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có vị trí và vai trị rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ
Chí Minh ln đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ. Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí
Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng
hịa đã ký Thơng đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công
văn, giấy tờ, trong đó, Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về
phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu,
có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định
hướng chương trình kế hoạch cơng tác và phương châm chính sách về mọi mặt
chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ cơng
văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”. Xác định ý nghĩa to lớn và tầm
quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ
quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
1229/QĐ-TTg về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày
03 tháng 01 hàng năm là “Ngày Lưu trữ Việt Nam”. Do vậy, để bảo vệ an tồn
và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, đây là nhiệm vụ rất quan
trọng đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ, nhằm bảo vệ,
quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử; với tầm quan trọng và giá trị đặc biệt

đó, tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của
Luật lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ của mỗi địa phương đều phản ánh tồn bộ lịch sử hình
thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa
phương. Các tài liệu lưu trữ hiện nay đã và đang góp phần quan trọng trong sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung, việc phát triển về mọi mặt kinh
tế - xã hội của tỉnh Cao Bằng nói riêng.
Tài liệu lưu trữ và chính sách tổ chức và khai thác tài liệu lưu trữ có vị trí
và vai trị quan trọng trong việc phục vụ nghiên cứu, nghiên cứu phát triển tiềm
lực khoa học và công nghệ trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội của các địa
phương trong cả nước, trong đó có tỉnh Cao Bằng. Có thể nói, đối với lĩnh vực
8


khoa học: tài liệu lưu trữ cũng có những giá trị đặc biệt, vì tính kế thừa trong
nghiên cứu khoa học là một yêu cầu bắt buộc. Hầu hết các đề tài nghiên cứu
khoa học trên từng lĩnh vực cụ thể, đều phải tìm hiểu về tình hình và những kết
quả nghiên cứu có liên quan của những người đi trước. Vì thế các đề tài nghiên
cứu khoa học, sau khi được ứng dụng vào thực tiễn đều được lưu trữ lại và trở
thành tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu tiếp theo.
Tài liệu lưu trữ và chính sách tổ chức và khai thác tài liệu lưu trữ có vị trí và
vai trị quan trọng đối với lĩnh vực kinh tế: các thông tin trong tài liệu lưu trữ
thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề
tài, dự án, đề án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng
địa phương, từng vùng; phục vụ việc quy hoạch phát triển khu kinh tế của địa
phương theo đúng hướng. Để có những kế hoạch hoặc đề án quy hoạch phù
hợp và khả thi, các cơ quan quản lý khơng thể khơng khai thác các thơng tin
có trong tài liệu lưu trữ như các số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xã hội
của địa phương, số liệu về dân số và điều kiện thổ nhưỡng…
Các thơng tin trong tài liệu lưu trữ cịn được khai thác để phục vụ việc tìm

kiếm và khai thác các tài nguyên, khoáng sản. Việc khai thác và sử dụng các
thông tin trong tài liệu lưu trữ đã giúp cho các cơ quan, đơn vị trong cả nước
nói chung và tỉnh Cao Bằng nói riêng tiết kiệm được thời gian, cơng sức.
Ngồi ra đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế (gọi chung là doanh
nghiệp), tài liệu lưu trữ cịn là kho tàng thơng tin về cơng nghệ, kinh nghiệm,
bí quyết sản xuất, kinh doanh. Hiện nay trong bối cảnh đất nước hội nhập kinh
tế quốc tế và bước vào nền kinh tế thị trường, việc khai thác tài liệu lưu trữ sẽ
giúp các doanh nghiệp tham khảo và áp dụng được nhiều công nghệ hiện đại,
nhiều kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh phát triển sản xuất, kinh doanh của
doanh nghiệp.
Các thông tin trong tài liệu lưu trữ còn được khai thác để phục vụ việc tìm
kiếm và khai thác các tài ngun, khống sản. Việc khai thác và sử dụng các
thông tin trong tài liệu lưu trữ đã giúp cho các cơ quan, đơn vị trong cả nước
nói chung, tỉnh Cao Bằng nói riêng tiết kiệm được thời gian, cơng sức. Ngồi
ra đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế (gọi chung là doanh nghiệp), tài
liệu lưu trữ còn là kho tàng thơng tin về cơng nghệ, kinh nghiệm, bí quyết sản
xuất, kinh doanh. Hiện nay trong bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế quốc tế
9


và bước vào nền kinh tế thị trường, việc khai thác tài liệu lưu trữ sẽ giúp các
doanh nghiệp tham khảo và áp dụng được
Hiện nay, trong xu thế hội nhập, đứng trước nhu cầu đổi mới, những cơ
quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp không thể hài lịng với những gì đã
đạt được, mà vấn đề đặt ra là cần phải xác định rõ trách nhiệm của mình đối
với thực hiện chính sách tổ chức và khai thác tài liệu lưu trữ, để có những cơ
chế, giải pháp chỉ đạo quản lý tích cực nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ
phục vụ nghiên cứu và phát triển. Bên cạnh đó, muốn phát huy tốt giá trị của
tài liệu lưu trữ, trước tiên cần có sự thay đổi nhiều về cách nhìn và quan niệm
về tài liệu lưu trữ. Vẫn còn nhiều quan niệm cho rằng việc lưu trữ tài liệu chủ

yếu là để bảo quản an tồn tài liệu, khơng để hư hỏng, mất mát tài liệu hay để
phục vụ cho nhu cầu khai thác của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ
quan, không mở rộng cho các đối tượng độc giả, đối tượng bên ngồi khai
thác, vì thế chưa quan tâm đầu tư cho công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu
lưu trữ. Đặc biệt là chính sách tổ chức và khai thác tài liệu một cách hợp lý và
phù hợp là rất quan trọng
Chính sách khai thác và sử dụng tài liệu lưu có vai trị quan trọng trong việc
gìn giữ và phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ của địa phương, các cơ quan,
đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, đồng thời thay đổi quan niệm
và nhận thức về công tác lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của đơn vị mình khi
đến hạn giao nộp về lưu trữ lịch sử cần tiến hành chọn những tài liệu có giá trị
vĩnh viễn để giao nộp Trung tâm Lưu trữ lịch sử nhằm bảo quản an tồn tài
liệu, bảo mật thơng tin trong tài liệu lưu trữ, tổ chức phục vụ khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả và tạo điều kiện tốt nhất để độc giả có thể
thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy
tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần vào sự
nghiệp bảo vệ và phát triển tài liệu của tỉnh trong giai đoạn hiện nay.
1.2.2. Tầm quan trọng của chính sách tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ
Nhận thức được vai trò tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, trên cơ sở các
quy định của pháp luật, ngay từ ngày đầu thành lập, Trung tâm Lưu trữ tại các
địa phương trong cả nước nói chung, tỉnh Cao Bằng nói riêng đã được đầu tư
xây dựng trụ sở làm việc riêng và bố trí phịng kho để bảo quản tài liệu với diện
tích là rộng rãi thaongs mát, đặt tại trụ sở làm việc của Chi cục Văn thư – Lưu
10


trữ của địa phương. Ở cấp huyện và cấp xã đều bố trí được một phịng kho riêng
biệt để bảo quản tài liệu. Đặc biệt, một số huyện, thị xã đã xây dựng Kho lưu trữ
riêng với quy mô, diện tích theo đúng quy định.

Thực hiện chức năng quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử, hàng năm Chi cục
Văn thư – Lưu trữ các địa phương trong cả nước nói chung, Trung tâm Lưu trữ
lịch sử tỉnh Cao Bằng nói riêng tham mưu Sở Nội vụ tiến hành thu thập tài liệu
của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Đến
nay, Trung tâm Lưu trữ lich sử tỉnh Cao Bằng đang lưu giữ, bảo quản 22 phông
lưu trữ với khoảng 530 mét giá tài liệu, là các phông lưu trữ của những cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, chưa có phông lưu trữ cá nhân hoặc tài liệu quý
hiếm do các cá nhân, gia đình, dịng họ tặng, cho, ký gửi.
Để phát huy được giá trị của khối tài liệu hiện đang lưu trữ tại đơn vị,
trong những năm qua Chi cục Văn thư – Lưu trữ các địa phương trong cả nước
nói chung, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Cao Bằng nói riêng đặc biệt chú trọng đến
chính sách tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ với nhiều chính sách được
áp dụng như:
- Áp dụng chính sách đói với việc cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ;
- Áp dụng chính sách cung cấp chứng thực tài liệu lưu trữ;
- Áp dụng chính sách thơng báo nội dung tài liệu lưu trữ;
- Áp dụng chính sách phù hợp tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ.
Trong các chính sách tổ chức khai thác, sử dụng nêu trên, việc cung cấp
bản sao và bản chứng thực lưu trữ của tỉnh Cao Bằng là hình thức được tiến
hành thường xuyên và phổ biến nhất. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá
trị pháp lý do Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng cấp theo yêu cầu của cơ
quan hay cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự việc được ghi lại trong
tài liệu lưu trữ. Các chính sách này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác minh
được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào
tài liệu lưu trữ làm bằng chứng; hình thức này cũng có thể cung cấp tài liệu phục
vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước để nghiên cứu, tham
khảo đề ra các quyết định quản lý, viết báo cáo, xây dựng kế hoạch công tác,…;
cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu tổng hợp, rút kinh nghiệm công tác; cung
11